檔案立卷歸檔制度管理辦法及9個(gè)制度

1、檔案立卷歸檔制度及9個(gè)制度夷陵區(qū)疾病預(yù)防控制中心檔案立卷歸檔制度1、立卷歸檔的范圍已在擬定的文件材料歸檔范圍中明確規(guī)定，檔案管理人員在立卷歸檔時(shí)應(yīng)積極收集歸檔。2、每年立卷歸檔的時(shí)間要求在次年第二季度中旬內(nèi)完成。3、立卷時(shí)，案卷質(zhì)量總體要求是：遵循文件、材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：（1）歸檔文件材料的種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件等，分別立在一起，不得分開；文電應(yīng)合一立卷。（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的

2、請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文本立卷，沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的計(jì)劃，放有針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)，放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議開幕年立卷；其它文件材料的立卷應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。即：批復(fù)在前，請(qǐng)求在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律和特點(diǎn)，按有關(guān)規(guī)定排列。 （5）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序裝盒，依次編寫頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝盒的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字每頁(yè)材料正面的右角上、背面的左上角填寫頁(yè)號(hào)；加蓋檔號(hào)章，并逐件編件號(hào)；圖表和聲像材料等也應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號(hào)

3、。 （6）永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式，逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒有題名的應(yīng)擬寫題名；有的雖有題名，但無(wú)實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的，亦應(yīng)重新擬寫；沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)目?jī)?nèi)容；會(huì)議記錄應(yīng)每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；填寫的字跡要工整；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)放在首頁(yè)。 （7）、聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)中心內(nèi)容和責(zé)任者。 （8）有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可以說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、姓名和時(shí)間填上，以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。 （9）案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)規(guī)定填寫清楚，案卷題名要簡(jiǎn)明、確切地反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)

4、容，一般包括責(zé)任者、內(nèi)容和名稱等。體式一致，文字簡(jiǎn)練，使用簡(jiǎn)稱應(yīng)通俗易懂，打印機(jī)打印，并用鋼筆或毛筆書寫，字跡工整、清晰。 （10）歸檔手續(xù)：移交（接交）檔案時(shí)，要認(rèn)真履行交接手續(xù)，填寫“檔案移交（接交）登記薄”，清點(diǎn)無(wú)誤，雙方簽字，以示負(fù)責(zé)。夷陵區(qū)疾病預(yù)防控制中心檔案移交及銷毀制度 1、各科室職能部門移交檔案和有關(guān)兼職檔案人員變動(dòng)時(shí)，必須辦理移交手續(xù)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)交并簽字后可生效。交接憑證在針對(duì)年里歸檔。2、檔案工作人員每季度要對(duì)庫(kù)房，中心檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組每年對(duì)檔案鑒定一次，對(duì)保管期已滿和永久保管的檔案，通過(guò)認(rèn)真鑒定，作出銷毀或向區(qū)檔案館移交的決定。 3、銷毀檔案前檔案工作人員必須出具書面報(bào)

5、告，經(jīng)中心檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組辦公會(huì)議決定、報(bào)區(qū)檔案及保密部門備案，并認(rèn)真填寫銷毀清冊(cè)，說(shuō)明檔案所屬年代，保管期限，銷毀數(shù)量、詳細(xì)內(nèi)容、鑒定情況及銷毀理由。4、銷毀檔案時(shí)，必須有兩人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字，待應(yīng)銷毀的檔案全部燒盡后，方可返回。夷陵區(qū)疾病預(yù)防控制中心檔案統(tǒng)計(jì)工作制度1、綜合檔案室應(yīng)對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、使用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按要求填報(bào)檔案部門印發(fā)的各種檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2、統(tǒng)計(jì)工作要及時(shí)，統(tǒng)計(jì)數(shù)字要力求準(zhǔn)確，保持延續(xù)性，做到室藏清楚，賬目與實(shí)物相符，以提高檔案科學(xué)管理水平。3、本室應(yīng)建立以下幾種統(tǒng)計(jì)： （一）檔案收進(jìn)、移出登記簿，記載保管檔案的總數(shù)和變化情況。 （二）檔案

6、工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表，對(duì)本機(jī)關(guān)每年檔案工作的基本情況進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì)。 （三）檔案借閱登記薄。統(tǒng)計(jì)本室檔案利用的人次、卷數(shù)情況。（四）檔案利用效果登記薄。收集反饋信息，積累利用工作經(jīng)驗(yàn)。 （五）庫(kù)內(nèi)外溫濕度記錄簿。記錄檔案庫(kù)房溫濕度變化及其調(diào)節(jié)、控制情況。夷陵區(qū)疾病預(yù)防控制中心會(huì)計(jì)檔案管理制度為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理利用，根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒發(fā)的會(huì)計(jì)檔案管理辦法，結(jié)合本中心實(shí)際，特制定本制度： 1、本中心每年形成的會(huì)計(jì)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，都應(yīng)由本中心財(cái)務(wù)科按歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由財(cái)務(wù)科保管一年，期滿后，編造清冊(cè)全部移交本中心

