辦文辦會辦事課件

1、2014年年李克實 中國人事科學研究院正司級副院長，中國人才研究會副會長。曾任國家人事部黨組秘書、部長辦主任、秘書處長、中國行政管理科學研究所副所長；國家行政機關工作流程研究課題組長。參與國務院公文處理辦法和公文格式國家標準制訂工作。長期在清華、北大、人大、國家行政學院等多所高校任教。一提升管理效能二提升協(xié)調(diào)能力三提升公文質(zhì)量管理和管理科學管理和管理科學 管理：管理：社會組織為實現(xiàn)其目標對所需資源加以組合利用的過程。 管理科學：管理科學：同社會科學、自然科學并列的第三類科學，是研究管理理論、方法和管理實踐活動的一般規(guī)律的科學。科學管理科學管理 scientific management 定義：

2、定義：應用現(xiàn)代科學的理論、方法，提高計劃、組織和控制能力，不斷適應生產(chǎn)力的發(fā)展的需要的過程。 途徑：途徑：1、優(yōu)化組織、優(yōu)化組織 2、優(yōu)化流程、優(yōu)化流程 3、優(yōu)化人員、優(yōu)化人員 4、優(yōu)化、優(yōu)化配置配置 5、優(yōu)化關系、優(yōu)化關系。定義：使管理與現(xiàn)代社會經(jīng)濟、政治、文化發(fā)展特征相適應的過程。定義：使管理與現(xiàn)代社會經(jīng)濟、政治、文化發(fā)展特征相適應的過程。1.1. 現(xiàn)代的管理理念：強調(diào)人本與規(guī)制，弱化主觀意志影響?，F(xiàn)代的管理理念：強調(diào)人本與規(guī)制，弱化主觀意志影響。合法的行政程序和合法的行政程序和辦事規(guī)則，全部行為具有確定的法律依據(jù)。辦事規(guī)則，全部行為具有確定的法律依據(jù)。2.2. 現(xiàn)代的高效能組織結構：開放

3、的管理體制設計，現(xiàn)代的高效能組織結構：開放的管理體制設計，足夠的和正確的信息保障足夠的和正確的信息保障 。3.3. 現(xiàn)代的管理關系和管理方式：明確的組織責任、崗位責任、權力和義務。管現(xiàn)代的管理關系和管理方式：明確的組織責任、崗位責任、權力和義務。管理向信息、協(xié)調(diào)和調(diào)控中樞職能轉變。理向信息、協(xié)調(diào)和調(diào)控中樞職能轉變。4.4. 現(xiàn)代的流程設計：清晰的工作流程和通暢的運轉渠道?，F(xiàn)代的流程設計：清晰的工作流程和通暢的運轉渠道。5.5. 現(xiàn)代的技術手段：現(xiàn)代的技術手段：便捷、高效、快速和安全；便捷、高效、快速和安全；辦公程序化、法定化、信息化辦公程序化、法定化、信息化和電子化，提高效率和精確性，減少失誤

4、。和電子化，提高效率和精確性，減少失誤。低廉的成本。低廉的成本。優(yōu)化組織：系統(tǒng)的功能、層級和結構。優(yōu)化組織：系統(tǒng)的功能、層級和結構。優(yōu)化流程：制度和規(guī)則。優(yōu)化流程：制度和規(guī)則。定額管理、標準化管理等。定額管理、標準化管理等。優(yōu)化人員：優(yōu)化人員：錄用、選拔、培訓，提供發(fā)展提高機會。錄用、選拔、培訓，提供發(fā)展提高機會。優(yōu)化配置：責任、任務分擔和監(jiān)督，職業(yè)資格等等。優(yōu)化配置：責任、任務分擔和監(jiān)督，職業(yè)資格等等。優(yōu)化關系：職能、權力、權益平衡規(guī)則優(yōu)化關系：職能、權力、權益平衡規(guī)則等等。等等。符合人性特征的人事制度符合人性特征的人事制度 基本的生存生活保障 高度一致的發(fā)展目標 可以預期的發(fā)展道路 承諾誠

