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1、存貨內(nèi)部控制制度建安行業(yè)(討論稿)安永會計師事務所2005-08-16目錄第一章總則3第二章崗位分工4第三章材料入庫5第四章倉儲與保管控制6第五章材料內(nèi)部調(diào)撥7第六章存貨的處置8第七章存貨盤點10第八章監(jiān)督和檢查11第九章附則12第十章附件13第一章 總則第一條 為了促進集團公司及下屬事業(yè)部內(nèi)部控制建設,規(guī)范事業(yè)部行為,加強企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督和管理,提高企業(yè)經(jīng)營效益;為了加強對事業(yè)部存貨的內(nèi)部控制和管理,保證存貨的安全,根據(jù)中華人民共和國會計法和內(nèi)部會計控制規(guī)范基本規(guī)范等法律法規(guī),結合北京建工集團的經(jīng)營管理特點,特制定北京建工集團存貨內(nèi)部控制制度(以下簡稱“本制度”)。第二條 適用范圍:本制度適用于

2、北京建工集團建安行業(yè)事業(yè)部,其他性質(zhì)的單位可以參照執(zhí)行。第三條 本制度的存貨是指建筑安裝行業(yè)各事業(yè)的項目部在施工過程中所需耗費的各種材料物資。第四條 存貨內(nèi)部控制的基本任務:根據(jù)本制度完善企業(yè)內(nèi)部控制的機構建設,建立和健全企業(yè)內(nèi)部控制的實施規(guī)則,監(jiān)督和檢查事業(yè)部對公司各項制度的執(zhí)行情況,防范和化解各類風險,為企業(yè)的運營提供良好的內(nèi)部環(huán)境。第五條 存貨內(nèi)部控制的基本要求:事業(yè)部和個人必須嚴格遵守企業(yè)內(nèi)部控制制度的各項要求,促進各項內(nèi)部控制工作的順利進行,明確責任,相互配合,并接受各級領導部門的檢查和監(jiān)督。第二章 崗位分工第六條 存貨業(yè)務涉及眾多部門和環(huán)節(jié),需要實行嚴格的內(nèi)部控制辦法,對不相容職責

3、加以分離。存貨業(yè)務需要分離的不相容崗位職責主要有:1. 負責采購業(yè)務與驗收、保管業(yè)務人員的職責相分離。2. 生產(chǎn)計劃編制與計劃的復核人員及審批人員的職責相分離。3. 貨物采購、儲存和使用與存貨賬務記錄人員的職責相分離。4. 存貨的盤點應由負責保管、使用、記賬職能的人員以及與這些職能獨立的其他人員共同進行。5. 存貨采購、驗收人員職責相分離。第七條 事業(yè)部應當配備合格的人員辦理存貨業(yè)務。辦理存貨業(yè)務的人員應當具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務素質(zhì)。第八條 事業(yè)部應當建立存貨業(yè)務的授權批準制度,明確授權批準的方式、程序和相關控制措施,規(guī)定審批人的權限、責任以及經(jīng)辦人的職責范圍和工作要求。嚴禁未經(jīng)授權的機構或

4、人員辦理存貨業(yè)務。第九條 審批人應當根據(jù)存貨授權批準制度的規(guī)定,在授權范圍內(nèi)進行審批,不得超越審批權限。經(jīng)辦人應當在職責范圍內(nèi),按照審批人的批準意見辦理存貨業(yè)務。對于審批人超越授權范圍審批的存貨業(yè)務,經(jīng)辦人有權拒絕辦理,并及時向審批人的上級授權部門報告。第十條 事業(yè)部應當制定科學規(guī)范的存貨業(yè)務流程,明確存貨的取得、驗收與入庫,倉儲與保管,領用、發(fā)出與處置等環(huán)節(jié)的控制要求,并設置相應的記錄或憑證,如實記載各環(huán)節(jié)業(yè)務的開展情況,確保存貨業(yè)務全過程得到有效控制。第三章 材料入庫第十一條 本流程涉及對外采購的各種材料的入庫環(huán)節(jié),其控制目標是: 保證材料入庫前,各相關部門做好充分的準備,并對入庫材料進行

