第1章辦公自動化基本知識

1、第第1章章 辦公自動化基本知識辦公自動化基本知識 辦公自動化實例教程本章目錄本章目錄1.11.1 辦公自動化概述辦公自動化概述1.2 1.2 辦公信息系統(tǒng)內(nèi)容簡介辦公信息系統(tǒng)內(nèi)容簡介1.3 1.3 辦公信息系統(tǒng)的安全與保密辦公信息系統(tǒng)的安全與保密1.1 辦公自動化概述辦公自動化概述 1.1.1 辦公自動化含義與作用辦公自動化含義與作用1 1.1.2 辦公自動化的三個層次辦公自動化的三個層次2 1.1.3 辦公自動化的兩種模式辦公自動化的兩種模式3 1.1.4 辦公自動化的發(fā)展歷程辦公自動化的發(fā)展歷程4 1.1.5 辦公自動化人員的技能要求辦公自動化人員的技能要求5辦公自動化實例教程1.1.1

2、辦公自動化含義與作用辦公自動化含義與作用 1辦公自動化的含義辦公自動化的含義 辦公自動化是利用先進的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的一部分辦辦公自動化是利用先進的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的一部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人辦公室人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機信息處理系統(tǒng)，機信息處理系統(tǒng)，其目的是盡可能充分地利用信息資源，提高生產(chǎn)率、工作其目的是盡可能充分地利用信息資源，提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，輔助決策，求得更好的效果，以達(dá)到既定效率和質(zhì)量，輔助決策，求得更好的效果，以達(dá)到既定（即經(jīng)濟、政治、軍事或其它方面

3、的）目標(biāo)。（即經(jīng)濟、政治、軍事或其它方面的）目標(biāo)。 辦公自動化實例教程v 實現(xiàn)辦公活動的高效率、高質(zhì)量。實現(xiàn)辦公活動的高效率、高質(zhì)量。v 實現(xiàn)辦公信息處理的大容量、高速度。實現(xiàn)辦公信息處理的大容量、高速度。v 實現(xiàn)辦公活動的智能化。實現(xiàn)辦公活動的智能化。2辦公自動化的作用辦公自動化的作用1.1.2 辦公自動化的三個層次辦公自動化的三個層次 1事務(wù)處理型事務(wù)處理型2管理控制型管理控制型3. 輔助決策型輔助決策型辦公自動化實例教程1.1.3 辦公自動化的兩種模式辦公自動化的兩種模式 1. 個人辦公自動化個人辦公自動化 個人辦公自動化指支持個人辦公的計算機應(yīng)用個人辦公自動化指支持個人辦公的計算機應(yīng)用

4、技術(shù)，這些技術(shù)包括文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子技術(shù)，這些技術(shù)包括文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子報表處理以及圖像圖像處理技術(shù)等內(nèi)容。報表處理以及圖像圖像處理技術(shù)等內(nèi)容。辦公自動化實例教程2群體辦公自動化群體辦公自動化 群體辦公自動化用來支持群體間的動態(tài)協(xié)同辦群體辦公自動化用來支持群體間的動態(tài)協(xié)同辦公，一般是指針對越來越頻繁出現(xiàn)的跨單位、跨公，一般是指針對越來越頻繁出現(xiàn)的跨單位、跨專業(yè)和超地理界限的信息交流和業(yè)務(wù)交匯的協(xié)同專業(yè)和超地理界限的信息交流和業(yè)務(wù)交匯的協(xié)同化自動辦公的技術(shù)和系統(tǒng)?；詣愚k公的技術(shù)和系統(tǒng)。 1.1.4 辦公自動化的發(fā)展歷程辦公自動化的發(fā)展歷程 1辦公自動化的起源辦公自動化的起源2辦公自

5、動化的發(fā)展現(xiàn)狀辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀3辦公自動化的發(fā)展趨勢辦公自動化的發(fā)展趨勢辦公自動化實例教程v 辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化v 辦公操作無紙化辦公操作無紙化v 辦公服務(wù)無人化辦公服務(wù)無人化v 辦公業(yè)務(wù)集成化辦公業(yè)務(wù)集成化v 辦公設(shè)備移動化辦公設(shè)備移動化v 辦公思想?yún)f(xié)同化辦公思想?yún)f(xié)同化v 辦公信息多媒體化辦公信息多媒體化1.1.5 辦公自動化人員的技能要求辦公自動化人員的技能要求 辦公自動化實例教程v 信息檢索信息檢索v 文稿處理文稿處理v 表格繪制表格繪制v 數(shù)據(jù)處理數(shù)據(jù)處理v 圖表創(chuàng)建圖表創(chuàng)建v 幻燈片制作幻燈片制作v 文件共享文件共享v 網(wǎng)絡(luò)發(fā)布網(wǎng)絡(luò)發(fā)布v 辦公設(shè)備應(yīng)用辦公設(shè)備應(yīng)用1.2