7、檔案室保管。 2、檔案室接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原卷、冊(cè)的封裝，個(gè)別需拆裝重新整理的，應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)科經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清職責(zé)。 3、嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度，嚴(yán)防損毀，不得失密和泄密。 4、調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，要嚴(yán)格辦理手續(xù)。 （一）本中心人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，要經(jīng)財(cái)務(wù)科長(zhǎng)批準(zhǔn)，并在“會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿 ”上登記簽字。 （二）外單位人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，必須持有單位介紹信及本人身份證，經(jīng)財(cái)務(wù)科長(zhǎng)或主管財(cái)務(wù)的主任批準(zhǔn)。調(diào)閱前，應(yīng)詳細(xì)登記所調(diào)閱檔案的名稱、調(diào)閱時(shí)間、調(diào)閱人員單位、姓名、調(diào)閱目的。 （三）會(huì)計(jì)檔案原則上不得借出，如遇特殊情況，需報(bào)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)，但不得抓散原卷冊(cè)，并限期歸還。 （四）

8、對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，由檔案室提出銷毀意見，本中心檔案鑒定黨小組鑒定，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)后，方可銷毀，監(jiān)銷人員須在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章。夷陵區(qū)疾病預(yù)防控制中心檔案保管制度 為維護(hù)檔案的完整與安全,方便檔案的利用,制訂本制度。 1、為維護(hù)檔案的完整與安全，本著“預(yù)防為主、防治結(jié)合”的原則，綜合檔案室根據(jù)庫(kù)房條件配備必要的防護(hù)設(shè)備，如溫濕度計(jì)、滅火器、排氣扇等和（或）去濕機(jī)、吸塵器及空調(diào)等，以落實(shí)防火、防盜、防潮、防塵、防光、防鼠、防蟲、防高溫、防腐蝕等9個(gè)防護(hù)措施，同時(shí)加強(qiáng)綜合治理，以確保檔案安全存放。2、對(duì)聲像檔案的保管，應(yīng)按新聞單位報(bào)道檔案管理暫行辦法中的有關(guān)條例執(zhí)行。 3、檔案保管人員要經(jīng)

9、常打掃衛(wèi)生，每季度清理一次檔案，做到及時(shí)去蟲、去塵的目的。4、中心領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期組織人員對(duì)檔案保管的狀況進(jìn)行全面檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，以保護(hù)檔案的安全。5、檔案保管應(yīng)納入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)同步以展，以提高科學(xué)管理水平和服務(wù)效率。1、積極改善庫(kù)房條件，完善檔案保管措施，以延長(zhǎng)檔案壽命。檔案工作人員努力做好檔案的安全保管工作，最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命，確保檔案的有效利用。2、檔案工作人員在進(jìn)行檔案材料的歸檔交接時(shí)，必須認(rèn)真清點(diǎn)案卷數(shù)目，檢查案卷質(zhì)量。要填寫檔案移交（接收）登記表一式二份，雙方簽字、蓋章，各執(zhí)一份，以備查用。對(duì)不符合案卷質(zhì)量要求的檔案，必須在重新整理后，方能入庫(kù)。3、庫(kù)房檔案柜的

10、排列要整齊，接收進(jìn)庫(kù)的檔案要及時(shí)編目整理、上架入柜。全宗內(nèi)的案卷要按類有序排放。標(biāo)識(shí)醒目、便于迅速查找利用。4、檔案材料的保管要落實(shí)到人，定期對(duì)檔案的保存情況進(jìn)行檢查，對(duì)危及檔案安全的隱患要及時(shí)采取措施消除，做到不損壞、不丟失、泄密。5、檔案庫(kù)房要保持清潔、整齊、通風(fēng)。嚴(yán)禁吸煙、烤火和存放易燃易爆品，要有防火、防盜、防潮、防蟲、防霉、防塵等的設(shè)施。6、檔案工作人員要嚴(yán)格遵守保密制度，做好檔案的保密、保護(hù)工作，非檔案室工作人員，未經(jīng)同意，不得隨意進(jìn)入庫(kù)房。7、檔案工作人員對(duì)所保存的檔案要逐年進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定、并提出銷毀意見。8、檔案工作人員要努力學(xué)習(xí)檔案保護(hù)專業(yè)知識(shí)，提

