銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度

1、銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部限制制度第一章總那么第一條為了增強(qiáng)公司對銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部限制,標(biāo)準(zhǔn)銷售行為,防范銷售過程中的過失和舞弊,根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和?企業(yè)內(nèi)部限制根本標(biāo)準(zhǔn)?,制定本制度.第二條本制度所稱銷售,主要是指公司銷售商品并取得貨款的行為.公司提供效勞并收取價款,可以參照本制度的規(guī)定執(zhí)行.第三條公司在銷售過程中,至少應(yīng)關(guān)注涉及銷售業(yè)務(wù)的以下風(fēng)險：1、銷售行為違反國家法律法規(guī),可能遭受外部處分、經(jīng)濟(jì)損失和信譽(yù)損失.2、銷售未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批,可能因重大過失、舞弊、欺詐而導(dǎo)致?lián)p失.3、銷售政策和信用政策治理不標(biāo)準(zhǔn)、不科學(xué),可能導(dǎo)致銷售不暢、庫存積壓、資產(chǎn)運(yùn)營效率低下、經(jīng)營難以為繼.4、合同協(xié)議簽

2、訂未經(jīng)正確授權(quán),可能導(dǎo)致資產(chǎn)損失、舞弊和法律訴訟.5、應(yīng)收賬款和應(yīng)收票據(jù)治理不善,賬齡分析不準(zhǔn)確,可能由于未能收回或未能及時收回欠款而導(dǎo)致收入流失和法律訴訟.第四條公司在建立與實施銷售內(nèi)部限制過程中,至少應(yīng)強(qiáng)化對以下關(guān)鍵方面或關(guān)鍵環(huán)節(jié)的限制：1、責(zé)任分工、權(quán)限范圍和審批程序應(yīng)明確標(biāo)準(zhǔn),機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備應(yīng)科學(xué)合理.2、銷售政策和信用治理應(yīng)科學(xué)合理,銷售與發(fā)貨限制流程應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)密.3、應(yīng)收賬款應(yīng)有效治理,及時催收；往來款項應(yīng)定期核對,如有過失,及時改正.4、銷售確實認(rèn)、計量和報告應(yīng)符合?企業(yè)會計準(zhǔn)那么?和?企業(yè)會計準(zhǔn)那么一一應(yīng)用指南?的規(guī)定.第二章責(zé)任分工與授權(quán)批準(zhǔn)第五條不相容崗位別離1、銷售部門

3、的銷售業(yè)務(wù)與發(fā)貨業(yè)務(wù)別離；2、銷售業(yè)務(wù)、發(fā)貨業(yè)務(wù)與會計業(yè)務(wù)別離；3、發(fā)運(yùn)員與倉庫保管員別離；4、銷售政策和信用政策的制定人員與執(zhí)行人員別離,信用治理崗位與銷售收款崗位分設(shè)；5、銷售業(yè)務(wù)人員與發(fā)票開具人員別離；6、公司不由同一部門或個人辦理銷售與收款業(yè)務(wù)的全過程.第六條業(yè)務(wù)歸口辦理1、銷售業(yè)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)處理訂單、簽定合同、執(zhí)行銷售政策和信用政策、催收貨款；2、發(fā)貨業(yè)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)審核發(fā)貨單據(jù)是否齊全并辦理發(fā)貨的具體事宜；3、財務(wù)部門主要負(fù)責(zé)銷售款項的結(jié)算和記錄、監(jiān)督治理貨款回收；4、銷售收據(jù)和發(fā)票由財務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)開具；5、嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的部門和人員經(jīng)辦銷售業(yè)務(wù).第七條崗位定期輪換辦理銷售業(yè)

4、務(wù)的人員定期進(jìn)行崗位輪換.第八條經(jīng)辦銷售業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)要求1、具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)；2、熟悉公司產(chǎn)品的生產(chǎn)工藝和流程；3、熟悉國家有關(guān)的法律法規(guī),國際慣例以及對外貿(mào)易知識；4、符合公司規(guī)定的崗位標(biāo)準(zhǔn)要求.第九條授權(quán)批準(zhǔn)1、授權(quán)方式(1)銷售業(yè)務(wù)除公司另有規(guī)定,需經(jīng)股東大會或董事會批準(zhǔn)的銷售事項外,由公司總經(jīng)理審批；(2)公司總經(jīng)理對各級人員的銷售業(yè)務(wù)授權(quán),以文件的方式明確2、審批權(quán)限工程審批人審批權(quán)限1、銷售政策、信用政策總經(jīng)理(1)制定和修訂；(2)以總經(jīng)理辦公會議形式審定；(3)以內(nèi)部文件等形式下發(fā)執(zhí)行.2、銷售費(fèi)用預(yù)算董事會(1)按?預(yù)算治理實施方法?規(guī)定審批.3、銷售價格目表和

