會議主持提問的技巧綜述

1、會議主持提問的技巧會議主持提問的技巧背景說明問問題是件好事? 對不對? 沒有錯,問問題具有正面的幫助,還可以激發(fā)腦力!知道怎么去問一個好問題幾乎可以隨時幫你達成心中所想的!事實是我們絕大多數(shù)人在多數(shù)情況下祗會陳述自已的意見, 縱使我們知道詢問的好處, 然而厭煩, 緊張以及急于讓別人知道自已所言為何等等, 總是使我們寧可一直說話而疏于發(fā)問, 常自說自話而忘了該傾聽別人!百分之九十的人在會談(會議)中占用了百分之九十的時間發(fā)言.問題的威力如果給你三個可以實現(xiàn)的愿望, 你會說出那三個愿望?這樣的問題會讓即使最固執(zhí), 最難相處, 最不喜歡的人也會敞開心胸說真心話. 就像大多數(shù)問的好的問題一樣, 這樣的

2、問題是令人難以抗拒的.如果管理的定義是經(jīng)由別人來完成工作的話, 那么很明顯的, 與其他人通力合作便是獲得成功的最好方法. 而所謂的通力合作便是與人達到百分之百的溝通.而再也沒有什么能比 問好問題, 可以更快讓人們知道如何抓住問題, 進而解決問題.問題的兩種基本型態(tài)n閉合式問題 得到了想獲知的答案后即不再往下說下去!n開放式問題 啟發(fā)思考, 帶動談話氣氛的問法!閉合式問題閉合式問題的弊端: 無法導(dǎo)出有價值的結(jié)果!用是或不是, 或僅是一句簡單的陳述來回答. 當(dāng)你急著想獲知事情內(nèi)容時它們是相當(dāng)管用的!開放式問題開放式問題的優(yōu)點:制造融洽的談話氣氛鼓勵人積極思索激發(fā)員工士氣吸引人的地方在于它允許另一個

3、人參與其中, 成為談話的一份子, 并且提供對事情的看法. 這種問題的答案要比閉合式問題來得深入復(fù)雜!閉合式問題與開放式問題轉(zhuǎn)換閉合式: 你使用文字處理機嗎?開放式: 你使用文字處理機到什么樣的地步?閉合式: 對這機器的使用你還有什么問題嗎?開放式: 在用這機器上, 你有過什么樣的經(jīng)驗?閉合式: 你喜不喜歡旅行?開放式: 你對旅行一事感覺如何?閉合式: 那一項意見最好?開放式: 你可不可再說說看其他的想法?十個問得好的開放式問題我要怎么做才幫得上你忙?有什么必須要先完成的?可不可以請你把過程解釋一下?對于這件事情你感覺如何?可不可以請你解釋更詳細一點?你是基于什么立場做這種要求的?這事情沒有我們

4、預(yù)期的順利, 其中有什么原因呢?我們能做什么樣的改變, 好讓事情進行得更順利?我們期待的最終結(jié)果是什么?你問題的出發(fā)點是什么?何時該用的好問題解決問題解決問題減少錯誤減少錯誤與各部門間與各部門間的溝通管道的溝通管道明白真意明白真意取得合作取得合作提高員工的提高員工的工作意愿工作意愿化批評為建化批評為建設(shè)性的力量設(shè)性的力量規(guī)勸別人規(guī)勸別人獲得訊息獲得訊息理出思緒理出思緒克服障礙克服障礙傳達想法傳達想法排解不安排解不安化解沖突化解沖突你認(rèn)為你認(rèn)為怎么樣怎么樣?你覺得你覺得怎么樣怎么樣?你會怎么你會怎么處理這件處理這件事情事情?員工員工:太耗時間了太耗時間了!主管主管:你認(rèn)為這會你認(rèn)為這會用上我們多

5、少時用上我們多少時間間?“看看問題會是看看問題會是出在那里呢出在那里呢?” “你認(rèn)為有什么你認(rèn)為有什么解決的辦法解決的辦法?”(-)“你怎么老是做你怎么老是做錯事情錯事情?” (+)“你為什么覺得你為什么覺得那樣做才是對的那樣做才是對的?”少說一點少說一點, 多聽多聽一點一點, 能在同事能在同事間建立起友好的間建立起友好的工作關(guān)系工作關(guān)系.在你開始著手在你開始著手這項工作前這項工作前, 有什么需要我有什么需要我再解釋的嗎再解釋的嗎?“你認(rèn)為還你認(rèn)為還有什么其他有什么其他的選擇嗎的選擇嗎?” 緊張不安是源自緊張不安是源自失去轄制權(quán)失去轄制權(quán)！問問題可以讓你問問題可以讓你居于驅(qū)策者的地居于驅(qū)策者的

