中等職業(yè)學校學生資助檔案整理輔導

1、中等職業(yè)學校學生資助檔案整理輔導一、我們做檔案工作要遵行按照“真實、完整、安全、效能“的總要求。真實是指：檔案是在一定的歷史背景下的原始記錄，一般來說，是比其他的文字材料具有更大的可靠性和真實性。但是，事實上有的檔案在形成過程中由于種種外界的原因而形成了一些并沒有真正反映歷史事實的檔案，也就是檔案的內(nèi)容有誤、摻假等。但是，就算是這樣，檔案也是真實可靠的，因為檔案是在當時的歷史背景下形成的，就算是有誤，通過這些人為的錯誤，我們也能簡介的看到那個歷史年代的真面目。檔案的真實可靠其含義為：（1）檔案本身內(nèi)容是真實的，真實、直接的反映歷史事實；（2）檔案本身的內(nèi)容有誤，但同樣從另一面反映了歷史事實。完

2、整是指：是指各種檔案材料齊全完整，不能缺失。安全是指：所謂檔案安全保護就是保證檔案的安全，對于檔案安全作出全面的保護。檔案安全保護是針對檔案庫房的安全保護，一般通過檔案庫房安全保護智能化綜合管理系統(tǒng)來為檔案的安全作出全方位的保護。檔案保護的重點主要是防止檔案：涂改，丟失，被盜。我國檔案事業(yè)發(fā)展指導思想的概括表達指出三大體系，具體是指“覆蓋人民群眾的檔案資源體系，方便人民群眾的檔案利用體系和確保檔案安全保密的檔案安全體系”。今年3月19日，我們市委辦、市政府辦以兩辦的名義下發(fā)了關(guān)于加強新形勢下檔案和數(shù)據(jù)資源建設工作的意見中，定四大體系，增強了保障體系。效能是指：主要指的檔案價值的挖掘和利用。最終

3、落實到具體的事務操作中就是收、管、用，今天我們只講收和管兩個方面的問題，用的問題在這里就不進行講解。二、資助檔案材料的收集。講三個方面：如何收集，收集哪些材料，有什么樣的要求。去年6月份，我們市檔案局聯(lián)合市政府督查室對全市30多家市直機關(guān)單位的檔案和數(shù)據(jù)資源建設進行督查，發(fā)現(xiàn)有關(guān)收集的問題不少，一是該收集沒有收集齊全，二是收集的重復件太多，三是各部門之間主動協(xié)調(diào)少，檔案資料丟失的現(xiàn)象比較多。這就給我們檔案的整理工作帶來了很大的難度。一是如何收集，我想1、主動收集。目前，有些檔案材料形成部門和個人的檔案意識淡薄，材料產(chǎn)生后把材料據(jù)為已有，沒有及時移交。2、適時收集?？梢栽谑录k理過程中進行收集，

4、也可以在事件辦理完畢后進行收集，但一定要注意及時進行收集，防止丟失。3、追蹤收集。工作人員要經(jīng)常關(guān)注這項工作，隨時掌握工作進度，及是與相關(guān)人員取得聯(lián)系，避免時間過長造成材料無法收集到位。二是收集哪些材料，這個湖南省中等職業(yè)學校學生資助檔案管理辦法的通知上不明確的要求，中職學生資助檔案的歸檔材料主要包括以下幾類：1、工作文件 （1）國家、省、市（州）、縣（市、區(qū)）相關(guān)文件及有關(guān)材料； （2）學校學生資助組織機構(gòu)文件和制定的有關(guān)學生資助管理文件； （3）學校學生資助管理機構(gòu)人員分工及職責；（4）學校學生資助工作計劃、工作總結(jié)、資助工作會議記錄等資料。 2、國家助學金材料 （1）學生學籍花名冊；（2

