對(duì)工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)的理解

1、對(duì)工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)的理解 工程項(xiàng)目的管理，是一個(gè)復(fù)雜、艱難的系統(tǒng)工程，涉及進(jìn)度、質(zhì)量、投資、合同、人員、風(fēng)險(xiǎn)、圖紙文檔等多方面的工作，眾多的參與部門(mén)和單位如設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、設(shè)備、物資、運(yùn)營(yíng)等，使溝通和協(xié)調(diào)的工作困難，大量的信息需要有效的管理。尤其國(guó)內(nèi)普遍的“三邊”工程，加大了工程管理的難度。傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理方法，已經(jīng)顯得越來(lái)越吃力，急需查找新的方法和工具。 隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)作為一種新的工具，已經(jīng)對(duì)社會(huì)產(chǎn)生了巨大的影響。新的工具產(chǎn)生新的方法，計(jì)算機(jī)輔助工程項(xiàng)目管理已經(jīng)成為一種先進(jìn)、可行的新方法。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以大大提高信息溝通和數(shù)據(jù)采集的效率，可以把大量紛雜的信息進(jìn)行有序的組織

2、。新的工具也帶來(lái)了新的思想。建立在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)世界基礎(chǔ)上的過(guò)程重建、學(xué)習(xí)型組織、學(xué)問(wèn)管理等新思想紛紛被應(yīng)用到實(shí)踐中。 然而，對(duì)計(jì)算機(jī)的誤會(huì)，導(dǎo)致了在計(jì)算機(jī)管理方面付出了代價(jià)。計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的特點(diǎn)是“高投入、高風(fēng)險(xiǎn)、高效益”。由于信息技術(shù)的發(fā)展很快，每個(gè)大型企業(yè)，每年在信息系統(tǒng)建設(shè)上的投資都不小。信息系統(tǒng)建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)很大，無(wú)論在國(guó)外還是國(guó)內(nèi)，失敗率（沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)）都很高。咎其原因，當(dāng)代管理大師德魯克作了精辟的分析：“自從新的數(shù)據(jù)處理工具在30或40年前首次出現(xiàn)以來(lái)，企業(yè)人士就要么夸大要么低估組織中信息的重要性。我們也包括我本人夸大了信息的可能性，以為計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的“經(jīng)營(yíng)模式”可以決策，或許甚至可

3、以運(yùn)行企業(yè)的大部分工作。然而，我們也大大低估了新的工具；在這些工具中，我們看到經(jīng)理人員已經(jīng)使用管理企業(yè)的更好手段”。 在工程管理方面，也存在著同樣的誤區(qū)，因此，我們應(yīng)當(dāng)專(zhuān)心地分析工程管理和計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，不寄期望于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以代替我們大部分的管理工作，立足于新工具對(duì)我們工作的改進(jìn)，逐步使用戶接受和產(chǎn)生新的思想。 一、工程項(xiàng)目管理的難點(diǎn) 1.溝通：從一般意義上講，業(yè)主對(duì)工程項(xiàng)目最關(guān)心的是進(jìn)度、投資、質(zhì)量和合同，其實(shí)，最首要的是信息的溝通問(wèn)題。由于工程管理涉及的單位和部門(mén)眾多，傳統(tǒng)的方法如開(kāi)會(huì)、發(fā)文等方式，信息傳遞的效率很低，應(yīng)當(dāng)說(shuō)大部分的問(wèn)題，首先出在溝通方面。 2.數(shù)據(jù)：工程項(xiàng)目的有關(guān)進(jìn)度、投

