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文檔簡介

1、用友合同錄入規(guī)范下面手冊的主要內(nèi)容是合同管理中合同的新建、錄入、生效、變更、結算、結案。合同管理產(chǎn)品可以提供各種類型合同,主要包括普通合同、主子合同、應收應付合同和購銷類合同。在下面的手冊中,講的是應收類合同的操作過程。一、 新建合同第一步:建立合同在【合同導航】或【合同工作臺】中點擊【增加】按鈕建立一張新的合同。第二步:合同設置新建合同時,彈出【合同設置】窗口,用戶進行選擇設置。(工程技術服務合同)按【確定】保存當前設置。二、 錄入合同內(nèi)容在合同工作臺中錄入合同內(nèi)容,合同包括以下幾個重要方面的信息:合同概要、合同標的和合同附件。·合同編碼:錄入必填。·合同名稱:錄入必填。

2、·合同類型:參照【合同類型設置】,必填。(一般為工程技術服務合同)·合同性質(zhì):根據(jù)【合同類型】帶入,不可修改。·主合同編碼:錄入或參照,可為空。·所屬合同組:錄入或參照,可為空。·對方單位:參照【客戶檔案】,必填。·對方負責人:錄入,可為空。·合同簽訂日期:(1)錄入合同時,合同雙方都已蓋章確認或客戶審核通過,錄入收到合同或系統(tǒng)審核通過的日期。(2)錄入合同時,若只有我方蓋章確認,則暫不錄入簽訂日期,等收到雙方確認的 合同后,做一張【合同變更單】(詳見合同變更)。·合同開始日期:合同上約定的開始時間,若未約定,以項

3、目實際開工日期為準,必填。·合同結束日期:合同上約定的結束時間,若未約定,以項目實際結束日期為準,必填。·幣種:默認為本位幣(一般為人民幣)。·匯率:根據(jù)【幣種】帶入。·收付計劃方向:根據(jù)【合同類型】帶入。·部門:項目所屬的部門,參照【部門檔案】,必填。·業(yè)務員:項目所屬的項目經(jīng)理,錄入或參照【職員檔案】,必填。·保修期:可為空。·業(yè)務類型:可為空。·合同描述:可為空。·創(chuàng)建人、創(chuàng)建日期、生效人、生效日期、結案人、結案日期:根據(jù)當時的操作員及日期自動帶入。根據(jù)【合同標的】(標的明細)帶入,不可修

4、改。 ·合同總金額:【合同標的】的含稅金額原幣合計。 ·合同執(zhí)行金額:【合同標的】的執(zhí)行含稅金額原幣合計。 ·合同總數(shù)量:合同末級標的數(shù)量合計。 ·合同執(zhí)行數(shù)量:合同末級標的執(zhí)行數(shù)量合計。 ·項目大類:參照【項目大類】選擇00帶入,必填。 ·對應項目編碼:參照【項目檔案】帶入,必填。 ·標的編碼、標的名稱、來源、項目分類編碼根據(jù)項目大類對應項目編碼自動 帶入。 ·數(shù)量:錄入,必填。 ·稅率%:錄入百分比,入6代表6%,必填。 ·含稅原幣單價:手工錄入數(shù)據(jù),必填。 ·無稅原幣單節(jié)、無稅原

5、幣金額、含稅原幣金額:根據(jù)其他已經(jīng)輸入的數(shù)據(jù)自動計 算。 ·附件路徑:參照,必填。若合同雙方都已蓋章確認,上傳雙方確認的合同掃描件; 若只有我方蓋章確認,上傳我方確認的合同掃描件,等到收到對方蓋章的合同后,做一張【合同變更單】重新上傳雙方蓋章的掃描件,填寫【合同變更單】日期則為合同收到的日期。 三、 合同生效錄入完整的合同信息后,必須經(jīng)過審核生效后才能成為正式的合同。四、 合同變更對于已經(jīng)生效的合同,用戶可以對合同進行變更;在變更單生效后,合同執(zhí)行的內(nèi)容包括“合同原始文件+所有生效變更單”。第一步:在【合同工作臺】窗口,對已生效未結案的合同,可以按【變更】進行合同變更,系統(tǒng)顯示【合同

