企業(yè)采購管理運作與優(yōu)化

1、目錄第一章 安徽工程大學餐飲公司簡介11.1 安徽工程大學餐飲公司簡介1第二章 安徽工程大學餐飲采購管理及供應(yīng)商管理現(xiàn)狀與問題22.1 安徽工程大學餐飲公司采購管理現(xiàn)狀2 2.1.1 安徽工程大學餐飲公司的組織結(jié)構(gòu)2 2.1.2 安徽工程大學餐飲公司采購管理的流程32.2 安徽工程大學餐飲公司采購管理中的缺陷與原因6 2.2.1 采購組織結(jié)構(gòu)不合理6 2.2.2 供應(yīng)商的管理不科學8第三章 安徽工程大學餐飲采購管理優(yōu)化的分析與措施93.1采購食品原材料 ABC 分類管理9 3.1.1 ABC 法的具體運用93.2 供應(yīng)商 ABC 分類管理103.3規(guī)范采購管理制度，控制采購成本113.3.1

2、建立原材料采購計劃和審批手續(xù)制度123.3.2 建立嚴格的采購詢價報價制度123.3.3 建立嚴格的采購驗貨制度123.3.4 建立嚴格的報損報失制度133.3.5 建立嚴格的出入庫及領(lǐng)用制度13第四章 采購流程、供應(yīng)商選擇及管理的優(yōu)化144.1 采購組織結(jié)構(gòu)的再造144.2 采購流程的優(yōu)化154.3 供應(yīng)商選擇16 第1章 安徽工程大學餐飲公司簡介1.1 安徽工程大學餐飲公司簡介 自 1999 年以來，高校后勤社會化改革取得了較大的成效，并引入現(xiàn)代企業(yè)管理制度。高校后勤集團既要符合教育規(guī)律，又要符合經(jīng)濟規(guī)律；既具有教育屬性，又具有商品屬性。因此，對高校餐飲企業(yè)的管理不能按市場餐飲的模式進行管

3、理。 經(jīng)過多年的發(fā)展，安徽工程大學餐飲公司開成了突出學生伙食、堅持特色經(jīng)營、多方式、多檔次的格局，以保證以大鍋菜和小炒為主體的基本伙食，又有調(diào)劑口味的特色餐廳，也有適應(yīng)現(xiàn)代生活節(jié)奏需要的快餐廳，還有滿足會議等多種活動需求的高檔典雅的宴會廳，同時還有異域文化特色濃郁的西餐廳和清蒸餐廳。由于伙食品種豐富（正餐均在 300個品種以上），質(zhì)量上乘，衛(wèi)生可靠，營養(yǎng)豐富，口味適宜，安徽工程 餐飲公司得到校內(nèi)師生的普遍認可。通過多種渠道反饋，每年就餐師生對伙食工作的滿意率均在 85%以上。 第二章 安徽工程大學餐飲采購管理及供應(yīng)商管理現(xiàn)狀與問題2.1 安徽工程大學餐飲公司采購管理現(xiàn)狀 2.1.1 安徽工程大

4、學餐飲公司的組織結(jié)構(gòu) 安徽工程大學餐飲公司下設(shè)綜合辦公室、財務(wù)室、運行保障室、采購物流中心等 4 個部室，管轄三個學生食堂、教工食堂和特色餐廳。其組織結(jié)構(gòu)及各部門職責如圖 2-1 所示。 目前，安徽工程 大學餐飲公司的食品采購工程由采購物流中心負責，受總經(jīng)理直接管理。采購物流中心下設(shè)計劃部、采購部、倉儲加工部。其中，計劃部負責制定食品原材料采購計劃、采購統(tǒng)計和采購質(zhì)量監(jiān)控等工作；采購部負責食品原材料的采購和供應(yīng)商的管理，必要時可增設(shè)供應(yīng)商選擇與評價委員會；倉儲加工部負責管理食品原材料出庫、入庫的驗收工作，出入可的運輸工作和食品原材料加工、保鮮等工作。采購物流中心的組織結(jié)構(gòu)如圖 2-2。目前采購

