機(jī)關(guān)單位檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)課件20170714

1、全全 市市 檔檔 案案 業(yè)業(yè) 務(wù)務(wù) 培培 訓(xùn)訓(xùn)海寧市檔案局海寧市檔案局一、如何把好檔案收集關(guān)？一、如何把好檔案收集關(guān)？二、如何管理全宗卷？二、如何管理全宗卷？三、如何整理會(huì)計(jì)檔案？三、如何整理會(huì)計(jì)檔案？四、如何管理數(shù)碼照片檔案？四、如何管理數(shù)碼照片檔案？目 錄檔案收集的概念檔案收集的概念檔案的收集是指接收與征集檔案及有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)，檔案接收是指檔案館（室）收存檔案的活動(dòng)過(guò)程，它是整個(gè)檔案收集工作的中心內(nèi)容，是檔案部門取得和積累檔案的主渠道，具體包括：（1）機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案室對(duì)本單位（部門）需要?dú)w檔的文件的接收；（2）機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位對(duì)那些未及時(shí)歸檔的文件的補(bǔ)充收集；哪些哪些要要?dú)w

2、？歸？機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍包括四個(gè)方面：一是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；二是機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；三是本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；四是其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。哪些哪些不不歸？歸？機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍也包括四個(gè)方面：一是上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需要本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。二是本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的

3、歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料。三是同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。四是下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。注意點(diǎn)注意點(diǎn)本機(jī)關(guān)的重份文件，一般文件的草稿，內(nèi)部抄送的文件材料，沒(méi)有保存價(jià)值的電話記錄等，這些不屬歸檔范圍，禁止擅自歸檔。對(duì)這些不歸檔文件的處理：一是本級(jí)紅頭文件作發(fā)文匯集，每年將自己的發(fā)文放辦公室柜子里查閱。二是其他重要資料可以裝作一本做資料保存；三是其他

4、不歸檔文件經(jīng)審查銷毀，任何組織和個(gè)人不得隨意處理。一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿雖不歸檔，但重要的法律、法規(guī)的歷次修改稿、有黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人重要修改意見(jiàn)和批示、指示的稿本應(yīng)屬機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍。機(jī)關(guān)文件的最后定稿，即使沒(méi)有機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽批、審改意見(jiàn)，原則上亦應(yīng)納入機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍，與正本文件、文件處理單一并歸檔。確定歸檔和不歸檔范圍確定歸檔和不歸檔范圍時(shí)要時(shí)要注意注意把握歸檔的重點(diǎn)：應(yīng)該以反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件為主。 凡屬本單位歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本單位檔案室移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。凡屬本單位不歸檔的文件材料，各股室要

5、妥善保管，及時(shí)清理，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。 本單位對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息、軟件說(shuō)明書等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。 本單位應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。 確定歸檔和不歸檔范圍時(shí)要注意確定歸檔和不歸檔范圍時(shí)要注意注意收集這些經(jīng)常容易漏掉的文件材料：一是內(nèi)部及直屬單位的專門文件材料。二是“白頭文件材料”。如合同、協(xié)議、簡(jiǎn)報(bào)、刊物、情況報(bào)告、歷史沿革、大事記、剪報(bào)、重要文件的修改稿，黨組（黨委）或行政會(huì)議記錄等；三是會(huì)議文件材料。四是非紙質(zhì)文件材料。如照片、錄音帶、錄像帶、電子文件、榮譽(yù)證書、錦旗、印章等實(shí)物；五是收發(fā)文件的處理單，真實(shí)地記錄了文件的

6、形成、辦理過(guò)程，有保存價(jià)值的都應(yīng)歸檔。許多單位發(fā)文沒(méi)有保存文件處理箋，有的連底稿都沒(méi)有保留。如果領(lǐng)導(dǎo)簽字的依據(jù)都丟了，這個(gè)文件的價(jià)值也降低了很多，有不良企圖的甚至可以偽造文件進(jìn)入檔案室，以便以后利用。因此所有文件處理箋和底稿必須連同正本一起存檔。歸檔文件收集要轉(zhuǎn)變歸檔文件收集要轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)一是認(rèn)為紅頭文件應(yīng)歸檔，白頭文件可不歸（比如有些單位本級(jí)發(fā)文收集很齊，可工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)材料、政工材料、業(yè)務(wù)材料等白頭文件以難找為由不歸檔，事實(shí)上，紅頭文件固然重要，白頭文件同樣非常重要）；二是認(rèn)為上級(jí)文件都應(yīng)歸檔，而本級(jí)文件無(wú)所謂（例如有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)上級(jí)文件收得很齊，而本鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)文和組織黨群、統(tǒng)