5、及時的檢驗,確保入庫材料質(zhì)量合格、數(shù)量正確,確保及時正確地記錄倉庫臺帳。第十二條 項目部現(xiàn)場材料管理部判斷材料是否需要檢驗,對所有需要檢驗的材料必須嚴格檢驗,確保材料的質(zhì)量和數(shù)量。第十三條 項目部現(xiàn)場材料管理部在收貨時應嚴格檢查該批貨物單據(jù)是否齊全,包括材料驗收報告或免檢物資清單,并核實發(fā)票內(nèi)容是否和貨物相符。第十四條 材料入庫流程說明:1. 物資管理部根據(jù)材料運抵情況,編制入場通知書,并將其提交項目部現(xiàn)場材料管理部門。2. 材料管理員依據(jù)材料需求計劃判斷該批材料是否為計劃內(nèi),為計劃內(nèi)則安排庫位;否則,進一步確認是否為批準的計劃外采購:是則安排庫位,否則進入步驟10。3. 材料管理員判斷到貨材

6、料類別是否屬于免檢,是則進入步驟6;否則申請技術管理部對材料進行檢驗,進入步驟4。4. 技術管理部根據(jù)檢驗申請,對材料進行質(zhì)量、數(shù)量等方面的檢驗,有需要時進行采樣檢驗和實驗室分析。5. 技術管理部根據(jù)檢驗結果判斷材料是否合格,是則填寫并提交“材料驗收報告”;否則進入步驟10。6. 材料管理員安排材料入庫,核對入庫材料數(shù)量并填寫“材料入庫單”。7. 材料管理員根據(jù)“材料入庫單”登記倉庫臺帳。8. 材料管理員每月底編制“材料移動報告”,并將其提交給事業(yè)部的物資管理部。9. 事業(yè)部的物資管理部匯總各項目部提交的材料移動報告,并將匯總的結果提交事業(yè)部的財務部入賬。材料入庫流程結束。10. 材料管理員通

7、知物資管理部采購員材料退貨或協(xié)調(diào)解決。11. 采購員與相應供應商協(xié)商,決定是退貨還是協(xié)調(diào)解決。12. 采購員更新供應商檔案。該流程結束。材料入庫流程詳見附件一第四章 倉儲與保管控制第十五條 本流程適用于各種庫存材料的出庫環(huán)節(jié)。本流程的主要控制目標是:確保材料及時準確地出庫,滿足工程施工的需要;同時減少各施工單位多領、錯領材料的情況。第十六條 材料管理員應嚴格執(zhí)行控制流程,根據(jù)施工預算定額發(fā)料,減少相關使用部門多領錯領現(xiàn)象;不得多領及一次性領出,應按計劃即用多少領多少;當領料申請數(shù)量超過施工預算定額時,進入計劃外審批流程,同時開展責任考核。第十七條 發(fā)料時,需要材料管理員與領料員雙方同時核實材料

8、的數(shù)量和質(zhì)量。第十八條 材料管理員發(fā)出材料當日應根據(jù)領料單編制耗料表,并將耗料表與現(xiàn)場收料員簽字后的領料單核對。核對無誤后,材料管理員應更新相應的倉庫臺帳,保證當日入賬有據(jù)可查。第十九條 物資管理部定期與項目部現(xiàn)場材料管理部門核對耗料表以確保存貨記錄的準確性。第二十條 材料出庫流程說明:1. 施工部根據(jù)工程進度,填寫并提交領料單。2. 物資管理部審核領料單并判斷其是否為預算定額內(nèi)的領料。如是預算定額內(nèi)領料,則材料管理員查閱倉庫臺帳,判斷庫存是否能滿足需要;如不是預算定額內(nèi)領料則申請相關主管審批。3. 材料管理員查閱倉庫臺帳,判斷庫存是否能滿足領料要求。庫存能滿足領料要求時,材料管理員發(fā)料并在領

