文件管理控制程序IATF16949

1、*有限公司編號(hào)：版次：A/0程序文件批準(zhǔn)日期：2021-06-10第1頁(yè)，共13頁(yè)文件管理控制程序編制:審批:實(shí)施*有限公司文件編號(hào)版本號(hào)A/0文件類別程序文件生效日期2021年06月10日文件名稱文件管理控制程序頁(yè)碼第2頁(yè)共12頁(yè)修改記錄版本號(hào)描述修訂日期訂人*有限公司文件編號(hào)版本號(hào)A/0文件類別程序文件生效日期2021年06月10日文件名稱文件管理控制程序頁(yè)碼第3頁(yè)共12頁(yè)1目的建立符合本公司質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系的文件，確保所有現(xiàn)行使用文件在各個(gè)場(chǎng)所具有效性、充分性和適宜性，使公司管理體系文件得到有效控制和管理。2 適用范圍本程序適用于長(zhǎng)沙悅翼模塑科技有限公司體系文件的有效控制和管理

2、。3 定義3.1 文件和資料：管理體系文件和外來(lái)文件的合稱；管理體系文件包括第一層次：質(zhì)量手冊(cè)；第二層次：程序文件；第三層次管理制度、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件等作業(yè)指導(dǎo)文件；第四層次：形成文件的記錄。外來(lái)文件包括外來(lái)技術(shù)文件和外來(lái)管理文件兩類。主要包括：國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)標(biāo)、行標(biāo)、相關(guān)方（客戶或供應(yīng)商）提供的文件與資料、相關(guān)法律法規(guī)、地方政策法規(guī)等。3.2 文件要素：指文件必須具備的基本信息，如：文件編號(hào)、文件名稱、生效日期、版本號(hào)、編制、審核、批準(zhǔn)人、內(nèi)容組成、版面格式等。3.3 受控文件：與管理體系有關(guān)的管理、技術(shù)性文件和資料。3.4 非受控文件：指受控范圍之外的文件。3.6 適用性審核：審核文件是否

3、具有可執(zhí)行的特性。如：確實(shí)性、可理解、可操作、可指導(dǎo)、可檢查、可協(xié)調(diào)、可保證性。3.7 標(biāo)準(zhǔn)化審核：對(duì)文件的版本、格式、內(nèi)容組成標(biāo)準(zhǔn)化的審核。如：版面的符合性、標(biāo)題的正確性、文件編碼的規(guī)則性、正文內(nèi)容組成部分的規(guī)范性，以及版本標(biāo)識(shí)、生效日期、編制、會(huì)簽、審批人員的正確性。3.8 其它定義見(jiàn)管理體系標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)家/地方環(huán)境法律法規(guī)等。4 職責(zé)4.1 質(zhì)量部文控中心：負(fù)責(zé)公司受控文件的登記、分發(fā)、歸檔、保管、回收、作廢和銷(xiāo)毀處理及控制工作；監(jiān)督檢查各場(chǎng)所受控文件的有效使用情況。4.2 公司各職能部門(mén)：根據(jù)顧客要求、質(zhì)量體系方面標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)境體系方面標(biāo)準(zhǔn)的要求以及管理的需求，負(fù)責(zé)本部門(mén)相關(guān)文件的編制和修訂，

4、確保文件的適宜性、有效性和充分性；必要時(shí)參與相關(guān)部門(mén)的文件評(píng)審工作。負(fù)責(zé)組織本部門(mén)人員對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)和宣貫。負(fù)責(zé)按本程序過(guò)程要求執(zhí)行，負(fù)責(zé)本部門(mén)文件與資料的管理。4.3 項(xiàng)目工程部：負(fù)責(zé)試制過(guò)程中技術(shù)文件的編號(hào)、登記、更改控制和監(jiān)督管理。*有限公司文件編號(hào)版本號(hào)A/0文件類別程序文件生效日期2021年06月10日文件名稱文件管理控制程序頁(yè)碼第4頁(yè)共12頁(yè)5流程圖*有限公司文件編號(hào)版本號(hào)A/0文件類別程序文件生效日期2021年06月10日文件名稱文件管理控制程序頁(yè)碼第5頁(yè)共12頁(yè)6內(nèi)容6.1 文件的分類、編號(hào)規(guī)則：6.1.1 文件與資料分類表（如下）序號(hào)分類項(xiàng)目具體種類1文件來(lái)源分類夕卜

