檔案管理編繪

1、長(zhǎng)春科瑞實(shí)業(yè)有限公司2011年4月11日檔案管理的類別檔案管理的類別按文件類型分類按文件類型分類檔案管理文書檔案工程檔案實(shí)物檔案聲像檔案會(huì)計(jì)檔案一、文書檔案管理1、分類公文類合同類聲像、實(shí)物類知識(shí)產(chǎn)權(quán)類訴訟類行政統(tǒng)計(jì)月報(bào)大事記會(huì)議紀(jì)要工作聯(lián)系函簽報(bào)資信類財(cái)務(wù)類文書檔案員工檔案薪資福利培訓(xùn)教育人力資源管理類行政合同開發(fā)協(xié)議IT合同其他類公司重大會(huì)議重大活動(dòng)記載及相關(guān)照片、光盤世茂內(nèi)刊、投資發(fā)展地塊信息、印刷樣品及電子圖檔公司沿革類會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)貸款合同抵押擔(dān)保合同會(huì)計(jì)移交清冊(cè)年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）固定資產(chǎn)卡片會(huì)計(jì)賬簿類匯總憑證記賬憑證總賬明細(xì)賬日記賬輔助賬本月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告稅務(wù)申

2、報(bào)表財(cái)務(wù)報(bào)告類銀行余額調(diào)節(jié)表銀行對(duì)賬單原始憑證2、管理部門及其職責(zé)人事部門專職負(fù)責(zé)人事部門專職負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部門專職負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部門專職負(fù)責(zé)公文類合同類聲像、實(shí)物類知識(shí)產(chǎn)權(quán)類訴訟類行政統(tǒng)計(jì)月報(bào)大事記會(huì)議紀(jì)要工作聯(lián)系函簽報(bào)資信類證照類財(cái)務(wù)類文書檔案員工檔案薪資福利培訓(xùn)教育人力資源管理類行政合同開發(fā)協(xié)議IT合同其他類公司重大會(huì)議重大活動(dòng)記載及相關(guān)照片、光盤世茂內(nèi)刊、投資發(fā)展地塊信息、印刷樣品及電子圖檔公司沿革類銀行余額調(diào)節(jié)表銀行對(duì)賬單會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)貸款合同抵押擔(dān)保合同會(huì)計(jì)移交清冊(cè)年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）固定資產(chǎn)卡片會(huì)計(jì)賬簿類匯總憑證記賬憑證原始憑證會(huì)計(jì)憑證類總賬明細(xì)賬日記賬輔助賬本月、季度財(cái)務(wù)

3、報(bào)告稅務(wù)申報(bào)表財(cái)務(wù)報(bào)告類3、文書檔案的收集、整理和立卷 各部門兼職檔案管理人員根據(jù)本部門業(yè)務(wù)情況，依照文書檔案范圍及代碼一覽表(附件1）進(jìn)行日常收集。 歸檔的文件按照文件的種類設(shè)置”案卷類目“，按年度存放于文件夾內(nèi)，做好平時(shí)”預(yù)立卷“工作。 歸檔的文件必須是原件，如因特殊原因，原件不能歸檔的，必須在備考表中加以說(shuō)明。 歸檔的文件必須按年度、文件形成時(shí)間順序排列。不同年度的文件不得存放在同一案卷中?？缒甓鹊呐疚募?，應(yīng)按批復(fù)或簽發(fā)時(shí)間為準(zhǔn)。4、文書檔案的編制和裝訂 填寫卷內(nèi)目錄要求：參見附件5（1）序號(hào)：文件排列的順序號(hào)（2）文件編號(hào)：文件發(fā)文編號(hào)（3）發(fā)文者：擬寫該文件的人員（4）文件名稱：應(yīng)

