電子文書的形成與整理

1、電子文書的形成與整理電子文書的形成與整理郭偉玲定義電子文件文件電子文書文件 文件是指國家機構、社會組織或個人在履文件是指國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。的信息記錄。書面非書面電子格式文件載體文件定義 文件是提供憑證的記錄信息。 文件必須具有內容、背景與結構。文件是提供憑證的信息，這使它與一般的信息區(qū)分開來，同時也使它必須包括三種基本成分，以保證其憑證價值。這三種基本成分是：內容信息、背景信息與結構信息。 文件與記錄方式無關只要符合文件的定義，不管其產生的技術環(huán)境，如記錄的形式或載體如何，都應當稱為文件。一般來說

2、，文件可以以模擬（analog)記錄方式形成，也可以以數字（digital)方式形成。電子文件 電子文件（Electronic Records） “數字式文件”（Digital Records） “機讀文件”（Machine-Readable Records） 1997年國際檔案理事會電子文件委員會電子文件管理指南中的定義為： “電子文件是通過數字計算機進行操作、傳遞和處理的文件?！彪娮游募?1992年美國聯邦管理法規(guī)中的定義為： “電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息，它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的規(guī)定?！?電子文件 1997年澳大利亞檔案館頒布的澳大利亞文件管

3、理標準中的定義為： “電子文件是由電子計算機交流與維護的文件”。電子文件 1999年國際文件管理基金會（IRMT）電子文件管理導論中定義為：“用計算機操作、傳輸和處理的數字文件?！?1999年我國國家標準CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理（GB/17678.1-1999）中的定義為；“能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網上傳送的數字代碼序列”。 電子文件 InterPARES(電子系統(tǒng)中文件真實性永久保障國際項目）對電子文件的定義：“指以電子形式形成（制作、接收以及為日后活動和參考而保留下來）的文件”。電子文件 電

4、子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)存取并可在通信網絡上傳輸的文件 。 這個概念揭示了電子文件的兩個基本特征：第一，電子文件是由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字文件”（DigitalRecords）。它具有計算機中的文件（files）屬性。在計算機系統(tǒng)中，文件(files)是計算機保存信息的基本形式，既使要保存一個字節(jié)的信息，也必須把它當作一個文件(file)來保存，必須賦予它文件名(filename)和擴展名（.EXT name），一般以擴展名來區(qū)分不同格式的文件（files）。不同格式的文件往往有不同的編碼方式，其屬性也不

5、同。 第二，電子文件是文件（Records）的一種類型，應該具有文件（Records）的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。 文件（Records)數字信息(files)電子文件Electronic Records電子文件也具有內容、背景、結構三個基本要素。內容信息是電子文件的核心要素，文件所要傳達的對象，表達的意圖、以及日后作為參考和憑證，全都需要通過文件的內容信息來獲知。電子文件的背景信息不只是提供了文件的來龍去脈和與其他文件的關聯，而且還可能含有發(fā)文與收文機構的沿革和職能描述、文件保管系統(tǒng)的功能要求和系統(tǒng)環(huán)境信息等等。結構是文件內容所依托的載體和所呈現的形式，過去我們可以通過紙質文件的

6、外觀、文體格式來識別文件，用各種物理和化學的方法來整理排列和保護文件，那時文件的結構對于我們是外在的和直觀的。然而對于電子文件，情況就復雜很多，構成文件的不再是肉眼可認的文字，而是只有計算機才能理解的數字代碼，文件的載體也不再是可以直接書寫的材料，而是磁或光的介質；文件的排列也不再是整整齊齊地排放在文件架上伸手可及，電子文件的物理結構和邏輯結構往往是不一致的，只有計算機通過讀取專門的描述信息才能判斷其存放的特定位置。對于電子文件，其結構是指便于存取、參考和其他目的而提供的文檔。電子文書 電子文書是指在數字設備及環(huán)境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文書。電子文書 主要是指由黨政機關及企事業(yè)單位制作形成并通過黨政信息化辦公平臺、電子政務信息平臺處理后形成的，存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體的，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可通過網絡傳輸的具有規(guī)范格式的