企業(yè)常用公文書寫培訓：企業(yè)常用文書

1、企業(yè)常用公文書寫中篇 企業(yè)常用應用文書演講人：某某某目 錄第一節(jié) 計劃第二節(jié) 工作總結(jié)第三節(jié) 演講致辭第四節(jié) 章程第五節(jié) 細則第六節(jié) 制度第七節(jié) 守則第八節(jié) 保證書第九節(jié) 備忘錄第十節(jié) 介紹信第一節(jié) 計劃計劃是企業(yè)、部門或個人為完成任務，預先制定實施內(nèi)容、步驟的應用文書。分類按性質(zhì)分工作計劃、學習計劃。按時間分有長期規(guī)劃、年度計劃、季度計劃、月份計劃。按內(nèi)容分有綜合計劃、專題計劃。按緊急程度分有正常的、緊急的、非常緊急的計劃。特點預見性科學性可行性約束性一、計劃概述第二節(jié) 工作總結(jié)一、概念工作總結(jié)就是把一個時間段的工作進行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評價、總分析、總研究，并分析成績的不足，從而得出

2、引以為戒的經(jīng)驗。規(guī)律計劃實踐總結(jié)再計劃再實踐再總結(jié)。二、書寫內(nèi)容要求用第一人稱表達方式以敘述、議論為主，說明為輔。總結(jié)要寫得有理論價值。工作總結(jié)的內(nèi)容分為基本情況、成績和做法、經(jīng)驗和教訓、今后打算等。 區(qū)分以上總結(jié)的種類，目的在于明確重心、把握界限、為構(gòu)思寫作提供方便。但上述分類不是絕對的，相互之間可以相容、交叉。 如XX大學19XX年度工作總結(jié)，按性質(zhì)講是工作總結(jié)，按范圍講是單位總結(jié)，按時間講是年度總結(jié)，按內(nèi)容講是全面總結(jié)。同時，大學的工作總結(jié)不可能不涉及教學和科研，那么它也包容了教學總結(jié)和科研總結(jié)的成份。這說明在總結(jié)的分類上，應靈活掌握，不必過于拘泥。三、工作總結(jié)的種類按范圍分班組總結(jié)單位

3、總結(jié)行業(yè)總結(jié)地區(qū)總結(jié)等。按內(nèi)容分工作總結(jié)教學總結(jié)學習總結(jié)科研總結(jié)按性質(zhì)分全面總結(jié)專題總結(jié)等。按時間分月份總結(jié)季度總結(jié)半年總結(jié)年度總結(jié)四、總結(jié)概述分類年終總結(jié)（含綜合性總結(jié)）或?qū)ｎ}總結(jié)。 一種是發(fā)文單位名稱+時間+文種。 另一種是采用新聞標題的形式。特點自我性回顧性客觀性經(jīng)驗性如銅仁地區(qū)煙草專賣局20XX年工作總結(jié)如 : 松桃縣大興訪送部的卷煙零售戶誠信等級管理專題總結(jié)：客戶爭等級，誠信 穩(wěn)銷量。第四節(jié) 章程四、寫法（一）標題。 組織章程的標題，一般由組織或社團名稱加文種構(gòu)成。標題下面，寫明什么時間由什么會議通過，加上括號。有關組織的代表大會通過了，就算正式章程。如果是尚未經(jīng)代表大會通過的，在標

4、題末尾加上“草案”字樣。（二）正文：包括總則、分則和附則三部分。總則又稱總綱，從總體說明組織的性質(zhì)、宗旨、任務和作風等。分則規(guī)定：（1）成員，講成員條件、權(quán)利、義務和紀律；（2）組織，講全國組織、地方組織、基層組織，代表大會、理事會、常務理事會、專業(yè)小組、名譽職務；（3）經(jīng)費，講經(jīng)費來源和使用管理等。附則，附帶說明制定權(quán)，修改權(quán)和解釋權(quán)等。五、寫作要求（一）內(nèi)容完備。 章程的內(nèi)容要包括社團名稱、宗旨、任務、組織機構(gòu)、會員資格、入會手續(xù)、會員權(quán)利義務、領導者的產(chǎn)生和任期、會費的繳納和經(jīng)費的管理使用等。必要的項目要完備，既突出特點又照顧全面。（二）結(jié)構(gòu)嚴謹。 全文由總到分，要有合理的順序。分的部分

