A19 專業(yè)秘書訓(xùn)練教程 課件

1、引言秘書是上司的左右手，他的責(zé)任是替上司分憂解勞，減少主管無謂的干擾, 所以，主管如果能獲得一個(gè)優(yōu)秀的秘書的話，就能心無旁鷲拓展業(yè)務(wù)幅員。美國一家石油公司的董事長西蒙艾瑞克，當(dāng)記者問他一生經(jīng)營企業(yè)的秘訣 時(shí)，他說：“沒什么秘訣，只要請(qǐng)一位好秘書就對(duì)了。所以由此可見一斑，秘書在企業(yè)的角色有多么的重要。秘書的自我定位當(dāng)記者問美國一家石油公司的董事長西牟艾特，其一生經(jīng)營企業(yè)的秘訣時(shí)，他說“要請(qǐng)一位好秘書，由此可見，秘書在企業(yè)中的位置有多么重要。提醒您：秘書是上司的左右手，其責(zé)任 是替上司分憂解愁，減少各種干擾， 一位優(yōu)秀的秘書能夠幫助上司提高 工作效率，拓展業(yè)務(wù)領(lǐng)域。1.秘書的工作內(nèi)容秘書的工作非常

2、煩雜瑣碎，公司所產(chǎn)生的任何事務(wù)性工作都可能會(huì)涉及，所以秘書需要 非常細(xì)致和耐心。大致來說，秘書的工作包括以下幾個(gè)方面：，輔助決策當(dāng)上司面對(duì)多個(gè)選擇而猶豫不決時(shí)，秘書要為上司收集相關(guān)資料，幫助上司分析情況。，調(diào)查研究當(dāng)上司接到一個(gè)新任務(wù)時(shí)，秘書應(yīng)協(xié)助上司進(jìn)行調(diào)查研究，掌握具體的第一手資料。，收集信息當(dāng)今的社（已進(jìn)入信息時(shí)代，秘書必須具備信息處理能力，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集所需要的 信息。此外，還要善于運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)收集信息。，文書處理文書處理包括整理資料、撰寫報(bào)告等等。一位優(yōu)秀的秘書應(yīng)該善于處理文書。，會(huì)務(wù)準(zhǔn)備所謂會(huì)務(wù)準(zhǔn)備既包括公司內(nèi)部的會(huì)議準(zhǔn)備，也包括對(duì)外的會(huì)議溝通，準(zhǔn)備工作主要是進(jìn) 行業(yè)務(wù)匯報(bào)。，公關(guān)工

3、作公關(guān)工作包括溝通、社交、商務(wù)等方面，有時(shí)也要代表公司進(jìn)行發(fā)言，或者代表主管或 老板與媒體以及同行打交道，與他們建立良好的溝通渠道。，檔案管理在高科技迅速開展的今天，我們已經(jīng)擺脫了以前傳統(tǒng)的檔案管理方式，而是采用電腦來 管理檔案，所以秘書應(yīng)該學(xué)會(huì)在傳統(tǒng)化與電腦化之間取得平衡。，工作日程安排上司每天的工作日程一般都由秘書安排，秘書必須根據(jù)上司的時(shí)間以及事務(wù)的重要程度 進(jìn)行合理的安排，如上司今天到南京出差，明天在北京參加某個(gè)會(huì)議，秘書要把握好時(shí)間， 留出往返的時(shí)間空檔，保證上司能及時(shí)參加。，查辦工作查辦工作是指秘書對(duì)公司或部門提交的報(bào)告進(jìn)行核實(shí)，或者對(duì)一些須要重視的傳言進(jìn)行見參考答案22答案22返

4、回小李的做法不對(duì)。首先，在接受直接上司的指令時(shí)，如果有困難，應(yīng)立即反映給上司， 爭取獲得上司的支持，而小李卻沒有這樣做；其次，面對(duì)其他部門主管的指令，如果超出自 己的能力范圍，應(yīng)該婉言拒絕，小李卻硬著頭皮接受了任務(wù)。指令的匯報(bào)秘書在接受上司的指令之后，不僅要及時(shí)的落實(shí)工作，還要定期向上司匯報(bào)工作的進(jìn)展 和成果，不能出現(xiàn)“黃鶴一去無音訊的局面。，匯報(bào)的時(shí)間何時(shí)進(jìn)行匯報(bào)？隔多長時(shí)間進(jìn)行匯報(bào)一次？這要根據(jù)上司的習(xí)慣來決定，如果上司喜歡 了解工作過程，秘書就要經(jīng)常向上司匯報(bào)每一階段的工作進(jìn)展；如果上司只重視最后結(jié)果, 秘書那么可以等工作告一段落后再向上司匯報(bào)。，匯報(bào)的方式如果工作比擬簡單，秘書可以采用

