8第八章項目的資源獲取

1、電子商務(wù)工程管理MarketingMarketing1第八章 工程的資源獲取主要內(nèi)容一、資源類型與獲取資源的步驟二、確定需要的資源與時間、預(yù)算要求三、資源戰(zhàn)略與進度控制四、資源管理學(xué)習(xí)目標(biāo)1.掌握資源獲取的步驟2.了解如何確定需要的資源與時間、預(yù)算要求一、資源類型與獲取資源的步驟（一）資源類型與關(guān)鍵資源關(guān)注：1.資源類型：（1）人力資源：工程領(lǐng)導(dǎo)、工程小組、工程支持以及兼職工作人員；（2）設(shè)備與效勞：機器、工具、計算機、通訊效勞；（3）各種設(shè)施：通用（或?qū)Ｓ茫┙ㄖ胺课荨⒐檬聵I(yè)、停車位；在同一個公司中，電子商務(wù)工程必須與其他工程競爭且勝出，從而獲得資源與資金的支持；否則會在資金獲取上慘敗。2

2、.關(guān)鍵資源的重點事項：（1）如果占用時間過長，可能會造成預(yù)算超支；（2）有時不得不拒絕向他人提供這些資源，從而樹敵；（3）可能不能及時獲得相關(guān)資源，從而影響進度；（4）如果不能得到適宜的資源，工程就會慢慢停滯下來，其質(zhì)量也將大打折扣；（5）如果不愿關(guān)心行政方向的因素，或者對其不敏感，你所得到的，將很可能是錯誤的資源。作為電子商務(wù)工程的管理人員，注意力應(yīng)該放在稀缺的、對關(guān)鍵任務(wù)有重大意義或者對自己非常重要的資源上面。3.需要關(guān)注的資源：（1）該資源對多個任務(wù)有直接的關(guān)鍵作用；（2）多個子工程或本工程以外的其他工程，都需要這種資源；（3）該資源稀缺并難以獲得；（4）該資源的使用或應(yīng)用較復(fù)雜；（5）

3、該資源是特定任務(wù)中非常關(guān)鍵的資源組合中的一種；（6）如果該資源是人，需要擁有足夠的知識或技能；（7）該資源會被其他非工程工作使用和分享。這類資源要特別關(guān)注，會極大地影響工程進度。案例行政管理與工程資源的沖突小張是技術(shù)處的一名職工，最近被抽調(diào)到某新產(chǎn)品開發(fā)工程組工作。有一天，小張接到他的處長老李的電話：“小張，你現(xiàn)在能不能馬上到處理來一下？小張正與工程客戶討論一些工程的技術(shù)細節(jié)，一下子很難走開，他想向處長解釋一下。可是，沒等他講完，李處長便輕輕將他的話打斷了：“你很忙啊，好，好，那你就看著辦吧。結(jié)果會怎么樣？小張立刻放下手頭的工作，氣喘吁吁地趕回處里，問處長出了什么事?！捌鋵嵰矝]什么大事，就是我

4、的一份資料找不著了，想請你回來幫著找一找。處長不介意地說。小張有脾氣嗎？沒有，因為他知道，對他來說處長遠比工程經(jīng)理重要。工程組沒有冗余人員，不同環(huán)節(jié)需要不同的人員來完成工程任務(wù)。當(dāng)任務(wù)完成后，他們將離開工程組。相關(guān)人員從哪里來，往哪里去？很顯然，從各個相關(guān)部門來，到各個相關(guān)部門去。因此，部門經(jīng)理們通常會認為：“我們不是收容所，如果工程需要人我們就給它人，不需要人時我們還要接受他們，那么部門的工作就沒法干了。這種情況造成的結(jié)果是，工程經(jīng)理需要的是“賢人，但部門提供的是“閑人，部門經(jīng)理和工程經(jīng)理常常為了搶奪工程資源而起糾紛。（二）電子商務(wù)工程資源獲取的步驟1.確定需要何種資源，以及應(yīng)在何時獲得該資

5、源；2.建立電子商務(wù)工程的預(yù)算；3.創(chuàng)立工程的監(jiān)管機制；4.將資源添加到進度表中；5.確定你的資源戰(zhàn)略；6.在獲取資源的競爭中勝出，結(jié)束獲取資源的過程；7.方案將資源轉(zhuǎn)移到電子商務(wù)工程中來；8.將資源轉(zhuǎn)移到電子商務(wù)工程中來；9.決定何時釋放這些資源；二、確定需要的資源與時間、預(yù)算要求：（一）確定需要的資源與時間要求：1.人力資源：2.設(shè)備資源：（1）考慮通常狀況下可以得到的工具和部件；（2）考慮任務(wù)電子商務(wù)工程所要求的軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)、其他的設(shè)備和效勞。3.設(shè)施：（1）既要考慮通常的設(shè)施，如辦公空間；（2）又要考慮專門的設(shè)施，如測試設(shè)備或?qū)ｉT的存儲區(qū)域；4.時間要求：獲取某資源以前，必須在進度

