采購管理培訓(xùn)課程

1、采購管理關(guān)于采購系統(tǒng)采購管理系統(tǒng)，是通過采購訂貨、倉庫收料、采購?fù)素?、購貨發(fā)票處理、供應(yīng)商管理、價(jià)格及供貨信息資料等功能綜合運(yùn)用的管理系統(tǒng)，對采購物流和資金流的全過程進(jìn)行有效的雙向控制和跟蹤，實(shí)現(xiàn)完善的企業(yè)物資供應(yīng)信息管理。 采購管理系統(tǒng)的主要特點(diǎn)包括： 靈活的業(yè)務(wù)流程處理 嚴(yán)密的業(yè)務(wù)控制 豐富的采購管理信息 良好的擴(kuò)展性靈活的業(yè)務(wù)流程處理采購管理系統(tǒng)采用靈活的設(shè)計(jì)理念，以滿足用戶豐富繁雜的業(yè)務(wù)需要。主要體現(xiàn)在：系統(tǒng)預(yù)置現(xiàn)購、賒購兩種采購處理流程，可以滿足企業(yè)中大多數(shù)采購業(yè)務(wù)的處理；提供靈活的業(yè)務(wù)流程管理，使業(yè)務(wù)處理流程靈活方便。 用戶可根據(jù)自己的實(shí)際需要，選用不同的單據(jù)流程；采購流程清晰，單

2、據(jù)可拆分，單據(jù)的業(yè)務(wù)處理、批處理、管理功能分別實(shí)現(xiàn)而又協(xié)調(diào)統(tǒng)一，可以方便靈活地處理業(yè)務(wù)；單據(jù)之間聯(lián)系緊密，設(shè)置了關(guān)聯(lián)、鉤稽等多種聯(lián)系，以滿足用戶不同的業(yè)務(wù)需要；嚴(yán)密的業(yè)務(wù)控制采購管理系統(tǒng)提供采購價(jià)格資料、供應(yīng)商供貨信息等多方面的內(nèi)部控制手段，從而保證小企業(yè)進(jìn)行規(guī)范化的運(yùn)作以及相關(guān)業(yè)務(wù)政策得到強(qiáng)而有力的執(zhí)行。對于采購價(jià)格，系統(tǒng)在物料屬性中提供物料基本采購價(jià)格，還通過采購價(jià)格資料提供復(fù)雜采購價(jià)格管理，可以滿足企業(yè)對采購價(jià)格靈活管理的需求，另外系統(tǒng)還提供最高限價(jià)控制等多種控制手段；系統(tǒng)通過采購價(jià)格資料提供物料與供應(yīng)商對應(yīng)代碼和名稱的設(shè)置，實(shí)現(xiàn)基本供貨信息管理，從而使得供應(yīng)商的管理更加科學(xué)合理。豐富的

3、采購管理信息一方面，采購系統(tǒng)在各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提供了相應(yīng)的輔助信息供具體的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行查詢，如在采購訂單上可以查詢即時(shí)庫存、可用庫存、采購價(jià)格、歷史采購價(jià)格等多種業(yè)務(wù)信息。這些業(yè)務(wù)信息既可以輔助操作人員進(jìn)行快速的錄入，也可以輔助業(yè)務(wù)人員準(zhǔn)確掌握的業(yè)務(wù)信息；另一方面，系統(tǒng)提供了豐富的管理報(bào)表。系統(tǒng)為各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)管理人員提供了相應(yīng)的明細(xì)報(bào)表、匯總報(bào)表以及業(yè)務(wù)跟蹤報(bào)表，業(yè)務(wù)管理人員可以通過報(bào)表查詢相應(yīng)的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況；另外，系統(tǒng)還提供多種分析報(bào)表，如采購價(jià)格分析等，主要輔助決策人員進(jìn)行決策。良好的擴(kuò)展性小企業(yè)在長期的發(fā)展中，都會(huì)形成自己特定的管理模式，而且不同行業(yè)的企業(yè)在管理上都會(huì)具有不同的行業(yè)特色

4、。這些個(gè)性化管理部分有一部分可以規(guī)范化從而使之符合標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)模板。還有一部分個(gè)性化管理往往是小企業(yè)競爭力形成的一個(gè)重要的方面，對于標(biāo)準(zhǔn)商業(yè)化軟件來說也需要做出考慮。采購管理系統(tǒng)考慮到小企業(yè)中個(gè)性化管理，提供了采購主數(shù)據(jù)（供應(yīng)商、物料等）的自定義、單據(jù)自定義、流程靈活應(yīng)用、套打自定義、靈活的系統(tǒng)參數(shù)配置等多種定制功能，從而可以讓企業(yè)在標(biāo)準(zhǔn)的流程基礎(chǔ)之上進(jìn)行定制，以滿足企業(yè)的個(gè)性化需求。采購與其他系統(tǒng)的接口與倉存系統(tǒng)的接口采購系統(tǒng)的采購入庫單是倉存系統(tǒng)中的一種重要庫存交易單據(jù)，它會(huì)更新相應(yīng)倉庫的即時(shí)庫存。與存貨核算系統(tǒng)的接口采購系統(tǒng)中的采購入庫單是進(jìn)行入庫核算的原始依據(jù)之一，入庫核算之后的

5、入庫成本將反填到采購入庫單的單價(jià)中，核算完成的采購入庫單將根據(jù)憑證模板生成相應(yīng)的憑證；采購系統(tǒng)的采購發(fā)票也將作為確認(rèn)采購結(jié)算的原始依據(jù)之一，可以按照憑證模板生成相應(yīng)的應(yīng)付或現(xiàn)購支付憑證。采購業(yè)務(wù)模式及應(yīng)用系統(tǒng)將采購管理分為現(xiàn)購、賒購業(yè)務(wù)類型。不同業(yè)務(wù)類型其業(yè)務(wù)的處理過程以及財(cái)務(wù)收支核算的過程有差異，所以對應(yīng)在系統(tǒng)中也會(huì)有不同的業(yè)務(wù)處理流程?，F(xiàn)購業(yè)務(wù)流程說明現(xiàn)購是指在采購時(shí)一手交錢、一手交貨的采購業(yè)務(wù)，這種業(yè)務(wù)適用于面向企業(yè)的現(xiàn)金交易采購業(yè)務(wù)，下面的內(nèi)容是介紹現(xiàn)購的業(yè)務(wù)操作步驟。序號處理說明責(zé)任部門責(zé)任人1業(yè)務(wù)人員依據(jù)采購價(jià)格，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。業(yè)務(wù)員可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行

6、訂單變更或手工關(guān)閉訂單。采購部采購業(yè)務(wù)人員2倉管人員收貨并直接填寫采購入庫單，倉管人員也可以依據(jù)采購訂單、采購發(fā)票生成采購入庫單。倉庫倉管人員3會(huì)計(jì)收到已經(jīng)審核的采購入庫單，按照采購入庫單開票和付款，現(xiàn)購的采購發(fā)票同采購入庫單確認(rèn)之后就表示付款完成。財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)4采購過程中發(fā)生的費(fèi)用，在制作采購發(fā)票時(shí)，可以選擇計(jì)入成本費(fèi)用或不計(jì)入成本費(fèi)用，計(jì)入成本費(fèi)用的最終入庫核算時(shí)作為入庫成本的一部分來算單位成本，運(yùn)費(fèi)中的稅金可以通過運(yùn)費(fèi)稅金列進(jìn)行單獨(dú)處理，入庫核算時(shí)作為稅金專項(xiàng)處理；不計(jì)入成本則不影響入庫單位成本，直接計(jì)入期間費(fèi)用。具體錄制方式可參照單據(jù)介紹 財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)5現(xiàn)購中的采購入庫單和采購發(fā)票必須進(jìn)行

7、鉤稽。鉤稽一方面用于核對入庫和開票一致性，即保證開了票的已經(jīng)入庫；另一方面能將入庫和對應(yīng)的發(fā)票（采購發(fā)票）進(jìn)行匹配，通過匹配從而在入庫單和發(fā)票之間建立一種關(guān)聯(lián)，然后依據(jù)這種關(guān)聯(lián)進(jìn)行費(fèi)用分配和入庫核算。財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)賒購業(yè)務(wù)流程說明賒購是一種最常見的采購業(yè)務(wù)，是購銷雙方利用商業(yè)信用進(jìn)行購銷交易的一種業(yè)務(wù)。在工商業(yè)企業(yè)中最常用的一種采購業(yè)務(wù)，下面介紹賒購的業(yè)務(wù)步驟。序號處理說明責(zé)任部門責(zé)任人1業(yè)務(wù)人員依據(jù)采購價(jià)格，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況；業(yè)務(wù)人員也可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行訂單變更或手工關(guān)閉訂單。采購部采購業(yè)務(wù)人員2倉管人員收貨完畢之后，倉管人員直接填寫采購入庫單；倉管人員還可以依據(jù)采購訂

