xxx分公司會(huì)議室使用管理辦法(2011版)(1)

1、PAGE PAGE 5xxx分公司會(huì)議室運(yùn)用管理方法一、目的為了充分利用會(huì)議室的功能，給員工創(chuàng)建一個(gè)良好的辦公環(huán)境，使會(huì)議室的管理和運(yùn)用更加規(guī)范化、合理化，以確保公司各類會(huì)議的正常召開，現(xiàn)結(jié)合本公司的實(shí)際狀況，制定本制度。二、適用范圍1、本制度適用于分公司全體員工（含勞務(wù)工）。2、會(huì)議室類型：會(huì)議室名稱地 點(diǎn)運(yùn)用范圍 容納人數(shù)備注多功能廳新大樓九層公司級(jí)會(huì)議160人左右智真會(huì)議室新大樓八層公司級(jí)（超高清視頻）會(huì)議10人左右301小型會(huì)議室新大樓三層公司級(jí)會(huì)議、部門會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議、緊急會(huì)議24人左右302高清會(huì)場新大樓三層公司級(jí)（高清投影）會(huì)議、經(jīng)理辦公會(huì)、公司月會(huì)、例會(huì)、培訓(xùn)30人左右303小

2、型會(huì)議室新大樓三層公司級(jí)會(huì)議、部門會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議、緊急會(huì)議14人左右304標(biāo)清會(huì)場新大樓三層公司級(jí)（視頻電視電話）會(huì)議、經(jīng)理辦公會(huì)、公司月會(huì)、例會(huì)、培訓(xùn)100人左右305中型會(huì)議室新大樓三層公司級(jí)（投影）會(huì)議、經(jīng)理辦公會(huì)、公司月會(huì)、例會(huì)46人左右306貴賓室新大樓三層公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)接待、座談11人左右沙發(fā)七樓會(huì)議室新大樓七層部門會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議、緊急會(huì)議30人左右六樓會(huì)議室新大樓六層部門會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議、緊急會(huì)議30人左右五樓會(huì)議室新大樓五層部門會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議、緊急會(huì)議30人左右一樓會(huì)議室新大樓一層部門會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議、緊急會(huì)議30人左右三、會(huì)議室的運(yùn)用規(guī)定：1、會(huì)議室是特地用于召開會(huì)議、研討工作的地方

3、，未經(jīng)允許，不得挪借他用。2、公司會(huì)議室的管理由分公司綜合部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。會(huì)議涉及運(yùn)用的設(shè)備及設(shè)施由指定專人負(fù)責(zé)保管、管理與調(diào)試。3、非參與會(huì)議及培訓(xùn)的人員，未經(jīng)允許不得隨意進(jìn)入會(huì)議室。4、為了避開會(huì)議發(fā)生沖突，各部門如需運(yùn)用三層各會(huì)議室、八層智真會(huì)議室、九層多功能廳，需提前1天向綜合部提出申請(qǐng)并填寫會(huì)議室運(yùn)用申請(qǐng)表，以便統(tǒng)一支配；各部門如需運(yùn)用一層、五層、六層、七層、八層會(huì)議室，需在各會(huì)議室管理人員處填寫xxx分公司會(huì)議室申請(qǐng)運(yùn)用狀況登記表后，方可運(yùn)用。臨時(shí)召開的緊急會(huì)議須要占用會(huì)議室時(shí)，需提前2小時(shí)向綜合部提出申請(qǐng)并登記。任何部門或個(gè)人運(yùn)用公司各會(huì)議室都必需在會(huì)議室管理人員處填寫xxx分公司會(huì)

4、議室申請(qǐng)運(yùn)用狀況登記表后，方可運(yùn)用。5、各部門申請(qǐng)運(yùn)用會(huì)議室時(shí)，需明確運(yùn)用時(shí)間、參與人員、運(yùn)用設(shè)備等，以便提前打算，確保會(huì)議順當(dāng)進(jìn)行，如有須要其他部門協(xié)辦的事項(xiàng)需提前注明，以便依據(jù)實(shí)際狀況做好相關(guān)服務(wù)工作。6、如遇到會(huì)議之間發(fā)生沖突，要堅(jiān)持局部聽從整體的原則，公司會(huì)議優(yōu)先于部門會(huì)議，部門會(huì)議之間由部門之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。7、 任何部門或個(gè)人在運(yùn)用會(huì)議室期間，必需疼惜會(huì)議室的設(shè)備及物品，如視頻設(shè)備、投影儀、背投電視、音響麥克、桌椅、地毯等，珍貴物品由專人負(fù)責(zé)操作，其他人不得擅自運(yùn)用和操作。如因個(gè)人緣由造成設(shè)備設(shè)施的損壞，須照價(jià)賠償。8、 會(huì)議結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)剛好整理睬議場