5、物流中心共有 18 名員工。 2.1.2 安徽工程大學餐飲公司采購管理的流程 安徽工程大學餐飲公司采購管理主要包括采購計劃和組織、選擇供應(yīng)商、制定訂貨進貨策略、采購商務(wù)談判、簽訂訂貨合同，進貨實施、入庫驗收和采購評價等環(huán)節(jié)。采購管理流程如圖 2-3 所示。 （1）采購計劃的制定 采購計劃一般以月為單位進行采購，由計劃部根據(jù)各食堂的食品計劃和各類正常庫存貨物的月使用量，計劃部整理匯總并制定月度采購計劃一式 4 份，交總經(jīng)理審批，然后將審批單交采購部進行采購。在實際操作過程中，部分食品原材料的采購周期會遠超訂單需求周期，這部分食品原材料可由餐飲部門根據(jù)實際情況進行預(yù)測和判斷，由計劃部提前做好計劃。

6、 （2）采購實施 當采購部接到由總經(jīng)理已審批同意的采購計劃單后，倉儲加工部、采購部、總經(jīng)理室各留 1 份審批單備案，由倉儲加工部根據(jù)各食堂的每月食品需求情況，預(yù)算出各類食品原材料的最低和最高庫存量。采購部則根據(jù)采購計劃下訂單給合格供應(yīng)商名錄，供應(yīng)商根據(jù)訂單情況對其進行確認和承諾。 之后進入訂單跟蹤階段，采購人員跟蹤訂單，直到食品原材料準時、檢驗合格的進入儲存?zhèn)}庫。最后倉儲加工部驗收入庫，再將食品原材料發(fā)放到各食堂。在實際使用中，各食堂可對采購的食品原材料向計劃部提出反饋意見，由計劃部進行整合，將食品原材料反饋信息傳遞給采購部，采購部再將食品原材料采購情況反饋供應(yīng)商，訂單完成后，倉儲加工部將驗貨

7、單和采購部將采購合同報財務(wù)室，財務(wù)室再將采購款支付給供應(yīng)商。 （3）采購過程中的供應(yīng)商選擇與管理 供應(yīng)商開發(fā)和選擇是一個重要的過程，安徽工程 大學餐飲公司擁有其自己的較穩(wěn)定的合格供應(yīng)商名錄。合格供應(yīng)商分兩種：正在合作的供應(yīng)商和候補供應(yīng)商。安徽工程 大學餐飲公司每月都會對供應(yīng)商進行評估，每年還會進行一次供應(yīng)商績效考核，評估和績效考核合格的供應(yīng)商進入合格供應(yīng)商名錄；評估和績效考核不合格，或考核排名一直處于后面的供應(yīng)商將從合格供應(yīng)商名錄中除名。采取優(yōu)勝劣汰、競爭和獎懲等多種方式對供應(yīng)商進行管理，以淘汰那些價格較高、質(zhì)量差、且交期長、總體考核不良的供應(yīng)商。供應(yīng)商的評估分為 A、B、C、D 四種等級，其

8、考核評價標準見表 2-1。進入 A 等級的供應(yīng)商為優(yōu)秀供應(yīng)商，B 等級的供應(yīng)商為良好供應(yīng)商；而被評為 C 等的供應(yīng)商給予警告，提交品質(zhì)改善報告，其下次供貨的食品原材料重點檢查，如連續(xù)三個月被評為 C 的供應(yīng)商將被取消供應(yīng)商資格；被評為 D 等的供應(yīng)商將被直接從合格供應(yīng)商名錄除名，取消其合格供應(yīng)商資格。每月供應(yīng)商評估和績效考核主要由采購部負責。 表 2-1 供應(yīng)商績效評價標準供應(yīng)商評估和績效考核是供應(yīng)商管理的主要內(nèi)容之一，也是供應(yīng)商選擇的參考因素之一。其的主要目的就是對供應(yīng)商進行考核與評價，以便增加與優(yōu)秀供應(yīng)商的合作，并建立戰(zhàn)略合作伙伴的供應(yīng)商，同時淘汰部分不合格供應(yīng)商。圖 2-4 為 2014

