采購倉儲管理實務

1、采購之意義 采購之目的，在與進一步制造加工，以創(chuàng)造物品之形態(tài)或本質效用，采購原料，由于尚須進入生產或營運程序，所以較繁且復雜，采購的品質也較不容易把握，故美國采購學者享瑞芝氏，于其采購實務與原理一書中，對采購的定義做了如下的解釋：采購者，不僅為取得需要原物料之行為及其應付職責，而且包括供應來源之掌握，采購作業(yè)之策劃及安排，采購研究，確保正確交貨之追查，及與接收前之數(shù)量與品質檢驗等。至于政府法律命令與行政規(guī)定范圍內，所謂的采購是，對所需物資之種類時間地點，作已適當安排，以期使用物料的單位都能產生或獲得最大經濟利益之技巧。采購之目標：采購之目標，即以適當?shù)膬r格，從適當來源購買適當品質與數(shù)量之物資，

2、并且交貨至適當?shù)攸c，采購專家享瑞芝曾列述采購之基本目標如下：A、維護物資之繼續(xù)供應，以確保制造與銷售之進行B、在不違背安全與經濟之利益下，對于原材料與物資存貨作最低的投資C、避免原料與物資之重復浪費及報廢D、以適合使用或銷貨為基礎，維護原料與物資上之品質標準E、以最低成本取得所需之物資，并獲得需要之品質與服務F、維護公司在企業(yè)中的競爭地位，并在原料與物資成本之范圍內，保障其利潤之地位（1） 參與擬定采購政策政策為達成目標的一種手段，擬定采購政策，必須根據產業(yè)特性并權衡內外環(huán)境，提供不同的方案，以待管理當局之抉擇，政策確定之后，才能研定具體執(zhí)行計劃。（2） 采購計劃與預算一般根據本事業(yè)之產銷計劃

3、及存料、耗用等資料編制采購計劃，進而訂定生產計劃，然后由各用料部門編總預算，再參考物料存量情形編制購料預算，并參與生產制的進度，可用存量及資金情形編制分期采購計劃及預算以配合產銷的需要。（3） 采購市場之調查市場調查之目的，在與掌握有利之供應來源，研擬采購計劃，為新產品尋求新材料的來源，以及為改良產品尋找代用品?；诖艘荒繕耍簧a事業(yè)必須以有計劃有系統(tǒng)的科學方法，去調查有關的商情與資料，作為日后評價之用。（4） 供應來源之選擇與評價選擇供應對象為確保材料來源的最重要措施。供應來源（即賣主）正確選擇，才能在最適當?shù)膬r格下，得到適當品質之數(shù)量級良好的服務。其次，并應考慮其他條件，例如，分途訂貨，

4、即是供應來源應有數(shù)處，以保材料來源不絕，就近采購，即重視本地售主，不但能熟悉售主的商譽，且能把握迅速的交貨，互惠政策，即是售主亦為顧客。（5） 采購之品質與價格采購品質的選擇，乃是屬于技術上的要求，采購人員必須充分了解購料之特性與用途，并依本身產品需要以及市場供應情形，提出新的產品原料或代用品之建議。其次，研究采購價格管理及減低成本方案，并提供商情資料，以檢討一般之協(xié)價方法。（6） 采購數(shù)量與時機采購數(shù)量的決定，涉及一般存貨管制的策略，如經濟批量問題，物料管制問題，至于采購物料的時機，則須考慮物料的性質、價格、需要量，采購運送時間，、價格折讓，季節(jié)及財力等因素，而做決定。（7） 采購方法之研究

5、采購方法很多，如公開市場采購、比價、議價、訂貨、拍賣采購等，此完全視企業(yè)對于采購原料之采購政策及市場供需情形而定。（8） 交貨管理采購的最終目的，在與最適當之時間內獲得交貨，所以必須改進交貨管理，此一管理，必須考慮交貨日期，采購標準時間、縮短物料儲運時間及分析延誤交貨之原因及防止流弊之對策。（9） 管制與催查采購應注重內部單位的劃分與聯(lián)系，可以設卡方式來進行管制，以研究催查方法，達到采購之有效作業(yè)。（10） 績效評估如何對于整個采購作業(yè)加以評價，以裁定其效率，此亦為采購管理職責之一。此評估方法，須視企業(yè)采取集中采購或分散采購而定。品質規(guī)范是將采購所需的各種規(guī)格及應注意的事項，條件，以為采購人員