9、料單上簽字,同時編制耗料表;否則,材料管理員填寫并提交缺料單,進入材料采購流程或內(nèi)部調(diào)撥流程。4. 現(xiàn)場收料員收料并在領料單上簽字,將簽完字后的領料單提交材料管理員。5. 材料管理員核對簽字后的領料單和耗料表,更新倉庫臺帳。6. 現(xiàn)場收料員每月月底根據(jù)材料的收存和使用情況編制材料移動報告,并將其提交給事業(yè)部的物資管理部。7. 事業(yè)部的物資管理部匯總并向財務部提交材料移動報告。8. 財務部根據(jù)提交的材料月度報告的匯總情況入賬。材料出庫流程結束。材料出庫流程詳見附件二第五章 材料內(nèi)部調(diào)撥第二十一條 本流程適用于本事業(yè)部不同的項目部間的材料調(diào)撥。 本流程的控制目標是:確保項目部間材料調(diào)撥的順利實現(xiàn)。

10、第二十二條 事業(yè)部的物資管理中心在收到項目部的材料調(diào)撥申請時,應確定是否為物資管理中心所管理的物資,如不是則應及時協(xié)調(diào)調(diào)出方,以確認材料內(nèi)部調(diào)撥的可行性,否則應及時申請采購。第二十三條 材料調(diào)出方在調(diào)出材料的同時應編制材料調(diào)出單以確認調(diào)出材料的數(shù)量和質(zhì)量。第二十四條 材料調(diào)入方和調(diào)出方都應編制材料入庫單與材料出庫單,并提交財務部以供入賬。第二十五條 材料內(nèi)部調(diào)撥流程說明:1. 項目部根據(jù)工程需要,填寫材料調(diào)撥申請,提交物資管理中心審核。2. 物資管理中心審核調(diào)撥單,如果該材料為物資管理中心保管則交倉儲部門,進入步驟3;如果為項目部保管則交相應項目部,進入步驟7。3. 倉儲部門檢查庫存情況,看庫

11、存量是否滿足調(diào)撥申請,以決定是進行內(nèi)部調(diào)撥還是外部采購,如果進行內(nèi)部調(diào)撥則進入下一步驟;否則進入材料采購流程。4. 物資管理中心編制材料調(diào)撥單并將材料調(diào)撥單由交倉儲部門辦理調(diào)撥。5. 倉儲部門根據(jù)材料調(diào)撥單向申請單位調(diào)撥材料并編制材料出庫單,將材料出庫單交事業(yè)部財務部門進行賬務處理。6. 項目部材料管理員根據(jù)材料調(diào)撥單驗收材料并編制材料入庫,項目部會計人員根據(jù)材料入庫單入賬。7. 調(diào)撥申請方填寫并向事業(yè)部的物資管理部提交材料調(diào)撥申請。8. 事業(yè)部的物資管理部接受申請并與調(diào)出方協(xié)調(diào)材料調(diào)撥的可行性。9. 調(diào)出方物資管理部檢查庫存情況,決定是否調(diào)撥材料。是則編制并提交材料調(diào)撥單;否則,通知調(diào)撥申請

12、方,調(diào)撥申請方進入材料采購流程。10. 調(diào)出方材料管理員根據(jù)調(diào)撥單調(diào)撥材料并編制材料出庫單,要求領料人員在材料出庫單上簽字。11. 調(diào)出方材料管理員將材料出庫單提交本項目部財務部入賬,調(diào)出方該流程結束。12. 調(diào)入方材料管理員驗收調(diào)入材料,核對材料調(diào)撥單并編制材料入庫單。13. 調(diào)入方材料管理員將材料入庫單提交本項目部財務部入賬,調(diào)入方該流程結束。材料內(nèi)部調(diào)撥流程詳見附件三第六章 存貨的處置第二十六條 項目部負責工程余料的處理工作,事業(yè)部物資管理中心應敦促并協(xié)助項目部對材料類型、當前市場價格、倉儲成本等進行經(jīng)濟測評,確定余料處理方式。第二十七條 余料處理控制程序如下:1. 工程結束,項目部清點