9、 年 安徽工程大學餐飲公司的供應(yīng)商評估與績效考核結(jié)果圖；圖 2-5 為 2014 年 安徽工程大學餐飲公司供應(yīng)商準時訂單的履行統(tǒng)計圖；圖 2-6 為 2010 年 安徽工程大學餐飲公司供應(yīng)商被各食堂投訴或抱怨的次數(shù)統(tǒng)計圖。 圖 2-4 安徽工程大學餐飲公司 2014 年供應(yīng)商評估與績效考核結(jié)果 圖 2-5 安徽工程大學餐飲公司 2014 年供應(yīng)商準時訂單的履行統(tǒng)計圖 2-6 安徽工程大學餐飲公司 2014 年供應(yīng)商被各食堂投訴或抱怨的次數(shù)統(tǒng)計圖 從圖 2-4，圖 2-5，圖 2-6 可以看出，安徽工程大學餐飲公司供應(yīng)商績效評價高和很高兩個層次所占的比重為 37%；低于 80%的供應(yīng)商訂單準時率

10、的比例高達 66%，遠高出 50%的比例；被 2 次及 2 次以上的投訴或抱怨的供應(yīng)商占 53%，大于被 0 次和 1 次投訴或抱怨的供應(yīng)商比例。目前，安徽工程 大學餐飲公司食品采購的供應(yīng)商主要集中于米、面等主食品和蔬菜、油、豆制品等副食品，但對供應(yīng)商的管理缺乏深層次的了解，僅停留在了解供應(yīng)商的表層信息，對各供應(yīng)商也缺乏分類管理，可見其目前對供應(yīng)商的管理不夠完善。因此，當前 安徽工程 大學餐飲公司還應(yīng)該加強其供應(yīng)商管理。 2.2 安徽工程大學餐飲公司采購管理中的缺陷與原因 2.2.1 采購組織結(jié)構(gòu)不合理 在采購組織結(jié)構(gòu)上，從圖 2-1 和圖 2-2 可以看出以下問題： （1）集權(quán)式管理模式。從

11、組織架構(gòu)上，總經(jīng)理對采購物流中心的全局進行管理是沒有問題的，但從計劃部到采購部，再到倉儲加工部的所有工作都由總經(jīng)理管理。采購工作復(fù)雜細致，如果事事都要總經(jīng)理管理，總經(jīng)理審批，是比導(dǎo)致總經(jīng)理工作精力分散，很難在宏觀上對采購物流中心進行管理。 （2）計劃部設(shè)置繁瑣。在目前的采購組織結(jié)構(gòu)中，計劃部處于采購宏觀層面的機構(gòu)，宏觀層面的職責可以由總經(jīng)理負責。采購計劃報總經(jīng)理審批，在將采購計劃送給采購部進行采購，增加了工作流程，內(nèi)耗增加，工作效率降低。另外，計劃部工作中的統(tǒng)計管理，對于制定采購計劃有意義，但對于各食堂對供應(yīng)商原材料的反饋信息又要送到采購部，也增加了信息的不流暢。 （3）監(jiān)督職責不明確。在整個

12、組織缺乏監(jiān)管部門，行駛監(jiān)督職責的部門有采購部的質(zhì)量管理科、采購部和倉儲加工部等三個部門，各職責不明確，在監(jiān)管時存在相互扯皮，相互推卸責任的風險。而對于兩萬多學生和教職員工來說，食品安全、食品衛(wèi)生是保障正常的教學工作的基本保障，因此有必要成立職責明確、分工合理的監(jiān)管部門，以保證在采購管理環(huán)節(jié)的監(jiān)督作用。（4）餐飲公司中的采購人員數(shù)量相對較少，分工不合理。安徽工程 大學餐飲公司下設(shè)綜合辦公室、財務(wù)室、運行保障室、采購物流中心等 4 個部室，總共有 100 多人，而采購物流中心工作人員只有 18 人，小于 4 個部室的評價值 20 人，餐飲采購的食品原材料種類繁多，每月采購量大等，采購物流中心在整個