4、資、質(zhì)量、合同等數(shù)據(jù)，量大而且不停地在變化，業(yè)主往往感覺(jué)難于把握，能夠隨時(shí)把握動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)并進(jìn)行匯總，更顯得非常困難。 3.文檔：工程的圖紙、文件、資料等文檔，量大而且一般以紙面的形式保存，查找和保存起來(lái)特別困難。往往隨著工程的進(jìn)展，許多珍貴的資料就不知丟到了哪里，后人要做大量的重復(fù)工作，資源的鋪張非常嚴(yán)重。 二、計(jì)算機(jī)管理的要求 1.電子化：計(jì)算機(jī)作為一種工具，首先要求人們的工作電子化。數(shù)據(jù)要存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，文檔要用Office等軟件書(shū)寫(xiě)，圖紙要用CAD等軟件繪制，紙面的東西要掃描成圖象文件等。只有進(jìn)行了電子化，計(jì)算機(jī)才可能幫助大家來(lái)進(jìn)行管理。 2.網(wǎng)絡(luò)化：只有在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境，計(jì)算機(jī)才能發(fā)揮無(wú)窮

5、的魅力。網(wǎng)絡(luò)下，用戶可以便利地溝通、共享數(shù)據(jù)和文檔等。沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)，往往就是信息孤島。當(dāng)今美國(guó)的經(jīng)濟(jì)奇跡，就主要得宜于Internet的出現(xiàn)。 3.業(yè)務(wù)化：計(jì)算機(jī)是個(gè)0和1的工具，能夠讓它發(fā)揮作用，必需和詳細(xì)的業(yè)務(wù)和管理相結(jié)合，不同的行業(yè)和領(lǐng)域，軟件就不同，起到的作用也不同，因此，管理系統(tǒng)都是非常專(zhuān)業(yè)的。同時(shí)，管理系統(tǒng)也和管理的模式緊密聯(lián)系在一起。 4.規(guī)范化：計(jì)算機(jī)要求業(yè)務(wù)管理必需是規(guī)范化的，包括輸入到計(jì)算機(jī)中的用語(yǔ)、業(yè)務(wù)管理的流程等，否則，計(jì)算機(jī)無(wú)法處理零亂的數(shù)據(jù)，零亂的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，只是垃圾數(shù)據(jù)，沒(méi)有任何的作用。 三、影響信息系統(tǒng)建設(shè)的因素 1.管理模式：國(guó)外通過(guò)多年對(duì)信息系統(tǒng)建設(shè)

6、成敗的研究發(fā)覺(jué)，管理模式是最主要的原因。工業(yè)時(shí)代建立的以專(zhuān)業(yè)分工為主的管理模式，在信息社會(huì)，變得反應(yīng)非常遲緩，弊端越來(lái)越明顯。項(xiàng)目的管理和企業(yè)的運(yùn)營(yíng)，需要設(shè)計(jì)、技術(shù)、施工、設(shè)備、物資、運(yùn)營(yíng)、財(cái)務(wù)、市場(chǎng)等部門(mén)的親密協(xié)作，然而由于部門(mén)的堡壘，往往使信息難于順暢流淌。在這樣的管理模式下，建立信息系統(tǒng)，成功的可能性很小。進(jìn)入90年月，國(guó)外的企業(yè)紛紛把管理模式從部門(mén)管理轉(zhuǎn)向過(guò)程管理。ISO9000、過(guò)程重建（BPR）、學(xué)問(wèn)管理（KM）等新的管理理念，在企業(yè)中大面積的應(yīng)用。國(guó)內(nèi)有一些高速發(fā)展的新型企業(yè)，也在積極實(shí)踐這些新的管理模式。過(guò)程管理模式，需要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，打破部門(mén)的界限，根據(jù)重新設(shè)計(jì)的工作流

