某公司汽車業(yè)務(wù)管理制度

1、文 件 號管理制度某公司汽車業(yè)務(wù)管理制度版次編 制審 核批 準(zhǔn)共 頁日 期日 期日 期生效日期目目 錄錄1 1 目的、綱要與適用圍目的、綱要與適用圍.2 22 2 業(yè)務(wù)的分類與組織設(shè)置業(yè)務(wù)的分類與組織設(shè)置.2 23 3 業(yè)務(wù)工作管理業(yè)務(wù)工作管理.2 24 4 展廳管理展廳管理.5 55 5 客戶管理客戶管理.6 66 6 供應(yīng)商管理供應(yīng)商管理.10107 7 合作關(guān)系管理合作關(guān)系管理.11118 8 訂貨管理訂貨管理.14149 9 訂價管理訂價管理.16161010 車輛管理車輛管理.17171111 應(yīng)收帳款管理應(yīng)收帳款管理.18181212 單證管理單證管理.19191313 合同管理合

2、同管理.20201414 業(yè)務(wù)用章管理業(yè)務(wù)用章管理.21211515 理賠處理理賠處理.21211616 業(yè)務(wù)流程管理業(yè)務(wù)流程管理.22221717 附則附則.22221 1目的、綱要與適用圍目的、綱要與適用圍1.1為了規(guī)與提升某汽車貿(mào)易業(yè)務(wù)管理，提高公司運(yùn)營效率與質(zhì)量，促進(jìn)公司戰(zhàn)略計劃的實現(xiàn)，特制定本制度。1.2本制度包括業(yè)務(wù)的分類與組織設(shè)置、業(yè)務(wù)工作管理、客戶管理、供應(yīng)商管理、合作關(guān)系管理、應(yīng)收帳款管理、單證管理、合同管理、理賠處理、業(yè)務(wù)流程管理與處罰意見等容。1.3本制度適用于某汽車貿(mào)易。1.4本制度由公司*部門負(fù)責(zé)擬定，其解釋權(quán)與修改權(quán)屬*部門。1.5本制度從 200 年 月 日起執(zhí)行

3、。2 2業(yè)務(wù)的分類與組織設(shè)置業(yè)務(wù)的分類與組織設(shè)置2.1公司運(yùn)營管理（包括業(yè)務(wù)流程、展廳間協(xié)調(diào)、制度規(guī)化、人員配置和培養(yǎng)等）由汽車部經(jīng)理負(fù)責(zé)；公司戰(zhàn)略與其他重要決策由總經(jīng)理和汽車部經(jīng)理共同制定。2.2公司銷售業(yè)務(wù)的開展分兩個展廳招商局商場和紳士商場進(jìn)行。兩個展廳交錯定位：招商局展廳以品牌車為主，主要銷售 車，紳士展廳以綜合車為主，銷售 車。展廳主管負(fù)責(zé)加強(qiáng)展廳管理規(guī)化，協(xié)調(diào)、督導(dǎo)各銷售人員高效、有序的開展業(yè)務(wù)，提升銷售業(yè)績。2.3公司后勤部門負(fù)責(zé)處理售前、售中、售后有關(guān)后勤事務(wù)。并統(tǒng)一管理單證的收、發(fā)、存工作，為業(yè)務(wù)的開展提供有效的支持與監(jiān)督。3 / 233 3業(yè)務(wù)工作管理業(yè)務(wù)工作管理3.1業(yè)務(wù)

4、與業(yè)務(wù)資金計劃3.1.1 目的與意義為了配合公司業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的推進(jìn)，確保業(yè)務(wù)開展的前瞻性和有序性，加強(qiáng)公司相關(guān)部門間的協(xié)作與溝通，有效控制業(yè)務(wù)進(jìn)程，并為業(yè)績考評和工作總結(jié)提供科學(xué)的依據(jù)，公司業(yè)務(wù)部門需制定業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)資金計劃。3.1.2 種類計劃分年度計劃和月度計劃兩類。年度計劃應(yīng)在上年 12 月底前完成；月度計劃應(yīng)在上月 日前完成（涉與資金計劃部分應(yīng)每半月制定一次，分別于 每月 日和 日前提交） 。3.1.3 計劃容3.1.3.1 包括采購和銷售兩部分。3.1.3.2 采購計劃包括采購車型、數(shù)量、時間、主要供應(yīng)商、預(yù)計資金占用量等；銷售計劃包括銷量、銷售分布、毛利、重點客戶、預(yù)計資金占用量、服務(wù)與

5、其它業(yè)務(wù)拓展規(guī)劃等。具體容詳見附錄業(yè)務(wù)計劃表 、 業(yè)務(wù)資金表 。3.1.4 計劃撰寫與提交程序：3.1.4.1 每年 月 日與每月 日前，展廳主管負(fù)責(zé)完成年度或月度業(yè)務(wù)計劃和下半月業(yè)務(wù)資金計劃的撰寫并提交汽車部經(jīng)理審核；3.1.4.2 月 日與每月 日前，汽車部經(jīng)理匯總主管提交的計劃后進(jìn)行平衡、調(diào)整，并制定公司年度/月度業(yè)務(wù)計劃，向總經(jīng)理提交；3.1.4.3 總經(jīng)理對計劃進(jìn)行審核，提出調(diào)整意見。 月 日與每月 前，汽車部經(jīng)理會同展廳主管一起完成調(diào)整，報總經(jīng)理審定；3.1.4.4 計劃經(jīng)總經(jīng)理同意后，汽車部經(jīng)理負(fù)責(zé)督導(dǎo)業(yè)務(wù)的拓展和其他管理、展廳主管負(fù)責(zé)具體實施，同時業(yè)務(wù)資金計劃交財務(wù)部制定公司資

