郵件規(guī)范培訓(xùn)(128)

1、Email常識(shí)常識(shí)郵件結(jié)構(gòu)郵件結(jié)構(gòu)郵件正文書(shū)寫(xiě)原則郵件正文書(shū)寫(xiě)原則郵件簽名郵件簽名郵件格式郵件格式人力行政部人力行政部- -員工培訓(xùn)員工培訓(xùn)注意事項(xiàng)注意事項(xiàng)培訓(xùn)內(nèi)容什么情況下使用email商務(wù)郵件書(shū)寫(xiě)商務(wù)郵件書(shū)寫(xiě)- -郵件常識(shí)郵件常識(shí)口頭表達(dá)、電話、短信不能說(shuō)明的，內(nèi)容較多：n對(duì)外如方案、產(chǎn)品資料、商務(wù)框架協(xié)議、表?yè)P(yáng)信、感謝信、致歉信等。n對(duì)內(nèi)如工作報(bào)告、部門(mén)之間事務(wù)往來(lái)、通知、重要信息等如何使用如何使用商務(wù)郵件書(shū)寫(xiě)商務(wù)郵件書(shū)寫(xiě)- -郵件常識(shí)郵件常識(shí)to cc bcccc呢，中文翻譯成抄送，顧名思義，這信不是給你寫(xiě)的，抄一份給你過(guò)目下，也就是知會(huì)的意思。bcc呢，中文翻譯成暗送。收信人，能夠看

2、到這封信to誰(shuí)cc誰(shuí)，但看不到bcc的對(duì)象。Reply reply to allforward商務(wù)郵件書(shū)寫(xiě)商務(wù)郵件書(shū)寫(xiě)- -郵件常識(shí)郵件常識(shí)回回 復(fù)復(fù) 全全 部部 回回 復(fù)復(fù) 轉(zhuǎn)轉(zhuǎn) 發(fā)發(fā)注意注意事項(xiàng)事項(xiàng)n收到一封信，有reply（回復(fù)）和reply to all（回復(fù)全部）的選項(xiàng)。nreply會(huì)把回信發(fā)給from的那一個(gè)人，而reply to all呢，會(huì)把回信寄給from, to, cc的所有人。- -郵件結(jié)構(gòu)郵件結(jié)構(gòu) 收件人收件人 主題主題 正文正文 簽名簽名- -郵件結(jié)構(gòu)郵件結(jié)構(gòu)n收件人的郵箱地址n第一次發(fā)送前須核對(duì)確認(rèn)，避免出現(xiàn)發(fā)送錯(cuò)誤，如郵件內(nèi)容涉及商業(yè)機(jī)密，后果則不堪設(shè)想n發(fā)送郵件

3、后及時(shí)保存聯(lián)系人郵件地址- -郵件結(jié)構(gòu)郵件結(jié)構(gòu)正文內(nèi)容包括n稱呼：收件人的姓名、性別、職務(wù)，如李爽、李經(jīng)理、李總李先生、李老師等；）n問(wèn)候及寒暄語(yǔ)：你好！您好！新年好！ 感謝您長(zhǎng)期以往對(duì)我司的支持與信任，n祝 詞：祝工作順利！祝周末愉快！順祝商祺 ！ - -郵件結(jié)構(gòu)郵件結(jié)構(gòu)n 主題是收件人了解郵件的第一信息，可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性n 不要空白標(biāo)題，這是失禮的表現(xiàn)n 標(biāo)題清楚簡(jiǎn)短，能反應(yīng)郵件的內(nèi)容和重要性，如面試通知，營(yíng)銷方案，工作月報(bào)n 一封郵件盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信件內(nèi)談及過(guò)多事情n 可適當(dāng)使用大寫(xiě)字母或特殊符號(hào)來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，特別不要隨便就用“緊急