5、折扣權(quán)限限制表總經(jīng)理或授權(quán)審批人(1)制定和修訂；(2)以經(jīng)理辦公會議形定審定；(3)以文件或其他方式下達(dá)執(zhí)行人員執(zhí)行.4、銷售價格確定和銷售合同簽訂總經(jīng)理授權(quán)審批(1)按公司授權(quán)審批.5、超過公司既定銷售和信用政策規(guī)定范圍的特殊事項總經(jīng)理(1)總經(jīng)理辦公會或其他方式集體決策.3、審批方式(1)銷售政策和信用政策、銷售價格目錄和折扣權(quán)限限制表等政策性事項,由總經(jīng)理召開總經(jīng)理辦公會議或授權(quán)總經(jīng)理決定,并以文件或其他形式下達(dá)執(zhí)行；(2)銷售業(yè)務(wù)的其他事項審批,在業(yè)務(wù)單或公司設(shè)定的審批單上簽批.4、批準(zhǔn)和越權(quán)批準(zhǔn)處理(1)審批人根據(jù)公司對銷售業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定,在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批,不得超越審批

6、權(quán)限；(2)經(jīng)辦人在責(zé)任范圍內(nèi),根據(jù)審批人的批準(zhǔn)意見辦理銷售業(yè)務(wù)；(3)對于審批人超越授權(quán)范圍審批的銷售業(yè)務(wù),經(jīng)辦人有權(quán)拒絕并應(yīng)當(dāng)拒絕,并及時向?qū)徟说纳弦患壥跈?quán)部門報告.第三章銷售和發(fā)貨限制第十條政策限制1、公司對銷售業(yè)務(wù)制定明確銷售目標(biāo),列入年度預(yù)算,確立銷售治理責(zé)任制；2、公司對銷售進(jìn)行定價限制,由公司制定產(chǎn)品銷售價目表,折扣政策、付款政策等并催促執(zhí)行人員嚴(yán)格執(zhí)行；3、公司對客戶進(jìn)行信用限制,在選擇客戶時,由銷售部門的信用管理人員對客戶進(jìn)行信用評價,充分了解和考慮客戶的信譽(yù)、財務(wù)狀況等情況,降低貨款壞賬風(fēng)險.第十一條客戶信用治理1、銷售部負(fù)責(zé)進(jìn)行客戶信用調(diào)查,填寫“客戶調(diào)查表,建立客戶信

7、用檔案；根據(jù)客戶信用,確定客戶信用額度、信用期限、折扣期限與現(xiàn)金折扣比率；2、銷售部門確定的客戶信用額度,必須經(jīng)公司授權(quán)審批人批準(zhǔn)前方可執(zhí)行；3、對客戶信用進(jìn)行動態(tài)治理,每年至少對其復(fù)查一次,出現(xiàn)大的變動,要及時進(jìn)行調(diào)整,調(diào)整結(jié)果經(jīng)公司授權(quán)審批人批準(zhǔn)；4、對于超過信用額度的發(fā)貨,必須按公司授權(quán)進(jìn)行審批.第十二條賒銷限制2、限制要求(1)銷售人員嚴(yán)格遵循規(guī)定的銷售政策和信用政策；(2)對符合賒銷條件的客戶,按公司授權(quán),經(jīng)審批人批準(zhǔn)方可辦理賒銷業(yè)務(wù)；(3)超過銷售政策和信用政策規(guī)定的賒銷業(yè)務(wù),按公司權(quán)限集體決策審批.銷售業(yè)務(wù)組內(nèi)勤組發(fā)運(yùn)組倉庫財務(wù)部門第十三條銷售和發(fā)貨業(yè)務(wù)流程iC簽約萬/一、審核!

