檔案職稱考試復(fù)習(xí)題精華

1、一、概述檔案的特點(diǎn)：1?直接形成于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄。這種特征是檔案區(qū)別于圖書(shū)和報(bào)刊資料的標(biāo)志之一。2. 是由文件有條件地轉(zhuǎn)化來(lái)的。3. 來(lái)源廣泛，內(nèi)容豐富，形式多樣。文件轉(zhuǎn)化為檔案的條件：1. 辦理完畢的文件才能作為檔案保存。辦理完畢是相對(duì)的概念，指履行當(dāng)時(shí)的職責(zé)而直接使用材料的工作告一段落，即完成了文書(shū)處理程序。一般有三種情況，一是文件中所說(shuō)的事情需要近期辦理的已經(jīng)辦理完畢；二是文件中所列事情需要較長(zhǎng)時(shí)間才能完成或需要長(zhǎng)期執(zhí)行的，只要經(jīng)過(guò)文件簽收、傳閱、研究討論和貫徹執(zhí)行，也算辦理完畢；三是不需要具體承辦的文件，只要登記、收發(fā)、傳閱等文書(shū)處理程序結(jié)束，就算辦理完畢。2. 對(duì)日后工作和研

2、究活動(dòng)有查考利用價(jià)值的文件才有必要作為檔案保存。3. 按照一定規(guī)律集中保存起來(lái)的文件。檔案的分類：文書(shū)檔案、科技檔案、專門檔案。檔案的作用：憑證作用、參考作用。檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容：“六個(gè)環(huán)節(jié)”收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用；“八個(gè)環(huán)節(jié)”再加上編目工作、編研工作。檔案業(yè)務(wù)工作組成：基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作、檔案提供利用工作檔案保管工作：由于自然和社會(huì)原因，檔案處于漸變性自毀過(guò)程，甚至是突變性的破壞。為了延長(zhǎng)檔案壽命，對(duì)其采取保護(hù)措施，進(jìn)行妥善管理，就是保管。檔案工作基本原則：實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。檔案工作基本含義解釋：1. 實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，是組織原

3、則2. 維護(hù)檔案的完整與安全，是基本要求3. 便于社會(huì)各方面的利用，是根本目的。全宗：是由一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的全部檔案所組成的有機(jī)整體。全宗原則：同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。全宗是檔案館、室對(duì)檔案進(jìn)行日常管理的基本單位。立檔單位：其檔案能夠構(gòu)成檔案全宗的機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或個(gè)人。構(gòu)成立檔單位的條件：1. 可以獨(dú)立行使職權(quán)，對(duì)外單獨(dú)行文2. 是一個(gè)會(huì)計(jì)或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃3. 設(shè)有人事機(jī)構(gòu)或人員，有人事任免權(quán)我國(guó)現(xiàn)存最古老的檔案：甲骨檔案，在河南省安陽(yáng)小屯村出土的甲骨卜辭二、公文管理公文與私人文書(shū)的根本區(qū)別：公文在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生，不是任何人可

4、以隨意制發(fā)的，只能由法定作者制成和發(fā)布。公文的劃分：1. 從行文關(guān)系和運(yùn)行方向：上行文、平行文、下行文2. 從機(jī)密程度和閱讀范圍：公布文、內(nèi)部文、機(jī)密文機(jī)密公文分為：絕密、機(jī)密、秘密。文種：命令、決定、決議、公報(bào)、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、紀(jì)要定稿：已經(jīng)履行法定批準(zhǔn)程序的公文文稿，是經(jīng)過(guò)負(fù)責(zé)人簽發(fā)或經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)的最后完成稿。反映了公文起草、審核修改、簽發(fā)的全過(guò)程，是印制公文正本的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，能產(chǎn)生正是法定效用。任何公文在制發(fā)過(guò)程中必須形成定稿，必須歸檔保存。正本：向受文者制發(fā)的具有法定效用的公文文本，是依據(jù)定稿并按規(guī)范格式要求制作的正式文本。代表發(fā)文機(jī)關(guān)或部