5、口頭匯報(bào)的方式，直接向上司匯報(bào)工作的結(jié)果。如果 工作比擬復(fù)雜、耗時(shí)長、范圍廣、影響大，那么應(yīng)進(jìn)行書面匯報(bào)，把工作成果寫成報(bào)告，供 上司批閱，并存檔以便今后查閱。有時(shí)候，還要召開專門的匯報(bào)會(huì)議，這時(shí)必須事先準(zhǔn)備好 充分的輔助工具，如制作投影片、幻燈片或海報(bào)等等。表2-2 匯報(bào)工作時(shí)的考前須知1要主動(dòng)進(jìn)行匯報(bào)，而不是等上司來發(fā)問2報(bào)告的三大重點(diǎn)：簡單、明了、具體3匯報(bào)時(shí)先說明結(jié)論，再表達(dá)理由及過程，盡量簡單扼要4牽涉復(fù)雜的工作，應(yīng)以圖片或表單來加強(qiáng)說明5工作報(bào)告按事實(shí)進(jìn)行說明，不可參加傳聞、推測或個(gè)人臆測6對(duì)于自己的任務(wù)應(yīng)自己直接向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，最好不要假他人之手，以示負(fù)責(zé)7對(duì)于無法如期完成的工作，要

6、說明原因，并請(qǐng)示變通方法，切勿推諉責(zé)任【舉例】林秘書在接受了上司的指令后，立即著手落實(shí)，下午林秘書向上司匯報(bào)說：“報(bào)告總經(jīng)理，明天的午餐 我已經(jīng)定好了，在XX酒店的二層XX廳，這是我定的菜單，您看是否適宜？此外，我已經(jīng)通知了行政部、 業(yè)務(wù)部的主任，他們明天早上9點(diǎn)會(huì)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)議室，現(xiàn)場也已經(jīng)準(zhǔn)備好了，我剛剛?cè)パ惨暳?一下，很干凈。【本講小結(jié)】本講介紹了辦公室禮儀。首先，講解了怎樣與同事相處，包括樹立獨(dú)立意識(shí)、講究禮節(jié)、言行謹(jǐn)慎、 工作積極主動(dòng)、遵守公眾禮儀、小心處理辦公室戀情等方面；其次，從端正工作態(tài)度和樹立專業(yè)形象兩個(gè) 角度強(qiáng)調(diào)了要有敬業(yè)精神；然后，介紹了如何接受直接上司的指令以及如何接受其他

7、部門主管的指令；最 后，提出必須要進(jìn)行匯報(bào)，分析了匯報(bào)的時(shí)間、匯報(bào)的方式，并指出匯報(bào)時(shí)的考前須知。在學(xué)習(xí)了本講的 知識(shí)之后，要運(yùn)用于實(shí)際工作中，在辦公室里注意禮儀、講究禮儀，你將會(huì)發(fā)現(xiàn)，只是一點(diǎn)小小的改變， 就會(huì)帶來很大的成果?！拘牡皿w會(huì)】檔案管理的原那么及常用方式檔案管理在現(xiàn)代社會(huì)扮演著越來越重要的角色，因?yàn)楣镜馁Y料越來越多，只有把這些 資料進(jìn)行整理、分類，在需要的時(shí)候才能隨時(shí)找到相應(yīng)的資料，而不至于翻箱倒柜，將大量 時(shí)間浪費(fèi)在查找資料上面。檔案管理的根本原那么檔案管理包括收集整理、分類、建立檢索三個(gè)步驟。收集整理是指快速且大量的收集整 理相關(guān)資料；分類是指區(qū)分建檔，防止累積檔案；建立檢索

8、是指建立檢索表，通過檢索表可 以迅速縮小檢索范圍，方便查找檔案。常用的檔案管理方式.抽屜式直立檔案所謂抽屜式就是立在地面上的分層的抽屜，這種方式能夠?qū)⒎N類繁多的檔案詳細(xì)地分 類，而且可以上鎖，易于保密，并且使得檔案不容易毀損。抽屜式的檔案管理檢索起來比擬 簡便，因?yàn)槌閷侠镆话愣加写怪钡母舭?，資料層層放進(jìn)去，每局部資料上面都有一個(gè)突出的 標(biāo)志，對(duì)這些檔案進(jìn)行簡要說明，圖書館里見到的檢索書目就是典型的抽屜式直立檔案。.開放式橫向檔案管理所謂開放式就是我們在醫(yī)院里常見到的檔案管理方式，可能用木板，也可能用鐵柜，把 所有的資料一摞一摞的排列整齊，采用這種方式的根本條件是資料比擬統(tǒng)一，如果有的資料 夾很

