文檔管理制度管理辦法

1、文檔管理制度XXXX有限公司正式文檔管理辦法0001編制：人力資源部審核：批準： 使用部門：2018年01月8日發(fā)布 2018年01月8日實施XXXX有限公司批準XXXX有限公司文檔管理辦法目的為加強公司文件的標準化管理，完善公司的質(zhì)量管理制度，便于文件的識別、追溯和控制，規(guī)范存檔，確保公司重要文件具有唯一編號，保證公司文件體系有效運轉(zhuǎn)。范圍適用于本公司質(zhì)量管理體系要求的文件與外來文件、資料識別，以及質(zhì)量管理體系實施過程中有關(guān)質(zhì)量記錄的標識。責任質(zhì)量負責人本企業(yè)各項質(zhì)量管理文件的起草、修訂、審核、分發(fā)、保管，以及收集意見對各文件的修改、撤銷、替換、銷毀。各部門負責人負責本部門管理制度文件的具體

2、執(zhí)行，在評審意見分歧較大時，通過傳閱或會審提供意見和建議。總經(jīng)理負責對本制度的批準與廢除、并督促各部門對本制度的實施。項目文檔編寫規(guī)范文檔版本管理1文檔狀態(tài)變遷規(guī)則項目文檔狀態(tài)分為“草稿”、“正式”和“修改”三種。文檔剛建立時，其狀態(tài)為“草稿”。文檔通過評審后，其狀態(tài)變?yōu)椤罢健?。此后若更改文檔，其狀態(tài)變?yōu)椤靶薷摹薄Ｐ薷耐戤呏匦峦ㄟ^評審時，其狀態(tài)又變?yōu)椤罢健薄?文檔版本號文檔的版本號規(guī)則與文檔的狀態(tài)相關(guān)。（1）處于“草稿”狀態(tài)的文檔版本號格式為，YZ的數(shù)字范圍為0199，隨著文檔草稿的修正，YZ的取值應(yīng)遞增。YZ的初值和增幅由文檔創(chuàng)建人或修改人自己把握。（2）處于“正式”狀態(tài)的文檔版本號格式

3、為，X為主版本號，取值范圍為19。Y為次版本號，取值范圍為09。文檔第一次成為“正式”文件時，版本號為。如果文檔的升級幅度較小，版本號Y值可適量增加，Y值增加一定程度，X值將適量增加。檔文檔升級幅度較大時，才允許直接增大X值。（3）處于“修改”狀態(tài)的文檔版本號格式為，文檔正在修改時，一般只增加Z值，值保持不變。當文檔修改完畢通過評審，狀態(tài)成為“正式”時，將Z值設(shè)為0，增加值。參見上述規(guī)則（2）。文檔標識項目所產(chǎn)生的文檔都有唯一、特定的編碼，其構(gòu)成如下：項目標識-文檔類型-日期標號-版本號/序號。其中：項目標志：本項目的標識，表明本項目是“XXXX”；文檔類型：商務(wù)文檔00，項目管理文檔01，項

4、目開發(fā)文檔02。日期編號：文檔創(chuàng)建日期；版本號：本文檔的版本號。序號：四位數(shù)字編碼，指明該文檔在項目文檔庫的總序號。 一個文檔編碼的例子為：0015。項目文檔管理制度項目文檔按內(nèi)容分為三類，商務(wù)文檔，項目開發(fā)文檔，項目管理文檔其中，項目商務(wù)文檔有合同及附件、招標書、投標書、技術(shù)方案、談判會議紀要、廠商報價清單、廠商技術(shù)方案、廠商授權(quán)書、財務(wù)的制度等；項目開發(fā)文檔有需求規(guī)格說明書、概要設(shè)計說明書、詳細設(shè)計說明書、測試記錄及測試報告（單元測試、業(yè)務(wù)聯(lián)測）、用戶使用手冊、培訓材料、項目相關(guān)專業(yè)文檔、技術(shù)驗收報告、業(yè)務(wù)驗收報告及其它相關(guān)文檔；項目管理文檔有項目章程、項目管理計劃、項目范圍說明書、WBS