6、金計劃。 （詳見制定資金計劃程序文件） 3.2工作計劃與執(zhí)行匯報3.2.1 目的 為了配合業(yè)務(wù)計劃的實施，加強(qiáng)工作管理的規(guī)性，有效控制工作進(jìn)度與質(zhì)量，為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作指導(dǎo)或檢查提供依據(jù)，各位員工均需制定工作計劃并記錄實際執(zhí)行情況。3.2.2 計劃制定時間工作計劃以周為計劃單位周期，每周五制定下一周計劃。3.2.3 計劃的容主要工作容、涉與人員、時間安排等等，見附錄工作計劃表 。3.2.4 計劃撰寫與提交程序每周五上午，某公司所有人員根據(jù)月度業(yè)務(wù)計劃與相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)展情況撰寫個人工作計劃，提交上級領(lǐng)導(dǎo)審閱；下午，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)將審閱意見通知直接下屬，進(jìn)行必要的調(diào)整，得到批準(zhǔn)簽字后執(zhí)行。3.2.5 計劃執(zhí)

7、行匯報每天工作完成后，各員工須填寫計劃完成情況。有關(guān)人員若不能回公司填寫，應(yīng)于第二天早上開始工作前完成前一天工作匯報。一周工作結(jié)束后交上級領(lǐng)導(dǎo)，上級領(lǐng)導(dǎo)審閱后對其工作完成情況做出評價。如有必要，上級領(lǐng)導(dǎo)可隨時抽查工作執(zhí)行記錄。3.3工作交流與總結(jié)3.3.1 目的為了對階段性工作情況與時總結(jié)與回顧，交流方法和經(jīng)驗，以提高工作效率與質(zhì)量，并對下階段工作開展提供指導(dǎo)，公司應(yīng)定期進(jìn)行工作交流與總結(jié)。3.3.2 類型3.3.2.1 工作交流與總結(jié)分年度與月度兩類。3.3.2.2 每月日各展廳與后勤部分別在主管的主持下對上月工作進(jìn)行小結(jié)。在此基礎(chǔ)上，汽車部經(jīng)理主持召開由各展廳主管和后勤主管參加的總結(jié)會議。

8、涉與展廳或后勤部門未來管理或業(yè)務(wù)發(fā)展等事宜，會后由相關(guān)主管負(fù)責(zé)傳達(dá)。3.3.2.3 年度工作總結(jié)在每年一月開展。首先是各展廳與后勤部部總結(jié)；之5 / 23后召開汽車部經(jīng)理和各主管參加的總結(jié)會議，并完成總結(jié)報告的撰寫?？偨Y(jié)報告交總經(jīng)理審批通過后，召開公司全體會議，就公司上一年度的運(yùn)營狀況、主要經(jīng)驗與下年度工作重點總結(jié)發(fā)布。3.3.3 程序3.3.3.1 每月 日前，個人對上月工作情況做簡單的書面總結(jié)，交直接上級；年度總結(jié)應(yīng)在每年一月 日前完成并提交。3.3.3.2 日前，各主管對直接下屬的總結(jié)作評價并提出建議和希望；并撰寫展廳（部門）月度/年度工作總結(jié)。3.3.3.3 日，召開由各主管主持的展廳

9、/部門總結(jié)會議，評價上階段工作情況，交流經(jīng)驗和方法，回顧公司或部門發(fā)生的重要事件或其他重大事項，并提出下階段工作重點。3.3.3.4 日，召開由汽車部經(jīng)理主持、各主管參加的總結(jié)會議，總結(jié)公司月度/年度工作執(zhí)行情況，并將總結(jié)報告交總經(jīng)理審閱。審閱后備案保存。3.3.3.5 對于月度總結(jié)，各主管根據(jù)總結(jié)會議結(jié)果，向下屬傳達(dá)信息或布置任務(wù)。對于年度總結(jié)，總結(jié)報告經(jīng)總經(jīng)理審批后，召開公司全體會議，總結(jié)發(fā)布公司上一年度的運(yùn)營狀況、重要事件、經(jīng)驗教訓(xùn)與下年度工作重點。4 4展廳管理展廳管理4.1人員配置4.1.1 展廳日常運(yùn)作采用輪流值班制度。由展廳主管負(fù)責(zé)安排每天 人值班。4.1.1.1 值班長負(fù)責(zé)接聽

10、所有的客戶，回答客戶問題或提供相關(guān)服務(wù)信息。接聽完畢，必須將客戶信息完整、真實地加以記錄，并做好保管，以防止信息流失；4.1.1.2 另 名值班人員負(fù)責(zé)接待上門客戶。禮貌、規(guī)、靈活地向客戶介紹產(chǎn)品、推廣公司形象。 （具體要求詳見 4.2 操作規(guī)）接待客戶完畢，必須將客戶信息完整、真實地加以記錄，并做好保管，以防止信息流失；4.1.1.3 展廳值班人員還應(yīng)做好衛(wèi)生、安全與其他接待工作。4.1.2 非值班銷售人員負(fù)責(zé)做好客戶的發(fā)展與維護(hù)、合同的跟蹤等工作。銷售人員可根據(jù)工作需要自主安排外出，但必須向展廳主管匯報并作好登記。原則上，非值班銷售員也必須每天準(zhǔn)時到展廳報到，向主管提出外出申請并登記后，方

11、可外出。但根據(jù)實際情況，銷售員可與前一天下班前向主管提出外出申請，經(jīng)批準(zhǔn)登記后，第二天可直接外出。銷售人員外出開展業(yè)務(wù)的情況，應(yīng)通過工作周志的方式加以記錄，并接受主管檢查。銷售人員獲得的客戶信息，必須完整、真實地加以記錄，并做好保管，以防止信息流失；4.1.3 展廳主管負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)管理各銷售人員的工作安排與實際進(jìn)度。展廳主管應(yīng)經(jīng)常巡視展廳運(yùn)作情況，檢查銷售人員實際工作狀況（包括客戶訪問、實地抽查等） ，發(fā)現(xiàn)問題，與時與銷售人員溝通。每天應(yīng)匯總檢查當(dāng)天所有的客戶記錄，對各銷售員的客戶資源進(jìn)行必要的調(diào)整，以防止客戶沖突現(xiàn)象，提高工作效率。展廳的汽車鑰匙由展廳主管統(tǒng)一保管。若主管外出工作，應(yīng)打開所有車鎖

