體系工作不順暢的原因分析

1、寫給每一個(gè)即將開始做質(zhì)量管理體系認(rèn)證的公司領(lǐng)導(dǎo)者為什么企業(yè)拿到質(zhì)量管理體系證書后仍然出錯(cuò)頻頻？如何真正切實(shí)運(yùn)行質(zhì)量管理體系？我們?cè)诳偨Y(jié)了諸多因素后和大家探討一下關(guān)于質(zhì)量管理體系運(yùn)行中問題：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場(chǎng)的規(guī)范化和國(guó)際化，通過質(zhì)量管理體系認(rèn)證已經(jīng)作為各企業(yè)參與招投標(biāo)及其他商業(yè)活動(dòng)的基本資質(zhì)要求，現(xiàn)在為越來越多的企業(yè)所重視，也有越來越多的企業(yè)通過了質(zhì)量管理體系的認(rèn)證。雖然大部分的企業(yè)都認(rèn)識(shí)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)企業(yè)提高產(chǎn)品質(zhì)量、改善經(jīng)營(yíng)管理、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益起到了很大作用，然而在內(nèi)部推行質(zhì)量管理體系的過程，仍存在一些問題阻礙質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行。這些問題有些來自管理層，有些來自基層執(zhí)行部門。主要體現(xiàn)為以

2、下幾個(gè)方面：一、管理層的意識(shí)方面有些企業(yè)認(rèn)為貫標(biāo)認(rèn)證就是為了獲得質(zhì)量認(rèn)證證書，而不是為了遵循標(biāo)準(zhǔn)加強(qiáng)和改善管理。體系建立之初雖也編制發(fā)布了一系列手冊(cè)、程序、作業(yè)指導(dǎo)書，但實(shí)際實(shí)施時(shí)卻仍延續(xù)原先的工作方式，并不按照程序進(jìn)行。貫標(biāo)和日常管理工作分割開來，認(rèn)為體系建立只是為了認(rèn)證需要，只是形式，既不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，也不能改善管理，因而把完成生產(chǎn)任務(wù)、取得直接經(jīng)濟(jì)效益擺在首位。同時(shí)片面地認(rèn)為貫標(biāo)是質(zhì)量部的工作，未對(duì)質(zhì)量管理體系的運(yùn)行引起足夠重視，從而導(dǎo)致在整個(gè)公司推行時(shí)的困難。二、體系策劃方面目前有些企業(yè)在質(zhì)量管理體系運(yùn)行實(shí)施中存在兩種錯(cuò)誤傾向：一是沒有真正類型體系所規(guī)定的職責(zé);二是沒有及時(shí)將信息記錄

3、下來。前者是體系過程識(shí)別不充分，造成了管理體系的職責(zé)分工不明確或不落實(shí)，遇到具體問題時(shí)相互推諉或無人問津，或多頭管理，不遵守體系文件中規(guī)定的各項(xiàng)要求，致使一件簡(jiǎn)單的事最后變成難辦的事。與管理體系建立的初衷背道而馳，無形中讓管理體系成為擺設(shè)。而后者則是傳統(tǒng)工作不良習(xí)慣的延續(xù)，沒有意識(shí)到記錄的重要性，不重視后續(xù)工作的追蹤。此外，管理體系文件規(guī)定的內(nèi)容和要求與企業(yè)實(shí)際的運(yùn)作方式脫節(jié)，程序文件一旦形成，很少更新改動(dòng)，不能隨現(xiàn)狀的改變而修訂，導(dǎo)致管理體系流程不能很好執(zhí)行。三、員工的理解和觀念方面員工平時(shí)很少主動(dòng)自覺學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)和文件，不了解文件的規(guī)定和要求，不能在實(shí)際工作中正確有效地應(yīng)用。思想上仍未意識(shí)到管

4、理體系學(xué)習(xí)的重要性，認(rèn)為管理體系與自己并無關(guān)系，是領(lǐng)導(dǎo)層或者質(zhì)量部門的事，在日常工作中繼續(xù)沿用不規(guī)范的工作流程。再則，對(duì)于企業(yè)而言，傳統(tǒng)不規(guī)范的管理方式和陋習(xí)仍在企業(yè)內(nèi)部延續(xù)，標(biāo)準(zhǔn)而文件的執(zhí)行效果不佳。四、執(zhí)行方面怕麻煩，不愿真正執(zhí)行管理體系程序，不在管理上下功夫，而是一味地應(yīng)付審核檢查，臨時(shí)抱佛腳,走形式，審核前臨時(shí)補(bǔ)文件補(bǔ)記錄，只為通過審核。審核一旦結(jié)束又恢復(fù)原樣。糾正和改進(jìn)工作，只針對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的觀察項(xiàng)和不符合項(xiàng)，而且在審核員提出整改要求時(shí)進(jìn)行，被動(dòng)而非主動(dòng)，不能對(duì)企業(yè)系統(tǒng)性問題主動(dòng)提出改進(jìn)方案，沒有從根源上發(fā)現(xiàn)問題分析問題解決問題。針對(duì)上述問題，追根溯源，主要有以下幾方面的原因：一、領(lǐng)