8、單、采購發(fā)票直接下推制作采購入庫單。倉庫倉管人員3會(huì)計(jì)收到已經(jīng)確認(rèn)的采購入庫單，按照采購入庫單進(jìn)行開票確認(rèn)應(yīng)付款，之后再根據(jù)應(yīng)付情況進(jìn)行具體付款業(yè)務(wù)。財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)4采購過程中發(fā)生的費(fèi)用，在制作采購發(fā)票時(shí)，可以選擇計(jì)入成本費(fèi)用或不計(jì)入成本費(fèi)用，計(jì)入成本費(fèi)用的最終入庫核算時(shí)作為入庫成本的一部分來算單位成本，運(yùn)費(fèi)中的稅金可以通過運(yùn)費(fèi)稅金列進(jìn)行單獨(dú)處理，入庫核算時(shí)作為稅金專項(xiàng)處理；不計(jì)入成本則不影響入庫單位成本，直接計(jì)入期間費(fèi)用。財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)5賒購中的采購入庫單和采購發(fā)票必須進(jìn)行鉤稽。鉤稽一方面用于核對入庫和開票一致，即保證開了票的已經(jīng)入庫；另一方面能將入庫和對應(yīng)的發(fā)票（采購發(fā)票）進(jìn)行匹配，通過匹配從而在

9、入庫單和發(fā)票之間建立一種關(guān)聯(lián)，然后依據(jù)這種關(guān)聯(lián)進(jìn)行費(fèi)用分配和入庫核算。財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)退購業(yè)務(wù)流程說明企業(yè)會(huì)因?yàn)槲锪系馁|(zhì)量問題、交期、運(yùn)輸損壞、發(fā)運(yùn)錯(cuò)誤等原因，需要將物料直接退還跟供應(yīng)商，退貨一般包括退料申請、退料出庫和退票幾個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，下面說明退貨的流程。序號處理說明責(zé)任部門責(zé)任人1倉管人員可以依據(jù)采購訂單、原藍(lán)字采購入庫單、紅字采購發(fā)票關(guān)聯(lián)生成紅字采購入庫單，也可以直接編制紅字采購入庫單。倉庫倉管人員2如果原來采購過程中貨物已經(jīng)入庫并且開具了采購發(fā)票，則會(huì)計(jì)需要根據(jù)紅字采購入庫單開具紅字采購發(fā)票。紅字采購發(fā)票還可以依據(jù)采購訂單和原藍(lán)字采購發(fā)票生成。財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)3如果采購過程中貨物已經(jīng)入庫并且開具了

10、采購發(fā)票，則可以紅字采購入庫單、紅字采購發(fā)票進(jìn)行鉤稽核對，也可以藍(lán)字采購入庫單、藍(lán)字采購發(fā)票一起鉤稽；如果采購過程中貨物已經(jīng)入庫，并且根據(jù)藍(lán)字采購發(fā)票開具了紅字采購發(fā)票，則藍(lán)字采購入庫單、藍(lán)字采購發(fā)票、紅字采購發(fā)票進(jìn)行鉤稽核對。財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)4如果原來的采購過程中貨物已經(jīng)入庫但沒有開具采購發(fā)票，則會(huì)計(jì)需要將紅字采購入庫單和原來藍(lán)字采購入庫單進(jìn)行對等核銷。如果是部分退料，則需要先將藍(lán)字采購入庫單拆單，然后再進(jìn)行對等核銷。財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)5如果原來的采購過程中只開具了采購發(fā)票，但是貨物沒有入庫，則會(huì)計(jì)需要將紅字采購發(fā)票和原來的藍(lán)字采購發(fā)票進(jìn)行對等核銷。如果只是部分退料則需要將原來的藍(lán)字采購發(fā)票進(jìn)行拆單，然后

11、再將紅字采購發(fā)票和拆單后的藍(lán)字采購發(fā)票進(jìn)行對等核銷。財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)采購單據(jù)通用操作說明業(yè)務(wù)系統(tǒng)中包括很多單據(jù)，這些單據(jù)的許多信息是相同的，現(xiàn)將各個(gè)單據(jù)中通用的信息說明綜合起來，形成這個(gè)章節(jié)，一來可以幫助初次使用者快速綜合了解單據(jù)的各項(xiàng)基本編制原則以及操作說明，二來在對具體單據(jù)進(jìn)行說明時(shí)，可以著重強(qiáng)調(diào)各單據(jù)的關(guān)鍵性信息的說明，增強(qiáng)單據(jù)信息的可讀性。采購單據(jù)編制的通用說明單據(jù)日期的輸入新增單據(jù)時(shí)系統(tǒng)的默認(rèn)日期取當(dāng)前系統(tǒng)日期，如下圖所示。當(dāng)賬套期間與系統(tǒng)日期不一致時(shí)，會(huì)出現(xiàn)以下三種情況：1選擇此項(xiàng)，在新增單據(jù)時(shí)，單據(jù)日期取系統(tǒng)日期，如：當(dāng)系統(tǒng)日期為2007-03-06，而賬套業(yè)務(wù)期間是第二期，則新增單據(jù)

12、的單據(jù)日期顯示為2007-03-06。2 沒有選擇此選項(xiàng)時(shí)，當(dāng)系統(tǒng)日期大于賬套期間最后一天，則系統(tǒng)取賬套期間的最后一天，如：當(dāng)前系統(tǒng)日期為2007-03-06，而賬套業(yè)務(wù)期間是第二期，則新增單據(jù)的單據(jù)日期顯示為2007-02-28即賬套期間的最后一天。3 沒有選擇此選項(xiàng)時(shí)，當(dāng)系統(tǒng)日期小于賬套期間第一天，則不管選不選擇該選項(xiàng)，默認(rèn)日期為賬套期間的第一天，如：當(dāng)前系統(tǒng)日期為2007-03-06，而賬套期間為第四期，則新增單據(jù)的單據(jù)日期顯示為2004-04-01即賬套期間的第一天。注：當(dāng)系統(tǒng)日期與賬套的期間一致，如系統(tǒng)日期為2007-03-06，賬套期間也為2007年第三期，則無論選不選擇該選項(xiàng)，新

13、增單據(jù)時(shí)都取系統(tǒng)日期為單據(jù)日期。此外用戶也可對日期進(jìn)行修改。但不可以輸入已結(jié)賬期間的日期。單據(jù)編號的輸入每張單據(jù)都有獨(dú)立的編號，系統(tǒng)根據(jù)在基礎(chǔ)設(shè)置單據(jù)設(shè)置中的編碼規(guī)則自動(dòng)生成每張單據(jù)的編號，如果用戶選中“允許手工錄入”，那可以在制作單據(jù)時(shí)手工修改系統(tǒng)提供的單據(jù)編號，反之用戶不能修改單據(jù)編號。選擇供應(yīng)商或客戶在采購和銷售系統(tǒng)的各個(gè)業(yè)務(wù)單據(jù)中，均需要選擇供應(yīng)商或客戶單位名稱，可以通過點(diǎn)擊欄目右側(cè)的圖標(biāo)打開往來單位列表，通過列表分類查找；也可以輸入供應(yīng)商或客戶的部分代碼，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出浮動(dòng)窗口，窗口中顯示與代碼相近的所有供應(yīng)商或客戶名稱，即可進(jìn)行模糊查詢，更方便用戶使用。如果查找后確認(rèn)往來單位資料尚

14、未定義，可以直接在列表窗口中新增往來單位。選擇源單類型和選單號在采購系統(tǒng)中，采購入庫單和采購發(fā)票這兩張單據(jù)均有這兩項(xiàng)內(nèi)容，銷售系統(tǒng)中，銷售訂單、銷售出庫單和銷售發(fā)票這三張單據(jù)均有這兩項(xiàng)內(nèi)容，換句話說，只要是可以同其他單據(jù)建立關(guān)聯(lián)的單據(jù)，均有這兩項(xiàng)內(nèi)容。下面就這兩項(xiàng)內(nèi)容作詳細(xì)介紹。選擇“源單類型”同可關(guān)聯(lián)單據(jù)相關(guān)，比如采購發(fā)票可以同訂單或入庫單關(guān)聯(lián)，入庫單可以同訂單和采購發(fā)票關(guān)聯(lián)，銷售訂單可以同銷售報(bào)價(jià)單關(guān)聯(lián)，銷售出庫單可以同銷售訂單、銷售發(fā)票、產(chǎn)品入庫、外購入庫關(guān)聯(lián)，銷售發(fā)票可以同銷售訂單、銷售出庫關(guān)聯(lián)，也因此可關(guān)聯(lián)的單據(jù)都可以在源單類型中看到。在制作單據(jù)時(shí)，如果此單需要同其他單據(jù)建立關(guān)聯(lián)，那