4、完整填寫文件材料上的標(biāo)題（5）發(fā)文日期：文件材料形成時(shí)間（文末落款時(shí)間），并用XX-XX-XX表示（6）頁(yè)次：該文件在案卷中所處的位置（頁(yè)碼）（7）備注：文件有特殊情況需加說(shuō)明（如原件遺失或外借，需用復(fù)印件替代的） 填寫卷內(nèi)備考表的要求：（參見附件6）（1）本卷情況說(shuō)明：注明本案卷的件數(shù)和頁(yè)數(shù)。如案卷中存在復(fù)印件替代原件歸檔的，應(yīng)注明原件的存放點(diǎn)。（2）立卷人：負(fù)責(zé)立卷的兼職檔案人員的簽名（3）檢查人：集團(tuán)（各項(xiàng)目）行政部檔案人員對(duì)該案卷質(zhì)量檢驗(yàn)后的簽名（4）完成立卷日期：該案卷通過(guò)合格檢查的日期。 編碼要求（1）卷內(nèi)文件應(yīng)按前后排列順序依次在文件的右上角進(jìn)行編號(hào)，反面則在左上角編號(hào)。（2）空

5、白頁(yè)不編號(hào)。 文件歸檔號(hào)的編寫（1）文件歸檔號(hào)必須與文件類別相符，有利于歸檔后的查詢、調(diào)閱工作。（2）文件歸檔號(hào)由公司和部門的英文專稱縮寫（參見“部門代碼設(shè)置”（附件7）、年度號(hào)、歸檔類別的漢語(yǔ)拼音縮寫（參見“文書檔案歸檔范圍及代碼一覽表”（附件1）和文件號(hào)組成。 項(xiàng)目公司案卷歸檔號(hào)格式 例如：長(zhǎng)春科瑞實(shí)業(yè)有限公司人力資源部2011年度人力資源管理類員工檔案的第三份文件其文件歸檔號(hào)應(yīng)編寫為： CK(HR)-2011-HR(DA)-（3） 案卷封面及檔案盒填寫（1）案卷封面依次填入該卷文件起始時(shí)間、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)及歸檔號(hào)。（2）檔案盒必須在側(cè)面標(biāo)準(zhǔn)歸檔類別（文件名稱）和案卷檔號(hào)，便于利用。

6、5、年度文書檔案匯編總目錄的編制（參見附件二、三、四、五） 各項(xiàng)目綜合管理部提交的年度文書檔案后，必須對(duì)項(xiàng)目總體歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、匯總成冊(cè)，以便日后查詢。 匯編總目錄由封面、統(tǒng)計(jì)匯總表、案卷目錄和卷內(nèi)目錄四部分組成。 封面：主要注明年度及公司名稱（集團(tuán)提供電子版） 統(tǒng)計(jì)匯總表：按部門提交案卷和盒數(shù)進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)。 案卷目錄和卷內(nèi)目錄：將每一本案卷進(jìn)行登錄，并與卷內(nèi)目錄對(duì)應(yīng)一致。 案卷歸檔號(hào)的編寫（1）案卷歸檔號(hào)必須與卷內(nèi)文件類別相符，有利于歸檔后的查詢、調(diào)閱工作。（2）案卷歸檔號(hào)由公司和部門的英文專稱縮寫（參見“部門代碼設(shè)置”（附件7）、年度號(hào)、歸檔類別的漢語(yǔ)拼音縮寫（參見“文書檔案歸檔范圍及代

7、碼一覽表”（附件1）和案卷號(hào)組成。 項(xiàng)目公司案卷歸檔號(hào)格式 例如：昆山世茂華東商城開發(fā)有限公司綜合管理部2009年度公文類中簽報(bào)的第一卷其案卷歸檔號(hào)應(yīng)編寫為： KH(AD)-2009-GW(IM)-1 例如：長(zhǎng)春科瑞實(shí)業(yè)有限公司人力資源部2011年度人力資源管理類員工檔案的第三卷其案卷歸檔號(hào)應(yīng)編寫為： CK(HR)-2011-HR(DA)-3 案卷的裝訂（1）沒(méi)本案卷厚度原則上不超過(guò)2厘米，如超過(guò)2厘米，須另外組卷。（2）案卷采用“三洞一線”方式進(jìn)行裝訂。6、文書檔案的保管 文書檔案由集團(tuán)行政部、各項(xiàng)目綜合管理部編目、上架后統(tǒng)一保管。 檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密守則，維護(hù)檔案的安全性和機(jī)密性。