13、餐飲公司中，工作量相對較繁重，而采購物流中心下設(shè)計劃部、采購部和倉儲加工部，每個部門只有 3-4 人，工作繁瑣，可見安徽工程 大學餐飲公司在人員設(shè)置比例上來看嚴重失調(diào)，其各部門造成工作量的不同，勢必會影響各部門的內(nèi)部團結(jié)。 2.3.2 采購管理流程不合理 從圖 2-3（采購流程圖）可以看出以下問題： （1）從采購組織與采購流程圖中，均可以發(fā)現(xiàn)整個采購流程中缺少監(jiān)控環(huán)節(jié)。采購物流中心中的計劃部、采購部和倉儲加工部都沒有哪個部門有監(jiān)控監(jiān)督的職責，都有總經(jīng)理一人進行把關(guān)，集權(quán)制管理，各部門監(jiān)督責任不明確。 （2）質(zhì)檢環(huán)節(jié)十分薄弱。和監(jiān)控環(huán)節(jié)一樣，沒有相應(yīng)的部門行使質(zhì)檢工作。高校餐飲企業(yè)不同于社會餐飲

14、企業(yè)，它不僅要考慮經(jīng)濟效益，還有考慮服務(wù)師生的教學與科研，具有企業(yè)性質(zhì)和服務(wù)性質(zhì)的雙重屬性。高校餐飲公司應(yīng)更加注重食品衛(wèi)生和食品安全，缺乏質(zhì)檢過程可能會導(dǎo)致采購人員在食品采購階段，往往以價格最低作為篩選供應(yīng)商的目標，而忽視了原材料的質(zhì)量、供貨期等，容易出現(xiàn)以次充好、供貨不穩(wěn)定、供貨不及時的現(xiàn)象，甚至食品安全隱患。 （3）信息化、OA 辦公建設(shè)滯后，嚴重影響采購工作效率。在這個采購流程中，計劃部、采購部、各餐廳和供應(yīng)商這四個角色的溝通采用傳統(tǒng)的人工方式，導(dǎo)致效率不高、信息偏離或丟失嚴重以及信息相對滯后。另外，不同食品原材料的下訂單和交貨的要求是不相同的，而采購人員又需要每日人工發(fā)送不同食品原材料

15、的交貨指令，以確認各訂單的交貨狀態(tài)，這種人工方式的采購管理模式勢必造成工作效率低下，訂單的交貨狀態(tài)滯后甚至出錯。 （4）采購流程中的各個環(huán)節(jié)成本控制不夠完善 采購環(huán)節(jié) 以上關(guān)于采購組織結(jié)構(gòu)中提到，采購物流中心只有 18 人，其中采購部也只有 3 人，只設(shè)置了一名采購員，由于缺乏監(jiān)管制度，在客觀環(huán)境上很容易造成采購人員與供應(yīng)商相互串通，提高采購價格，加大采購成本，從而接收供應(yīng)商賄賂，吃差價回扣等，使餐飲公司利益受損。使采購員很容易與供貨商串通一氣，提高價格，吃差價回扣，加大成本，侵害高校利益；另一方面，這也容易造成供應(yīng)商不公平競爭，影響供應(yīng)商選擇，采購的食品原材料質(zhì)量也存在較大風險。要想杜絕采購

