DB43T262005：檔案工作規(guī)范化管理

1、DB43T263-2005:檔案工作規(guī)范化管理檔案工作規(guī)范化管理湖南省地方標(biāo)準(zhǔn)DB43/T263-2005（省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布2005年8月1日施行）1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了湖南省國(guó)家綜合檔案館、機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理等級(jí)、評(píng)估辦法和監(jiān)督管理的要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于湖南省區(qū)域內(nèi)各級(jí)各類國(guó)家綜合檔案館、機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的檔案工作規(guī)范化管理等級(jí)評(píng)定。2分類和等級(jí)2.1分類檔案工作規(guī)范化管理分市州縣國(guó)家綜合檔案館、機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位三種類型。2.2等級(jí)檔案工作規(guī)范化管理分為省特級(jí)、省一級(jí)、省二級(jí)。省二級(jí)是對(duì)申報(bào)單位檔案工作的基本要求；省一級(jí)是對(duì)申報(bào)單位檔案工作現(xiàn)代化管理的基本要求；省特級(jí)為本省最高

2、等級(jí)，是對(duì)申報(bào)單位檔案工作信息化建設(shè)的基本要求。2.3等級(jí)劃分依據(jù)2.3.1市州縣國(guó)家綜合檔案館規(guī)范化管理見(jiàn)表A.1;機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理見(jiàn)表A.2;企事業(yè)檔案工作規(guī)范化管理見(jiàn)表A.3o2.3.2檔案工作規(guī)范化管理等級(jí)劃分按分?jǐn)?shù)多少和必達(dá)項(xiàng)完成情況認(rèn)定等級(jí)。滿分100分，每個(gè)大項(xiàng)內(nèi)都有必須達(dá)到的項(xiàng)目。等級(jí)分?jǐn)?shù)標(biāo)準(zhǔn)為：在必達(dá)項(xiàng)完成的基礎(chǔ)上，省特級(jí)為95分以上（含95分）；省一級(jí)為8095分（含80分，不含95分）；省二級(jí)為6080分（含60分，不含80分）。3等級(jí)劃分依據(jù)等級(jí)認(rèn)定堅(jiān)持自愿申報(bào)，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)，公正評(píng)估，實(shí)事求是的原則。4申報(bào)程序4.1根據(jù)市州縣國(guó)家綜合檔案館和機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作

3、規(guī)范化管理評(píng)估內(nèi)容及評(píng)分細(xì)則（見(jiàn)表A.1、表A.2、表A3.）逐項(xiàng)對(duì)照自檢，自檢合格后，再提由相應(yīng)的中報(bào)等級(jí)。自檢時(shí)，各單位可請(qǐng)專家或省級(jí)評(píng)估員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)或咨詢。4.2申報(bào)單位按其隸屬關(guān)系向當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門或上級(jí)主管部門提由申請(qǐng)。省直機(jī)關(guān)、中央在湘和省屬大型企事業(yè)單位直接向省檔案局申請(qǐng)。4.3單位在提由申請(qǐng)時(shí)，準(zhǔn)備如下申報(bào)材料：4.3.1檔案工作規(guī)范化管理評(píng)估中報(bào)函，并填寫(xiě)檔案工作規(guī)范化管理評(píng)估申報(bào)表（見(jiàn)附錄B.1）;4.3.2自檢報(bào)告，對(duì)照市州縣國(guó)家綜合檔案館和機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理評(píng)估內(nèi)容及評(píng)分細(xì)則進(jìn)行自我評(píng)價(jià)，并說(shuō)明扣分原因；4.3.3自檢評(píng)分表。5評(píng)估組織5.1檔案行

