財(cái)務(wù)軟件存在的問(wèn)題與解決方案

1、 畢 業(yè) 設(shè) 計(jì) 作 品課題名稱：*有限公司財(cái)務(wù)軟件存在的問(wèn)題與解決方案類型： 產(chǎn)品設(shè)計(jì) 工藝設(shè)計(jì) 方案設(shè)計(jì) 目 錄一、*有限公司基本情況.1（一）*有限公司基本經(jīng)營(yíng)情況.1（二）用友軟件在東勢(shì)單超市的使用現(xiàn)狀.1二、*有限公司使用財(cái)務(wù)軟件存在的問(wèn)題. 2 （一） 數(shù)據(jù)備份功能不完善，保密功能差，存在安全隱患.2（二）財(cái)務(wù)軟件中會(huì)計(jì)報(bào)表自動(dòng)核算時(shí)存在錯(cuò)誤.2三、*有限公司財(cái)務(wù)軟件存在問(wèn)題的解決方案.3（一）加強(qiáng)軟件的保密性.3（二）利用Excel辦公軟件解決財(cái)務(wù)軟件會(huì)計(jì)報(bào)表模板公式錯(cuò)誤問(wèn)題.4(三)更換用友軟件u872.4參考資料.5 *有限公司財(cái)務(wù)軟件存在的問(wèn)題與解決方案近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)技

2、術(shù)的高速發(fā)展，會(huì)計(jì)信息化也得到了前所未有的進(jìn)步。會(huì)計(jì)電算化也實(shí)現(xiàn)了很大的一步跨越。財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用，極大地簡(jiǎn)化了企業(yè)大量繁瑣的核算工作，減少了企業(yè)的人工成本，加快了企業(yè)會(huì)計(jì)核算的速度。但由于各單位業(yè)務(wù)類型、規(guī)模大小、經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)、會(huì)計(jì)人員配置不同，就會(huì)出現(xiàn)報(bào)表模板核算不符合單位現(xiàn)狀、保密性差等問(wèn)題。*有限公司在使用用友軟件的過(guò)程中，同樣存在上述問(wèn)題。本方案深入分析了*有限公司用友財(cái)務(wù)軟件使用的情況，根據(jù)現(xiàn)狀提出解決性的方案設(shè)計(jì)，從而較好地解決用友軟件在使用過(guò)程中存在的問(wèn)題。一、*有限公司基本情況（一）*有限公司基本經(jīng)營(yíng)情況 *有限公司落座與有天然氧吧城之稱的桂東縣中心，是桂東最大的超市之一。經(jīng)營(yíng)

3、范圍包括商品零售，經(jīng)營(yíng)商品種類包括：食品、鮮肉、熟食、其他副食品、日用百貨、日用雜品、文教體育用品、珠寶、金、銀制品、化妝品、糕點(diǎn)加工、煙、酒、參茸補(bǔ)品、保健品、食鹽及農(nóng)副產(chǎn)品（含蔬菜、水果、水產(chǎn)品、肉禽、蛋等農(nóng)副產(chǎn)品的收購(gòu)）、無(wú)線電產(chǎn)品、圖書、期刊、國(guó)家正式出版的音像制品、鐘表等。公司員工300人。東勢(shì)單超市財(cái)務(wù)狀況良好，在財(cái)務(wù)方面有自己獨(dú)特的管理模式，設(shè)會(huì)計(jì)主管、會(huì)計(jì)、出納3人，工作責(zé)任明確，管理體系健全，運(yùn)用用友財(cái)務(wù)軟件u872版本為主進(jìn)行會(huì)計(jì)核算與管理。超市運(yùn)轉(zhuǎn)初期，財(cái)務(wù)人員是根據(jù)原始憑證填寫記賬憑證然后編制明細(xì)賬和科目匯總表最后登記總賬，期末根據(jù)總賬編制報(bào)表。由于商品品種繁多，交易數(shù)