5、信的管理程序 穩(wěn)定良好的職業(yè)感受 即時激勵的反饋機制 常規(guī)任務和參與機會 不知不覺的制度變革協(xié)調(diào)的一般方法 調(diào)查研究； 了解全部事件過程和利益結點 了解可依據(jù)的法律規(guī)定 了解矛盾雙方的可討論范圍 先與雙方分開討論，條件成熟當面討論； 選擇切入點，先易后難，逐步升級； 集體討論，確定方案，口徑一致； 必要時由上級決定后執(zhí)行。常見矛盾的協(xié)調(diào)常見矛盾的協(xié)調(diào) 經(jīng)濟型 地位型 職務型 自尊型 習性型一根據(jù)三定方案分清組織職能；二根據(jù)職能協(xié)商分工與協(xié)作；三提煉矛盾關鍵問題專題研究；四重大問題提出各方意見提交更高機構決策；五一旦形成決議必須堅決執(zhí)行。領導之間的矛盾協(xié)調(diào) 一把手原則 從職能角度理解問題 尊重和

6、解釋主管副職意見 嚴格辦事辦文規(guī)則下級之間的矛盾協(xié)調(diào) “權利崇拜”心理的影響； “爭功爭寵”心理的影響； 領導者應檢討是否有以下原因： 任務和機會不均等； 存在比較明顯的冷熱親疏； 所表達意見有歧義或經(jīng)常隨意變更 了解歷史成見，針對做好認識轉變工作； 有意識增加相互合作和交流的機會。處理沖突事件的交談方法處理沖突事件的交談方法拖延法：當事人情緒激動時可以用來降溫，但最終要解決問題。比如拖延法：當事人情緒激動時可以用來降溫，但最終要解決問題。比如約定下次談話時間。約定下次談話時間。重復法：反復重復當事人主張中的薄弱部分，促使其自己認識并主動重復法：反復重復當事人主張中的薄弱部分，促使其自己認識并

7、主動收回不合理主張。收回不合理主張。示例法：以公平事例舉例說明當事人主張中的不合理性。示例法：以公平事例舉例說明當事人主張中的不合理性。建議法：肯定當事人的主張，提出合法的解決方案。建議法：肯定當事人的主張，提出合法的解決方案。過程法：跟著當事人的思路發(fā)展，說明有那些過程法：跟著當事人的思路發(fā)展，說明有那些“過不去的坎過不去的坎”。目標法：指出最終達成的結果，忽略過程中的矛盾。目標法：指出最終達成的結果，忽略過程中的矛盾。權衡法：找出利弊關系，強調(diào)弊端可能造成的損失。權衡法：找出利弊關系，強調(diào)弊端可能造成的損失。升華法：找出升華法：找出“放棄放棄”的正效應，鼓勵當事人追求更高價值的目標。的正效

8、應，鼓勵當事人追求更高價值的目標。公文寫作和行文處理公文寫作和行文處理一、一、 公文的基本概念和原則要求公文的基本概念和原則要求 公文定義和公文定義和基本分類基本分類：公務、效力和規(guī)范體式公務、效力和規(guī)范體式 公文處理八項原則：公文處理八項原則： 主官負責主官負責 限制縮減限制縮減 閱辦分處閱辦分處 監(jiān)督管理監(jiān)督管理 實事求是實事求是 程序不變程序不變 安全保密安全保密 效率成本效率成本二、公文寫作過程中常見的問題二、公文寫作過程中常見的問題 擬文依據(jù)擬文依據(jù) 文種選擇文種選擇 擬文角度擬文角度 擬文邏輯擬文邏輯 意思表述意思表述三、公文的行文規(guī)則和處理問題三、公文的行文規(guī)則和處理問題 行文規(guī)

9、則行文規(guī)則 行政名義行政名義 公文格式公文格式 辦文流程辦文流程公文公文分類分類按發(fā)文方向按發(fā)文方向按辦理性質(zhì)按辦理性質(zhì)按文書性質(zhì)按文書性質(zhì)按密級按密級上行文上行文平行文平行文下行文下行文閱件閱件辦件辦件法規(guī)類文件法規(guī)類文件事務類文件事務類文件資料類文件證鑒類文件特急、急特急、急絕密絕密機密機密秘密秘密內(nèi)部內(nèi)部按時限按時限按部門按部門按時間按時間部門代字部門代字年號序號年號序號領導姓名領導姓名按批示按批示單體結構單體結構多體結構多體結構按文件結構按文件結構按存檔標識按存檔標識外發(fā)和外發(fā)和內(nèi)發(fā)文內(nèi)發(fā)文按發(fā)文范圍按發(fā)文范圍主官負責主官負責完善制度：提出要求，建立和完善相關制度；模范執(zhí)行：自己首先嚴