5、）湖南省中等職業(yè)學校國家助學金申請表；（3）學生身份證或戶籍復印件和家庭經(jīng)濟困難證明（分貼于湖南省中等職業(yè)學校國家助學金申請表后）； （4）湖南省中等職業(yè)學校國家助學金受助學生匯總表； （5）國家助學金受助學生公示名單及公示照片； （6）學生本人簽字的中等職業(yè)學校學生資助卡發(fā)放名冊； （7）中等職業(yè)學校學生異動情況表（增加/減少）； （8）中等職業(yè)學校學生資助卡丟卡補卡登記表；（9）國家助學金發(fā)放憑證（如學生簽名冊、打卡發(fā)放的銀行對賬單復印件等）。3、免學費材料（1）湖南省中等職業(yè)學校家庭經(jīng)濟困難學生免學費申請審批表（附件6）；（2）學生身份證或戶籍復印件及家庭經(jīng)濟困難證明（分貼于湖南省中等職

6、業(yè)學校家庭經(jīng)濟困難學生免學費申請審批表后）；（3）中等職業(yè)學校免學費匯總花名冊，其中涉農(nóng)專業(yè)學生、農(nóng)村家庭經(jīng)濟困難學生、城市家庭經(jīng)濟困難學生和頂崗實習困難專業(yè)學生須分類匯總； （4）免學費學生公示名單及公示照片；（5）學生本人簽字的中等職業(yè)學校免學費學生學費退還名冊；（6）其他免學費或退學費憑證；（7）物價部門批準的學校分專業(yè)收費標準文件。4、校內(nèi)資助檔案（根據(jù)學校要求整理）5、中職學生資助學期統(tǒng)計報表（從全國中等職業(yè)學校學生管理信息系統(tǒng)或全國技工院校電子注冊和統(tǒng)計信息管理系統(tǒng)打印，并加蓋學校公章或法人代表簽字）。三是收集材料有什么要求，我想：1、收集的材料齊全完整；2、收集的材料要是原始材料

7、；3、收集的材料辦理的手續(xù)要齊全；4、要剔除重復重件。中職學生資助檔案所有歸檔材料要求真實、完整。屬歸檔范圍，但因特殊原因確實無法收集到的文件，經(jīng)辦人應在備考表中陳述，并由經(jīng)辦人、資助中心負責人審批簽字后，存檔備查。這是我要講的第一個問題，要講的第二個問題就管，管的過程中就包括整理，保管兩大塊。請大家一下幻燈片，從中可以看出什么東西不學校年學期國家助學金第冊三、資助檔案材料的整理，他包括分類，裝訂，編頁碼，編目錄，填寫備考表，裝盒，書寫檔案盒，排序等工序。1、分類：湖南省中等職業(yè)學校學生資助檔案管理辦法的通知中，對中等職業(yè)學校學生資助檔案的分類有要求：中職學生資助檔案須分學期、按項目整理歸檔。

8、中等職業(yè)學校的資助項目主要有國家助學金、免學費和校內(nèi)資助。2、裝訂中職學生資助檔案須按學期、項目、班級排序裝訂，并按檔案管理有關(guān)規(guī)定編制頁碼和冊內(nèi)文件目錄。3、編頁碼我們可參照文書檔案編寫頁碼的方式來編寫，將頁碼編在每頁的右上角，注意凡是有字的頁都要編頁碼。4、編目錄我們可參照科技檔案編寫卷內(nèi)目錄的方式來編寫目錄，它包括序號，文件編號，責任者，文件題名，日期，頁數(shù)，備注七項內(nèi)容，見附表。5、填寫備考表中職學生資助檔案要分卷填好備考表并裝訂于冊尾。備考表主要注明冊內(nèi)文件情況說明、建冊人、檢查人、立卷時間等。6、裝盒各校中職學生資助檔案應采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒保存。學校對檔案盒有統(tǒng)一規(guī)定的，按學校規(guī)定執(zhí)行。無統(tǒng)一規(guī)定的，采用長寬為3122cm的無酸紙檔案盒。7、書寫檔案盒中職學生資助檔案盒應統(tǒng)一封面設計，在正面和脊面注明該冊檔案文件名稱，包括學校、學期、項目、冊號等（如學校年學期國家助學金第冊）。8、排序從右至左，從下到下按照順序依次排列就可以。四、資助檔案材料的保管按照檔案保管的要求中華人民共和國檔案法第十三條規(guī)定，各級各類檔案館，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其