晚宴執(zhí)行手冊(cè)

1、香港明星足球隊(duì)2010大連慈善賽事嘉賓接待晚宴暨藝術(shù)品慈善拍賣活動(dòng)執(zhí)行手冊(cè)一、晚宴流程時(shí)間時(shí)長(zhǎng)活動(dòng)項(xiàng)目參與人員活動(dòng)細(xì)則視頻燈光音響備注17:00以前24小時(shí)?會(huì)場(chǎng)搭建完成工程部LED、背景形象墻、舞臺(tái)、舞臺(tái)桌、臺(tái)花、音響、燈光等17:0018：0060會(huì)前準(zhǔn)備工作人員A 宴會(huì)主場(chǎng)區(qū) 1、電腦、投影儀等 2、新聞通稿等 3、酒宴100桌、宴會(huì)桌牌 4、氛圍包裝小道具 5、接待禮儀50人 贊助企業(yè)LED宣傳畫面鋼琴輕音樂(lè) （班得瑞系列）所有物料及工作人員全部到位B 慈善簽名區(qū) 1、簽名墻3塊：明星簽名墻、慈善企業(yè)或個(gè)人簽名墻、兒童繪圖簽名區(qū) 2、簽名筆10支，水彩畫筆3盒 3、接待桌一張、接待桌牌

2、一個(gè)、接待桌花 4、接待禮儀8人 C 慈善義拍區(qū) 1、展板1塊：競(jìng)拍形象背景墻 2、陳列區(qū)指示標(biāo)識(shí) 3、陳列桌若干 、簽字筆10只、陳列標(biāo)牌 4、特色陳列背景 5、接待禮儀5人D 嘉賓接待、紅酒互動(dòng)區(qū) 1、展板1塊：慈善活動(dòng)形象墻 2、互動(dòng)區(qū)標(biāo)識(shí) 3、餐桌、紅酒、高檔糕點(diǎn)、高檔水果 4、休息沙發(fā) 5、接待禮儀5人金州歷史文化長(zhǎng)廊（可現(xiàn)場(chǎng)拍賣）E 酒店大堂接待區(qū) 1、大廳入口水牌及導(dǎo)視牌 2、接待禮儀領(lǐng)位18:0018：4040嘉賓、客戶及媒體簽到1、行走路線：接待臺(tái)簽名區(qū)紅酒互動(dòng)區(qū)義拍區(qū)宴會(huì)區(qū) 鋼琴輕音樂(lè) （班得瑞系列）2、接待區(qū)： a 禮儀人員的站位，引導(dǎo)，嘉賓胸花佩戴； b 媒體接待 c

3、客戶簽到、核對(duì)客戶來(lái)訪名單 d 負(fù)責(zé)19：00后客戶簽到工作客戶盡量拍大場(chǎng)景，不拍正面3、簽名區(qū)：禮儀人員的站位，引導(dǎo)嘉賓簽名4、紅酒互動(dòng)區(qū)：紅酒服務(wù)人員的站位、講酒禮儀引導(dǎo)客戶落座5、宴會(huì)區(qū)：禮儀人員站位，引導(dǎo)，嘉賓按桌號(hào)入席18:30開(kāi)始入場(chǎng)18：4018：5510明星、領(lǐng)導(dǎo)入席就坐明星接待及嘉賓接待，禮儀小姐領(lǐng)位定格活動(dòng)主畫面舞臺(tái)燈光鋼琴輕音樂(lè) （班得瑞系列）隊(duì)歌？18：5018：555小提琴演奏古琴開(kāi)場(chǎng)定格舞臺(tái)畫面舞臺(tái)燈、追光燈節(jié)目音樂(lè)18：5519：005兒童合唱團(tuán)節(jié)目音樂(lè)19：0019：055主持人上場(chǎng)清場(chǎng)，宣布晚宴開(kāi)始并介紹到場(chǎng)嘉賓；青基會(huì)領(lǐng)導(dǎo)致開(kāi)幕詞臺(tái)下主持跟蹤互動(dòng)19：051