9、高，有的資料夾很矮，就會(huì)造成高的兩邊倒，矮的被擠到中間，尋找資料的時(shí)候如果用 力不當(dāng)，就會(huì)損壞資料。開放式的檔案管理常常使用顏色管理,所謂顏色管理就是把公司各部門的檔案用不同的 顏色來表示，如紅色的柜子屬于會(huì)計(jì)部，藍(lán)色的屬于銷售部等等。醫(yī)院、戶籍單位最常采用 這種區(qū)分方法。【舉例】日本的很多醫(yī)院都采用顏色區(qū)分法來管理病歷檔案，醫(yī)生的身邊有一個(gè)圓筒，在診斷結(jié)束之后，醫(yī)生 把填好的病歷直接扔到圓筒里，圓筒的下面接著管子，直接通到病例室，不同的科室有不同的顏色，病例 室的工作人員根據(jù)管子的顏色，就知道應(yīng)該把病歷放到哪個(gè)區(qū)域。開放式的檔案管理一目了然，便于檢索，取資料的時(shí)候比擬容易，其缺點(diǎn)是任何人都可

10、以查閱，使用 頻繁，容易遺失，不適用于機(jī)密性的檔案管理。.穿孔式活頁夾穿孔式的活頁夾最大的優(yōu)點(diǎn)就是易于保存資料，不必?fù)?dān)憂資料次序錯(cuò)亂或遺失。其缺點(diǎn) 是必須先對(duì)文件資料進(jìn)行打孔作業(yè)，有孔資料需要改孔，有些檔案、樣品格式會(huì)被夾住，或 被穿孔破壞，無法展現(xiàn)完整內(nèi)容。這種方式一般用來保存重要的參考目錄等。.檔案盒檔案盒的一般規(guī)格是，寬315mm,高220mm,深100mm,這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)在全世界通用。這種檔案盒的特點(diǎn)是能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)單元化、分類分盒放好，適合用來存放新產(chǎn)品開發(fā)企劃 書、資料影印文件、圖片、慣用表格、常用記事本等資料。.金屬文件夾金屬文件夾里面有一個(gè)彈簧片，可以很方便地拉起來，再扣下去，夾住資料

11、。金屬文件 夾適合于開會(huì)的時(shí)候或者批閱資料的時(shí)候使用，可以隨時(shí)取放資料，其缺點(diǎn)是不能存放太多 的資料，而且容易脫落。透明資料袋透明資料袋一般被用來暫時(shí)保存文件資料，使得資料不會(huì)被弄濕、弄臟或弄丟，它的好 處是方便拿取，因?yàn)橥该?，人們一眼就知道里面放的是什么資料。如果不是很重要的資料, 都可以暫時(shí)用透明資料袋來保存。兩層或四層資料盒這種資料盒一般放在桌面上，人們可以隨時(shí)拿取其中的資料，像表格、便條紙或者其他 經(jīng)常用到的東西，都可以放在資料盒里。四層的資料盒一般上面兩層放本年度的相關(guān)檔案或者經(jīng)常需要查閱的資料，下面兩層放 去年的或其他不常用的資料，這是根據(jù)人的身體特征來設(shè)計(jì)的，四層的資料盒中，上面

12、兩層 便于拿取，所以放常用的資料,，下面兩層要躬身拿取，所以放不常用的資料p【自檢】請(qǐng)做下面的連線題，把各種檔案管理方式與它們的特點(diǎn)連起來。.透明資料袋.抽屜式直立檔案柜.檔案盒.金屬文件夾.開放式橫向檔案柜 見參考答案3 1a.易于保密，不易損壞b .具有標(biāo)準(zhǔn)的尺寸c . 一眼就可以判斷里面裝的是什么資料d .檢索方便，容易拿取e.可以隨時(shí)取放資料，但不能放太多返回答案3 1 c 2 a 3- b 4 e 5 d檔案管理的方法檔案管理要有具體的管制方法。有些檔案一旦被借出，如果不能進(jìn)行有效的管理，到最 后就會(huì)無從查找，不了 了之，造成檔案的遺失或損壞，所以要設(shè)計(jì)完善的借出卡，在借出卡 上詳細(xì)