5、導(dǎo)的重視程度不夠作為管理體系建立與運(yùn)行八項(xiàng)基本原則之一，''領(lǐng)導(dǎo)作用”是管理體系是否能有效實(shí)施運(yùn)行的重要前提。高層管理層對(duì)質(zhì)量管理體系的態(tài)度，直接決定了質(zhì)量管理體系運(yùn)行發(fā)展的深度和持續(xù)性。一般來說,在體系建立之初，領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)比較重視，在人力、財(cái)務(wù)、內(nèi)部環(huán)境等方面都給予一定的支持。然而隨著管理體系的運(yùn)行，尤其當(dāng)一段時(shí)間并未出現(xiàn)明顯的績(jī)效提升等，或和生產(chǎn)等發(fā)生資源沖突時(shí)，管理層的天平就可能會(huì)傾斜。二、程序的合理性和可操作性不強(qiáng)質(zhì)量管理體系建立和貫標(biāo)初期，有些企業(yè)出于經(jīng)驗(yàn)欠缺，時(shí)間緊迫等原因，往往依賴咨詢公司培訓(xùn)老師提供的標(biāo)準(zhǔn)模版來編制本企業(yè)的手冊(cè)、程序、作業(yè)指導(dǎo)書等。正是這種情況造成

6、了程序文件與企業(yè)實(shí)際情況的脫節(jié)，程序無法用于實(shí)際工作，自然愿意用程序的人就少了，換言之，程序的可操作性就下降了。而通過認(rèn)證后，咨詢老師離開，企業(yè)恢復(fù)往常，沒有及時(shí)根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)狀、行業(yè)特點(diǎn)等更新文件程序，導(dǎo)致本來就有些脫節(jié)的程序離企業(yè)的實(shí)際運(yùn)行越來越遠(yuǎn)，最后甚至被束之高閣，只在認(rèn)證機(jī)構(gòu)監(jiān)督審核時(shí)，再臨時(shí)抱佛腳匆忙修改發(fā)布。既起不到改善管理的作用，也浪費(fèi)了資源。三、培訓(xùn)不夠深入通常企業(yè)會(huì)作為企業(yè)，對(duì)員工的培訓(xùn)也往往局限在對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)，不重視企業(yè)自身體系文件的培訓(xùn)；只重視集中統(tǒng)一培訓(xùn)，而忽視了分散多層次的培訓(xùn)；只關(guān)注管理體系形式的內(nèi)審，不重視管理體系績(jī)效和持續(xù)改進(jìn)。培訓(xùn)的深度和持續(xù)性欠佳，也更談不上

7、對(duì)不良工作習(xí)慣的改進(jìn)和質(zhì)量意識(shí)的培養(yǎng)。基于上述問題現(xiàn)狀和分析，為了質(zhì)量管理體系的有效切實(shí)運(yùn)行，針對(duì)目前質(zhì)量管理體系運(yùn)行中出現(xiàn)的問題，從根本上解決問題。嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量管理體系并持續(xù)良好地運(yùn)行，通過地標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)和理解，從企業(yè)內(nèi)部改進(jìn)管理，改善產(chǎn)品質(zhì)量，增強(qiáng)顧客滿意度，提高績(jī)效，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。具體可以從以下方面來解決或者緩解：一、樹立正確的認(rèn)識(shí)，得到企業(yè)管理層的普遍支持首先提高和改善領(lǐng)導(dǎo)者和管理層的認(rèn)識(shí)。要讓管理層意識(shí)到貫標(biāo)認(rèn)證的目的不僅僅是為了拿到證書,而是為了改善企業(yè)管理效率，提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，降低生產(chǎn)成本，對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)期持續(xù)發(fā)展起到重要的作用。管理體系作為一個(gè)長(zhǎng)效管理，其收益無