4、量龐大且頻繁，現(xiàn)金流進(jìn)出龐大頻繁，業(yè)務(wù)量龐大，使會(huì)計(jì)人員的工作量巨大且易出現(xiàn)錯(cuò)誤，工作效率低下。所以超市從2005年企業(yè)開始使用用友財(cái)務(wù)軟件u872。之后，減少了會(huì)計(jì)人員的工作量，從而大大的提高了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)計(jì)算的準(zhǔn)確性與財(cái)務(wù)工作的工作效率。（二）用友軟件在東勢(shì)單超市的使用現(xiàn)狀 在2005年開始使用用友財(cái)務(wù)軟件u872后，大量的減少了財(cái)務(wù)人員的工作量，提高了會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性。例如在往來(lái)、工資結(jié)算、采購(gòu)、存貨等方面，會(huì)計(jì)人員只需要把往來(lái)的企業(yè)和真實(shí)情況輸入往來(lái)管理模塊，財(cái)務(wù)軟件自動(dòng)計(jì)算出往來(lái)款項(xiàng)并自動(dòng)生成記賬憑證；使用工資模塊和報(bào)表生成模塊，在結(jié)算員工工資時(shí)只需把員工每月的工資數(shù)及缺勤、請(qǐng)假天數(shù)等輸

5、入工資生成模塊鏈中，工資模塊就會(huì)自動(dòng)生成一張工資表，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)工資表自動(dòng)生成一張會(huì)計(jì)憑證。同時(shí)，報(bào)表工作也能自動(dòng)生成，報(bào)表模塊會(huì)根據(jù)月初（年初）余額輸入的數(shù)據(jù)和每天的會(huì)計(jì)憑證，在每個(gè)會(huì)計(jì)科目的月末（年末）自動(dòng)結(jié)算，生成一張完整的會(huì)計(jì)報(bào)表，最后再把會(huì)計(jì)報(bào)表輸出打印就可以了。二、*有限公司使用財(cái)務(wù)軟件存在的問(wèn)題（一） 數(shù)據(jù)備份功能不完善，保密功能差，存在安全隱患 *有限公司財(cái)務(wù)人員為了工作更加簡(jiǎn)便，系統(tǒng)的登錄密碼和操作員的密碼在財(cái)務(wù)工作人員之間是互相公開的，而且由于公司財(cái)務(wù)制度不夠完善，保密意識(shí)不強(qiáng)，財(cái)務(wù)主管也沒(méi)有盡到主管的職責(zé)，為了簡(jiǎn)便，把工作權(quán)限都下放給操作員。這就導(dǎo)致操作員在會(huì)計(jì)信息處理時(shí)權(quán)

6、限過(guò)大，相互之間又缺少監(jiān)督，這樣很容易造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)出錯(cuò)且無(wú)人察覺的情況，同樣也非常容易導(dǎo)致內(nèi)部財(cái)務(wù)人員相互隱瞞、互相勾結(jié)牟取公司利益，滋生出謊報(bào)、漏報(bào)等腐敗現(xiàn)象。另外財(cái)務(wù)軟件輸出的賬套和輸出的明細(xì)賬、利潤(rùn)表、資產(chǎn)負(fù)債表等報(bào)表數(shù)據(jù)是以數(shù)據(jù)文件的形式保存在電腦的硬盤上的，而且這些數(shù)據(jù)都是可讀取狀態(tài)，因此很容易被有心人拷貝、刪除、篡改，而不會(huì)留下任何的痕跡。會(huì)計(jì)人員在日常的工作中，由于對(duì)賬套的備份不夠重視，很多時(shí)候不能做到每天備份，這樣如果電腦一但出現(xiàn)病毒，木馬或電腦壞死等故障，就要面臨賬套丟失的風(fēng)險(xiǎn)；在之后的工作中，超市財(cái)務(wù)主管人員意識(shí)到這個(gè)問(wèn)題后，在電腦保存輸出的同時(shí)，要求每個(gè)會(huì)計(jì)人員準(zhǔn)備U盤另

7、外備份保存，這樣在一定程度上減少了丟失的風(fēng)險(xiǎn)，但由于一些不可避免的意外情況或人為丟失等造成數(shù)據(jù)丟失或U盤中毒導(dǎo)致數(shù)據(jù)被破壞、丟失，難以恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)資料和賬套，造成財(cái)務(wù)系統(tǒng)不能正常運(yùn)行，最終導(dǎo)致丟失的會(huì)計(jì)資料需要重做，浪費(fèi)大量時(shí)間。（二）財(cái)務(wù)軟件中會(huì)計(jì)報(bào)表自動(dòng)核算時(shí)存在錯(cuò)誤*有限公司由于在制作會(huì)計(jì)報(bào)表時(shí)是采用軟件本身的UFO報(bào)表模板，而報(bào)表模板中有一部分會(huì)計(jì)科目不適合公司本身的現(xiàn)狀。這時(shí)就需要會(huì)計(jì)人員手動(dòng)進(jìn)行修改，這樣不僅麻煩，還容易造成錯(cuò)誤。1. 資產(chǎn)負(fù)債表出現(xiàn)錯(cuò)誤（1）在UFO報(bào)表模板中，未分配利潤(rùn)賬戶公式錯(cuò)誤未分配利潤(rùn)期初余額的取數(shù)公式為：QC(“4104 “,月,年,)在年度終了進(jìn)行會(huì)

