1參與協(xié)商和溝通管理制度

1、協(xié)商溝通管理辦法1范圍適用于規(guī)范州局（公司）內(nèi)部、外部協(xié)商與交流管理。2規(guī)范性引用文件下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。1） GB/T28001-2011職業(yè)健康安全管理體系要求2） YC/T3842011煙草企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范3） GB/T1.1-2009標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則3術(shù)語和定義3.1內(nèi)部溝通具體內(nèi)容如下：1）管理體系文件相關(guān)要求、法律法規(guī)和其他要求的相關(guān)內(nèi)容及其執(zhí)行情況、內(nèi)審、外審、管理評(píng)審結(jié)果、管理體系績效情況、不符合與糾正措施實(shí)施情況/效果、相關(guān)培訓(xùn)情況、流程

2、制度執(zhí)行情況、應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)、職業(yè)健康安全員工代表和管理者代表相關(guān)信息、員工參與職業(yè)健康安全安排、方針、目標(biāo)和方案、工作場所安全與危險(xiǎn)源等方面的溝通；2）讓公司各級(jí)管理人員，及時(shí)了解員工的期望和困難，合理解決問題，解答疑問，并有效落實(shí)員工的知情權(quán)，參與權(quán)，反映民意，群策群力，促進(jìn)公司發(fā)展。3）讓員工及時(shí)了解公司日常運(yùn)作的相關(guān)信息，如：公司的安全、生產(chǎn)、質(zhì)量、銷售等方面的信息；市場形勢(shì)和經(jīng)營環(huán)境的變化以及公司的重大計(jì)劃、新的業(yè)務(wù)政策和有關(guān)要求。4）讓各級(jí)員工及時(shí)了解上級(jí)對(duì)自己工作的評(píng)價(jià)：包括取得的成績、進(jìn)步、不足之處、努力方向和措施。3.2外部溝通：外部溝通的對(duì)象：如服務(wù)的顧客、供應(yīng)商/承包商、

3、上級(jí)行業(yè)主管單位、各級(jí)政府以及相關(guān)的政府職能機(jī)構(gòu)、社區(qū)、新聞界等；溝通的內(nèi)容：公司需要定期或不定期通報(bào)或匯報(bào)的內(nèi)容、來源于相關(guān)單位文件的執(zhí)行與落實(shí)情況，顧客和相關(guān)方的投訴處理等。4職責(zé)4.1 管理者代表負(fù)責(zé)州局（公司）系統(tǒng)質(zhì)量和職業(yè)健康安全管理體系的內(nèi)部協(xié)調(diào)和外部溝通。4.2 各職能部門依其職責(zé)負(fù)責(zé)與政府主管部門和行業(yè)主管部門的信息的接收、傳遞和處理，負(fù)責(zé)與外部其他單位進(jìn)行信息交流。4.3 工會(huì)負(fù)責(zé)與其上級(jí)主管部門的信息交流及內(nèi)部員工反映問題的協(xié)調(diào)處理與反饋工作。4.4 縣（市）局（分公司）負(fù)責(zé)做好本縣（市）局（分公司）外部與內(nèi)部交流工作，對(duì)重要的協(xié)商交流形成記錄。5管理內(nèi)容與方法5.1 內(nèi)部

4、溝通5.1.1 溝通途徑上傳溝通的一般途徑是：員工-部門負(fù)責(zé)人-分管領(lǐng)導(dǎo)-經(jīng)理。下達(dá)溝通的一般途徑是：經(jīng)理-分管領(lǐng)導(dǎo)-部門負(fù)責(zé)人-員工。不適宜采用以上兩種程序的，可按照實(shí)事求是的原則越級(jí)或橫向溝通。5.1.2 溝通原則：具體內(nèi)容如下：1）溝通的途徑可以是口頭、書面、電子媒體，以及其它一切可以利用的形式。2）溝通的信息內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確可靠，傳遞及時(shí)，不得無故推諉，對(duì)不屬于本單位/崗位辦理事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)將相應(yīng)信息反饋至相關(guān)單位。3）公司鼓勵(lì)全體員工運(yùn)用本文件所列的各種溝通形式，通過合適的溝通方法充分表達(dá)自己的意見。4）各級(jí)管理人員要充分認(rèn)識(shí)到溝通的重要性，靈活運(yùn)用各種溝通形式和溝通技巧，達(dá)成良好溝通。5）

