會議管理優(yōu)化匯報材料課件

1、優(yōu)化會議管理匯報材料（11月工作例會）人事行政部2005-12-4提 綱一、會議管理現(xiàn)狀二、會議管理存在的問題三、2006年兩大例會管理改進(jìn)方案優(yōu)化會議議題人事行政部抓好兩頭參會領(lǐng)導(dǎo)配合事宜四、專業(yè)例會要把握的幾項(xiàng)原則五、各公司總結(jié)表彰會時間安排計劃表一、會議管理現(xiàn)狀 控股公司總部自成立以來，逐步形成了一定的會議管理體系，2004年5月制定的會議管理制度，對會議管理現(xiàn)狀進(jìn)行了規(guī)范，目前涉及集團(tuán)范圍的主要管理會議大都已形成例會管理慣例，為推動專業(yè)化管理發(fā)揮了積極作用。 二、會議管理存在問題 偏重于人事行政，生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營、財務(wù)方面核心議題一直相對較少，尤其對企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研究的議題和最能夠體現(xiàn)管理

2、深度和廣度的分析報告及暴露管理存在問題類議題少，總部管理中心未能充分發(fā)揮職能。 議題單一失衡資料收集延時會議討論離題督辦反饋簡單 會議資料下發(fā)少于3天將直接導(dǎo)致參會領(lǐng)導(dǎo)按照工作計劃審定會議材料，難以形成充分和成熟的上會意見，致使會議效果不盡理想。 參會領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備相對不足，對議題研究不深，會前就議題聯(lián)系及溝通不夠，對某一議題發(fā)表意見有時會偏離主題，爭論瑣碎細(xì)節(jié)過多，會對會議決策產(chǎn)生一定干擾。 對會議決議停留在匯總反饋階段，無法把握督辦工作標(biāo)準(zhǔn)，注重督辦過程，且督辦結(jié)果與考核脫離，未能引起責(zé)任部門重視，有待建立有效督促執(zhí)行體系 。 三、2006年兩大例會管理改進(jìn)方案優(yōu)化議題，集中研究戰(zhàn)略發(fā)展及宏觀管

3、理問題 抓好兩頭，強(qiáng)化會議準(zhǔn)備和決議督辦工作，進(jìn)一步為提高會議管理效率創(chuàng)造必要條件 需要各位參會領(lǐng)導(dǎo)積極協(xié)助配合，提高會議效率1、優(yōu)化議題-月度部長例會議題謀劃方案 會議定位：研究專業(yè)管理重大事項(xiàng)，開展專業(yè)管理分析，暴露專業(yè)管理中存在問題，提出集團(tuán)化共性管理思路，為月底工作例會做好情況溝通和準(zhǔn)備工作。 會議時間：每月15日會議議題：固化會議議題，形成工作節(jié)奏 部長例會調(diào)整議題原會議議題2006年度部長例會調(diào)整議題1、對上月例會決議執(zhí)行情況反饋1、企劃部每月匯報企劃專業(yè)管理進(jìn)展及情況分析人事行政部將和責(zé)任部門討論需要匯報的內(nèi)容及PPT模板2、經(jīng)營部每月匯報經(jīng)營專業(yè)工作進(jìn)展情況及開展專業(yè)分析2、研

4、究控股公司管理制度3、財務(wù)部每月匯報財務(wù)專業(yè)工作進(jìn)展情況及開展專業(yè)分析3、專題議題4、生產(chǎn)技術(shù)部每月匯報生產(chǎn)設(shè)備技術(shù)專業(yè)工作進(jìn)展情況及開展專業(yè)分析5、人事行政部、工程管理部（每兩月一次）、審計監(jiān)察部（每季度一次）分別專題匯報各專業(yè)線管理進(jìn)展工作及開展專業(yè)分析6、研究控股公司重大制度、重大決策、重大事項(xiàng)企劃部人事行政部提報7、對上月例會決議執(zhí)行情況進(jìn)行反饋，責(zé)任單位對異常及未完成事項(xiàng)進(jìn)行說明人事行政部提報4、上半月工作完成情況及下半月工作計劃8、上半月工作完成情況及下半月工作計劃，反映需要協(xié)調(diào)解決的重大事項(xiàng)作為閱讀議題5、安排高層培訓(xùn)9、安排高層培訓(xùn)隨機(jī)安排1、優(yōu)化議題-工作例會議題謀劃方案 會