6、工作臺-變更列表】。存在未生效變更單時,不可新增變更單,即一張合同只能由一張未生效變更單。第二步:按【增加】進入【合同工作臺-變更】。 ·合同簽訂日期:進入系統(tǒng)時選擇收到合同的日期。 在【變更原因碼】選擇【調(diào)整簽訂時間(已收到時間為準)】。·變更單號:根據(jù)變更單記錄生成流水號。·變更原因碼:參照【變更原因碼檔案】帶入,必填。·變更申請人:錄入。·變更生效人:根據(jù)生效人員自動帶入。·變更制單人:根據(jù)保存人員自動帶入。·變更生效日期:根據(jù)生效日期自動帶入。·合同編碼:不可修改。·合同名稱:根據(jù)合同帶入,可修改

7、。·合同分組、主合同編碼、保修期、質(zhì)保金比例、質(zhì)保金額度、合同描述:可為空。·合同結束日期:根據(jù)合同帶入,可修改,合同結束日期合同開始日期。·可以修改【合同標的】、【標的明細】欄目,參見合同工作臺【合同標的】、【標的明細】欄目說明。·未執(zhí)行數(shù)據(jù)的末級標的記錄可以修改、刪除,已執(zhí)行的末級標的記錄不可刪除,但可以終止。·有執(zhí)行數(shù)據(jù)的末級標的,修改時有以下限制:(1) 金額控制型:合同金額執(zhí)行金額/(1+允差%)(2) 數(shù)據(jù)控制型:合同數(shù)量執(zhí)行金額/(1+允差%)(3) 單價控制型:不可修改單價 ·【合同條款】可以記錄合同中具有重要參考意見

8、的條款,用于文本參考,沒有后續(xù)處理。·附件內(nèi)容:上傳收到的雙方蓋章確認的合同掃描件。·標志:雙擊顯示“終止”,再雙擊取消。已執(zhí)行的末級標的不可以刪除,但可以終止 ,已終止的末級標的不可以變更、不可以在合同結算單中進行結算。五、 合同結算簽訂合同,合同執(zhí)行之后,開始合同處理的第三步合同結算。合同結算主要包括合同結算單錄入、合同結算單生效等業(yè)務處理。第一步:在【合同結算單列表】中點擊【增加】,彈出合同結算單單據(jù)卡片。第二步:點擊【生單】右側向下的箭頭,選中【合同】;輸入發(fā)票對應的合同編號,然后點擊【確定】;彈出【合同結算單參照合同生單】,選中發(fā)票對應的合同編號。點擊【OK確定】

9、。 ·結算單編號:錄入發(fā)票號碼,必填。 ·結算單來源、合同名稱、合同分組、合同類型、合同性質(zhì)、對方單位、匯率、幣種、 業(yè)務員、部門、合同標的編碼、合同標的名稱:自動根據(jù)合同信息帶入。 ·結算數(shù)量、稅率、無稅單價、含稅單價、無稅金額、含稅金額:自動根據(jù)合同信息 帶入,可修改。按照發(fā)票實際稅率及金額修改。必填。·制單人、制單日期、生效人、生效日期、審核人、審核日期:根據(jù)當時的操作員及日期自動帶入。第三步:錄入完整的發(fā)票信息后,點擊保存及【生效】后此結算單才正式生效。六、合同結案 合同執(zhí)行完畢,該合同就可以結案了。對于如果合同已經(jīng)結案,到又要執(zhí)行,可以棄結合同。 要結案的合同必須是有效合同,即已生效合同;要棄結的合同必須是已結案的,棄結合同的狀態(tài)為結案前的狀態(tài)。 已結案的合同不能變更、執(zhí)行,不能收付款,年結時不能結轉到下年的年度帳中。 以下情況的合同不能結案:(1) 存在未生效的合同變更單。(2) 存在未

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