5、必須做到溝通時(shí)機(jī)適當(dāng)，形式妥當(dāng)，地點(diǎn)適宜，注重時(shí)效，信息準(zhǔn)確、全面，做到應(yīng)知盡知。6）注意保密，保密的內(nèi)容按規(guī)定程序只傳達(dá)給指定的人員。7）以上溝通以信件形式的鼓勵(lì)用真實(shí)姓名。8）黨政辦公室公室每年對(duì)公司的整體溝通情況進(jìn)行評(píng)估總結(jié)，向局長/經(jīng)理做出匯報(bào)，提出改進(jìn)措施。5.1.3內(nèi)部溝通形式及適用內(nèi)容序號(hào)形式溝通周期適用內(nèi)容記錄1電話、各類信件、面談隨時(shí)員工有個(gè)人疑問、困難、工作建議等事宜。自定2懇談不定期員工后進(jìn)步、工作出色，上級(jí)應(yīng)及時(shí)通過自定懇談做出表揚(yáng)；員工達(dá)不到要求，上級(jí)應(yīng)及時(shí)通過懇談告知，并指出努力方向，共同探討提高。3自動(dòng)化辦公系統(tǒng)不定時(shí)公司員工的任何問題、建議，包括職業(yè)健康安全的建

6、議、意見。信箱4文山煙草內(nèi)刊每季公司的市場形勢(shì)、經(jīng)營環(huán)境的變化；安全、生產(chǎn)、質(zhì)量、銷售等方面的信息?？?宣傳欄不定期公司的重大計(jì)劃、新的業(yè)務(wù)政策和有美要求。自定6緊急情況不定按應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)流程要求實(shí)施溝通。自定7決策咨詢不定時(shí)制訂政策者必須保證受政策影響的員工有代表參與了決策咨詢。自定8橫向溝通不定時(shí)日常工作中，業(yè)務(wù)相關(guān)的同級(jí)通報(bào)情況。自定9會(huì)議：如拷煙生）專題會(huì)議、卷煙銷售專題會(huì)議、黨群工作會(huì)議、民主生活會(huì)、安全會(huì)議等會(huì)議周期及會(huì)議內(nèi)容按常規(guī)性會(huì)務(wù)制度管理流程執(zhí)行。會(huì)議記錄5.2外部溝通序號(hào)溝通對(duì)象事項(xiàng)1行政主管單位提交行政主管單位（如省局、國家局）的材料，由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文本，由責(zé)任部門

7、提交。行政主管單位（如省局、國家局）發(fā)來的各類文件，由黨政辦公室公室接收，并做記錄，由主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，并按批復(fù)的內(nèi)容落實(shí)，原件進(jìn)行歸檔。發(fā)生安全事故、緊急情況時(shí)，按事故調(diào)查處理流程逐級(jí)上報(bào)。2市政府向文山州政府提交或由市政府傳達(dá)的各類文件，其審批與落實(shí)程序與向行政主管單位提交的材料處理程序相同。3政府職能機(jī)構(gòu)向政府各職能機(jī)構(gòu)提交的各類文件或材料，由公司內(nèi)部對(duì)應(yīng)的職能部門提交，由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；必要時(shí)，由主管領(lǐng)導(dǎo)提交經(jīng)理會(huì)議討論后簽發(fā)。由政府各職能機(jī)構(gòu)發(fā)來的各類文件或材料，由公司對(duì)應(yīng)的職能部門接收，由主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)后，相關(guān)職能部門落實(shí)；特別重大的事項(xiàng)，由主管領(lǐng)導(dǎo)提交經(jīng)理會(huì)議討論后，主管領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)經(jīng)理會(huì)議

8、的決定。具體按機(jī)關(guān)公文處理辦法處理。4新聞機(jī)構(gòu)公司內(nèi)部需要向外部新聞機(jī)構(gòu)提交的各類稿件，由黨政辦公室宣教科負(fù)責(zé)組稿，一般由黨委副書記簽發(fā)；必要時(shí)提交辦公會(huì)議討論。外部新聞機(jī)構(gòu)所發(fā)布的與公司有關(guān)的各類新聞，由黨政辦公室公室宣教科負(fù)責(zé)收集，對(duì)于其中需要采取對(duì)應(yīng)措施的新聞，由黨政辦公室負(fù)責(zé)提交分管領(lǐng)導(dǎo)審核處理；必要時(shí)由分管領(lǐng)導(dǎo)提交辦公會(huì)議討論后，由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)落實(shí)措施。5客戶1 .由煙葉經(jīng)營部、卷煙營銷中心與物流配送分別制定銷售與服務(wù)方面的工作文件，定期主動(dòng)征求客戶對(duì)服務(wù)工作的意見；2 .煙葉生產(chǎn)管理部與煙農(nóng)信息溝通。6供應(yīng)商/承包商/1 .企業(yè)管理部組織實(shí)施基建技改工程、物資米購等供方的信息溝通；