4、”之類的字眼。n 回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更該標(biāo)題，不要RE-RE一大串 - -郵件結(jié)構(gòu)郵件結(jié)構(gòu)nEmaiEmail末尾加上簽名，對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息n電子郵件簽名是一個(gè)公司品牌形象的組成部分。尤其是對(duì)外部電子郵件簽名是一個(gè)公司品牌形象的組成部分。尤其是對(duì)外部聯(lián)系的郵件都有統(tǒng)一的格式設(shè)計(jì)，這樣體現(xiàn)了公司品牌形象。聯(lián)系的郵件都有統(tǒng)一的格式設(shè)計(jì)，這樣體現(xiàn)了公司品牌形象。n簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字相匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些簽名檔簽名檔- -郵件簽名郵件簽名Charles Hou侯春剛侯春剛Director of Human Resou

5、rces, Greater China人力資源總監(jiān)人力資源總監(jiān) - 大中華區(qū)大中華區(qū)Metro Global Pte. Ltd.誠(chéng)德國(guó)際管理有限公司誠(chéng)德國(guó)際管理有限公司City Garden ClubNanshan Industrial Area, LongkouYantai, Shandong ProvincePR China 265704T: +86-535-8808377 | M::Email: With our passion and commitment, we inspire our customersASIA PACIFIC EUROPE MID

6、DLE EAST NORTH AMERICA*免責(zé)聲明免責(zé)聲明*本郵件和附件可能包含公司的機(jī)密信息，如果您并非收件人，請(qǐng)不要泄露，復(fù)制，轉(zhuǎn)發(fā)或者以其他任何方式使用本郵件或附件本郵件和附件可能包含公司的機(jī)密信息，如果您并非收件人，請(qǐng)不要泄露，復(fù)制，轉(zhuǎn)發(fā)或者以其他任何方式使用本郵件或附件中的任何信息。如果收到病毒，立即通知發(fā)件人及刪除本郵件和附件。郵件（就像信息和附件一樣可能被截取，損壞，丟失，中的任何信息。如果收到病毒，立即通知發(fā)件人及刪除本郵件和附件。郵件（就像信息和附件一樣可能被截取，損壞，丟失，延遲，不完整或修整）無(wú)法保證完全安全或無(wú)病毒，誠(chéng)延遲，不完整或修整）無(wú)法保證完全安全或無(wú)病毒，誠(chéng)

7、徳徳國(guó)際有限公司不接受由于此郵件或附件所造成的損失賠償。國(guó)際有限公司不接受由于此郵件或附件所造成的損失賠償。結(jié)束語(yǔ)結(jié)束語(yǔ)不同的郵件內(nèi)容，最好使用不同的結(jié)束語(yǔ)。1）如果可提供好的選擇，應(yīng)在結(jié)尾處提出。如：請(qǐng)您考慮，如何需要咨詢，請(qǐng)電話或EMAIL聯(lián)系我。2）最好的結(jié)尾要著眼未來(lái)。如：希望我們能夠達(dá)成合作。3）結(jié)尾應(yīng)顯示誠(chéng)懇：如：感謝您抽空洽談?wù)臅?shū)寫(xiě)原則正文書(shū)寫(xiě)原則原則之一 清晰簡(jiǎn)潔清晰簡(jiǎn)潔原則之五 一致一致 原則之四 正確正確 原則之三 注意語(yǔ)氣注意語(yǔ)氣原則之二 完整周詳完整周詳 正正文文書(shū)書(shū)寫(xiě)寫(xiě)五五原原則則原則之一 清晰簡(jiǎn)潔清晰簡(jiǎn)潔正文書(shū)寫(xiě)原則正文書(shū)寫(xiě)原則EmailEmail正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的

8、說(shuō)清楚事情；如果具體內(nèi)容正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)制作摘要介紹，然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件確實(shí)很多，正文應(yīng)制作摘要介紹，然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件。人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件。原則之二 完整周詳完整周詳 1.發(fā)郵件的目的（你要什么？他要什么？）發(fā)郵件的目的（你要什么？他要什么？）2.寫(xiě)完郵件讀一遍檢查是否有遺漏？立場(chǎng)寫(xiě)完郵件讀一遍檢查