7、程，建立企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化的工作模式。當(dāng)然，由于受?chē)?guó)情等多種因素的限制，國(guó)內(nèi)企業(yè)不可能完全照搬國(guó)外的模式，但假如要開(kāi)創(chuàng)新的管理模式，國(guó)外許多成功的經(jīng)驗(yàn)和觀念，是值得借鑒的。 2.人員素養(yǎng)：企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理是以人為本的，員工的觀念和素養(yǎng)，直接影響著管理模式的采用。信息系統(tǒng)更是如此，假如不經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期耐心的培訓(xùn)，員工的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平就很難提高，對(duì)許多新的觀念就不可能接受。許多系統(tǒng)，軟件開(kāi)發(fā)得很好，可就是用不起來(lái)，原因就是軟件開(kāi)發(fā)商和企業(yè)對(duì)這方面沒(méi)有充分熟悉。 3.企業(yè)文化：成功的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，經(jīng)過(guò)幾年的建設(shè)，往往變成了企業(yè)文化的重要組成部分。信息對(duì)于企業(yè)來(lái)講，只是基礎(chǔ)的原料，學(xué)問(wèn)才是企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)資本。一個(gè)企業(yè)，有沒(méi)

8、有對(duì)學(xué)問(wèn)的重視，也構(gòu)成了信息系統(tǒng)成敗的重要因素。學(xué)問(wèn)存在于專(zhuān)家的頭腦中，信息系統(tǒng)生存的基礎(chǔ)是學(xué)問(wèn)的共享和重復(fù)使用。舉個(gè)例子，在工程建設(shè)中，產(chǎn)生的大量有關(guān)設(shè)備的信息，在今后運(yùn)營(yíng)期設(shè)備維護(hù)過(guò)程中，有重要的重復(fù)使用價(jià)值。這些信息假如不被專(zhuān)家組織放到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，在運(yùn)營(yíng)維護(hù)時(shí)，又要投入資金去建設(shè)。企業(yè)中大量前人留下的珍貴經(jīng)驗(yàn)，或者堆在檔案室無(wú)法利用，或者隨著專(zhuān)家的離去而帶走。 4.對(duì)信息系統(tǒng)的熟悉：由于信息技術(shù)是非常專(zhuān)業(yè)的領(lǐng)域，發(fā)展又特別迅猛，新的概念和技術(shù)層出不窮，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和廣闊的用戶比較難于把握。用戶往往是站在自己部門(mén)工作的角度，提出模糊的需求。然而，由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是一個(gè)整體，各部門(mén)之間必定有大

9、量的信息需要交換和共享，因此，要依據(jù)業(yè)務(wù)的需求，提出整體的框架，在整體的框架下，解決用戶詳細(xì)的需求。假如不能達(dá)成對(duì)整體框架的共識(shí)，參與的部門(mén)存在許多不同的看法，系統(tǒng)就很難建設(shè)，工作很難推進(jìn)。NextPage 四、項(xiàng)目管理系統(tǒng)的地位 企業(yè)的信息系統(tǒng)，基本上都由以下四部分組成： 1.辦公信息系統(tǒng)：辦公信息系統(tǒng)主要用于提高日常辦公事務(wù)的效率，內(nèi)容包括領(lǐng)導(dǎo)信息查詢(xún)、公文管理、會(huì)議管理、公司公告板、電子郵件等。 2.企業(yè)資源系統(tǒng)：企業(yè)資源系統(tǒng)是以財(cái)務(wù)管理為核心，以市場(chǎng)為導(dǎo)向，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需的人、財(cái)、物等資源進(jìn)行管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。 3.過(guò)程掌握系統(tǒng)：過(guò)程掌握系統(tǒng)是項(xiàng)目投入運(yùn)營(yíng)后，需要建立的配套系統(tǒng)，其