5、、項目進度計劃、項目進度控制表、項目成本計劃、成本估算表、項目人員配置計劃、項目例會紀要、演示文件。文檔的保密和安全。根據(jù)文檔安全管理需要，大致可劃分為三個保密級別級：具有比較高的保密需求，僅有文檔作者和項目負責人對文檔享有查閱及使用權(quán)，其他人員查閱需經(jīng)文檔作者和項目負責人同意，包括各種項目商務(wù)類文檔、各類軟件授權(quán)許可。級：限制性保密需求文檔，只允許項目組內(nèi)部相關(guān)人員操作使用的文檔，包括需求文檔、系統(tǒng)分析設(shè)計文檔、開發(fā)文檔、測試文檔等開發(fā)文檔及項目成本相關(guān)管理文檔，如因工作和業(yè)務(wù)需要，須經(jīng)過嚴格地審批程序才能外發(fā)。級：一般保密性文檔，正常業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)文檔及一般審批流轉(zhuǎn)文檔，包括項目計劃、項目進度等

6、。項目文檔歸檔項目經(jīng)理必須在項目開發(fā)過程中，重視項目文檔的建立、整理、保存，并確保項目歸檔文件的完整性、真實性、可靠性和匹配性。項目組文檔管理員在文檔管理服務(wù)器上生成文檔存放目錄，項目組其他相關(guān)人員僅設(shè)置只讀權(quán)限。項目經(jīng)理或有關(guān)人員按文檔命名要求定期負責將項目文檔提交給文檔管理員。文檔管理員審核后上傳至文檔管理服務(wù)器。項目組負責人應(yīng)會同文檔管理員定期檢查文檔的質(zhì)量、是否齊全、是否符合命名規(guī)范等。項目文檔調(diào)閱公司內(nèi)部人員因工作需要調(diào)閱文檔，必須由借閱人填寫項目文檔借閱單（見附件一），經(jīng)所在項目組經(jīng)理批準后提交各項目組文檔管理員，經(jīng)本組項目經(jīng)理審核后，開放調(diào)閱權(quán)限。調(diào)閱的權(quán)限統(tǒng)一設(shè)置為：只讀。對于

7、電子文檔的權(quán)限開放應(yīng)設(shè)置期限，到期后，調(diào)閱人的權(quán)限將被關(guān)閉。對于紙質(zhì)文檔的調(diào)閱，相關(guān)人員應(yīng)在借閱期內(nèi)及時歸還。如需延期借閱，需重新辦理相關(guān)手續(xù)。第十條 項目文檔保存方式分為電子和紙質(zhì)，原則上應(yīng)以電子方式保存。電子文件應(yīng)盡量轉(zhuǎn)換成PDF格式，統(tǒng)一設(shè)置為“不能修改”模式，并視需要設(shè)置為“不能打印”模式。應(yīng)確保相關(guān)電子文檔無病毒感染。 第十一條 項目組文檔管理員應(yīng)按對項目文檔進行清點，核準無誤后正式接收移交的電子文檔和紙質(zhì)文檔，并視作該項目歸檔工作的完成。若發(fā)現(xiàn)有關(guān)清單和文檔不符合歸檔規(guī)范要求的，項目組文檔管理員有權(quán)要求對文檔重新進行編制和完善，直至符合歸檔規(guī)范。第十二條 項目組文檔管理員對項目文檔

8、實施統(tǒng)一保管，并負責定期進行刻盤備份，保證歸檔項目文檔的安全可靠。檔案日常管理（一）借閱1、借閱手續(xù)：（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時，應(yīng)由其部門負責人出示書面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。（3）檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準不得復印和摘抄檔案。3、借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經(jīng)辦公室主任批準

9、。4、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。 （二）銷毀 1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的檔案銷毀清冊，報公司負責人審核批準，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀。檔案銷毀清冊需注明：銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。 2、銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。檔案銷毀清冊需永久保管。 3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項；正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應(yīng)單獨抽出立卷，直到事項完結(jié)時為止。 （三）移交 1、需要進行移

10、交的檔案，需由檔案員編制檔案移交登記表，報公司負責人審核批準并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交。檔案移交登記表需注明：移交檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。 2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，檔案移交登記表一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。 （四）保密 1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。 2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務(wù)的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。3、愛護檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。777附件一 項目管理文檔借閱單項目文檔借閱單編號：借閱日期：計劃歸還日期：借閱事由：序文件編號及名稱媒質(zhì)密級實際歸還日