6、表中確定和布置獲取活動的具體步驟。如果需要供給商的報價單或者申請書，資源交貨時間需要提前，并在收到這些文件后評價和洽談。（二）建立電子商務(wù)工程的預(yù)算：1.首先考慮預(yù)算中易于估計局部，通常根據(jù)先前的經(jīng)驗來估算；人力資源的獲取留到以后進行。2.執(zhí)行以下任務(wù)：（1）根據(jù)工程方案書，建立起關(guān)于資源的初步要求。利用EXCEL制作一個關(guān)于資源的電子表格，其中行代表資源和任務(wù)，列代表時間。以月為單位統(tǒng)計每種資源的使用期限。每個月份中的格子用于填寫預(yù)算額。（2）根據(jù)上表，對應(yīng)任務(wù)，不斷修改（特別是資源與對應(yīng)的任務(wù)），以使資源到達適宜。通過明細的任務(wù)對應(yīng)，逐漸完善與細化預(yù)算，最后可以通過電子表格輕易進行統(tǒng)計。三

7、、資源戰(zhàn)略與進度控制：（一）確定資源戰(zhàn)略1.確定資源戰(zhàn)略的理由：產(chǎn)生資源戰(zhàn)略的原因是因為資源并非如你所想象或管理層承諾那樣會源源不斷地流入工程中，很多時候，管理層對工程的信心會有動搖，并且這種信心建立在目前工程進展成果的基礎(chǔ)之上。另一方面，資源的到位也會穩(wěn)定工程組成員的信心。比方到了一批新電腦，或者某項資金劃撥到位，都會使工程組成員更加努力于當(dāng)前工作。因此，首先需要擬定的策略是，集中在未來三個月內(nèi)（或更短時間）的資源獲取上面，使你可以開始相關(guān)工作，并盡早取得成果，以穩(wěn)固管理層信心，便于進一步獲得下一步資源。2.確定資源戰(zhàn)略的工作重心：（1）確定對工程所要求資源的負責(zé)人：1尋找直接決策人，以及重

8、要影響者；2對于內(nèi)部資源，在工程早期，與控制資源的管理人員聯(lián)系，獲得他們的支持。提前打招呼，使他們的方案與你的方案匹配。3對于外部資源，需要聯(lián)系采購部門，以便決定獲取這些資源的各種程序、步驟以及時間安排。（2）了解其他與本工程爭奪資源的工程：1不能只關(guān)心工程之內(nèi)的事，要睜大眼睛了解其他與本工程爭奪資源的工程。了解的渠道除了官方渠道之外，也要特別關(guān)注各種非官方渠道，尤其要與資源掌握人員搞好關(guān)系，從他們那里了解更多相關(guān)信息。2應(yīng)該為資源到達的時間留有余地，不能完全靠理論推算資源到達的時間。（3）關(guān)注提供幫助者的收益。學(xué)會感恩。不要因為是工作關(guān)系，就覺得理所當(dāng)然。如果你希望今后繼續(xù)獲得支持，應(yīng)該考慮

9、到該工程結(jié)束之后，相關(guān)管理層或渠道人員可能的收益。（二）獲取并轉(zhuǎn)移資源到電子商務(wù)工程中由于市場競爭的加劇，組織內(nèi)閑置的可用資源幾乎已經(jīng)絕跡，這就意味著你必須與其他工程一起為所需資源進行競爭。1.競爭獲勝的原則：（1）確認自己已經(jīng)制定了一個實際的、而且是對資源需求最小的方案。告訴管理人員，該方案對資源需求的估計確實是最小的，同時也是可行的。你必須愿意為得到這些資源而進行交涉，并隨時準備妥協(xié)。（2）組建電子商務(wù)工程小組時，把小組成員的角色定義為銷售人員，以便獲得資源。（3）遵從你的資源策略，爭取更多的承諾。2.獲取資源的過程： 將對資源的要求、工程方案、工程進度表，以及通過資源獲得的階段性成果提供

10、給采購人員或管理者；同時指明各項任務(wù)將如何影響整個工程的進度。提供信息越多，越容易獲得幫助、理解與支持。在備忘錄中，記下你們的協(xié)議。3.將資源轉(zhuǎn)移到電子商務(wù)工程中來：（1）介紹情況，使工程組成員熟悉工程的相關(guān)資料，以及當(dāng)前與未來一段時間的進度狀況。（2）當(dāng)資源到位時，開始啟動資源；如果不能及時到位，不要等待，立即了解情況并找相關(guān)人士配合解決。（3）隨時準備著資源的釋放，應(yīng)對可能出現(xiàn)的變動。四、資源管理：（一）評估工作結(jié)果和里程碑任務(wù)1.定義評估工作的級別對任務(wù)進行評估，按復(fù)查情況分等級進行排序，標(biāo)準為：級別0沒有復(fù)查；級別1評估工作存在與否；級別2評估工作的概況；級別3評估工作的內(nèi)容。 由于時