8、廠填制發(fā)、1,匯總發(fā)1貨單和二:發(fā)票等登記臺賬Ji1ii!;1;i1i!1!;I;i3i!1!:!：Iiii!|k庫發(fā)貨JQ71ji1運(yùn)輸或代!it辦運(yùn)輸/Li、,l開具發(fā)票乃)111|J收款結(jié)算Jii|,III4I4第十四條接單和簽約限制1、接單和銷售談判1銷售業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)客戶訂貨的治理,收到每一份購貨訂單必須在“購貨訂貨登記薄上登記;(2)在銷售合同訂立前,由公司業(yè)務(wù)員就銷售價格,信用政策、發(fā)貨及收款方式等具體事項與客戶進(jìn)行談判；(3)重大合同的談判,談判人員至少有兩人以上；(4)銷售談判的全過程應(yīng)有完整的書面記錄.2、合同訂立(1)合同訂立前,信用額度由信用治理人員經(jīng)信用評估后確定；(2)

9、超過信用額度的合同,必須按公司授權(quán),事前進(jìn)行審批,未經(jīng)審批,合同不得簽訂；(3)合同簽訂按公司授權(quán),由經(jīng)授權(quán)的有關(guān)人員與客戶簽訂銷售合同,金額重大的銷售合同的訂立,應(yīng)當(dāng)征詢法律參謀或?qū)＜业囊庖姡?4)合同條款應(yīng)符合?中華人民共和國合同法?.3、合同審批(1)銷售部門內(nèi)勤人員應(yīng)當(dāng)對合同進(jìn)行審核,主要審核銷售價格,信用政策、發(fā)貨及收款方式等工程是否違反公司規(guī)定；(2)公司簽訂的銷售合同按公司授權(quán)進(jìn)行審批,合同未經(jīng)審批程序,不得將合同交予客戶.第十五條發(fā)貨限制1、發(fā)貨期確實定業(yè)務(wù)員在接受訂貨、簽訂合同時,根據(jù)產(chǎn)品庫存情況,和公司生產(chǎn)周期確定交貨期限：(1)全部有庫存的客戶訂貨,按客戶要求確定交貨期；

10、(2)庫存缺乏的訂貨,根據(jù)產(chǎn)品生產(chǎn)周期和生產(chǎn)水平與客戶協(xié)商確定交貨期.2、產(chǎn)品生產(chǎn)和開發(fā)(1)庫存缺乏的訂單,由銷售內(nèi)勤人員與生產(chǎn)部門協(xié)調(diào),發(fā)出生產(chǎn)任務(wù)單,由生產(chǎn)部門組織生產(chǎn)；(2)業(yè)務(wù)員在接到用戶提出的新產(chǎn)品開發(fā)意向后,要向用戶全面收集產(chǎn)品使用的條件及有關(guān)技術(shù)參數(shù),由業(yè)務(wù)員填寫“新產(chǎn)品開發(fā)建議書經(jīng)公司有關(guān)部門會簽后交技術(shù)中央或事業(yè)部組織開發(fā).3、發(fā)貨通知(1)發(fā)貨通知單由銷售部內(nèi)勤人員根據(jù)客戶訂單或合同填寫；(2)發(fā)貨通知單一式六聯(lián)；(3)發(fā)貨通知由發(fā)運(yùn)組負(fù)責(zé)辦理發(fā)貨和運(yùn)輸事宜.4、發(fā)貨限制(1)倉儲部門根據(jù)“發(fā)貨通知單組織備貨、發(fā)貨,倉儲部門發(fā)貨后,按實填寫實發(fā)數(shù),并蓋章注明“已發(fā)貨字樣,

11、以免重復(fù)發(fā)貨；(2)由專人不定期對出庫通知單與裝箱進(jìn)行核對檢查.5、發(fā)運(yùn)限制(1)發(fā)運(yùn)組對發(fā)貨通知單與發(fā)貨實物進(jìn)行核對相符；(2)發(fā)運(yùn)組根據(jù)合同要求組織運(yùn)輸或代辦運(yùn)輸；(3)發(fā)運(yùn)組必須要求承運(yùn)人在發(fā)貨通知單上簽名,并向承運(yùn)人取得相關(guān)運(yùn)輸憑證；并及時交內(nèi)勤人員送財務(wù)部門.第十六條銷售發(fā)票開具限制1、銷貨發(fā)票由財務(wù)部門指定的專人負(fù)責(zé)開具.2、開票人員必須以客戶的購貨合同和業(yè)務(wù)員開出的發(fā)貨通知單、運(yùn)單為依據(jù).3、開票人員按稅務(wù)部門的規(guī)定開具銷售發(fā)票.4、開具的發(fā)票必須從主管稅務(wù)部門購置或經(jīng)主管稅務(wù)部門批準(zhǔn)印制的稅務(wù)發(fā)票.5、財務(wù)部定期對銷售發(fā)票開具進(jìn)行檢查.第四章銷售貨款收取限制第十七條貨款催收和辦