13、余料,編制余料清單,交事業(yè)部物資管理中心。2. 事業(yè)部物資管理中心相關人員與財務、倉儲、物資部門人員組成評估小組評估小組根據(jù)材料類型、當前市場價格、倉儲成本等進行經(jīng)濟測評。3. 事業(yè)部物資管理中心根據(jù)測評結果決定保留或對余料進行處置,分別編制保留余料清單和處置余料清單,報由財務總監(jiān)審批。4. 財務總監(jiān)對保留余料清單和處置余料清單進行審核,通過則將保留余料清單與處置余料清單報由主管副總審批;否則則返回步驟3。5. 主管副總對保留余料清單和處置余料清單進行審核,通過則將已審批通過的保留余料清單和處置余料清單交項目部;否則則返回步驟3。6. 項目部將余料連同已審批通過的保留余料清單和處置余料清單交事

14、業(yè)部物資管理中心統(tǒng)一處理。7. 事業(yè)部物資管理中心審核所承接的余料是否與已審批通過的保留余料清單和處置余料清單所載一致,若一致則將保留余料交與倉儲保管部門保管,由財務部門進行相關賬務處理,同時根據(jù)處置余料清單處置余料,經(jīng)行公開競賣銷售并將相關單據(jù)傳遞給財務部門,進入貨幣資金收款流程;否則則返回步驟6。余料處理流程祥見附件四。第二十八條 事業(yè)部的物資管理部接受報廢申請后,應組織技術管理部實施必要的技術鑒定。報廢申請部門在收到報廢通知后,應該及時處理報廢材料并向財務部提供相應資料,以供其審核、入賬。第二十九條 材料報廢流程說明:1. 項目部的物資管理部門根據(jù)材料報廢情況編寫并提交報廢申請。2. 事

15、業(yè)部的物資管理部接受報廢申請并組織技術管理部實施必要的技術鑒定。3. 事業(yè)部技術管理部門進行技術鑒定并提交技術鑒定報告。4. 事業(yè)部的物資管理部根據(jù)技術鑒定報告判斷是否符合報廢標準,是則存檔并下達報廢通知;否則,拒絕項目部的報廢申請。5. 報廢申請部門的物資管理部收到報廢通知后,判斷報廢材料是否可用于銷售,是則銷售報廢材料并向財務部提交相應資料,否則處理報廢材料并向財務部提交相應資料。6. 財務部審核,入賬;材料報廢流程結束。材料報廢流程詳見附件五。第七章 存貨盤點第三十條 本流程適用于物資管理部門按照盤點制度,定期對倉庫中現(xiàn)有存貨進行清點核實。本流程的控制目標是:確保定期盤點制度的實施,確保

16、賬實相符,加強對各種庫存材料的管理和控制,以降低庫存材料缺損的風險。第三十一條 事業(yè)部的財務部應定期組織盤點,根據(jù)年度盤點計劃制定并下發(fā)盤點通知。第三十二條 項目部物資管理部門在收到盤點通知后,應檢查是否有其他單位寄存物資,有的話,應將寄存物資放入特殊區(qū)域并進行標識。第三十三條 盤點小組應與被盤點部門核對并確認盤點清單。第三十四條 存貨盤點流程說明:1. 事業(yè)部財務部門按照年度盤點計劃, 制定并下發(fā)盤點通知。2. 事業(yè)部物資管理部門組織并確定盤點小組成員,下發(fā)盤點通知。3. 項目部物資管理部門按照盤點通知確定盤點范圍和人員并檢查是否有其他單位寄存物資,有則將寄存物資放入特殊區(qū)域并進行標識。4. 盤點小組監(jiān)盤并進行相應抽查。5. 盤點小組根據(jù)盤點情況,匯總并編制盤點清單。6. 盤點小組與被盤點部門核對與確認盤點清單,并將確認后的盤點清單提交事業(yè)部的物資管理部門。7. 事業(yè)部物資管理部門匯總各項目部提交的盤點清單,存檔并提交財務部門。8. 事業(yè)部財務部門審核物資管理部門匯總并提交的盤點清單,處理盤虧、盤盈,入帳。存貨盤點流程結束。存貨盤點流程詳見附件六。第八章 監(jiān)督和檢查第三十五條 為了保證實物數(shù)量和成本計算正確,系統(tǒng)的反映實物收發(fā)存儲情況,財務部門應設置實物總賬,比如外購實物、自制實物、委托加工實物、包裝物、低值易耗品等賬簿。同時,按照各實物、用品的品名、規(guī)格和存放地點設置明細

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