10、中包括過(guò)程機(jī)掌握、集成制造等。 4.項(xiàng)目管理系統(tǒng)：項(xiàng)目管理系統(tǒng)是完成項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營(yíng)后的維護(hù)和技術(shù)改造等需要的管理系統(tǒng)。項(xiàng)目管理系統(tǒng)的特點(diǎn)是以特定的項(xiàng)目為目標(biāo)，與日常的辦公、管理和運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)有緊密的聯(lián)系。 以上四個(gè)系統(tǒng)是緊密聯(lián)系的，辦公信息系統(tǒng)供企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層決策使用的，其它系統(tǒng)的綜合信息，要通過(guò)辦公系統(tǒng)，供應(yīng)給企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)。各系統(tǒng)之間，必定有大量的數(shù)據(jù)需要交換和共享，因此，整個(gè)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)是完整和集成的。 項(xiàng)目管理系統(tǒng)是在項(xiàng)目建設(shè)期就要著手建設(shè)的，它是整個(gè)系統(tǒng)建設(shè)的起點(diǎn)和突破口。項(xiàng)目管理是一個(gè)全生命周期的過(guò)程，包括設(shè)計(jì)、施工、制造、安裝、調(diào)試、運(yùn)營(yíng)等過(guò)程，涉及辦公、合同、財(cái)務(wù)、設(shè)備、物資、計(jì)劃等環(huán)節(jié)，是

11、一個(gè)需要企業(yè)各部門(mén)親密協(xié)作的系統(tǒng)工程。項(xiàng)目管理系統(tǒng)不僅要解決工程建設(shè)的進(jìn)度、質(zhì)量、投資掌握，還要解決設(shè)計(jì)管理、設(shè)備管理、材料管理、圖紙文檔管理等工作，又要考慮和運(yùn)營(yíng)管理相銜接，是一個(gè)集成的系統(tǒng)，數(shù)據(jù)的交換需要聯(lián)動(dòng)性，比如，出現(xiàn)設(shè)計(jì)變更，就要在合同、工程、設(shè)備、材料、財(cái)務(wù)等子系統(tǒng)中自動(dòng)反映。 這個(gè)系統(tǒng)相對(duì)比較復(fù)雜，有一定難度，需要對(duì)項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)比較熟識(shí)、有項(xiàng)目管理系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的單位來(lái)幫助建設(shè)。這個(gè)系統(tǒng)假如建設(shè)好，整個(gè)企業(yè)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)就打好了，到運(yùn)營(yíng)期，大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)已經(jīng)具備，只要依據(jù)運(yùn)營(yíng)的特點(diǎn)，完善就可以了，這樣可以大大降低整個(gè)系統(tǒng)的投入，實(shí)現(xiàn)資源的共享。比如，設(shè)備管理系統(tǒng)，在建設(shè)期，設(shè)備清單

12、、零件清單、設(shè)備圖紙、設(shè)備技術(shù)參數(shù)、設(shè)備安裝精度表、設(shè)備價(jià)格、安裝預(yù)算等信息已經(jīng)產(chǎn)生，設(shè)備管理數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)信息具備了，今后主要依據(jù)點(diǎn)檢、定修、大修對(duì)設(shè)備最新?tīng)顟B(tài)進(jìn)行跟蹤、補(bǔ)充進(jìn)新的數(shù)據(jù)就行了。 五、項(xiàng)目管理系統(tǒng)的解決方案 1.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)（Network）：建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和配備服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)工作站等硬件環(huán)境，是項(xiàng)目管理系統(tǒng)必不可少的物質(zhì)條件。 2.信息溝通系統(tǒng)(Communication)：采用先進(jìn)的Intranet模式，建立信息溝通系統(tǒng)。為相關(guān)的部門(mén)和人員配備電子郵箱，利用電子公告板、會(huì)議管理系統(tǒng)等共享信息系統(tǒng)，供應(yīng)有效的信息溝通。制定標(biāo)準(zhǔn)的文件交換格式和數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)，便利地進(jìn)行數(shù)據(jù)和文件的交換。 3.電子文檔管理系統(tǒng)(bbbbbbbb)：圖紙、文件、資料等文檔，采用集中管理的方式，進(jìn)行有序地組織，實(shí)現(xiàn)充分的共享和重復(fù)使用。 4.項(xiàng)目數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)(Data)：對(duì)與項(xiàng)目有關(guān)的數(shù)據(jù)和與