13、地記錄檔案的借出日期、檔名、借閱人姓名及歸還日期等信息，將每個(gè)檔案都落實(shí)到 某個(gè)具體的人負(fù)責(zé)。.運(yùn)用顏色管理運(yùn)用顏色來區(qū)分不同的檔案是一種直接有效的方法,通過這種方法可以一目了然地找到 所需要的資料。在運(yùn)用顏色管理的時(shí)候，有如卜兒個(gè)方面要注意：，使用顏色區(qū)分時(shí)，顏色種類不宜太多，一般以紅、藍(lán)、黃、褐、綠五色為佳，中間色 及粉嫩色容易造成混淆，要盡量少用。，檔案夾本身要用同一色系，一般不采用檔案夾的顏色來區(qū)分檔案，顏色太多，會(huì)使人 眼花繚亂，不能區(qū)分。，應(yīng)該防止同時(shí)使用過于接近的顏色，比方青色、藍(lán)色、紫藍(lán)色等，顏色太過接近，不 容易一眼就區(qū)分開來。，顏色如果不夠用，可以增加卷標(biāo)，如貼二個(gè)紅色卷標(biāo)

14、或粘貼一個(gè)紅色一個(gè)藍(lán)色表示不 同的檔案，5種顏色互相配合，可得出假設(shè)干種不同組合，應(yīng)用的范圍就更廣了。此外，還 可以考慮顏色和數(shù)字的組合，比方紅1、黃2等等，使得檔案區(qū)域無限的延伸。.尺寸要統(tǒng)一要想進(jìn)行高效率的檔案管理，應(yīng)該使資料具有統(tǒng)一的規(guī)格和尺寸，這樣才能便于識(shí)別和 管理。.檔案堆放的技巧檔案應(yīng)該豎起來擺放，整齊的排列，這樣相關(guān)人員尋找資料的時(shí)候就可以一目了然，而 且可以很方便地取出來。如果一層層地疊放資料，上面的資料壓著下面的資料，要想拿下面 的資料就比擬困難，需要費(fèi)力的抽出來，而且不容易找到相關(guān)資料.檔案的分類方式一般有五種檔案分類方式：，按對(duì)象劃分根據(jù)資料來自何人，與哪些企業(yè)有關(guān)進(jìn)行

15、劃分。，按主題劃分根據(jù)不同的主題進(jìn)行劃分，比方把資料分成技術(shù)開發(fā)領(lǐng)域的資料和銷售領(lǐng)域的資料，或 者按照產(chǎn)品名稱區(qū)分資料。，按形式劃分根據(jù)形式的不同進(jìn)行劃分，如適用于會(huì)議記錄的資料，或者規(guī)定格式的文檔等。，按工程劃分工程也叫專案，可以針對(duì)某個(gè)具體的工程劃分檔案，比方要做情人節(jié)的專案，可以把歷 年來情人節(jié)的專案資料進(jìn)行歸類、分析。，按時(shí)間劃分按時(shí)間劃分是比擬常用的分類方法，比方可將2002年的資料都收集在一個(gè)資料夾里， 將2003年的資料收集在另一個(gè)資料夾里。名片的檔案管理名片雖然小，卻是人們拓展人際關(guān)系的橋梁，所以要認(rèn)真地收集好名片，作為秘書，還 要替上司管理好名片，在上司需要的時(shí)候，能隨時(shí)為他

16、找到所需的名片。管理名片的工具我們常?？吹接行┤税衙孟鹌とθζ饋?，隨意放在抽屜里，這樣做容易造成名片的 破損或喪失，我們應(yīng)該利用專門的工具來存放名片。當(dāng)名片的數(shù)量較少時(shí)，可以使用最常見 的名片簿，當(dāng)名片的數(shù)量較多時(shí)，可以使用名片箱，此外，還可以使用便攜式的電子記事簿, 把名片資料輸入，隨時(shí)可以查找。.名片的分類方法對(duì)名片進(jìn)行分類，可以有效地管理、查找名片。名片的分類方法：A按照來往的疏密程度劃分A按照區(qū)域劃分A按照筆畫或字母劃分A按照部門、職稱劃分A按照姓氏劃分.名片的整理方法對(duì)名片進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼恚梢员阌诒４婧筒檎颐?。，?duì)于超大型的名片，應(yīng)該將其仔細(xì)修剪成正常尺寸，或者用計(jì)算機(jī)另外打一

17、張，也可 縮小影印后再建檔。，收到名片后，應(yīng)在空白處記下見面日期、地點(diǎn)、談話主題和重點(diǎn)、對(duì)方特征、業(yè)務(wù)工 程，便于以后回想。，對(duì)于長期中止聯(lián)絡(luò)的人的名片，可以將其過濾出來，放在固定的地方，或者丟棄，否 那么日積月累，名片會(huì)泛濫成災(zāi)。，如果客戶變更了地址、，秘書應(yīng)主動(dòng)向客戶要張新名片，將舊名片更換掉，或者在名片上進(jìn)行更正、補(bǔ)充。運(yùn)用電腦管理檔案在現(xiàn)代社會(huì)中，電腦是必備的辦公工具，利用電腦來管理檔案是秘書應(yīng)該掌握的技能。.利用文件夾管理檔案建立專門的文件夾來管理檔案是一種科學(xué)的做法。文件夾可以根據(jù)檔案的內(nèi)容和自己的 習(xí)慣進(jìn)行分組，否那么檔案會(huì)越積越多。全部存在C盤或E盤同一個(gè)目錄下，當(dāng)需要某一個(gè)