15、就選擇源單類型，然后選擇選單號，系統(tǒng)會(huì)將所有符合源單類型的單據(jù)以列表窗口形式顯示，用戶可以快速查找相關(guān)聯(lián)的源單，建立兩單據(jù)之間的關(guān)聯(lián)，在選定一個(gè)單號后雙擊，系統(tǒng)會(huì)將選定的源單回填到單據(jù)制作窗口中，方便快速錄單，當(dāng)然，如果用戶想快速查找關(guān)聯(lián)源單，可以先選擇好供應(yīng)商，然后系統(tǒng)會(huì)過濾此供應(yīng)商的所有源單，進(jìn)一步縮小查找范圍，進(jìn)一步加快錄單速度。選擇物料在所有業(yè)務(wù)單據(jù)中，均需要輸入物料，可以選擇輸入物料代碼或物料名稱，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)已輸入的部分物料代碼或者物料名稱進(jìn)行過濾篩選，并以浮動(dòng)窗口形式顯示，同時(shí)顯示該物料的不同規(guī)格型號，方便用戶隨時(shí)查找和選擇。這種形式也叫做模糊查找。當(dāng)然可以通過F7打開物料窗口按列

16、表顯示，方便查找。選擇倉庫在各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的出入庫單據(jù)中，都必須輸入“倉庫”，為了更好的區(qū)分倉庫代表的業(yè)務(wù)類型，單據(jù)錄入界面中倉庫可能會(huì)冠以業(yè)務(wù)說明，比如發(fā)貨倉庫、收料倉庫、調(diào)出倉庫、調(diào)入倉庫、組裝件倉庫、子件倉庫等等。可通過F7打開倉庫窗口按列表顯示。列表中會(huì)依據(jù)單據(jù)支持的倉庫類型來顯示。輸入物料單位和輸入物料數(shù)量輸入物料單位和物料數(shù)量要一起說明，在輸入物料后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)填入基本物料單位和物料單位，基本物料單位和物料單位的關(guān)系下面說明，這里要說的是輸入物料數(shù)量時(shí)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)物料單位直接換算填寫基本單位數(shù)量，如果物料數(shù)量不是按照當(dāng)前顯示的物料單位作為單位統(tǒng)計(jì)的數(shù)量，那可以在錄單界面修改物料單位

17、，系統(tǒng)也會(huì)根據(jù)物料單位和數(shù)量自動(dòng)換算基本物料單位和數(shù)量的?；締挝幻Q、基本單位數(shù)量、單位和數(shù)量之間的關(guān)系關(guān)于這四項(xiàng)內(nèi)容的關(guān)系要從物料的基本資料介紹開始，在下圖中，選擇物料所屬的計(jì)量單位組，同時(shí)確定此物料的基本計(jì)量單位以及采購、銷售、倉庫的計(jì)量單位，在所有涉及到物料的單據(jù)體中，根據(jù)所屬系統(tǒng)確定以哪種計(jì)量單位作為數(shù)量輸入單位，舉例說明，假如采購系統(tǒng)的計(jì)量單位不是基本計(jì)量單位，那么在采購系統(tǒng)中的單據(jù)里輸入數(shù)量時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)輸入的數(shù)量換算成基本單位數(shù)量，并反映在基本單位數(shù)量列中。回到這四列的關(guān)系上進(jìn)行說明，所有單據(jù)的單據(jù)體中，都包含這四項(xiàng)內(nèi)容，其中，單位和數(shù)量是可以編輯和輸入的，單位默認(rèn)狀態(tài)下顯示的是

18、物料的所屬系統(tǒng)單位，但可以在錄單界面隨時(shí)修改此單位，數(shù)量在輸入后，會(huì)自動(dòng)根據(jù)單位和基本單位換算出基本單位數(shù)量，也就是說，基本單位名稱和基本單位數(shù)量這兩項(xiàng)內(nèi)容不能夠編輯和修改，內(nèi)容是根據(jù)單位和數(shù)量，以及計(jì)量單位組的換算關(guān)系而計(jì)算得出的。一旦發(fā)生業(yè)務(wù)，物料的基本計(jì)量單位不能修改，但物料的采購、銷售、倉庫的計(jì)量單位可隨時(shí)修改。幣別指訂單結(jié)算使用哪種貨幣。 系統(tǒng)默認(rèn)為本位幣，用戶可以修改。財(cái)務(wù)處理匯兌損益，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中主要處理外幣核算和結(jié)算，不提供通財(cái)務(wù)系統(tǒng)匯兌損益的結(jié)算；采購系統(tǒng)中訂單和發(fā)票可以處理外幣核算。銷售系統(tǒng)中，訂單、發(fā)票和報(bào)價(jià)單均可以處理外幣核算業(yè)務(wù)。匯率即當(dāng)前幣別的匯率，取自幣別基礎(chǔ)資料信

19、息，用戶可以根據(jù)實(shí)際情況改為業(yè)務(wù)發(fā)生日匯率。結(jié)算方式：即訂單結(jié)算采用何種處理方式，訂單的結(jié)算方式可以在被發(fā)票引用后直接填入，保持信息的連續(xù)跟進(jìn)。用戶可以（1）直接手工錄入結(jié)算方式代碼；（2）使用快捷鍵F7；（3）選擇查看查看查看編碼，系統(tǒng)將彈出“項(xiàng)目”查詢窗口，提供所有基礎(chǔ)資料中結(jié)算方式列示，用戶查詢后選擇所需要的結(jié)算方式信息。結(jié)算日期：指該筆業(yè)務(wù)結(jié)算時(shí)的日期，用戶手工錄入。摘要、備注、地址、開戶行等：指該筆業(yè)務(wù)的輔助性說明，用戶通過業(yè)務(wù)摘要庫維護(hù)摘要，備注、地址、開戶行等信息都是作為單據(jù)的輔助性說明，并可以直接在打印單據(jù)時(shí)選擇這些信息。主管、部門、保管、驗(yàn)收、業(yè)務(wù)員：是指提出該筆單據(jù)業(yè)務(wù)涉及

20、到的部門、主管、職員，用戶可以由三種方式選擇（1）直接手工輸入代碼；（2）使用快捷鍵F7；（3）選擇查看查看編碼，系統(tǒng)將彈出“核算項(xiàng)目相關(guān)信息”查詢窗口，用戶查詢后選擇所需要的信息，其中部門和業(yè)務(wù)員在基礎(chǔ)資料中可以關(guān)聯(lián)，在選擇部門后，系統(tǒng)自動(dòng)代入業(yè)務(wù)員。制單、審核、記賬、審核日期：這四項(xiàng)內(nèi)容是由系統(tǒng)根據(jù)當(dāng)前單據(jù)的編制人、審核人、記賬人和日期自動(dòng)填入的，主要作用是記錄單據(jù)的操作人和操作日期。變更、變更日期：當(dāng)在訂單中使用變更功能時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)當(dāng)前單據(jù)的變更人、和日期自動(dòng)填入的，主要作用是記錄單據(jù)的變更人和變更日期。采購單據(jù)操作的通用說明單據(jù)保存的最高限價(jià)預(yù)警說明。采購系統(tǒng)中的采購訂單、采購發(fā)票在保

21、存時(shí)會(huì)檢查一些內(nèi)容，比如所有必錄項(xiàng)是否都已經(jīng)填入內(nèi)容、采購最高限價(jià)預(yù)警等，在基礎(chǔ)設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)業(yè)務(wù)參數(shù)中，有一項(xiàng)“采購最高限價(jià)預(yù)警”，如果選擇此項(xiàng)，那單據(jù)中物料價(jià)格會(huì)參考供應(yīng)商供貨信息預(yù)設(shè)的采購最高價(jià)，如果超過此價(jià)，保存單據(jù)時(shí)會(huì)報(bào)警，反之則不予提示。想了解關(guān)于價(jià)格管理的詳細(xì)內(nèi)容，可參考采購價(jià)格管理章節(jié)。單據(jù)必錄項(xiàng)提示采購訂單中的信息很多，但在錄單時(shí)可以選擇性的輸入部分內(nèi)容，先說明哪些項(xiàng)目是必須填入的，簡稱必錄項(xiàng)；采購訂單的必錄項(xiàng)包括供應(yīng)商、日期、編號、采購方式、幣別、匯率、物料代碼、單位、數(shù)量、交貨日期；細(xì)心的你可能發(fā)現(xiàn)在訂單編輯界面中，上面所提的這些信息后面均有一項(xiàng)內(nèi)容(*)，這個(gè)標(biāo)志就代表此

