辦公室管理形成性考核冊答案(共9頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上辦公室管理形成性考核冊答案1-4作業(yè)1  1一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表序號國內(nèi)一般性            國外一般性                  國內(nèi)企業(yè)（含外企）1    文書撰寫

2、    按上司的口頭或書面指示完成信函。      記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容2    文書制作    復(fù)印資料。                            打印文稿及表格3&

3、#160;   文書處理    在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。        信函和郵件的處理。4    檔案管理    檔案管理。5    會議組織    安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。    記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。6    調(diào)查研究    協(xié)助上司準(zhǔn)備書

4、面的財務(wù)報告、研究報告。7    信息資料    準(zhǔn)備好公司要公開的資料；              收集及整理各種信息8    信訪工作    替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。9    接待工作    接待來訪賓客；   &#

5、160;                    接待賓客和員工的來訪。10 協(xié)調(diào)工作    以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。11 督查工作    督導(dǎo)一般職員或速記員。12 日程安排    替上司定約會并做好記錄；13 日常事務(wù)" 閱讀并分類信件     

6、                   通訊事務(wù)、電話；14 辦公室管理                             &

7、#160;        辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品15 其他臨時    以速記記下上司交待的事項；            執(zhí)行上司交辦事項交辦的事項-16             替上司申報交納所得稅及辦理退稅。17   

8、;                                         外出辦事，如銀行、郵局等。二、公用易耗品主要包括哪些？  辦公用易耗品主要有：  （1

9、）信封、紙張；  （2）軟盤、光盤等；  （3）鉛筆；  （4）圓珠筆；  （5）簽字筆或鋼筆；  （6）修正液或修正帶；  （7）印盒；  （8）各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號碼機(jī)、切紙機(jī)、計算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；  （9）小刀；  （10）日歷等；  （11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。   三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？  文員工作分為三個步驟

10、：計劃、實(shí)施和檢查。  （1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會最佳。  （2）實(shí)施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。  （3）檢查的步驟，要分析計劃和實(shí)績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。  其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。  三者的關(guān)系為：  先作計劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃實(shí)施檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。  文

11、員首先要仔細(xì)制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。   四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計劃書。  本題的例子請同學(xué)們見教材第28頁。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。   五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識。  1請示方法和報告方法；  2計劃方法和總結(jié)方法；  3受意方法；  4傳達(dá)方法；  5進(jìn)言方法；  6變通方法和擋

12、駕方法；  7分工方法與合作方法。  受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖。可以分為直接受意（即領(lǐng)會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。  受意方法要注意：  （1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；  （2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；  （3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；  （4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話； 

13、 （5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；  （6）接受指示后，要不失時機(jī)地貫徹實(shí)施。  結(jié)合實(shí)際談體會。  我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。  才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時，我沒有經(jīng)驗(yàn)，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向

14、總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。  從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。  注意：同學(xué)們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進(jìn)行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會。本題失分的原因大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受，同學(xué)們在回答本題時要加以注意。  作業(yè)2 一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。  （1）都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；  （2）都應(yīng)保持耐性、熱情的

15、態(tài)度；  （3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；  （4）都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。  異：  （1）打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響24聲就接聽。  （2）打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。  二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。  （1）基本用途：  “電視會議”主要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料。  “交互式電話會議”的基本用途是使單位或

16、個人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國際、國內(nèi)或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。  （2）兩者與一般會議的不同：  可以消除時空上的局限性。  （3）各自的優(yōu)劣：  “電視會議”  優(yōu)：通達(dá)范圍廣，消除時空上的局限性，生動形象；劣：技術(shù)上的要求較高。  “交互式電話會議”  優(yōu)：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數(shù)功能和歡迎詞播放功能；劣：費(fèi)用高，技術(shù)含量高。  三、簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。  （1）按照收件人的姓名分揀；  （2）按照郵件的重要性分揀；  （

17、3）按照收件部門的名稱分揀。  四、怎樣處理上司不在時的郵件？  本題的答案請同學(xué)們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再詳細(xì)說明。  五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？  （1）上司正在開會時；  （2）上司繁忙時；  （3）上司即將外出時；  （4）遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時。作業(yè)3一、提高會議效率,文秘人員應(yīng)注意哪些方面,請列出相關(guān)要點(diǎn)注意事項：1、會議通知：會議通知的發(fā)放時間一般是會前一周發(fā)放，以便于參加會議的人員做工作計劃（緊急會議可以電話通知）。會議通知的內(nèi)容應(yīng)包括如下幾項：會議標(biāo)題：標(biāo)題要簡潔