6、要求供應商遵守之規(guī)范。（1） 品質規(guī)范的訂定品質規(guī)范是由工程或技術部門擬定，但需由采購部門提供購料用途、物料特性，世界各地供需市場情況，銷售條件（包含料源、價格、交貨與付款條件等因素）及其他必要條件以為參考。工程或設計部門訂定后，應由專家組成之委員會審議，或由采購專家詳細檢查核校，再發(fā)給廠商。（2） 品質規(guī)格分為主要規(guī)格與次要規(guī)格，主要規(guī)格：系指型式、噸位性能、成分、用途、純度、韌性、拉斷力以及其他足以影響使用及作用之規(guī)范，主要規(guī)格應力求清晰明確，以為承售商制造或供應品質標準的依據，次要規(guī)格：系指廠牌及型式等之補充說明，不參加比價之零件項目單價，及其他無關于使用或用途者屬之，次要規(guī)格應盡量避免

7、不必要之限制。否則會變成主要、次要規(guī)范部分輕重，表面看來嚴密，事實上形同指定廠牌，一般供應商無法供應而減少競爭。（3） 采購人員借采購規(guī)范與供應商洽談購價及其他交易條件，供應商根據規(guī)范交貨，因此采購規(guī)范應表示出下列方法： 1、商標或商號名稱 2、藍圖或規(guī)格表 3、化學分析或物理特性 4、材料明細表及制造方法 5、用途及使用方法 6、標準規(guī)格之認同 7、賣方樣品 8、買方樣品 9、品質檢驗方法3、 采購適當?shù)膬r格物料成本占生產中成本比例甚高，為影響產品市場競爭與企業(yè)利潤的主要因素之一，而物料成本中，采購價格之是否合理，關系至為重要。影響采購價格之因素：a、 規(guī)格與品質b、 創(chuàng)新發(fā)明與專利技術c、

8、 生產季節(jié)與采購時機d、 采購數(shù)量的多寡e、 運輸與運費f、 采購地區(qū)與稅捐g、 供需關系h、 交貨期之急緩i、 零配件之附同采購與單獨采購j、 交貨條件k、 付款條件l、 服務條件m、 互惠條件 n、 其他商業(yè)條款之寬緊關系采購制度可分為下列三種制度：（1） 集權制所謂集權制即是一切所需物料集中采購與供應之一種采購制度，如圖此種制度之優(yōu)缺點如下：優(yōu)點：（a） 物料集中采購而可減低作業(yè)費用，獲得價格折扣，運輸?shù)榷喾N有利條件（b） 因為采購集中而便于分工可培養(yǎng)專業(yè)化人才（c） 由于集中采購而利于監(jiān)督與考核（d） 可以建立規(guī)格之標準化而獲得統(tǒng)一的品質（e） 可配合企業(yè)財務狀況，建立廣泛的供需關系（

9、f） 可設計有效管制體系，避免失誤而提高作業(yè)效果（g） 便于耐蝕性采購程序標準化，減少分散采購之重復作業(yè)而減低采購成本分權制此一類型，即相當與平行式組織，采復合式附屬作業(yè)結構，物資采購供應作業(yè)，采分散執(zhí)行而建立一平行之體系如圖，此種制度之優(yōu)缺點如下：優(yōu)點：（a） 可激動配合地需要，提供較佳服務（b） 緊急采購時可爭取時效（c） 有利地區(qū)性物資之采購（d） 分散采購，倉儲管理方便缺點（a） 大型企業(yè)中用料較多之物料無法獲得集中采購的價格折扣（b） 難以培養(yǎng)專業(yè)人才（c） 資料集中控制與處理不易（d） 相同物料價格不能統(tǒng)一（e） 長期之采購規(guī)劃與控制不易（f） 作業(yè)分散，手續(xù)重復以至成本增加（3）

10、 混合采購制由于專權制與分權制各有利弊，因此就有采取集權制與分權制并行之混合采購制，以吸收兩者之優(yōu)點，采購制度之決定，主要是采購方法之適應性。近代的采購制度，乃是政策發(fā)展之集中與執(zhí)行分散作業(yè)，在兩者之間建立一種有效有效平衡的運用方法，一個企業(yè)推行采購政策集中狀況下面將部分作業(yè)合理化分散執(zhí)行，例如小額采購，地區(qū)性采購等給予工廠較大之執(zhí)行權力，如此可提供較佳而迅速之服務，而且可提高效率降低成本。因此，一健全的采購制度乃是趨向于決策之集中，但在實際執(zhí)行時采用分權。議價采購：即與廠商個別進行洽購而議定價格的一種采購方法。其制度之優(yōu)劣如下：1、 優(yōu)的方面： （1）凡特殊規(guī)格而無競標對象者，采個別議價，自