8、計(jì)核算時(shí)，“本年利潤(rùn)”的余額要轉(zhuǎn)入“利潤(rùn)分配-未分配利潤(rùn)”賬戶，“利潤(rùn)分配”中的各明細(xì)余額也要轉(zhuǎn)入“未分配利潤(rùn)”中，這樣在結(jié)轉(zhuǎn)后，“本年利潤(rùn)”的余額就為零，而“利潤(rùn)分配”其他各明細(xì)賬也為零，這時(shí)只有“未分配利潤(rùn)”賬戶中有余額。就公式本身來(lái)說(shuō)公式是正確的，但它沒(méi)有考慮到本年實(shí)現(xiàn)的利潤(rùn)，因此計(jì)算出來(lái)的數(shù)據(jù)是錯(cuò)誤的。（2） 在UFO報(bào)表模板中，存貨賬戶公式不適用于超市本身的現(xiàn)狀東勢(shì)單超市為零售企業(yè)，庫(kù)存品種繁多，因此賬戶也多，存貨項(xiàng)目公式設(shè)置不全面，所以有些項(xiàng)目可能沒(méi)有取數(shù)公式。 另外,相應(yīng)的不常發(fā)生的業(yè)務(wù)但在零售業(yè)中很常見的，公式里面也有可能沒(méi)有取數(shù)公式。例如 “受托代銷商品”、“商品進(jìn)銷差價(jià)”、

9、“受托代銷商品款”、“存貨跌價(jià)準(zhǔn)備”等會(huì)計(jì)科目。這些項(xiàng)目都不常見，因此可能不含有這個(gè)取數(shù)公式。2.利潤(rùn)表取值錯(cuò)誤在利潤(rùn)表“營(yíng)業(yè)收入”項(xiàng)目的核算中，“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”科目,借方登記實(shí)際發(fā)生銷售退回和銷售折讓時(shí)應(yīng)沖減的主營(yíng)業(yè)務(wù)收入和期末轉(zhuǎn)入“本年利潤(rùn)”的余額,結(jié)轉(zhuǎn)后余額為零，貸方登記實(shí)際發(fā)生的主營(yíng)業(yè)務(wù)收入;“營(yíng)業(yè)收入”科目在利潤(rùn)表模板中默認(rèn)的取數(shù)公式為:FS“(6001”,月“,貸”,年)+FS“(6051”,月“,貸”,年)。因此，當(dāng)東勢(shì)單超市本期發(fā)生銷售退回和銷售折讓時(shí)，此公式計(jì)算出來(lái)的數(shù)值是錯(cuò)誤的。而實(shí)際上，發(fā)生銷售退回和銷售折讓在超市中非常常見，因此利用利潤(rùn)表模板計(jì)算出來(lái)的數(shù)據(jù)在實(shí)際運(yùn)用中并

10、不適用。而直接在利潤(rùn)表模板上直接更改公式又很繁瑣而且容易出錯(cuò)。三、*有限公司財(cái)務(wù)軟件存在問(wèn)題的解決方案（1） 加強(qiáng)軟件的保密性在實(shí)際工作中，*有限公司可以采取多種加密方式來(lái)保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性和保密性。在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)不僅僅要輸入用戶口令,會(huì)計(jì)主管還可以增加用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段。也可以考慮在電腦硬件加密、軟件加密或在芯片上加密等方法，還可以使用云盤、網(wǎng)盤等軟件進(jìn)行備份，這就可以大大的減少數(shù)據(jù)的丟失。同時(shí)，隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái),還應(yīng)增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員網(wǎng)絡(luò)安全防范的能力和意識(shí)。網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息資源的共享,但同時(shí)也增加了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)丟失和資料泄露的風(fēng)險(xiǎn),這些風(fēng)險(xiǎn)主要來(lái)自病毒和網(wǎng)上黑客的攻擊等。而這些風(fēng)險(xiǎn)都是可以