5、來(lái)內(nèi)部編制2控制上分類受控文件非受控文件3層次上分類A層次文件第二層次文件第三層次文件第四層次文件4內(nèi)容上分類質(zhì)量手冊(cè)程序文件管理制度（規(guī)范）技術(shù)文件作業(yè)指導(dǎo)文件等檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)法律法規(guī)/國(guó)標(biāo)記錄6其它分類書(shū)回文件電子文件視頻文件6.1.2 外來(lái)文件與資料包括內(nèi)容見(jiàn)本程序3.1,本公司將對(duì)外來(lái)文件作分類編號(hào)，按公司文件與資料進(jìn)行控制管理。6.1.3 文件編碼規(guī)則:體系文件類別名稱、類別代號(hào)和各部門(mén)代號(hào)見(jiàn)下表1和表2:表1:體系文件類別名稱、類別代號(hào)：文件類別名稱文件類別代號(hào)質(zhì)量手冊(cè)QE質(zhì)量手冊(cè)質(zhì)量程序文件QP質(zhì)量程序文件目標(biāo)管理OM目標(biāo)分斛、目標(biāo)有核管理制度/規(guī)范/流程MPt11度規(guī)范、MF流程工作

6、標(biāo)準(zhǔn)、崗位說(shuō)明WBU乍標(biāo)準(zhǔn)、崗位說(shuō)明操作規(guī)程SOPB作規(guī)程檢驗(yàn)、試驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)義件SIP檢驗(yàn)、試驗(yàn)類其他技術(shù)文件技術(shù)開(kāi)發(fā)、工程類文件按技術(shù)管理文件規(guī)定執(zhí)行記水表單QR記錄表單*有限公司文件編號(hào)版本號(hào)A/0文件類別程序文件生效日期2021年06月10日文件名稱文件管理控制程序頁(yè)碼第6頁(yè)共12頁(yè)表2:各部門(mén)代號(hào)公司部門(mén)名稱部門(mén)代號(hào)公司部門(mén)名稱部門(mén)代號(hào)總經(jīng)理A財(cái)務(wù)部FD管理者代表D人力資源部MD營(yíng)銷(xiāo)部PD物流計(jì)劃部CD質(zhì)量部QC生產(chǎn)部MF項(xiàng)目工程部ED6.1.4公司質(zhì)量體系一、二級(jí)文件的編號(hào)表達(dá)形式如下:*-*流水序號(hào)文件類別代號(hào)公司標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)（CSYY如*-*-01表示編制發(fā)行的“質(zhì)量手冊(cè)”文件，流水號(hào)為

7、01號(hào)；*-*-01表示編制發(fā)行的“文件管理控制程序”文件，流水號(hào)為01號(hào)6.1.5 公司各部門(mén)三級(jí)標(biāo)準(zhǔn)類文件的編號(hào)（技術(shù)文件除外）：由公司部門(mén)代號(hào)、文件類別代號(hào)和流水序號(hào)組成，表達(dá)形式如下：XXXX-XX流水序號(hào)（從01、02、）文件類別代號(hào)公司部門(mén)代號(hào)例如：MD-WB-0原示人事部發(fā)行的“崗位說(shuō)明書(shū)”作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件，流水號(hào)為01號(hào)；注：檢驗(yàn)試驗(yàn)類標(biāo)準(zhǔn)文件的編號(hào)：按檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)的不同分別以流水序號(hào)累加。如QC-SIP-002表示質(zhì)量部編制發(fā)行的第二份“*檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)”標(biāo)準(zhǔn)文件，流水號(hào)為002號(hào)；6.1.6 生產(chǎn)性作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編號(hào)具體按技術(shù)工藝文件編號(hào)規(guī)則執(zhí)行；6.1.7 記錄表格的編號(hào)方法；6.

8、1.7.1 程序文件中引出與產(chǎn)品符合性有關(guān)的記錄表單的表達(dá)形式如下：*有限公司文件編號(hào)版本號(hào)A/0文件類別程序文件生效日期2021年06月10日文件名稱文件管理控制程序頁(yè)碼第7頁(yè)共12頁(yè)*-QP-XXQRXX流水序號(hào)（從01、02、）I對(duì)應(yīng)文件的流水序號(hào)程序文件的類型代碼公司標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)（CSYY例如*-QP-01-QR01表示“文件管理控制程序”文件的第一個(gè)表格”文件發(fā)放與回收記錄表”流水號(hào)是01;6.1.7.2第三層次文件中涉及的表單的編號(hào)則根據(jù)文件編制部門(mén)代碼及其對(duì)應(yīng)的表單順序號(hào)依次排列。如：CSYY-QC-01-QR02,表示質(zhì)量部編制使用的本部門(mén)的第二份表格。6.1.8 行政性文件的編號(hào)