6、地位位.是否可以讓我是否可以讓我多知道一些你多知道一些你的感受的感受?立竿見影的效果在你跟別人的談話里, 讓自已有發(fā)問的習(xí)慣 :不僅為了獲知事實, 同時也為了激發(fā)另一個人與你自已思考.談話內(nèi)容較往常豐富!問得好其技巧最主要的關(guān)鍵在于找對時間, 找對該問的人問該問的問題!招致反效果的問題問題會不會導(dǎo)引你走錯方向?愚蠢的問題會使你愚不可及, 且有時候一些自以為是的問題反而會讓你恨不得地上有個洞可以馬上鉆進去!當(dāng)然會的!危險的問題老是問 為什么, 為什么, 為什么！不但討人厭, 而且祗會告訴大家你是個缺乏智慧與創(chuàng)意的人！要讓自已看起來聰明一點的話, 就問一些明智, 聰明的問題！(+)能否請你告訴我問

7、題出在那里了?(+)可否請你再解釋清楚一點?(+) 你心里有什么打算?(+) 能不能讓我多知道為什么你要這么做?(+) 你是如何達成決定的?運用手腕你是否愿意替我拿那個東西?說得白一點, 這種問題祇不是想把責(zé)任套到別人頭上而已, 被套住的那方一定是不高興的!“請為我做這事!” ,直截了當(dāng)別人倒還比較愿意幫你忙!你是否愿意為我辦一下這事?問得不是時候n現(xiàn)在是可以打電話進來的時候嗎? 我祗占用您一, 兩分鐘的時間！蠢問題檢定表每個人都可能問出愚蠢的問題,想想看你問問題的風(fēng)格為何?再誠實地以 是 或 否 回答下列兩項的問題.A 項:你通常會使用問題的原因是因為你想B 項: 你通常問問題的原因是因為你

8、想你使用問題的原因是因為你想: ( )避免跟人談話 ( )讓自已居于有利地位 ( )讓屬下知難而退 ( )借著問題回答問題, 好讓自已顯得聰明 ( )引起別人的注意 ( )展現(xiàn)自已的才華本事 ( )打發(fā)時間 ( )借著問題, 掩飾已經(jīng)無話可說的窘態(tài) ( )掩飾感情 ( )激怒某人 ( )獲得反應(yīng) ( )拖延解決問題或達成協(xié)議 ( )在原本的事情里再加一些絆腳石進去 ( )讓自已從一個不愉快的情況里脫身出來 ( )擺明態(tài)度刁難別人有六個以上肯定答案的有六個以上肯定答案的話話, 那么你的問題中便那么你的問題中便有太多出發(fā)點是錯誤的有太多出發(fā)點是錯誤的.你問問題的原因是因為你想:( )聽聽答案, 并

9、了解對方如何回答( )取得談話時的主控權(quán)( )搜集消息, 事實及其他相關(guān)信息( )結(jié)合意見或是達成協(xié)議( )知道另一人的意見( )獲取反應(yīng)( )厘清誤解的地方( )發(fā)掘被隱瞞的事實( )讓自已成為一個關(guān)心員工, 愿意幫助員工 的管理人員( )解決問題( )獲取屬下的誠服( )鼓勵員工多多表達自已的意見( )讓自已隨時得知辦公室發(fā)生的大小事情有八個以上肯定答案有八個以上肯定答案的話的話, 那么你問問題那么你問問題 的動機便正確無誤的動機便正確無誤!其他愚蠢問題例舉 . 你不會在做完以前就走開吧, 是嗎? . 你星期天沒有什么頂重要的事情做吧? . 像好這么漂亮的女孩子, 怎么會想當(dāng)工程師? .