12、，以便客戶試車；晚上必須全部鎖好。4.2 操作規(guī)4.3展廳形象管理展廳應(yīng)按照公司統(tǒng)一的 CIS 設(shè)計布置，體現(xiàn)各展廳不同的定位特點。展廳工作人員的服裝與標(biāo)識也應(yīng)按照統(tǒng)一設(shè)計而推行。5 5客戶管理客戶管理5.1客戶管理的意義全面、有效的客戶管理可以更好地為客戶提供服務(wù)、與客戶建立良好穩(wěn)定的關(guān)系、實現(xiàn)客戶信息的高效共享，也為客觀、科學(xué)地制定客戶政策提供決策依據(jù)。7 / 235.2客戶的分類客戶分為最終客戶和經(jīng)銷商客戶兩類。最終客戶指購買汽車后直接使用的單位或個人；經(jīng)銷商客戶指購買汽車后再次出售的合法經(jīng)營者。5.3客戶的拓展5.3.1 原則5.3.1.1 客戶的拓展應(yīng)本著成本效益原則，有重點地培養(yǎng)和

13、發(fā)展客戶。5.3.1.2 加強(qiáng)客戶拓展的針對性，針對不同類型的汽車應(yīng)進(jìn)行客戶調(diào)查與分析，確定目標(biāo)客戶群并制定相應(yīng)的拓展策略。5.3.1.3 為了降低經(jīng)營成本與風(fēng)險，應(yīng)對客戶進(jìn)行考察：最終客戶主要考察信用狀況、支付能力等，經(jīng)銷商客戶主要考察信用狀況、地理位置（周邊基礎(chǔ)設(shè)施狀況） 、銷售能力等。5.3.2 責(zé)任展廳主管主要負(fù)責(zé)最終客戶的拓展；汽車部經(jīng)理主要負(fù)責(zé)經(jīng)銷商客戶的拓展；對于非常重要或發(fā)展難度較高的客戶，可向總經(jīng)理申請支持。5.3.3 容5.3.3.1 最終客戶：針對不同類型和檔次的汽車分析其目標(biāo)客戶群，分析目標(biāo)客戶群特征，并據(jù)此制定相應(yīng)拓展措施（包括營銷策略、服務(wù)策略等） 。5.3.3.2

14、 經(jīng)銷商客戶：尋找經(jīng)營圍與公司車源相近、發(fā)展?jié)摿^大的經(jīng)銷商，分析其需求與問題，制定相應(yīng)的拓展策略。5.4客戶檔案管理5.4.1 原則5.4.1.1 對所有的客戶都應(yīng)建立相應(yīng)的檔案；5.4.1.2 客戶檔案必須與時、完整、真實地反映客戶信息：每筆交易都必須按實際進(jìn)度與時全面地記錄；經(jīng)銷商客戶基本信息的變化也應(yīng)與時反映，并提出相應(yīng)的措施。5.4.2 容客戶檔案包括客戶基本信息、交易記錄、客戶分析評審意見與客戶政策記錄等容。 （詳見客戶檔案 ）5.4.3 責(zé)任人5.4.3.1 相關(guān)銷售人員負(fù)責(zé)做好最終客戶檔案的記錄與整理， （必要時，需向后勤人員了解有關(guān)信息） ，并按時向部門經(jīng)理提交；5.4.3.

15、2 部門經(jīng)理負(fù)責(zé)督導(dǎo)業(yè)務(wù)人員做好客戶檔案記錄，并負(fù)責(zé)做好經(jīng)銷商客戶檔案的記錄與整理。完成本部門客戶檔案的匯總與管理，接受總經(jīng)理審查，同時確?？蛻魴n案的安全性。5.5查看權(quán)限5.5.1 銷售員只可查看所經(jīng)辦業(yè)務(wù)圍的客戶檔案。5.5.2 展廳主管只可查看所負(fù)責(zé)展廳的客戶檔案。5.5.3 部門經(jīng)理查看部門所有的客戶檔案。5.5.4 總經(jīng)理可對所有的客戶檔案進(jìn)行檢查。5.6客戶分析與評審5.6.1 種類5.6.1.1 客戶評審分最終客戶評審和經(jīng)銷商客戶評審兩類。5.6.1.2 最終客戶評審在每筆業(yè)務(wù)結(jié)束后進(jìn)行。5.6.1.3 對于經(jīng)銷商客戶中長期穩(wěn)定的客戶，在每年年底進(jìn)行統(tǒng)一分析與評審；對新發(fā)展的客戶

16、，可在業(yè)務(wù)持續(xù)穩(wěn)定進(jìn)展一階段后進(jìn)行；對業(yè)務(wù)量發(fā)生反常波動的客戶，可隨時組織特殊要求評審。5.6.2 責(zé)任與程序5.6.2.1 對于最終客戶，由銷售員在合同結(jié)束后對業(yè)務(wù)做總結(jié)，展廳主管做評價，記錄備案。5.6.2.2 對于經(jīng)銷商客戶，由汽車部經(jīng)理對業(yè)務(wù)情況做總結(jié)，并提交相應(yīng)的分析報告、應(yīng)對措施與工作計劃，為客戶政策的制定、客戶服務(wù)的實施與業(yè)務(wù)的拓展提供依據(jù)。5.6.2.3 財務(wù)主管應(yīng)配合提供必要的客戶信息與評審意見。5.6.2.4 部門經(jīng)理對最終客戶檔案進(jìn)行階段性抽查，并對其做出評價和建議；年度結(jié)束后提交總經(jīng)理審閱；經(jīng)銷商客戶檔案評審結(jié)果與相應(yīng)的分析與改善措施由總經(jīng)理進(jìn)行審核，9 / 23確定客