7、計(jì)和七所八站的文件收得很不齊；有些會(huì)議記錄、總結(jié)、決算報(bào)表、人員調(diào)動(dòng)、職工名冊(cè)卻沒(méi)有，事實(shí)上，本級(jí)文件是最重要的，如果遺失了，以后再也無(wú)法彌補(bǔ)，而上級(jí)文件遺失了可到上級(jí)主管部門查找）；三是認(rèn)為文書檔案重要，其它檔案不重要。實(shí)際上，文書檔案固然重要，而單位工作中產(chǎn)生的應(yīng)歸檔的專門業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)、基建、設(shè)備、聲像、電子實(shí)物等檔案同樣重要，必須按國(guó)家的有關(guān)規(guī)定整理，并按時(shí)移交檔案室綜合管理；四是認(rèn)為正稿應(yīng)歸檔，底稿可不歸。事實(shí)上，底稿更重要，因?yàn)榘l(fā)文底稿有撰寫者的筆記，也有領(lǐng)導(dǎo)者的簽字，是文件產(chǎn)生效力的原始記錄。所以，各單位在收集文件時(shí)，底稿一定要附在正稿后面，合并歸檔；五是個(gè)別單位認(rèn)為業(yè)務(wù)檔案重要，文

8、書檔案不重要。因?yàn)闃I(yè)務(wù)檔案主管機(jī)關(guān)抓得緊，文書檔案查得少。事實(shí)上，文書檔案是最重要的。檔案收集的具體抓手檔案收集的具體抓手一是看國(guó)家檔案局8號(hào)令：“收什么？什么時(shí)候收？”類別類別內(nèi)容內(nèi)容收集時(shí)間收集時(shí)間文書檔案文書檔案文件、決議、會(huì)議記錄、合同、協(xié)議、報(bào)表、計(jì)劃、總結(jié)等次年6月底前會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類、其他會(huì)計(jì)材料保管一年后次年3月底前科技檔案科技檔案基建類：建房、水利工程、鎮(zhèn)村道路建設(shè)等；竣工驗(yàn)收后3月內(nèi)設(shè)備、儀器的說(shuō)明書等隨收聲像實(shí)物檔案聲像實(shí)物檔案聲像照片、視頻、錄音聲像、活動(dòng)結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)實(shí)物獎(jiǎng)狀、證書、紀(jì)念品、印章、光盤、硬盤等隨收業(yè)務(wù)檔案業(yè)務(wù)檔案根據(jù)各

9、個(gè)單位的職能情況，進(jìn)行分類（規(guī)劃、許可、執(zhí)法等）按業(yè)務(wù)檔案規(guī)定文書檔案類文書檔案類（本單位形成）（本單位形成）定義：文書材料是指立檔單位在黨群工作、行政管理和業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的、以文字和紙質(zhì)為主要信息記錄方式的文件材料。（1）本單位形成的文件材料歸檔范圍有三類：一是會(huì)議文件材料。二是正式文件。三是較重要的材料。本單位形成的文件材料歸檔范圍本單位形成的文件材料歸檔范圍一是會(huì)議文件材料。指本單位黨、政、工、團(tuán)召開(kāi)的代表會(huì)（大會(huì)與會(huì)議）、工作會(huì)，黨組（黨委）、行政領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)、工作會(huì)，專業(yè)會(huì)議及外出參加針對(duì)本單位主管業(yè)務(wù)的會(huì)議文件材料；二是正式文件。指本單位制發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)、合發(fā)、本單位上級(jí)的批復(fù)、