5、門的法定權(quán)威性和正式意圖，是受文者辦理公務(wù)、解決問(wèn)題的依據(jù)。應(yīng)歸檔保存。公文整理含義：指將辦理完畢的，具有查考利用價(jià)值的公文，按照一定原則對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過(guò)程。公文整理原則：1. 遵循公文形成規(guī)律2. 保持公文之間的有機(jī)聯(lián)系：有機(jī)聯(lián)系表現(xiàn)在公文的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面。3. 區(qū)分不同價(jià)值4. 便于保管和利用：這是公文整理歸檔的最終目的。公文整理方法：案卷級(jí)公文、文件級(jí)公文案卷級(jí)公文整理方法：1. 主要特征立卷：?jiǎn)栴}特征、時(shí)間特征、責(zé)任者特征、公文名稱特征2. 主要類型立卷：會(huì)議文件、案件材料、信訪材料、簡(jiǎn)報(bào)刊物案卷題名：即案卷標(biāo)題，是用簡(jiǎn)潔的文字

6、對(duì)卷內(nèi)一組公文的高度概括。應(yīng)包括：責(zé)任者、主要內(nèi)容、公文名稱（文種）“件”的概念：一般以每份文件的不同稿本合為一件，包括文件的正本、定稿、附件、被轉(zhuǎn)發(fā)文、復(fù)制件、發(fā)文稿紙及有領(lǐng)導(dǎo)重要批示或有處理結(jié)果的文件處理單。報(bào)表、名稱、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件。歸檔工作作為一項(xiàng)制度，各單位都必須要貫徹執(zhí)行。歸檔制度包括：歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔案卷質(zhì)量要求等。歸檔范圍三要素：本機(jī)關(guān)的職能活動(dòng)、公文辦理完畢、具有查考利用價(jià)值歸檔時(shí)間：指文書(shū)處理部門和業(yè)務(wù)部門將需要?dú)w檔的公文向檔案部門移交的時(shí)間。應(yīng)在第二年6月底之前。三、文書(shū)檔案文書(shū)檔案收集工作：指該單位的檔案部門按照國(guó)家的規(guī)定，通過(guò)歸檔、接收等辦法，把分散在

7、本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)和個(gè)人手中的文書(shū)檔案集中到檔案室，實(shí)行集中統(tǒng)一管理的工作。文書(shū)檔案收集工作要求：1. 歸檔文件材料齊全完整、符合長(zhǎng)期保管質(zhì)量要求2. 歸檔文件材料精煉準(zhǔn)確、反映立檔單位主要職能3. 檔案部門加強(qiáng)收集工作的調(diào)查和指導(dǎo)文書(shū)檔案收集工作方法：861. 按照本單位歸檔制度有關(guān)規(guī)定進(jìn)行接收2. 建立相關(guān)制度，加強(qiáng)對(duì)零散文件的收集如領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)、參觀、考察或參加各種會(huì)議待會(huì)的有價(jià)值的文件材料。要建立制度，采取措施，確保零散文件齊全歸檔。在實(shí)際工作中，可采取的作法：一是將文件材料的形成、積累工作納入有關(guān)部門和人員的崗位職責(zé)，并與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制掛鉤，確保各部門形成的文件，尤其是未經(jīng)收發(fā)文登

8、記的文件能夠齊全、完整地向檔案部門移交；二是對(duì)于外出學(xué)習(xí)或開(kāi)會(huì)的人員，應(yīng)規(guī)定只有將帶回的文件向檔案部門移交歸檔后，才可到財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)；三是對(duì)于工作變動(dòng)的人員，應(yīng)規(guī)定只有將手中保管的文件向有關(guān)人員移交后，才能到人事部門辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。3. 明確具體人員職責(zé)，保證歸檔文件齊全完整：具體到人一是對(duì)于通過(guò)公文處理程序運(yùn)轉(zhuǎn)的文件，無(wú)論收文還是發(fā)文，應(yīng)明確規(guī)定由文書(shū)人員負(fù)責(zé)文件的收集；二是對(duì)于各種會(huì)議文件，包括本單位召開(kāi)的黨、政會(huì)議等，應(yīng)由秘書(shū)或辦公室主任負(fù)責(zé)收集并按規(guī)定向檔案部門移交；三是對(duì)于本單位形成的綜合性文件，如規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)、各類報(bào)表等，應(yīng)由文書(shū)人員隨時(shí)收集；四是對(duì)于各部門形成的文件

