2018年ISO9001 IATF16949 汽車質(zhì)量管理體系解讀之文件保存控制程序（內(nèi)含全套表格）

1、 XXX股份有限公司IS09001&IATF16949質(zhì)量管理體系解讀 之文件保存控制程序文件文件編號：版本號：生效日期：歸口部門：編制，審核：批準(zhǔn)：文件履歷變更記錄表序號制定/修訂日期修訂內(nèi)容實(shí)施人版本號012018.07.16首汝編制XXXXA0目錄 TOC o 1-5 h z HYPERLINK l bookmark6 o Current Document 1目的4 HYPERLINK l bookmark8 o Current Document 2 范圍4 HYPERLINK l bookmark10 o Current Document 3術(shù)語和定義5 HYPERLINK l boo

2、kmark12 o Current Document 4 職責(zé)5 HYPERLINK l bookmark14 o Current Document 5工作程序及要求5 HYPERLINK l bookmark16 o Current Document 6參考文件97記錄文件10附表一：文件修改/換版通知單10附表二：文件銷毀記錄12附表三：文件清單13附表四：文件審批表14附表五：文件發(fā)放回收登記表15IS09001&IATF16949質(zhì)量管理體系解讀5. 1. 3. 3外來文件由各相關(guān)部門接受后進(jìn)行識別，對需執(zhí)行的文 5. 1. 3. 3外來文件由各相關(guān)部門接受后進(jìn)行識別，對需執(zhí)行的文 之

3、文件保存控制程序1目的通過制定文件保存控制程序，確保文件的保存符合法律法 規(guī)、企業(yè)及顧客要求，確保需對產(chǎn)品信息進(jìn)行追溯時(shí)形成文件信 息支持。2范圍適用于與IATF16949： 2016&IS09001:2015質(zhì)量管理體系有關(guān) 的文件和資料的控制。3術(shù)語和定義文件：要求組織維持和控制的信息及載體。4職責(zé)1文控中心：、文件的歸口管理部門：、負(fù)責(zé)制定文件的編碼規(guī)則；、管理體系文件的審定和建立。4.2各職能部門負(fù)責(zé)本部門文件的編制、審核和管理。4.3總經(jīng)理：質(zhì)呈手冊的批準(zhǔn)實(shí)施。管理者代表：各部門程序文件批準(zhǔn)實(shí)施。4.5各部門經(jīng)理：作業(yè)指導(dǎo)書、記錄等的批準(zhǔn)實(shí)施。5工作程序及要求1文件的分類1. 1受控

4、文件凡質(zhì)量管理體系運(yùn)行的部門（含提供認(rèn)證機(jī)構(gòu)）、場所、班次，使用的文件均為受控文件，包括：a）質(zhì)量體系文件：如質(zhì)呈手冊、程序文件和其它質(zhì)雖文件（表格、報(bào)告等。b）管理文件：如制度等。c）技術(shù)、支持性文件：如工程圖樣、工程標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)資料、檢齡指導(dǎo)書、試驗(yàn)程序等。d）外來文件：國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、顧客工程規(guī)范、供方記錄等。5. 1.2非受控文件凡與質(zhì)量管理體系運(yùn)行無關(guān)聯(lián)的文件屬于非受控文件，如行政任 命、事務(wù)性通知等。a）蓋“菲受控”章的文件為:非受控文件，供有關(guān)人員參考用。b）因評審、考察等用的，向上級機(jī)關(guān)或顧客提供的質(zhì)呈體系文件， 均為非受控文件。c）“非受控”文件，更改不通知，作廢

5、不回收。5.1.3文件管理5.1.3. 1質(zhì)呈體系文件、管理性文件由文控中心歸檔、控制、分 發(fā)和回收。5. 1.3. 2技術(shù)文件由技術(shù)部歸檔、控制、分發(fā)和回收。件按受控文件進(jìn)行控制和管理。 5. 3. 2程序文件和管理規(guī)定/規(guī)則/細(xì)則/工作標(biāo)準(zhǔn)由各職能部負(fù)責(zé)編5. 1.3.4各相關(guān)部門文件由各部門進(jìn)行控制和管理。5. 2文件編號5. 2. 1質(zhì)量手冊DD / QM 一 001- _B5. 2. 2程序文件和符理規(guī)定/規(guī)則/細(xì)則/工作標(biāo)準(zhǔn)DD / XX XXX文件順序號文件代號組織筒稱文件性質(zhì)規(guī)定編碼如卜：程序文件-QP；管理文件-GL；支持性 文件-WI：外來文件-札。5. 2.3用修訂狀態(tài)作

6、為文件每頁的修改標(biāo)識，用0, 1, 2,，9 等十位阿拉伯?dāng)?shù)字順序農(nóng)示，初始為0,中間不允許有空號。（技術(shù) 文件按技術(shù)文件管理規(guī)定執(zhí)行）5. 2.4文件版本用A, B,，Z等二十六位英文大寫字母順序表示, 初始為A,中間不能有何隔。5. 3文件編制與審批5. 3. 1質(zhì)雖于冊由質(zhì)雖部組織編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 制、審核，質(zhì)量部或文庫中心審定，由管理者代表批準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施。5. 3.3文件編制后，填寫文件審批,履行審核、審定、批準(zhǔn)發(fā)布 手續(xù)。5. 4文件的發(fā)放與接收1發(fā)放：文件下發(fā)時(shí)，要加蓋紅色文件“受控章”，填寫文件 發(fā)放與回收登記表，發(fā)至使用點(diǎn)，確保文件受控，且毎個(gè)使用點(diǎn)都 能得到相

