公文格式培訓(xùn)

1、1天藝酒店管理集團公文格式2總總 則則 為了進一步規(guī)范天藝酒店管理集團各單位公文格式，特制訂本格式培訓(xùn)大綱。 本大綱以“文件式”公文為例，穿插講解非“文件式”公文。 本大綱適用于天藝酒店管理集團與各成員企業(yè)。 標準參見：港天藝酒管辦20141號文件。 1 132 2公文種類公文種類“文件式文件式”公文公文 “文件式文件式”公文是指公文公文是指公文文頭中發(fā)文單位名稱后加文頭中發(fā)文單位名稱后加“文件文件”兩字的公文。兩字的公文。主要包括：主要包括：通知、通報、通知、通報、批復(fù)、決定、批復(fù)、決定、決議、請示、決議、請示、報告。報告。公公 文文非非“文件式文件式”公文公文非非“文件式文件式”公文是指公

2、公文是指公文文頭中不加有文文頭中不加有“文件文件”兩字的公文。兩字的公文。主要包括：函、命令（令）、主要包括：函、命令（令）、會議紀要、工作簡報、情況通會議紀要、工作簡報、情況通報、學習與研究。報、學習與研究。43 3公文組成公文組成眉首眉首眉首又稱文頭或版頭，由份數(shù)序號、秘密等級、眉首又稱文頭或版頭，由份數(shù)序號、秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位、發(fā)文字號和簽發(fā)人等組成。緊急程度、發(fā)文單位、發(fā)文字號和簽發(fā)人等組成。主體主體公文主體又稱行文部分，主要包括標題、主送單公文主體又稱行文部分，主要包括標題、主送單位、正文、附件、印章、成文日期和附注。位、正文、附件、印章、成文日期和附注。 版記版記版記又稱

3、文尾，主要包括抄送單位、印發(fā)單位、版記又稱文尾，主要包括抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期和印發(fā)份數(shù)。印發(fā)日期和印發(fā)份數(shù)。 5眉首眉首份數(shù)序號份數(shù)序號秘密等級秘密等級緊急程度緊急程度發(fā)文單位發(fā)文單位發(fā)文字號發(fā)文字號簽簽 發(fā)發(fā) 人人主體主體標題標題主送單位主送單位正文正文附件附件印章印章成文日期成文日期附注附注版記版記抄送單位抄送單位印發(fā)單位印發(fā)單位印發(fā)日期印發(fā)日期印發(fā)份數(shù)印發(fā)份數(shù)擬核稿人擬核稿人認識一個公文認識一個公文64 4要素詳解要素詳解眉眉 首首主主 體體版版 記記 7001 機 密 特 急 此頁全部此頁全部稱為文頭稱為文頭或或眉首眉首81.1.份數(shù)序號份數(shù)序號如需標識公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)

4、字頂格標識在首頁左上首頁左上角第一行角第一行，如“NO.01”NO.01”、“01”01”、“001001”等。2.2.秘密等級和保密期限秘密等級和保密期限2.1 秘密公文分為：絕密、機密和秘密。2.2 公文公文的密級頂格標識在首頁右上角首頁右上角，函函的密級在眉首橫隔線左眉首橫隔線左下方頂格標識，兩字之間空下方頂格標識，兩字之間空1 1個字。個字。2.3 如需同時標識秘密等級和保密期限，秘密等級和保密期限之間用“”隔開，秘密等級兩字之間不空1個字，如“絕密絕密3 3個個月月”。9001001 機 密一年 特特 急急6.2厘米厘米 下行文或平行下行文或平行文使用此文頭文使用此文頭文號與橫隔文號

5、與橫隔線之間線之間4 4毫米毫米 ( ) 【 】第第 0011011.7厘米厘米天藝酒店管理集團文件天藝酒2014號 簽發(fā)人： 左空左空1個字個字三號三號仿宋體仿宋體不加不加0或或00三號三號仿宋體仿宋體三號三號楷體楷體右空右空1個字個字上行文使上行文使用此文頭用此文頭11香港天藝酒店管理集團有限公司秘 密 港天藝酒管函200號 特 急香港天藝酒店管理集團有限公司關(guān)于 的函： 1.7厘米厘米12眉眉 首首主主 體體版版 記記 13關(guān)于的通知各單位： 。 一、 1 (1) (2) 2 此頁全部此頁全部稱為行文稱為行文或或主體主體二號華文中宋體二號華文中宋體空一行空一行正文三號仿宋正文三號仿宋一級

