《計算機應用基礎》 第3章 辦公自動化基礎ppt課件

1、第3章 辦公自動化根底 文字處置根底 電子表格處置根底 演示文稿制造根底 國產(chǎn)優(yōu)秀辦公軟件WPS簡介.3.1 文字處置根底3.1.1 文字處置概述3.1.2 文檔的管理3.1.3 文檔的編輯3.1.4 文檔的排版3.1.5 圖形處置3.1.6 表格制造3.1.7 文檔的打印.3.1.1 文字處置概述 文檔管理 文檔編輯 文檔排版 圖形處置 表格制造 文檔打印.3.1.2 文檔的管理Word 2000的啟動雙擊Word快捷方式；從“開場菜單或從已有Word文檔文件翻開； 直接運轉(zhuǎn)Winword.exe 文件Word 2000的退出單擊Word 窗口右上角的封鎖按鈕; 選擇“文件/退出命令 .3.

2、1.2 文檔的管理 Word 2000的任務窗口 進入Word 任務窗口之后，首先要做的事情是文檔的管理，它包括: 創(chuàng)建文檔、輸入正文、保管文檔、翻開文檔 這些操作可以經(jīng)過“文件菜單中的相應命令或者“常用工具欄中對應的“新建按鈕、“保管按鈕、“翻開按鈕實現(xiàn)。. Word 2000 的窗口3.1.2 文檔的管理. 啟動Word 2000,系統(tǒng)能自動創(chuàng)建一個名為“文檔 1的空文檔，可以直接輸入內(nèi)容; 選擇“文件/新建命令，單擊“常用工具欄上的“新建按鈕 用快捷鍵Ctrl + N。2、創(chuàng)建文檔. 輸入的途徑有多種，常用的是：鍵盤輸入、言語輸入、聯(lián)機手寫體輸入、掃描儀輸入。 輸入文字的形狀有兩種：插入

3、和改寫。 在插入形狀下形狀欄中“改寫兩字呈淡灰色，輸入的字符插在光標后的字符前； 在改寫形狀下“改寫兩字呈黑色，輸入的字符將替代光標后的字符。 雙擊“改寫兩字或按Insert 鍵，可切換插入/改寫形狀3、輸入正文. 光標定位 選擇輸入法 插入日期和時間 輸入特殊符號 插入文件 3、輸入正文輸入文字普通在插入形狀下進展：. “符號對話框 插入特殊符號:輸入特殊符號可借助以下圖所示對話框輸入：.方法：選擇“文件/保管命令、單擊“常用工具欄中的保管圖標或用快捷鍵Ctrl+S,也可以選擇“文件/另存為命令 “另存為對話框4、保管文檔.5、翻開文檔單擊“常用工具欄中的“翻開按鈕 ；選擇“文件/翻開命令；

4、用快捷鍵Ctrl +O 或 Ctrl +F12 .3.1.3 文檔的編輯1、選定文本：選定文本的常用技巧.2、編輯文檔插入刪除：用BackSpace鍵或Delete鍵可逐個刪除字符挪動或復制：選定文本塊，單擊“常用工具欄中的“剪切按鈕 或選擇“編輯/剪切命令，然后將光標定位至要插入文本的位置，單擊“粘貼按鈕 或選擇“編輯/粘貼命令撤銷、恢復與反復查找和交換檢查拼寫與語法.3.1.4 文檔的排版一、字符排版 字符：是指文檔中輸入的漢字、字母、數(shù)字、標點符號和各種符號。 字符排版包括：字符的字體和字號，字形加粗和傾斜，字符顏色，下劃線，著重號，靜態(tài)效果如：陰影和上下標等，字符的間距，字符和基準線的

5、上下位置，以及文字動態(tài)效果等。對中文字符，還有中文版式。. 字符格式化：對字符進展格式化同樣需求選定文本，否那么只對光標處新輸入的字符有效。選擇“格式/字體命令，翻開“字體對話框： “字體選項卡：用于設置字體、字號、字形、字符顏色、下劃線、著重號和靜態(tài)效果等； “字符間距選項卡：用于設置字符的橫向縮放比例、字符間距、字符的位置等內(nèi)容； “文字效果選項卡：用于設置字符的六種動態(tài)效果. “字體對話框.以下圖為字符格式化例如上標著重號斜體下劃線位置提升5磅位置降低5磅. 格式-中文版式 對于中文字符，Word 2000還提供了具有中國特征的特殊版式，如 簡體與繁體的轉(zhuǎn)換、加拼音、加圈、縱橫混排、合并