6、 辦公信息系統(tǒng)內(nèi)容簡介辦公信息系統(tǒng)內(nèi)容簡介 1.2.1 辦公信息系統(tǒng)的含義辦公信息系統(tǒng)的含義1 1.2.2 辦公信息系統(tǒng)的組成辦公信息系統(tǒng)的組成2 1.2.3 辦公信息系統(tǒng)的類型辦公信息系統(tǒng)的類型3 1.2.4 辦公信息系統(tǒng)的功能辦公信息系統(tǒng)的功能4辦公自動化實例教程1.2.1 辦公信息系統(tǒng)的含義辦公信息系統(tǒng)的含義 在在2000年年11月召開的辦公自動化國際學(xué)業(yè)術(shù)研月召開的辦公自動化國際學(xué)業(yè)術(shù)研討會上，專家們建議將辦公自動化更名為辦公信息系討會上，專家們建議將辦公自動化更名為辦公信息系統(tǒng)（統(tǒng)（Office Information Systems，簡稱，簡稱OIS），），認(rèn)為：認(rèn)為：OIS是以計

7、算機科學(xué)、信息科學(xué)、地理空間科是以計算機科學(xué)、信息科學(xué)、地理空間科學(xué)、行為科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為支撐，學(xué)、行為科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為支撐，以提高專項和綜合業(yè)務(wù)管理水平和輔助決策效果為目以提高專項和綜合業(yè)務(wù)管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人的的綜合性人機信息系統(tǒng)。機信息系統(tǒng)。 辦公自動化實例教程1.2.2 辦公信息系統(tǒng)的組成辦公信息系統(tǒng)的組成 1辦公人員辦公人員2辦公信息辦公信息3辦公流程辦公流程4辦公設(shè)備辦公設(shè)備辦公自動化實例教程1.2.3 辦公信息系統(tǒng)的類型辦公信息系統(tǒng)的類型 辦公自動化實例教程v 政府型政府型v 事業(yè)型事業(yè)型v 企業(yè)型企業(yè)型v 經(jīng)營型經(jīng)營型v 專

8、業(yè)型專業(yè)型v 案例型案例型v 控制型控制型v 事務(wù)型事務(wù)型1.2.4 辦公信息系統(tǒng)的功能辦公信息系統(tǒng)的功能 辦公自動化實例教程1辦公信息系統(tǒng)的基本功能辦公信息系統(tǒng)的基本功能 從外在形式上看，辦公信息系統(tǒng)的基本功能包括八個方面從外在形式上看，辦公信息系統(tǒng)的基本功能包括八個方面: :公文管理公文管理 、會議管理、會議管理 、部門事務(wù)處理、部門事務(wù)處理 、個人辦公管理、個人辦公管理 、領(lǐng)、領(lǐng)導(dǎo)日程管理導(dǎo)日程管理 、文檔資料管理、文檔資料管理 、人員權(quán)限管理、人員權(quán)限管理 、業(yè)務(wù)信息管、業(yè)務(wù)信息管理理 。2辦公信息系統(tǒng)的功能框架辦公信息系統(tǒng)的功能框架 3網(wǎng)絡(luò)化辦公環(huán)境下辦公信息系統(tǒng)的集成功能網(wǎng)絡(luò)化辦公

9、環(huán)境下辦公信息系統(tǒng)的集成功能 在網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下，一個完整的在網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下，一個完整的OISOIS應(yīng)具有七個方面的集成應(yīng)具有七個方面的集成化功能：建立內(nèi)部通信平臺化功能：建立內(nèi)部通信平臺 、建立信息發(fā)布平臺、建立信息發(fā)布平臺 、工作流程、工作流程自動化自動化 、文檔管理自動化、文檔管理自動化 、輔助辦公自動化、輔助辦公自動化 、業(yè)務(wù)信息集成、業(yè)務(wù)信息集成、實現(xiàn)分布式辦公。實現(xiàn)分布式辦公。 1.3 辦公信息系統(tǒng)的安全與保密辦公信息系統(tǒng)的安全與保密 1.3.1 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的含義辦公信息系統(tǒng)安全與保密的含義11.3.2 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的影響因素辦公信息系統(tǒng)安全與保密的影響因素2