9、：*-XXXX-（XX）XX丁?。ú块T(mén)代號(hào)）當(dāng)年流水號(hào)發(fā)布年份企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)字樣6.1.9 文件版本及版次號(hào)的編碼原則（所有文件的版本與修改次號(hào)從A/0開(kāi)始）：X/X版次號(hào)為數(shù)字，從04;版本號(hào)為大寫(xiě)英文字母，從“A”開(kāi)始，B,C,D注：升級(jí)改動(dòng)，版次號(hào)從0-4依次升級(jí)，超過(guò)4次修改應(yīng)升級(jí)換版。即版本號(hào)：A/0一A/1一A/2一A/3一A/4一B0/版，以此類推。6.2 文件的格式及編寫(xiě)要求：6.2.1 程序文件、管理作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)類的內(nèi)容一般涉及以下基本要素文件正文版面和內(nèi)容要素:1.目的；2.適用范圍；3.職責(zé)；4.工作程序（含流程圖）；5.相關(guān)文件；6.相關(guān)記錄。如該文件中未涉及有定義、流程圖等，則

10、在定義和流程圖后標(biāo)注無(wú)。其它文件符合相應(yīng)的文件要求，詳細(xì)見(jiàn)附錄A:文件編寫(xiě)格式要求。6.2.2 文件編號(hào)應(yīng)符合6.1.46.1.6條的要求。6.2.3 文件版面風(fēng)格、”文件流程圖”、正文內(nèi)容格式、字體等須符合編制要求（附錄A）,6.2.4 文件編寫(xiě)要求：6.2.4.1 符合文件編寫(xiě)目標(biāo)；*有限公司文件編號(hào)版本號(hào)A/0文件類別程序文件生效日期2021年06月10日文件名稱文件管理控制程序頁(yè)碼第8頁(yè)共12頁(yè)6.2.4.2 符合相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及客戶要求；6.2.4.3 符合公司戰(zhàn)略、方針目標(biāo)、政策；6.2.4.4 文件要求條理清晰，言簡(jiǎn)意賅、完整、嚴(yán)謹(jǐn)，確保文件的有效性、適宜性和充分性（可操作性

11、）；6.3 文件的編制與審批6.3.1 文件編寫(xiě)人應(yīng)先充分了解標(biāo)準(zhǔn)要求的4.2條款與本程序6.2條款的要求，按規(guī)定文件要素實(shí)施文件的編制。6.3.2 文件編制完成后組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行評(píng)審，并提出修改意見(jiàn)，文件編制部門(mén)確認(rèn)并及時(shí)修改。6.3.3 評(píng)審確認(rèn)后的文件按文件審批權(quán)限送審批人簽名。一級(jí)/二級(jí)文件必須制作“文件封面”（格式見(jiàn)本程序之封面格式）。6.3.4 文件審核、批準(zhǔn)權(quán)限見(jiàn)（附錄B）o6.4 文件的登記、受控、發(fā)放6.4.1 編制部門(mén)必須將經(jīng)審批后的書(shū)面版和電子版文件一并交由文控中心，并填寫(xiě)“文件歸檔分發(fā)中批表”，文控中心經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，按編制部門(mén)及不同規(guī)格型號(hào)在“文件與資料匯總表”上進(jìn)行登

12、記，然后根據(jù)文件與資料發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放。保證文件使用人員/部門(mén)及時(shí)得到有效適用版本的文件。6.4.2 受控文件發(fā)放前需加蓋紅色“受控”文件章，以識(shí)別有效性；蓋有“受控”文件章的文件不準(zhǔn)復(fù)印使用。6.4.3 各部門(mén)應(yīng)指定專人按本程序?qū)ξ募c資料進(jìn)行管理，由該文件管理員在“文件資料發(fā)放與回收記錄”上簽名。6.4.4 各部門(mén)人員須按文件控制的要求正確使用公司內(nèi)、外部文件與資料，不得在已受控蓋章的文件上隨意標(biāo)注和涂改。6.4.6 受控文件發(fā)放范圍根據(jù)技術(shù)、管理類別由相應(yīng)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，交文控中心按此范圍發(fā)放。6.4.7 電子檔的文件原則上不予發(fā)放，僅為備存或查閱使用。6.6文件的