18、資料的時(shí)候，僅僅是瀏覽各個(gè)文件夾的名稱就要消耗很多的時(shí)間和精力。【舉例】對(duì)于專業(yè)秘書訓(xùn)練的資料，可以在總文件夾里根據(jù)內(nèi)容的不同建立各個(gè)子文件夾，比方外形包裝、社 交禮儀、崗位技能等，每個(gè)文件夾里存放各類具體的培訓(xùn)教材，這樣就便于進(jìn)行尋找、修改以及管理各局 部的資料。建議：可以在桌面上建立一個(gè)固定 的文件夾，用來存放最常用的資 料，便于迅速方便地打開。但是“ 這個(gè)文件夾里不能存放機(jī)密的文 檔.以免別人看到導(dǎo)致機(jī)密泄漏。.定期備份檔案備份是保證檔案不喪失的最好方法，檔案備份的方法有以下幾種：，最簡單的方法直接將檔案進(jìn)行復(fù)制并存到另一個(gè)檔案路徑，但是一旦硬盤發(fā)生了問題，備份的檔案也會(huì)喪失。NORTO

19、N GH 0 S T2002把整個(gè)硬盤或硬盤分割扇區(qū)所有檔案做為映像文件，當(dāng)系統(tǒng)損毀時(shí)通過映像文件直接覆 蓋硬盤或磁盤來恢復(fù)系統(tǒng)，并提供硬盤及磁盤的直接拷貝映像文件的檢視及編修功能。數(shù)據(jù)處理器(Data Process Utility)專門用來備份編輯中的檔案，可以針對(duì)同一件檔案進(jìn)行多份備份。，壓縮程序當(dāng)檔案必須存放在磁盤時(shí),可以通過壓縮方式進(jìn)行區(qū)分，這樣以后可以解壓縮使用。，W i n d o w s備份精靈如果把檔案存在“我的文檔中，就會(huì)自動(dòng)把資料備份一份。，光盤刻錄機(jī)可以將檔案刻錄到光盤中保存，這種方式比擬簡單、可靠。.對(duì)重要文檔進(jìn)行加密對(duì)于一些重要的、機(jī)密的資料，人們必須具有保密意識(shí)，

20、否那么機(jī)密的泄漏會(huì)給公司、 企業(yè)以及個(gè)人帶來很大的危害。要防止在無意中被別人看到機(jī)密，使用者就需要對(duì)自己的重 要文檔進(jìn)行加密。o f f i c e程序中提供了加密的功能，專業(yè)秘書應(yīng)該學(xué)會(huì)應(yīng)用該功能。Wo r d和E x c e 1的加密步驟很類似，其具體步驟如下：電腦在現(xiàn)代辦公中發(fā)揮著重要的作用，您會(huì)使用電腦來管理文檔嗎？請(qǐng)?zhí)顚懴旅娴谋砀?。檢備份檔案【自檢】查自己是否已經(jīng)掌握了剛剛所學(xué)的知識(shí)。操作要求操作方法或步驟建立文件夾備份檔案對(duì)重要文檔加密見參考答案32答案32返回操作要求操作方法或步驟一建立文件夾可以根據(jù)內(nèi)容的要求和自己的習(xí)慣建立文件夾，并進(jìn)行分組直接復(fù)制到另一個(gè)檔案路徑，NORTO

21、N GHOST2002, Data Process Utility 數(shù)據(jù) 處理器，壓縮程序，Windows備份精靈和光盤刻錄 機(jī)為重要文檔加密工具欄一選項(xiàng)欄一平安性標(biāo)簽一輸入保護(hù)密碼一確認(rèn)一 加密成功【本講小結(jié)】本講介紹了數(shù)字時(shí)代的檔案管理。首先，講解了檔案管理的根本原那么和管制方法；其次，列舉了包 括抽屜式直立檔案管理、開放式橫向檔案管理、穿孔活頁夾等在內(nèi)的七種常見的檔案管理方法；然后，介 紹了檔案管理的技巧，即運(yùn)用顏色進(jìn)行管理、尺寸要統(tǒng)一、檔案的擺放技巧以及檔案的分類方式；接下來， 提出要管理好名片，包括管理名片的工具、名片的分類方法、名片的整理方法三個(gè)方面；最后，強(qiáng)調(diào)了必 須要學(xué)會(huì)用電腦