18、、明了，要突出會議內(nèi)容。會議時間：具體開會時間，如2009年10月30日上午9：00;會議地點(diǎn)：具體開會地點(diǎn)，如公司本部七樓會議室（如果是在外部開會要具體詳細(xì)，最好附帶行車路線，在會議地點(diǎn)擺放指示牌）會議內(nèi)容：具體工作會議的內(nèi)容。參會人員：具體參加會議的人員。署 名：發(fā)文單位/部門的署名、日期（在通知的右下角）2、會議材料的準(zhǔn)備：會議材料最好要提前一天準(zhǔn)備好。3、會議會場布置：、會議條幅：要提前一天制作好并認(rèn)真仔細(xì)檢查條幅的內(nèi)容的正確性（特別是要注意詞義的具體情境），最好在會議的前一天下午掛好（會議在第二天上午召開）或上午掛好（會議在當(dāng)天的下午召開）；、音響、話筒:會議前一天要把音響、話筒調(diào)試

19、好（注意話筒的電池有無充足的電量，最好換未經(jīng)使用的電池）；、投影設(shè)備：會議前一天要調(diào)試好；、桌椅位置的擺放：位置的擺放要講究次序，特別是領(lǐng)導(dǎo)的座次（具體情況具體分析，一般情況下領(lǐng)導(dǎo)是很在乎的，一定要小心哦），領(lǐng)導(dǎo)出席牌的排放位置。、茶水：安排工作后勤人員的倒茶工作，領(lǐng)導(dǎo)到茶水到，工作后勤人員要具備基本的禮儀常識。、簽到表：一般的會議要準(zhǔn)備簽到表，要求到會的各位簽到，一邊留底登記。、會議紀(jì)要：一般會議結(jié)束后有會議記錄人員撰寫會議紀(jì)要，紀(jì)要會議的主要內(nèi)容，留底存檔，作為歷史資料。 二、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預(yù)定表。  日程安排計

20、劃表的種類：  （1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個年度的活動事項整理成表，再通知各部門。  （2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。  月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個月的預(yù)定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進(jìn)行的會議、面談、出差、訪問等預(yù)定計劃。  周預(yù)定表是一個月預(yù)定計劃中的一周計劃，此預(yù)定計劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。  日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計劃，進(jìn)一步以時間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動。  各種

21、預(yù)定表的編制請同學(xué)們參照教材P.166P.170上的例子，編寫。三、文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作?請列出工作要點(diǎn) (1)準(zhǔn)備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時間、座位情況、旅館情況。 旅行計劃要準(zhǔn)備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要并有權(quán)利要，應(yīng)再額外準(zhǔn)備一份。 (2)制定約會計劃。約會計劃表應(yīng)該包括：城市名和省(州)名(如果是國外旅行，寫明城市名和國家名)，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。 如果上司與某位洽談業(yè)

22、務(wù)的人以前見過面，要把當(dāng)時記錄的檔案找出，交給上司。 (3)為商務(wù)洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件準(zhǔn)備好，如與某項要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料。你可以用橡皮筋或大號回形針把所有相關(guān)的文件扎在一起，每一扎都要標(biāo)得清清楚楚。 (4)決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點(diǎn)行李時按照清單檢查，這樣就不會落下任何東西。 旅行用品一覽表 ·信紙、信封、郵票、筆記本、電話號碼 ·日歷卡 ·世界各地時間表 ·國際電話號碼表 ·文件夾 ·商業(yè)名片 ·聲像材料 ·手

23、機(jī)、手提電腦、軟盤、微型錄音機(jī)，或者是掌上電腦等 ·現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡 ·相關(guān)檔案 ·旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風(fēng)土人情介紹 ·日程表、約會安排表、時間表和計劃表 ·護(hù)照、簽證等 ·鋼筆、鉛筆 ·回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子 ·圖章和印泥盒 ·急救藥盒 (5)行李問題。上司也許想知道在飛機(jī)上可以免費(fèi)帶多重和多大的行李。文秘人員通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人可了解這些信息。而且經(jīng)常旅行的人總是增加他們的個人保險金以獲得毀壞、損失的賠償。要準(zhǔn)備隨身攜帶的行

24、李，有些主管人員短途旅行時隨身帶一只小提箱和一只公事包，或者一只從旁邊打開有兩格的公文包。可以把衣服放在下格，這樣下飛機(jī)可直接去約會，而不必先去旅館放行李。  四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？  提神醒腦的服務(wù)。  私事方面的協(xié)助。  財物管理。 作業(yè)4  一、簡要闡述社交話題的選擇。  合適的話題包括：  （1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；  （2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；  （3）顯示地方或民族色彩的話

25、題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；  （4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；  （5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；  （6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。  不合適的話題包括：  （1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個人私生活等。  （2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。  （3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。  （4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。  （5）夸耀自己的話題。  （6）庸俗的、色情的話題。  （7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。  二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？  印章的使用的主要形式為：  （1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。  落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：  （1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。  （2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的