5、，一般是先講成員，后講組織；先講全國組織，次講地方組織，后講基層組織；先講對內(nèi)，后講對外。要一環(huán)扣著一環(huán)，體現(xiàn)嚴密的邏輯性，使章程成為一個有機的統(tǒng)一體。 章程的條款，要完整和單一。一條表示一個意思，不要把一個完整的意思拆成幾條，弄得零零碎碎；也不要把幾個意思合在一條之中，交叉雜亂。這樣，才便于稱說，便于執(zhí)行，便于引用。五、寫作要求（三）明確簡潔。 章程特別強調(diào)明確簡潔。要盡力反復提煉，用很少的話就把意思明確地表達出來。 章程用斷裂行文法，用條文表達，句與句、段與段之間有一定的跳躍性，一般不要用“因為所以”，“雖然但是”等關聯(lián)詞語。 章程的語言多用詞語的直接意義，不用比喻、比擬、夸張和婉曲等修辭

6、手法。這樣，語義毫不含糊，沒有歧義，讓人一看就明白。四、寫作要求編輯任何細則都是為貫徹執(zhí)行某一條規(guī)而制發(fā)的，必須首先說明制定細則的條文根據(jù)，根據(jù)幾條就注明幾條，不能隨意增減。必須注意細則的補充性和輔助性，并體現(xiàn)在一個“細”字上，把有關條規(guī)具體化、細密化，而不是在原有條規(guī)之外另起爐灶，再來一個“補充說明”。要注意細則條文的邏輯順序，一項一事，體現(xiàn)出相對的獨立性。細則寫作必須堅持“上有所依，下有所系”的原則，即必須根據(jù)上級機關的有關條規(guī)，聯(lián)系本地區(qū)、本系統(tǒng)的實際，提出具體的實施細則。 中華人民共和國國家安全法實施細則五、細則實例第五節(jié) 細則一、概念 細則也稱實施細則，是有關機關或部門為使下級機關或

7、人員更好地貫徹執(zhí)行某一法令、條例和規(guī)定，結(jié)合實際情況，對其所做的詳細的、具體的的解釋和補充。細則是應用寫作研究的主要文體之一。細則一般由原法令、條例、規(guī)定的制定機構(gòu)或其下屬職能部門制定，與原法令、條例、規(guī)定配套使用，其目的是堵住原條文中的漏洞，使原條文發(fā)揮出具體入微的工作效應。二、細則特點 細則多是主體法律、法規(guī)、規(guī)章的從屬性文件，它具有如下特點：1、規(guī)范性 細則是對法律、法規(guī)和規(guī)章的補充說明或輔助性的規(guī)定，自然具有法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)范特點。2、補充性和輔助性 細則是主體法律、法規(guī)、規(guī)章的從屬性文件，它對法令、條例、規(guī)定或其部分條文進行解釋和說明，制定細則的目的是為了補充法律、法規(guī)、規(guī)章條文

8、原則性強而操作性弱的不足，以利于貫徹執(zhí)行。3、操作性強 細則對有關法律、法規(guī)、規(guī)章的基本概念進行界定，規(guī)定具體適用的標準及執(zhí)行程序，從而使主體規(guī)范性文件具有更強的操作性。三、細則寫法細則一般由首部和正文兩部分組成。1、首部包括標題、制發(fā)時間和制發(fā)依據(jù)等項目。1）標題。幾乎全按“適用范圍 + 實施 + 文種”構(gòu)成，適用范圍一般多由母體公文標題來充當。一般細則的標題有兩種形式：a由地區(qū)、法（條令、規(guī)定）名稱和文種組成。如中華人民共和國義務教育法實施細則。b由法（條例、規(guī)定）名稱和文種組成。如文物保護法實施細則。三、細則寫法2、正文正文一般由總則、分則和附則三部分組成?？倓t說明制作本細則的目的、根據(jù)