5、議定位：針對各子公司及各部門提出的管理問題，溝通情況，研究應(yīng)對具體措施，調(diào)動資源保證正常生產(chǎn)經(jīng)營等工作的有序進(jìn)行，更多關(guān)注企業(yè)管理運(yùn)行體系建立和研究戰(zhàn)略發(fā)展問題。 會議時間：每月底會議議題：固化會議議題，形成工作節(jié)奏 原會議議題2006年度工作例會調(diào)整議題1、對上月例會決議執(zhí)行情況反饋1、企劃部每月匯報集團(tuán)經(jīng)營方針管理進(jìn)展情況，提供各單位經(jīng)營方針推進(jìn)月度反饋進(jìn)展情況材料，對總體進(jìn)展情況進(jìn)行評估，及提出下階段工作要求人事行政部將和責(zé)任部門談?wù)撔枰獏R報的內(nèi)容及PPT模板2、經(jīng)營部每月匯報集團(tuán)采購、銷售、供應(yīng)等經(jīng)營指標(biāo)完成情況，分析通報外部市場動態(tài)信息，匯報合同信用落實(shí)工作進(jìn)展，開展經(jīng)營工作分析工作

6、，提出下階段工作對策2、研究控股公司管理制度3、財務(wù)部每月匯報集成本、利潤、資金調(diào)度、融資等指標(biāo)完成情況；匯報合同付款落實(shí)工作進(jìn)展，開展財務(wù)工作分析，提出下階段工作對策3、專題議題4、生產(chǎn)技術(shù)部每月匯報集團(tuán)生產(chǎn)計劃執(zhí)行情況、生產(chǎn)、設(shè)備、技術(shù)、品種等指標(biāo)完成情況，對標(biāo)工作開展情況，子公司指標(biāo)橫向?qū)Ρ惹闆r，進(jìn)行差異化分析，對集團(tuán)生產(chǎn)運(yùn)行整體情況進(jìn)行分析，提出下階段工作對策5、人事行政部、工程管理部（每兩月一次）；審計監(jiān)察部（每季度一次）分別專題匯報各專業(yè)線管理現(xiàn)狀，開展分析，提出下階段工作對策。6、研究集團(tuán)公司重大制度、重大決策、重大事項(xiàng)處理企劃部人事行政部提報7、對上月例會決議執(zhí)行情況進(jìn)行反饋，

7、責(zé)任單位對異常及未完成事項(xiàng)進(jìn)行說明人事行政部匯總4、重點(diǎn)工作月度完成情況反饋8、安排各子公司及各部門對本單位管理工作規(guī)劃專題匯報具體安排計劃見下表5、安排高層培訓(xùn)9、安排高層培訓(xùn)隨機(jī)安排各子公司及各部門對本單位管理工作專題匯報安排計劃表時間會議會議地點(diǎn)匯報單位2月28日工作例會撫順新鋼鐵撫順新鋼鐵企劃部4月30日工作例會承德建龍承德建龍經(jīng)營部6月30日工作例會黑龍江建龍黑龍江建龍財務(wù)部、人事行政部8月31日工作例會吉林建龍吉林建龍生產(chǎn)技術(shù)部10月31日工作例會唐山建龍?zhí)粕浇埞こ坦芾聿俊徲嫳O(jiān)察部2、抓好兩頭，強(qiáng)化會議準(zhǔn)備和決議督辦工作 強(qiáng)化會議準(zhǔn)備人事行政部一方面要對會議議題進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，不