17、戶等級與相應(yīng)的實施措施。5.7經(jīng)銷商客戶政策的制定5.7.1 目的為客觀、有效、統(tǒng)一的制定并執(zhí)行針對不同經(jīng)銷商客戶的銷售措施，拓展銷售量、提高利潤水平，規(guī)定由公司集中制定針對經(jīng)銷商客戶的政策。5.7.2 容客戶政策包括提供給客戶的價格、結(jié)算方式、服務(wù)與其他待遇等容。5.7.3 依據(jù)客戶政策應(yīng)根據(jù)客戶評審的結(jié)果、公司發(fā)展戰(zhàn)略與相關(guān)管理制度而制定。5.7.4 原則根據(jù)不同的客戶評級，制定差異化措施。應(yīng)重視重點客戶的維護(hù)與發(fā)展，為其提供附加值較高的服務(wù)。必要時，部門經(jīng)理或總經(jīng)理應(yīng)親自拜訪或接洽。5.7.5 責(zé)任人汽車部經(jīng)理負(fù)責(zé)主持客戶政策的制定；總經(jīng)理負(fù)責(zé)對客戶政策進(jìn)行審核，提出改善建議。5.7.6

18、 程序詳見制定客戶政策程序文件5.8客戶服務(wù)5.8.1 種類5.8.1.1 客戶服務(wù)包括售前、售中和售后三部分，分常規(guī)服務(wù)和特殊服務(wù)兩類。5.8.1.2 根據(jù)客戶評審結(jié)果，對一般客戶提供常規(guī)服務(wù)，對重點客戶提供特殊服務(wù)。另外，可根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況，為客戶提供相應(yīng)的特殊服務(wù)。5.8.2 容5.8.2.1 常規(guī)服務(wù)售前：主動拜訪或聯(lián)系客戶，建立合同關(guān)系；禮貌地接受客戶詢問或調(diào)價等要求，并與時給予回復(fù)；售中：合同執(zhí)行過程中，與客戶保持較密切的聯(lián)系，就合同進(jìn)展情況進(jìn)行必要的溝通；對客戶提出的質(zhì)詢進(jìn)行解答或說明；售后：追蹤產(chǎn)品情況與客戶需求，提供必要的支持。針對最終客戶，可向其推薦特約維修商；與特約維修商

19、建立良好關(guān)系，了解客戶維修情況，主動或幫助客戶向廠商或特約經(jīng)銷商反映車輛情況或提出改善建議；對客戶進(jìn)行感情投資等。針對經(jīng)銷商客戶，可向其提出改善銷售的建議、協(xié)助其做好最終客戶服務(wù)；根據(jù)其反映的情況，主動聯(lián)系供應(yīng)商，協(xié)助解決問題等。5.8.2.2 特殊服務(wù)應(yīng)根據(jù)客戶具體情況和公司的現(xiàn)有能力酌情提供。6 6供應(yīng)商管理供應(yīng)商管理6.1定義供應(yīng)商是指在向公司提供貨源并簽訂供貨合同的合法經(jīng)營者。6.2種類供應(yīng)商包括特約經(jīng)銷商和一般經(jīng)銷商。特約經(jīng)銷商指具有某類品牌車特約經(jīng)銷權(quán)的經(jīng)銷商。一般經(jīng)銷商指負(fù)責(zé)某種或某幾種品牌汽車分銷業(yè)務(wù)的經(jīng)銷商。6.3供應(yīng)商的拓展6.3.1 選擇供應(yīng)商的原則6.3.1.1 符合公

20、司汽車業(yè)務(wù)品牌發(fā)展方向；6.3.1.2 信譽(yù)好（特別對于一般經(jīng)銷商） 、價格或結(jié)算條件優(yōu)惠、服務(wù)周到。6.3.2 責(zé)任供應(yīng)商的拓展由汽車部經(jīng)理負(fù)責(zé)，總經(jīng)理提供必要的支持；展廳主管可以提出相關(guān)建議。 6.4供應(yīng)商檔案管理6.4.1 原則6.4.1.1 公司所有供應(yīng)商（包括未發(fā)生實際業(yè)務(wù)的供應(yīng)商）均應(yīng)建立相應(yīng)的檔案，保存供應(yīng)商信息。11 / 236.4.1.2 供應(yīng)商檔案必須與時、完整、真實地反映供應(yīng)商信息：每筆交易都必須按實際進(jìn)度與時全面地記錄；供應(yīng)商基本信息的變化也應(yīng)與時反映，并提出相應(yīng)的措施。6.4.2 容包括基本信息（供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系等） 、業(yè)務(wù)信息（業(yè)務(wù)合同履行情況等） 、

21、供應(yīng)商分析評審意見、供應(yīng)商政策等，詳見附錄供應(yīng)商檔案 。6.4.3 責(zé)任人 汽車部經(jīng)理負(fù)責(zé)供應(yīng)商檔案的記錄與保存，并確保檔案的安全性?；拘畔⒃谂c供應(yīng)商建立關(guān)系或供應(yīng)商部有所調(diào)整時填寫，業(yè)務(wù)信息在每個業(yè)務(wù)合同實現(xiàn)后填寫；必要時，聽取后勤主管和展廳主管的相關(guān)意見。6.4.4 查看權(quán)限只有總經(jīng)理可以隨時檢查所有的供應(yīng)商檔案。6.5供應(yīng)商分析與評審6.5.1 種類6.5.1.1 供應(yīng)商評審分為定期評審與特殊要求評審兩類。6.5.1.2 對于長期穩(wěn)定的供應(yīng)商，在與其簽訂年度（或較長期限）合同/協(xié)議前，需組織定期評審；6.5.1.3 對將建立合作關(guān)系的新供應(yīng)商或產(chǎn)生業(yè)務(wù)量反常波動等特殊情況的原供應(yīng)商，可