9、、適用范圍、執(zhí)行原則；分則根據(jù)法律、法規(guī)、規(guī)章的有關條款制訂出具體的執(zhí)行標準、實施措施、執(zhí)行程序和獎懲措施；附則說明解釋權(quán)和施行時間，有的細則還對一些未盡事宜作出說明。正文結(jié)構(gòu)形式有兩種：章條式和條項式。在章條式中，第一章是總則，最后一章是附則，中間各章是分則，每章有若干條款。條項式細則不分章，各條項內(nèi)容相當于章條式各條，但項目略少，內(nèi)容更加具體。一般來說，根據(jù)法律制訂的細則多采用章條式，根據(jù)條例或辦法制訂的細則多采用條項式。第六節(jié) 制度一、概念 制度，也稱規(guī)章制度是國家機關、社會團體、企事業(yè)單位，為了維護正常的工作、勞動、學習、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執(zhí)行和各項工作的正常開展，依照

10、法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導性與約束力的應用文，是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。 規(guī)章制度的使用范圍極其廣泛，大至國家機關、社會團體、各行業(yè)、各系統(tǒng)，小至單位、部門、班組。 規(guī)章制度主要包括：勞動合同管理、工資管理、社會保險福利待遇、工時休假、職工獎懲，以及其他勞動管理規(guī)定。用人單位制定規(guī)章制度，要嚴格執(zhí)行國家法律、法規(guī)的規(guī)定，保障勞動者的勞動權(quán)利，督促勞動者履行勞動義務。二、適用范圍 制度可分為崗位性制度和法規(guī)性制度兩種類型。 崗位性制度適用于某一崗位上的長期性工作，所以有時制度也叫“崗位責任制”。如辦公室人員考勤制度、機關值班制度。 法規(guī)性制度是對某方面工作制定的帶有法

11、令性質(zhì)的規(guī)定，如職工休假制度、差旅費報銷制度。 制度一經(jīng)制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據(jù)。三、分類四、特點 指導性和約束性 鞭策性和激勵性規(guī)范性和程序性1231五、寫法(一)標題 制度的標題主要有兩種構(gòu)成形式，一種是以適用對象和文種構(gòu)成，如保密制度、檔案管理制度；另一種是以單位名稱、適用對象、文種構(gòu)成，如大學校產(chǎn)管理制度、市工業(yè)局廉政制度。(二)正文。制度的正文有多種寫法，主要可以概括為三種情況：引言、條文、結(jié)語式。通篇條文式；多層條文式。1引言、條文、結(jié)語式：先寫一段引言，主要用來闡述制定制度的根據(jù)、目的、意義、適用范圍等，然后將有關規(guī)定一一

12、分條列出，最后再寫一段結(jié)語，強調(diào)執(zhí)行中的注意事項。2通篇條文式：將全部內(nèi)容都列入條文，包括開頭部分的根據(jù)、目的、意義，主體部分的種種規(guī)定，結(jié)尾部分的執(zhí)行要求等，逐條表達，形式整齊。3多層條文式：這種寫法適用于內(nèi)容復雜、篇幅較長的制度，特點是將全文分為多層序碼，篇下分項、項下分條、條下分款。如某省制定的檔案管理制度，用“一、二、三”來表示大項，用“(一)、(二)、(三)”來表示大項下的條，用“1、2、3、”來表示條下的款。(三)制發(fā)單位和日期。如有必要，可在標題下方正中加括號注明制發(fā)單位名稱和日期，其位置也可以在正文之下，相當于公文落款的地方。第七節(jié) 守則一、概念 守則是指某一社會組織或行業(yè)的所