9、，應(yīng)由該部門制定的兼職檔案人員負(fù)責(zé)收集并向檔案部門移交。文書(shū)檔案整理工作的原則：充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。1. 充分利用原有的整理基礎(chǔ)2. 保持文件之間的歷史聯(lián)系：表現(xiàn)在文件在來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式上的聯(lián)系。3. 便于保管與利用。文書(shū)檔案整理工作的分類：（1） 一般方法1. 年度分類法：根據(jù)形成和處理文件的年度，將全宗內(nèi)的文書(shū)檔案分成各個(gè)類別。2. 組織機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)文書(shū)處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類。特點(diǎn)：能夠較好地保持文件在產(chǎn)生和形成過(guò)程中的來(lái)源聯(lián)系，客觀地反映出各個(gè)組織機(jī)構(gòu)歷史活動(dòng)的真是面貌。3?問(wèn)題分類法：按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題或事由

10、將文書(shū)檔案劃分成各個(gè)類別。（2） 復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法1?年度一組織機(jī)構(gòu)：優(yōu)點(diǎn)：簡(jiǎn)單易行，分類客觀自然，不受機(jī)構(gòu)變動(dòng)影響；缺點(diǎn)：按問(wèn)題查詢不便。2?年度一問(wèn)題：優(yōu)點(diǎn)：將各年度的文書(shū)檔案集中在一起，便于按年度排列和查找檔案。3?年度一機(jī)構(gòu)一保管期限：優(yōu)點(diǎn)：不用倒架，便于檔案實(shí)體查找。4. 保管期限一年度一機(jī)構(gòu)：優(yōu)點(diǎn)：便于檔案移交進(jìn)館；缺點(diǎn)：排架時(shí)每個(gè)保管期限要預(yù)留空間。檔號(hào)：是用來(lái)反映和固定全宗內(nèi)案卷以及案卷內(nèi)文件的排列順序的一組符號(hào)。文書(shū)檔案的檔號(hào)是文書(shū)檔案實(shí)體管理編號(hào)的總稱，包括：全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)和頁(yè)（張）號(hào)。檔號(hào)編制原則：唯一性、合理性、穩(wěn)定性、簡(jiǎn)明性案卷目錄：也稱案卷名冊(cè)，是著

11、錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表。是檔案室最基本的檢索工具。案卷目錄的作用：1.固定文書(shū)檔案的分類體系和案卷排列順序2?概括地介紹案卷的內(nèi)容和成分，是查找利用檔案最基本的檢索工具3.是文書(shū)檔案登記的基本形式，是對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查的重要依據(jù)。文書(shū)檔案鑒定工作基本內(nèi)容：制定文書(shū)檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和編制文書(shū)檔案保管期限表；鑒別文書(shū)檔案的保存價(jià)值并確定其保管期限；提出無(wú)保存價(jià)值的檔案予以銷毀或做相應(yīng)處理，以及圍繞上述工作開(kāi)展的一系列鑒定組織工作。文書(shū)檔案鑒定工作原則：從社會(huì)的總體需求出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)來(lái)判定檔案的價(jià)值。文書(shū)檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)：1. 檔案的來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)：通常指檔

12、案的形成者。形成者地位越高，檔案價(jià)值越大2. 檔案的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)：應(yīng)依據(jù)檔案的內(nèi)容的重要性、真實(shí)性、客觀性、獨(dú)特性、時(shí)效性等因素進(jìn)行價(jià)值判斷。3. 檔案的形式特征標(biāo)準(zhǔn)：指檔案的名稱、形成時(shí)間、稿本、外形特點(diǎn)4. 相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)5. 效益標(biāo)準(zhǔn)文書(shū)檔案鑒定工作方法：直接鑒定法：直接、具體地審查檔案四、科技文件科技檔案的特點(diǎn)：專業(yè)技術(shù)性、成套性、更改性、通用性、現(xiàn)實(shí)性?？萍嘉募幪?hào)要求：1. 每份科技文件必須有獨(dú)立的編號(hào)，同一個(gè)代號(hào)不能代表兩份以上的科技文件。2. 編號(hào)與所反映的對(duì)象代號(hào)相對(duì)應(yīng)。3. 首先應(yīng)編制科技文件編號(hào)方案。4. 編號(hào)由代字和代號(hào)組成，代字用漢語(yǔ)拼音字母，代號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字科技文件編號(hào)方