10、你有沒有考慮過后果如何?. 給我一通電話好不好?. 你不覺得你應(yīng)該改變一下你發(fā)型?. 你最近體重是不是增加一些了?有些人專以問愚蠢問題出名,他們的問題祗會讓你覺得自已能力不足, 惹人厭, 愚蠢無知 ！了解人格個性有時候問愚蠢的問題是無可避免的, 畢竟我們都是人, 而開口講話正是人最大的特性, 所以我們偶爾還是會講錯話的!欲避免問錯問題, 最好的方法即是了解跟你講話那人的個性, 不同個性的人有他們個別鐘愛的不同問題!人格分類暴燥型的人暴燥型的人:喜歡凡事領(lǐng)先喜歡凡事領(lǐng)先樂觀型的人樂觀型的人:樂天知命樂天知命, 時間容易打發(fā)時間容易打發(fā)沉著型的人沉著型的人:好相處好相處, 合群的人合群的人抑郁型的

11、人抑郁型的人:凡事講求分析完美主義者凡事講求分析完美主義者感覺者感覺者知覺者知覺者思考者思考者發(fā)動者發(fā)動者五分類 Commander ConvincerCarer-NurturerCalculatorCreator5C5C暴燥型的人領(lǐng)導(dǎo)人物創(chuàng)意者社會不可或缺的人抑郁型的人籌算者沉著型的人守成者樂觀型的人堅信派人物區(qū)別人格知道某個人的人格傾向, 形同提供你一樣如何溝通的有力線索, 這能使知道應(yīng)以什么樣的態(tài)度及什么樣的問題最能產(chǎn)生積極正面的反應(yīng).問對問題的秘訣即在于認(rèn)清對方的人格特性!借著觀察一個人的行為可以區(qū)別對方的人格特征!領(lǐng)導(dǎo)型人物 (The Commander)行為特征:自信, 直率, 喜

12、歡挑戰(zhàn)與變化, 愿意一肩挑起責(zé)任, 勇往前行!個性積極進取, 自動自發(fā), 行事利落快速, 不達目的絕不中止!通常在組織里爬得很快, 因為他們喜見任何事情有所結(jié)果, 然而當(dāng)他們帶著這些特質(zhì)爬上最高處時,可能無法長久保住自已的寶座.工作中, 會盡量利用每一分鐘, 喜歡同時進行好幾件事情, 也是典型提早抵達辦公室, 工作到好晚才回家的人.異于他人的地方在于他們懂得自嘲, 他們也是在壓力中禁得起別人說笑的人.大都沒有耐心, 問別人問題通削都是直接了當(dāng)?shù)?最喜歡問的問題是: 你要說的是什么例外科醫(yī)生, 一些大企業(yè)家, 股票經(jīng)紀(jì)人, 企劃經(jīng)理等.五種人中, 這類型人最無法以問題接近.他們不喜歡坐而言, 喜

13、歡起而行. 控制權(quán)與權(quán)力對他們而言意義重大, 所以他們喜歡處處占上風(fēng).適于問領(lǐng)導(dǎo)型的問題直截了當(dāng)說出你心中的問題便可以. 問題必須簡潔, 說中要點, 不要迂回繞圈子, 記住這類人有興趣的是結(jié)果, 不是細節(jié)!對此型的部屬:對此型的上司:對此型的部屬- 避免用說教式的口吻激怒他;- 如果想告訴該做什么, 祇要抱怨他的進度落后, 或是丟給他一個攸關(guān)榮辱的挑戰(zhàn)性工作, 便可以把他所有的特質(zhì)給激發(fā)出來;- 不要試著給這種人施加壓力, 他們自已就是最會給自已壓力的人! (+) 你的目標(biāo)是什么? (+) 它要花多少時間? (+) 我什么時候可以把它拿回來? (+) 要不要我提供你更詳細的內(nèi)容? 對此型的上司

14、- 可以充滿信心做你的事情.- 祇要不拘細節(jié), 表現(xiàn)處處贏人, 提供改進的良方, 便可以跟上司相處甚歡, 但首先他必須確定你提供的正是他們所要的, 而一旦你亮出自已的真本領(lǐng)時,他們會放手讓你一搏的.- 盡量避免問他們 感覺如何 的問題 (-) 你對這事感覺如何? (+) 我們要如何才能贏過另一組? (+) 你想獲得的成果是什么? (+) 我需要什么樣的援助? (+) 您要我什么時候完成這項工作?堅信型人物 (The Convincer)行為特征:個性隨和, 胸襟開闊, 追隨潮流, 喜歡跟一大群人一起工作.個性積極進取, 自動自發(fā), 行事利落快速, 不達目的絕不中止!工作中, 會盡量利用每一分鐘