16、人員不良行為，降低采購風險，光靠采購人員的自身素質(zhì)是不夠的，還必須從制度上改變目前的采購管理。因此 安徽工程 大學餐飲公司應(yīng)該從制度、人員控制和監(jiān)督管理等方面，使其相互牽制，相互監(jiān)督，從而提高采購成本控制。 驗收環(huán)節(jié) 安徽工程 大學餐飲公司由倉儲加工部的驗貨員進行驗貨工作。由于缺乏必要的監(jiān)督機制，驗貨員在驗貨時存在不嚴格現(xiàn)象，導(dǎo)致殘損食品原材料進入餐飲公司，甚至發(fā)生有虛報、無物報單的現(xiàn)象。由于采購的食品原材料繁多，零星采購過于頻繁，導(dǎo)致部分驗收工作走走過場，流于形式，其嚴重影響采購食品原材料的質(zhì)量，食品衛(wèi)生、食品安全風險加大。 保管環(huán)節(jié) 倉儲保管如果不善，將會是倉儲成本加大，由于倉儲保管的控制

17、制度不健全，倉儲管理損耗大。由于缺乏監(jiān)管制度、材料的控制和記錄工作不到位，保管員在倉儲保管過程中存在私拿、多報損耗，深圳偷運倒賣等現(xiàn)象。另外食品原材料保管過程中，存在庫存食品的變質(zhì)變味，浪費比較嚴重。 領(lǐng)用環(huán)節(jié) 物資領(lǐng)用制度不健全，導(dǎo)致領(lǐng)用環(huán)節(jié)出現(xiàn)少用多領(lǐng)、領(lǐng)用記錄丟失現(xiàn)象的發(fā)生。一般領(lǐng)用食品原材料需要填寫領(lǐng)料單，并需要食堂經(jīng)理審批簽字。但餐飲原材料種類繁多、零星，材料種類達到數(shù)百種，因此在實際操作過程中很難控制，存在沒有領(lǐng)料單，或沒有經(jīng)理審批簽字就先領(lǐng)料，事后又沒有填單的現(xiàn)象。 2.2.3 供應(yīng)商的管理不科學 供應(yīng)商選擇的好壞直接影響企業(yè)的采購成本、質(zhì)量、交貨期等。目前，安徽工程 大學餐飲公

18、司供應(yīng)商的管理有采購部負責，對于供應(yīng)商的選擇和績效考核更多的是采用定性分析的方法，而缺少定量分析的方法，這就使供應(yīng)商的選擇和績效考核缺乏科學、系統(tǒng)、有效地分析，不利于采購成本的控制。 （1）供應(yīng)商選擇和評價不科學、不嚴謹 對供應(yīng)商的開發(fā)、選擇和評價的工作缺乏流程，流于形式。供應(yīng)商進入沒有設(shè)置門檻，只有具備相應(yīng)的資質(zhì)和證件，如公司黃頁、營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證等資料即可進入候選供應(yīng)商。在供應(yīng)商審查時往往只注重食品原材料價格、交貨期、公司質(zhì)量體系、公司規(guī)模、企業(yè)榮譽等書面的資料審査，而缺乏現(xiàn)場實地考察。安徽工程 大學餐飲公司的供應(yīng)商中，有的供應(yīng)商雖合作多年，但餐飲公司去現(xiàn)場實地考察的很少，

19、有的甚至沒有實地考察過。對于供應(yīng)商的評價內(nèi)容比較集中于價格、質(zhì)量體系、批次合格率、財務(wù)報表等方面的數(shù)據(jù)，這些評價內(nèi)容也主要為定性評價，缺少定量分析。 （2）對供應(yīng)商缺乏科學的分類管理 安徽工程 大學餐飲企業(yè)采購的食品原材料分為主食、食用油、副食品、調(diào)味品和當日菜五大類，其供應(yīng)商數(shù)量較大，參差不齊。目前 安徽工程 大學餐飲公司正在供貨的供應(yīng)商達到31 家，供應(yīng)商的采購金額多則高達 200 余萬元，少則只有 1 萬元的供應(yīng)商。而這些供應(yīng)商中，安徽工程 大學餐飲公司采用一視同仁的管理，沒有采用分類的管理，這種極不科學的做法，既浪費了公司的管理精力，也難以對重要供應(yīng)商實施有效的重點、有效的管理。 （3