11、較合理 （2）有利于緊急采購 （3）條款內容細節(jié)詳細洽談，更易達到適當之價格 （4）兼顧以往加以上之服務實績，確保交貨安全 （5）有利于政策性或互惠條件之運用 2、劣的方面： （1）廠商易任意抬價 （2）助長企業(yè)托辣斯壟斷價格 （3）易滋作業(yè)人員串通舞弊作業(yè)程序為： （1）制發(fā)議價單之審查 （2）報價單之審查 （3）代理商資格之認定 （4）防止中間商不實報價 （5）防止代理商越權承諾 （6）定期議價及簽訂合約定價采購：定價采購通常是用于采購物資需要量龐大時，供應來源分散各地，不能集中一處收購，由采購機構訂定價格收購之。此方式，通常以農產品之收購居多。因為農產品之產地分不遼闊，其價格之訂定隨地區(qū)

12、環(huán)境及生產狀況之不同而異。故其收購價格，必須先決定等級，然后參酌每一地區(qū)時間之不同情況而訂定之。 定價通常有兩種形式：一、適用較長期之固定價格；二、每日不同之價格。由于農作物之收購定價不容易，須根據農作物之生產成本，并參酌其利潤而評定，故又稱為評價收購。比價采購：比價采購系指采購人員請數(shù)家廠商提供價格后，從中加以 比較其價格，以便決定廠商，進行采購事項。 比價之實施，主要是因為物資僅有少數(shù)廠商可供應者，機 密性的、緊急需要，可以彌補招標方式運用之不足，但在 基本精神上，仍以比較價格決定采購，唯其缺點在于選定 廠商是否合乎客觀標準，稍有不慎，易起弊端。市場性采購：交易市場采購，即隨時視市價的漲跌

13、情形，在交易所內 或拍賣所隨時機動訂購之。通常認為所采購之物資僅能在 交易市場購到時，最好在交易市場購買，因為如此所獲之 利益，似較以招標方式購買者為高。采此方式者，多為大 宗需用物資，其價格受生產與季節(jié)的影響，漲跌幅度甚大。報價采購：即買方需購買貨品向供應商發(fā)出詢價或征購函，請其正式 報價的一種采購方式。其原則在于針對報價單是否適質、 適量、適時及適價，而于報價有效期內妥佳審查。議價采購：乃采購者為明了需購物品，向適當?shù)墓滩稍兩糖?，?恰賣方寄送樣品、產品目錄或價目表，而買方確認與買賣 條件相符或滿意時，則發(fā)出訂購單的采購方式。招標采購：招標采購系將物料采購之所有條件（如名稱、數(shù)量、交貨

14、 期、付款條件等）詳細列明，登報公告，投標廠商依照公 告之所有條件，在規(guī)定時間以內，繳納投標押金，參加投 標。招標采購之開標按規(guī)定必須至少三家以上之廠商從事 報價投標方得開標，開標后，原則上以報價最低之廠商得 標，但得標之報價低于低價時，采購人員有權宣布廢票， 或商得監(jiān)票人之同意，以一家辯理之。招標進行的步驟， 包括制發(fā)招標單，公告，廠商資格檢查，收取押標金，定 金低價、接受投標、開標、審查報價單規(guī)格及決標等步驟， 在招標過程中，沒一件事之發(fā)生，每一步驟之處理，以及 與其他相關部門之密切配合與運用，均應加以請求，否則 必使招標結果不良。采購、外包與驗收管理1、 供應商之選擇（1） 原物料之選擇

15、為確保產品品質，降低原物料成本，吾人對于原物料之選購，應即為慎重，首先從選擇廠商開始，經過制造能力，品質狀況調查，樣品試制確認，訂貨生產、檢討、評等考核，重新決定供應商等等，如此層層循環(huán)鑒定審核，務期所選之廠商為最適當，所供應之原物料最合乎要求標準。一般原物料選擇之原則為：1、 務必符合客戶要求標準；2、 品質穩(wěn)定；3、 價格合理；4、 交貨期正確；5、 服務態(tài)度良好。 （2）供應商之選擇原物料、零件、配件等品質的良否，直接對產品品質影響很大，因此在全面品質管制的觀念中，對一般供應商的原物料進廠驗收時。需要做嚴格的進料檢驗與管制，導致浪費過多人力、物力及時效，影響生產很大，甚至需要協(xié)助供應商建