8、成熟或意見分歧較大的議題不匆忙上會，另一方面準(zhǔn)備時間明顯不充分的議題也不提交會議，要充分保證會議資料提前3天匯總完成，以給參會領(lǐng)導(dǎo)提供充足時間研討議題。會后決議督辦工作人事行政部將強(qiáng)化會議決議督辦管理，將所有兩大會議議定事項(xiàng)均納入督辦體系管理，逐一追蹤，落實(shí)督辦，通過制定詳盡的督辦計劃表，細(xì)化執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，定期跟蹤反饋情況，按期匯總工作成果，提請有關(guān)會議審議。同時為督促各公司及各部門重視決議督辦工作，擬新設(shè)立督辦簡報，定期在內(nèi)網(wǎng)平臺上對各子公司及各部門執(zhí)行決議情況逐月開展公示通報，并建議將完成情況及時納入對各子公司及各部門班子成員考核工作。開發(fā)會議管理IT系統(tǒng)人事行政部將會同信息化部門在2006年

9、上半年開發(fā)以信息平臺為基礎(chǔ)的會議管理系統(tǒng)，將會議通知、會議資料上傳和下載、會議紀(jì)要發(fā)布、會議督辦情況反饋及考核事項(xiàng)融為一體，建立會議管理平臺和會議各種資料存檔區(qū)，減少人為操作因素，提高會議管理效率。3、需要各位參會領(lǐng)導(dǎo)給予協(xié)助配合的工作事項(xiàng) 一方面要求參會領(lǐng)導(dǎo)要提前謀劃本部門（或單位）的會議議題及會議材料，按照會議管理時間節(jié)點(diǎn)提報相關(guān)會議資料，另一方面也要求參會領(lǐng)導(dǎo)要在會前認(rèn)真研究會議議題及資料，在會前做更多的溝通工作，要將能夠事前溝通解決的事項(xiàng)消化在會前； 同時還要召開必要的專題會議，集合集體智慧，形成能夠代表部門單位的綜合意見提交會議討論。正式會議提交的意見應(yīng)以無法協(xié)調(diào)一致和需要會議議定的

10、事項(xiàng)為主。對各位參會領(lǐng)導(dǎo)的工作事項(xiàng)要求，人事行政部草擬了以下設(shè)想，所列事項(xiàng)有待會議審定 。人事行政部長牽頭做好會議管理工作，審核把關(guān)會議議題；每兩月奇月分析人事行政專業(yè)工作存在問題，定期匯報專業(yè)工作，提出對策對歷次決議執(zhí)行情況進(jìn)行收集反饋分析，責(zé)成未完成單位對未完成事項(xiàng)進(jìn)行專項(xiàng)說明安排每年一次專題匯報人事行政專業(yè)工作規(guī)劃企劃部長導(dǎo)入管理工具，引導(dǎo)企劃管理方向；每月提出議題關(guān)注發(fā)展戰(zhàn)略，引導(dǎo)企業(yè)戰(zhàn)略制定和組織實(shí)施計劃對集團(tuán)經(jīng)營方針管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析評估，提供各單位月度經(jīng)營方針進(jìn)展情況資料安排每年一次匯報企劃專業(yè)工作規(guī)劃經(jīng)營部長開展專業(yè)工作分析工作每月匯報集團(tuán)采購、銷售、供應(yīng)等經(jīng)營指標(biāo)完成情況，分析

11、通報外部市場動態(tài)信息，匯報信用落實(shí)工作進(jìn)展，開展經(jīng)營工作分析工作，提出下階段工作對策安排每年一次專題匯報經(jīng)營工作規(guī)劃財務(wù)部長開展專業(yè)工作分析工作每月匯報集團(tuán)財務(wù)、資金調(diào)度及預(yù)算執(zhí)行情況分析，提出對策 安排每年一次專題匯報財務(wù)工作規(guī)劃生產(chǎn)技術(shù)部長開展專業(yè)工作分析工作每月匯報集團(tuán)生產(chǎn)、設(shè)備及技術(shù)質(zhì)量工作情況分析，提出對策 安排每年一次專題匯報生產(chǎn)、技術(shù)、設(shè)備工作規(guī)劃審計監(jiān)察部長開展專業(yè)工作分析工作每季末月匯報審計監(jiān)察工作內(nèi)及執(zhí)行情況分析，提出對策安排每年一次專題匯報審計監(jiān)察工作規(guī)劃工程管理部長開展專業(yè)工作分析工作每兩月偶月匯報集團(tuán)工程及技改工作情況分析，提出對策每年安排一次專題匯報工程管理工作規(guī)劃