6、標題三號黑體一級標題三號黑體二級標題三號仿宋加粗二級標題三號仿宋加粗三、四級標題仿宋三、四級標題仿宋14。 （結(jié)束語） 附件：1. 2. 201年月日 ( ) （附注） 不加書名號不加書名號此頁接上頁此頁接上頁全部稱為行全部稱為行文或文或主體主體空空4 4個字個字以上均為三號仿宋體以上均為三號仿宋體151.1.標題標題1.1 標題應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，標明方法一般由發(fā)文單發(fā)文單位位+ +事由事由+ +文種文種。 對內(nèi)行文，發(fā)文單位可以省略。有些公文內(nèi)容單一、正文部分文字較少時也可省略事由。1.2 標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號一般不用標點符號。1.3 標題應(yīng)在文

7、頭橫隔線下空二行的地方居中標識，分一行或多行排列，分行時要做到詞意完整詞意完整，排列對稱，間距恰當。發(fā)文單位一般單列一行，第二行開始標明公文事由和文種。1.4 除函外，工作簡報、情況通報、學習與研究等非“文件式”公文標題則不需標識文種，而此類公文還常常帶有副標題，如有副標題，應(yīng)在正標題之下居中標識，副標題之前加上破折號。16公文標題一般占正文寬度的3/5為宜。如字數(shù)過多，超過正文寬度4/5以上就應(yīng)根據(jù)標題語句分兩行或多行排列。 設(shè)計公文標題通常有以下9 9種方法種方法： （1）直尺式 XXXXXXXXXXXXXXXXX （2）短長式 XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX

8、X （3）長短式 XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX （4）寶塔式 XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX（5）倒寶塔式 XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX（6）梭子式 XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX （7）等距式 XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX （8）腰鼓式 XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX （9）正副標題式 XXXXXXXXX

9、XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX172.2.主送單位（即抬頭）主送單位（即抬頭）2.1 是指主要受理公文的單位，應(yīng)當使用全稱或規(guī)范化簡全稱或規(guī)范化簡稱稱，多個主送單位可統(tǒng)稱。2.2 上行文主送單位一般只寫一個，如需同時送其他單位的 ，應(yīng)當用抄送的形式。主送單位一般不標識個人。2.3 主送單位列在正文之前，與標題之間空一行，頂格標識。2.4 非“文件式”公文，如會議紀要、工作簡報、情況通報等等，主送單位不標識在行文部分內(nèi)，而標識在文尾的抄送單位前面。如主送單位名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，也應(yīng)將主送單位名稱移至文尾的抄送單位前面。183.3.正文正文3.1 正文是公文的主體部

10、分，用來表達公文的內(nèi)容。一般每自然段左空2個字，回行頂格，而全部用阿拉伯數(shù)字和小圓點表示結(jié)構(gòu)層次的規(guī)章制度類公文，則采用懸掛縮進方式排版，即每自然段序號一行頂格，其它各行右縮進。正文中的數(shù)字、年份不能回行。3.2 正文結(jié)束語通常根據(jù)文種的類型確定。結(jié)束語中帶有“特此”和“此”等的結(jié)束語，均不加句號不加句號，如“特此通知”、“特此致函”、“此令”、“此復(fù)”等。3.3 一般說，在主送單位之下、落款之前的部分都是正文，但如果是轉(zhuǎn)發(fā)、下發(fā)或印發(fā)公文，被轉(zhuǎn)發(fā)、下發(fā)或印發(fā)的公文同轉(zhuǎn)發(fā)性公文一樣仍屬正文，而不能看成是附件。u上行文中請示的結(jié)束語一般用“以上意見當否，請批示?！?、“妥(當)否，請批示(復(fù))。”

11、，報告的結(jié)束語一般用“以上報告，請審閱?！被颉疤卮藞蟾妗?；u平行文的結(jié)束語一般用“妥(當)否，請復(fù)?！?、“敬希函復(fù)”、“特此致函”、“特此函告”、“專此函達”等；u下行文的結(jié)束語一般為“特此通知”、“此令”、“此復(fù)”等。194.4.附件附件4.1 是指對公文具有補充、說明性的附加文字材料。4.2 應(yīng)當在正文之后空一行左空2個字、成文日期之前標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件名稱后不加標點符號。附件名稱后不加標點符號。4.3 公文如有多個附件時，使用阿拉伯數(shù)字標識序號阿拉伯數(shù)字標識序號，每個附件標識1行，序號對齊。如“附件：1”。4.4 附件內(nèi)容要另起一頁標識，主件和附件要裝訂在一起，并在附