13、申領(lǐng)和借閱6.6.1 文件與資料發(fā)生損壞、丟失、或根據(jù)相關(guān)方要求，需要申領(lǐng)文件時(shí)，文件保存/使用者向直接領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，填寫(xiě)“文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表”說(shuō)明原因，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)向文控中心重新中領(lǐng)。*有限公司文件編號(hào)版本號(hào)A/0文件類別程序文件生效日期2021年06月10日文件名稱文件管理控制程序頁(yè)碼第9頁(yè)共12頁(yè)6.6.2 特殊情況需要臨時(shí)查閱文件的，可到文控中心進(jìn)行借閱，但必須做好登記手續(xù)，限期歸還。6.6 文件的宣貫學(xué)習(xí)新版或改版后的文件經(jīng)批準(zhǔn)生效后，本部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)文件進(jìn)行內(nèi)部學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)的方式可以用文件傳閱簽名、會(huì)議宣導(dǎo)或集中講解等多種方式進(jìn)行，保存相關(guān)記錄。6.7 文件的修改、作廢和銷(xiāo)毀6.7

14、.1 當(dāng)發(fā)生以下情況時(shí)，公司員工、各職能部門(mén)可向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出文件修改/作廢建議：6.7.1.1 公司組織結(jié)構(gòu)或職能調(diào)整；6.7.1.2 體系換版或操作流程變更調(diào)整；6.7.1.3 重大技術(shù)更改；6.7.1.4 引用標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)法律法規(guī)等文件的修改；6.7.1.6 內(nèi)/外部審核或管理評(píng)審提出的改進(jìn)建議；6.7.1.7 相關(guān)方（客戶、供應(yīng)商、保量、環(huán)保、安全部門(mén)等）提出改進(jìn)意見(jiàn)時(shí)；6.7.1.8 采取必要的糾正和預(yù)防措施時(shí)。6.7.2 使用部門(mén)或人員認(rèn)為文件需要修改的，應(yīng)及時(shí)向部門(mén)主管提出。部門(mén)主管向文件編寫(xiě)部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)編制部門(mén)負(fù)責(zé)人初步評(píng)審，確認(rèn)需要修改的填寫(xiě)文件變件申請(qǐng)表申請(qǐng)修改或作廢，修改

15、后的文件需經(jīng)原文件評(píng)審人評(píng)審，審批人員再次確認(rèn)批準(zhǔn)后，統(tǒng)一送交文控中心（含電子文檔）受控發(fā)放。6.7.3 因文件修改而作廢的舊版文件，在文控中心發(fā)放新版文件時(shí)，應(yīng)按發(fā)放文件同時(shí)回收原文件，并在“文件資料發(fā)放與回收記錄”上做好登記。如需參考保留時(shí)，文控中心必須對(duì)電子文檔作好明顯作廢標(biāo)識(shí)，書(shū)面文件均作銷(xiāo)毀處置；不需要保留的，文控中心則直接替換或刪除電子文檔。但以上兩種情況都需要在“作廢文件保留/銷(xiāo)毀記錄清單”上登記。6.8 文件的標(biāo)識(shí)、歸檔、貯存6.8.1 文控中心負(fù)責(zé)對(duì)下發(fā)的文件加蓋受控章，并按使用部門(mén)填寫(xiě)受控號(hào)后登記下發(fā)，原件歸檔保存在指定位置并定期檢查。6.8.2 發(fā)放到各部門(mén)使用現(xiàn)場(chǎng)的受控

16、文件，由各部門(mén)指定專人作好標(biāo)識(shí)、分類歸檔、編制“文件目錄表”分類貯存并妥善保管。6.8.3 文控中心的電子文件貯存要求：6.8.3.1 在電腦系統(tǒng)中按不同編制部門(mén)、不同文件類別或產(chǎn)品型號(hào)類別分別建立一級(jí)文件目錄、二級(jí)文件目錄（必要時(shí)建立三級(jí)文件目錄），然后分類保存到文件夾中。*有限公司文件編號(hào)版本號(hào)A/0文件類別程序文件生效日期2021年06月10日文件名稱文件管理控制程序頁(yè)碼第10頁(yè)共12頁(yè)6.8.3.2 可用“WordExcel”編制電子文件目錄清單；6.8.3.3 所有受控發(fā)放文件的電子文檔必須設(shè)置修改密碼或轉(zhuǎn)換PDF格式，除非編制部門(mén)提出修改外，其他任何個(gè)人和部門(mén)（含相關(guān)方外發(fā)文件）不