4、9：105領(lǐng)導(dǎo)致詞致詞上場(chǎng)音樂(lè)19：1019：111主持人上場(chǎng)請(qǐng)出xx贊助方代表致辭19：1119：165嘉賓致詞致詞上場(chǎng)音樂(lè)19：1619：171主持人上場(chǎng)請(qǐng)出xx明星代表致辭19：1719：225明星致詞致詞上場(chǎng)音樂(lè)19：2219：308捐助儀式請(qǐng)出相關(guān)人員進(jìn)行捐助儀式背景音樂(lè)19：3019：355鳴謝贊助企業(yè)主持人邀請(qǐng)贊助企業(yè)上場(chǎng)亮相并鳴謝贊助企業(yè)畫面19：3519：405贊助商代表致辭致詞定格舞臺(tái)畫面上場(chǎng)音樂(lè)19：4019：455合影領(lǐng)導(dǎo)、明星、嘉賓、贊助商臺(tái)上合影贊助企業(yè)畫面及活動(dòng)形象無(wú)聲循環(huán)播放19：4520：1025就餐自由交流進(jìn)餐、敬酒、舞臺(tái)表演等鋼琴輕音樂(lè) （班得瑞系列）20

5、：1020：2515第一次現(xiàn)場(chǎng)募捐宣布藝術(shù)品拍賣結(jié)果，并進(jìn)行第一次現(xiàn)場(chǎng)募捐定格舞臺(tái)畫面舞臺(tái)燈、追光燈背景音效20：2520：4015明星互動(dòng)明星演藝，現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)背景音樂(lè)20：4020：5020第二次現(xiàn)場(chǎng)募捐并進(jìn)行第一次現(xiàn)場(chǎng)募捐背景音效20：5021：0010合影明星、嘉賓合影贊助企業(yè)畫面及活動(dòng)形象無(wú)聲循環(huán)播放歡快鋼琴曲21:00退場(chǎng)全體人員禮儀、工作人員引導(dǎo)退場(chǎng)22:00撤場(chǎng)執(zhí)行方所有人員二、人員分工1、會(huì) 議 籌 備總協(xié)調(diào)徐鐵鑄會(huì)務(wù)組賀薇薇嘉賓及明星接待組王建工程組仝世林安保及后勤李莉新聞組辛躍文職責(zé)會(huì)前籌備現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行資源協(xié)調(diào)職責(zé)客戶邀約客戶接待銷售業(yè)務(wù)職責(zé)包裝設(shè)計(jì)資料撰寫安裝制作職責(zé)安保車輛調(diào)

6、度機(jī)動(dòng)后勤職責(zé)媒體邀約媒體接待組織通稿2、會(huì) 議 現(xiàn) 場(chǎng) 人 員 分 工嘉賓及領(lǐng)導(dǎo)接待：徐鐵鑄 客戶接待：王建 會(huì)議流程監(jiān)督：賀薇薇分工具體事項(xiàng)成員負(fù)責(zé)人總控負(fù)責(zé)整個(gè)活動(dòng)的協(xié)調(diào)決策李霞會(huì)務(wù)組1、負(fù)責(zé)活動(dòng)的組織和實(shí)施；2、負(fù)責(zé)活動(dòng)籌備期間的方案策劃；3、負(fù)責(zé)此次活動(dòng)的資金預(yù)算、審報(bào)和付款；4、負(fù)責(zé)活動(dòng)各階段總結(jié)工作；5、負(fù)責(zé)活動(dòng)流程的監(jiān)督；6、負(fù)責(zé)與酒店對(duì)接；資源協(xié)調(diào)：7、 負(fù)責(zé)活動(dòng)組委會(huì)人力資源的協(xié)調(diào)；8、 負(fù)責(zé)聯(lián)系參與活動(dòng)的嘉賓和領(lǐng)導(dǎo)；9、 負(fù)責(zé)節(jié)目資源和活動(dòng)公司等接洽。賀薇薇客戶接待組1、 負(fù)責(zé)發(fā)放、檢查邀請(qǐng)函；2、 負(fù)責(zé)引導(dǎo)客戶到達(dá)香格里拉；3、 負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)客戶接待；4、 停車場(chǎng)客戶引導(dǎo)；