12、件內(nèi)容左上角頂格標識“附件”，有序號時標識序號。如附件和正文不能裝訂在一起的，應(yīng)在附件首頁的左上角標識正文的發(fā)文字號。附件1天藝酒店管理集團公文格式細則205.5.成文日期成文日期5.1 成文日期是公文生效的時間，一般用領(lǐng)導(dǎo)最后的批準日期。 聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準。5.2 成文日期中年月日要寫齊全，不得有任何省略，一般使用小寫漢字，不使用阿拉伯數(shù)字，以示正式、莊重?！傲恪币獙懗伞啊薄?.3 除函外，會議紀要、工作簡報、情況通報、學習與研究等非非“文文件式件式”公文公文正文后不署成文日期正文后不署成文日期。與工作簡報、情況通報、學習與研究文頭類似的公文，成文日期標識在文頭中

13、發(fā)文單位名稱的右側(cè)、橫隔線之上，發(fā)文單位左空發(fā)文單位左空1 1個字，成文日期右空個字，成文日期右空1 1個字，個字，兩者并列一行。兩者并列一行。201 年月日216.6.公文生效標識公文生效標識6.1 公文生效標識是證明公文效力的表現(xiàn)形式，包括發(fā)文單位印章或簽署人姓名。加蓋印章要清楚、端正。6.2 單一發(fā)文印章 (1)單一單位發(fā)文，在落款處不署發(fā)文單位名稱，只標識成文日期。 (2)成文日期右空4個字。加蓋印章后應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、 居中下壓成文日期。 (3)當印章下弧無文字時，采用下套方式，僅以下弧壓在成文日期上， 即騎年蓋月；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線 壓在成文日期

14、上。 。2014 年 5 月 1 日226.6.公文生效標識公文生效標識6.3 聯(lián)合行文印章(1)當聯(lián)合行文只蓋兩個印章時，在落款處也不署發(fā)文單位名稱，而應(yīng)將成文日期拉開，左右各空左右各空7 7個字個字，主辦單位印章在前，兩個印章均壓在成文日期上，兩印章互不相交或相切，相距不超過3毫米。2014 年 5 月 1 日236.6.公文生效標識公文生效標識(2) 當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止空白印章，應(yīng)將各發(fā)文單位名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章居中加蓋或套印在其上。主辦單位印章在前，每排最多主辦單位印章在前，每排最多排排3 3個印章個印章，兩端不得超出版心。最后一排

15、如余一個或兩個印章，均居中排布。印章之間互不相交或相切，每排印章中心線對齊。在最后一排印章之下右空2個字標識成文日期。(3) 在加蓋兩個或兩個以上印章時，只能采用一種加蓋方式，即不管個別印章適合哪種加蓋方式，只能統(tǒng)一采取一種，要下套均下套，要中套均中套，以保證印章排列整齊、美觀。2014 年 5 月 1 日246.6.公文生效標識公文生效標識6.4 當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一頁，不得采不得采取標識取標識“此頁無正文此頁無正文”的方法解決。6.5 除會議紀要、工作簡報、情況通報、學習與研究等非“文件式”公文外，其它“文件”式

16、公文、函和命令（令）都應(yīng)加蓋印章，否則應(yīng)視為無效。公文蓋章應(yīng)用紅色印油。7.7.附注附注7.1 附注一般是對公文發(fā)放范圍、使用時需注意的事項加以說明，應(yīng)居左空2個字加圓括號標識在成文日期下一行。如“（此件發(fā)至副部門級以上干部）”等。7.2 上行文和函應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話上行文和函應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。如“（聯(lián)系人：，聯(lián)系電話：）”。25眉眉 首首主主 體體版版 記記 26 抄送：、 。天藝酒店管理集團 部 200年月日印發(fā)擬稿： 核稿： （共印份）左上角左上角不不標注標注（此頁無正文）（此頁無正文）此部分此部分稱為稱為版記版記三號黑體三號黑體三號華文中宋三號華文中宋