16、立品質管制制度，因此對供應商的選擇必須先進行評價。選擇供應商，初步經由商談或比價的方式，進而對供應廠商得設備、規(guī)模、技術水平、制程能力、品質管制、供應能力、組織系統(tǒng)與財務狀況，詳加調查，并須特別注意能否按時交貨，以及廠商調查依據，一般而言評價的項目有：1、 設備規(guī)模、技術及供應能力（1）主要生產設備之名稱、規(guī)格、廠牌、生產數(shù)量級最高生產能量；（2）曾供應其他公司相同的零件，目前是否尚繼續(xù)在供應；（3）以前供應他廠時，能夠按時供貨；（4）作業(yè)環(huán)境與操作標準2、制程能力所謂制程能力是研究制造是否在公差范圍之內，并找不能符合公差的原因，一般用管制圖去研究制程能力，而以平均值及標準差穩(wěn)定性分析的根據。

17、3、 品質管制（1） 品質管制之組織、編制、品管人員的素質；（2） 檢驗設備、精密度、使用狀況；（3） 原料的選擇、原料的規(guī)格、檢驗標準；（4） 要因分析、操作方法及制程管制標準；（5） 成品規(guī)格及成品檢驗標準；（6） 品質管制作業(yè)系統(tǒng)及品質異狀之追查程序；（7） 預防保養(yǎng)制度。4、組織及財務信用狀況（1）組織形態(tài)（股份有限公司、合伙或獨資）（2）每月生產金額、銷售金額；（3）主要往來客戶；（4）往來銀行；（5）經營現(xiàn)狀及未來展望。5、原物料來源（1）該供應商所用原物料及其來源；（2）目前或將來原料來源是否發(fā)生困難；（3）如原料來源發(fā)生困難時，有否應變能力。6、供應廠商立地條件（1）交通是否便

18、捷（2）距離中心工廠之遠近（二）采購適當?shù)钠焚|規(guī)范物料的品質系指該物料之綜合特性而言，此等品質特性可分為物理特性，化學性以及外觀的品質特性，通常我們對所采購物料之品質特性必須作成具體決定，將其所定之各種規(guī)格詳細記載，而成采購人員要求供應商遵守之規(guī)范，此稱之采購規(guī)范，采購人員借著采購規(guī)范與供應商恰商購價及其他交易條件，供應商根據采購規(guī)范交貨，采購規(guī)范上對品質檢驗方法亦應作具體之規(guī)定，以防買賣雙方日后發(fā)生爭議。通常采購之品質規(guī)范有下列幾種：1、 商標或商號名稱；2、 藍圖或規(guī)格表；3、 化學分析或物理特性；4、 材料明細表及制造方法；5、 用途或使用說明；6、 標準規(guī)格之認同；7、 供應商樣品；8

19、、 客戶樣品。（3） 采購適當?shù)臄?shù)量采購量之決定關系系產銷之順遂與資金之調度，因物料采購量過大造成過高的存貨儲備成本與資金之積壓，若物料采購量過小，則采購成本提高，因此適量采購量應加以認識，以期降低成本。就共同物料而言，即牽涉到存量管制的問題，應該考慮到：1、 應維持多少存量決定存量水準的問題，存量水準包括最低存量與最高存量，通常以下式表之：最高存量=一個生產周期之時間×每日耗用量+安全存量理想最低存量=購備時間×每日耗用量實際最低存量=購備時間×每日耗用量+安全用量2、 何時必須補充存量也就是決定訂購點的問題，系指在最低存量之下，應立即加以訂購補充物料，否則的話

20、會影響生產之進行。式子為：訂購點=實際最低存量=理想最低存量+安全存量3、 必須補充多少存量也就是決定訂購量的問題，訂購量系指存量已達到訂購點時，物料應過時加以補充數(shù)量，式子為：訂購量=最高訂購量安全存量=一個生產周期的時間×每日耗用量（4） 適當價格之決定采購所要求之價格并非最低之價格而為適當?shù)膬r格，若采購價格要求最低，可能會影響物料品質，延誤交期以及危害其他交易條件。因此適價之真諦在于先維持既定物料品質、交期或其他交易條件下，而后要求價格盡可能最低，常有采購人員夸耀對公司節(jié)省多少采購成本，對廠商殺了多少價，其實這種購價之降低往往接著采購批量增加，付款日期縮短，品質標準放松，或到供