22、項(xiàng)信息是必錄項(xiàng)，你可以不必記住訂單必錄項(xiàng)，通過這個(gè)標(biāo)示在保存前檢查是否有遺漏的未填寫信息即可。單據(jù)保存后新增單據(jù)保存還有個(gè)選項(xiàng)需要說明，點(diǎn)擊菜單查看選項(xiàng)保存后立即新增，選擇這項(xiàng)，那在訂單制作保存后，系統(tǒng)立刻進(jìn)入下一張訂單的編制界面，用戶可以直接錄單，這適用于連續(xù)錄單，；如果不選擇此項(xiàng)信息，那么用戶錄單保存后，系統(tǒng)停留在編制的訂單界面，用戶可在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步修改剛錄制的訂單，當(dāng)然，在點(diǎn)擊工具欄上的新增厚，同樣可以編制一張新訂單。這個(gè)功能在每個(gè)單據(jù)編輯界面都可以隨時(shí)改變，以適應(yīng)不同用戶的操作習(xí)慣和要求。小提示：部分用戶在第一次錄單時(shí)不清楚上面選項(xiàng)的作用，在保存單據(jù)后不知道到哪里可以查看到剛編制的單

23、據(jù)，這種情況可以通過打開單據(jù)序時(shí)簿查看，如果希望單據(jù)保存后依然可以方便的檢查和瀏覽，那可以不使用保存后新增這個(gè)選項(xiàng)。單據(jù)刪除點(diǎn)擊單據(jù)上工具欄的【刪除】，即可直接刪除未審核的單據(jù)。單據(jù)可查看的信息數(shù)據(jù)采購系統(tǒng)的單據(jù)錄入過程中，可能需要參考很多庫存信息和價(jià)格信息，因此在單據(jù)編制界面的菜單中提供相關(guān)信息的查找，用戶可以隨時(shí)查看供應(yīng)商或物料的基礎(chǔ)資料、物料的價(jià)格管理信息、當(dāng)前物料的庫存信息及歷史價(jià)格信息等，通過點(diǎn)擊菜單查看即可調(diào)出這些信息。需要詳細(xì)說明的是價(jià)格，單據(jù)可以查看采購價(jià)格資料中的物料價(jià)格，還可以查看物料的發(fā)票歷史價(jià)格，通過獲取采購價(jià)格這個(gè)功能，可以直接將采購價(jià)格資料中的物料價(jià)格直接填入單據(jù)明

24、細(xì)項(xiàng)中。復(fù)制單據(jù)及批量復(fù)制用戶日常工作中，錄入單據(jù)的工作量很大，系統(tǒng)提供復(fù)制單據(jù)和批量復(fù)制單據(jù)的功能，可以最大程度地減少錄入單據(jù)的工作量，這是為用戶貼心考慮的一個(gè)實(shí)用功能。下面說以下復(fù)制的具體實(shí)現(xiàn)方式。單據(jù)編輯界面和單據(jù)序時(shí)簿查詢界面有兩個(gè)復(fù)制單據(jù)的功能，在編輯界面的復(fù)制是一對一的復(fù)制，且復(fù)制后還要錄入和確認(rèn)其他無法復(fù)制的信息；在序時(shí)簿查詢界面是多對多的復(fù)制，復(fù)制后的單據(jù)即是一張已完整保存的單據(jù)，這就是在編制訂單時(shí)復(fù)制和序時(shí)簿里的批量復(fù)制的區(qū)別。下面說以下復(fù)制的具體規(guī)則：在單據(jù)序時(shí)簿上只提供整單復(fù)制的功能；單據(jù)復(fù)制時(shí)單據(jù)號自動(dòng)順序遞增，即不能復(fù)制原單的單據(jù)號；復(fù)制單據(jù)日期自動(dòng)默認(rèn)為當(dāng)前系統(tǒng)日期

25、； 復(fù)制時(shí)默認(rèn)為被復(fù)制的單據(jù)的必錄項(xiàng)是齊全的，不進(jìn)行必錄項(xiàng)的檢查； 所有的單據(jù)，無論被復(fù)制單據(jù)的狀態(tài)如何，都可以進(jìn)行單據(jù)復(fù)制，且復(fù)制后的單據(jù)都處于可編輯的狀態(tài)，且、等字段應(yīng)置為空值，源單據(jù)為作廢狀態(tài)的復(fù)制后的單據(jù)為正常單據(jù)；復(fù)制相當(dāng)于手工新增，如果被復(fù)制單據(jù)是關(guān)聯(lián)生成的，則不復(fù)制該單據(jù)的源單據(jù)號碼；在初始化設(shè)置中，不提供復(fù)制功能；一旦出現(xiàn)保存時(shí)條件不能滿足，不能保存時(shí)（例如不允許負(fù)庫存，卻出現(xiàn)了負(fù)庫存），系統(tǒng)中斷目前單據(jù)的處理，并由用戶選擇是否繼續(xù)進(jìn)行其他單據(jù)的復(fù)制處理。以下內(nèi)容是批量復(fù)制的操作說明：在序時(shí)簿界面中，用鼠標(biāo)選中一張任何狀態(tài)的單據(jù)或其某個(gè)條目、或者使用快捷鍵Shift選中多張單據(jù)

26、，使用復(fù)制選擇操作復(fù)制所選單據(jù)。在當(dāng)前采購訂單界面上，單擊【復(fù)制】或選擇操作復(fù)制所選單據(jù)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)按所選單據(jù)生成同樣數(shù)目的新單據(jù)，并給予復(fù)制提示信息表。小提示：復(fù)制單據(jù)，如果是源單的關(guān)聯(lián)信息，比如采購收貨單中的應(yīng)收數(shù)量，就不被復(fù)制到新的單據(jù)中，換句話說，復(fù)制后的采購收貨單中的應(yīng)收數(shù)量為0，不記錄原單據(jù)同其他單據(jù)的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)和信息。復(fù)制當(dāng)前分錄用戶日常工作中，同一張單據(jù)中，往往有很多行與行之間差別不大的數(shù)據(jù)，使用該功能可以最大程度地減少錄入單據(jù)的工作量，這是為用戶貼心考慮的一個(gè)實(shí)用功能。下面說一下復(fù)制當(dāng)前分錄的具體實(shí)現(xiàn)方式。只有在單據(jù)編輯界面才能使用此功能，使用該功能可以將選中行的數(shù)據(jù)復(fù)制到單據(jù)

27、末行，下面說一下復(fù)制當(dāng)前分錄的具體規(guī)則：該功能使用的前提條件是單據(jù)表體中光標(biāo)所在的行必須有數(shù)據(jù)。這里的數(shù)據(jù)是指：該行至少已錄入“物料代碼”。當(dāng)單據(jù)表體某一行有數(shù)據(jù)，光標(biāo)落在該行任意一個(gè)可編輯的列中，在操作選項(xiàng)中點(diǎn)擊“復(fù)制當(dāng)前行”功能，系統(tǒng)將自動(dòng)將光標(biāo)所在行的內(nèi)容，復(fù)制到當(dāng)前單據(jù)最后一行。各行的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)列不在復(fù)制的范圍內(nèi)。復(fù)制行的各列可以依據(jù)現(xiàn)有的各單據(jù)表體的設(shè)計(jì)規(guī)則，對于可編輯的列，可以手工修改單據(jù)在新增、保存時(shí)，該功能亮顯，可以使用。審核后，該功能灰選，不能使用。最后一行指：例如：現(xiàn)在表體已經(jīng)有3行數(shù)據(jù)，第二行為空白行，將光標(biāo)放在第一行的可編輯列里，使用該功能，復(fù)制的行處于第4行，而不是第2

28、行。批量填充用戶日常工作中，同一張單據(jù)中，往往有很多列的數(shù)據(jù)是相同的，例如倉庫、備注列。使用該功能可以最大程度地減少錄入單據(jù)的工作量，這也是為用戶貼心考慮的一個(gè)實(shí)用功能。下面說一下批量填充的具體實(shí)現(xiàn)方式。只有在單據(jù)編輯界面才能使用此功能，使用該功能可以將選中行的數(shù)據(jù)復(fù)制到單據(jù)末行，下面說一下復(fù)制當(dāng)前分錄的具體規(guī)則：當(dāng)單據(jù)表體某一行有數(shù)據(jù)，光標(biāo)落在該行任意一個(gè)可編輯的列中，點(diǎn)擊“批量填充”功能，系統(tǒng)將自動(dòng)將光標(biāo)所在列的內(nèi)容，填充到當(dāng)前單據(jù)該行下面所有有數(shù)據(jù)的行的相同列中。批量填充功能只能填充光標(biāo)所在行的下面行的相同列，對于其上面行相同列不起作用。單據(jù)表體中就會(huì)出現(xiàn)同一列中有些行能編輯，有些行不能