20、）年度評審制度不夠科學，沒有供應(yīng)商激勵機制 安徽工程 大學餐飲公司對供應(yīng)商的評審一年只做一次，并作為其年度考核成績，其隨意性加大，主要決定于采購人員的主觀印象，缺乏對供應(yīng)商的月度或季度考核。其績效考核結(jié)果往往只作于末尾淘汰的依據(jù)，而績效考核優(yōu)秀的供應(yīng)商沒有相應(yīng)的獎勵制度，沒有建立有效的激勵機制。 （4）供應(yīng)商管理觀念落后 安徽工程 大學餐飲公司采購人員往往認為供應(yīng)商是競爭對手，在采購價格談判過程中，往往只看價格，最后往往是價低者的供應(yīng)商進行供貨。這樣導(dǎo)致公司沒有長期穩(wěn)定的供應(yīng)商，出現(xiàn)了今年這家供應(yīng)商供貨，明年另外一家供應(yīng)商供貨的現(xiàn)象。這種長期與大量而又分散的供應(yīng)商保持聯(lián)系，沒有建立起戰(zhàn)略合作伙

21、伴的供應(yīng)商。正是采購人員和供應(yīng)商雙方的觀念落后，只著眼于當前利益，很難建立穩(wěn)定、長期的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，很難實現(xiàn)供應(yīng)鏈下的“雙贏”。 第三章 安徽工程大學餐飲采購管理優(yōu)化的分析與措施3.1采購食品原材料 ABC 分類管理安徽工程大學餐飲公司采購的食品原材料種類繁多、價格不等、數(shù)量不均。有的食品原材料需要量大，在餐飲采購成本中所占比例大，品種相對固定，如大米、面粉、食用油等主副食品；有的食品原材料需要量大，在餐飲采購成本中所占比例小，品種相對不固定而且價值很小，但又是生產(chǎn)過程必不可少的，如調(diào)料品；有的食品可以存儲，而有的食品不能存儲，如當日菜等。由于人力、財力、資源有限，對所有的品種均給予相同程

22、度的重視和管理是不可能的，也是不切實際的。因此，有必要對不同的食品原材料進行分類。我們在原來主食、油、副食品、調(diào)味品和當日菜五大類的基礎(chǔ)上再進行分類，將管理的重點放在餐飲采購成本中所占比例大的原材料品種上，即 A 類物資，進行有區(qū)別的分類管理和控制。其分類的區(qū)分標準見表 3-1。表 3-1 ABC 分類法的區(qū)分標準3.1.1 ABC 法的具體運用根據(jù)表 3-1 的 ABC 分類法區(qū)分標準，將安徽工程大學大學餐飲公司采購的食品按主食、油、副食品、調(diào)味品和當日菜分為五大類，其 2014 年度采購食品原材料的金額統(tǒng)計如表 3-2所示：表 3-2 安徽工程 大學餐飲公司采購原材料金額統(tǒng)計及分類用 AB

23、C 分析方法可歸納為列表 3-3 表示：表 3-3 安徽工程 大學餐飲公司采購原材料 ABC 分類從表 3-3 可知，A 類食品原材料的采購成本占食品原材料成本的 73.09%，對這類食品原材料管理至關(guān)重要，將直接影響采購總成本。所以對屬于 A 類的食品原材料要重點管理，經(jīng)常查點，預(yù)測需求，合理控制庫存量，并及早決定好定貨點和供應(yīng)商；B 類的食品原材料主要是糧油等主食品，包括大米、面粉和食用油等，占到采購金額的 21.53%，但這類食品種類和價格相對固定，供應(yīng)商也相對集中，有利于管理。C 類的食品原材料采購金額比例只有 5.38%，占整個餐飲食品原材料采購總成本比例很少，但這類食品原材料種類又