22、以在需要時即組織特殊要求評審。6.5.2 責(zé)任人與程序6.5.2.1 由汽車部經(jīng)理負(fù)責(zé)組織；6.5.2.2 評審開始，各展廳主管、后勤主管和汽車部經(jīng)理對相關(guān)供應(yīng)商在評審時間段的業(yè)務(wù)情況進(jìn)行分析，撰寫分析報告、提出應(yīng)對措施。6.5.2.3 召開由汽車部經(jīng)理主持，展廳主管、后勤主管和財務(wù)主管參加的評審會議，確定各供應(yīng)商評級，并制定主要應(yīng)對措施。6.5.2.4 評審報告交總經(jīng)理審批。6.6供應(yīng)商政策的制定6.6.1 制定的時間：每一次分析與評審后即制定相應(yīng)的供應(yīng)商政策。6.6.2 依據(jù)客戶評審結(jié)果、業(yè)務(wù)發(fā)展要求、相關(guān)管理制度。6.6.3 責(zé)任人由汽車部經(jīng)理主持供應(yīng)商政策的制定；展廳主管、后勤主管和財

23、務(wù)主管可提出相關(guān)建議；總經(jīng)理負(fù)責(zé)進(jìn)行審核，提出改進(jìn)意見。7 7合作關(guān)系管理合作關(guān)系管理7.1報關(guān)公司、運(yùn)輸公司、倉庫7.1.1 選擇原則部門經(jīng)理負(fù)責(zé)根據(jù)服務(wù)質(zhì)量、價格、信譽(yù)、地理位置等因素選擇合適的報關(guān)公司、運(yùn)輸公司與倉庫。必要時進(jìn)行多家比較，并設(shè)定一段考察期。 對于客戶指定運(yùn)輸公司應(yīng)對其信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量等進(jìn)行考察，提出獨立意見，供客戶參考。對于有特殊要求的倉庫，也應(yīng)盡可能擇優(yōu)選用。7.1.2 合同要求7.1.2.1 在對報關(guān)公司、運(yùn)輸公司或倉庫進(jìn)行考察期間，可按月簽訂委托合同；在正式選定后，可按年度簽訂委托合同。7.1.2.2 合同應(yīng)明確規(guī)定服務(wù)要求（時間、交貨地等） 、交接手續(xù)和相關(guān)單證、結(jié)

24、算方式、違約責(zé)任、賠償要求等容，并經(jīng)法律顧問審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能生效。7.1.2.3 涉與合同糾紛，由汽車部經(jīng)理首先與相關(guān)人員交涉，并請法律顧問提供相應(yīng)支持。7.1.2.4 對于需解除或提前終止合同的現(xiàn)象，部門經(jīng)理應(yīng)負(fù)責(zé)向總經(jīng)理提出申請，容包括原因、可能的后果、備選報關(guān)公司信息等。經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，聽取法律顧問建議，并由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對外交涉。7.1.3 合作公司檔案7.1.3.1 容包括報關(guān)公司、運(yùn)輸公司與倉庫基本信息、每筆業(yè)務(wù)執(zhí)行情況、評審意見等。13 / 237.1.3.2 責(zé)任人7.1.3.2.1負(fù)責(zé)處理報關(guān)、運(yùn)輸或倉儲事務(wù)的人員應(yīng)對各筆業(yè)務(wù)的報關(guān)執(zhí)行情況進(jìn)行記錄，并在年終評審時提出相應(yīng)

25、的意見和建議。對違約或突發(fā)事件應(yīng)與時向部門經(jīng)理匯報。7.1.3.2.2部門經(jīng)理應(yīng)督導(dǎo)相關(guān)責(zé)任人做好報關(guān)公司、運(yùn)輸公司與倉庫檔案整理，負(fù)責(zé)對基本信息的變更與時記錄，并提出調(diào)整方案。若涉與合同條款的更動，必須報總經(jīng)理審批、法律顧問審核。7.1.4 合作公司評審7.1.4.1 考察期滿，部門經(jīng)理聽取相關(guān)意見并做好評審，決定是否簽約、并記錄歸檔。7.1.4.2 年終由部門經(jīng)理組織對合作公司進(jìn)行評審，決定是否續(xù)約與合同相關(guān)條件，做好記錄，并向總經(jīng)理匯報。對于客戶指定的合作公司，也應(yīng)提出評審意見，向客戶提交。7.2特約維修商7.2.1 特約維修商管理的意義為了進(jìn)一步提高汽車銷售服務(wù)質(zhì)量，深入了解客戶需求與

26、產(chǎn)品質(zhì)量、性能等，在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)與汽車生產(chǎn)廠商的溝通與協(xié)作，須有選擇地與特約維修商建立良好合作關(guān)系，并進(jìn)行系統(tǒng)的管理。7.2.2 選擇特約維修商的原則汽車部經(jīng)理負(fù)責(zé)根據(jù)價格、服務(wù)質(zhì)量、地理位置等因素選擇合作特約維修商。7.2.3 合作容7.2.3.1 加強(qiáng)與合作特約維修商的溝通，向客戶介紹、推薦合作維修商；7.2.3.2 定期向合作特約維修商了解客戶的維修保養(yǎng)情況，掌握客戶使用信息與需求反饋，并對汽車的質(zhì)量、性能情況有較全面的了解；（據(jù)此向客戶與生產(chǎn)廠商提供有針對性的服務(wù)或信息）7.2.3.3 根據(jù)客戶回訪反饋，向合作維修商提供客戶需求信息，協(xié)助其提高服務(wù)質(zhì)量。7.2.4 特約維修商檔案管理7