10、下級(jí)的請(qǐng)示等）正式文件的簽發(fā)稿（定稿）、正本、重要文件的修改稿；本單位形成的文件材料歸檔范圍本單位形成的文件材料歸檔范圍三是較重要的材料。指本單位形成的“賬外文件”，如工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章、調(diào)查、統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)報(bào)表、交接手續(xù)、機(jī)構(gòu)、人事（含人事日常工作）、合同、協(xié)議、刊物、出版物、外事活動(dòng)中形成的材料；重要的人民來(lái)信來(lái)訪、領(lǐng)導(dǎo)的批示、領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄、從外單位帶回的與本單位有關(guān)的文件材料；反映本單位（本行業(yè)）的歷史沿革、大事記、年鑒、重要活動(dòng)的剪報(bào)、榮譽(yù)證書、聲像材料、實(shí)物等。文書檔案類文書檔案類（上級(jí)單位形成）（上級(jí)單位形成）（2）上級(jí)單位的文件材料的歸檔范

11、圍包括：一是需貫徹執(zhí)行的會(huì)議主要文件材料，本單位主要業(yè)務(wù)的文件及非本單位主管業(yè)務(wù)的法規(guī)性文件；領(lǐng)導(dǎo)人、人民代表等視察、檢查本單位的文件材料（含聲像材料）；二是代上級(jí)單位草擬并被采用的文件的最后草稿和印本（包括報(bào)紙、刊物轉(zhuǎn)載的文件材料）；文書檔案類文書檔案類（同級(jí)同級(jí)、非非隸屬單位隸屬單位）（3）同級(jí)單位和非隸屬單位的文件材料的歸檔范圍有：一是雖不是本單位主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的法規(guī)文件；二是對(duì)本單位檢查的重要文件；三是重要的來(lái)往文件。文書檔案類文書檔案類（下級(jí)單位）（下級(jí)單位）（4）下級(jí)單位的文件材料的歸檔范圍有：一是下級(jí)單位報(bào)送的重要工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、典型材料、報(bào)表、預(yù)決算及法規(guī)性備案文件

12、；二是直屬單位報(bào)送的重要科技管理性文件材料。業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)檔案檔案類類主要包括反映本單位在從事業(yè)務(wù)工作等活動(dòng)中形成的專門文件材料。以司法局為例：設(shè)置單獨(dú)類別的業(yè)務(wù)檔案有：公正業(yè)務(wù)檔案、律師業(yè)務(wù)檔案、社區(qū)服刑人員檔案、法律援助檔案等 科技檔案科技檔案科技檔案主要分為基建類和設(shè)備類。基建類：?jiǎn)挝晦k公樓建設(shè)相關(guān)資料、內(nèi)部裝修資料等?？萍紮n案科技檔案科技檔案主要分為基建類和設(shè)備類。設(shè)備類：服務(wù)器、辦公電腦等。會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案(一)會(huì)計(jì)憑證,包括原始憑證、記賬憑證;(二)會(huì)計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;(三)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;(四)其他會(huì)

13、計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。特種載體特種載體檔案檔案1.實(shí)物類：包括證書、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌、匾、活動(dòng)標(biāo)志、證件、證書、獎(jiǎng)?wù)?、紀(jì)念品、紀(jì)念郵票、組織機(jī)構(gòu)印章、印信（包括舊印章、印模、徽標(biāo)），以及其它有重要保存利用價(jià)值的實(shí)物特種載體特種載體檔案檔案2.照片類： 2.1普通照片特種載體特種載體檔案檔案2.照片類： 2.2數(shù)碼照片特種載體特種載體檔案檔案3.磁介質(zhì)類：包括光盤、移動(dòng)硬盤等檔案收集的檔案收集的具體具體抓手抓手二是看各單位根據(jù)自己實(shí)際新修訂的歸檔范圍

14、和保管期限表：“每個(gè)內(nèi)設(shè)科室對(duì)應(yīng)哪些文件？”歸檔文件整理工作一般由文件材料形成科室承擔(dān)，單位檔案管理人員負(fù)責(zé)指導(dǎo)。以市委黨校制定的歸檔范圍和保管期限表為例，右側(cè)為內(nèi)設(shè)科室教育科（信息管理科）對(duì)應(yīng)歸檔文件的范圍。教育科（信息管理科）1.科室年度計(jì)劃.總結(jié)30年2.本校召開(kāi)的干部教育培訓(xùn)工作會(huì)議材料永久3.干部教育培訓(xùn)安排意見(jiàn).計(jì)劃等文件材料永久4.干部教育主體班.企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者學(xué)院.聯(lián)辦班培訓(xùn)資料（文件.學(xué)員手冊(cè).審批表.簽到表.會(huì)審表.測(cè)評(píng)表.通知.名單.日程.講話.總結(jié).典型材料.代表發(fā)言材料.交流材料.簡(jiǎn)報(bào)）30年5.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查.視察.調(diào)研工作形成的文件材料30年6.各類匯編材料30年7