24、多、價格又低，采購管理中不必過于關(guān)注。3.2 供應(yīng)商 ABC 分類管理對 安徽工程 大學餐飲公司的采購成本控制，ABC 分類法不僅對食品原材料進行分類，而且還可以運用在對食品原材料供應(yīng)商的分類管理上。下面以 安徽工程 大學餐飲公司 2014 年采購的食品原材料的供應(yīng)商進行分析，按供應(yīng)商年度采購金額分類并進行排序，并運用 ABC 分類法分析，供應(yīng)商 ABC 分類見表3-4。表 3-4 安徽工程 大學餐飲公司 2014 年供應(yīng)商分類表根據(jù)供應(yīng)商的分類，對供應(yīng)商采用不同的管理，對于 A 類的 6 家供應(yīng)商，可以與其建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，在今后的采購過程中給予重點關(guān)注；對于 B 類的 7 家供應(yīng)商，可

25、與其建立緊密合作伙伴關(guān)系，通過一段時間的合作，根據(jù)評估和績效考核結(jié)果，可以升格為戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系；而 C 類的供應(yīng)商，通過合作，并給與評估和績效考核結(jié)果，適當可升格為緊密合作伙伴關(guān)系。通過供應(yīng)商的分類管理，形成了不同層次、不同關(guān)注度的管理階層。3.3規(guī)范采購管理制度，控制采購成本安徽工程 大學餐飲公司采購管理環(huán)節(jié)較多，并沒有形成系統(tǒng)化的采購管理制度，導(dǎo)致在各環(huán)節(jié)成本控制不夠完善，如在采購環(huán)節(jié)存在采購員接收供應(yīng)商賄賂，吃差價回扣等，在驗收環(huán)節(jié)存在部分驗收工作走走過場，流于形式等，因此有必要規(guī)范采購管理制度，是采購各個環(huán)節(jié)制度化。規(guī)范采購管理制度，有利于加強采購業(yè)務(wù)工作管理，做到有章可循，預(yù)防采購

26、過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購業(yè)務(wù)的質(zhì)量和經(jīng)濟效益。3.3.1 建立原材料采購計劃和審批手續(xù)制度各食堂經(jīng)理和倉儲保管員根據(jù)經(jīng)營情況、食品原材料倉儲情況，定期填寫采購計劃報送 安徽工程 大學餐飲公司的物流管理中心，對于金額較大的且保存時間較長主副食品，如大米、面粉、食用油等食品原材料則要填寫申請訂貨單，并交總經(jīng)理審批，采購部每月或每季度進行其食品原材料進行采購，申請訂貨單如表 4-11。對于采購金額較小或不便保存的當日菜，如小額調(diào)味品、蔬菜、鮮肉等則由各食堂經(jīng)理每日報送，各食堂經(jīng)理或負責人填寫當日菜訂貨單。3.3.2 建立嚴格的采購詢價報價制度安徽工程 大學餐飲公司物流采購中心可設(shè)計專

27、業(yè)的物價員或信息員，物價員或信息員可以設(shè)置在財務(wù)室或采購部，定期對市場物價進行調(diào)研和價格咨詢，及時關(guān)注政府對關(guān)注民生的“菜籃子”菜價的定價和網(wǎng)上菜價查詢，如廣州白云山農(nóng)產(chǎn)品綜合批發(fā)市場會對每日菜價進行公布，可充分利用各種渠道了解市場信息，采購時堅持貨比三家的原則，及時更新市場變化。物價員或信息員根據(jù)市場菜價每周或半月公開報價一次，并且每月召開由餐廳經(jīng)理、采購員、物價員、保管員組成的定價人員的定價例會或碰頭會，對供應(yīng)商的價格和質(zhì)量進行公開、公平的優(yōu)選。對于價格比較穩(wěn)定，如大米、面粉等食品原材料可實行月價制，而對于價格變化幅度較大、季節(jié)性食品則要加強市場調(diào)查。表 3-5菜價調(diào)查表3.3.3 建立嚴