13、有成員，在自覺自愿的基礎上守則是一種公文，經(jīng)過充分的討論，達成一致的意見而制定的行為準則，一般包括文明公約、愛國衛(wèi)生公約、鄉(xiāng)村公約。守則是國家機關、社會團體、企事業(yè)單位為維護公共利益和工作秩序，向所屬成員發(fā)布的行為準則和道德規(guī)范。守則通行于某一系統(tǒng)或某一單位內(nèi)部，其成員必須共同遵守。 如全國職工守則、高等學校學生守則、國務院工作人員守則。如果涉及的是具體的工作事務，守則的內(nèi)容可以詳細一些，如值班人員守則、考試巡視員守則。守則的制定有三個依據(jù)： 一是黨和國家的方針、政策， 二是有關法律、法規(guī)， 三是全社會共同遵守的道德規(guī)范。因此，遵守守則，實際上也就是遵紀守法，就是講文明、講道德。二、內(nèi)容三、特

14、點 原則性1 約束性2 完整性3四、結(jié)構(gòu)標題和日期 1、標題：守則的標題由適用對象加文種組成。 如公安干警守則、商業(yè)營業(yè)員營業(yè)守則、全國人民代表大會常務委員會組成人員守則。 2、日期：有些守則需要在標題下方正中加括號標注日期和發(fā)布機關（或通過守則的會議）。 如全國人民代表大會常務委員會組成人員守則就注明：“1993年7月2日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二次會議通過”。四、結(jié)構(gòu)正文 守則的篇幅一般比較短小，多采用通篇分條式寫法。如果內(nèi)容復雜，也可采用條例、規(guī)定、章程、細則那樣的章條式寫法，由總則、分則、附則三部分組成，下面再分章，章下再分條。 在正文的寫作中，條與條之間的劃分是否符合邏輯規(guī)

15、律，能不能做到條理清楚，層次分明，是寫作成敗的關鍵。另外還要注意語言表達的簡練、質(zhì)樸、準確。第八節(jié) 保證書一、概念 保證書是個人、集體、單位，為響應上級號召開展工作、完成任務或做錯了事，犯了錯誤并決心改正面提出保證時使用的專用書信信或文字材料。 誓言特性1 單方特征2 書信體格式3二、特點住宅質(zhì)量保證書 員工保證書三、主要類別范例四、主要作用住宅質(zhì)量保證書是開發(fā)商對銷售的商品住宅承擔質(zhì)量責任的法律文件,可以作為商品房預、出售合同的補充約定,與合同具有同等效力。住宅質(zhì)量保證書是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)對所售商品房承擔質(zhì)量責任的法律文件，其中應當列明工程質(zhì)量監(jiān)督單位核驗的質(zhì)量等級、保修范圍、保修期和保修單位

16、等內(nèi)容。保 證 書 本人已經(jīng)閱讀并自愿遵守(市)電子實業(yè)有限公司制訂的各項規(guī)章制度，包括已經(jīng)頒布的勞動組織條例、勞動管理條例、產(chǎn)品質(zhì)量管理條例、管理人員行為規(guī)則、銷售管理條例、采購工作管理規(guī)定、檔案管理條例、倉庫管理工作規(guī)定、監(jiān)察工作規(guī)定、促進合理化建議規(guī)定、生產(chǎn)統(tǒng)籌管理規(guī)定及其他有關制度。本人承諾，即使今后有新頒布的規(guī)章制度，在經(jīng)本人知悉后，也愿意遵守。保證人：xxx年月日第九節(jié) 備忘錄一、概念 備忘錄意指任何一種能夠幫助記憶,簡單說明主題與相關事件的圖片、文字或語音資料。它源自于拉丁語：memorandum est，由動詞 memoro （原義是“提及、回憶、相關的”），所形成的動名詞，意