15、.年度教師宣講專題匯總表30年8.各類培訓(xùn)班匯總表30年9.教育工作考核材料30年10.信息化建設(shè)考核材料30年11.教育活動(dòng)有關(guān)資料30年。歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)歸檔時(shí)間是指文書部門或有關(guān)業(yè)務(wù)部門將需要?dú)w檔的文件向檔案室移交的時(shí)間。各單位文書檔案執(zhí)行行政年度（每年1月1日至12月31日止），應(yīng)在次年六月底前歸檔；確保按時(shí)完成一般可運(yùn)用三種形式結(jié)合收集:（1）隨辦隨歸;（2）定期收集;（3）年終集中收集歸檔文件收集小技巧歸檔文件收集小技巧 Tip1：文書先行、下發(fā)通知以辦公室或行政科名義向各職能部門下發(fā)檔案收集通知，明確收集內(nèi)容、收集要求和移交時(shí)間，并從本單位歸檔范圍和檔案保管期限表中截

16、取相應(yīng)部門的歸檔內(nèi)容，以明確要求。擬發(fā)檔案收集通知?dú)w檔文件收集小技巧歸檔文件收集小技巧 Tip2：高層路線、會(huì)議要求提請(qǐng)檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)或檔案工作部門負(fù)責(zé)人在一定場(chǎng)合或會(huì)議上對(duì)做好歸檔文件收集工作提出要求，然后上門進(jìn)行收集。會(huì)議上對(duì)檔案收集提出要求歸檔文件收集小技巧歸檔文件收集小技巧 Tip3：主動(dòng)出擊、各個(gè)突破檔案工作人員逐一通知各職能部門兼職檔案人員，要求移交上年度應(yīng)歸檔文件，并明確移交內(nèi)容、移交要求和移交時(shí)間。喂，小王，要開(kāi)始收集歸檔文件啦！歸檔文件收集小技巧歸檔文件收集小技巧 豐富優(yōu)化,突出自我做好檔案收集工作，必須堅(jiān)持八字方針，那就是：一、如何把好檔案收集關(guān)？一、如何把好檔案收集關(guān)？

17、二、如何管理全宗卷？二、如何管理全宗卷？三、如何整理會(huì)計(jì)檔案？三、如何整理會(huì)計(jì)檔案？四、如何管理數(shù)碼照片檔案？四、如何管理數(shù)碼照片檔案？目 錄全宗卷規(guī)范修訂內(nèi)容：全宗卷規(guī)范修訂內(nèi)容：本次修訂，依據(jù)GB/T1.1-2000標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則，對(duì)原標(biāo)準(zhǔn)的表述方式和書寫格式進(jìn)行了修改：1.根據(jù)檔案管理工作的發(fā)展需要，對(duì)原標(biāo)準(zhǔn)中“全宗卷主要內(nèi)容”和“全宗卷的整理”的內(nèi)容做了較大修改；2.新增了“術(shù)語(yǔ)和定義”和“卷盒及目錄格式”兩章內(nèi)容3.根據(jù)館（室）藏檔案管理工作的實(shí)際需要，新增了“綜合全宗卷”的內(nèi)容規(guī)定。全宗卷概念全宗卷概念全宗卷 fonds descriptive file

18、由記錄和說(shuō)明全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件材料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具。檔案館（室）應(yīng)以全宗為單位編制全宗卷，收集、保管在檔案管理過(guò)程中以單個(gè)全宗為對(duì)象形成的相關(guān)文件材料。新版全宗卷全宗卷的編制全宗卷的編制原則原則（1）檔案館（室）應(yīng)以全宗為單位編制全宗卷，收集、保管在檔案管理過(guò)程中以單個(gè)全宗為對(duì)象形成的相關(guān)文件材料。（2）全宗卷中收集的文件材料應(yīng)做到齊全、完整、真實(shí)，力求全面反映全宗及其管理的歷史面貌。（3）全宗卷的整理應(yīng)做到分類合理、方法科學(xué)、格式規(guī)范。（4）綜合全宗卷可以按館（室）藏、全宗屬類、全宗群或聯(lián)合全宗進(jìn)行編制，收集、保管在檔案管理過(guò)程中以館（室）藏、全宗