4、政管理部門要按評(píng)估權(quán)限組織評(píng)估對(duì)申報(bào)單位進(jìn)行評(píng)估。5.2評(píng)估組由57人組成，其中省級(jí)評(píng)估員不能少于2/3。5.3評(píng)估前，評(píng)估組必須仔細(xì)研究申報(bào)材料，再對(duì)照逐項(xiàng)查實(shí)。5.4評(píng)估組通過(guò)聽(tīng)、看、議、評(píng)等工作程序后應(yīng)形成評(píng)估結(jié)論，并向申報(bào)單位反饋。評(píng)估結(jié)論必須要有全體評(píng)估組成員簽名，是省級(jí)評(píng)估員的要注明。5.5檔案行政管理部門要根據(jù)管理權(quán)限及評(píng)估組的評(píng)估結(jié)論，簽署評(píng)估意見(jiàn)。6等級(jí)管理6.1檔案工作規(guī)范化管理評(píng)估工作在省檔案局的統(tǒng)一組織協(xié)調(diào)下，由縣級(jí)以上檔案行政管理部門分級(jí)負(fù)責(zé)組織進(jìn)行。6.2評(píng)估工作可以委托代評(píng)。被委托單位收到委托函后負(fù)責(zé)組織評(píng)估工作，并向委托單位報(bào)告評(píng)估結(jié)果。6.3省檔案局負(fù)責(zé)省直機(jī)

5、關(guān)、中央在湘和省屬大型企事業(yè)單位各個(gè)等級(jí)、市州直機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位特級(jí)和市州、縣（市、區(qū)）國(guó)家綜合檔案館省特級(jí)、省一級(jí)的評(píng)估組織工作。6.4市、州檔案局負(fù)責(zé)市州直機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位省一級(jí)、省二級(jí)、國(guó)家綜合檔案館省二級(jí)及縣（市、區(qū)）直機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位省特級(jí)的評(píng)估組織工作。6.5縣（市、區(qū)）檔案局負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)縣（市、區(qū)）直機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位省一級(jí)、省二級(jí)的評(píng)估組織工作。6.6市、州檔案局應(yīng)在12月底前將本年度轄區(qū)內(nèi)各等級(jí)評(píng)估結(jié)果上報(bào)省檔案局，由省檔案局統(tǒng)一發(fā)文通報(bào)表彰。通報(bào)是各單位及其檔案工作評(píng)先的依據(jù)之一，也是檔案工作者評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)依據(jù)之一。6.7等級(jí)牌由省檔案局統(tǒng)一制作。7監(jiān)督管理7.1檔案工作規(guī)

6、范化管理等級(jí)一般三五年復(fù)查一次，等級(jí)不搞終身制，由認(rèn)定機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)的單位限期改正，到期仍無(wú)改善的，降級(jí)或收回證書(shū)。沒(méi)有獲得最高等級(jí)的單位，經(jīng)過(guò)一年的完善和提高后，可繼續(xù)申請(qǐng)晉級(jí)。7.2省級(jí)評(píng)估員是參加我省檔案工作規(guī)范化管理評(píng)估的資質(zhì)。省級(jí)評(píng)估員的聘任條件：7.2.1能夠正確理解并執(zhí)行國(guó)家和省關(guān)于檔案工作的方針、政策；7.2.2具有中級(jí)（或相當(dāng)中級(jí)）以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)并熟悉檔案工作；7.2.3能夠熟練掌握本標(biāo)準(zhǔn)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。7.3省級(jí)評(píng)估員由市、州檔案局負(fù)責(zé)推薦，省檔案局審核聘任，省直機(jī)關(guān)、中央在湘和省屬大型企事業(yè)單位人員直接報(bào)省檔案局審核聘任。任期五年，到期可續(xù)聘。退休、辭職