8、檔案管理的類別檔案管理的類別按文件類型分類按文件類型分類檔案管理文書檔案工程檔案實(shí)物檔案聲像檔案會(huì)計(jì)檔案一、目的 為了加強(qiáng)集團(tuán)所屬個(gè)項(xiàng)目工程檔案的管理，維護(hù)檔案的完整性和安全性，確保項(xiàng)目順利通過(guò)工程檔案驗(yàn)收，特制定本細(xì)則。二、工程檔案的定義工程檔案是指工程自立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工直至交付使用全過(guò)程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表及聲像等各種載體的文件材料的總稱。三、工程檔案的管理職能 各項(xiàng)目綜合管理部協(xié)助、督導(dǎo)工程部做好工程檔案管理工作，每月10日將項(xiàng)目施工進(jìn)度及施工資料收集進(jìn)度情況上報(bào)集團(tuán)行政部。 各項(xiàng)目綜合管理部每月組織工程部、開發(fā)部等相關(guān)部門召開工程檔案會(huì)議，對(duì)各施工單位在資料

9、收集狀況進(jìn)行溝通，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，并形成會(huì)議紀(jì)要，抄報(bào)集團(tuán)行政部。 各項(xiàng)目在總、分包單位進(jìn)場(chǎng)后，由項(xiàng)目綜合管理部會(huì)同工程部，召集所有施工單位召開工程資料交底會(huì)議，將業(yè)主方在資料上的要求進(jìn)行明確。 項(xiàng)目綜合管理部協(xié)同工程部助理做好竣工檔案的收集、整理、預(yù)立卷工作，并在項(xiàng)目竣工時(shí)，及時(shí)完成編制及報(bào)驗(yàn)工作。四、工程檔案的歸檔范圍及要求1、各項(xiàng)目竣工檔案歸檔范圍原則參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范，以各項(xiàng)目所在地城建檔館頒布規(guī)定為準(zhǔn)。2、工程竣工檔案應(yīng)編制三套，分別為：竣工檔案報(bào)驗(yàn)、業(yè)主方和物業(yè)方各一套。3、各項(xiàng)目工程部應(yīng)按各施工階段，選擇拍攝具有代表性的照片或DV，形成完整的聲像檔案。五、

10、工程竣工檔案的組卷要求文件材料的編制（1）工程前期及竣工驗(yàn)收文件，應(yīng)按先批復(fù)后請(qǐng)示，先正文后附件，先文后圖的方式組卷。（2）施工文件按不同專業(yè)進(jìn)行收集，規(guī)格為A4幅面，小于規(guī)格的要進(jìn)行托裱。（3）文件立卷時(shí)要標(biāo)明頁(yè)號(hào)，正面標(biāo)在右下角，背面標(biāo)在左下角，空白頁(yè)不標(biāo)號(hào)，托裱時(shí)，頁(yè)號(hào)標(biāo)在文件上?？⒐D的編制（1）竣工圖須與實(shí)物相符，所有變更內(nèi)容都必須修改、注記到位，做到圖形清晰，字跡工整，竣工圖必須用新的藍(lán)圖，修改、注記用黑色碳素墨水。（2）在設(shè)計(jì)變更的依據(jù)性文件中，應(yīng)當(dāng)包含被修改的圖號(hào)等內(nèi)容。（3）設(shè)計(jì)變更通知單、技術(shù)核定單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、工程師指令、工程會(huì)議紀(jì)要等設(shè)計(jì)變更的依據(jù)性文件，應(yīng)注記其原始編

11、號(hào)或日期。（4）“竣工圖章”應(yīng)使用不褪色的紅色印泥蓋印，加蓋在藍(lán)圖右下角設(shè)計(jì)圖簽的上方或周圍不壓蓋圖形文字的地方，技術(shù)負(fù)責(zé)人、總監(jiān)必須在審核后簽字。（5）竣工圖不裝訂，采用散裝法，按A4幅面規(guī)格折疊，圖面朝里，圖標(biāo)外露，頁(yè)號(hào)標(biāo)在右下角。（6）竣工圖按單體工程排列，單體工程中按專業(yè)組卷。六、工程檔案的管理1、項(xiàng)目綜合管理部應(yīng)對(duì)前期立項(xiàng)文件和備案文件進(jìn)行保管，并嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。2、各項(xiàng)目施工資料的收集應(yīng)與施工進(jìn)度基本保持一致。3、各施工單位應(yīng)設(shè)立專人負(fù)責(zé)工程資料的收集和管理工作，并由項(xiàng)目備案。4、項(xiàng)目實(shí)行總承包的，由各分包單位收集、整理后移交總包，由總包匯總、整理，并進(jìn)行預(yù)立卷。5、施工、監(jiān)理單

