管理沙龍-會(huì)議管理

1、主講：William二零一二年 “管理沙龍”系列 會(huì)議管理該沙龍課題中將涉及到案例的討論和情景的練習(xí)，有必要建立團(tuán)隊(duì)，感受團(tuán)隊(duì)合作的良好氛圍。共同努力達(dá)成學(xué)習(xí)的目標(biāo)。全體人員分為4個(gè)小組。課前預(yù)熱分組視頻短片分享視頻分享視頻案例討論n思考：視頻中有哪些地方做的比較好？哪些地方需要改進(jìn)？n自由發(fā)言：前2位獲得1次抽牌機(jī)會(huì)n時(shí)間：15分鐘課程目錄1 章 五種類型的會(huì)議2 章 會(huì)議前的準(zhǔn)備3 章 會(huì)議中的角色分工與流程4 章 會(huì)議后跟進(jìn)5 章 答疑與提問(wèn)本章學(xué)習(xí)任務(wù)目標(biāo)：1.陳述五種類型會(huì)議的目的2.識(shí)別中心常見(jiàn)會(huì)議的類型1章 五種類型的會(huì)議1章 五種類型的會(huì)議根據(jù)目標(biāo)不一樣，會(huì)議通常劃分為以下五種

2、類型1.制定計(jì)劃型2.分享信息型3.解決問(wèn)題型4.制定決策型5.建立關(guān)系型制定計(jì)劃型會(huì)議1章 五種類型的會(huì)議召開(kāi)此類會(huì)議通常是因?yàn)橹贫ㄓ?jì)劃時(shí)需要多方面的溝通，或者需要贏得他人的支持認(rèn)同或承諾分享信息型會(huì)議1章 五種類型的會(huì)議召開(kāi)此類會(huì)議的目標(biāo)是為了發(fā)布信息，事實(shí)上大多數(shù)會(huì)議都以此為目的?；菊J(rèn)知分享信息型會(huì)議應(yīng)該給與會(huì)者提供提問(wèn)和討論的機(jī)會(huì)，以確保大家能充分理解信息。Tips解決問(wèn)題型會(huì)議1章 五種類型的會(huì)議召開(kāi)此類會(huì)議的目標(biāo)是為了解決業(yè)務(wù)問(wèn)題。有效的解決問(wèn)題型會(huì)議通常采用一種人人熟知的方法推動(dòng)會(huì)議進(jìn)程基本認(rèn)知1. 陳述問(wèn)題（通過(guò)頭腦風(fēng)暴法討論可能存在的問(wèn)題）2. 分析問(wèn)題（通過(guò)頭腦風(fēng)暴法討論

3、問(wèn)題產(chǎn)生的原因）3. 制定解決方案（通過(guò)頭腦風(fēng)暴法討論問(wèn)題的潛在解決方案）4. 設(shè)立下一步行動(dòng)計(jì)劃5. 監(jiān)督和跟蹤計(jì)劃進(jìn)度解決問(wèn)題型會(huì)議的通用流程建立關(guān)系型會(huì)議1章 五種類型的會(huì)議召開(kāi)此類會(huì)議的目標(biāo)通常是為了慶祝成功事件、啟動(dòng)項(xiàng)目、認(rèn)可員工表現(xiàn)，或者只是讓大家聚在一起基本認(rèn)知制定決策型會(huì)議1章 五種類型的會(huì)議召開(kāi)此類會(huì)議的目標(biāo)是為了制定團(tuán)隊(duì)決策?；菊J(rèn)知這類會(huì)議的關(guān)鍵在于有一個(gè)清晰的決策過(guò)程，而且作為管理者，您必須愿意接受群體的決策意見(jiàn)。Tips識(shí)別中心會(huì)議類型1章 五種類型的會(huì)議分標(biāo)與工作計(jì)劃旬標(biāo)對(duì)標(biāo)部門沖突解決頭腦風(fēng)暴月度工作總結(jié)與回顧銷售部部門例會(huì)市場(chǎng)部部門例會(huì)教學(xué)部部門例會(huì)銷售教學(xué)RR

