電子文書形成與整理

1、電子文書的形成與整理電子文書的形成與整理郭偉玲定義電子文件文件電子文書文件 文件是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履文件是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。的信息記錄。書面非書面電子格式文件載體文件定義 文件是提供憑證的記錄信息。 文件必須具有內(nèi)容、背景與結(jié)構(gòu)。文件是提供憑證的信息，這使它與一般的信息區(qū)分開(kāi)來(lái)，同時(shí)也使它必須包括三種基本成分，以保證其憑證價(jià)值。這三種基本成分是：內(nèi)容信息、背景信息與結(jié)構(gòu)信息。 文件與記錄方式無(wú)關(guān)只要符合文件的定義，不管其產(chǎn)生的技術(shù)環(huán)境，如記錄的形式或載體如何，都應(yīng)當(dāng)稱為文件。一般來(lái)說(shuō)

2、，文件可以以模擬（analog)記錄方式形成，也可以以數(shù)字（digital)方式形成。電子文件 電子文件（Electronic Records） “數(shù)字式文件”（Digital Records） “機(jī)讀文件”（Machine-Readable Records） 1997年國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)電子文件管理指南中的定義為： “電子文件是通過(guò)數(shù)字計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳遞和處理的文件?！彪娮游募?1992年美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)中的定義為： “電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息，它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的規(guī)定。” 電子文件 1997年澳大利亞檔案館頒布的澳大利亞文件管

3、理標(biāo)準(zhǔn)中的定義為： “電子文件是由電子計(jì)算機(jī)交流與維護(hù)的文件”。電子文件 1999年國(guó)際文件管理基金會(huì)（IRMT）電子文件管理導(dǎo)論中定義為：“用計(jì)算機(jī)操作、傳輸和處理的數(shù)字文件?！?1999年我國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理（GB/17678.1-1999）中的定義為；“能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)上傳送的數(shù)字代碼序列”。 電子文件 InterPARES(電子系統(tǒng)中文件真實(shí)性永久保障國(guó)際項(xiàng)目）對(duì)電子文件的定義：“指以電子形式形成（制作、接收以及為日后活動(dòng)和參考而保留下來(lái)）的文件”。電子文件 電

4、子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。 這個(gè)概念揭示了電子文件的兩個(gè)基本特征：第一，電子文件是由電子計(jì)算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”（DigitalRecords）。它具有計(jì)算機(jī)中的文件（files）屬性。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，文件(files)是計(jì)算機(jī)保存信息的基本形式，既使要保存一個(gè)字節(jié)的信息，也必須把它當(dāng)作一個(gè)文件(file)來(lái)保存，必須賦予它文件名(filename)和擴(kuò)展名（.EXT name），一般以擴(kuò)展名來(lái)區(qū)分不同格式的文件（files）。不同格式的文件往往有不同的編碼方式，其屬性也不

5、同。 第二，電子文件是文件（Records）的一種類型，應(yīng)該具有文件（Records）的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。 文件（Records)數(shù)字信息(files)電子文件Electronic Records電子文件也具有內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)三個(gè)基本要素。內(nèi)容信息是電子文件的核心要素，文件所要傳達(dá)的對(duì)象，表達(dá)的意圖、以及日后作為參考和憑證，全都需要通過(guò)文件的內(nèi)容信息來(lái)獲知。電子文件的背景信息不只是提供了文件的來(lái)龍去脈和與其他文件的關(guān)聯(lián)，而且還可能含有發(fā)文與收文機(jī)構(gòu)的沿革和職能描述、文件保管系統(tǒng)的功能要求和系統(tǒng)環(huán)境信息等等。結(jié)構(gòu)是文件內(nèi)容所依托的載體和所呈現(xiàn)的形式，過(guò)去我們可以通過(guò)紙質(zhì)文件的

6、外觀、文體格式來(lái)識(shí)別文件，用各種物理和化學(xué)的方法來(lái)整理排列和保護(hù)文件，那時(shí)文件的結(jié)構(gòu)對(duì)于我們是外在的和直觀的。然而對(duì)于電子文件，情況就復(fù)雜很多，構(gòu)成文件的不再是肉眼可認(rèn)的文字，而是只有計(jì)算機(jī)才能理解的數(shù)字代碼，文件的載體也不再是可以直接書寫的材料，而是磁或光的介質(zhì)；文件的排列也不再是整整齊齊地排放在文件架上伸手可及，電子文件的物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)往往是不一致的，只有計(jì)算機(jī)通過(guò)讀取專門的描述信息才能判斷其存放的特定位置。對(duì)于電子文件，其結(jié)構(gòu)是指便于存取、參考和其他目的而提供的文檔。電子文書 電子文書是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文書。電子文書 主要是指由黨政機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位制作形成并通過(guò)黨政信息化辦公平臺(tái)、電子政務(wù)信息平臺(tái)處理后形成的，存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體的，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)木哂幸?guī)范格式的