7、5、 負(fù)責(zé)客戶后期跟蹤王建新聞組1、 負(fù)責(zé)活動(dòng)前后媒體邀約；2、 負(fù)責(zé)活動(dòng)媒體采訪，記錄和攝影；3、 負(fù)責(zé)各階段新聞稿的撰寫和發(fā)出。4、 注意不要拍攝客戶正面。辛躍文工程組1、 負(fù)責(zé)包裝和宣傳的創(chuàng)意設(shè)計(jì)；2、 負(fù)責(zé)包裝物料的印刷工藝制作3、 協(xié)調(diào)布展；4、 協(xié)調(diào)撤展；5、負(fù)責(zé)酒店多媒體設(shè)備調(diào)試檢查；6、負(fù)責(zé)活動(dòng)所需串詞及發(fā)言稿撰寫。7、恭喜嘉賓成功競(jìng)拍的方式。仝世林吳江安保及后勤組1、 負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)安全工作；2、 負(fù)責(zé)競(jìng)拍收款工作的安保；3、 負(fù)責(zé)工作人員車輛安排；機(jī)動(dòng)4、 應(yīng)對(duì)突發(fā)事件及臨時(shí)物品補(bǔ)給；5、 配合其他組工作。李莉三、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)布置 1、現(xiàn)場(chǎng)平面圖2、人員站位圖 禮儀：（1）接待處禮儀

8、：5人（2）簽名墻禮儀：4人（3）義拍區(qū)禮儀：6人（4）舞臺(tái)區(qū)禮儀：8人（5）宴會(huì)區(qū)禮儀：120人專項(xiàng)服務(wù)人員：（1）紅酒區(qū)：4人（2）兒童區(qū)：2人（3）舞臺(tái)區(qū)：5人（4）宴會(huì)區(qū)：15人保安人員：（1）宴會(huì)廳入口處：6人（2）義拍區(qū)：3人（3）現(xiàn)金錢財(cái)：12人：（4）機(jī)動(dòng)：10人四、物料1、物料明細(xì)地點(diǎn)涉及物料負(fù)責(zé)人慈善簽名墻區(qū)1、展板3塊：明星簽名墻、慈善企業(yè)或個(gè)人簽名墻、兒童區(qū)背景墻 2、黑色記號(hào)筆10支，水彩畫筆一盒 3、接待桌一張、接待桌牌一個(gè)、接待桌花 競(jìng)拍物品陳列區(qū)1、展板1塊：競(jìng)拍形象背景墻 2、陳列桌若干 、簽字筆若干、競(jìng)拍標(biāo)牌 4、特色陳列裝飾背景 嘉賓接待，紅酒互動(dòng)區(qū)1、展

9、板1塊：慈善活動(dòng)形象墻 2、餐桌、紅酒、酒杯、高檔糕點(diǎn)、高檔水果 3、休息沙發(fā) 晚宴主場(chǎng)區(qū)1、LED2塊、主體形象墻、電腦 2、舞臺(tái)、音響全套、舞臺(tái)桌、臺(tái)花 3、酒宴120桌、宴會(huì)桌牌 4、廣告展板5塊 5、氛圍包裝小道具 其他物質(zhì)準(zhǔn)備1、 正門橫幅、接待水牌、酒店導(dǎo)視牌、易拉寶 2、抽獎(jiǎng)箱、禮儀服裝及授帶 3、邀請(qǐng)函、工作證 4、新聞通稿、徐總致辭稿、上臺(tái)致辭人員表 5、現(xiàn)場(chǎng)影音文件 2、 手提袋（嘉賓禮品） 桌牌：桌號(hào)、座號(hào)、名字+logo2、工作進(jìn)度表序號(hào)時(shí)間工作內(nèi)容備注負(fù)責(zé)人18月17日完成現(xiàn)場(chǎng)包裝涉及到的物料設(shè)計(jì)28月1日完成門票印刷38月23日確定最終參與人數(shù)48月23日確定主持是否含有香港明星如果明星參與客座主持，什么時(shí)候溝通主持事宜48月25日確定香港明星是否參與表演及形式表演人數(shù)、節(jié)目單、是否為其準(zhǔn)備表演道具58月25日完成包裝物料的制作形象墻、簽名墻、易拉寶、吊旗等68月25