19、屬類、全宗群或聯(lián)合全宗等多個(gè)全宗為對(duì)象形成的相關(guān)文件材料。全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第一盒）全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第一盒）全宗（館藏）介紹類：全宗指南（全宗介紹）、大事記等說(shuō)明全宗背景和檔案狀況的文件材料。（含年檢材料）全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第二盒）全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第二盒）檔案收集類：檔案接收和征集工作的辦法、標(biāo)準(zhǔn)，檔案（資料）交接文據(jù)及相關(guān)目錄，檔案來(lái)源和檔案歷史轉(zhuǎn)移過(guò)程說(shuō)明材料等。全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第三盒）全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第三盒）檔案整理類：文件材料分類、保管期限和歸檔范圍的規(guī)定，檔案整理工作方案、整理工作說(shuō)明和小結(jié)等。全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第四盒）全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第四盒）檔案鑒定類：檔案保管期限鑒定、

20、檔案開(kāi)放鑒定、檔案分級(jí)鑒定、檔案銷毀鑒定、珍貴檔案考證鑒定等鑒定工作的制度、組織、方案和標(biāo)準(zhǔn)，鑒定工作形成的報(bào)告、請(qǐng)示及批復(fù)，鑒定及銷毀處置檔案的目錄（清冊(cè)）等。全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第五盒）全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第五盒）檔案保管類：檔案保管工作制度，檔案安全檢查、檔案破損情況調(diào)查與修復(fù)（搶救）、重點(diǎn)檔案保護(hù)、珍貴檔案仿真復(fù)制件制作等工作的記錄和說(shuō)明材料，檔案保管狀況分析和工作總結(jié)、報(bào)告等。全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第六盒）全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第六盒）檔案統(tǒng)計(jì)類：檔案基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表，檔案工作統(tǒng)計(jì)分析材料等。全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第七盒）全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第七盒）檔案利用類：檔案利用制度，檢索

21、工具編制情況，檔案開(kāi)放與控制情況，檔案編研與出版情況，檔案展覽與公布情況，珍貴檔案介紹，檔案利用效果典型事例等。全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第八盒）全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第八盒）新技術(shù)應(yīng)用類：應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案的情況記錄、工作報(bào)告及說(shuō)明材料，檔案信息化和數(shù)字化工作情況，電子檔案（文件）創(chuàng)建和應(yīng)用環(huán)境（硬件和軟件）及數(shù)據(jù)格式說(shuō)明等。全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第九盒）全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第九盒）綜合全宗卷：管理館藏、全宗屬類、全宗群或聯(lián)合全宗的綜合性業(yè)務(wù)工作規(guī)范和管理制度，涉及多個(gè)全宗的文件材料（大部分檔案室不涉及）。全宗卷的整理全宗卷的整理裝訂：以件為單位進(jìn)行整理裝訂，每件敲全宗卷件號(hào)章，按大流水填寫件號(hào)。分類：按以

22、上全宗卷內(nèi)容構(gòu)成按第1至9盒進(jìn)行分類。排序：按形成時(shí)間順序排列，新增文件材料插入相關(guān)類目，向后接續(xù)排列注意全宗卷章（左）和歸檔文件章（右）兩者的區(qū)別全宗卷的整理全宗卷的整理編號(hào)：在文件材料首頁(yè)上方的空白處進(jìn)行編號(hào)，文件材料的編號(hào)由全宗號(hào)類號(hào)件號(hào)三部分組成。全宗號(hào)填寫文件材料所屬全宗的編號(hào)，類號(hào)填寫全宗卷構(gòu)成9個(gè)盒子的盒號(hào)，件號(hào)填寫文件材料在類目中的流水號(hào)。全宗卷裝盒全宗卷裝盒文件材料裝盒。全宗卷文件材料按照分類編號(hào)順序裝盒。文件材料較多，一盒裝不下時(shí)，可按分類編號(hào)順序裝入數(shù)盒。裝有文件材料的全宗卷應(yīng)填寫卷盒封面和脊背。-2同一類別中一盒裝不下的情況下，第二盒盒號(hào)的填寫-1全宗卷盒全宗卷盒全宗卷