15、, 喜歡同時進行好幾件事情, 也是典型提早抵達辦公室, 工作到好晚才回家的人.做事不太有周全的計劃, 而且逢事驟下斷語. 喜歡堅持自已的看法正確, 縱使他們的論點早就被人指為錯誤; 他們做事, 談話也容易偏離原來的方向.例:大眾演說, 銷售, 廣告, 籌募基金, 公共關(guān)系, 辯護律師等適于問堅信型的問題對此型的部屬: 務(wù)必力求他們接收到的指示是清晰明確的.先和他們在如何進行及何時完成上取得一致的看法, 讓他們定期向你報告工作的進度.問對問題可以幫他們集中精神, 還可提升他們的能力.對此型的上司: 讓他的注意力轉(zhuǎn)回原來的工作上.當(dāng)他急著趕赴其他場合時, 試著讓他穩(wěn)定下來.我們只有五分鐘的時間,

16、你要談的主要三件事是什么? 我會一邊聽一邊看時間在我們開會前, 你能不能先給我一份會議行程及時間表?有那些地方需要特別的注意?你能不能最多用十個字重新敘述一下我們剛剛的談話內(nèi)容? 守成型人物 (The Carer)做事有始有終, 可以和不同個性的人合作愉快, 做事比堅信者更深思熟慮!注重團隊的和諧氣氛, 把事情做好是他們最大的愿望. 很好的傾聽者, 喜歡與人做一對一的談話.容易記恨的人:外表上也許亳不動聲色, 但因他們不喜歡直接與人起沖突, 于是骨子里便把一次次的怨恨堆積起來,有一天會大發(fā)脾氣. 不喜歡差遣別人. 因為他們總是擔(dān)心會給別人太多的工作壓力.行為特征:例: 咨詢工作, 人力資源,

17、教育, 家庭醫(yī)師, 護理等.適于問守成型的問題:對此型的部屬: 和諧的主從關(guān)系, 教導(dǎo)他們或訓(xùn)練他們時, 需要以溫和的口吻!借著間接的方法讓他們知道, 他們應(yīng)如何改善人際關(guān)系以提高他們的工作意愿!對于 怎么去做 之類的過程問題以及 人 的問最有反應(yīng).這件工件要怎么處理呢?什么系統(tǒng)需要重新組合一下?你要怎么讓它對整個公司及我們這個工作小組發(fā)揮效力?你會如何營造出一個更好的工作環(huán)境?我們要如何著手?籌算型人物 (The Calculator)能力強, 保守, 講求正確, 凡事不違背良心的人, 做事喜歡依據(jù)原則條理, 講究細節(jié), 百分之百的完美主義者.傾向于多疑, 很本能的會對每件事情提出質(zhì)疑, 且

18、過度憂心忡忡.對于人事向來是敏感且憑本能的, 然而若要親身加入人群或事情當(dāng)中便非他們所愿了.凡事按步就班, 一絲不茍, 講的話, 用的詞都是先經(jīng)過一番考慮的; 大都是屬于沉默型!行為特征:例: 工程師, 會計師, 教學(xué)者, 研究人員, 財經(jīng)人員適于問籌算型的問題對此型的部屬:切忌未做任何解釋便跟他們預(yù)定要開會, 他們會忐忑不安.工作指令必須是清晰明確.對此型的上司:他們喜歡的意見是合理, 經(jīng)過詳密計劃的交談時 務(wù)必讓自已爭先做好充份準(zhǔn)備, 且隨時抓住他所說的重點.他們禁不起別人批評他們的工作不要問他們一些私人的問題.我們要如何改進產(chǎn)品, 系統(tǒng), 工作小組的質(zhì)量?事情進行得如何?要怎么樣才能把它