4、會(huì)議月度優(yōu)秀表彰以下會(huì)議分別屬于那種類型的會(huì)議？本章學(xué)習(xí)任務(wù)目標(biāo)：1.陳述會(huì)議前的準(zhǔn)備事項(xiàng)2章 會(huì)議前的準(zhǔn)備學(xué)員分享2章 會(huì)議前的準(zhǔn)備n自由發(fā)言：前2位獲得1次抽牌機(jī)會(huì)n時(shí)間：15分鐘請(qǐng)分享你在準(zhǔn)備會(huì)議前要做的準(zhǔn)備事項(xiàng)會(huì)議前的準(zhǔn)備事項(xiàng)2章 會(huì)議前的準(zhǔn)備確定時(shí)間地點(diǎn)，并通知到每個(gè)參會(huì)人員,盡量避免遲到和不必要的等待制作會(huì)議流程(Agenda),讓每個(gè)人了解會(huì)議的目標(biāo)進(jìn)程準(zhǔn)備部分準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)材料在開(kāi)會(huì)之前,就會(huì)議的議題流程提前跟關(guān)鍵與會(huì)者進(jìn)行提前溝通,達(dá)成基本共識(shí)在會(huì)議前,提前提醒與會(huì)人員做好材料和思路的準(zhǔn)備工作提前將會(huì)議材料發(fā)郵件讓相關(guān)人員閱悉會(huì)議前需要準(zhǔn)備的事項(xiàng)2章 會(huì)議前的準(zhǔn)備1.便于掌控時(shí)

5、間2.保證討論緊扣主題3.保證最重要的主題獲得最大關(guān)注會(huì)議議程的作用案例分享2章 會(huì)議前的準(zhǔn)備主管會(huì)前準(zhǔn)備的常見(jiàn)問(wèn)題本章學(xué)習(xí)任務(wù)目標(biāo)：1.陳述會(huì)議中不同的角色分工2.陳述會(huì)議中的流程3.識(shí)別主管在會(huì)議中的角色及注意事項(xiàng)3章 會(huì)議中的角色分工與流程學(xué)員分享3章 會(huì)議中的角色分工n自由發(fā)言：前2位獲得1次抽牌機(jī)會(huì)n時(shí)間：15分鐘請(qǐng)分享你覺(jué)得在會(huì)議中存在哪些角色及各自不同的分工？協(xié)調(diào)者/主持人：協(xié)調(diào)者負(fù)責(zé)制定會(huì)議議程，保證會(huì)議的進(jìn)行和總體上對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理。他她還可以干預(yù)制止與會(huì)議無(wú)關(guān)的討論。會(huì)議中的角色分工3章 會(huì)議中的角色分工計(jì)時(shí)員：計(jì)時(shí)員負(fù)責(zé)會(huì)議時(shí)間的掌控記錄員：會(huì)議記錄員記錄會(huì)議內(nèi)容，確保大家

6、對(duì)會(huì)議產(chǎn)生的決議和行動(dòng)達(dá)成共識(shí)。核心人員：他們對(duì)會(huì)議的成功有舉足輕重的作用，沒(méi)有他們的參與，會(huì)議很難達(dá)到效果學(xué)員分享3章 會(huì)議中的角色分工n自由發(fā)言：前2位獲得1次抽牌機(jī)會(huì)n時(shí)間：15分鐘如果主管在會(huì)議中身兼3職，會(huì)有什么問(wèn)題？很多管理者通常犯的錯(cuò)誤是試圖完成這三個(gè)角色的所有工作，自始至終他們既是會(huì)議參與者又是會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)者。這樣使得一個(gè)人的負(fù)擔(dān)太重，而且也使其他參與者處于更加被動(dòng)的地位。這些角色的分配將有助于提高會(huì)議的效果，同時(shí)也能提高參與者的積極性。Tips1. 闡明會(huì)議的目標(biāo)2 明確要討論的主題3 告知分配給每個(gè)主題的時(shí)間4. 進(jìn)入討論5 對(duì)關(guān)鍵事件作出決策6. 達(dá)成決議7. 重申會(huì)議結(jié)果

7、會(huì)議中的流程3章 會(huì)議中的角色分工與流程會(huì)議目標(biāo)：本次會(huì)議需要達(dá)成的目的和標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)調(diào)實(shí)踐1.闡明會(huì)議目標(biāo)3章 會(huì)議中的流程1.根據(jù)前面五種類型的會(huì)議，你需要確定在會(huì)議開(kāi)始時(shí)第一時(shí)間闡明會(huì)議目標(biāo)2.每次會(huì)議的議題最好是一個(gè)，最多不超過(guò)三個(gè)3.為避免遺忘或提高參與度，可以提前郵件、飛信等方式通知到參會(huì)人4.目標(biāo)的描述必須具體并且符合實(shí)際Tips明確主題：根據(jù)目標(biāo)的分解，明確影響目標(biāo)達(dá)成的主題，并且告知就此展開(kāi)討論2.明確要討論的主題3章 會(huì)議中的流程1.根據(jù)會(huì)議目標(biāo)的類型，把會(huì)議目標(biāo)分解為不同的主題2. 通常會(huì)分為數(shù)據(jù)類和事件類主題3.明確這次主題就是會(huì)議的主要討論內(nèi)容Tips告知時(shí)間：明確每個(gè)主