10、格按制度辦事；批評指導：有問題及時指導和提出批評；總結提高：納入組織建設目標要求。限制縮減限制縮減 屬于可發(fā)可不發(fā)的文件，不發(fā)； 可以用口頭、電話、短信、Email等非公文方式解決問題的不再發(fā)文； 發(fā)文可以公開登報的不再逐級印發(fā)； 屬于本級職能解決的問題，不報請上級機關發(fā)文或轉發(fā)； 嚴格文件印刷數(shù)量。閱辦分處閱辦分處閱件：閱知性文件。閱件：閱知性文件。辦件：等待辦理處理的文件。辦件：等待辦理處理的文件。分開登記分開登記分夾放置分夾放置急件優(yōu)先。急件優(yōu)先。監(jiān)督管理監(jiān)督管理 擬文與核稿擬文與核稿分開。必須堅持由兩人。分開。必須堅持由兩人。 簽發(fā)與用印分開。簽發(fā)領導不可以自管印章。簽發(fā)與用印分開。簽

11、發(fā)領導不可以自管印章。實事求是實事求是 從工作實際出發(fā)，避免文牘主義。從工作實際出發(fā)，避免文牘主義。 緊急事件的處理，在主官口頭授意、指示同意、批準后可緊急事件的處理，在主官口頭授意、指示同意、批準后可優(yōu)先辦理公文。優(yōu)先辦理公文。 事件處理過后，應就事件性質(zhì)情況作出說明，補辦必須的事件處理過后，應就事件性質(zhì)情況作出說明，補辦必須的簽字手續(xù)并歸檔。簽字手續(xù)并歸檔。 可能涉及違反法律規(guī)定和產(chǎn)生不良預后的事件不可簡化審可能涉及違反法律規(guī)定和產(chǎn)生不良預后的事件不可簡化審批程序。批程序。程序不變程序不變涉及下列事項不可簡化通過程序：涉及下列事項不可簡化通過程序：國家法律法規(guī)有明確規(guī)定程序的；國家法律法規(guī)

12、有明確規(guī)定程序的；黨和政府行政紀律有明確要求的；黨和政府行政紀律有明確要求的；單位有集體決議明令禁止的；單位有集體決議明令禁止的；可能產(chǎn)生不良結果應該預料的?？赡墚a(chǎn)生不良結果應該預料的。效率成本效率成本精煉：文字簡短，直述不曲。精煉：文字簡短，直述不曲。準確：描述的含義正確，無歧義。準確：描述的含義正確，無歧義。規(guī)范：統(tǒng)一的范式規(guī)范：統(tǒng)一的范式（paradigm）格式。格式?？焖伲菏芾?、辦理、送達時間?？焖伲菏芾怼⑥k理、送達時間。節(jié)約：時間、環(huán)節(jié)、耗材、運輸?shù)取９?jié)約：時間、環(huán)節(jié)、耗材、運輸?shù)取M文的依據(jù)擬文的依據(jù)任務依據(jù)：法定職能和計劃；上級或會議部署；其他部門要求。職能依據(jù)：比較本部門和其他

13、部門的職能，確定處理的主從關系。法律依據(jù)：與已有法律相沖突，未按照程序條例規(guī)定辦理。引證依據(jù)：來源不準確、不正確、與引證意圖不符。效用依據(jù)：確有內(nèi)容和必要，可發(fā)可不發(fā)的文件不發(fā)。文種的應用文種的應用 確定要素：公文行文目的；發(fā)文機關的職權；發(fā)文機關與主送機關的行文關系。 問題： 請示與報告混用 通知與函混用 通知與通報混用 通知與通告混用文種的選擇文種的選擇（一）決議。會議討論通過的重大決策事項。（二）決定。 1. 對重要事項作出決策和部署；2.獎懲有關單位及人員；3.變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。（三）命令（令）。 1. 公布行政法規(guī)和規(guī)章；2.宣布施行重大強制性措施；3.批準授予和

