衛(wèi)生防疫業(yè)務檔案兩級管理探討

1、.衛(wèi)生防疫業(yè)務檔案兩級管理探討我國各級衛(wèi)生防疫站承擔著群體預防任務，在開展疾病控制、 衛(wèi) 生監(jiān)督監(jiān)測、科研、教學及健康教育等業(yè)務活動中，形成了大量的業(yè)務技術檔案。從全國來 看，各地各級防疫站對這部分本應構(gòu)成防疫站檔案主體的衛(wèi)生防疫業(yè)務檔案采取的管理模式 不盡相同，有的防疫站是采用科存檔案站存目錄，有的則分散在科室，或固定人員管理，或干脆分散在個人手中。本人認為，對衛(wèi)生防疫業(yè)務檔案采取分級管理的方法，這樣既符合檔案工作基本原則，又能滿足衛(wèi)生防疫站業(yè)務開展的需要。 一、衛(wèi)生防疫一務檔案兩級管理的原則 防疫業(yè)務檔案兩級管理是指在衛(wèi)生防疫站檔案工作管理委員會的統(tǒng)一領導下，將防疫業(yè)務形成的技術檔案實行分

2、別站級、科級兩級管理。其內(nèi)容有以下四個方面： 1將衛(wèi)生防疫業(yè)務檔案納入站檔案工作管理體系：同其他門類的檔案一樣，業(yè)務檔案的管理也應在接受站檔案工作管理委員會的統(tǒng)一領導，由站檔案室負責具體組織實施。 2將業(yè)務檔案分為站科兩級：對業(yè)務活動中形成的大量疾病防治、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案分別為站級業(yè)務檔案和科級業(yè)務檔案兩個層次。 3站級業(yè)務檔案管理：凡劃歸的站級管理的業(yè)務檔案，由各科兼職檔案員負責收庥、整理、立卷，定期向站檔案室歸檔，交由站檔案室統(tǒng)一保管和提供利用。 4科級業(yè)務檔案管理：凡劃歸為科級管理的業(yè)務檔案，交科保存，由各科兼積檔案員負責收庥、整理、立卷，并負責保管和提供利用。二、站科兩級檔案范圍的確定

3、(一)站級業(yè)務檔案的劃分及范圍 在確定站級業(yè)務檔案的范圍時，應本著總體性、綜合性、分析性及學術性的原則對檔案進行劃分。即要將那些反映主要業(yè)務工作的總體水平的材料以及在基礎監(jiān)督監(jiān)測上形成的綜合性、分析性并具有一定學術價值且保管期限長的材料確定為站級檔案，以確保站存業(yè)務檔案能 夠全面反映和概括本機構(gòu)業(yè)務活動及工作水平?？傮w來看，站級業(yè)務檔案的范圍有以下幾個方面： 1業(yè)務工作法規(guī)、標準及技術方法的研究檔案。包括有關證書、研究報告、編制說明及驗證報告等。 2年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學生常見病等疾病防治方案及總結(jié)、疫情流行病學分析、疫情流行趨勢預測等。 3年度或跨年度的衛(wèi)生監(jiān)督、監(jiān)測的總結(jié)

4、分析。 4重大事故、疫情暴發(fā)、中毒調(diào)查處理的有關材料包括調(diào)查報告及現(xiàn)場調(diào)查記錄及有關的行政行政處罰材料等或年度綜合性分析總結(jié)。 5專題調(diào)查。包括調(diào)查設計、調(diào)查報告或總結(jié)，統(tǒng)計匯總等材料。 6各項業(yè)務工作的統(tǒng)計月報、年報。 7省市級以上刊物上發(fā)表的業(yè)務論文。 (二)科級業(yè)務檔案的劃分及范圍 我國各級防疫站在日常業(yè)務活動中更大量地、更直接地是形成服務對象檔案，即在對其所轄區(qū)內(nèi)或?qū)Ρ粍澏楸菊竟芾淼膯挝凰峁┑慕?jīng)常性的疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測服務中所形成 的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務的企業(yè)的存亡而定，而且不少材料還因 工作需要逐年加以補充，因此存科保管更為便利。此外，衛(wèi)生防疫工作成果

5、的取得周期長，其疾病流行及防治規(guī)律得自于長期的大量的日常性監(jiān)督監(jiān)測材料的積累。這些常規(guī)性監(jiān)督監(jiān) 測材料不僅對當年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發(fā)現(xiàn)和分析出疫情流行規(guī)律。因此，這些一般性、經(jīng)常性業(yè)務活動形成的材料不能因為有了綜合性或總結(jié)性報告， 就可以隨意處置，而應做為科級業(yè)務檔案存科保管?？萍墭I(yè)務檔案的范圍有以下幾個方面： 1衛(wèi)生監(jiān)督材料 (1)預防性衛(wèi)生監(jiān)督材料：包括所轄區(qū)內(nèi)或直管單位許可證審批、復驗材料；新、改、擴建項目審查材料。 (2)常規(guī)性衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測材料：包括對所轄地區(qū)或監(jiān)測點或直管單位公共衛(wèi)生監(jiān)測材料，包括監(jiān)測記錄、記事，監(jiān)測小結(jié)，控制結(jié)果，監(jiān)測報告以及經(jīng)常性衛(wèi)生監(jiān)督