8、題可分配的時(shí)間3.告知分配給每個(gè)主題的時(shí)間3章 會(huì)議中的流程1.最好設(shè)置計(jì)時(shí)員，提醒主持人何時(shí)停止或加快議題討論進(jìn)展Tips進(jìn)入討論：針對(duì)每個(gè)議題展開(kāi)討論，收集有效信息，為決策做準(zhǔn)備4.進(jìn)入討論3章 會(huì)議中的流程1.為提高參與度，可以設(shè)置發(fā)言原則，例如從左到右輪流發(fā)言，或者點(diǎn)名發(fā)言2.主動(dòng)發(fā)言、提出建議、異議，都應(yīng)給與肯定3.主持人應(yīng)及時(shí)中斷偏題的討論4.控制時(shí)間Tips作出決策：根據(jù)討論結(jié)果及溝通結(jié)果，對(duì)每個(gè)議題作出決策5.對(duì)關(guān)鍵事件作出決策3章 會(huì)議中的流程1.闡明你的決策理由，讓大家明白你為何作這個(gè)決策，可以增強(qiáng)對(duì)決策的接受度2.決策理由應(yīng)多采納現(xiàn)場(chǎng)討論建議Tips達(dá)成決議：公布決策后，

9、征集參會(huì)者對(duì)決策的建議，并根據(jù)需要進(jìn)行表決6.達(dá)成決議3章 會(huì)議中的流程1.詢問(wèn)是否有異議2.懸而不決的決策可以征集核心人員的意見(jiàn)，或者通過(guò)舉手、投票方式表決Tips重申結(jié)果：達(dá)成決議后，再次重申決議，明確時(shí)間期限及責(zé)任分工7.重申會(huì)議結(jié)果3章 會(huì)議中的流程1.闡明達(dá)成決議的理由2.明確告知這是會(huì)議結(jié)果，必須執(zhí)行3.明確時(shí)間期限與責(zé)任分工Tips學(xué)員分享3章 會(huì)議中的角色分工與流程n自由發(fā)言：前2位獲得1次抽牌機(jī)會(huì)n時(shí)間：15分鐘主管在中心的會(huì)議是否一定要按照這個(gè)流程來(lái)操作？如果不是，要保留哪些關(guān)鍵環(huán)節(jié)？本章小結(jié)3章 會(huì)議中的角色分工與流程你認(rèn)為可以從哪些方面評(píng)價(jià)一個(gè)會(huì)議是否成功？結(jié)果：通過(guò)與

10、會(huì)議目標(biāo)對(duì)照，來(lái)評(píng)估會(huì)議的結(jié)果進(jìn)程：注意會(huì)議進(jìn)程，觀察和評(píng)估會(huì)議的運(yùn)行，將有助于找到提高會(huì)議效率的方法關(guān)系：請(qǐng)核實(shí)，會(huì)上人們表現(xiàn)的人際關(guān)系是下面描述的樣子嗎？1. 坦率和誠(chéng)懇的談話2. 尊敬和禮貌3. 或者其他方面本章學(xué)習(xí)任務(wù)目標(biāo)：1.陳述會(huì)議后跟進(jìn)的目的2.陳述會(huì)議后跟進(jìn)的方法4章 會(huì)議后跟進(jìn)學(xué)員討論4章 會(huì)議后的跟進(jìn)n自由發(fā)言：前2位獲得1次抽牌機(jī)會(huì)n時(shí)間：15分鐘人們?yōu)槭裁丛跁?huì)議后不執(zhí)行會(huì)議的決議？會(huì)后跟進(jìn)4章 會(huì)議后的跟進(jìn)目的：跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并提供資源協(xié)助以達(dá)成目標(biāo)1.確保執(zhí)行負(fù)責(zé)人清楚具體要求，可以安排會(huì)后溝通，并詢問(wèn)所需的協(xié)助2.重要決議通過(guò)郵件、短信等方式再次強(qiáng)調(diào)3.明確最后期限，并決定跟進(jìn)的頻率Tips答疑：?jiǎn)栴}收集5章 答疑與提問(wèn)請(qǐng)把你在會(huì)議管理中遇到的疑惑寫下來(lái)，講師將根據(jù)問(wèn)題的集中程度給予解答時(shí)間：10分鐘提問(wèn)：主管會(huì)議常見(jiàn)問(wèn)題5章 答疑與提問(wèn)問(wèn)題待收集時(shí)間：30分鐘課程總結(jié) 不要低估交流的重要性，作為一個(gè)管理者您的成績(jī)往往與您雙向交流的有效性緊密相關(guān)