6、字符、雙行合一等，其效果如： 中文版式效果.2、段落排版段落對齊方式段落縮進段落間距和行距工程符號和編號邊框和底紋制表位格式刷.以下圖為“段落對話框排版、邊框、頁邊距和底紋效果例如：頁面邊框邊框、15%底紋、右對齊分散對齊兩端對齊、懸掛縮進2個字符、1.5倍行距左對齊、首行縮進2個字符、左縮進2個字符、右縮進7個字符、單倍行距居中對齊段前6磅段后6磅. 制 表 位：默許形狀下，程度標尺上每隔2個就有一個隱藏的左對齊制表位。輸入內(nèi)容時，每按一次Tab鍵，光標會跳到下一個制表位，每行終了按回車鍵。設置制表位的方法有：1、標尺設置 2、對話框設置.標尺設置制表位 單擊程度標尺最左端的“制表位按鈕，選

7、定文本在制表位處的對齊方式。對齊方式包括：左對齊、居中、右對齊、小數(shù)點對齊和豎線對齊。選定對齊方式之后單擊標尺，在相應位置就出現(xiàn)了制表位標志，用鼠標程度拖動它即可以挪動制表位，假設垂直拖動它，可刪除制表位。豎線對齊左對齊居中小數(shù)點對齊右對齊.“制表位對話框.格 式 刷 需求對多個段落運用同一格式，利用“常用工具欄中的“格式刷按鈕 可以快速的復制格式。方法：選定段落標志，單擊“格式刷按鈕 ，用鼠標拖曳經(jīng)過要點頭段落的段落標志。 多次復制格式要雙擊“格式刷按鈕 。.3、頁面排版 頁面設置 頁眉和頁腳 腳注和尾注 特殊格式設置分欄、首字下沉、文檔豎排.(1)頁面設置： 設置紙張大小、頁邊距、頁眉和頁

8、腳的位置、每頁包容的行數(shù)和每行包容的字數(shù)等?！绊撁嬖O置對話框.(2)頁眉和頁腳： 定義：在文檔排版打印時，通常在每頁的頂部和底部參與一些闡明性信息。(以下圖為“頁眉和頁腳的操作.(3)腳注和尾注： 二者都是一種注釋方式，用于對文檔解釋、闡明或提供參考資料.腳注注釋文本 尾注注釋文本尾注援用標志腳注援用標志“腳注和尾注例如.(4)特殊格式設置：分欄：分欄排版在編輯報紙、雜志時經(jīng)常用到，它是將一頁紙的版面分為幾欄，使得頁面更生動和更具可讀性。以下圖為“分欄對話框. 首字下沉：將選定段落的第一個字放大數(shù)倍，以引導閱讀。以下圖為“首字下沉對話框.分欄和首字下沉效果下沉2行距正文0.3厘米三欄無分隔線.

9、文檔豎排：通常情況下，文檔都是從左至右程度橫排的，但是有時需求特殊效果，如古詩文、古詩的排版需求文檔豎排。(格式/文字方向)“文字方向?qū)υ捒蛭臋n豎排效果.4、高級排版 宏：是將一系列的操作命令和指令組合在一同構(gòu)成一個總的命令，用來到達義務自動執(zhí)行的效果，以提高任務效率。 分類： 錄制宏 編寫宏. 款式： 是一組排版格式指令。Word 2000不僅預定義了規(guī)范款式，還允許用戶根據(jù)本人的需求修正規(guī)范款式或本人新建款式 單擊列表框中的某一款式，可將該款式運用于當前光標所在的段落或選定的段落。 假設要將該款式運用于多個段落，可將這些段落全選定，再在“款式下拉式列表框中單擊所需的款式名。.“款式對話框.

10、“新建款式對話框.自動創(chuàng)建目錄首先在文檔中正確的運用標題、正文款式，將各級標題用款式中的“標題一致格式化創(chuàng)建目錄：將光標定位到要插入書籍目錄的位置處，選擇“插入/索引和目錄命令，翻開“索引和目錄對話框，選擇目錄選項卡.自動創(chuàng)建目錄效果.3.1.5 圖形處置 對于圖片，可以利用“圖片工具欄進展圖片操作，包括裁剪與縮放圖片、改動圖片對比度和亮度、設置圖片格式、設置圖片與文字的環(huán)繞方式、設置水印效果 對于利用圖片籠統(tǒng)，可以運用“繪圖工具欄、“藝術(shù)字工具欄和“公式工具欄中相應按鈕進展圖形操作。.1、圖片插入、編輯和格式化1插入剪貼畫和其他圖形文件：.(2) 插入截取的屏幕圖像或界面圖像 屏幕圖像 界面