5、地，關(guān)閉各種電器，如發(fā)覺設(shè)備故障和公物損壞應(yīng)剛好報(bào)綜合部，以便剛好修理，保證其他會(huì)議的準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行。四、相關(guān)管理部門職責(zé)：1、綜合部管理職責(zé)：綜合部負(fù)責(zé)通知會(huì)議室運(yùn)用時(shí)間及運(yùn)用要求，做好各部門之間在會(huì)議室運(yùn)用上的協(xié)調(diào)工作，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、考核物業(yè)公司的會(huì)場管理及服務(wù)工作。2、網(wǎng)絡(luò)部職責(zé)：網(wǎng)絡(luò)部負(fù)責(zé)對(duì)各會(huì)議室視頻系統(tǒng)維護(hù)、管理和檢修，系統(tǒng)維護(hù)人員要定期對(duì)物業(yè)服務(wù)人員進(jìn)行會(huì)議系統(tǒng)運(yùn)用、管理的培訓(xùn)。3、物業(yè)公司管理職責(zé)：（1）物業(yè)公司對(duì)各會(huì)議室應(yīng)支配專人進(jìn)行管理；（2）各會(huì)議室管理人員應(yīng)嫻熟駕馭各會(huì)場會(huì)議系統(tǒng)的各項(xiàng)功能；（3）各會(huì)議室管理人員負(fù)責(zé)會(huì)議室運(yùn)用的登記、會(huì)務(wù)服務(wù)和桌簽的運(yùn)用；（4）會(huì)議室地毯、桌椅

6、等的管理維護(hù)以及空調(diào)、燈光、音響、話筒、顯示屏、茶葉、煙灰缸、投影儀等會(huì)務(wù)用具的運(yùn)用管理；（5）會(huì)議室內(nèi)的全部物品未經(jīng)綜合部批準(zhǔn)，不得私自轉(zhuǎn)借他人或挪借他用。若要借用會(huì)議室內(nèi)的物品，需經(jīng)綜合部批準(zhǔn)，并填寫物品借用申請(qǐng)表，并要?jiǎng)偤脷w還原處。（6）物業(yè)公司人員剛好做好會(huì)議室的衛(wèi)生保潔工作。五、會(huì)議室服務(wù)要求1、會(huì)議室物業(yè)服務(wù)人員必需熱忱主動(dòng)、文明禮貌、儀表端莊，工作期間必需統(tǒng)一著裝，必需聽從綜合部統(tǒng)一支配。2、各會(huì)議室管理人員必需自覺接受網(wǎng)絡(luò)部系統(tǒng)維護(hù)人員的定期培訓(xùn)，要主動(dòng)熟識(shí)會(huì)務(wù)服務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)學(xué)問和技能，加強(qiáng)會(huì)務(wù)服務(wù)水平，提高應(yīng)變實(shí)力。3、各會(huì)議室管理人員依據(jù)會(huì)議室運(yùn)用申請(qǐng)表上注明的時(shí)間，必需提前15分鐘做好相關(guān)打算工作，并依據(jù)運(yùn)用要求供應(yīng)相關(guān)會(huì)務(wù)服務(wù)，如：空調(diào)、燈光、音響、話筒、投影儀、顯示屏、茶葉、煙灰缸、會(huì)標(biāo)、桌簽、會(huì)議用具、果盤、鮮花擺臺(tái)等是否到位，并逐一比照落實(shí)。4、會(huì)議期間，會(huì)議室物業(yè)服務(wù)人員應(yīng)每隔20分鐘倒一次水。5、物業(yè)公司必需定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備、設(shè)施進(jìn)行定期檢修，發(fā)覺問題要?jiǎng)偤眯迯?fù)，落實(shí)解決。6、會(huì)議結(jié)束后，物業(yè)服務(wù)人員應(yīng)剛好清理睬場，離開