11、間關(guān)系等因素，許多里程碑任務(wù)的檢查實質(zhì)上是檢查到級別1；如果是關(guān)鍵性的任務(wù)，則需要根據(jù)情況深入到級別2或者級別3。2.復(fù)查通過執(zhí)行工作的工程團隊成員對里程碑任務(wù)的狀況進行匯報，有如下步驟順序：（1）在會議之前為復(fù)查分發(fā)資料；（2）事先定一些問題，交制定會議議程；（3）會議討論并解決存在問題；（4）會議結(jié)束時，決定行動方針與步驟。3.復(fù)查結(jié)果的幾種情況：（1）當(dāng)工作結(jié)果完全無法被接受時，停止任務(wù)。（2）工程繼續(xù)，團隊重新開始該任務(wù)。（3）任務(wù)質(zhì)量可接受，需要稍后附加一些工作；（4）任務(wù)質(zhì)量可接受，需要立即附加一些工作；（5）任務(wù)質(zhì)量可接受，不需要附加任何工作。（二）資源平衡與優(yōu)化資源（工程管理模

12、板）1.資源平衡的意義在工程管理過程中，當(dāng)需求的資源超過實際可利用的資源，或者需求的資源水平發(fā)生變化時，必然會影響工程進度方案的實現(xiàn)，一種常用的方法就是資源平衡法。通常有兩種方法來進行資源平衡，一是利用非關(guān)鍵路徑上可以利用的浮動時間來安排進度方案，二是調(diào)整資源的配置來防止資源的過度分配。通過資源平衡，使工程的資源得以最有效地利用。2.資源平衡的作用：（1）減少資源的過度分配，提高資源的使用效率；（2）充分利用浮動時間，確保進度方案的實現(xiàn)。由于王小東承擔(dān)了很重的任務(wù)，可以將工期后延，以到達資源平衡。另外就是利用PROJECT的調(diào)配資源功能來調(diào)配。點擊菜單：“工具調(diào)配資源，在彈出的對話框中選擇“自

13、動點擊“開始調(diào)配按鈕后將進行調(diào)配，并給出調(diào)配結(jié)果：這樣王小東的工作將與張倩的后一段工作同時進行，當(dāng)然這需要非關(guān)鍵工作路徑才可以。如果需要針對關(guān)鍵任務(wù)進行調(diào)配，首先要設(shè)置關(guān)鍵任務(wù)。步驟一：插入列：最早開始時間和最晚開始時間步驟二：按目測關(guān)鍵任務(wù)順序，從左往右將你認為理想的關(guān)鍵任務(wù)的最早開始時間和最晚開始時間設(shè)置為相同（即“不得早于開始和“不得晚于開始的“限制日期應(yīng)該相同）。（三）協(xié)同電子商務(wù)管理1.協(xié)同管理方法的關(guān)鍵要素（1）團隊中每個成員有責(zé)任明確各項任務(wù)的細節(jié)，更新任務(wù)，提出與這些任務(wù)相關(guān)的問題和共同參與工程工作。由于電子商務(wù)工程較大，往往存在多個領(lǐng)導(dǎo)人，相互協(xié)調(diào)是非常重要的。（2）電子商務(wù)

14、的主要工作一般是分配給多個人的一般而言，電子商務(wù)工程中30%40%的任務(wù)是由23個人共同完成的。由于任務(wù)量的大小不同，人們觀點的不同，背景的不同，以及知識面和能力的不同，將一項復(fù)合型的任務(wù)同時分配給幾個人完成是很正常的事情。（3）電子商務(wù)工程各領(lǐng)導(dǎo)宰需要共享信息這些信息包括方案、問題和可供學(xué)習(xí)的經(jīng)驗教訓(xùn)。他們也要與業(yè)務(wù)部門各級經(jīng)理分享信息，這些業(yè)務(wù)部門是團隊成員的所屬部門。2.協(xié)同合作方法的好處（1）參與越多意味著對電子商務(wù)工程的承諾和理解就越多。（2）人們共同工作和分享信息可以加強彼此之間的信任。（3）參與共享信息可以提高工作質(zhì)量。（4）團隊和工程領(lǐng)導(dǎo)者之間相互支援。（5）在電子商務(wù)工程中，