10、1.3.3 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的制度管理辦公信息系統(tǒng)安全與保密的制度管理3 1.3.4 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的技術(shù)方法辦公信息系統(tǒng)安全與保密的技術(shù)方法41.3.5 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的對策方案辦公信息系統(tǒng)安全與保密的對策方案5辦公自動化實例教程1.3.1 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的含義辦公信息系統(tǒng)安全與保密的含義 在辦公信息系統(tǒng)中，安全是指為防止有意或無意在辦公信息系統(tǒng)中，安全是指為防止有意或無意的破壞系統(tǒng)軟硬件及信息資源行為的發(fā)生，避免企業(yè)的破壞系統(tǒng)軟硬件及信息資源行為的發(fā)生，避免企業(yè)遭受損失所采取的措施，包括硬件安全、軟件安全、遭受損失所采取的措施，包括硬件安全、軟件安全、數(shù)據(jù)安全

11、和運行安全；保密是指為防止有意竊取信息數(shù)據(jù)安全和運行安全；保密是指為防止有意竊取信息資源行為的發(fā)生，使企業(yè)免受損失而采取的措施。資源行為的發(fā)生，使企業(yè)免受損失而采取的措施。 辦公自動化實例教程1.3.2 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的影響因素辦公信息系統(tǒng)安全與保密的影響因素 1人為因素人為因素 人為因素是指系統(tǒng)運行中由人的行為造成的不利因素。人為因素是指系統(tǒng)運行中由人的行為造成的不利因素。2自然因素自然因素 自然因素是指自然界、環(huán)境等影響造成的對自然因素是指自然界、環(huán)境等影響造成的對OIS的不利因素的不利因素，如水災(zāi)、火災(zāi)、雷電、地震、電磁波等。這一類因素的危，如水災(zāi)、火災(zāi)、雷電、地震、電磁波等。這

12、一類因素的危害主要是針對系統(tǒng)設(shè)備、存儲介質(zhì)、通信線路等的。害主要是針對系統(tǒng)設(shè)備、存儲介質(zhì)、通信線路等的。3技術(shù)因素技術(shù)因素 辦公自動化實例教程v 物理方面物理方面v 軟件方面軟件方面v 數(shù)據(jù)方面數(shù)據(jù)方面1.3.3 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的制度管理辦公信息系統(tǒng)安全與保密的制度管理 為確保辦公信息系統(tǒng)的安全，在系統(tǒng)安全和保密控制方面應(yīng)為確保辦公信息系統(tǒng)的安全，在系統(tǒng)安全和保密控制方面應(yīng)采取以下具體管理制度。采取以下具體管理制度。 (1) 建立計算機管理和監(jiān)察機構(gòu)，制定系統(tǒng)安全目標(biāo)和具體建立計算機管理和監(jiān)察機構(gòu)，制定系統(tǒng)安全目標(biāo)和具體的管理制度。的管理制度。 (2) 對計算機系統(tǒng)的關(guān)鍵場所，如主機房

13、、網(wǎng)絡(luò)控制室、數(shù)對計算機系統(tǒng)的關(guān)鍵場所，如主機房、網(wǎng)絡(luò)控制室、數(shù)據(jù)介質(zhì)庫房和終端室，應(yīng)視不同情況進行安全保護，重要部位應(yīng)據(jù)介質(zhì)庫房和終端室，應(yīng)視不同情況進行安全保護，重要部位應(yīng)安裝電視監(jiān)視設(shè)備，有的區(qū)域應(yīng)設(shè)置報警系統(tǒng)。安裝電視監(jiān)視設(shè)備，有的區(qū)域應(yīng)設(shè)置報警系統(tǒng)。 (3) 計算機系統(tǒng)啟用前進行安全性檢查，重要部門的計算機計算機系統(tǒng)啟用前進行安全性檢查，重要部門的計算機在啟用前要報請有關(guān)部門進行安全保密檢查，如有否計算機病毒在啟用前要報請有關(guān)部門進行安全保密檢查，如有否計算機病毒或邏輯炸彈等非法程序侵入等?；蜻壿嬚◤椀确欠ǔ绦蚯秩氲?。 (4) 執(zhí)行主要任務(wù)的機構(gòu)應(yīng)該做到專機、專盤、專用；重要執(zhí)行主要