11、圖標 圖片編輯和格式化.(3)、圖片的格式化.2、圖形對象的插入、編輯和格式化繪制的圖形 繪制簡單圖形 繪制復雜圖形 編輯和格式化 文本框藝術(shù)字公式 . 經(jīng)過選擇“插入/對象命令，在其翻開的對話框的“新建選項卡中選擇“Microsoft 公式3.0以下圖為“公式工具欄和公式輸入欄.3.1.6 表格制造 1、表格的建立：規(guī)那么表格的建立：選擇“表格/插入/表格命令或單擊“常用工具欄中的 按鈕不規(guī)那么表格的建立：經(jīng)過“表格和邊框工具欄中的 按鈕直接繪制文字轉(zhuǎn)換表格：選擇“表格/轉(zhuǎn)換/文字轉(zhuǎn)換成表格命令.2、表格的編輯選定表格.表格的編輯包括： 縮放表格 調(diào)整行高和列寬 添加或刪除行、列和單元格 拆

12、分和合并表格、單元格 表格的計算和排序 表格的復制和刪除 表格跨頁操作. 表格屬性.表格計算例如.“排 序.表格跨頁操作設置右圖為表格跨頁操作設置對話框.表 格 格 式 化 自動套用表格格式 邊框和底紋 加大表格單元格間距 設置表格與文字的環(huán)繞.加大表格單元格間距設置.加大表格單元格間距效果.3.1.7 文檔的打印 打印預覽 打印 設置打印份數(shù) 設置頁面范圍.3.2 電子表格的處置根底 電子表格概述 任務表的建立、編輯和格式化 圖表制造 數(shù)據(jù)管理和分析.3.2.1 電子表格處置概述電子表格軟件是一種專門用于數(shù)據(jù)計算、統(tǒng)計分析和報表處置的軟件電子表格處置的主要內(nèi)容有： 任務表的建立、編輯、格式化

13、 圖表制造：包括圖表的建立、編輯、格式化 數(shù)據(jù)的管理和分析.3.2.2 任務表的建立、編輯和格式化Excel 2000 的任務窗口包括： 菜單欄 工具欄 編輯欄 任務區(qū)任務薄、任務表和單元格 形狀欄.任務表的建立輸入數(shù)據(jù) 直接輸入 快速輸入數(shù)據(jù) “記憶式輸入 “選擇列表輸入 自動填充數(shù)據(jù) 從外部導入數(shù)據(jù)計算數(shù)據(jù).直接輸入數(shù)據(jù)包括： 文字。假設要將一個數(shù)字作為文字輸入，數(shù)字前要加單引號“ 數(shù)值。可采用十進制方式或科學計數(shù)方式；假設數(shù)字以“+或數(shù)字“0開頭，“+和“0會自動省略；分數(shù)的輸入應先輸入“0和空格 日期和時間。日期輸入可用“/或“-分隔符，如：2004/12/08，2004-12-08；

14、時間輸入用冒號“：分隔，如：21：56：15.自動填充數(shù)據(jù)分三種情況：復制數(shù)據(jù)。選中一個單元格，直接拖曳，便會產(chǎn)生一樣數(shù)據(jù)，假設不是一樣數(shù)據(jù)，那么需求在拖曳的同時按Ctrl 鍵填充序列數(shù)據(jù)?？山?jīng)過“編輯/填充/序列命令，在“序列對話框中進展序列有關(guān)內(nèi)容的選擇填充用戶自定義序列數(shù)據(jù). 計算數(shù)據(jù)A 公式。公式是對任務表中的數(shù)據(jù)進展分析與計算的等式。它以“=開場，由常量、單元格地址、運算符和函數(shù)組成運算符和運算規(guī)那么：算術(shù)運算符，包括：+加、-減、*(乘、/除、%(百分比、(乘方，其優(yōu)先級從高到低為：百分比和乘方、乘和除、加和減關(guān)系運算符，有：=、=、=、其優(yōu)先級一樣文本運算符，&)援用運算符，其優(yōu)

15、先級一樣. 四類運算符的優(yōu)先級從高到低依次為：“援用運算符、“算術(shù)運算符、“文字運算符、“關(guān)系運算符，當優(yōu)先級一樣時，自左向右進展計算。下表為援用運算符：引用運算符含 義示 例：區(qū)域運算符：包括兩個引用在內(nèi)的所有單元格的引用SUM(A1:A2)，聯(lián)合操作符：對多個引用合并為一個引用SUM（A2，C4，A10）空格交叉操作符：產(chǎn)生對同時隸屬于兩個引用的單元格區(qū)域的引用SUM（C2：E10 B4：D6）.B 函數(shù) 是預先定義好的公式，它由函數(shù)名、括號及括號內(nèi)的參數(shù)組成。其中參數(shù)可以是常量、單元格、單元格區(qū)域、公式及其他函數(shù)。多個參數(shù)之間用“，分隔。.以下圖為用函數(shù)計算例如.C 公式中單元格的援用