17、三號仿宋體三號仿宋體左右各空左右各空1個字個字271.1.抄送單位抄送單位1.1 是指除主送單位以外，與該公文有密切關(guān)系的單位，即協(xié)助承辦或者需要知照公文內(nèi)容但并不需要辦理、答復(fù)或執(zhí)行的單位，用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱標識。1.2 公文如有抄送單位，在主題詞下1行標識“抄送”，后標全角冒號，左右各空1個字。各單位間用逗號或頓號隔開，回行時與冒號后的抄送單位對齊，在最后一個抄送單位后標句號。1.3 主送單位移至主題詞之下時，標識在抄送單位前一行，標識方法同抄送單位，主送單位和抄送單位兩者之間不加橫隔線。282.2.公文印發(fā)單位和印發(fā)日期公文印發(fā)單位和印發(fā)日期2.1 公文印發(fā)單位名稱和印發(fā)日期并排

18、標識于抄送單位和橫隔線之下，印發(fā)單位左空1個字，印發(fā)日期右空印發(fā)日期右空1 1個字個字。印發(fā)單位名稱用全稱或規(guī)范化簡稱全稱或規(guī)范化簡稱。2.2 印發(fā)日期以公文發(fā)文日期或制作正式文件日期中最早形成的日期為準，用阿拉伯數(shù)字標識，不編虛位。3.3.擬稿人、核稿人和印刷份數(shù)擬稿人、核稿人和印刷份數(shù)3.1 擬稿人、核稿人和印刷份數(shù)并排標識于印發(fā)單位名稱和印發(fā)日期及橫隔線之下，擬稿人和核稿人左空擬稿人和核稿人左空1 1個字個字，印刷份數(shù)右空印刷份數(shù)右空1 1個字個字。擬稿人、核稿人和印刷份數(shù)下邊緣不加橫隔線。3.2 擬稿人和核稿人標識方法為“擬稿： 核稿：”，印刷份數(shù)標識方法為“(共印份)”。294.4.

19、文尾的位置文尾的位置5.1 文尾應(yīng)置于公文最后一頁的偶數(shù)頁文尾應(yīng)置于公文最后一頁的偶數(shù)頁，文尾的最后一個要素置于公文最后一行。5.2 文尾在實際操作中會遇到以下情況：公文主體之后（公文如有附件，文尾則在附件之后公文如有附件，文尾則在附件之后）的空白容不下文尾的位置時，需另起一頁標識文尾，此時文尾應(yīng)單獨置于公文最后的偶數(shù)空白頁，或加寬行距，使公文主體或附件和文尾同處一頁。30格式要求格式要求5 5字體字體u公文標題用小標宋體字或華文中宋體字華文中宋體字，密級、緊急程度、正文中的小標題、“主題詞”三個字、“【按語】”兩個字用黑體字，簽發(fā)人姓名、按語內(nèi)容、圖片文字說明用楷體圖片文字說明用楷體字字，副

20、標題用楷體字加粗副標題用楷體字加粗，主題詞中的詞目用小標宋體字或華文中宋體字，正文及其它部分均用仿宋體仿宋體字。u標題用二號字，按語用四號字，正文及其它部分均用三號字標題用二號字，按語用四號字，正文及其它部分均用三號字。表格可酌情用三號或小于三號字。u會議紀要文頭中的會議紀要類型和會議紀要文號一行用三號黑體字；工作簡報、情況通報、學習與研究等其它非“文件式”文頭中，期號、發(fā)文單位名稱、成文日期均用三號黑體字。u公文中的數(shù)字、英文字體同其所在段落的中文字體。31文字排列和頁面設(shè)置文字排列和頁面設(shè)置1 制發(fā)公文，文字一律橫排。2 公文頁邊距一般設(shè)置為：左邊距左邊距3 3厘米，右邊距、上邊距厘米，右

21、邊距、上邊距和下邊距均為和下邊距均為2.52.5厘米厘米。字距和行距設(shè)置字距和行距設(shè)置1 字間距按word默認的標準設(shè)置。2 行間距設(shè)置為固定值固定值3030磅磅，段前和段后均設(shè)置為0 0行行。表格中的行距可適當縮小。3 有時為了使落款日期和正文同處一頁，可根據(jù)版面狀況適當縮小或加寬行距，但要保持版面美觀。公文頁碼公文頁碼公文超過1頁時，應(yīng)用半角阿拉伯數(shù)字在版心下邊緣居中下邊緣居中標識頁碼標識頁碼。32公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)1 當公文用序號表示多層次結(jié)構(gòu)時，第一層用“一、”“二、”“三、”，第二層用“”“”“”“”“”，第三層用“1 1”“”“2 2”“”“3 3”，第四層用“(1)