12、位在工期各節(jié)點(diǎn)將預(yù)先立卷的工程資料，分批交項(xiàng)目工程部驗(yàn)收，匯總，直至項(xiàng)目竣工匯總后交項(xiàng)目行政部保管。6、對(duì)已組卷、歸檔的竣工檔案，原則上不予外借，如有特殊情況，必須有項(xiàng)目總監(jiān)確認(rèn)。工程檔案實(shí)物檔案聲像檔案會(huì)計(jì)檔案檔案管理文書檔案一、目的 為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化，結(jié)合公司管理規(guī)定，特制訂本細(xì)則。二、會(huì)計(jì)檔案的管理 集團(tuán)財(cái)務(wù)部在年終對(duì)當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，負(fù)責(zé)整理立卷并裝訂成冊(cè)，由財(cái)務(wù)部自行保存。 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分永久和定期兩種。 各項(xiàng)目財(cái)務(wù)部所形成的會(huì)計(jì)檔案，由部門指派專人負(fù)責(zé)日常會(huì)計(jì)檔案的裝訂、保管工作，待項(xiàng)目竣工后整體移交集團(tuán)財(cái)務(wù)部門保管。 各項(xiàng)目財(cái)務(wù)部對(duì)接收保管的會(huì)計(jì)檔

13、案，應(yīng)有目錄清單，并保持原卷冊(cè)的封裝，有序存放，便于調(diào)閱，嚴(yán)格執(zhí)行安全與保密制度。 會(huì)計(jì)檔案的借閱，必須由部門經(jīng)理、項(xiàng)目總監(jiān)和財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字確認(rèn)，原件不得帶出。 會(huì)計(jì)檔案不得對(duì)外借閱。工程檔案實(shí)物檔案聲像檔案會(huì)計(jì)檔案檔案管理文書檔案一、目的 實(shí)物檔案是企業(yè)發(fā)展成果的體現(xiàn)，為了加強(qiáng)管理，特制定本細(xì)則。二、歸檔范圍 在各種比賽中榮獲的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯、錦旗等。 各類榮譽(yù)證書 在各類活動(dòng)中接收的具有保存價(jià)值的贈(zèng)品、禮品等。三、歸檔時(shí)間和要求 由各部門及時(shí)向集團(tuán)（項(xiàng)目）行政移交、保管。 歸檔的實(shí)物檔案必須填寫目錄，注明獲獎(jiǎng)日期、概況說(shuō)明、責(zé)任部門等。工程檔案實(shí)物檔案聲像檔案會(huì)計(jì)檔案檔案管理文書檔案

14、一、目的 為了更好的展現(xiàn)公司發(fā)展歷史，提高利用價(jià)值，有效實(shí)現(xiàn)資源共享，充分發(fā)揮聲像檔案的作用，特制訂本細(xì)則。二、歸檔范圍 公司召開的重要會(huì)議及活動(dòng)行成的錄像、錄音、照片、光盤。 公司重大慶典活動(dòng)行成的錄像、錄音、照片、光盤。 反映公司進(jìn)行重要業(yè)務(wù)活動(dòng)行程的錄像、照片、錄音、光盤。 工程奠基、開工儀式和竣工等的錄像、錄音、照片、光盤。 反映工程概貌及施工進(jìn)展的照片、錄像。三、歸檔時(shí)間和要求 具有保存價(jià)值的聲像檔案由各責(zé)任部門及時(shí)向行政部移交、保管。 歸檔的聲像檔案必須填寫移交目錄，概況說(shuō)明、行程日期、責(zé)任部門等。四、聲像檔案的利用要求 借用聲像檔案必須經(jīng)過(guò)審批，未經(jīng)許可，任何人不得復(fù)制。 人事、財(cái)務(wù)部門一切往來(lái)文件都需由該部門兼職檔案管理員進(jìn)行登記（文件名稱、時(shí)間、文件編號(hào)、發(fā)文人、收文人、份數(shù)、頁(yè)數(shù)）收發(fā)、管理，于