13、法：1 ?項(xiàng)目結(jié)構(gòu)編號(hào)法：包括產(chǎn)品隸屬編號(hào)法和工程結(jié)構(gòu)編號(hào)法2 .分類編號(hào)法：將一個(gè)專業(yè)、一個(gè)系統(tǒng)或一個(gè)企業(yè)的全部科技文件按其性質(zhì)、特征、用途、專業(yè)采用十進(jìn)位制分類方法進(jìn)行編號(hào)。底圖的更改方法：劃改、刮改、更換底圖（底圖以張為單位保管）科技文件管理措施：1. 實(shí)行三納入、四同步管理三納入：將科技文件的形成和積累納入工作計(jì)劃、程序納入工作、納入部門和人員職責(zé)范圍。2. 將科技文件的形成、積累列入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核范圍3. 檔案部門要按價(jià)各項(xiàng)生產(chǎn)、技術(shù)的鑒定、驗(yàn)收、創(chuàng)優(yōu)、評(píng)獎(jiǎng)活動(dòng)，以確?？萍嘉募牧系耐暾?、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。4. 應(yīng)從歸檔的角度對(duì)科技文件標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查?？萍嘉募砉ぷ髦饕獌?nèi)容及

14、程序：對(duì)形成的科技文件進(jìn)行鑒別；把鑒別后應(yīng)歸檔的科技文件組成保管單位；對(duì)組成的保管單位進(jìn)行編目和裝訂?？萍嘉募蔫b別主要內(nèi)容：完整性鑒別、準(zhǔn)確性鑒別科技文件案卷題名：即案卷標(biāo)題，應(yīng)簡(jiǎn)明、完整、準(zhǔn)確揭示科技文件的內(nèi)容?？萍嘉募妇眍}名組成：1. 項(xiàng)目名稱、代字、代號(hào)；2. 項(xiàng)目的組件、部件、專業(yè)、階段的名稱、代號(hào)（文件材料內(nèi)容特征）；3. 科技文件的名稱。案卷題名舉例分析：144科技文件歸檔制度內(nèi)容包括：歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔份數(shù)、歸檔要求、歸檔手續(xù)科技文件歸檔時(shí)間：在項(xiàng)目全部結(jié)束時(shí)間歸檔；在項(xiàng)目工作階段或項(xiàng)目子項(xiàng)結(jié)束時(shí)間歸檔?？萍嘉募w檔份數(shù)：指同一項(xiàng)科技文件應(yīng)歸檔幾份。一般是歸檔一份，但重

15、要的、使用頻繁的應(yīng)歸檔兩份以上。五、科技檔案科技檔案定義：企事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料?；鶎訖n案部門開(kāi)展科技檔案收集工作的方法和措施：1. 按照歸檔制度的規(guī)定接受科技文件材料歸檔。2. 納入管理計(jì)劃，實(shí)行多種方式結(jié)合的收集方法。3. 確定和疏通科技檔案收集渠道，定向、定內(nèi)容收集。4. 抓住重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵階段進(jìn)行收集：162（ 1） 產(chǎn)品檔案：抓住樣機(jī)鑒定階段；抓住產(chǎn)品小批試制鑒定或產(chǎn)品定型階段。（ 2） 工程設(shè)計(jì)檔案：抓好初步設(shè)計(jì)完成階段；設(shè)計(jì)結(jié)束和總結(jié)階段的收集工作。（ 3） 紀(jì)檢檔案：抓住工程竣

16、工驗(yàn)收階段。（ 4） 設(shè)備檔案：抓住設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、安裝和調(diào)試完畢階段。（5）科研檔案：抓住年度總結(jié)和成果鑒定階段?？萍紮n案整理：包括系統(tǒng)整理和科學(xué)編目科技檔案整理工作原則：遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，保持科技檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，對(duì)科技檔案進(jìn)行分門別類的整理，便于保管和利用?？萍紮n案分類方法：第一步，對(duì)庫(kù)藏的全部檔案，按種類劃分打類。第二步，對(duì)每種科技檔案進(jìn)行分類。1. 工程項(xiàng)目分類法：適用于基本建設(shè)檔案。2. 型號(hào)分類法：適用于產(chǎn)品檔案盒設(shè)備檔案。3. 課題分類法：適用于對(duì)科研檔案進(jìn)行分類。4. 專業(yè)分類法：適用于對(duì)其對(duì)象和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化、通用化或互換性較強(qiáng)的科技檔