17、得隨意更改和復(fù)制；6.8.3.4 電子文件應(yīng)進(jìn)行備份管理（可復(fù)制到其它硬盤(pán)中），每季度將文件刻錄成光盤(pán)保存，以防止資料、文件夾誤刪、丟失。6.9 外來(lái)文件的控制管理6.9.3 外來(lái)技術(shù)文件由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)收集；品保類外來(lái)文件由質(zhì)量部負(fù)責(zé)收集；行政、法律法規(guī)類外來(lái)文件由行政部負(fù)責(zé)收集；其他外來(lái)文件由各職能部門(mén)負(fù)責(zé)收集；經(jīng)各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)送管理者代表確認(rèn)，填寫(xiě)外來(lái)文件登記表。6.9.4 收集的方式可以是網(wǎng)上查詢、上級(jí)相關(guān)部門(mén)購(gòu)買(mǎi)、向相關(guān)方索取或咨詢等途徑獲取。6.9.5 國(guó)標(biāo)、行標(biāo)等法律法規(guī)性文件應(yīng)確保最新有效版本的現(xiàn)行文件，發(fā)現(xiàn)不適用時(shí)應(yīng)及時(shí)更新和再確認(rèn)。6.9.6 外來(lái)文件的發(fā)放、回收和控

18、制管理按內(nèi)部文件和資料程序執(zhí)行。7關(guān)鍵指標(biāo)序號(hào)指標(biāo)名稱計(jì)算方法責(zé)任部門(mén)收集頻率1文件發(fā)放準(zhǔn)確率100%現(xiàn)場(chǎng)有效文件數(shù)/總發(fā)放文件數(shù)*100%質(zhì)量部月8相關(guān)文件8.1 ISO9000ISO14000IATF16949標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)家/地方環(huán)保法律法規(guī)8.2 技術(shù)工藝文件編號(hào)規(guī)則8.3 文件編寫(xiě)格式要求附錄A8.4 文件編寫(xiě)/審核/批準(zhǔn)權(quán)限表附錄B8.5 技術(shù)資料發(fā)放范圍一覽表附錄C8.6管理文件發(fā)放范圍一覽表附錄D9相關(guān)記錄記錄標(biāo)識(shí)記錄名稱收集時(shí)間歸檔地點(diǎn)*-QP-01-QR01文件歸檔分發(fā)申批表隨時(shí)質(zhì)量部*-QP-01-QR02文件資料發(fā)放與回收記錄表隨時(shí)質(zhì)量部*有限公司文件編號(hào)版本號(hào)A/0文件類別

19、程序文件生效日期2021年06月10日文件名稱文件管理控制程序頁(yè)碼第11頁(yè)共12頁(yè)*-QP-01-QR03文件與資料匯總表隨時(shí)質(zhì)量部*-QP-01-QR04文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表隨時(shí)質(zhì)量部*-QP-01-QR05作廢文件保留/銷(xiāo)毀記錄清單隨時(shí)質(zhì)量部*-QP-01-QR06文件目錄表隨時(shí)質(zhì)量部*-QP-01-QR07外來(lái)文件登記表隨時(shí)質(zhì)量部*-QP-01-QR08文件變更申請(qǐng)表隨時(shí)質(zhì)量部附錄A:（文件編寫(xiě)格式要求）“文件流程圖”、正文內(nèi)容格式、字體編制要求1 文件格式內(nèi)容編寫(xiě)要求：1.1 封面：除匯編文件外，每一份獨(dú)立的文件都需要有一個(gè)封面，封面標(biāo)準(zhǔn)格式見(jiàn)文件與資料控制程序之封面。1.2 正文六要素：由目的、適用范圍、職責(zé)、工作程序、相關(guān)文件、相關(guān)記錄組成：1.2.1 目的：概述編制本文件的作用和希望達(dá)成的結(jié)果；1.2.2 適用范圍：本文件適用的場(chǎng)所、人員和管理內(nèi)容跨度；1.2.3 職責(zé)：根據(jù)部門(mén)職責(zé)將與本文件相關(guān)的主責(zé)部門(mén)、次責(zé)部門(mén)工作簡(jiǎn)要說(shuō)明；1.2.4 工作程序（含流程圖）：本文件的具體管理流程和工作程序要求；1.2.6 相關(guān)文件：與本文件相關(guān)的流程圖和支持性程序文件、簡(jiǎn)單的細(xì)則、補(bǔ)充性事項(xiàng)以附件方式附于文后。如果細(xì)則、規(guī)定的內(nèi)容較多，則以第三層次