29、編輯，對于不能編輯的行，該功能不起作。復(fù)無論單據(jù)處于何種狀態(tài)，當(dāng)光標(biāo)落在“輔助屬性”列時(shí)，該功能灰選，不能使用。單據(jù)在新增、保存時(shí)，該功能亮顯，可以使用。審核后，該功能灰選，不能使用。說明：單據(jù)中，如果單據(jù)中的物料代碼列使用該功能，系統(tǒng)將自動(dòng)將光標(biāo)所在列的物料代碼，填充到當(dāng)前單據(jù)該行下面所有有數(shù)據(jù)的行的相同列中。相當(dāng)于手工錄入該物料。審核與反審核在KIS業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，提供單據(jù)審核和反審核功能。審核就是在當(dāng)前單據(jù)界面、新增并保存了一張單據(jù)后，（1）單擊工具條上的【審核】；（2）選擇查看審核；（3）直接使用快捷鍵F4，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)審核該張單據(jù)，并給予相應(yīng)提示信息；另外，對已審核的單據(jù)選擇查看反審核、或

30、者直接使用快捷鍵Shift+F4，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)反審核該單據(jù)，并給予相應(yīng)提示。另外在單據(jù)序時(shí)簿上，也可以進(jìn)行單據(jù)的審核、反審核操作。方法是：1）單擊工具條上的【審核】；（2）選擇查看審核；（3）直接使用快捷鍵F4；（4）在右鍵菜單中選擇審核來進(jìn)行審核。作廢和反作廢在KIS專業(yè)版中，提供單據(jù)的作廢和反作廢功能，單據(jù)在編制完成后，未審核的狀態(tài)下，單據(jù)可以執(zhí)行作廢操作，單據(jù)作廢后不參與報(bào)表的統(tǒng)計(jì)匯總。具體操作是新增并保存了一張單據(jù)后，打開單據(jù)序時(shí)簿，（1）單擊工具條上的【查看】【作廢】系統(tǒng)會(huì)作廢該張單據(jù)，并給予相應(yīng)提示信息；，對已作廢的單據(jù)選擇查看反審核，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)反作廢該單據(jù)，并給予相應(yīng)提示。需要說明

31、的是，作廢單據(jù)可以讓此單據(jù)在當(dāng)月期間報(bào)表匯總時(shí)不包括作廢單據(jù)，同時(shí)結(jié)賬時(shí)不檢查作廢單據(jù)是否審核。如果對已結(jié)賬期間的作廢單據(jù)進(jìn)行反作廢操作，需要首先更改單據(jù)日期，然后才可以審核和加以使用。前單后單查詢在KIS專業(yè)版中，提供單據(jù)的前單后單查詢功能。通過單據(jù)上方的工具欄上的“前單”、“后單”按鈕可對前后單據(jù)進(jìn)行快速查詢。用戶還可通過點(diǎn)擊“后單”旁的下拉箭頭，打開最近所訪問的單據(jù)。前單后單順序：a如果是通過打開單據(jù)進(jìn)入單據(jù)界面，則前單后單是針對此單據(jù)的錄入順序而言；b如果是通過序時(shí)薄進(jìn)入單據(jù)界面，則前單后單是針對當(dāng)前序時(shí)薄的單據(jù)順序而言；c如果是通過報(bào)表穿透查詢進(jìn)入單據(jù)界面，則前單和后單隱藏不顯示。前

32、單后單查看時(shí)，根據(jù)權(quán)限控制查看單據(jù)。即沒有權(quán)限查看的單據(jù)，通過前單后單查詢時(shí)不能查看。物料參考信息在單據(jù)表中包含物料字段的業(yè)務(wù)單據(jù)中，提供物料【參考】功能。點(diǎn)擊單據(jù)的工具欄上【參考】，即可在單據(jù)右側(cè)出現(xiàn)物料參考信息窗口，再次點(diǎn)擊【參考】，信息窗口即可隱藏。物料參考信息包含以下信息：基本信息：包含物料代碼、物料名稱、輔助屬性、批號、單位、倉庫、安全庫存信息庫存信息：包含即時(shí)庫存、安全庫存采購信息：包含最近價(jià)格、最低價(jià)格、最高價(jià)格、上期結(jié)存，均為不含稅價(jià)格銷售信息：包含最近價(jià)格、最低價(jià)格、最高價(jià)格，均為含稅價(jià)格圖片：物料圖片信息采購序時(shí)簿查詢操作說明單據(jù)狀態(tài)設(shè)定在進(jìn)入單據(jù)序時(shí)簿之前，首要步驟是進(jìn)行

33、所有已存在單據(jù)的篩選查詢工作。 這項(xiàng)工作非常重要，是進(jìn)行單據(jù)批量處理和管理控制的前提條件。 只有查詢確定的單據(jù)，下面的處理工作才會(huì)相對通暢和嚴(yán)謹(jǐn)。單擊采購入庫單序時(shí)簿，即進(jìn)入“過濾”界面，在這個(gè)界面中用戶可以設(shè)置單據(jù)的查詢條件、排序關(guān)鍵字、保存查詢方案、對已篩選的單據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)的重新提取，此外針對查詢結(jié)果，系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)對顯示表格的設(shè)置功能。對于一般查詢，系統(tǒng)提供比較簡單的查詢方式，即按單據(jù)的期間、審核與否等等單據(jù)狀態(tài)特征進(jìn)行單據(jù)的查詢的設(shè)置，即可按單據(jù)狀態(tài)查詢單據(jù)。在“條件查詢”界面的右下方，可以設(shè)置單據(jù)狀態(tài)，系統(tǒng)預(yù)先對每種狀態(tài)設(shè)置了默認(rèn)選擇，用戶也是通過選擇下拉列表框中的選項(xiàng)的方式來設(shè)置。采

34、購入庫單序時(shí)簿的狀態(tài)設(shè)置包括時(shí)間、審核標(biāo)志、作廢標(biāo)志、記賬標(biāo)志、紅藍(lán)字六種過濾條件。以上各種單據(jù)狀態(tài)查詢可以任意組合查詢，如可查詢當(dāng)日未審核單據(jù)、或本期已關(guān)閉單據(jù)等等。當(dāng)設(shè)置完單據(jù)狀態(tài)查詢條件后，用戶可勾選界面左下角的下次直接以該方案進(jìn)入序時(shí)簿，保存作為自己的過濾方案。則下次再次進(jìn)入該序時(shí)簿時(shí)，直接按照設(shè)定的過濾方案輸出結(jié)果，不再彈出過濾界面。單擊【確定】，便進(jìn)入了序時(shí)薄的主界面，系統(tǒng)把符合查詢條件的所有單據(jù)，顯示在當(dāng)前界面。如果客戶需要設(shè)置其他的過濾條件，可以執(zhí)行查看過濾數(shù)據(jù)功能調(diào)出“條件過濾”界面來重新定義過濾條件。核心采購業(yè)務(wù)三方關(guān)聯(lián)三方關(guān)聯(lián)是指企業(yè)核心業(yè)務(wù)單據(jù)訂單入庫單發(fā)票在執(zhí)行三方單

35、據(jù)關(guān)聯(lián)時(shí)的關(guān)聯(lián)取數(shù)規(guī)則，在實(shí)際業(yè)務(wù)應(yīng)用中指，通過這三張業(yè)務(wù)核心單據(jù)，系統(tǒng)會(huì)綜合入庫單的數(shù)量和訂單的價(jià)格完成發(fā)票的關(guān)聯(lián)取數(shù)。企業(yè)通過三方關(guān)聯(lián)，可以簡化單據(jù)操作，明晰單據(jù)流轉(zhuǎn)，并實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的標(biāo)準(zhǔn)化管理，從而為企業(yè)決策提供管理控制和數(shù)據(jù)支持。下面說一下具體的業(yè)務(wù)操作，采購系統(tǒng)中，采購訂單作為企業(yè)業(yè)務(wù)的采購起點(diǎn)，入庫單和發(fā)票可以通過訂單關(guān)聯(lián)生成，同時(shí)入庫單和發(fā)票可以互相關(guān)聯(lián)生成對方，也就是說，采購發(fā)票可以關(guān)聯(lián)采購訂單生成，同時(shí)如果這筆業(yè)務(wù)已經(jīng)入庫并開具采購入庫單，那采購發(fā)票也可以通過采購入庫單關(guān)聯(lián)生成，反之，如果采購入庫單在制作時(shí)，這筆業(yè)務(wù)已經(jīng)開具發(fā)票，那采購入庫單也可以通過引用訂單或者采購發(fā)票關(guān)聯(lián)