27、.2.4.1 容包括特約維修商基本信息、業(yè)務(wù)信息（價格標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)項目、與公司的信息往來情況等） 、評審意見等。7.2.4.2 責(zé)任人各展廳主管負(fù)責(zé)與合作特約維修商經(jīng)常聯(lián)絡(luò)、了解其動態(tài)，并作好檔案記錄。在對維修商進(jìn)行定期評審時提出建議或意見。汽車部經(jīng)理應(yīng)督導(dǎo)展廳做好合作特約維修商檔案記錄，并負(fù)責(zé)匯總保管。對突發(fā)變化提出相應(yīng)的對策。7.2.5 特約維修商評審7.2.5.1 根據(jù)實際情況，由汽車部經(jīng)理負(fù)責(zé)組織各展廳主管進(jìn)行合作特約維修商評審。對維修商的價格、服務(wù)、與公司的合作情況等進(jìn)行評審，并決定是否繼續(xù)與之合作。對繼續(xù)合作的維修商應(yīng)確定未來加強(qiáng)合作的具體措施。7.2.5.2 評審結(jié)果應(yīng)交總經(jīng)理審閱

28、，并記錄存檔。7.3政府機(jī)關(guān)7.3.1 定義政府機(jī)關(guān)包括外經(jīng)貿(mào)委、海關(guān)、機(jī)電辦、外管局等與公司外貿(mào)業(yè)務(wù)有較高相關(guān)性的政府單位。7.3.2 主要工作7.3.2.1 與時做好相關(guān)申報、審批手續(xù)，符合法律法規(guī)規(guī)定。7.3.2.2 加強(qiáng)與政府機(jī)關(guān)的聯(lián)系，建立良好的關(guān)系。7.3.2.3 與時、合理處理政府機(jī)關(guān)的部調(diào)整或其他突發(fā)事件。7.3.3 責(zé)任人7.3.3.1 業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程規(guī)定，按時赴政府機(jī)關(guān)完成有關(guān)操作手續(xù)。7.3.3.2 公司指定責(zé)任人負(fù)責(zé)加強(qiáng)與政府機(jī)關(guān)的溝通，建立良好的關(guān)系。7.3.4 檔案管理7.3.4.1 容各政府機(jī)關(guān)的基本信息、聯(lián)系人情況、業(yè)務(wù)與之配合情況、相關(guān)事件分析總結(jié)、重

29、要人事或管轄圍調(diào)整的應(yīng)對方案等。15 / 237.3.4.2 責(zé)任人由指定責(zé)任人負(fù)責(zé)記錄整理各政府機(jī)關(guān)相關(guān)檔案；對政府關(guān)系進(jìn)行分析總結(jié)；對突發(fā)事件或重大調(diào)整提出應(yīng)對措施等。并接受總經(jīng)理審查。8 8訂貨管理訂貨管理8.1目的與意義為了提高公司訂貨管理的規(guī)性和有序性，確保貨源的正常供應(yīng)、降低庫存成本、提高資金的利用效率，必須對訂貨進(jìn)行有效管理。8.2容訂貨管理包括制定訂貨計劃（年度與月度） 、執(zhí)行訂貨計劃、總結(jié)計劃與執(zhí)行狀況三部分。8.3責(zé)任人8.3.1 各展廳主管根據(jù)銷售計劃，提出個展廳的訂貨計劃；8.3.2 汽車部經(jīng)理負(fù)責(zé)審核、平衡各展廳訂貨計劃，提出調(diào)整意見并確定公司訂貨計劃； 8.3.3

30、總經(jīng)理負(fù)責(zé)對公司訂貨計劃進(jìn)行審核。8.4制定訂貨計劃8.4.1 年度訂貨計劃8.4.1.1 各展廳主管根據(jù)年度銷售計劃制定年度訂貨計劃，包括數(shù)量、品牌、款式、供應(yīng)商、訂貨時間、估計價格等；8.4.1.2 汽車部經(jīng)理負(fù)責(zé)匯總、平衡各展廳訂貨計劃，進(jìn)行必要的調(diào)整，并報總經(jīng)理審批；8.4.1.3 總經(jīng)理對計劃進(jìn)行審核，提出修正意見；8.4.1.4 汽車部經(jīng)理根據(jù)總經(jīng)理意見修改訂貨計劃，并根據(jù)計劃與相關(guān)供應(yīng)商聯(lián)系，了解實際供給情況。若供應(yīng)能力有偏差，應(yīng)修正訂貨計劃，并報總經(jīng)理審批。審批通過后備案。8.4.2 月度訂貨計劃8.4.2.1 各展廳主管根據(jù)月度銷售計劃與年度訂貨計劃制定月度訂貨計劃，包括數(shù)量

31、、品牌、款式、顏色、估計價格等。8.4.2.2 汽車部經(jīng)理負(fù)責(zé)匯總、平衡各展廳訂貨計劃，與展廳主管協(xié)商進(jìn)行必要的調(diào)整，并擬訂公司月度訂貨計劃，報總經(jīng)理審核。8.4.2.3 總經(jīng)理對計劃進(jìn)行審核，提出審批意見。8.4.2.4 汽車部經(jīng)理根據(jù)總經(jīng)理批示，進(jìn)行必要的調(diào)整，報總經(jīng)理審定后備案。8.5執(zhí)行訂貨計劃8.5.1 汽車部經(jīng)理負(fù)責(zé)根據(jù)月度訂貨計劃與時向供應(yīng)商發(fā)出訂單，確認(rèn)需求能否滿足。8.5.2 若供應(yīng)商難以滿足訂單要求或出現(xiàn)臨時供貨需求需修正訂貨計劃，汽車部經(jīng)理應(yīng)向總經(jīng)理提出申請，說明修正原因、新供應(yīng)商情況、調(diào)整數(shù)量、車輛價格等。經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，執(zhí)行修正后的訂貨計劃。8.6總結(jié)訂貨與執(zhí)行情況8