14、任務(wù)的機構(gòu)應(yīng)該做到專機、專盤、專用；重要數(shù)據(jù)應(yīng)定時、及時備份。數(shù)據(jù)應(yīng)定時、及時備份。 辦公自動化實例教程1.3.3 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的制度管理辦公信息系統(tǒng)安全與保密的制度管理 (5) (5) 采用口令識別、分級授權(quán)、存取控制等成熟的采用口令識別、分級授權(quán)、存取控制等成熟的安全技術(shù)。安全技術(shù)。 (6) (6) 進行安全審計，掌握非法用戶訪問或合法用戶的進行安全審計，掌握非法用戶訪問或合法用戶的非法操作，以便發(fā)現(xiàn)潛在的問題，及時制止非法活動或非法操作，以便發(fā)現(xiàn)潛在的問題，及時制止非法活動或者對剛出現(xiàn)的問題采取補救措施。者對剛出現(xiàn)的問題采取補救措施。 (7) (7) 禁止使用來歷不明的磁盤，嚴(yán)

15、禁玩游戲；慎重使禁止使用來歷不明的磁盤，嚴(yán)禁玩游戲；慎重使用共享軟件，盡量不從網(wǎng)上下載軟件，來歷不明的電子用共享軟件，盡量不從網(wǎng)上下載軟件，來歷不明的電子郵件不要隨便查閱。郵件不要隨便查閱。 (8) (8) 完整地制作系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件的備份，并結(jié)合完整地制作系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件的備份，并結(jié)合系統(tǒng)的日常運行管理與系統(tǒng)維護，做好數(shù)據(jù)的備份及備系統(tǒng)的日常運行管理與系統(tǒng)維護，做好數(shù)據(jù)的備份及備份的保管工作。份的保管工作。 (9) (9) 敏感數(shù)據(jù)盡可能以隔離方式存放，由專人保管。敏感數(shù)據(jù)盡可能以隔離方式存放，由專人保管。 辦公自動化實例教程1.3.4 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的技術(shù)方法辦公信息系統(tǒng)安全與

16、保密的技術(shù)方法 1用戶認(rèn)證技術(shù)用戶認(rèn)證技術(shù)2安全監(jiān)視技術(shù)安全監(jiān)視技術(shù)3“防火墻防火墻”技術(shù)技術(shù)4終端識別技術(shù)終端識別技術(shù)5安全加權(quán)技術(shù)安全加權(quán)技術(shù)6反病毒技術(shù)反病毒技術(shù)7數(shù)據(jù)加密技術(shù)數(shù)據(jù)加密技術(shù) 8數(shù)字簽名技術(shù)數(shù)字簽名技術(shù) 9用戶的自我保護用戶的自我保護 辦公自動化實例教程1.3.5 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的對策方案辦公信息系統(tǒng)安全與保密的對策方案 為保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全，一般安全要求不太高的為保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全，一般安全要求不太高的單位采用的辦公信息系統(tǒng)安全措施主要有：單位采用的辦公信息系統(tǒng)安全措施主要有： （1）加強系統(tǒng)安全的制度建設(shè)，制定嚴(yán)格的信息）加強系統(tǒng)安全的制度建設(shè)，制定嚴(yán)格的信息系

17、統(tǒng)安全和保密管理制度；對有關(guān)涉秘人員，要簽訂系統(tǒng)安全和保密管理制度；對有關(guān)涉秘人員，要簽訂保密協(xié)議；對全部系統(tǒng)應(yīng)用人員進行安全知識的宣傳保密協(xié)議；對全部系統(tǒng)應(yīng)用人員進行安全知識的宣傳和培訓(xùn)；加強系統(tǒng)使用人員的安全意識，培養(yǎng)他們數(shù)和培訓(xùn)；加強系統(tǒng)使用人員的安全意識，培養(yǎng)他們數(shù)據(jù)備份、信息保護、安全防范的基本能力。據(jù)備份、信息保護、安全防范的基本能力。 （2）直接利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、電子郵件以及）直接利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、電子郵件以及應(yīng)用系統(tǒng)提供的安全控制機制，對用戶權(quán)限進行控制應(yīng)用系統(tǒng)提供的安全控制機制，對用戶權(quán)限進行控制和管理（例如對和管理（例如對Windows系統(tǒng)設(shè)計開機密碼，為應(yīng)系統(tǒng)設(shè)計開機密碼，為應(yīng)用程序設(shè)計用戶權(quán)限和用戶密碼、對涉秘核心人員的用程序設(shè)計用戶權(quán)限和用戶密碼、對涉秘核心人員的 辦公