企業(yè)檔案管理辦法(模板)1

1、檔案管理方法主要內(nèi)容及歸檔范圍1、主要內(nèi)容1.1凡是能精確反映公司各項業(yè)務(wù)活動的文件、材料、聲像、報表，都必需剛好歸檔，確保完整無缺。 1.2檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。1.3負(fù)責(zé)檔案管理的人員必需堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。 2、歸檔范圍 2.1行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報；政府機關(guān)頒發(fā)的重要文件。 2.2組織人事教化培訓(xùn)類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、培訓(xùn)登記表等。 2.3會計統(tǒng)計類：年度安排

2、、統(tǒng)計報表、財務(wù)會計預(yù)算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發(fā)的有關(guān)文件材料。 二、檔案的管理機構(gòu)及其主要職責(zé)1、管理機構(gòu)1.1 文書結(jié)案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。1.2 各經(jīng)辦部門或個人視實際須要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。2、檔案管理機構(gòu)主要職責(zé)：2.1制定或參加制定檔案工作的規(guī)章制度；2.2對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；2.3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作；2.4提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。三、檔案的種類1、法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。2、 企業(yè)的重大決

3、議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、督委會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。3、 安排性文件。包括企業(yè)總體安排或規(guī)劃、開發(fā)安排、項目質(zhì)量安排、營銷安排、財務(wù)安排等。4、 總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。5、批示性文件。包括企業(yè)各類安排指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類吩咐、工作指示等。6、憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證，如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。7、證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可

4、證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。8、匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。9、勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。10、聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件消遣活動中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門供應(yīng)的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。11、題贈性資料。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人供應(yīng)的題詞、書畫、工藝制品等。12、技術(shù)性

5、資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。四、檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。五、檔案的收集就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有安排地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。六、立卷歸檔的范圍凡屬本標(biāo)準(zhǔn)的檔案種類中所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。七、立卷歸檔的時間1、 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交行政文化和中心立卷歸檔。2、對于某

6、些特地文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)部門的文件，為便利日常工作，立卷歸檔時間可依據(jù)實際狀況適當(dāng)延長。八、立卷歸檔的要求1、各部門文件檔案管理的負(fù)責(zé)人在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政文化中心立卷歸檔。2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。3、歸檔的文件資料必需完整、真實、精確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必需立在一起4、 立卷時應(yīng)編制好案卷書目，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項目填寫清晰，概括而簡潔地擬寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、堅固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。5、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛

7、筆，字跡應(yīng)清晰、精確。6、立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，依據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照看文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。7、 立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有親密聯(lián)系的文件組合在一起。8、 立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件（除請示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。9、立卷歸檔后，發(fā)覺需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。10、文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)依據(jù)肯定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找便利。11、各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈品等）歸檔必需有原件，并保持其完好無損。12、聲像檔案攝錄必需具體記錄事由

8、、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必需是原版、原件、清晰、完整。九、檔案的借閱1、 檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如狀況特別，外部人員在經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)狀況下，可查閱無密級檔案。2、各部門工作人員可干脆查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。3、 檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情懲罰。4、對寶貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品供應(yīng)運用。復(fù)制可采納復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)細(xì)致校對，與

9、原稿無誤后，注明檔案編號，然后供應(yīng)運用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會有誤。5、檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不行擅自以檔案資料作說明或下結(jié)論。6、 檔案一般不得借出檔案室。如有特別狀況，可以作短期外借，最多為十天，但必需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員要剛好催還。7、 借閱檔案須妥當(dāng)保管，若有遺失，將依據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。十、檔案保密要求1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。2、檔案分一般檔案和

10、有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、隱私三級。3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)公司主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4、有密級檔案只限歸檔人運用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，剛好供應(yīng)利用。6、外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。7、檔案管理員丟失或擅自供應(yīng)泄露機密，應(yīng)依據(jù)情節(jié)輕重，賜予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。8、企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理