23、的保管全宗卷的保管全宗卷應(yīng)與目錄檢索工具、檔案日常管理臺(tái)賬等一起存放全宗卷目錄全宗卷目錄一、如何把好檔案收集關(guān)？一、如何把好檔案收集關(guān)？二、如何管理全宗卷？二、如何管理全宗卷？三、如何整理會(huì)計(jì)檔案？三、如何整理會(huì)計(jì)檔案？四、如何管理數(shù)碼照片檔案？四、如何管理數(shù)碼照片檔案？目 錄全宗卷管理規(guī)范（全宗卷管理規(guī)范（20122012年發(fā)布）年發(fā)布）中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（DA/T 122012）。本標(biāo)準(zhǔn)代替1994年發(fā)布的DA/T 1294全宗卷規(guī)范。第一步：把好移交接收關(guān)第一步：把好移交接收關(guān)移交的時(shí)間節(jié)點(diǎn)：當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年,再移交單位檔案管

24、理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。例如：2016年度移交接收的是2014年度的會(huì)計(jì)檔案第一步：把好移交接收關(guān)第一步：把好移交接收關(guān)移交的手續(xù)：?jiǎn)挝粫?huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí),應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),并按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。移交登記表及移交清單樣張移交登記表及移交清單樣張 第二步：會(huì)計(jì)檔案材料的分類第二步：會(huì)計(jì)檔案材料的分類會(huì)計(jì)檔案可分為：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿

25、、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)材料行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的分類行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的分類序號(hào)檔案名稱保管期限備注一會(huì)計(jì)憑證行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證30年包括：原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表二會(huì)計(jì)賬簿日記賬30年總賬30年明細(xì)分類、分戶賬或登記簿30年三財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告部門財(cái)務(wù)報(bào)告永久所屬單位報(bào)送的保管2年部門決算永久所屬單位報(bào)送的保管2年行政單位和事業(yè)單位會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表10年所屬單位報(bào)送的保管2年四其他會(huì)計(jì)資料銀行存款余額調(diào)節(jié)表10年銀行對(duì)賬單10年會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)30年會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書永久第二步：會(huì)計(jì)檔案材料的第二步：會(huì)計(jì)檔案材料的初步分類初步分類調(diào)整

26、前調(diào)整前調(diào)整后調(diào)整后3年10年5年10年15年30年25年永久永久為便于單位檔案的統(tǒng)一管理，并結(jié)合會(huì)計(jì)檔案的實(shí)際利用需求，將會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類。第二步：會(huì)計(jì)檔案材料的第二步：會(huì)計(jì)檔案材料的初步分類初步分類會(huì)計(jì)憑證：包括行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證（保管期限：30年）。第二步：會(huì)計(jì)檔案材料的第二步：會(huì)計(jì)檔案材料的初步分類初步分類會(huì)計(jì)賬簿：包括總賬，日記賬，明細(xì)分類、分戶賬或登記簿，保管期限：30年。第二步：會(huì)計(jì)檔案材料的第二步：會(huì)計(jì)檔案材料的初步分類初步分類財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：包括部門財(cái)務(wù)報(bào)告（保管期限：永久）、部門決算（保管期

27、限：永久）。第二步：會(huì)計(jì)檔案材料的第二步：會(huì)計(jì)檔案材料的初步分類初步分類其他會(huì)計(jì)材料：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表（保管期限：10年）、銀行對(duì)賬單（保管期限：10年）、納稅申報(bào)表（保管期限：10年），會(huì)計(jì)檔案移交（保管期限：30年）、保管（保管期限：永久）、銷毀清冊(cè)（保管期限：永久），會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。第三步第三步：會(huì)計(jì)：會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)檔案的編號(hào)編制流水號(hào)：同一個(gè)年度內(nèi)按照保管期限：永久-30年-10年的順序依次將財(cái)務(wù)報(bào)告、賬簿、憑證等會(huì)計(jì)材料編制流水號(hào)，一個(gè)年度一個(gè)流水號(hào)。注意：會(huì)計(jì)憑證的存放應(yīng)該采用專用憑證柜保管，避免檔案柜存儲(chǔ)空間的浪費(fèi)。第二步：會(huì)計(jì)第二步：會(huì)計(jì)檔