22、來管理文檔，分別講解了建立文件夾、備份文檔、給重要文檔加密等內(nèi)容。在數(shù)字時(shí)代， 一定要努力學(xué)習(xí)、勤于鉆研，做到熟練的運(yùn)用電腦來管理檔案?！拘牡皿w會(huì)】如何建立專業(yè)形象秘書的形象常常代表著公司的形象，所以秘書一定要注意自己的儀表。秘書的專業(yè)形象 包括穿著、精神、態(tài)度、語言、動(dòng)作等多方面的內(nèi)容，只有一一進(jìn)行訓(xùn)練，才能使自己的形 象變得完美。優(yōu)雅的儀態(tài)能夠顯示一個(gè)人的教養(yǎng)和內(nèi)涵，使別人不由自主的對(duì)他（她）產(chǎn)生好感，所 以儀態(tài)訓(xùn)練是一名優(yōu)秀秘書的必修課。.沉著不迫的走路姿勢模特們在舞臺(tái)上走一字步，確實(shí)很好看，但是對(duì)工作中的秘書來說，這種步法并不實(shí)用。對(duì)秘書來說,走路的姿勢要自然、穩(wěn)重、沉著不迫，收腹、抬

23、頭挺胸，兩只腳走成平行線。在訓(xùn)練走路姿勢的時(shí)候，要避免彎腰 駝背、肩膀下垂，這樣金顯得無精打采， 還要盡量糾正走出2短或外八字步。此外, 有的女秘書喜歡穿高跟鞋，鞋跟在地板上 會(huì)發(fā)出“咔咔”的聲音”制造了噪音 所 I以最好把腳步放得輕一點(diǎn)。.優(yōu)雅得體的站姿秘書在站立的時(shí)候一般采用丁字步，這樣站的好處是，因?yàn)榛《鹊膬A斜，側(cè)身的時(shí)候會(huì) 有三條線：一個(gè)是臀線，一個(gè)是腰線，一個(gè)是胸線，這三條線形成一個(gè)曲線，看起來會(huì)比擬 優(yōu)雅。如果采用立正式的站姿，短時(shí)間站立還可以忍受，站久了就會(huì)覺得很疲倦，因?yàn)閮芍荒_ 平放在地面上，久而久之雙腿會(huì)發(fā)麻。而采用丁字步的站法，可以左腳在前，把重心放在右邊，過一段時(shí)間站累了

24、，可以不露痕跡地把重心移到左邊，讓右腳輕松一下，這樣兩只腳就 可以輪流休息了。如果是男秘書，站立的時(shí)候兩腳應(yīng)稍微跨開，保持一定的距離，手輕輕地放在腹部或者 貼在大腿側(cè)，要注意的是，一定要精神抖擻。.穩(wěn)重端莊的坐姿坐的姿勢非常重要，因?yàn)槿藗內(nèi)粘Ｗ臅r(shí)間很長，平時(shí)工作、開會(huì)或與朋友聚會(huì)的時(shí)候, 大局部時(shí)間都是坐著的，而有些人有各種不良的坐姿習(xí)慣，比方抖腿、駝腰、過于前傾或后 倒等等，這些都會(huì)給人留下不好的印象。坐的時(shí)候要保持身體的挺直，大概坐椅子的三分之二，雙手輕輕的擱在大腿中央，至于 男士，可以將雙手放在大腿兩側(cè)，男士也可以兩腳稍微跨開，與肩同寬。有的人習(xí)慣翹腳, 同時(shí)將身體歪在一邊，這個(gè)動(dòng)作會(huì)

25、影響自己的專業(yè)形象，應(yīng)防止采用這種坐姿。當(dāng)與他人談話或傾聽他人的意見時(shí)，身體應(yīng)輕微地向前傾，表示對(duì)對(duì)方的尊重和重視, 但是不要過于前傾，否那么會(huì)顯得不自然。.適當(dāng)?shù)闹w語言人們在說話的時(shí)候經(jīng)常要運(yùn)用手勢，手勢運(yùn)用得當(dāng)，能夠有效地增加說話的效果，但是 如果運(yùn)用不當(dāng)，那么會(huì)適得其反。有的手勢在某些地方具有特定的含義，我們要先弄清楚具 體含義再使用，比方在馬來西亞，豎起一根手指是罵人的動(dòng)作，如果隨便使用，很有可能會(huì) 引起誤會(huì)。此外，人們還可以運(yùn)用眼神來進(jìn)行表達(dá)，尤其在面對(duì)客戶的時(shí)候，雙眼注視客戶是表示 對(duì)客戶的尊重和對(duì)客戶意見的重視，反之，如果眼睛到處亂看，或者一直垂下眼簾不看客戶，那么會(huì)給客戶留下