9、是否有遺漏？立場(chǎng)客觀？站在收件人的立場(chǎng)上想一下，他客觀？站在收件人的立場(chǎng)上想一下，他們收到是什么感受？們收到是什么感受？正文書(shū)寫(xiě)原則正文書(shū)寫(xiě)原則原則之三 注重語(yǔ)氣注重語(yǔ)氣 正文書(shū)寫(xiě)原則正文書(shū)寫(xiě)原則 根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度，等級(jí)關(guān)系；郵件時(shí)對(duì)內(nèi)還是對(duì)外的性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。 尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因?yàn)閷?duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。原則之四 正確正確 1.錯(cuò)別字錯(cuò)別字2.名字名字3.Email地址地址4.檢查檢查正文書(shū)寫(xiě)原則正文書(shū)寫(xiě)原則原則之五 一致 1.內(nèi)容前后一致，不要自相矛盾內(nèi)容前后一致，不要自相矛盾2.語(yǔ)

10、氣一致語(yǔ)氣一致3.電話郵件風(fēng)格一致電話郵件風(fēng)格一致正文書(shū)寫(xiě)原則正文書(shū)寫(xiě)原則1.背景簡(jiǎn)單 干凈簡(jiǎn)練 2.顏色統(tǒng)一 最多兩種 3.字體易讀 字號(hào)統(tǒng)一 4.或中或西 切勿雜亂5.一事一段 段間隔行6.適當(dāng)留白 松緊有度正文書(shū)寫(xiě)格式正文書(shū)寫(xiě)格式- -注意事項(xiàng)注意事項(xiàng)n不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 之類的笑臉字符在商務(wù)信函了里面使用 之類的笑臉字符會(huì)顯得比較幼稚。n附件是郵件的重要組成部分如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)附件數(shù)目不宜超過(guò)附件數(shù)目不宜超過(guò)4 4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件個(gè)，數(shù)

11、目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，一面影響使用- -注意事項(xiàng)注意事項(xiàng)n 及時(shí)回復(fù)及時(shí)回復(fù)EmailEmail 收到他人的重要電子郵件后，即可回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的，這就是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。 對(duì)每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)別的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一定不要超過(guò)24小時(shí)。 如果事情復(fù)雜，你無(wú)法及時(shí)回復(fù)，云云“，不要讓對(duì)方苦苦等待，記?。杭皶r(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)下收到了。 如果你正在出差或者休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工

12、作。n 回復(fù)不得少于回復(fù)不得少于1010個(gè)字個(gè)字 對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件，你確至回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的，怎么著也得湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。- -注意事項(xiàng)注意事項(xiàng)n 溝通確認(rèn)和反饋溝通確認(rèn)和反饋 對(duì)重要溝通事項(xiàng)，在發(fā)送郵件后最好電話提醒對(duì)方引起關(guān)注；或請(qǐng)對(duì)方確認(rèn)收到Email 如果重要郵件發(fā)出去后石沉大海，不一定是對(duì)方不重視，嘗試再次提醒n 轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎 不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人n 記?。褐话l(fā)有必要的郵件，認(rèn)真發(fā)郵件！記?。褐话l(fā)有必要的郵件，認(rèn)真發(fā)郵件！- -正文模版正文模版事務(wù)郵件事務(wù)郵件 X經(jīng)理/總： 您好！非常榮幸能夠代表我公司與您聯(lián)系。我是XXXX公司的XXX（職位）的XXX（姓名），今天將您所感興趣的我司產(chǎn)品報(bào)價(jià)及相關(guān)介紹發(fā)送給您，請(qǐng)您查閱附件！ 如果郵件中有任何不清楚的地方或者您需要我們提供任何幫助，請(qǐng)您聯(lián)系我，電話：*，或聯(lián)系XXX（該客戶的具體主管以上負(fù)責(zé)人）手機(jī)號(hào)：XXXX。 祝順商祺！ XXX公司- -正文模版正文模版問(wèn)候郵件：?jiǎn)柡蜞]件： X經(jīng)理/總： 您好！在這個(gè)陽(yáng)關(guān)燦爛的日子里，祝您身體健康，心情愉快！在這個(gè)特別的日子里，為您送上最真摯的祝福，祝您：生日快樂(lè)！工作順利！ XXX公司XX敬上培訓(xùn)考核培訓(xùn)考核 請(qǐng)各位結(jié)合培