28、案的著錄檔案的著錄建議先將條目逐條輸入共建共享平臺(tái)后，通過(guò)平臺(tái)打印紙質(zhì)目錄及封面?zhèn)淇急淼?。第二步：?huì)計(jì)第二步：會(huì)計(jì)檔案的著錄檔案的著錄建議先將條目逐條輸入共建共享平臺(tái)后，通過(guò)平臺(tái)打印紙質(zhì)目錄及封面?zhèn)淇急淼?。一、如何把好檔案收集關(guān)？一、如何把好檔案收集關(guān)？二、如何管理全宗卷？二、如何管理全宗卷？三、如何整理會(huì)計(jì)檔案？三、如何整理會(huì)計(jì)檔案？四、如何管理數(shù)碼照片檔案？四、如何管理數(shù)碼照片檔案？目 錄關(guān)于數(shù)碼照片檔案的定義關(guān)于數(shù)碼照片檔案的定義數(shù)碼照片 （digital photos）用數(shù)字成像設(shè)備拍攝獲得的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī) 等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳

29、送的靜態(tài)圖像文件。 數(shù)碼照片檔案 digital photographic records 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的數(shù)碼照片。關(guān)于數(shù)碼照片檔案的兩個(gè)術(shù)語(yǔ)關(guān)于數(shù)碼照片檔案的兩個(gè)術(shù)語(yǔ)照片組 photos group有密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合（如一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)、一個(gè)項(xiàng)目等反映同一問(wèn)題或事由的若干張數(shù)碼照片為一個(gè)照片組，全部存儲(chǔ)到同一層級(jí)文件夾內(nèi)）。EXIF 信息 exchangeable image file information 數(shù)字成像設(shè)備在拍攝過(guò)程中采集并保存在數(shù)碼照片內(nèi)的一組參數(shù)。主要包括數(shù)字成像設(shè)備的制造廠商、型

30、號(hào)、拍攝日期和時(shí)間、分辨率、光圈、快門、感光度等信息。 數(shù)碼照片歸檔范圍和歸檔要求數(shù)碼照片歸檔范圍和歸檔要求一、記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的數(shù)碼照片。 二、記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象 的數(shù)碼照片。 三、記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng) 俗和著名人物的數(shù)碼照片。 四、其他具有保存價(jià)值的數(shù)碼照片。 （一）本單位主辦或承辦的重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、重要會(huì)議的數(shù)碼照片； （二）本單位重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重點(diǎn)科研項(xiàng)目的數(shù)碼照片； （三）領(lǐng)導(dǎo)人、著名人物和國(guó)際友人參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的數(shù) 碼照片； （四）本單

31、位勞動(dòng)模范、先進(jìn)人物及其典型活動(dòng)的數(shù)碼照片； （五）本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的數(shù)碼證件照片。數(shù)碼照片保管期限數(shù)碼照片保管期限數(shù)碼照片檔案的保管期限分為：永久、30年、10年。但是為了存放、使用方便，在移動(dòng)硬盤的存儲(chǔ)路徑上不在細(xì)分永久、30年、10年目錄層次，但是在文件命名中，保管期限應(yīng)當(dāng)有所體現(xiàn)。歸檔歸檔時(shí)間及歸檔時(shí)間及歸檔要求要求歸檔時(shí)間：拍攝完成后及時(shí)整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔。歸檔要求：1.歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對(duì)數(shù)碼 照片的內(nèi)容和 EXIF 信息進(jìn)行修改和處理。2.對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片 歸檔，所選數(shù)碼照片應(yīng)能反映該項(xiàng)活動(dòng)的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。3.歸檔數(shù)碼照片格式為：JPG格式。4.歸檔數(shù)碼照片應(yīng)添加文字說(shuō)明，綜合事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括照片反映主要內(nèi)容照片組題名、文字說(shuō)明示例照片組題名、文字說(shuō)明示例 時(shí)間：時(shí)間：20160606照片組題名：照片組題名：海寧市檔案局在市鵑湖水庫(kù)舉辦“蘭臺(tái)風(fēng)采-潮鄉(xiāng)檔案人定向越野賽”照片文字說(shuō)明：照片文字說(shuō)明：海寧市檔案局副局長(zhǎng)徐炳林、檔案局工作人員及市級(jí)機(jī)關(guān)獲獎(jiǎng)檔案員合影攝影者：攝影者：石晨陽(yáng)整理和著錄整理和著錄分類和排列：同一全宗內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按“年度-照片組”分類。同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按