26、很不好的印象。提醒您:每天早上起來,可以對(duì)著鏡子大聲地告 訴自己：我是最美、最優(yōu)秀的秘書，我要做 最美、最優(yōu)秀的秘書，這樣你就會(huì)充滿自信, 精神抖擻地投入到工作中，而且你真的金越 來越美、越來越憂秀？男性的穿著藝術(shù).正裝上班族的穿著有一個(gè)根本的原那么，那就是根據(jù)場合選擇服裝，比方陪同主管去應(yīng)酬, 就要穿得正式一些，如果是公司組織出去郊游，那么應(yīng)該穿得休閑一些。，西裝西裝分為很多款式，有單排扣的，有雙排扣的。選擇西裝款式的主要依據(jù)除了流行因素 以外，就是身高了：個(gè)子比擬矮小的男士，最好不要選擇雙排扣的西裝，因?yàn)殡p排扣的西裝 會(huì)使腿顯得短；對(duì)于身材比擬高的男士，雙排扣的西裝是一個(gè)不錯(cuò)的選擇，會(huì)使你

27、顯得更加 挺拔C西裝的長度標(biāo)準(zhǔn)一般是：當(dāng)手下垂的時(shí)候，西裝外套的邊緣剛好貼在手背c總之，選 擇西裝的目的就是拉長身材，使自己顯得高大挺拔，而不是壓縮自己的身高。，襯衫與西裝搭配可以選擇小翻領(lǐng)的襯衫，高領(lǐng)襯衫，或者豎領(lǐng)襯衫。選擇襯衫的根本原那么 是款式要簡潔，顏色不能過于花哨，尤其是上班時(shí)穿的襯衫，一定要大方、穩(wěn)重，這樣才能 給人以可信賴的感覺。前兩年非常流行條紋式的襯衫，近年又開始流行淺色的襯衫，如米黃色的、鵝黃色的、粉紅色的、粉紫色的等等，要注意不是所有流行的衣服都適合上班的時(shí)候穿著，對(duì)于那些過 于復(fù)雜或夸張的服裝，最好留在下班以后或者休閑娛樂時(shí)再穿。，領(lǐng)帶隨著時(shí)尚潮流的變化，領(lǐng)帶的寬度長了

28、又減，減了又長，不管怎樣，選擇適合自己的領(lǐng) 帶是一位男士所必備的。在選擇領(lǐng)帶的時(shí)候，一般要根據(jù)當(dāng)年的流行因素選擇一兩條領(lǐng)帶, 但是不要太多，因?yàn)闀r(shí)尚是經(jīng)常變化的，而且?guī)啄曛笥謺?huì)輪回。佩帶著帶時(shí)，很多時(shí)候要用領(lǐng)帶夾，領(lǐng)帶夾的使用也很有講究，男士上衣的左胸口部位 一般有一個(gè)口袋，這個(gè)口袋的中間位置就是夾領(lǐng)帶夾的標(biāo)準(zhǔn)高度，如果太低會(huì)使得上半身拉 長，如果太高那么會(huì)凸現(xiàn)大腹便便。.月及裝配件服裝配件包括皮帶、皮鞋、襪子、眼鏡等等，這些配件是整體著裝的點(diǎn)睛之筆，專業(yè)秘書不但要使配件與正裝搭配得當(dāng)，而且可以通過配件來顯示自己的品味和修養(yǎng)。男士使用配件的要點(diǎn)：皮帶環(huán)不能褪色，皮帶耳朵不應(yīng)凹陷下去下一致襪子

29、最好選擇深色的，在正式場合最好穿 黑色襪子在不同場合應(yīng)穿著不同款式的皮鞋V.禮服在一些非常正式的場合，男士必需穿禮服出席，比方參加一個(gè)國際會(huì)議，舉行一個(gè)晚宴, 這時(shí)禮服就是必備的服裝了。禮服又分為早禮服、晚禮服和燕尾服，下面將分別進(jìn)行介紹：，早禮服(Morning Coat)早禮服盛行于1819世紀(jì)的上流社會(huì)，適用于在早晨至下午6點(diǎn)前的典禮，一般是單 排扣或者只有一粒鈕扣，禮服的下擺順著腰際斜削下來，目前只有在非常正式的場合，才會(huì) 看到早禮服。晚禮服Formal dress)晚禮服出現(xiàn)于18世紀(jì)初期，現(xiàn)在在各種正式的宴會(huì)中最常用的就是晚禮服，晚禮服一 般就是小禮服，這種禮服的衣領(lǐng)部位常常鑲綢緞

