商務郵件書寫

1、2培訓培訓內(nèi)容內(nèi)容Email常識常識郵件結構郵件結構郵件正文書寫原則郵件正文書寫原則郵件簽名郵件簽名郵件格式郵件格式人力行政部人力行政部- -員工培訓員工培訓注意事項注意事項3什么情況下使用email商務郵件書寫商務郵件書寫- -郵件常識郵件常識口頭表達、電話、短信不能說明的，內(nèi)容較多：n對外如方案、產(chǎn)品資料、商務框架協(xié)議、表揚信、感謝信、致歉信等。n對內(nèi)如工作報告、部門之間事務往來、通知、重要信息等4如何使用如何使用商務郵件書寫商務郵件書寫- -郵件常識郵件常識to cc bcccc呢，中文翻譯成抄送，顧名思義，這信不是給你寫的，抄一份給你過目下，也就是知會的意思。bcc呢，中文翻譯成暗送。

2、收信人，能夠看到這封信to誰cc誰，但看不到bcc的對象。5Reply reply to allforward商務郵件書寫商務郵件書寫- -郵件常識郵件常識回回 復復 全全 部部 回回 復復 轉(zhuǎn)轉(zhuǎn) 發(fā)發(fā)注意注意事項事項n收到一封信，有reply（回復）和reply to all（回復全部）的選項。nreply會把回信發(fā)給from的那一個人，而reply to all呢，會把回信寄給from, to, cc的所有人。6 收件人收件人 主題主題 正文正文 簽名簽名7收件人收件人n收件人的郵箱地址n第一次發(fā)送前須核對確認，避免出現(xiàn)發(fā)送錯誤，如郵件內(nèi)容涉及商業(yè)機密，后果則不堪設想n發(fā)送郵件后及時保存聯(lián)

3、系人郵件地址主主 題題 正正 文文簽簽 名名8收件人收件人主主 題題 正正 文文簽簽 名名正文內(nèi)容包括n稱呼：收件人的姓名、性別、職務，如李爽、李經(jīng)理、李總李先生、李老師等；）n問候及寒暄語：你好！您好！新年好！ 感謝您長期以往對我司的支持與信任，n祝 詞：祝工作順利！祝周末愉快！順祝商祺 ！ 9收件人收件人主主 題題 正正 文文簽簽 名名n 主題是收件人了解郵件的第一信息，可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性n 不要空白標題，這是失禮的表現(xiàn)n 標題清楚簡短，能反應郵件的內(nèi)容和重要性，如面試通知，營銷方案，工作月報n 一封郵件盡可能只針對一個主題，不在一封信件內(nèi)談及過多事情n 可適當使用

4、大寫字母或特殊符號來突出標題，引起收件人注意，特別不要隨便就用“緊急”之類的字眼。n 回復對方郵件時，可以根據(jù)回復內(nèi)容需要更該標題，不要RE-RE一大串 10收件人收件人主主 題題 正正 文文簽簽 名名nEmail末尾加上簽名，對方可以清楚的知道發(fā)件人信息n電子郵件簽名是一個公司品牌形象的組成部分。尤其是對外部聯(lián)系的郵件都有統(tǒng)一的格式設計，這樣體現(xiàn)了公司品牌形象。n簽名檔文字應選擇與正文文字相匹配，簡體、繁體或英文，以免出現(xiàn)亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些11簽名檔簽名檔12原則之一 清晰簡潔清晰簡潔原則之五 一致一致 原則之四 正確正確 原則之三 注意語氣注意語氣原則之二 完整周詳完整周

5、詳 正正文文書書寫寫五五原原則則13原則之一 清晰簡潔清晰簡潔EmailEmail正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應制作摘要介紹，然后單獨寫個文件確實很多，正文應制作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。作為附件進行詳細描述。正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件。人家拉滾動條才能看完你的郵件。14原則之二 完整周詳完整周詳 發(fā)郵件的目的（你要什么？他要什

6、么？）發(fā)郵件的目的（你要什么？他要什么？）寫完郵件讀一遍檢查是否有遺漏？立場寫完郵件讀一遍檢查是否有遺漏？立場客觀？站在收件人的立場上想一下，他客觀？站在收件人的立場上想一下，他們收到是什么感受？們收到是什么感受？15原則之三 注重語氣注重語氣 根據(jù)收件人與自己的熟絡程度，等級關系；郵件時對內(nèi)還是對外的性質(zhì)的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。 尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因為對別人意見的評論必須謹慎而客觀。16原則之四 正確正確 錯別字錯別字名字名字Email地址地址檢查檢查17原則之五 一致 內(nèi)容前后一致，不要自相矛盾內(nèi)容前后一致，不要自

7、相矛盾語氣一致語氣一致電話郵件風格一致電話郵件風格一致18背景簡單 干凈簡練 顏色統(tǒng)一 最多兩種 字體易讀 字號統(tǒng)一 或中或西 切勿雜亂一事一段 段間隔行適當留白 松緊有度192021n不要動不動使用 之類的笑臉字符在商務信函了里面使用 之類的笑臉字符會顯得比較幼稚。n附件是郵件的重要組成部分如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件附件文件應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名正文中應對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時附件數(shù)目不宜超過附件數(shù)目不宜超過4 4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式

8、，一面影響使用22n 及時回復及時回復EmailEmail 收到他人的重要電子郵件后，即可回復對方一下，往往還是必不可少的，這就是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。 對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，特別是對一些緊急重要的郵件，對于一些優(yōu)先級別的郵件可集中在一特定時間處理，但一定不要超過24小時。 如果事情復雜，你無法及時回復，云云“，不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認下收到了。 如果你正在出差或者休假，應該設定自動回復功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。n 回復不得少于回復不得少于1010個字個字 對方給你發(fā)來一大段郵件，你確至回復“是的”

9、、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的，怎么著也得湊夠10個字，顯示出你的尊重。23n 溝通確認和反饋溝通確認和反饋 對重要溝通事項，在發(fā)送郵件后最好電話提醒對方引起關注；或請對方確認收到Email 如果重要郵件發(fā)出去后石沉大海，不一定是對方不重視，嘗試再次提醒n 轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎 不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權的接收人n 記?。褐话l(fā)有必要的郵件，認真發(fā)郵件！記?。褐话l(fā)有必要的郵件，認真發(fā)郵件！24事務郵件事務郵件 X經(jīng)理/總： 您好！非常榮幸能夠代表我公司與您聯(lián)系。我是XXXX公司的XXX（職位）的XXX（姓名），今天將您所感興趣的我司產(chǎn)品報價及相關介紹發(fā)送給您，請您查閱附件！ 如果郵件中有任何不清楚的地方或者您需要我們提供任何幫助，請您聯(lián)系我，電話：*，或聯(lián)系XXX（該客戶的具體主管以上負責人）手機號：XXXX。 祝順商祺！ XXX公司25問候郵件：問候郵件： X經(jīng)理/總： 您好！在這個陽關燦爛的日子里，祝您身體健康，心情愉快！在這個特別的日子里，為您送上最真摯的祝福，祝您：生日快樂！工作順利！ XXX公司XX敬上26培訓考核培訓考核 請各位結合培訓內(nèi)容及要求，于本請各位結合培訓內(nèi)容及要求，于本周日周日24點前，提交一份商務電子郵件。點前，提交一份商