11、高管理水平。下班時(shí)應(yīng)對(duì)庫(kù)房設(shè)施進(jìn)行認(rèn)真檢查，避免發(fā)生意外。9、檔案工作人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，要認(rèn)真辦理交接收手續(xù)。為維護(hù)檔案的完整與安全,方便檔案的利用,制訂本制度。 1、必須建立各類檔案案卷目錄、案卷目錄登記簿、案卷數(shù)統(tǒng)計(jì)簿等賬冊(cè),定期進(jìn)行清 點(diǎn)核對(duì),做好記錄,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告。 2、接收檔案時(shí)要編制移交檔案清冊(cè),辦理交接手續(xù),做到簽署完備,并及時(shí)分類、登記、 編號(hào),不得重復(fù)或遺漏。 3、各門類檔案入庫(kù)時(shí)應(yīng)檢查賬、物是否相符。以全宗為單位按不同門類、不同載體, 依檔號(hào)順序排列。 4、檔案調(diào)閱完畢,必須及時(shí)入庫(kù)，歸檔時(shí)要仔細(xì)核對(duì)檔案柜標(biāo)識(shí)號(hào)和檔案號(hào)是否一致, 避免人為的差錯(cuò)。 5、到期檔案的銷毀,按

12、鑒定銷毀制度辦理,任何檔案工作人員不得自行銷毀檔案。 6、如遇檔案遺失或損壞,直接責(zé)任人或保管人需及時(shí)寫出書面情況報(bào)告,按檔案法 有關(guān)規(guī)定,根據(jù)情節(jié)輕重進(jìn)行處理,未經(jīng)批準(zhǔn)，保管人員不得將有關(guān)案卷目錄擅自注 銷。 7、檔案人員在調(diào)離或退休時(shí),應(yīng)辦理完檔案交接手續(xù)后再離崗。 檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，是歷史的真實(shí)記錄，為了完好地保存和有效地利用檔案，確保檔案的完整與安全，特制訂本制度： 一、 二、檔案櫥架要排列有序，櫥內(nèi)檔案以全宗為單位按進(jìn)館時(shí)間先后順序排列，建立檔案存放地點(diǎn)索引和全宗卷。 三、嚴(yán)禁在檔案館庫(kù)內(nèi)吸煙和存放易燃物品及其他雜物、搞好衛(wèi)生，認(rèn)真做好防火、防破壞、防潮、防霉、防陽(yáng)光、防蟲、

13、防塵工作。 四、在任何情況下,凡丟失檔案、破壞檔案或火災(zāi)、水災(zāi)等事故損毀檔案等,都要嚴(yán)格追究責(zé)任,查明原因,對(duì)已破壞的檔案要及時(shí)采取修復(fù)、治理措施,如消毒、滅鼠、恢復(fù)紙張的機(jī)械強(qiáng)度、恢復(fù)字跡等,做到以防為主,防治結(jié)合。 檔案庫(kù)房管理工作人員要熟悉館藏情況，對(duì)檔案要經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告，失真模糊的文件要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。夷陵區(qū)疾病預(yù)防控制中心檔案人員工作職責(zé) 1、認(rèn)真學(xué)習(xí)政治和業(yè)務(wù)，自覺執(zhí)行黨的路線、方針、政策，從政治上、思想上同黨中央保持一致。2、貫徹執(zhí)行檔案法、保密法以及上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)檔案工作的規(guī)定，忠于職守，遵紀(jì)守法，具備專業(yè)知識(shí)，熱愛本職工作，鉆研業(yè)務(wù)。3、做到檔案工作制度化，收文有

14、登記，發(fā)文有手續(xù)，機(jī)密有專柜，管理有專人，傳閱有記載，借文有簽字，銷毀有簽批。 4、切實(shí)做好“三密”文件的清退工作，堅(jiān)持月清理、季核對(duì)、確保文件的安全。5、努力做好檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、管理和查閱等工作，提高檔案資料的利用率。 6、做好檔案的鑒定、移交、統(tǒng)計(jì)、分析、編研工作。夷陵區(qū)疾病預(yù)防控制中心檔案保密制度 1、檔案保管員要有高度的責(zé)任感，按照保密規(guī)定執(zhí)行保密準(zhǔn)則。 2、檔案管理員要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法和保密法，加強(qiáng)保密觀念，堅(jiān)持內(nèi)外有別的原則，分清不同情況，控制傳閱范圍。 3、借閱者一律在閱檔案室內(nèi)查閱，若需帶走，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可帶走。 4、借閱者嚴(yán)禁涂改撕毀及其它損壞行為，違