14、晉升銜級；4.嘉獎有關單位及人員。 （四）公報。公布重要決定或重大事項。 （五）公告: 適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。文種的選擇文種的選擇（六）通告: 在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。（七）意見: 對重要問題提出見解和處理辦法。（八）通知通知: 1.發(fā)布、發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項；事項；2.批轉、轉發(fā)公文。批轉、轉發(fā)公文。（九）通報: 1.適用于表彰先進、批評錯誤；2.傳達重要精神和告之重要情況。（十）報告報告: 1. 向上級機關匯報工作，向上級機關匯報工作，2.反映情況，反映情況，3.回復上級機關的詢

15、回復上級機關的詢問。問。 文種的選擇文種的選擇（十一）請示請示。 向上級機關請求指示、批準。向上級機關請求指示、批準。（十二）批復: 適用于答復下級機關的請示事項。函: 1.適用于不相隸屬機關之間商洽工作，2.詢問和答復問題， 3.請求批準和答復審批事項。（十三）議案: 適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。（十四）函函。1.適不相隸屬機關之間商洽工作，適不相隸屬機關之間商洽工作，2.詢問和答復問題，詢問和答復問題， 3.請求請求批準和答復審批事項。批準和答復審批事項。（十五）紀要紀要 。適用于記載會議主要情況和議定事項。適用于記載會議主要情況和

16、議定事項。 請示和報告請示和報告d d區(qū)別區(qū)別 相同：相同：上行文；上行文；屬簽發(fā)人姓名。屬簽發(fā)人姓名。 區(qū)別：區(qū)別：事前和事后事前和事后;請求批復和不要求回復請求批復和不要求回復; 不可分送和可分送不可分送和可分送; 單一事項和綜合情況。單一事項和綜合情況。擬文的角度起草角度起草角度: 我是誰？我是誰？ 我和誰說話？我和誰說話？ 我要說什么？我要說什么？ 我要怎么說？我要怎么說？擬文邏輯基本問題擬文邏輯基本問題 是什么是什么?為什么為什么? 怎么辦怎么辦? 標題：單位名稱、主題、文種；標題：單位名稱、主題、文種； 引言：根據(jù)、目的、辦法；引言：根據(jù)、目的、辦法； 正文：問題、范圍、解決辦法（

17、規(guī)定）、要求達到的標準正文：問題、范圍、解決辦法（規(guī)定）、要求達到的標準（質(zhì)量、時間）、強調(diào)避免的傾向、組織實施方式；（質(zhì)量、時間）、強調(diào)避免的傾向、組織實施方式； 結尾：有效時間、解釋權、廢止。結尾：有效時間、解釋權、廢止。取舍適宜取舍適宜 簡而不缺簡而不缺 備而不繁備而不繁 突出重點突出重點 力求簡短力求簡短群眾生活收入工資負擔風險法制貢獻就業(yè)主題：穩(wěn)定治安管理政治困難補貼關心疾苦收入分配制度改革社會公平市場意思表述常見錯誤 詞不達意 以詞害意 以政代法 指代不明 表述錯誤 表述不當 表述過滿 空話詭話 沉渣遺孽 多義歧義 醫(yī)學術語：滑車神經(jīng)、展神經(jīng)、前庭蝸神經(jīng)、迷走神經(jīng)、植物神經(jīng)、交感神

18、經(jīng)、副交感神經(jīng)。 文學寫意：“這一切都以親情人情這組經(jīng)緯貫通了起來，從而在屏幕上豁透得更加新穎，揮灑得更加濃烈?！?網(wǎng)絡語言：普大喜奔：普天同慶、大快人心、喜聞樂見、奔走相告。1. 內(nèi)部管理關系內(nèi)部管理關系；2. 行政隸屬關系行政隸屬關系；3. 業(yè)務指導關系業(yè)務指導關系；4. 歸口管理關系歸口管理關系；5. 垂直管理關系垂直管理關系；6. 聯(lián)合行政關系聯(lián)合行政關系；7. 屬地管理關系屬地管理關系。 關系特征：內(nèi)部事務協(xié)調(diào)或管理。關系特征：內(nèi)部事務協(xié)調(diào)或管理。 概念：概念：行文單位；行文單位；公文系統(tǒng)；公文系統(tǒng)；發(fā)文權限；發(fā)文權限；內(nèi)部行文。內(nèi)部行文。組織內(nèi)部關系協(xié)調(diào)組織內(nèi)部關系協(xié)調(diào)領導班子辦公