6、檢查、抽查材料。 2一般性違法案例、疫情、污染事故、食物中毒的調(diào)查處理材料，包括個案調(diào)查表，現(xiàn)場調(diào)查記錄(筆錄)，人員尋訪記錄，檢驗結(jié)果及處理報告等。 3行政處罰材料，包括監(jiān)督筆錄、檢驗報告、合議記錄、聽證記錄、處罰決定書、結(jié)案單及送達回執(zhí)等。 4各類所轄產(chǎn)品鑒定及出具證明材料；廣告登記管理材料。 5從業(yè)人員健康體檢、衛(wèi)生知識培訓材料，包括體檢表、檢驗單、統(tǒng)計表；培訓計劃、教材及小結(jié)等。 6咨詢工作材料，包括咨詢登記、記錄及小結(jié)等。 7各種毒理檢驗、化驗材料。 三、實行兩級管理的意義 1兩級管理有利于解決檔案儲藏空間與業(yè)務檔案數(shù)量間的矛盾 我國各級防疫機構(gòu)中，檔案室檔案庫房大多狹小，根本無法容

7、納全部的業(yè)務檔案，因此，只能將那些保存價值更大、保存期更長的檔案集中到站檔案室中，而一般性的，基礎性的材料 只能分散在科室保存。但這種分散管理也是納入全站檔案工作統(tǒng)一布署和指導下進行的。 2站級管理有利于防疫業(yè)務工作整體水平的提高 首先，站級業(yè)務檔案管理可使站檔案能夠反映業(yè)務工作全貌和工作水平，對于站領導及時把握全局，做出正確決策提供了有力依據(jù)。其次，由于站級業(yè)務歸檔范圍明確將具有總結(jié)分析性、學術性的材料交站歸檔，從而要求各科業(yè)務人員不能再僅停留在做一般性工作小結(jié)，而 是要在大量的監(jiān)督監(jiān)測材料上做進一步的加工，形成分析性報告，從而促進了業(yè)務工作的提高。第三，站檔案室人員針對業(yè)務檔案開展信息加工

8、，通過各種編研材料為全站科研防病工作服務，有利于防疫機構(gòu)科研工作的開展。第四，站級檔案管理便于開展站際防疫信息的交流，為全市甚至全國的防疫工作提供利用。 3科級管理是有利于滿足防疫業(yè)務工作日常的需要 防疫業(yè)務有延續(xù)性，在對監(jiān)測點、直管單位的監(jiān)督監(jiān)測中，要經(jīng)常使用其前一年或前幾年形 成的監(jiān)督監(jiān)測檔案；特別是隨著生產(chǎn)經(jīng)營單位的變化，有些檔案還要不斷進行補充或注銷。如直管單位許可證檔案、建設項目檔案等就屬這種情況。因此科級管理就可以及時滿足衛(wèi)生 防疫的日常需要。 四、兩級管理的實施 1建立健全檔案工作網(wǎng)絡 兩級管理是通過檔案工作網(wǎng)絡層層的管理而實現(xiàn)有序的實施。因此，建立健全檔案工作網(wǎng)絡 是這產(chǎn)行衛(wèi)生

9、防疫檔案兩級管理的組織保障。 建立檔案工作網(wǎng)絡即在站一級設立由主管站長牽頭、各科主任參加的全站檔案工作管理委員 會，負責全站包括業(yè)務檔案在內(nèi)的檔案工作的領導、規(guī)劃，提出業(yè)務檔案工作的總體要求，并協(xié)調(diào)解決在實行兩級管理中的各種困難。站綜合檔案室則依據(jù)站檔案管理委員對業(yè)務檔案 的總體要求，具體制定業(yè)務檔案的各項管理制度，除管理站級業(yè)務檔案外，還要對科級業(yè)務 檔案管理進行督促指導。各科設兼職檔案員，在站檔案室的指導下進行站級業(yè)務檔案的歸檔及科級業(yè)務檔案的管理。這樣的檔案工作網(wǎng)絡使業(yè)務檔案由無序變?yōu)橛行虻墓芾怼?2建立切合實際的業(yè)務檔案管理制度 對種類繁多、形式各異的業(yè)務檔案，要實行科學規(guī)范的管理，就

10、必須建立切合實際的業(yè)務檔 案管理制度。首先，在制定業(yè)務檔案歸檔范圍和歸檔制度時，站檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業(yè)務活動，再結(jié)合衛(wèi)生部“全國衛(wèi)生防疫工作規(guī)范”關于業(yè)務活動形成材料范 圍的規(guī)定，經(jīng)與各科密切協(xié)商，具體確定符合業(yè)務實際的各科站級和科級業(yè)務檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業(yè)務檔案也要同站級業(yè)務檔案一樣，提出統(tǒng)一的立卷要求，以確?？萍墮n案立卷的規(guī)范，但可使用不同的卷皮，以示區(qū)分；第三，嚴格科級秋檔案的保管及利用制度，任何個人不得將檔案據(jù)為已有。 3加強對兼職檔案員的培訓和指導 各科兼職檔案員大多熟悉本科室的業(yè)務，檔案知識相對貧乏。因此，要做好業(yè)務檔案的立卷歸檔，就必須加強對他們的培訓和指導。檔案室可定期舉辦檔案業(yè)務培訓班，并將檔案業(yè)務 學習列入兼職檔案員繼續(xù)教育的學習內(nèi)容，進行學分評定，以提高他們學習檔案業(yè)務的積極性。同時，檔案室人員也要主動指導科室立卷和編目。 4推行責任制，加強考核 各級防疫站在推行經(jīng)濟責任制時，應將業(yè)務檔案的立卷歸檔也明確列入科管理中，制定相應的考核指標，定期對各科進行考核，與獎金掛鉤，這是確保兩級管理實施的十分重要的措施