22、”“(2)”“(3)”(1)”“(2)”“(3)”。2 而規(guī)章、制度、程序等類型的公文，結(jié)構(gòu)層次也可表示為第一層用“1”“2”“3”，第二層用“1.1”“1.2”“1.3”，第三層用“1.1.1”“1.1.2”“1.1.3”，第四層用“1.1.1.1”“1.1.1.2”“1.1.1.3”，超過四層用(1)、或a等表示。一、第一層 1 第二層第二層 1.11.1第三層 1.1.1第三層 1.1.2 第四層 、a33公文中的數(shù)字公文中的數(shù)字1 公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。2 日期應(yīng)當寫具體

23、年、月、日日期應(yīng)當寫具體年、月、日。引用公文引用公文公文中人名、地名、數(shù)字、引文要準確，引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號先引標題，后引發(fā)文字號。公文用詞用字公文用詞用字公文用詞用字要準確、規(guī)范，文內(nèi)使用簡稱，一般應(yīng)當先用全稱，并注明簡稱。例如：根據(jù)天藝酒店管理集團公文格式細則（港天藝酒管辦20141號）相關(guān)規(guī)定 34公文用紙及復(fù)印要求公文用紙及復(fù)印要求公文紙一律采用國際標準A4型紙。公文一律雙面復(fù)印。公文裝訂要求公文裝訂要求公文應(yīng)左側(cè)裝訂，對橫排A4紙型表格，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。騎馬訂或平訂的兩釘訂位分別位于本端頁高的1/4處，平訂釘鋸與書脊間的距離約8毫米。訂書釘?shù)?/p>

24、中心訂書釘?shù)闹行奈恢秒x左邊緣位置離左邊緣約約0.8厘米，距厘米，距上邊緣垂直距上邊緣垂直距離約為訂位一離約為訂位一側(cè)紙高的側(cè)紙高的1/4356 6公文應(yīng)用公文應(yīng)用 “文件式文件式”公文公文報告報告適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見或適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問，不得夾帶請示事項。建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問，不得夾帶請示事項。通知通知適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文；適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級辦理和有關(guān)單位需要周知或者

25、共同執(zhí)行的事項；員工的職務(wù)任免和聘用。的事項；員工的職務(wù)任免和聘用。請示請示適用于向上級機關(guān)請示指示、批準，適用于向上級機關(guān)請示指示、批準， 一文一事。一文一事。通報通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。決定決定適用于重要事項或重大行動做出安排。適用于重要事項或重大行動做出安排。批復(fù)批復(fù)適用于答復(fù)下級單位請示事項。適用于答復(fù)下級單位請示事項。36 非非“文件式文件式”公文公文函函適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務(wù)、詢問和適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務(wù)、詢問和答復(fù)問題。答復(fù)問題。會議紀要會議紀要適用于記載和傳達會議情況的議定事項。適用

26、于記載和傳達會議情況的議定事項。工作簡報工作簡報用以匯報工作、交流經(jīng)驗、溝通情況、傳遞信息、指導(dǎo)用以匯報工作、交流經(jīng)驗、溝通情況、傳遞信息、指導(dǎo)工作的一種文體。工作的一種文體。 37函和請示的區(qū)別函和請示的區(qū)別“函函”的作用之一是的作用之一是“向有關(guān)主管部門請求批準向有關(guān)主管部門請求批準”，請示則是請示則是“向上級機關(guān)請求指示批準向上級機關(guān)請求指示批準” 。它們之間的區(qū)別，從一般意義上講：直接隸屬的下級它們之間的區(qū)別，從一般意義上講：直接隸屬的下級單位向上級機關(guān)請求指示和批準宜用單位向上級機關(guān)請求指示和批準宜用“請示請示”，對不，對不相隸屬的主管部門宜用相隸屬的主管部門宜用“函函” 。 有些情況可以在既不違背行文規(guī)則，又有助于問題的解決的前有些情況可以在既不違背行文規(guī)則，又有助于問題的解決的前提下靈活處理。如公司在人事管理方面有事請求省人勞廳辦理，提下靈活處理。如公司在人事管理方面有事請求省人勞廳辦理，可由公司人事部用可由公司人事部用“請示請示”行文，因為它們有實際上的業(yè)務(wù)指行文，因為它們有實際上的業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。導(dǎo)關(guān)系。 38常見錯誤u日期編虛位。誤：2010年01月01日，正2010年1月1日u此頁無正文。u使用口語化稱呼。u時間表述：誤：下午16：00，正：16：00/下午4：00u文頭發(fā)文單位、發(fā)文日期：正：左空一個字，右空一個字u文尾發(fā)文日期