8、法立即用直觀的經(jīng)濟(jì)效益增加來衡量。但企業(yè)在切實(shí)運(yùn)行管理體系后可以給客戶帶來持續(xù)的滿意，樹立企業(yè)良好的品牌形象，同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部流程更加規(guī)范合理，大大降低了不必要的成本。因此這種收益是潛在的、持續(xù)的。同時(shí)，通過識(shí)別過程、整合過程和優(yōu)化過程來不斷完善體系，而不是脫離實(shí)際建立另外一個(gè)體系。文件化的體系應(yīng)當(dāng)和企業(yè)的發(fā)展歷史、企業(yè)文化、管理習(xí)慣項(xiàng)結(jié)合，經(jīng)過不斷磨合和修訂，真正成為企業(yè)日常工作的行為指導(dǎo)和工作，成為企業(yè)內(nèi)部管理不可或缺的有機(jī)組成部分。二、定期更新程序，程序與實(shí)際現(xiàn)狀匹配根據(jù)企業(yè)運(yùn)行的實(shí)際情況，及時(shí)更新修改發(fā)布程序，使程序與實(shí)際現(xiàn)狀相匹配，既有利于員工接受,也增加其可操作性，可以達(dá)到事半功倍的

9、作用。在制定程序的同時(shí)，注意各部門之間的關(guān)系，對(duì)體系管理工作明確分工，建立一個(gè)符合實(shí)際的體系，并按照實(shí)施。隨出現(xiàn)的問題，本著改進(jìn)的態(tài)度，進(jìn)行細(xì)致的縫隙、解決，盡可能減少相互推諉無人負(fù)責(zé)或多頭管理的現(xiàn)象。三、嚴(yán)格按程序執(zhí)行對(duì)于體系中已經(jīng)形成的程序，要嚴(yán)格按照程序執(zhí)行。堅(jiān)決杜絕說一套，做一套的現(xiàn)象。真正做至'要求要寫到程序里，寫下來的要做到，做到的要及時(shí)記錄下來”，為管理體系的運(yùn)行提供充分堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，改善質(zhì)量管理體系的內(nèi)部溝通，體現(xiàn)系統(tǒng)的可追溯性和有機(jī)活力，充分調(diào)動(dòng)員工的積極性和創(chuàng)造性，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理體系的正常健康運(yùn)轉(zhuǎn)。四、檢查和問題處理追蹤體系運(yùn)行是一個(gè)逐步完善的過程，員工對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的理解是一

10、個(gè)逐步熟悉和深化的過程。質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)要求的''過程監(jiān)視和測(cè)量"，就是要求企業(yè)定期對(duì)其管理體系的運(yùn)行情況進(jìn)行檢查和審核，發(fā)現(xiàn)可能存在的問題，及時(shí)改進(jìn)追蹤，直至問題解決，形成閉環(huán)。標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)監(jiān)督檢查的要求是至少一年，不同的企業(yè)可根據(jù)各自企業(yè)的特點(diǎn)，結(jié)合行業(yè)要求安排內(nèi)審和檢查，對(duì)產(chǎn)品策劃、產(chǎn)品策劃的實(shí)施、顧客滿意度等方面進(jìn)行。看工作的進(jìn)行是否符合標(biāo)準(zhǔn)和文件程序的要求，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題的處理情況，以及驗(yàn)證結(jié)果，讓PDCA成為員工的普遍工作習(xí)慣和意識(shí)，而不是標(biāo)準(zhǔn)中的原則方法，不斷提高和改進(jìn)現(xiàn)有工作五、定期培訓(xùn)、貫標(biāo)。定期培訓(xùn)是管理體系正常運(yùn)行的基礎(chǔ)。培訓(xùn)工作因貫穿體系運(yùn)行全過程，需要全員參與，并應(yīng)定期有針對(duì)性地對(duì)員工進(jìn)行貫標(biāo)宣講，讓體系運(yùn)行的理念深入人心，只有全體員工熟悉理解標(biāo)準(zhǔn)，才能主動(dòng)自覺地按標(biāo)準(zhǔn)及工作程序去執(zhí)行，建立的體系才能有效運(yùn)行，不斷完善，持續(xù)改進(jìn)。培訓(xùn)工作在體系的建立和日常的運(yùn)行中具有重要的作用。公司一定要充分重視培訓(xùn)工作在體系建立和運(yùn)行的各個(gè)階段都要做好培訓(xùn)計(jì)劃注意培訓(xùn)方法保證。培訓(xùn)是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期堅(jiān)持的工作，公司要建立起完善的培訓(xùn)機(jī)制，將培訓(xùn)納入到日常工作中去，提高各層次員工的工作技能和質(zhì)量意識(shí)以保證體系運(yùn)行的適宜性有效性和充