17、案。5. 時(shí)間分類法：相同時(shí)間內(nèi)形成的或反映相同時(shí)間的科技檔案集中歸類。6. 地域分類法：比如氣象檔案、水文檔案、地質(zhì)、地震檔案科技檔號(hào)的編制要求：1. 要反映科技檔案系統(tǒng)整理后的科學(xué)只需，同科技檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次一致。2. 由代字和代號(hào)組成。代字用漢語(yǔ)拼音字母，代號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字。3. 力求簡(jiǎn)明，不要過(guò)于復(fù)雜繁瑣，最好設(shè)置3個(gè)層次。科技檔案種類代字表案例仃5確定科技檔案保管期限的原則：1. 永久：凡是在工作查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、科學(xué)研究等方面具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的科技檔案，都應(yīng)該永久保存。2. 長(zhǎng)期或短期：凡是在一定時(shí)期內(nèi)具有利用價(jià)值的科技檔案，都可以定期保存。3. 凡是介于兩種保管期限

18、之間的科技檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。價(jià)值鑒定的方法：直接鑒定法：要求鑒定人員在依據(jù)科技檔案保管期限表判定科技檔案價(jià)值和確定保管期限的同時(shí)，對(duì)每個(gè)科技文件進(jìn)行具體研究分析，從其本身的具體情況出發(fā)，一個(gè)一個(gè)地制定保管期限。科技檔案的銷毀：由檔案部門執(zhí)行。應(yīng)同本單位保密、保衛(wèi)部門取得聯(lián)系，并指定專人銷毀和監(jiān)銷。銷毀人和監(jiān)銷人都要在銷毀清冊(cè)上簽字。六、會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案的概念：會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)：形成范圍廣泛、檔案類別穩(wěn)定、外在形式多樣會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)間：是指會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)將會(huì)計(jì)核算材料整理后向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交的

19、時(shí)間。要求，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。會(huì)計(jì)檔案整理：要符合會(huì)計(jì)工作的專業(yè)要求，遵循其專業(yè)管理的規(guī)律。堅(jiān)持由會(huì)計(jì)部門或會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)整理的制度。根據(jù)會(huì)計(jì)法的規(guī)定，會(huì)計(jì)核算材料的整理，本身就是會(huì)計(jì)工作的一部分。會(huì)計(jì)檔案的案卷題名：結(jié)構(gòu)分為三部分，單位名稱、會(huì)計(jì)年度或時(shí)間、計(jì)核算材料的名稱案例204會(huì)計(jì)檔案分類：1. 會(huì)計(jì)年度一類別一保管期限：適用于會(huì)計(jì)檔案形成量較大的單位2. 類別一會(huì)計(jì)年度一保管期限：適用于大多數(shù)的中、小單位會(huì)計(jì)檔案保管期限：永久、定期。定期分為3年、5年、10年、15年、25年。

20、聲像檔案的特點(diǎn)：直觀的形象性；收集、保管的特殊性；是其他載體檔案的必要補(bǔ)充。聲像材料歸檔時(shí)間：1 .隨時(shí)歸檔：工作活動(dòng)結(jié)束，照片沖印加工后或錄音、錄像磁帶錄制完畢后，承辦部門或承辦人員輔以文字說(shuō)明，將其及時(shí)向檔案部門進(jìn)行歸檔。2 .部門年終歸檔：可隨同紙質(zhì)載體一起，年終聲像材料歸檔要求：1. 力求是原地片、原件。2. 齊全完整。3. 進(jìn)行選擇和鑒別照片檔案的結(jié)構(gòu)：底片、照片及文字說(shuō)明照片的文字說(shuō)明：是照片檔案的重要組成部分，有總說(shuō)明和分說(shuō)明兩種?？傉f(shuō)明指一組照片的說(shuō)明，分說(shuō)明指每張照片的說(shuō)明?？傉f(shuō)明的編寫(xiě)：時(shí)間、地點(diǎn)、事由、人物、背景、攝影者6要素照片檔案價(jià)值的鑒定依據(jù)：照片的形成年代、反映的

21、內(nèi)容、制成材料和技術(shù)質(zhì)量。七、檔案的保管與保護(hù)檔案保管工作內(nèi)容：1?檔案的庫(kù)房管理。2.檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù)。3?保護(hù)檔案的技術(shù)措施。檔案保護(hù)工作內(nèi)容：“防”“治”兩方面：1。改善檔案保管條件，即采取一定措施防止或減緩自然環(huán)境中各種有害因素對(duì)檔案的破壞，基本內(nèi)容是建造合乎要求的庫(kù)房、安置必要的設(shè)備、采取經(jīng)常性的技術(shù)管理措施等。2.檔案的修復(fù)，即對(duì)已經(jīng)損壞或存在有不利于永久保存因素的檔案進(jìn)行處理，盡力恢復(fù)其歷史面貌，提高其耐久性。檔案庫(kù)房要求：1.要有足夠使用面積。2?屋頂墻壁要具有隔熱、防潮、防雨雪浸漏性能。3.庫(kù)房門窗應(yīng)密封、牢固、耐火，具有防強(qiáng)光和防封殺功能。4.檔案庫(kù)房遠(yuǎn)離易燃、易爆場(chǎng)所