7、或調(diào)離的被聘人員視為自動(dòng)解聘（省級(jí)評(píng)估員推薦表見(jiàn)附錄C表C.1）7.4省級(jí)評(píng)估員的職責(zé)：7.4.1對(duì)檔案工作規(guī)范化管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和提供咨詢；7.4.2參加規(guī)范化管理評(píng)估和復(fù)查工作；7.4.3及時(shí)向認(rèn)定機(jī)關(guān)反映檔案工作規(guī)范化管理工作中的情況和問(wèn)題。7.5省級(jí)評(píng)估員如有下列情況之一時(shí)，取消其評(píng)估員資格：7.5.1不認(rèn)真履行職責(zé)，不遵守職業(yè)道德者；7.5.2濫用職權(quán)，徇私舞弊，為個(gè)人謀取私利者；7.5.3違法、違規(guī)、違紀(jì)者。附錄A（規(guī)范性附錄）表A.1表A.3給由了條款表述中檔案工作規(guī)范化管理的等級(jí)劃分依據(jù)。表A.1市州縣國(guó)家綜合檔案館規(guī)范化管理評(píng)估內(nèi)容及評(píng)分細(xì)則表A.1市州縣國(guó)家綜合檔案館規(guī)

8、范化管理評(píng)估內(nèi)容及評(píng)分細(xì)則項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)分內(nèi)容分值內(nèi)容解釋與評(píng)分細(xì)則自評(píng)分評(píng)估分備注一行政管理221、組織領(lǐng)導(dǎo)10（1）檔案館事業(yè)列入本地區(qū)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃（2分）；（2）檔案信息化建設(shè)納入政府信息化建設(shè)規(guī)劃（2分）；（3）檔案館建設(shè)作為創(chuàng)建文明城市的考核指標(biāo)（2分）；（4）當(dāng)?shù)攸h委、政府明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，并為檔案館解決重要問(wèn)題（2分）；檔案館內(nèi)部機(jī)構(gòu)健全，能滿足其工作需要（1分）；（6）建立并嚴(yán)格執(zhí)行了檔案收集、保管、整理、編目、保密、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、安全保衛(wèi)和網(wǎng)站管理等各項(xiàng)規(guī)章制度（1分），缺一項(xiàng)不計(jì)分。2、事業(yè)經(jīng)費(fèi)5（1）檔案館事業(yè)經(jīng)費(fèi)列入當(dāng)?shù)卣?cái)政預(yù)算，并逐年增加（2分）；

9、（2）檔案館人員的保健津貼得到落實(shí)（1分）；（3）檔案、資料的保管保護(hù)費(fèi)與搶救費(fèi)年均有2元/卷（冊(cè)）（2分）。3、隊(duì)伍建設(shè)5（1）按檔案館編制職數(shù)配齊，館領(lǐng)導(dǎo)符合“四化”要求（1分）；（2）全員具有大專以上文化（1分），受過(guò)檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)（1分），50歲以下人員熟悉計(jì)算機(jī)操作（1分），未達(dá)此標(biāo)準(zhǔn)按比例扣分；（3）實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘制度的檔案館其檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)的結(jié)構(gòu)比例符合人事部門的要求（1分）。4、科學(xué)研究2（1）有計(jì)劃、有組織地開(kāi)展科學(xué)研究（1分）；（2）近三年內(nèi)取得一項(xiàng)省級(jí)以上科研或?qū)W術(shù)研究成果（1分），獲市縣級(jí)獎(jiǎng)計(jì)0.5分,未獲獎(jiǎng)的不記分。二基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)235、館庫(kù)建設(shè)14（1）館

10、庫(kù)建設(shè)（包括新建、改建和擴(kuò)建），符合檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范（6分）；（2）現(xiàn)行文件服務(wù)中心、檔案史料展覽中心、愛(ài)國(guó)主義教育基地、多功能演示廳等功能性用房占館舍面積的1/3（6分）*,未達(dá)到按比例扣分；（3）各類用房能滿足工作需要，包括接待室、查閱室、計(jì)算機(jī)房、復(fù)印室、裱糊室、消毒室（2分），缺少按比例扣分。6、設(shè)施設(shè)備9（1）安裝了符合統(tǒng)一規(guī)范要求的溫濕度自控系統(tǒng)（2分）*;（2）使用了符合統(tǒng)一規(guī)范要求的密集架（2分）；（3）有辦公自動(dòng)化、多媒體與檔案數(shù)字化處理設(shè)備，主要包括計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、高速掃描儀、防磁柜、消毒柜、電視機(jī)、音響、功放等（5分），每少一種扣0.5分。三檔案信息資源