12、子公司總經(jīng)理及時反映公司重大生產(chǎn)經(jīng)營情況信息及需要解決的管理需求；每年安排一次專題匯報本公司生產(chǎn)經(jīng)營及管理工作規(guī)劃四、專業(yè)會議要把握的四點(diǎn)原則1、各部門專業(yè)會議要按照計劃表中鎖定的時間、地點(diǎn)和會議議題開展會議管理工作，不要輕易打破工作節(jié)奏。為方便各位領(lǐng)導(dǎo)對會議情況進(jìn)行統(tǒng)籌了解，人事行政部計劃印制專門工作臺歷，將各部門工作計劃印制在臺歷上，提醒領(lǐng)導(dǎo)了解會議信息，把握工作節(jié)奏。2、由于控股公司各部門與各子公司之間的管理溝通以專業(yè)會議方式較為普遍，每月總部召開的專業(yè)會議較為頻繁（平均7次/月），鑒于公司已經(jīng)建立了高品質(zhì)的視頻系統(tǒng)，且跨時空交流功能能夠滿足會議管理需要，為提高會議效率，減少接待壓力，降

13、低管理費(fèi)用，提倡勤儉辦公，人事行政部提倡各專業(yè)會議應(yīng)以視頻會議為主，召開必要的見面會議最多是2個月1次，建議是1個季度1次。3、人事行政部建議各專業(yè)會議的召開要本著防止攀比、厲行節(jié)約、因陋就簡的原則進(jìn)行會務(wù)組織，接待及會議成本按照人事行政部提出的會議預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行控制。（會議費(fèi)用支出標(biāo)準(zhǔn)見下頁）4、人事行政部將對控股公司各部門的專業(yè)會議召開方式進(jìn)行季度評估，并請審計監(jiān)察部監(jiān)督各部門執(zhí)行情況。會議支出標(biāo)準(zhǔn)2005年部分支出情況會議類別住宿正餐非正餐活動標(biāo)準(zhǔn)工作例會300元/人80元/人10-15元/人100元/人部長例會-80元/人10-15元/人100元/人專業(yè)例會80元/人40元/人6-10元

14、/人-會議類別住宿費(fèi)餐費(fèi)往返活動費(fèi)小計工作例會137221505280160010400專業(yè)例會60011503860-56102006年將安排：11次工作例會、68次專業(yè)例會，具體詳見附件如全部都開見面會議將直接發(fā)生費(fèi)用合計：50萬五、各公司總結(jié)表彰會時間安排計劃表 考慮元月56日各子公司及總公司財務(wù)結(jié)算結(jié)果才能統(tǒng)計出來，同時控股公司工作總結(jié)報告及各部門2006年工作總結(jié)報告都將于12月31日提交工作例會討論，為保持子公司工作思路與控股公司工作思路聯(lián)貫一致，建議各子公司總結(jié)表彰大會圍繞元月15日控股公司總結(jié)表彰大會時間左右召開。經(jīng)過與各子公司溝通，初步擬就了各子公司總結(jié)表彰大會召開時間，請審

15、議。公司名稱原定時間擬調(diào)整時間修造公司12月22日12月22日黑龍江建龍 元月8日 元月8日吉林建龍元月10日元月10日礦業(yè)公司（寬城）元月12日元月12日撫鋼新鋼鐵元月13日元月13日控股公司元月15日（周日）元月15日（周日）唐山建龍未定元月16日承德建龍元月10日元月18日控股公司1月15日總結(jié)表彰大會擬安排三個議程： 宣讀控股公司表彰決定文件（人事行政部起草）； 董事長做工作報告（企劃部起草）； 控股公司各部門宣講2006年專業(yè)工作思路報告。其中控股公司表彰大會上僅宣讀控股公司最佳員工及最佳團(tuán)隊表彰文件，不安排頒獎活動，獲得控股公司最佳員工及團(tuán)隊獎項(xiàng)頒獎儀式合并在各子公司總結(jié)表彰會上進(jìn)