16、相對援用。當公式在復制或填入到新位置時，公式不變，單元格地址隨著位置的不同而變化，它是Excel 默許的援用方式，如：B1，A2：C4絕對援用。指公式復制或填入到新位置時，單元格地址堅持不變。設置時只需在行號和列號前加“$符號，如$B$1混合援用。指在一個單元格地址中，既有相對援用又有絕對援用，如$B1或B$1。$B1是列不變，行變化；B$1是列變化，行不變。.任務表的編輯 A 、單元格、行、列的插入和刪除 B 、單元格數(shù)據(jù)的編輯 C 、任務表的編輯.任務表的常見操作有如下表：選取范圍 操 作單元格鼠標單擊或按方向鍵多個連續(xù)單元格從選擇區(qū)域左上角拖曳至右下角；單擊選擇區(qū)域左上角單元格，按住Sh

17、ift鍵，單擊選擇區(qū)域右下角單元格多個不連續(xù)單元格按住Ctrl鍵的同時，用鼠標作單元格選擇或區(qū)域選擇整行或整列單擊工作表相應的行號和列號相鄰行或列鼠標拖曳行號或列號整個表格單擊工作表左上角行列交叉的按鈕；選擇“編輯/全選”命令；按快捷鍵Ctrl+A單個工作表單擊工作表標簽連續(xù)多個工作表單擊第一個工作表標簽，然后按住Shift鍵，單擊所要選擇的最后一個工作表標簽不連續(xù)多個工作表按住Ctrl鍵，分別單擊所需選擇的工作表標簽. 任務表的格式化 設置單元格格式 設置任務表格式 設置列寬和行高 自動套用格式 運用條件格式.3.2.3 圖表制造 創(chuàng)建圖表可經(jīng)過“插入/圖表命令或單擊“常用工具欄中的 按鈕，

18、利用圖表導游來創(chuàng)建圖表 編輯圖表 調(diào)整圖表的位置和大小 更改圖表的類型 添加和刪除數(shù)據(jù) 修正圖表項 添加趨勢線 設置三維視圖格式.以下圖為圖表例如.柱形圖的“圖表選項對話框.3.2.4 數(shù)據(jù)管理和分析建立數(shù)據(jù)清單 數(shù)據(jù)清單是Excel任務表中單元格構(gòu)成的矩形區(qū)域，即一張二維表，又稱為數(shù)據(jù)列表。它與任務表的不同之處在于： 與數(shù)據(jù)庫相對應，數(shù)據(jù)清單中的每一行稱為記錄，每一列稱為字段，第一行為表頭 數(shù)據(jù)清單中不允許有空行或空列；字段名必需獨一，每一字段的數(shù)據(jù)類型必需一樣；不能有數(shù)據(jù)完全一樣的兩行記錄. 數(shù)據(jù)清單可像普通的Excel任務表一樣直接建立和進展編輯，也可以經(jīng)過在輸入字段名后運用“數(shù)據(jù)/記錄

19、單命令輸入數(shù)據(jù)，以下圖即為經(jīng)過記錄單建立數(shù)據(jù)清單.數(shù)據(jù)排序 簡單排序 復雜排序以下圖為“排序?qū)υ捒?數(shù)據(jù)挑選 自動挑選如以下圖 高級挑選.高級挑選例如如以下圖.以下圖為高級挑選結(jié)果.分類匯總 是對數(shù)據(jù)清單按某個字段進展分類，將字段值一樣的延續(xù)記錄作為一類，進展求和、平均、計數(shù)等匯總運算。分為： 簡單匯總指對數(shù)據(jù)清單的某個字段僅一致做一種方式的匯總嵌套匯總指對同一個字段進展多種方式的匯總.按部門匯總平均值.分類匯總.嵌套匯總.數(shù)據(jù)透視表 對多個字段進展分類匯總?？衫谩皵?shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖導游，分三步建立數(shù)據(jù)透視表： 指定數(shù)據(jù)源 選定數(shù)據(jù)區(qū)域 決議透視表的放置位置. 創(chuàng)建好數(shù)據(jù)透視表之后，可以經(jīng)過“數(shù)據(jù)透視表工具欄修正它，主要內(nèi)容有： 更改數(shù)據(jù)透視表規(guī)劃 改動匯總方式“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖導游版式對話框