15、犯者按紀(jì)律處罰。 5、外單位前來(lái)查閱，需經(jīng)主管主任簽字后，方可查閱。 6、對(duì)造成失、泄密的單位或個(gè)人，應(yīng)追究責(zé)任視其情節(jié)輕重，給以必要處罰。夷陵區(qū)疾病預(yù)防控制中心檔案利用制度 1、檔案員要熟悉所藏檔案的情況，主動(dòng)熱情為單位各項(xiàng)工作服務(wù)，給利用者提供方便。2、利用者應(yīng)辦理檔案借閱手續(xù)，時(shí)間一般不得超過(guò)一天，若要繼續(xù)借閱另行登記簽字。3、利用者不得將檔案轉(zhuǎn)借或擅自帶出本中心，嚴(yán)禁涂改和損壞，否則要追究責(zé)任。4、外單位人員因工作需要，查閱本中心文件檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱，無(wú)證件者不予辦理。 5、檔案借閱后，利用的效果應(yīng)及時(shí)登記，重要文件只準(zhǔn)用文字摘抄而不能外借，用后交保密員

16、管理。夷陵區(qū)疾病預(yù)防控制中心兼職檔案員工作職責(zé) 1、嚴(yán)格遵守疾控中心檔案工作的系列制度和紀(jì)律。 2、接受疾控中心檔案室工作人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查，努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)及本中心檔案機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定、指示、條例。 3、做好本科室的文件、活動(dòng)資料的完整積累和規(guī)范整理及統(tǒng)一移交工作。 4、嚴(yán)格按照檔案工作要求，努力搞好文書檔案材料形成過(guò)程中的用紙規(guī)格，書寫質(zhì)量及檔案材料的作者、名稱、時(shí)間等諸要素的完整、規(guī)范和統(tǒng)一。5、在實(shí)際工作中，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為疾控中心檔案工作提出科學(xué)、合理化建議。 6、協(xié)助本中心檔案室工作人員整理、裝盒、填寫檔案卷宗，完成綜合檔案室交辦的有關(guān)工作任務(wù)。夷陵區(qū)疾病預(yù)防控制中心基本

17、建設(shè)檔案管理制度 為加強(qiáng)我中心基本建設(shè)檔案的管理，充分發(fā)揮基建檔案在疾防控中心規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，特制定本制度： 1、基本建設(shè)檔案是指在我中心規(guī)劃，建設(shè)及其管理工作中形成的應(yīng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是我中心基本建設(shè)的真實(shí)紀(jì)錄，是我中心建設(shè)和發(fā)展的重要依據(jù)。2、基建文件材料的形成、積累、整理和歸檔應(yīng)由主管基建工作的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，并納入考評(píng)管理內(nèi)容進(jìn)行考核，確?；n案的完整、齊全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用。3、基建工程驗(yàn)收時(shí)，竣工檔案不完整、不準(zhǔn)確、不符合歸檔要求的不予驗(yàn)收。 4、為保證基建檔案完整、準(zhǔn)確、對(duì)建筑物、構(gòu)筑物和各種管線進(jìn)行擴(kuò)建和修改后，都要及時(shí)對(duì)有關(guān)檔案進(jìn)

18、行相應(yīng)的補(bǔ)充和修改。 5、建筑物、構(gòu)筑物移交管理使用時(shí)，其工程檔案必須隨同移交歸檔。 6、綜合檔案室對(duì)接收的基本建設(shè)材料及時(shí)登記、整理，積極開展利用，妥善保管。夷陵區(qū)疾病預(yù)防控制中心科技檔案管理制度 1、科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料，科研檔案是科研管理的重要組成部分，是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)。為加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)檔案管理工作，充分發(fā)揮科研檔案在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和疾病防治科研中的作用，特制定本制度。2、本中心對(duì)科研檔案材料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，以確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)安全以及開發(fā)利用。 3、必須把科研檔案工作與計(jì)劃管理、課題管理和成果管理緊密結(jié)合，科研工作和建檔工作實(shí)行“四同步”管理體制。即“下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件的歸檔要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與科研材料的歸檔要求同步；驗(yàn)收：鑒定科研成果與驗(yàn)收科研檔案材料同步；上級(jí)登記和評(píng)審、獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門提出專題歸檔情況下的材料同步”。 4、科研文件材料歸檔要求： （一）、實(shí)行由科研課題（項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔的責(zé)任制，科研人員應(yīng)負(fù)責(zé)科研文件材料的形成、積累、歸檔、并作為其進(jìn)行考核的內(nèi)容之一。科研材料應(yīng)在科研項(xiàng)目完成后及歸檔，長(zhǎng)期研究的項(xiàng)目，可分階段歸檔。