36、生成。三方關(guān)聯(lián)主要實(shí)現(xiàn)了三張業(yè)務(wù)核心單據(jù)的數(shù)據(jù)統(tǒng)一集中，通過發(fā)票可以匯總訂單和入庫單的關(guān)鍵性數(shù)據(jù)，從流程上可以實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。系統(tǒng)還提供各單據(jù)序時(shí)簿中上查下查功能，用以反映整筆業(yè)務(wù)的完整信息，業(yè)務(wù)報(bào)表中也可以反映業(yè)務(wù)單據(jù)的流轉(zhuǎn)和信息查詢；舉例說明采購訂單制單指南通過主界面采購管理采購訂單，打開采購訂單編輯界面，在這里主要用于制作新的采購訂單，如果要對單據(jù)進(jìn)行修改、審核、關(guān)閉或下查等操作，可通過訂單序時(shí)簿進(jìn)行操作，下一節(jié)會(huì)做具體講解，采購訂單上包含的業(yè)務(wù)和管理信息非常多，單據(jù)頭部分用來描述針對該業(yè)務(wù)處理過程共性的業(yè)務(wù)信息，如單據(jù)編碼、單據(jù)日期等；單據(jù)體部分用來描述不同物料的基本信息和單據(jù)信息，如每

37、條物料數(shù)量、每條物料價(jià)格等等。有關(guān)單據(jù)的基本操作方法請您查看編制單據(jù)的通用說明一節(jié)，此處不再贅述（下同）。需要特別說明的內(nèi)容如下： 單價(jià)代表不含稅單價(jià)， 訂單關(guān)聯(lián)到發(fā)票（即包括直接關(guān)聯(lián)和三方關(guān)聯(lián)），取訂單上的稅率，如果取不到訂單稅率，則根據(jù)系統(tǒng)選項(xiàng)“采購系統(tǒng)稅率取數(shù)來源”取相應(yīng)的稅率 如果先錄入金額，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)選項(xiàng)（菜單“查看”“選項(xiàng)”“調(diào)整金額后倒算單價(jià)”選項(xiàng)）決定是否倒算，如果倒算則按照實(shí)際含稅單價(jià)金額/(1折扣率)/數(shù)量進(jìn)行倒算； 實(shí)際含稅單價(jià)含稅單價(jià)（1折扣率），用戶不能修改 稅額=單價(jià)*折扣率*稅率稅額根據(jù)前面幾項(xiàng)內(nèi)容自動(dòng)計(jì)算，同時(shí)允許用戶修改，系統(tǒng)不會(huì)據(jù)此重新計(jì)算改變其他項(xiàng)的數(shù)據(jù)。

38、 金額=單價(jià)*數(shù)量*（1折扣率） 金額指當(dāng)前物料的不含稅實(shí)際金額，系統(tǒng)根據(jù)以下公式計(jì)算得出，用戶可以修改，金額數(shù)量含稅單價(jià)（1折扣率）/(1+稅率)； 價(jià)稅合計(jì)=金額+銷項(xiàng)稅額。也可手工錄入，并且可以通過稅率來計(jì)算出稅額和金額，同時(shí)計(jì)算出單價(jià)和含稅單價(jià)。 如果用戶在單據(jù)上選擇了，單價(jià)和稅額字段不會(huì)進(jìn)行重新計(jì)算。 交貨日期，在訂單的每條物料記錄中，都有一個(gè)交貨日期，這個(gè)日期系統(tǒng)默認(rèn)為空，且為必錄項(xiàng)。這個(gè)日期的作用是可以作為預(yù)計(jì)入庫日期的依據(jù)，通過序時(shí)簿中按此字段查找，可以過濾出當(dāng)前某期間內(nèi)待入庫的訂單列表。同時(shí)這個(gè)字段也是關(guān)系到采購訂單到期交貨預(yù)警的重要字段。這個(gè)字段需用戶手工輸入且必須要大于制

39、單日期，否則系統(tǒng)會(huì)提示。用戶也可雙擊進(jìn)入日歷界面選擇日期。交貨日期注意點(diǎn)：1.用戶保存訂單時(shí)此欄位為空則提示用戶必須輸入。2. 訂單在輸入第一行記錄的交貨日期后，再輸入第二行的交貨日期欄位時(shí)，光標(biāo)跳到此欄位自動(dòng)帶出第一行的記錄。用戶可進(jìn)行修改，第三行的交貨日期欄位自動(dòng)帶出第二行的記錄以此類推。3.按F6支持批量填充。交貨日期可以設(shè)置：在【選項(xiàng)】-【交貨日期設(shè)置】中可以進(jìn)行設(shè)置。提供兩個(gè)選項(xiàng)：1.手工錄入，系統(tǒng)默認(rèn)；2.單據(jù)日期+XX天，可由用戶根據(jù)自己的業(yè)務(wù)進(jìn)行設(shè)置。如設(shè)置好后，系統(tǒng)將按設(shè)置的時(shí)間，自動(dòng)攜帶出交貨日期時(shí)間。 入庫數(shù)量，在訂單的單據(jù)體中，這個(gè)數(shù)量是系統(tǒng)自動(dòng)生成的，不可修改，數(shù)量取

40、自引用此訂單的入庫單物料數(shù)量，也就是說，這個(gè)數(shù)量只跟引用此訂單生成的采購入庫單的物料數(shù)量有關(guān)。 開票數(shù)量，在訂單的單據(jù)體中，這個(gè)數(shù)量是系統(tǒng)自動(dòng)生成的，不可修改，數(shù)量取自引用此訂單的采購發(fā)票物料數(shù)量，也就是說，這個(gè)數(shù)量只跟引用此訂單生成的采購發(fā)票的物料數(shù)量有關(guān)。 采購建議號，在訂單的單據(jù)體中，這個(gè)字段是系統(tǒng)自動(dòng)生成的，不可修改。是通過采購計(jì)劃表下推生成采購訂單時(shí)，將采購計(jì)劃表中的采購建議號自動(dòng)攜帶到這個(gè)字段中。 訂單的單價(jià)權(quán)限，系統(tǒng)提供單價(jià)修改權(quán)限來滿足企業(yè)對單價(jià)的管理要求，如果用戶沒有單價(jià)的修改權(quán)限，系統(tǒng)會(huì)參照采購價(jià)格資料中的“單據(jù)關(guān)聯(lián)時(shí)采購價(jià)格的獲取”部分將價(jià)格攜帶到訂單中的單價(jià)、金額等字段

41、，這兩個(gè)字段用戶不能夠修改和錄入。 最近采購價(jià)格攜帶：在錄入采購訂單時(shí)可以自動(dòng)跳出對應(yīng)物料的對應(yīng)供應(yīng)商對應(yīng)單位的最近一次采購單價(jià)，并可以修改。在“采購訂單”界面選擇查看選項(xiàng)勾選采購訂單審核時(shí)更新基礎(chǔ)資料采購單價(jià)，則以后每次最新一張采購訂單被審核后其物料單價(jià)自動(dòng)反寫到基礎(chǔ)資料的采購價(jià)格中，不勾選則不做任何操作。 BOM，即BOM單關(guān)聯(lián)，通過清單選擇一個(gè)或多個(gè)組裝件物料，系統(tǒng)能自動(dòng)根據(jù)成品的數(shù)量計(jì)算出每種明細(xì)子件的所需數(shù)量，并自動(dòng)將子件清單和各子件數(shù)量自動(dòng)帶入表體，提高錄單效率。此外，這些數(shù)量和物料明細(xì)也可以手工干預(yù)！詳細(xì)介紹請見下節(jié)說明。采購訂單與BOM通過清單選擇一個(gè)或多個(gè)組裝件物料，系統(tǒng)能自

42、動(dòng)根據(jù)成品的數(shù)量計(jì)算出每種明細(xì)子件的所需數(shù)量，并自動(dòng)將子件清單和各子件數(shù)量自動(dòng)帶入表體，提高錄單效率。此外，這些數(shù)量和物料明細(xì)也可以手工干預(yù)！1）點(diǎn)擊工具欄BOM，出現(xiàn)如下圖所示的【BOM關(guān)聯(lián)生成】界面，點(diǎn)擊左下角【添加BOM】。2）進(jìn)入【核算項(xiàng)目物料】界面，如下圖所示。選擇組裝件并雙擊。3）返回【BOM關(guān)聯(lián)生成】界面，選中組裝件物料，如下圖所示。在數(shù)量欄中輸入需要采購的數(shù)量。點(diǎn)擊【生成】。4）返回采購訂單界面，組裝件的明細(xì)物料、單位及數(shù)量均已顯示在訂單中，如下圖所示采購訂單的關(guān)閉和反關(guān)閉訂單在業(yè)務(wù)全部完成后，也可以說是訂單在被后續(xù)單據(jù)完全引用關(guān)聯(lián)后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將此訂單置于執(zhí)行完畢狀態(tài)，是否完