28、格的采購驗貨制度嚴把進貨關(guān)是采購物流管理的重要一環(huán)，驗收控制的目的就是使采購的食品原材料符合訂貨時的質(zhì)量、規(guī)格、價格、數(shù)量。驗貨控制是把握好食品原材料進入倉庫和廚房的第一關(guān)卡。驗收環(huán)節(jié)需要明確的驗收標準、明確驗收責任和貴重原材料標簽，并采用專人管理等制定。驗貨員要對所有的進貨物資進行驗貨，并做好驗貨記錄。驗貨員有權(quán)拒收不需要的超量進貨、質(zhì)量不合格和規(guī)格不符的食品原材料，并核對采購單，發(fā)現(xiàn)問題及時反映和糾正。特別要注意保藏時間短、易壞易損等食品原材料的記錄，鮮活食品進行入冰庫儲存。表 3-6驗收記錄3.3.4 建立嚴格的報損報失制度餐飲公司與工業(yè)企業(yè)不同，餐飲公司的采購物資主要為食品原材料，其品

29、種多且雜，各種食品原材料保藏時間不同，有的食品原材料保藏時間長則幾天，短則一天，并需要保鮮冷藏，如海鮮、肉類、肉制品、豆制品、果蔬等。對于這些物資應(yīng)制定嚴格的報損報失制定。報損的物資需要倉儲加工部負責人鑒定，并簽字報損。根據(jù)報損報失的數(shù)量，可每天或每周將報損單報總經(jīng)理室，對于超過規(guī)定報損率，要給予預(yù)警，并說明原因。表 3-7報損單3.3.5 建立嚴格的出入庫及領(lǐng)用制度做好發(fā)放控制管理是庫存管理的重要環(huán)節(jié)。其目的是按各食堂經(jīng)營需要發(fā)放與需求符合的食品原材料規(guī)格、數(shù)量等，可以從源頭上來控制成本的支出。安徽工程 大學餐飲公司可根據(jù)主食品、副食品和調(diào)味品等不同食品原材料的特性來制定不同的領(lǐng)用手續(xù)。表

30、3-8庫房領(lǐng)料申請單第四章 采購流程、供應(yīng)商選擇及管理的優(yōu)化 通過前文對安徽工程大學餐飲公司采購物流管理現(xiàn)狀與存在問題的分析可知，安徽工程大學餐飲公司采購流程、供應(yīng)商選擇及管理等方面存在很大的問題，有必要對其進行優(yōu)化，提出改進方案。4.1 采購組織結(jié)構(gòu)的再造根據(jù)組織結(jié)構(gòu)的兩大職能，在原有組織結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，在以下幾方面進行改進： （1）目前的采購物流中心由總經(jīng)理負責，其管理模式采用的是“集權(quán)式管理”，總經(jīng)理管的過多，過細，往往只注重微觀層面，而對宏觀方面把握采購工作則不利。為此，總經(jīng)理職責調(diào)整為：采購物流中心由總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下統(tǒng)籌安排工作，協(xié)調(diào)各部門的工作，具體負責原計劃部中的采購計劃、數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作

31、等宏觀工作。解決了凡事都要總經(jīng)理處理和審批，實行“分權(quán)式管理”模式，使采購計劃等宏觀方面的頂層設(shè)計更加合理，有利于提高整體工作效率。 （2）計劃部撤除，計劃部中的采購計劃、數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作等工作由總經(jīng)理直接負責，而計劃部中的質(zhì)量管理工作劃到新成立的質(zhì)檢監(jiān)督部，這樣可以減少計劃部到采購部流程，采購工作更加順暢。 （3）采購部細化主食品采購科和副食品采購科，以及負責原來的供應(yīng)商管理的工作，必要時采購部負責組織供應(yīng)商開發(fā)與選擇工作委員會等工作。 （4）成立質(zhì)檢監(jiān)督部，將計劃部中的質(zhì)量管理科并入質(zhì)檢部，加強對采購部門和采購過程的監(jiān)管與控制。優(yōu)化后的目標采購組織結(jié)構(gòu)如圖 3-1 所示。優(yōu)化后的采購組織結(jié)構(gòu)較優(yōu)化前的采購組織結(jié)構(gòu)。主要是層級減少，總經(jīng)理直接負責采購計劃、數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作等宏觀工作，減少采購計劃到達采購部的時間和手續(xù)；同時增加了食品原材料的質(zhì)量、衛(wèi)生管理。4.