11、有效規(guī)避和防范的，公司可以在電腦上安裝殺毒軟件和網(wǎng)絡(luò)防火墻等軟件，采用實(shí)名登陸方式來(lái)進(jìn)行身份認(rèn)證。（2） 利用Excel辦公軟件解決財(cái)務(wù)軟件會(huì)計(jì)報(bào)表模板公式錯(cuò)誤問(wèn)題可以充分利用辦公軟件，使財(cái)務(wù)軟件和辦公軟件相結(jié)合，更好更快速的完成會(huì)計(jì)工作。對(duì)于資產(chǎn)負(fù)債表模板與利潤(rùn)表模板中計(jì)算錯(cuò)誤，財(cái)務(wù)人員可以采用Excel2013版進(jìn)行資產(chǎn)負(fù)債表的編制。1. 資產(chǎn)負(fù)債表的編制資產(chǎn)負(fù)債表是反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況的報(bào)表,報(bào)表主要由“年初數(shù)”和“期末數(shù)”兩項(xiàng)和相關(guān)固定會(huì)計(jì)科目組成。“期末數(shù)”的填列方法一般情況由以下幾種方式取得:(1)根據(jù)總分類賬的借貸方余額直接填寫(2)根據(jù)期末核算后的總分類賬填寫(3)根據(jù)期末核算后的

12、明細(xì)賬的余額填寫(4)根據(jù)報(bào)表有關(guān)數(shù)字計(jì)算填寫依據(jù)期末用友財(cái)務(wù)軟件期末結(jié)轉(zhuǎn)后生成科目余額表、明細(xì)賬等工作表輸出轉(zhuǎn)換為Excel表格后，根據(jù)表格進(jìn)行資產(chǎn)負(fù)債表的編制。具體編制如下：利用用友財(cái)務(wù)軟件輸出的科目余額表（如圖一），在資產(chǎn)負(fù)債表中編輯各個(gè)會(huì)計(jì)科目的來(lái)源公式，例如：在資產(chǎn)負(fù)債表的C5單元格中輸入“=” 單擊“會(huì)計(jì)科目余額表”單擊“F4” 輸入“+”單擊“科目余額表” 單擊“F5”單擊確認(rèn)便完成這一科目的填列了圖一選擇D17 、D36 、D37、 H18 、H28 、H35 、H38單元格，輸入SUM函數(shù)，并在函數(shù)中輸入相同的范圍，顯示其計(jì)算結(jié)果。D17=SUM(D6：D16);D36=SU

13、M(D19:D35);D37=D17+D36;H18=SUM(H6：H16)H27=SUM(H20:H26);H28=H18+H27;H35=SUM(H30:H34);H38=H28=H35核對(duì)“資產(chǎn)負(fù)債表”的“資產(chǎn)總額”、“負(fù)債及所有者(股東)權(quán)益總計(jì)”數(shù)據(jù)是否一致將資產(chǎn)負(fù)債表年初余額按相同方法填列，一個(gè)完整的“資產(chǎn)負(fù)債表”便編制完成了，具體事例數(shù)據(jù)如圖二所示：圖二 2.利潤(rùn)表的編制利潤(rùn)表的編制一樣是在科目余額表的基礎(chǔ)上，利用科目余額表年度發(fā)生額填寫，基本步驟為：（1） 與資產(chǎn)負(fù)債表類似，在此不在贅述。（2） 選擇D15單元格，輸入“=D5-D6-D7-D8-D9-D10”（3） 選擇D19

14、單元格，輸入“=D15+D16-D17”（4） 選擇D21單元格，輸入“D19-D20”，這樣利潤(rùn)表本期金額的填制就完 成了（5） 利潤(rùn)表中的上期金額和上述方法相同，在此不在贅述。具體如圖三 圖三這樣根據(jù)用友財(cái)務(wù)軟件的報(bào)表數(shù)據(jù)在Excel中進(jìn)行利用編制會(huì)計(jì)報(bào)表，既操作簡(jiǎn)單又快捷。(三)更換用友軟件u872在公司條件允許的情況下，考慮安裝用友最新版本u8v10.1,該版本更加的完善和人性化，更加合適中小企業(yè)的現(xiàn)代化管理與運(yùn)營(yíng)，u8v10.1解決了舊版本中出現(xiàn)的備份問(wèn)題、保密性問(wèn)題、會(huì)計(jì)模板不符合公司現(xiàn)狀等情況。操作更加的簡(jiǎn)單快捷。參考資料1趙穎. 用友U8利潤(rùn)表模板之改進(jìn)J. 財(cái)會(huì)月刊, 2014(6):116-117.2周彥. 用友ERP-U872報(bào)表模板存在的問(wèn)題分析J.