43、全引用關(guān)聯(lián)的判斷依據(jù)是關(guān)聯(lián)數(shù)量大于或等于訂單數(shù)量，訂單在自動(dòng)關(guān)閉后不可以再作反關(guān)閉操作。訂單關(guān)閉的作用主要有以下三種，1、 在查詢訂單時(shí)，可以察看不同執(zhí)行狀態(tài)的單據(jù)，比如已關(guān)閉、未關(guān)閉，這樣可以直接把已經(jīng)完全執(zhí)行的訂單分類，在查找時(shí)更準(zhǔn)確的定位。2、 在制作發(fā)票或入庫單時(shí)，選擇源單為訂單時(shí)，系統(tǒng)會(huì)只把未關(guān)閉的訂單顯示出來，已關(guān)閉的訂單不會(huì)看到，這樣可以有效減低查找工作量，尤其在訂單數(shù)據(jù)量比較大的情況下，訂單關(guān)閉會(huì)大大提高關(guān)聯(lián)源單時(shí)的查找定位。3、 在結(jié)轉(zhuǎn)新賬套時(shí)，系統(tǒng)會(huì)把未關(guān)閉的單據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)到新賬套，已關(guān)閉的單據(jù)會(huì)保留在舊賬套中，不帶入新賬套。在了解訂單關(guān)閉的作用后，下面說一下手工關(guān)閉訂單的應(yīng)用情

44、況，假定由于某種原因，在收到訂單的部分物料的情況下，企業(yè)或供應(yīng)商一方想中止訂單的執(zhí)行，這時(shí)候可以使用手工關(guān)閉訂單實(shí)現(xiàn)操作。通過手工執(zhí)行訂單關(guān)閉，將單據(jù)轉(zhuǎn)為已執(zhí)行完畢狀態(tài)，也可以說，人為的將訂單作關(guān)閉處理，這種類型的訂單可以執(zhí)行反關(guān)閉操作，隨時(shí)修改成未關(guān)閉狀態(tài)。手工關(guān)閉訂單的操作方式是，在當(dāng)前單據(jù)界面審核單據(jù)，選擇查看關(guān)閉，或直接使用快捷鍵F6，系統(tǒng)會(huì)執(zhí)行關(guān)閉該張單據(jù)，操作并給予相應(yīng)提示信息。對于當(dāng)前已被手工關(guān)閉的單據(jù)，可以執(zhí)行反關(guān)閉，以使單據(jù)返回審核狀態(tài)。方法是選擇查看反關(guān)閉、或者直接使用快捷鍵Shift+F6，系統(tǒng)會(huì)執(zhí)行反關(guān)閉操作，并給予相應(yīng)提示信息。采購訂單批量關(guān)閉與反關(guān)閉批量關(guān)閉或反關(guān)閉

45、，主要適用于以下場景，比如在使用采購訂單一段時(shí)間后，訂單數(shù)量比較大，在引用訂單作為源單，做源單查找時(shí)，由于訂單太多，造成查找信息量過大，影響錄單，很多四五個(gè)月前的訂單，未完成后續(xù)完全引用，同時(shí)也不再繼續(xù)執(zhí)行，但依然顯示在源單查找的窗口中，這時(shí)，可以通過過濾條件，將5個(gè)月以前的所有未關(guān)閉的訂單篩選出來，通過批量關(guān)閉來結(jié)束這些訂單?？梢詧?zhí)行關(guān)閉操作的訂單必須已經(jīng)審核，操作如下：在序時(shí)簿界面中，用鼠標(biāo)選中一張單據(jù)或其某個(gè)條目、或者使用快捷鍵Shift選中多張單據(jù)，選擇操作關(guān)閉，系統(tǒng)會(huì)執(zhí)行關(guān)閉所選一張或多張單據(jù)，并逐條給予成功與否的提示信息。 對于當(dāng)前已被手工關(guān)閉的單據(jù)，可以執(zhí)行反關(guān)閉，以使單據(jù)返回審

46、核狀態(tài)。方法是選擇操作反關(guān)閉，系統(tǒng)會(huì)執(zhí)行反關(guān)閉操作，并逐條給予成功與否的提示信息。 采購訂單變更訂單變更功能，主要指已有關(guān)聯(lián)單據(jù)生成的訂單或已關(guān)閉的訂單，可以變更物料的數(shù)量，也可以追加新物料且不影響已經(jīng)執(zhí)行的流程，如訂單中物料未被任何單據(jù)關(guān)聯(lián)，變更時(shí)可以刪除該物料。 主要的應(yīng)用場景，由于業(yè)務(wù)不規(guī)范和為了將就客戶，導(dǎo)致的訂單變更需求在小企業(yè)中是比較常見的。而專業(yè)版9.1中的系統(tǒng)設(shè)置是，已有關(guān)聯(lián)單生成的訂單，必須將關(guān)聯(lián)單據(jù)刪除后，才能更改訂單，非常麻煩。“變更”按鈕在訂單新增、保存時(shí)不顯示，審核后顯示，沒有關(guān)聯(lián)單據(jù)且沒有關(guān)閉的，該按鈕灰選。有關(guān)聯(lián)單據(jù)的訂單或已關(guān)閉的訂單，該按鈕亮選，能夠使用變更功

47、能。當(dāng)訂單執(zhí)行變更功能時(shí)，訂單表體(僅指變更時(shí)訂單現(xiàn)有的數(shù)據(jù))的“數(shù)量”列，變成可修改狀態(tài)，其他表體單元格鎖定不能修改；表頭、表尾信息也不能修改。數(shù)量改動(dòng)后，系統(tǒng)要根據(jù)采購、銷售訂單表體各列現(xiàn)有的計(jì)算公式，重新計(jì)算各列的值。可以新增物料，新增物料的單元格按正常新增錄入方式錄入。變更完成后，點(diǎn)保存即可完成變更和審核功能；保存時(shí)系統(tǒng)要對變更后的數(shù)量與已執(zhí)行的數(shù)量進(jìn)行比對，變更后訂單數(shù)量小于等于執(zhí)行數(shù)量的，系統(tǒng)默認(rèn)該訂單關(guān)閉。變更后訂單數(shù)量大于執(zhí)行數(shù)量的，系統(tǒng)默認(rèn)該訂單沒有關(guān)閉。系統(tǒng)參數(shù)業(yè)務(wù)參數(shù)中有“只允許刪改本人錄入的單據(jù)”的選項(xiàng)，訂單變更功能應(yīng)該也要受控于此參數(shù)。變更功能實(shí)際上具有修改審核雙重功

48、能，因此，用戶在進(jìn)行數(shù)據(jù)授權(quán)時(shí)，某一用戶一旦被授予“變更”權(quán)限，那么系統(tǒng)將自動(dòng)授予其“修改”和”審核“權(quán)限。查詢采購訂單執(zhí)行情況當(dāng)訂單已經(jīng)執(zhí)行，可選擇關(guān)聯(lián)查詢訂單執(zhí)行情況查詢到該訂單的具體執(zhí)行情況。訂單的執(zhí)行單據(jù)為：采購入庫單中所有的源單單號為采購訂單的單據(jù)，以及與這些采購入庫單有關(guān)聯(lián)關(guān)系的紅字采購入庫單；例如：外購入庫單（紅字,單號001）關(guān)聯(lián)外購入庫單（A）生成時(shí)，如果外購入庫單(A)與采購訂單（B）有關(guān)聯(lián)關(guān)系，那么采購訂單（B）的執(zhí)行情況包含外購入庫單（紅字,單號001）。采購訂單序時(shí)簿采購訂單序時(shí)簿是以列表的形式顯示所有采購訂單的賬簿，單擊采購訂單序時(shí)簿，即進(jìn)入“過濾”界面，用戶可以按

49、照訂單中的信息進(jìn)行過濾，還可以加入單據(jù)的狀態(tài)特征進(jìn)行過濾，比如單據(jù)期間、單據(jù)審核與否、單據(jù)是否關(guān)閉等，用戶在了解過濾功能后，可以通過過濾選項(xiàng)的定義和搭配，快速找到需要的訂單類型，形成自己的查找習(xí)慣，并可勾選界面左下角的下次直接以該方案進(jìn)入序時(shí)簿，保存作為自己的過濾方案。則下次再次進(jìn)入該序時(shí)簿時(shí)，直接按照設(shè)定的過濾方案輸出結(jié)果，不再彈出過濾界面。在采購訂單序時(shí)簿中，可以對采購訂單作各種操作和跟蹤，比如單據(jù)的作廢、刪除、關(guān)閉等，也可以通過對訂單的下查，追蹤業(yè)務(wù)到采購入庫單和采購發(fā)票。訂單序時(shí)簿的作用，不僅僅在于把訂單以列表形式顯示，并過濾查找，還在于實(shí)現(xiàn)在訂單編輯界面中不能完成的的批量處理功能和管