16、行。子公司總結(jié)表彰會時間敲定后，各子公司將結(jié)合工作需要，提報需要董事長在參加子公司總結(jié)表彰會議期間的走訪計劃。需要審定的事項(xiàng)議定對方案提出的對兩個例會會議議題優(yōu)化調(diào)整設(shè)想方案審定需要各子公司及各部門參會領(lǐng)導(dǎo)配合兩個例會的工作事項(xiàng)審定2006年會議計劃及管理原則事項(xiàng)各公司總結(jié)表彰大會時間安排計劃議定對方案提出的對兩個例會會議議題優(yōu)化調(diào)整設(shè)想方案原會議議題2006年度部長例會調(diào)整議題1、對上月例會決議執(zhí)行情況反饋1、企劃部每月匯報企劃專業(yè)管理進(jìn)展及情況分析人事行政部將和責(zé)任部門討論需要匯報的內(nèi)容及PPT模板2、經(jīng)營部每月匯報經(jīng)營專業(yè)工作進(jìn)展情況及開展專業(yè)分析2、研究控股公司管理制度3、財務(wù)部每月匯

17、報財務(wù)專業(yè)工作進(jìn)展情況及開展專業(yè)分析3、專題議題4、生產(chǎn)技術(shù)部每月匯報生產(chǎn)設(shè)備技術(shù)專業(yè)工作進(jìn)展情況及開展專業(yè)分析5、人事行政部、工程管理部（每兩月一次）、審計監(jiān)察部（每季度一次）分別專題匯報各專業(yè)線管理進(jìn)展工作及開展專業(yè)分析6、研究控股公司重大制度、重大決策、重大事項(xiàng)企劃部人事行政部提報7、對上月例會決議執(zhí)行情況進(jìn)行反饋，責(zé)任單位對異常及未完成事項(xiàng)進(jìn)行說明人事行政部提報4、上半月工作完成情況及下半月工作計劃8、上半月工作完成情況及下半月工作計劃，反映需要協(xié)調(diào)解決的重大事項(xiàng)處理作為閱讀議題5、安排高層培訓(xùn)9、安排高層培訓(xùn)隨機(jī)安排原會議議題2006年度工作例會調(diào)整議題1、對上月例會決議執(zhí)行情況反饋

18、1、企劃部每月匯報集團(tuán)經(jīng)營方針管理進(jìn)展情況，提供各單位經(jīng)營方針推進(jìn)月度反饋進(jìn)展情況材料，對總體進(jìn)展情況進(jìn)行評估，及提出下階段工作要求人事行政部將和責(zé)任部門談?wù)撔枰獏R報的內(nèi)容及PPT模板2、經(jīng)營部每月匯報集團(tuán)采購、銷售、供應(yīng)等經(jīng)營指標(biāo)完成情況，分析通報外部市場動態(tài)信息，匯報合同信用落實(shí)工作進(jìn)展，開展經(jīng)營工作分析工作，提出下階段工作對策2、研究控股公司管理制度3、財務(wù)部每月匯報集成本、利潤、資金調(diào)度、融資等指標(biāo)完成情況；匯報合同付款落實(shí)工作進(jìn)展，開展財務(wù)工作分析，提出下階段工作對策3、專題議題4、生產(chǎn)技術(shù)部每月匯報集團(tuán)生產(chǎn)計劃執(zhí)行情況、生產(chǎn)、設(shè)備、技術(shù)、品種等指標(biāo)完成情況，對標(biāo)工作開展情況，子公司