32、.6.1 每季度初，汽車部經(jīng)理對上一季度訂貨計劃與實際執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，包括計劃的合理性、準(zhǔn)確性，執(zhí)行的效果、存在的問題與改善建議等。8.6.2 總結(jié)報告交總經(jīng)理審閱，并提出批示意見。8.6.3 總經(jīng)理審批后，汽車部經(jīng)理召集展廳主管，總結(jié)上一季度訂貨計劃與實際執(zhí)行情況，提出未來制訂計劃的建議和要求。9 9訂價管理訂價管理9.1目的與意義為了提高公司汽車銷售的價格競爭力、擴(kuò)大銷售利潤，并使定價的過程跟更科學(xué)、更合理，必須對汽車銷售價格的制定進(jìn)行管理。9.2原則把握市場動態(tài)、提高公司競爭力；保證公司正常盈利；支持公司長期發(fā)展。9.3定價程序9.3.1 每旬末，汽車部經(jīng)理召集展廳主管共同制定各種車型

33、的最低銷售價格。17 / 239.3.2 根據(jù)討論結(jié)果，向總經(jīng)理遞交定價清單：包括各款汽車的價格、預(yù)計毛利、市場平均價格預(yù)測等。9.3.3 總經(jīng)理審核定價清單，決定是否需要調(diào)整。9.3.4 總經(jīng)理確認(rèn)時，應(yīng)批示給予汽車部經(jīng)理多少幅度的調(diào)整權(quán)限，以與時應(yīng)對突發(fā)事件。9.3.5 批示通過，由汽車部經(jīng)理向各展廳發(fā)布，并向財務(wù)部提供一份保存。9.4調(diào)整定價程序9.4.1 遇到市場行情突變或特殊客戶需要對現(xiàn)有的最低限價進(jìn)行調(diào)整，應(yīng)由展廳主管向汽車部經(jīng)理提出調(diào)價申請。申請應(yīng)說明調(diào)價的原因、調(diào)價的幅度、可能的結(jié)果等。9.4.2 汽車部經(jīng)理對申請進(jìn)行審核，在總經(jīng)理授予的權(quán)限圍，可直接批示。超過權(quán)限圍，必須向總

34、經(jīng)理請示。批示后應(yīng)與時答復(fù)展廳主管。9.4.3 調(diào)整后的價格應(yīng)通知財務(wù)主管做好記錄。1010 車輛管理車輛管理10.1 實物保管10.1.1車輛的存儲地包括保稅區(qū)倉庫、展廳與展廳地下室三處。10.1.2保稅區(qū)倉庫的車輛由倉庫管理員負(fù)責(zé)其安全與完好性，并由相關(guān)財務(wù)主管負(fù)責(zé)定期盤點并進(jìn)行帳務(wù)核對。10.1.3展廳與地下室的車輛由展廳主管負(fù)責(zé)其安全與完好性，并由相關(guān)財務(wù)主管負(fù)責(zé)定期盤點并進(jìn)行帳務(wù)核對。10.2 鑰匙管理10.2.1每輛車的鑰匙有兩把，分別由展廳主管和分管汽車業(yè)務(wù)的財務(wù)主管保管。不得擅自私配鑰匙。10.2.2展廳主管的鑰匙主要在用于試車與車輛在地下室與展廳間互調(diào)，由展廳主管負(fù)責(zé)開啟和上

35、鎖；10.2.3財務(wù)主管的鑰匙用于車輛從倉庫借出或調(diào)出，由后勤人員填寫出庫申請單，經(jīng)財務(wù)主管簽字后，可借得該鑰匙，但必須按時返還。10.3 交接手續(xù)10.3.1借車手續(xù)10.3.1.1后勤部門需從倉庫借車完成開蠟、維修等事宜時，應(yīng)填寫出庫申請單（注明借車原因、時間等） ，交相關(guān)財務(wù)主管審核簽字后，取得車鑰匙。10.3.1.2后勤人員憑簽字后的申請單赴倉庫借車。借出后，由倉庫管理人員與該后勤人員簽字。此單據(jù)必須在當(dāng)天返還至財務(wù)主管。10.3.1.3返還時，后勤人員填寫入庫單，倉庫管理人員簽字后交財務(wù)主管，同時返還車鑰匙。10.3.2調(diào)車手續(xù)10.3.2.1后勤部門需從倉庫把車調(diào)往展廳或直接交給客

36、戶時，應(yīng)填寫出庫申請單，交相關(guān)財務(wù)主管審核簽字后，取得車鑰匙。10.3.2.2若客戶直接赴倉庫提貨，由后勤人員或業(yè)務(wù)員陪同客戶憑簽字后的申請單赴倉庫提車。調(diào)出后，由倉庫管理人員、該陪同人員與客戶簽字。此單據(jù)必須在當(dāng)天返還至財務(wù)主管。10.3.2.3若車輛需調(diào)往展廳，則由后勤人員憑簽字后的申請單赴倉庫提車。調(diào)出后，由倉庫管理人員與該后勤人員簽字。此單據(jù)必須在當(dāng)天返還至財務(wù)主管。10.3.2.4車輛到達(dá)展廳后，由展廳主管負(fù)責(zé)車輛保管。客戶付款后，憑財務(wù)主管簽字的提貨單向客戶交車，并由展廳主管簽字。此提貨單應(yīng)當(dāng)天返還至財務(wù)主管處。1111 應(yīng)收帳款管理應(yīng)收帳款管理11.1 定義應(yīng)收帳款泛指貨款、稅款