17、為：“這是應該被記住的”。 1、按使用對象分類個人備忘錄：幫助或喚起記憶的記錄公司備忘錄：也是書面合同的形式之一。它是指在買賣雙方磋商過程中，達成的一定程度的理解、諒解、一致意見。但不具有法律約束力。外交備忘錄：其內(nèi)容一般是對某一具體問題的詳細說明和據(jù)此提出的論點或辯駁，以便于對方記憶或查對。 2、按發(fā)展歷程分類：備忘錄的發(fā)展由紙質(zhì)版?zhèn)渫洶l(fā)展為電子版?zhèn)渫?，電子版?zhèn)渫浻职l(fā)展為由APP于WEB版相結(jié)合的可進行同步的備忘錄紙質(zhì)版?zhèn)渫洠罕愫灐⑷沼洷?記事本、日歷電子版?zhèn)渫洠菏謾CAPP、電腦桌面端備忘錄、WEB版?zhèn)渫?、手機軟件與WEB版相結(jié)合的云端同步備忘錄二、分類三、會議紀要備忘錄寫法一般

18、由標題、正文、落款、日期構(gòu)成。下面主要講講標題和正文的寫法。（一）標題。會議紀要的標題有單標題和雙標題兩種形式。1單標題：由“會議名稱+文種”構(gòu)成。2雙標題：由“正標題+副標題”構(gòu)成。正標題揭示會議主旨，副標題標示會議名稱和文種。（二）正文。會議紀要的正文大多由導言和主體構(gòu)成。具體寫法依會議內(nèi)容和類型而定。1導言。主要用于概述會議基本情況。其內(nèi)容一般包括會議名稱、會期會址、參加人員、主持人和會議議程等。具體寫法常見的有兩種：第一種：平列式。將會議的時間、地點，參加人員和主持人、會議議程等基本情況采用分條列出的寫法。這種寫法多見于辦公會議紀要。第二種：魚貫式。將會議的基本情況作為一段概述，使人看

19、后對會議有個輪廓了解。三、會議紀要備忘錄寫法2主體。這是會議紀要的核心部分。主要介紹會議議定事項。常見的寫法有三種：（1）條文式寫法。就是把會議議定的事項分點寫出來。辦公會議紀要、工作會議紀要多用這種寫法。（2）綜述式寫法。就是將會議所討論、研究的問題綜合成若干部分，每個部分談一個方面的內(nèi)容。較復雜的工作會議或經(jīng)驗交流會議紀要多用這種寫法。（3）摘記式寫法。就是把與會人員的發(fā)言要點記錄下來。一般在記錄發(fā)言人首次發(fā)言時，在其姓名后用括號注明發(fā)言人所在單位和職務。為了便于把握發(fā)言內(nèi)容，有時根據(jù)會議議題，在發(fā)言人前面冠以小標題，在小標題下寫發(fā)言人的名字。一些重要的座談會紀要，常用這種寫法。第十節(jié) 介

20、紹信一、概念 是機關團體、企事業(yè)單位派人到其他單位聯(lián)系工作、了解情況或參加各種社會活動時用的函件。1.介紹信主要用于聯(lián)系工作、洽談業(yè)務、參加會議、了解情況時的自我說明。2.對于持信人而言，介紹信具有介紹、證明雙重作用。二、主要作用三、分類說明（一）便函式的介紹信，用一般的公文信紙書寫，包括標題、稱謂、正文、結(jié)尾、單位名稱和日期、附注幾部分。1.標題：在第一行居中寫“介紹信”三個字。2.稱謂：另起一行，頂格寫收信單位名稱或個人姓名，姓名后加“同志”、“先生”、“女士”等稱呼，再加冒號。3.正文：另起一行，開頭空兩格寫正文，一般不分段。一般要寫清楚：（1）派遣人員的姓名、人數(shù)、身份、職務、職稱等。（2）說明所要聯(lián)系的工作、接洽的事項等。（3）對收信單位或個人的希望、要求等，如“請接洽”等。4.結(jié)尾：寫上表示致敬或者祝愿的話，如“此致 敬禮”等。5.單位名稱和日期6.附注：注明介紹信的有效期限