11、建設(shè)357、接收與征集5（1）接收：應(yīng)接收的紙質(zhì)檔案和機(jī)讀目錄均已接收進(jìn)館（2分），無(wú)特殊原因滯后接收的，每少一個(gè)全宗扣0.1分，扣完2分為止；（2）征集：館藏有歷史檔案、科技檔案、專門檔案、特色檔案、重大活動(dòng)（工程、科研、事件）檔案，包括聲像檔案（3分）。8、整理與編目7（1）館藏檔案已經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化、規(guī)范化整理，檔案資料排放整齊有序，圖示醒目（2分）；（2）每個(gè)全宗有全宗卷或全宗卡片（1分），少1個(gè)扣0.1分，扣完1分為止；（3）編輯由版了檔案館指南（2分）；（4）案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等檢索工具完整齊全、規(guī)范（2分）。9、保管、鑒定與統(tǒng)計(jì)6（1）采取了“九防”措施，沒(méi)有丟失、霉變檔案（2分）

12、，發(fā)現(xiàn)一處不得分；（2）對(duì)破損、褪變檔案搶救，申報(bào)省二級(jí)達(dá)60%,省一級(jí)達(dá)80%,省特級(jí)達(dá)90%（2分），未達(dá)到以上要求按比例扣分；（3）成立了檔案鑒定工作組織，并按規(guī)定對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行了鑒定（1分）；（4）建立了各種統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，并按規(guī)定及時(shí)上報(bào)了統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)（1分）。10、局域網(wǎng)和網(wǎng)站建設(shè)6（1）館建立了檔案信息網(wǎng)站并有效管理（2分），內(nèi)容不豐富、更新不及時(shí)酌情扣分（2）館建立了局域網(wǎng)并與政務(wù)網(wǎng)聯(lián)通（2分）*,未聯(lián)通扣0.5分；（3）采用了符合統(tǒng)一規(guī)范要求的軟件（2分）。11、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)11（1）目錄數(shù)據(jù)庫(kù)（5分）：建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，且錄入館藏檔案全部案卷目錄（3分），錄入重要全宗卷內(nèi)文件

13、目錄（2分），沒(méi)完成按比例扣分；（2）全文數(shù)據(jù)庫(kù)（4分）：建立了現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)（2分），對(duì)重要全宗檔案實(shí)現(xiàn)全文檢索（2分）；（3）多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)（2分）：建立了重大活動(dòng)多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)（2分）。四開(kāi)發(fā)利用2012、愛(ài)國(guó)主義教育基地5（1）被當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門正式命名，并已桂牌（1分）*;（2）有展示館藏精品或特色檔案的陳列室（2分）；（3）圍繞黨和政府的中心工作、重大紀(jì)念活動(dòng)和社會(huì)需求，開(kāi)展專題展覽和專題講座（2分）o13、現(xiàn)行文件服務(wù)中心5（1）黨委、政府發(fā)文授權(quán)檔案館開(kāi)展現(xiàn)行文件服務(wù)，明確規(guī)定是政務(wù)信息公開(kāi)場(chǎng)所（1分）*;（2）現(xiàn)行文件服務(wù)中心有牌子、有陣地、有專職人員管理，現(xiàn)行文件收集比較齊全（1分）；（3）制定了現(xiàn)行文件移交辦法，并落到實(shí)處（1分）；（4）現(xiàn)行文件服務(wù)中心對(duì)外宣傳影響大，效果好（1分）；（5）按規(guī)定使用符合統(tǒng)一規(guī)范要