會議餐飲服務(wù)策劃步驟

1、會議餐飲服務(wù)策劃步驟好的餐飲安排是會議的一大亮點。細則：將下列的核對清單交給我們能幫助活動圓滿順利：1預(yù)計多少人?2選擇什么顏色的桌巾與餐巾 （ 選擇一種或多種顏色）?3主桌和其他桌要如何擺飾?4多少人坐在主桌?主桌需要放在舞臺上嗎 ?5主桌是否需要講臺和麥克風(fēng)?6講臺位置在哪里?需要哪種麥克風(fēng)?7主桌是否也要供餐，還是哪些名流在餐后才來?8 如果采用自助餐，主桌人也自行取用，還是請服務(wù)人員先給他們盤子 ?9是否需要預(yù)留其他位子給貴賓 （ 如果需要，在邀請函中就要告訴他們桌號或者派人在門口迎接）?10 是否要收取餐券?事先告訴宴會經(jīng)理并提供"餐券樣本" 。11 如果來的人沒

2、有餐券應(yīng)如何處理?12 是否在主桌的人也要求給餐券?13 是否在宴會廳外面放置報到桌或接待桌?在主桌旁是否要放置獎品桌?14 晚宴的菜單、節(jié)目表是否放在桌上或是在入口處分發(fā)?15 是否另外需要一個房間讓貴賓們在晚餐前休息 ?16 . 有人節(jié)食、 素食等特別安排， 如果有最好事先告知。17 是否要掛banner?18 是否需要衣帽間 ?19 受獎人坐在主桌還是臺下，如果是后者，是否要替他們預(yù)留位子?他們?nèi)绾紊吓_ ?20當(dāng)受獎人上臺時是否需要投射燈，燈光打在演講者或司儀 ?21 是否要演奏國歌?如果需要，可能要國旗。22 是否要安置視聽設(shè)備?23 是否需要背景音樂或跳舞音樂 ?是否演奏者坐在舞臺上

3、 ?24 是否有表演節(jié)目， 舞臺大小是否足夠， 如果有表演，舞臺尺寸和高度多少?25 舞臺四周是否要裙邊?上面要不要地毯?歷是否需要預(yù)演 ?何時 ?27 什么時候開門讓客人進來?28 每一程序的時間安排、 前奏音樂或表演、 用餐時間、正式節(jié)目和演講、跳舞等。29洗手間在哪里，如果門口仍有人看守時，如何讓上洗手間的人回來?主題節(jié)目：主題節(jié)目可以很簡單只有一個樂隊表演，或盡心安排特別節(jié)目。如果預(yù)算允許，就可以特別設(shè)計，有時常以會議當(dāng)?shù)靥厣髦黝}，飯店或會議中心宴會人員可能留存一些當(dāng)?shù)刂黝}的東西，如果你需要可借用。與宴會經(jīng)理討論" 主題 " ，他們有各種不同主題的活動，可建議你以

4、前做得很成功的案例，同樣地創(chuàng)新概念，如果你對布置或娛樂節(jié)目沒有概念，宴會人員可以一起包辦。如果由自己負責(zé)，通知宴會人員所有安排都是外包，如節(jié)目、背景、特殊家具、燈光、視聽設(shè)備，并告訴他們什么時候會來布置、舞臺放在哪里、什么時候拆除。主題活動的位置圖 (1ayout) 特別重要，避免擁擠在入口，餐飲部分也要畫一份平面圖，顯示每個位置需要多少空間。以主題來設(shè)計通知、邀請函和指示牌。最先要考慮的是會議中心廚房的位置，供菜的路線如何在大型活動時廚房與宴會地點距離很遠可能是一個重大的錯誤。討論基本服務(wù)需求如咖啡點心怎么安排，大型會議在短時間要提供上千人食物，詳細與會議中心代表和合約商討論，或許你可以考慮

5、由飯店承辦外燴。也要了解會議中心是否可供酒，有時只允許在某一時間內(nèi)使用。有些會議中心主辦單位還要申請臨時許可證提供啤酒和酒類。會場以外地方的餐飲：有時會議籌辦人會選擇會議中心或飯店以外的地方舉辦活動 - 如博物館或市政廳。這些地方可能有他們專門的餐飲服務(wù)，如果沒有，詢問以前曾經(jīng)辦過的餐飲服務(wù)，再從他們那里獲取資訊，慎選適合的餐飲服務(wù)相當(dāng)重要，因為那些地方原本不用來作餐會的場地，大部分的場地沒有廚房與設(shè)備，如何保持食物的溫度，而且桌椅、桌巾所有東西都要運過來。在這種地方舉行活動不僅費時、復(fù)雜，價格也可能較高。舉辦會場以外地方的活動要考慮以下需求：1 安排交通運輸（ 如果需要 ） 、租車費用、活動

6、結(jié)束后在哪里上車?2要帶什么東西?他們是否有桌、椅、講臺、桌巾、餐具、衣架、冰箱、飲水器?電插頭是否足夠?3洗手間是否足夠?位置在哪里?4是否有冷暖空調(diào)設(shè)備?5如果在戶外，天氣惡劣時有什么備用方案 ?6是否允許供應(yīng)酒?7是否有足夠的準(zhǔn)備食物區(qū)?8是否要額外支付清潔費用?9 通常要支付餐飲承包商和場地訂金，要彼此簽約，將條款內(nèi)容詳細閱讀，最好選擇一家有經(jīng)驗的飯店承辦外燴，他們擁有全套設(shè)備與訓(xùn)練有素的服務(wù)人員，如此餐飲的質(zhì)量才能無慮。成本控制：餐飲成本除了食物外還包括采購、會場座位布置、 服務(wù)、 清潔和燈光、 視聽設(shè)備等， 所以議價空間很小。要求提供幾種不同菜單，再討論菜單內(nèi)容。如果在同時間還有其

7、他活動，使用相同菜單是否較便宜，在茶點時間(coffeebreak) 使用紙杯是否比使用瓷器便宜 ?重要的是內(nèi)部控制，如果報名費中包括餐飲，最好使用餐券， 因為有些人并不一定參加所有活動， 以餐券比較準(zhǔn)確。如果你能確認(rèn)出席人數(shù)，將會減少浪費，這是一個慣例，如果人數(shù)在某一定數(shù)目之下仍要以基本數(shù)計算，預(yù)算通常在餐飲決定前編列，詢問宴會經(jīng)理這樣會比編列預(yù)算增加多少百分比。很多沒有經(jīng)驗的人做預(yù)算時忘了包含稅金和小費，如果你是請大會重要人士來負責(zé)選擇菜單，最好價格已包括稅金和小費。保證數(shù)量：宴會經(jīng)理通常要求你在活動前 48 小時給予保證數(shù)量，雖然有時活動在星期一或星期二，但是要求你在周末前確定保證數(shù)量，如果需要較多時間決定名單或在現(xiàn)場售票，可能同意在48