21、應商那兒提貨等變通方法補償?shù)脕恚@種做法對公司實無多大益處，因為此種購價之降低并非適價之真諦。事實上，影響物料價格高低之因素之因素有： 1、物料成本影響物料價格之高低，兩者不可能有極大的差距； 2、物料供需關系影響物料價格之高低； 3、季節(jié)變動影響物料價格； 4、經濟循環(huán)影響物料價格之高低； 5、漸進的變動影響物料價格之決定； 6、交易條件亦影響物料價格之決定。（5） 適當時期之決定何時進行采購，何時計劃進廠，對生產之順遂十分重要，如果需要物料時，才進行采購，等到物料進廠驗收完畢，以曠費時日，實無濟于所需，因從辦理采購經承制廠商制造完成發(fā)貨到工廠驗收完畢，中間必須經過一段很長的購備時間。所謂購

22、備時間系指從開始請購物料到物料進廠收妥備發(fā)所經過的時間，可分為四部分時間，如下圖所示：購備時間 處理訂購單時間供應商制備時間運交時間檢驗收料時間到貨收妥備發(fā)制妥交貨發(fā)出訂購單開始請購 購備時間之長短隨物料性質、市場情況、物料來源、采購辦事制度而異，為加強物料進度之管理制，是在有必要將物料之購備時間分類列出，若市場發(fā)生變化，則購備時間要重新加以修正。（6） 決定其它交易條件 1、交貨地點之決定交貨地點會影響到采購價格、交貨時間，并牽涉到運輸途中之危險或意外由誰負責以及付款與驗收之效率與方便等問題，故宜由買賣雙方明白規(guī)定。 2、包裝及運輸方法包裝是否妥善對物料進廠之品質安危有密切關系，并影響驗收入

23、庫之作業(yè)，因此在采購時應將包裝及運輸方法列入交易條件之一，何況對使用包裝材料之材質、襯墊、標記等記號等均應加以規(guī)定，這些都會影響到物料之交易價格。運輸工具與運輸路線之決定影響運費之高低、交期及安全程度，故對運輸方法應加以選擇。 3、付款方法及預付定金付款方法在雙方交易行為中，是很重要的條件，因此在采購行為進行之前，雙方必須約定付款方法，對于不同等級的供應商可設立不同的付款方法。預付定金為提前付款之另一種方式，系對廠商有利之方式，但須嚴防狡猾廠商于現(xiàn)款定金到手后，有恃無恐而怠于旅行約定之交易條件。4、 違約罰款及保證若廠商交期延誤而不能如期交貨，品質欠佳，交貨數(shù)量不足，協(xié)調服務水準低落，買方可扣

24、罰其貨款，同時為使廠商切實能履行其應盡之義務，可要求廠商另加保證人或提出有價證券作保，這些在交易之前，均應列入交易條件。5、 其它有關交易條件普通采購合約，為時甚短，銀貨兩訖后，買賣雙方之權利義務即告終結，但長期采購合約，合約有效期間即成為重要之交易條件。其它如合約之形式、份額是否依法公證，亦有列入交易條件之必要。此外借出模型、特殊工具、藍圖等歸還期限等事項，都可酌情列入交易條件。3、 供應廠商之評等（1） 供應廠商評價標準供應廠商交貨驗收后，必須加以考核評等，若不加考核，顯然失去供應商管理之實質意義，而導致廠商良莠不齊，而影響到中心工廠本身之產銷不順。通常對供應商之評價標準，系依據品質、交貨

25、日期、價格、協(xié)調性（變異處理態(tài)度）四個項目加以進行，置于各考核項目之比重，因時因地因人而異，每個工廠之政策與重點不同，故比重亦不相同。 市場項目買方市場一般市場賣方市場（1）品質40%25%20%（2）交貨30%25%40%（3）價格10%25%10%（4）協(xié)調性20%25%30% 供應廠商評等方法因其組織與職權劃分而異，大致可納為兩種方法，一為斷言計劃法，這是由采購、物料、品管與設計人員開會，依自己判斷，對供應廠商之品質、交期、價格、協(xié)調性，在會議中決定，分優(yōu)、良、中、差四級，另一為加權平點法，依系品質、交期、價格與協(xié)調性加權而獲得總分，其通式為V.R.=W1*Q+W2*D+W3*P+W4*C其中V.R.為Vendor Rating（供應商評比）之縮寫 Q 為Quality（品質）之縮寫 D 為Delivery date（交期）之縮寫 P 為Price（價格）之縮寫 C 為Coordinati