11、人員調(diào)離，應(yīng)由行政文化中心主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。十一、檔案的保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理： 1.永久保存：1.1公司章程；1.2股東名簿；1.3組織規(guī)程及辦事細(xì)則；1.4董事會及股東會紀(jì)錄；1.5財務(wù)報表；1.6政府機關(guān)核準(zhǔn)文件；1.7不動產(chǎn)全部權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；1.8工程設(shè)計圖；1.9其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2、10年保存：2.1預(yù)算、決算書類；2.2會計憑證；2.3事業(yè)安排資料；2.4其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3、5年保存 ：3.1期滿或解除之合約；3.2其他經(jīng)核定保存5年的文書。4、1年保存： 結(jié)案后無長期保存必要者

12、。5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，運用部門視其有效期間予以保存。十一、超期檔案的銷毀1、對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。2、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨存放半年，閱歷證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。3、銷毀文件必需在指定地點進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。十二、檔案的保管1、檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案相互混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防

13、塵工作，以提高檔案的平安性，對破損檔案應(yīng)剛好修補。十三、 附則 1、本制度由行政文化中心起草。 2、本制度經(jīng)董事會批準(zhǔn)發(fā)布。 3、本制度自下發(fā)之日起實施。 文件資料管理流程圖附件一文件發(fā)行是否合格回收或銷毀附件1表4NoYes文件資料編制文件會審是否合格文件批準(zhǔn)是否合格文件登記及維護(hù)附件二表3表5NoNoYes附件二附件三附件五附件六附件一：文件歸檔登記表文件名稱文件編號文件總頁數(shù)歸檔編號歸檔存放處保密等級保管期限說明：歸檔時間送交人接收人修變更更記錄象修改日期更改單號送交人接收人存檔變更記錄附件二受控文件清單文件編號文件名稱發(fā)行日期最新版號發(fā)放部門舊版收回記錄附件三 歸 檔 案 卷 目 錄卷

14、宗號： 書目號： 部門：案卷依次號立卷類目號案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注附件四檔案內(nèi)容登記表 類別： NO:案 號內(nèi) 容備 注附件五（機密）文件保管備查簿類別： No. 歸檔日期原文件編號內(nèi)容摘要經(jīng)辦部門檔號預(yù)定保存期限份數(shù)注副本影本附件六閱檔催還單 同志：您所調(diào)閱的下列檔案還期已逾，為便利他人運用和管理，請依檔案調(diào)閱規(guī)則于 月 日前送還。檔案室年 月 日檔號文號名稱借期送還期數(shù)量備注宗冊附件七檔案調(diào)閱單檔案名稱或收發(fā)文號核批調(diào)閱人借出日期年 月 日檔號及件數(shù)還卷日期年 月 日（經(jīng)收人簽章）共宗（件）注：本單一式二聯(lián)，第一聯(lián)于案卷退還后由檔案室退還調(diào)卷人，其次聯(lián)留存檔案室備查。附件八企

15、業(yè)檔案管理編號方案一級類目代碼二級類目范圍名稱及代號名稱及代號 董事辦行政事務(wù)01行政事務(wù)工作等審計工作02各項審計工作后勤福利03職工生活福利外事工作04涉外活動 總工辦經(jīng)營決策01企業(yè)改革，重大經(jīng)營戰(zhàn)略性決策，企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，方針目標(biāo)安排工作02企業(yè)年度安排，各項發(fā)展安排產(chǎn)品銷售03市場分析，用戶調(diào)查、產(chǎn)品銷售、廣告宣揚、售后服務(wù)工作等物料管理04產(chǎn)品包裝設(shè)計稿、倉庫管理、廢舊物資回收企業(yè)管理05企業(yè)普查經(jīng)營管理中心按工程性質(zhì)或建筑項目購置土地合同、協(xié)議，房地產(chǎn)證，工程預(yù)算、決算，竣工圖紙、驗收報告、竣工總結(jié)等財經(jīng)管理中心會計報表01月、季、年度財務(wù)報告會計帳簿02總帳、明細(xì)帳、日記帳會計憑證03原始憑證、記帳憑證、匯總