19、室辦公室一處一科二科二處一科二科收發(fā)文收發(fā)文行政隸屬關系國務院國務院省區(qū)市政府省區(qū)市政府國務院部委國務院部委直屬事業(yè)單位直屬事業(yè)單位地市政府地市政府縣市政府縣市政府鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府縣局縣局市局市局省廳省廳縣屬事業(yè)單位縣屬事業(yè)單位地屬事業(yè)單位地屬事業(yè)單位省屬事業(yè)單位省屬事業(yè)單位關系特征：相鄰一級關系特征：相鄰一級部委管理的國家局部委管理的國家局副省級城市政府副省級城市政府中央企業(yè)和中央企業(yè)和行業(yè)協(xié)會行業(yè)協(xié)會垂直和半垂直管理關系國務院國務院省區(qū)市政府省區(qū)市政府A部委部委地市政府地市政府縣市政府縣市政府鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府A縣局縣局A市局市局A省廳省廳關系特征：隸屬或部分隸屬關系特征：隸屬或部分隸屬。B

20、部委部委B縣局縣局B市局市局B省廳省廳業(yè)務指導關系國務院國務院省區(qū)市政府省區(qū)市政府A部委部委地市政府地市政府縣市政府縣市政府鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府A縣局縣局A市局市局A省廳省廳關系特征：無行政性的管理關系和管理權力關系特征：無行政性的管理關系和管理權力B部委部委B縣局縣局B市局市局B省廳省廳業(yè)務指導關系國務院國務院省區(qū)市政府省區(qū)市政府A部委部委A省廳省廳關系特征：無行政性的管理關系和管理權力關系特征：無行政性的管理關系和管理權力B部委部委B省廳省廳歸口管理關系歸口管理關系人社部人社部人事司人事司外事司外事司財務司財務司財政部財政部人事司人事司外事司外事司財務司財務司外交部外交部人事司人事司外事司外事

21、司財務司財務司關系特征：單項業(yè)務隸屬關系特征：單項業(yè)務隸屬歸口管理關系歸口管理關系關系特征：單項業(yè)務隸屬關系特征：單項業(yè)務隸屬上級機關上級機關單位單位財務部門財務部門組織人事組織人事涉及其他部門職權事項的處理涉及其他部門職權事項的處理上級機關主辦部門相關部門主辦部門主要負責人相關部門主要負責人意見一致意見分歧主辦部門列明各方理據(jù)，提出辦理建議。逾期不復（7個工作日）主辦部門主要負責人主辦部門主要負責人相關部門負責人會簽相關部門負責人會簽關系特征：必須協(xié)商一致共同實施。關系特征：必須協(xié)商一致共同實施。屬地管理關系屬地管理關系關系特征：屬地管理事務。關系特征：屬地管理事務。上級機關上級機關單位單位

22、主管機關主管機關駐區(qū)政府機關駐區(qū)政府機關駐區(qū)政府機關駐區(qū)政府機關 常例：以本單位名義對另一單位聯(lián)系政務。常例：以本單位名義對另一單位聯(lián)系政務。 特例：以單位名義對領導人和特例：以單位名義對領導人和以領導人名義實施以領導人名義實施。 報請以上級機關名義行政。報請以上級機關名義行政。 報請以上級機關辦公部門名義行政。報請以上級機關辦公部門名義行政。 報請以上級機關名義批轉。報請以上級機關名義批轉。 報請以上級機關辦公部門名義轉發(fā)報請以上級機關辦公部門名義轉發(fā) 聯(lián)合行文。聯(lián)合行文。行政名義行政名義 圖南市公安交通管理工作條例已經(jīng)2013年10月12日圖南市政府第48次常務會議通過，現(xiàn)予公布，自2014年1月1日起實行圖南市人民政府令圖南市人民政府令圖政發(fā)2013135號市 長黃雄風黃雄風2013年