50、理功能，比如批量復(fù)制、關(guān)閉。批量復(fù)制請參照單據(jù)操作的通用說明。采購入庫制單指南通過主界面采購管理采購入庫單，打開采購入庫單編輯界面，在這里主要用于制作新的采購入庫單，如果要對單據(jù)進(jìn)行修改、審核、關(guān)閉或下查等操作，可通過采購入庫單序時(shí)簿進(jìn)行操作，下一節(jié)會(huì)做具體講解，采購入庫單上包含的業(yè)務(wù)和管理信息非常多，單據(jù)頭部分用來描述針對該業(yè)務(wù)處理過程共性的業(yè)務(wù)信息，如單據(jù)編碼、單據(jù)日期等；單據(jù)體部分用來描述不同物料的基本信息和單據(jù)信息，如每條物料數(shù)量、每條物料價(jià)格等等。有關(guān)單據(jù)的基本操作方法請您查看編制單據(jù)的通用說明一節(jié)，此處不再贅述（下同）。需要特別說明的內(nèi)容如下： 收料倉庫：專業(yè)版單據(jù)均實(shí)現(xiàn)了表體倉庫

51、，收料倉庫能顯示和錄入所有倉庫（被禁用倉除外），但不能全部錄入虛倉，表體必須有一個(gè)倉庫為實(shí)倉。且收料倉庫為必錄項(xiàng)。錄入物料代碼后系統(tǒng)會(huì)根據(jù)規(guī)則取一個(gè)默認(rèn)倉庫，用戶也可以手工修改。 應(yīng)收數(shù)量：即當(dāng)前所關(guān)聯(lián)單據(jù)傳遞過來的、按所選單位計(jì)量的數(shù)量，用戶不能設(shè)置。 取得方法是：如果該張單據(jù)是通過關(guān)聯(lián)采購訂單生成的，則數(shù)量是自動(dòng)關(guān)聯(lián)訂單上相關(guān)物料數(shù)量扣除了其他的收料通知單、采購入庫單等單據(jù)的關(guān)聯(lián)數(shù)量之后的數(shù)量，用戶不能修改。如果紅字采購入庫單通過關(guān)聯(lián)藍(lán)字采購入庫單生成的，則數(shù)量是自動(dòng)關(guān)聯(lián)源單據(jù)上相關(guān)物料數(shù)量扣除之前紅字入庫單關(guān)聯(lián)數(shù)量之后的剩余數(shù)量，用戶不能修改。如果該張單據(jù)是手工、或關(guān)聯(lián)發(fā)票生成的，則該字

52、段為空白。 實(shí)收數(shù)量：即指實(shí)際收到的數(shù)量，如果該張單據(jù)是手工生成的，則該字段為空白，由用戶根據(jù)實(shí)際入庫數(shù)量錄入。如果該張單據(jù)是通過關(guān)聯(lián)采購訂單或藍(lán)字采購入庫單生成的，則數(shù)量與“應(yīng)收數(shù)量”一致，用戶根據(jù)實(shí)際入庫數(shù)量調(diào)整。如果該張單據(jù)是通過關(guān)聯(lián)發(fā)票生成的，則數(shù)量是自動(dòng)關(guān)聯(lián)源單據(jù)相關(guān)物料數(shù)量，用戶根據(jù)實(shí)際入庫數(shù)量調(diào)整。 開票數(shù)量：即為出庫單關(guān)聯(lián)生成發(fā)票的數(shù)量，采用常用計(jì)量單位和基本計(jì)量單位表示。 批號：對于批次管理的物料而言，出入庫單是批號管理的主要單據(jù)，在物料選用批次管理的核算方法后，在采購入庫單中可以輸入批號也可自動(dòng)生成批號，如果物料不是采用批次管理的核算方法，這個(gè)項(xiàng)目不能錄入。如果紅字采購入庫

53、單是通過關(guān)聯(lián)藍(lán)字采購入庫單生成的，則批號取自所選的源單據(jù)的批號信息，用戶可以修改。注：專業(yè)版對物料采用批號管理，也就是說允許同一物料兩次入庫采用同一批號，因此在采購入庫時(shí)，可以通過調(diào)用F7查看已有批號并選擇。 保質(zhì)期：即具體確定的保質(zhì)期限，系統(tǒng)將物料屬性中的保質(zhì)期自動(dòng)帶入，用戶也可以修改。 不進(jìn)行保質(zhì)期管理的物料該字段不能錄入。 有效期至：系統(tǒng)默認(rèn)按照“有效期至生產(chǎn)/采購日期保質(zhì)期”公式進(jìn)行計(jì)算；可以手工錄入，手工錄入時(shí)更改有效期至需要重算生產(chǎn)/采購日期，更改保質(zhì)期和生產(chǎn)/采購日期重算有效期至；關(guān)聯(lián)介紹單據(jù)的關(guān)聯(lián)生成：新增采購入庫單時(shí)，可以直接通過導(dǎo)航中點(diǎn)擊采購入庫單，選擇工具欄的【新增】打開

54、空白的采購入庫單編輯界面。系統(tǒng)還可以通過引用源單制作采購入庫單，有兩種引用形式：1、通過引用采購發(fā)票制作采購入庫單，2、通過引用采購訂單制作采購入庫單，在流程導(dǎo)航中所有單據(jù)新增，只能實(shí)現(xiàn)單據(jù)的上拉式關(guān)聯(lián)，即在目標(biāo)單據(jù)上，顯示選中選擇源單類型和選單號，供用戶選擇相關(guān)的源單據(jù)來生成該目標(biāo)單據(jù)。 通過引用生成的單據(jù)，都可以通過采購入庫單序時(shí)簿對單據(jù)的引用關(guān)系進(jìn)行查詢，具體可打開采購入庫單序時(shí)簿通過工具欄上的上查下查實(shí)現(xiàn)。采購入庫單關(guān)聯(lián)采購訂單生成，采購入庫單更新庫存后，會(huì)將入庫數(shù)量反寫回采購訂單的入庫數(shù)量；紅藍(lán)單介紹：如果要編制紅字采購入庫單，通過單擊工具欄上的【紅字】或選擇編輯紅字單據(jù)，此時(shí)單據(jù)體

55、中所有信息均以紅色顯示。藍(lán)字采購入庫單可以通過關(guān)聯(lián)采購訂單和采購發(fā)票生成，紅字采購入庫單可以通過關(guān)聯(lián)藍(lán)字采購入庫單、紅字采購發(fā)票生成，將相關(guān)單據(jù)作為源單據(jù)，根據(jù)用戶選擇的源單據(jù)自動(dòng)生成紅字采購入庫單， 其中能夠被引用的采購訂單、藍(lán)字采購入庫單、采購發(fā)票等必須是已審核、尚未關(guān)聯(lián)完畢的單據(jù)；其他操作與手工新增一致。紅字采購入庫單關(guān)聯(lián)原藍(lán)字入庫單生成：如果原采購入庫單上查存在關(guān)聯(lián)訂單，則在保存時(shí)反寫采購入庫單的選單數(shù)量，更新庫存時(shí)反寫訂單的入庫數(shù)量；如果原采購入庫單不關(guān)聯(lián)訂單，則在保存時(shí)反寫原采購入庫單的關(guān)聯(lián)數(shù)量。采購入庫單序時(shí)簿采購入庫單序時(shí)簿是以列表的形式顯示所有采購入庫單的賬簿，單擊采購入庫單

56、序時(shí)簿，即進(jìn)入“過濾”界面，用戶可以按照單據(jù)信息、單據(jù)期間、單據(jù)審核與否、單據(jù)是否關(guān)閉等過濾選項(xiàng)搭配定義，快速找到需要的入庫單類型，形成自己的查找習(xí)慣，并可勾選界面左下角的下次直接以該方案進(jìn)入序時(shí)簿，保存作為自己的過濾方案。則下次再次進(jìn)入該序時(shí)簿時(shí)，直接按照設(shè)定的過濾方案輸出結(jié)果，不再彈出過濾界面。關(guān)于過濾條件的介紹和過濾方案的使用技巧，可參照序時(shí)簿查詢操作說明。采購入庫單序時(shí)簿的作用，不僅僅在于把入庫單以列表形式顯示并過濾查找，還在于實(shí)現(xiàn)在入庫單編輯界面中不能完成的的批量處理功能和管理功能，比如批量復(fù)制、核銷等。批量復(fù)制請參照單據(jù)操作的通用說明。查詢鉤稽單據(jù)在采購入庫單和采購發(fā)票的單據(jù)序時(shí)簿界面提供了發(fā)票與采購入庫單之間的鉤稽關(guān)系查詢功能，使采購發(fā)票能關(guān)聯(lián)查詢相鉤稽的采購入庫單；同時(shí)采購入庫單也能顯示相鉤稽的采購發(fā)票。采購發(fā)票與采購入庫單、銷售發(fā)票與銷售出庫單之間的關(guān)系非常緊密，它們之間的鉤稽不僅是確定收入與成本的關(guān)系，更是業(yè)務(wù)流動(dòng)和資金流動(dòng)的連結(jié)紐帶；此外，還有發(fā)票與發(fā)票、出入庫單與出入庫單之間的對等核銷，也是鉤稽的一種。 所以詳細(xì)查詢鉤稽關(guān)系的功能是非常必要和及時(shí)的。該功能的實(shí)現(xiàn)很簡單，