12、理1、催收(1)貨款催收由銷售部門辦理,財務(wù)部門催促銷售部門加緊催收,并協(xié)助辦理；(2)對催收無效的逾期應(yīng)收賬款,由銷售部門會同財務(wù)部門申請,經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核,總經(jīng)理批準(zhǔn),通過法律程序予以解決.2、催收記錄(1)銷售部門在向客戶催收貨款時,應(yīng)做好催收記錄,并盡可能取得客戶的簽證；(2)公司銷售部門會同財務(wù)部門定期或不定期向客戶發(fā)出催收函,并將發(fā)函憑證保存,作為催收記錄的依據(jù).3、收款業(yè)務(wù)辦理(1)公司財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)?內(nèi)控6號一一資金?等規(guī)定,及時辦理銷售收款業(yè)務(wù)；2)財務(wù)部門應(yīng)將銷售收入及時入賬,不得賬外設(shè)賬,不得擅自坐支現(xiàn)金.銷售人員除事先經(jīng)財務(wù)部門授權(quán)外,應(yīng)當(dāng)預(yù)防接觸銷售現(xiàn)款.第十八條應(yīng)收

13、貨款治理1、應(yīng)收賬款臺賬(1)公司銷售部門內(nèi)勤組、業(yè)務(wù)員按責(zé)任范圍建立應(yīng)收賬款臺賬,及時登記每一客戶應(yīng)收賬款余額的增減變動情況和信用額度使用情況；(2)財務(wù)部門按客戶進(jìn)行應(yīng)收賬款核算,對長期往來客戶的應(yīng)收賬款,按客戶設(shè)立臺賬登記其余額的增減變動情況；(3)銷售部門內(nèi)勤人員、業(yè)務(wù)員定期與財務(wù)部門核對應(yīng)收賬款余額和發(fā)生額,發(fā)現(xiàn)不符,及時查明原因,并進(jìn)行處理；(4)銷售部門信用治理人員應(yīng)對長期往來客戶建立完善的客戶資料,并對客戶資料實行動態(tài)治理,及時更新.相關(guān)資料由內(nèi)勤人員,業(yè)務(wù)員和財務(wù)部門提供.2、與客戶核對應(yīng)收賬款(1)銷售部門業(yè)務(wù)員或內(nèi)勤人員每半年與客戶核對應(yīng)收貨款余額和發(fā)生額,發(fā)現(xiàn)不符,及時

14、查明原因,向財務(wù)部門報告,并進(jìn)行處理；(2)財務(wù)部門每年至少一次向客戶寄發(fā)對賬函,對金額重大的客戶,財務(wù)部門認(rèn)為必要時或銷售部門提出申請時派員與客戶對賬,發(fā)現(xiàn)不符,及時向上級報告,會同相關(guān)部門及時查明原因,并進(jìn)行處理.3、賬齡分析和壞賬處理(1)財務(wù)部門定期對應(yīng)收賬款齡進(jìn)行分析,編制賬齡分析表,對逾期賬款進(jìn)行提示,并建議相關(guān)部門采取加緊催收舉措或其他解決舉措；(2)對可能成為壞賬的應(yīng)收賬款,按?內(nèi)部19號一一資產(chǎn)減值準(zhǔn)備壞賬損失處理?的規(guī)定辦理；(3)公司財務(wù)部門對已核銷的壞賬,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行備查登記,做到賬銷案存,已注銷的壞賬又收回時,應(yīng)當(dāng)及時入賬,預(yù)防形成賬外款.4、應(yīng)收票據(jù)治理(1)公司應(yīng)收票