22、和腐蝕性起源。5?在交通條件方面，既要方便利用，又要便于必要時(shí)檔案的疏散搬遷。庫(kù)房設(shè)備：溫濕度監(jiān)控調(diào)節(jié)裝置、庫(kù)房防火防盜監(jiān)控裝置、空調(diào)設(shè)備、吸濕（加濕）設(shè)備、空氣凈化裝置全宗卷：是檔案館（室）管理某一全宗過(guò)程中形成的，能夠說(shuō)明該全宗歷史情況的文件材料專卷。全宗卷性質(zhì)和特點(diǎn)：全宗卷不是該全宗內(nèi)文件的組成部分，而是檔案館（室）在本身工作活動(dòng)中形成的一種檔案。它不是固定地保存在形成全宗卷的檔案館（室），而是隨著全宗的流動(dòng)相應(yīng)地保存在全宗檔案所在的檔案館（室）。檔案保護(hù)的目的：最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命若檔案被水浸濕，只能風(fēng)干、晾干，決不能在陽(yáng)光下曬干。色素與紙張的結(jié)合方式：結(jié)膜方式-最耐久：墨、墨汁、油

23、墨、印泥吸收方式-比較耐久：墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、印臺(tái)油、藍(lán)圖粘附方式-不耐久：鉛筆耐久性評(píng)價(jià)：最耐久：墨、墨汁、黑色油墨比較耐久：彩色油墨、藍(lán)黑墨水、印泥、鐵鹽藍(lán)圖不耐久：純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙、圓珠筆、印臺(tái)油、重氮鹽藍(lán)圖檔案庫(kù)房保護(hù)：“八防”：防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲(chóng)、防塵、防污染檔案庫(kù)房溫濕度：溫度1424攝氏度；濕度45%60%防光：包括太陽(yáng)光和各種燈光。八、檔案利用檔案利用工作的意義和要求：（論述）262意義：1. 提供利用是檔案工作的根本目的2. 利用工作對(duì)整個(gè)檔案工作的發(fā)展有決定性影響要求：1. 明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度2. 熟悉檔案，了解需要3. 正確處理利用和保密的關(guān)系

24、4. 正確處理利用工作于基礎(chǔ)工作的關(guān)系5. 注重被動(dòng)服務(wù)與主動(dòng)服務(wù)并舉6. 注意掌握檔案利用效果檔案利用的方式：開(kāi)設(shè)閱覽室、檔案外借、制發(fā)檔案復(fù)制本、出具檔案證明、提供咨詢服務(wù)、印發(fā)檔案目錄、編寫(xiě)檔案參考資料、按檔案展覽，創(chuàng)建愛(ài)國(guó)注意教育基地、檔案信息上網(wǎng)、電子檔案利用大事記的體例和結(jié)構(gòu)：一般采用編年體，以年月為經(jīng)，以事實(shí)為緯,將大事條目按照時(shí)間順序排列，以便反映同時(shí)期中大事之間的聯(lián)系。一部獨(dú)立編印的敘述式大事記的組成：題名、編輯說(shuō)明、序言、目錄、正文、按語(yǔ)和注釋、附錄組織機(jī)構(gòu)沿革：是系統(tǒng)記載一個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體質(zhì)、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革情況的一種編研材料。組織機(jī)構(gòu)沿革內(nèi)容：機(jī)關(guān)（企業(yè)、地區(qū)、系統(tǒng)）概況、機(jī)構(gòu)名稱改變、地址遷移、成立、撤銷或合并時(shí)間、隸屬關(guān)系、性質(zhì)和任務(wù)、職權(quán)范圍、領(lǐng)導(dǎo)人員變動(dòng)、編制擴(kuò)大與縮小，以及內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置等方面變化情況。組織機(jī)構(gòu)嚴(yán)格體例：1?時(shí)期（年度或階段）為主線，先將材料分成若干階段，然后在每個(gè)時(shí)期下面再分別敘述其內(nèi)容。2?以題目為主線，先將材料按其敘述的