19、做得更好?創(chuàng)意型人物 (The Creator)與人交談時他們不喜歡注視對方, 而且常常聽到一半便分了神. 完全著眼于思考及觀念.通常都是不好相處的上司, 他們認(rèn)為每個屬下都會像他們一樣的正視事情,所以往往把事情丟給員工后便不再聞問, 員工自身亳無明確的指令可依循.不擅長做條理式的說明, 交際亦非他們的本事, 對于別人他們可能直言坦率,可是一旦遭到批評時他們又會敏感的筑起護衛(wèi)的城墻.喜歡一人做事, 遇到困難時寧可自已想辦法解決, 也不愿求助他人.總是憑著一股沖勁做事, 表面上雖然好像什么事也沒做, 然而腦筋里的思緒卻不停的在孕育著.嚴(yán)苛的工作環(huán)境及一大堆要遵守的規(guī)則會加重他們的壓力, 他們無法

20、在這種公司發(fā)揮所長的.行為特征:例: 設(shè)計師, 攝影師, 新產(chǎn)品開發(fā)者, 發(fā)明家, 科學(xué)家, 藝術(shù)家,作家.適于問創(chuàng)意型的問題此型的部屬: 要讓他們呈獻最好成果的方法就是, 把工作交給他們后便不再干預(yù), 不過必須要他們確定交件的日期.不是專注的傾聽者. 跟他們談話的最好時機是在他們兩件工作的銜接時,或是當(dāng)他們圓滿完成一件工作后(特別是非常圓滿完成時)問他們問題最好能避開 感覺式 的問題, 他們不喜歡被問及這種問題他們是思考重于感覺的人, 富創(chuàng)意性的問題最能引起他們的響應(yīng).目前你正在開發(fā)什么?你會考慮到那些層面?整件事需要牽涉到那么多要素?你最感滿意的創(chuàng)作成果是什么?人格綜合領(lǐng)導(dǎo)型與堅信型: 兩

21、者是精力充沛的好動型, 喜歡變化及有所行動;守成型與籌算型: 做事比較慢條斯理, 不喜歡改變, 比較滿于現(xiàn)狀;領(lǐng)導(dǎo)型,籌算型與創(chuàng)意型: 看重的是工作守成型與堅信型: 看重的則是人五種行為類型里亦有其類似與重迭的地方!欲知一個人究竟屬那種人格類型, 最快的方法便是問他一道簡單的問題 問問題探人格例如: 能不能告訴我, 你的工作中, 你最喜歡及最不喜歡的是什么? 各類型人可能回答的方式: 我喜歡在眾多競爭對手中拔得頭籌. 冒險的精神. 可以不停的往上爬. 我最不喜歡使我覺得無聊的工作.領(lǐng)導(dǎo)型:堅信型:可能會長篇大論的說下去, 如果你又端給他一杯咖啡的話, 我喜歡具有彈性的工作 挑戰(zhàn)性 可以定下目標(biāo)

22、 我最不喜歡寫報告守成型:跟我的小組合件愉快, 感覺充實無比. 朝著預(yù)定的計劃邁步前去.可以成為講究效率的組織里的一份子.我最不喜歡的是政策上突然的轉(zhuǎn)變.籌算型: 仔細計劃. 分析工作狀況. 有時間把工作做好. 我最不喜歡的是不完整的報告或是含糊其詞的指示.創(chuàng)意: 理出觀念思緒, 可以不受箝制. 獨自一人工作. 我最不喜歡的是被人打擾.你是那一型?你喜歡告訴別人該做些什么嗎? 領(lǐng)導(dǎo)型 你是否比較喜歡游說別人, 說動別人的心或者擔(dān)任銷售的工作? 堅信型你是不是一個工作團體里合群的一份子? 守成型 你是否很注重工作本身, 且致力于它的完美無瑕? 籌算型你喜歡作白日夢及一些不切實際的思考嗎? 創(chuàng)意型下面的問題可以讓你馬上看出自已的個性:問題體系五個步驟幫你達成最佳成果:事前周全準(zhǔn)備陳述問題傾聽回應(yīng)評估對方的回答有所行動清楚你的目的及發(fā)問的對象清楚地表達問題用心凝聽對方的回答于必要時再提出更深入的問題立即采取果斷的行動步驟一: 事前周全考慮合作援助人力資源資訊部屬的誠服更好的工作表現(xiàn) 問這個問題我要獲得什么?步驟一: 事前周全考慮上司高級經(jīng)理人員同事行政人員下屬?所問的對象是誰?步驟一: 事前周全考慮他們想要達到的目的是什么? 他們期望什么樣的結(jié)果?設(shè)身處地為對