37、、購置費(fèi)、商檢費(fèi)、工商驗證、倉儲費(fèi)等在合同中規(guī)定由客戶支付給某公司的款項。11.2 責(zé)任人11.2.1銷售員應(yīng)對負(fù)責(zé)的每筆業(yè)務(wù)所涉與的應(yīng)收賬款進(jìn)行記錄；19 / 23根據(jù)合同，提示客戶按時付款，并與時通知財務(wù)部準(zhǔn)備收款；根據(jù)財務(wù)主管的反饋，對到期未付或逾期未付賬款進(jìn)行催討。11.2.2財務(wù)部應(yīng)配合業(yè)務(wù)部做好收款工作，由財務(wù)主管與時反饋收款情況。11.2.3展廳主管督導(dǎo)銷售員做好催收工作，并對本展廳所有應(yīng)收帳款情況負(fù)責(zé)。11.3 管理要求11.3.1銷售人員根據(jù)合同條款與后勤人員的反饋，記錄每筆應(yīng)收帳款，并與時通知財務(wù)和客戶準(zhǔn)備收付款。11.3.2一般情況下，只有當(dāng)客戶已全部付清應(yīng)付款才能放車。

38、如有特殊情況，需經(jīng)汽車部經(jīng)理同意，并由相關(guān)銷售員負(fù)責(zé)督促客戶與時付款。11.3.3對所有的賒帳業(yè)務(wù)，各展廳與財務(wù)部應(yīng)定期對賬，發(fā)現(xiàn)問題，與時糾正。11.3.4對拖欠的應(yīng)收帳款應(yīng)加強(qiáng)催討力度，密切注意客戶動向、并注意方式方法，直至貨款收到或委托律師提請法律訴訟。 （對于是否提請訴訟，汽車部和財務(wù)部應(yīng)根據(jù)公司資金狀況與客戶財務(wù)與營運(yùn)狀況進(jìn)行溝通，并報總經(jīng)理審批。 ）1212 單證管理單證管理12.1 單證的分類公司業(yè)務(wù)單證分外部單證和部單證兩類。 外部單證指由公司以外單位制定并使用的單證；部單證指由公司制定并在公司部使用和流轉(zhuǎn)的單證。12.2 單證的管理要求12.2.1印制公司單證的印制應(yīng)由使用部

39、門提出申請，行政部統(tǒng)一聯(lián)系印制。12.2.2填寫、審核和備案公司單證的填寫、審核和備案的流轉(zhuǎn)程序按照公司業(yè)務(wù)流程相關(guān)文件的要求執(zhí)行，詳見附錄程序文件 。12.2.3保管12.2.3.1空白單證：由使用部門指定專人負(fù)責(zé)保管，領(lǐng)用時須辦理簽字領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)用記錄留存?zhèn)浒浮?12.2.3.2原始單證的保管：外部結(jié)算單證由財務(wù)部保管，其他外部單證由相關(guān)業(yè)務(wù)部門保管；部單證按照單證使用說明，各留存部門負(fù)責(zé)保管各自留存的聯(lián)次。各部門須指定專人負(fù)責(zé)單證保管，保證單證的完好、不缺失，單證在規(guī)定的時限不得銷毀。12.2.3.3單證復(fù)印件的保管：單證的復(fù)印件由收件人負(fù)責(zé)保管，保證復(fù)印件的完好、不缺失，在規(guī)定的時限不

40、得銷毀。12.2.4查看12.2.4.1責(zé)任單證保管人應(yīng)確保單證的性和安全性。必須根據(jù)公司權(quán)限規(guī)定，提供查看人員相應(yīng)的查看容，并做好登記手續(xù)（記錄須留存） 。12.2.4.2權(quán)限的設(shè)定銷售員和后勤人員只能查看經(jīng)辦業(yè)務(wù)的相關(guān)單證；展廳主管只能查看其負(fù)責(zé)展廳的相關(guān)業(yè)務(wù)單證；汽車部經(jīng)理查看部門業(yè)務(wù)的所有相關(guān)單證；財務(wù)主管只能查看其負(fù)責(zé)圍的相關(guān)單證；總經(jīng)理和財務(wù)部經(jīng)理可以查看所有單證。12.2.5借用12.2.5.1無特殊情況，單證不得外借；12.2.5.2借用者須辦理借用手續(xù)，由總經(jīng)理簽字認(rèn)可，借用者在借用過程中須保證單證的完好、不缺失，并按時返還。 1313 合同管理合同管理13.1 合同的簽訂1

41、3.1.1所有與汽車業(yè)務(wù)相關(guān)的合同都由法律顧問負(fù)責(zé)擬定合同本。汽車部根據(jù)本填寫數(shù)量、金額、交貨時間與地點、付款方式等容。21 / 2313.1.2合同條款的變動或附加條件的提出都需經(jīng)法律顧問審核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)。13.1.3汽車部經(jīng)理作為簽約代表對外簽訂合同。13.1.4行政部對合同簽訂是否履行了必要手續(xù)進(jìn)行審核后方可蓋章。具體程序詳見合同簽訂與新合同簽訂程序文件。13.2 合同的變更13.2.1原則有關(guān)合同變更的要求與條件應(yīng)在合同本里統(tǒng)一規(guī)定。涉與變更事項應(yīng)按照規(guī)定統(tǒng)一處理，以盡可能控制公司的風(fēng)險。13.2.2程序13.2.2.1合同的變更由展廳主管負(fù)責(zé)提出申請，包括變更容、原因、可能引起的后果等；13.2.2.2根據(jù)權(quán)限設(shè)置，由汽車部經(jīng)理或總經(jīng)理審批，決定是否更改。涉與有關(guān)法律問題，應(yīng)聽取法律顧問的意見。13.2.2.3變更批準(zhǔn)后，銷售人員與客戶