15、據(jù)的取得和貼現(xiàn)必須由保管票據(jù)以外的主管的書面批準(zhǔn)；(2)公司由出納保管應(yīng)收票據(jù),對于即將到期的應(yīng)收票據(jù),應(yīng)及時向付款人提示付款；已貼現(xiàn)票據(jù)應(yīng)在備查簿中登記,以便日后追蹤治理；(3)對逾期未能實現(xiàn)的應(yīng)收票據(jù),經(jīng)財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn),轉(zhuǎn)為應(yīng)收賬款,并通知相關(guān)責(zé)任人員及時催收.第五章銷售記錄限制第十九條銷售過程記錄公司在銷售與發(fā)貨各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄,填制相應(yīng)的憑證,對銷售過程進(jìn)行完整登記.第二十條銷售臺賬(1)銷售部門應(yīng)設(shè)置銷售臺賬,及時反映各種商品、勞務(wù)等銷售的開單、發(fā)貨、收款情況；(2)銷售臺賬應(yīng)當(dāng)記載有客戶訂單、銷售合同、客戶簽收回執(zhí)等相關(guān)購貨單據(jù)資料；(3)銷售部門的銷售臺賬定期與財務(wù)部門核對.第

16、二十一條銷售檔案治理銷售部門應(yīng)定期對銷售合同、銷售方案、銷售通知單、發(fā)貨憑證、運(yùn)貨憑證、銷售發(fā)票、客戶簽收回執(zhí)等文件和憑證進(jìn)行相互核對,并整理存檔.第六章銷售退貨第二十二條限制目標(biāo)1、預(yù)防銷售退貨業(yè)務(wù)中的過失和舞弊;2、減少退貨損失；3、標(biāo)準(zhǔn)銷售退貨業(yè)務(wù)行為第二十三條銷售退貨條件公司售出的產(chǎn)品出現(xiàn)以下情況應(yīng)該允許退貨：1、由于產(chǎn)品本身缺陷,如質(zhì)量問題、貯運(yùn)、損壞;2、產(chǎn)品品種、規(guī)格、型號與合同不符；3、經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)的其他原因.第二十四條銷售退貨程序第二十五條退貨審批內(nèi)控要求工程操作人內(nèi)控要求1、客戶退貨申請(通知)客戶(1)有明確理由,附有質(zhì)量不符或與合同不符的檢驗報告；(2)一般通知經(jīng)辦

17、業(yè)務(wù)員或銷售業(yè)務(wù)組.2、退貨申請審核銷售業(yè)務(wù)員(1)核實退貨原因；(2)填寫退貨申請并簽署建議；(3)提取退貨樣本或依據(jù)公司退貨政策或合同,通知客戶退貨.銷售內(nèi)勤(1)對退貨申請和客戶提供的退貨資料進(jìn)行審核,填寫退貨審批表,登記退貨申請臺賬；(2)屬質(zhì)里問題,通知質(zhì)檢人貝質(zhì)檢.3、質(zhì)檢質(zhì)檢員(1)及時對退貨樣本或從退貨產(chǎn)品中抽樣檢驗；(2)出具檢驗報告；(3)與相關(guān)部門分析,提出質(zhì)量改善舉措.4、審批授權(quán)審批人(1)按授權(quán)范圍審批；(2)及時審批,審批后及時送交銷售內(nèi)勤.5、退貨、換貨通知銷售內(nèi)勤(1)根據(jù)審批意見,及時通知銷售業(yè)務(wù)員轉(zhuǎn)告客戶退貨；(2)對客戶退貨后返貨(換貨)的,通知發(fā)運(yùn)組發(fā)

18、貨.銷售業(yè)務(wù)員(1)正式通知客戶退貨,并與客戶商定退貨補(bǔ)償方式：退款或換貨(注：銷售合同已明確的除外,并且一般銷售合同應(yīng)有退貨的處置條款)；(2)向客戶取得相關(guān)退貨憑證.第二十六條退貨、換貨處理(1)公司對退貨一般采用退貨返貨制即換貨制(合同明確應(yīng)退款的除外)；(2)授權(quán)審批人審批后,方可執(zhí)行退貨業(yè)務(wù)；(3)貨物退回公司或公司指定地點后,須經(jīng)質(zhì)檢人員檢驗和倉庫人員清點后,辦理入庫手續(xù).(4)需要辦理退款的退貨,財務(wù)部門應(yīng)對檢驗報告、退貨接收報告以及退貨方出具的退貨憑證等進(jìn)行審核后,方可以辦理退款手續(xù),支付退貨款須經(jīng)授權(quán)審批人審批.第七章監(jiān)督檢查第二十七條監(jiān)督檢查主體(1)公司監(jiān)事會.依據(jù)公司章程對公司銷售與收款治理進(jìn)行檢查監(jiān)督.(2)公司審計部門.依據(jù)公司授權(quán)和部門職能描述,對公司銷售管理進(jìn)行審計監(jiān)督(3)公司財