7、應(yīng)的有效文件。5. 4. 2接收：各部門文件管理員負(fù)責(zé)文件的簽收、登記。5.4.3管理：文控中心對發(fā)放的文件建立受控文件淸單，對文件 進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。5. 5文件的修訂、換版及銷毀5. 5. 1文件的修訂及換版由文控中心執(zhí)行。5. 5.2管理文件需修改/換版時(shí)，由文件的編制者填寫文件修改/換 版通知單，履行原審核、會簽手續(xù)后，由質(zhì)呈部審定，管理者代表 批準(zhǔn)后實(shí)施。5. 5. 3文控中心對修改/換版的管理文件下發(fā)文件修改/換版通知單 及修改后的文件，在受控文件淸單中刪除原有相應(yīng)文件。5. 5. 4技術(shù)文件的更改填寫技術(shù)通知單，具體執(zhí)行技術(shù)文件管 理規(guī)定。5. 5.5各部門在收到新修改的文件后，及時(shí)

8、査看對應(yīng)的文件修改/ 換版通知單。5. 5.6作廢管理文件收回后，文控中心填寫文件銷毀記錄記載收回文件的去向和處理方式。5. 6文件的保管5.6. 1部門文件管理員要把文件分類，并按一定的規(guī)則放宜，以便迅 速查找及核對。5.6.2生產(chǎn)現(xiàn)場的文件擺放位置及方式，在不影響操作、抬頭即可見 到的原則下，由相關(guān)部門確定，文件使用人員執(zhí)行。5.6.3文件應(yīng)妥善保管，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自標(biāo)識、涂改和復(fù) 印，并防止污染和損壞。5. 6. 4影響使用的破損文件，由文件使用負(fù)責(zé)人到文件發(fā)放部門更換 相同版木相同編號的文件，破損文件收回。5.6.5外來文件包括標(biāo)準(zhǔn)、顧客提供的工程圖樣、法律法規(guī)，獲得外 來文件

9、的部門要對文件的有效性及適用性進(jìn)行識別，識別后的有效、 適用文件要受控，其審批、發(fā)放、變更、回收，按受控文件進(jìn)行管理。5. 6. 6顧客提供的新工程規(guī)范文件，要在5個(gè)工作口內(nèi)完成評審和審 批，要在兩個(gè)工作周內(nèi)完成更改，發(fā)放和實(shí)施，包括影響生產(chǎn)件批準(zhǔn) 的文件更改或更新并記錄生產(chǎn)實(shí)施的口期。5.6.7文件使用人調(diào)離崗位，應(yīng)及時(shí)與新調(diào)入人員進(jìn)行文件交接，并 到綜合管理部辦理交接手續(xù)。5. 6. 8收回的作廢文件一律無痕銷毀處理。若作為資料或其它冃的需 保留的任何作廢文件，文件管理員文件銷毀記錄“備注欄”中做 好記錄后加蓋“作廢參考”章，由文件需要部門自行管理。5. 7文件評審、換版由于組織機(jī)構(gòu)、產(chǎn)品

10、結(jié)構(gòu)卓大調(diào)整等因素導(dǎo)致管理體系發(fā)生變化時(shí)， 文控中心及時(shí)組織對現(xiàn)行文件適用性進(jìn)行評審，必要時(shí)按以上相關(guān)條 款進(jìn)行修訂或換板。5. 8記錄的管理記錄是特殊形式的文件，按記錄控制程序進(jìn)行控制。6參考文件1記錄控制程序6.2技術(shù)文件管理規(guī)定7記錄文件7. 1受控文件清單7.2文件審批7.3文件修改/換版通知單7.4文件銷毀記錄7.5文件回收發(fā)放登記表附表一：文件修改/換版通知單責(zé)任部門修改/換版日期版次慘改/換版文件名 稱修改/換版文件編號受控狀態(tài)修改/換版理由:燈改/換版內(nèi)容:文件修改/換版人: #附表二：文件銷毀記錄序號文件代號 和名稱及是否受控受控號接收人 及時(shí)間歸還人及 時(shí)間悸訂括況作廢歸檔時(shí)間銷毀人及時(shí)間 附表三：文件淸單文件制定部門文件持有人/保管 人序文件名稱文件編 號附 件版 次旻控狀 態(tài)份數(shù)備注附表四：文件審批表文件名稱文件編號起草部門擬定人發(fā)放范圍文件密級申謂日期時(shí)間要求一般性急 緊急耍求完審時(shí)間：年 月日文件類別行政文件 采迪文件 技術(shù)文件 生產(chǎn)文件 其他文件文件主養(yǎng)事項(xiàng)ii報(bào)部門崽見部門負(fù)責(zé)