19、指標(biāo)橫向?qū)Ρ惹闆r，進(jìn)行差異化分析，對集團(tuán)生產(chǎn)運(yùn)行整體情況進(jìn)行分析，提出下階段工作對策5、人事行政部、工程管理部（每兩月一次）；審計監(jiān)察部（每季度一次）分別專題匯報各專業(yè)線管理現(xiàn)狀，開展分析，提出下階段工作對策。6、研究集團(tuán)公司重大制度、重大決策、重大事項(xiàng)處理企劃部人事行政部提報7、對上月例會決議執(zhí)行情況進(jìn)行反饋，責(zé)任單位對異常及未完成事項(xiàng)進(jìn)行說明人事行政部匯總4、重點(diǎn)工作月度完成情況反饋8、安排各子公司及各部門對本單位管理工作規(guī)劃專題匯報具體安排計劃見下表5、安排高層培訓(xùn)9、安排高層培訓(xùn)隨機(jī)安排各子公司及各部門對本單位管理工作專題匯報安排計劃表時間會議會議地點(diǎn)匯報單位2月28日工作例會撫順新鋼

20、鐵撫順新鋼鐵企劃部4月30日工作例會承德建龍承德建龍經(jīng)營部6月30日工作例會黑龍江建龍黑龍江建龍財務(wù)部、人事行政部8月31日工作例會吉林建龍吉林建龍生產(chǎn)技術(shù)部10月31日工作例會唐山建龍?zhí)粕浇埞こ坦芾聿?、審計監(jiān)察部審定需要各子公司及各部門參會領(lǐng)導(dǎo)配合兩個例會的工作事項(xiàng)人事行政部長牽頭做好會議管理工作，審核把關(guān)會議議題；每兩月奇月分析人事行政專業(yè)工作存在問題，定期匯報專業(yè)工作，提出對策對歷次決議執(zhí)行情況進(jìn)行收集反饋分析，責(zé)成未完成單位對未完成事項(xiàng)進(jìn)行專項(xiàng)說明安排每年一次專題匯報人事行政專業(yè)工作規(guī)劃企劃部長導(dǎo)入管理工具，引導(dǎo)企劃管理方向；每月提出議題關(guān)注發(fā)展戰(zhàn)略，引導(dǎo)企業(yè)戰(zhàn)略制定和組織實(shí)施計劃對

21、集團(tuán)經(jīng)營方針管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析評估，提供各單位月度經(jīng)營方針進(jìn)展情況資料安排每年一次匯報企劃專業(yè)工作規(guī)劃經(jīng)營部長開展專業(yè)工作分析工作每月匯報集團(tuán)采購、銷售、供應(yīng)等經(jīng)營指標(biāo)完成情況，分析通報外部市場動態(tài)信息，匯報信用落實(shí)工作進(jìn)展，開展經(jīng)營工作分析工作，提出下階段工作對策安排每年一次專題匯報經(jīng)營工作規(guī)劃財務(wù)部長開展專業(yè)工作分析工作每月匯報集團(tuán)財務(wù)、資金調(diào)度及預(yù)算執(zhí)行情況分析，提出對策 安排每年一次專題匯報財務(wù)工作規(guī)劃生產(chǎn)技術(shù)部長開展專業(yè)工作分析工作每月匯報集團(tuán)生產(chǎn)、設(shè)備及技術(shù)質(zhì)量工作情況分析，提出對策 安排每年一次專題匯報生產(chǎn)、技術(shù)、設(shè)備工作規(guī)劃審計監(jiān)察部長開展專業(yè)工作分析工作每季末月匯報審計監(jiān)察工作內(nèi)及執(zhí)行情況分析，提出對策安排每年一次專題匯報審計監(jiān)察工作規(guī)劃工程管理部長開展專業(yè)工作分析工作每兩月偶月匯報集團(tuán)工程及技改工作情況分析，提出對策每年安排一次專題匯報工程管理工作規(guī)劃子公司總經(jīng)理及時反映公司重大生產(chǎn)經(jīng)營情況信息及需要解決的管理需求；每年安排一次專題匯報本公司生產(chǎn)經(jīng)營及管理工作規(guī)劃審定2006年會議計劃及管理原則事項(xiàng)1、各部門專業(yè)會議要按照計劃表中鎖定的時間、地點(diǎn)和會議議題開展會議管理工作，不要輕易打破工作節(jié)奏。為方便各位領(lǐng)導(dǎo)對會議情況進(jìn)行統(tǒng)籌了解，人事行政部計劃印