9、2 .黨政辦公室公室做好宣傳、辦公用品、工程維修等供方及時(shí)信息溝通；3 .煙葉生產(chǎn)管理部具體實(shí)施與煙用物資供方、生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施供方、煙農(nóng)等信息溝通；4 .人事勞資部做好與勞務(wù)公司、勞保用品等外部信息交流；5 .賓館負(fù)責(zé)做好酒站物資、旅游單位、工程設(shè)備維護(hù)、酒店安全設(shè)施、酒店垃圾處理等供方外部交流；6 .審計(jì)部做好外協(xié)審計(jì)單位的溝通；7 .卷煙物流中心做好郵政、運(yùn)輸?shù)裙┓降臏贤ǎ? .安全保衛(wèi)部組織做好安全消防方面的溝通；9 .信息中心做好信息系統(tǒng)供方的溝通。5.3安全事項(xiàng)的溝通5.3.1 安全隱患的重要信息的溝通應(yīng)由發(fā)現(xiàn)部門以書面形式立即向安全主管部門傳遞或職工通過舉報(bào)電話、網(wǎng)絡(luò)反映；主管部門負(fù)

10、責(zé)組織處置，需報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)的，應(yīng)有書面報(bào)告。涉及職工權(quán)益的安全信息，應(yīng)由接收部門以書面形式立即向安全主管部門和工會(huì)報(bào)告。5.3.2 員工參與和協(xié)商的安全事項(xiàng)的規(guī)定具體內(nèi)容如下：1） 參與和協(xié)商的內(nèi)容應(yīng)包括：a）重點(diǎn)/重要危險(xiǎn)源的辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和控制措施的制定；b）職業(yè)健康安全方針和目標(biāo)的建立與評(píng)審；c）商討影響其職業(yè)健康安全的任何變化；d）安全管理文件的評(píng)審；e）職業(yè)健康安全管理體系的管理評(píng)審會(huì)議；f） 對(duì)勞動(dòng)防護(hù)用品的監(jiān)督管理；g）節(jié)假日和日常職業(yè)健康安全檢查；h） 事件的調(diào)查和處理；i） 其他需與員工協(xié)商的事項(xiàng)。2）員工參與和協(xié)商的要求：每年至少應(yīng)有一次以上協(xié)商活動(dòng)，并保持記錄；重大安全事項(xiàng)形

11、成決議后應(yīng)以適當(dāng)?shù)男问礁嬷嚓P(guān)員工。5.3.3 工會(huì)、員工代表對(duì)安全的監(jiān)督5.3.3.1 安全監(jiān)督職責(zé)應(yīng)符合下列要求：公司工會(huì)組織內(nèi)應(yīng)明確負(fù)責(zé)安全和勞動(dòng)保護(hù)監(jiān)督職責(zé)的人員，明確規(guī)定職業(yè)健康安全員工代表名單；公司的工會(huì)安全和勞動(dòng)保護(hù)監(jiān)督負(fù)責(zé)人員和員工代表名單，應(yīng)向員工公示。5.3.3.2 職代會(huì)、工會(huì)的監(jiān)督管理應(yīng)符合下列要求：具體內(nèi)容如下：1）職代會(huì)或工會(huì)代表會(huì)，應(yīng)聽取、審議安全工作相關(guān)報(bào)告和安全重大事項(xiàng)，并形成書面意見；2）工會(huì)代表應(yīng)監(jiān)督對(duì)女職工的婦女病體檢等保護(hù)是否符合國家和地方相關(guān)規(guī)定的要求；3）公司分管安全工作的領(lǐng)導(dǎo)及安全保衛(wèi)部門對(duì)職代會(huì)或工會(huì)代表會(huì)的意見，應(yīng)認(rèn)真研究，并作出書面報(bào)告。5.4溝通記錄具體內(nèi)容如下：1）外部溝通需要答復(fù)時(shí)應(yīng)及時(shí)回復(fù)，內(nèi)部與外部溝通產(chǎn)生的記錄按文件管理辦法整理并保存。2）安全保衛(wèi)部和工會(huì)應(yīng)保存相關(guān)安全信息溝通、參與和協(xié)