15、關(guān)于問題的討論有助于培養(yǎng)人們的技能。（6）電子商務(wù)工程更可能按時在預(yù)算之內(nèi)獲得最終的成功。（7）通過一個好的論壇可以獲得關(guān)于電子商務(wù)可供學(xué)習(xí)的教訓(xùn)。（8）良好交流使得人們能較早地看到問題的警示。3.電子商務(wù)工程協(xié)同辦公場所與其他工程相比，電子商務(wù)工程更注重溝通與協(xié)調(diào)。因而，在辦公場所布置上也要表達這一點，充分為工程組成員的溝通提供方便。（四）協(xié)同合作的步驟1.方案所需資源在電子商務(wù)工程獲得批準之后，詳細方案所需資源。主要是集中考慮工作開始的幾個月內(nèi)需要的資源，不要過早地預(yù)置資源。（1）與團隊成員個人溝通與每個團隊成員個別地詳細觀察電子商務(wù)工程的和范圍?？匆豢慈绾螌F隊成員的人個興趣與電子商務(wù)工

16、程協(xié)調(diào)一致起來，主要目的是通過這個過程讓團隊成員看到電子商務(wù)工程能夠如何幫助他們增加經(jīng)驗和技能。特別要與團隊成員個人溝通的是，告知他在哪些方面適合這個工程，他的個人角色以及與其他團隊成員之間的關(guān)系。（2）關(guān)注團隊成員在工程中獲得的成長方案關(guān)注成員的成長，有利于調(diào)動個人興趣，增加能動性，如參加工程團隊之初，交給他一份未來希望到達的能力表，讓他填寫，并溝通，在工程進行到一定程度的時候檢查個人能力目標(biāo)的達成情況，并在工程結(jié)束時對這個表的實現(xiàn)情況進行總結(jié)。2.協(xié)同工作的方法（1）建立或評估一個工程模板定義哪些成員要對某項任務(wù)聯(lián)合負責(zé)，一般定義30%40%為任務(wù)為聯(lián)合負責(zé)任務(wù)。（2）模擬運行詳細的電子商

17、務(wù)方案和更新方案（3）為未來三個月的電子商務(wù)工程構(gòu)造詳細的任務(wù)（4）找到關(guān)鍵任務(wù)并分配資源，再為一般任務(wù)分配資源（5）定義周期和日期3.通過最初的任務(wù)建立協(xié)同工作團隊（1）提出最初的爭議性問題通過小組討論的方法，向團隊展示產(chǎn)生決定和采取行動的過程，并讓團隊成員對協(xié)同工作的過程進行反應(yīng)，使協(xié)同過程更加優(yōu)化。樹立起“爭論的目的是為了解決問題，而非玩辦公室政治的良好工作氣氛，以建立一種良好協(xié)調(diào)工作的機制。這項機制將形成一種工程組文化，有助于解決今后遇到的更棘手的問題。下述情況說明你已經(jīng)到達了目的：1團隊即使沒有管理者的指令也能解決問題；2贏得了以團隊形式處理問題的信心；3為解決涉及面更大、爭議程度更

18、深的問題鋪墊好了處理問題的成功機制。（2）詳細討論工程最初階段的里程碑檢查團隊成員的工作是否到達里程碑目標(biāo)，關(guān)注早期工程中出現(xiàn)的未被良好執(zhí)行的任務(wù)?？偨Y(jié)教訓(xùn)與經(jīng)驗，讓未能良好執(zhí)行任務(wù)的成員意識到自己的失誤并能夠獲得解決問題的方法。4.資源相關(guān)問題的解決（1）士氣士氣是人力資源的重要因素，如果不能適當(dāng)?shù)墓芾砗图ぐl(fā)團隊成員的才能、不能使團隊成員從工作中獲得認可和成就感，將使團隊士氣低落；最壞的結(jié)果是形成松散、沒有激情的團隊。良好的士氣需要適當(dāng)?shù)墓ぷ麟y度、對工作中成就鼓勵程度的把握、適度的批評等領(lǐng)導(dǎo)人員的相關(guān)工作，同時也要培養(yǎng)團隊成員的自律意識。經(jīng)常性的拓展訓(xùn)練或集體協(xié)作活動競賽，有助于培訓(xùn)良好的士氣。（2）對團隊成員工作不理想的處理如果團隊成員工作不理想，要認真分析原因，是否可以繼續(xù)留用培養(yǎng)，或者勸其離開團隊。這類決斷需要慎重，否則會傷害團隊的凝聚力。案例：李開復(fù)開除師兄Google中國區(qū)總裁李開復(fù)博士曾經(jīng)面臨開除一個無辜的員工還是同門師兄的矛盾。面臨這個選擇，李開復(fù)很矛盾，但后來他想到：如果明天看到兩條新聞，一條是徇私的李開復(fù)裁掉無辜員工，一條是冷酷李開復(fù)裁掉同門師兄，顯然前者與他價值觀的沖突更大，所以他就選擇了開除師兄。（3）處理采購過程采購極易成為一個官僚的過程，大公司