30、，有的是絲瓜領(lǐng)，有的是標(biāo)準(zhǔn)的西裝領(lǐng)，在 腰際平行裁剪，由腰側(cè)斜下往身后裁剪。，無尾夜禮服Tuxedo)無尾夜禮服屬于夜間的半正式禮服，樣式與普通西裝相似，差異在于這種禮服一般采用 西裝劍領(lǐng)或絲瓜領(lǐng)上縫上絹領(lǐng)，長褲外側(cè)縫上一條絹縫邊，褲腳不反折，不系腰帶，用腰圍 或吊帶，搭配小領(lǐng)結(jié)。提醒您:穿著禮服時(shí)，如果要打領(lǐng)結(jié)，領(lǐng)結(jié)必須要手打，而不要用買來的打好的盧領(lǐng)結(jié)，因?yàn)橘I來的打好的領(lǐng)結(jié)一般是服務(wù)生的標(biāo)志，易于讓別人誤把你當(dāng)作服務(wù)生，造成尷尬?！咀詸z】小王是一家公司的秘書，這個(gè)禮拜的星期五他要陪同上司去見客戶，星期六公司組織員工出去郊游。 現(xiàn)在小王有下面的一些服裝，請(qǐng)你幫他搭配好這兩天應(yīng)該穿著的服裝。西

31、裝 牛仔褲卡通表尖頭皮鞋運(yùn)動(dòng)鞋超薄手表超薄手表見參考答案41返叵答案4一1星期五：西裝、白襯衫、領(lǐng)帶、尖頭皮鞋、超薄手表、公文包 星期六：牛仔褲、夾克、卡通表、運(yùn)動(dòng)鞋女性專業(yè)形象塑造.發(fā)型女士的專業(yè)形象塑造要從頭發(fā)開始，一個(gè)適合自己的發(fā)型不僅能夠使整體形象協(xié)調(diào)，而 且能提升個(gè)人的氣質(zhì)，使人更加出眾。一些女士喜歡留長發(fā)，長發(fā)披肩雖然好看，但是不符合上班的要求，因?yàn)殚L發(fā)在低頭或 者做其他動(dòng)作的時(shí)候，往往會(huì)蓋住臉，使得行動(dòng)不便，影響工作效率。工作中的發(fā)型要以簡單、方便為原那么，如果是長頭發(fā)，可以扎一個(gè)馬尾辮，或者利用 發(fā)夾把頭發(fā)固定住，此外還可以把長發(fā)盤起來，使得臉龐清清爽爽地呈現(xiàn)出來。也有很多女

32、士剪了短發(fā)，顯得干凈利落，精神抖擻。不管是長發(fā)還是短發(fā)，首先要保證頭發(fā)的清潔，這 樣才能獲得別人的好感。.化裝在很多時(shí)候女士化裝是表示對(duì)他人的尊重，而且得體的化裝能使人變得更加美麗、更有 氣質(zhì)，也能增加自己的信心。在平常的工作場合中最好化淡妝，使人顯得清新自然，如果濃 妝艷抹，反而會(huì)適得其反，讓人質(zhì)疑你的工作能力。在出席宴會(huì)等正式場合的時(shí)候，妝可以 畫得稍微濃一些。化裝包括兩個(gè)局部：根底保養(yǎng)和彩妝。其中，根底保養(yǎng)分為潔膚、抹化裝水和潤膚霜、 涂隔離霜等程序，彩妝那么要運(yùn)用粉底、眼影、眼線筆、睫毛膏、眉筆、唇膏等工具。如果 要使用香水，應(yīng)該把香水擦在脈搏跳動(dòng)的地方，比方耳后、腋窩、手腕、腳、膝蓋

33、后側(cè)等部 位，要注意的是，有淡淡的香味就可以了，過于濃烈的香味會(huì)讓別人覺得難受?；b的目的是突出自己的特點(diǎn)，揚(yáng)長避短，但是不要奢求通過化裝來完全改變自己，因 為化裝品并不是魔棒。【舉例】秘書小李是一個(gè)五官端正的女孩，但是她的皮膚比擬黑，她希望通過化裝來掩蓋這一點(diǎn)，所以每天上 班前小李都會(huì)在臉上抹上大量的粉，使得整張臉上蓋著厚厚的粉底。有一天，小李在公司里搬了一些東西， 累得汗流滿面，結(jié)果臉上的粉被汗水沖出了條條溝壑！女士化裝的根本步驟如下，可以根據(jù)場合和需要的不同，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)某些步驟或者省略某 些步驟。證實(shí)。，接待工作當(dāng)有客人或來訪者的時(shí)候，秘書有責(zé)任做好接待工作，讓來賓感受到自己受到禮遇，產(chǎn)

34、生賓至如歸的感覺。，行政事務(wù)行政事務(wù)管理包括所有檔案的流程、生產(chǎn)線的流程、所有空間的管理，以及下對(duì)上、上 對(duì)下的溝通與協(xié)調(diào)。，保密工作秘書要具備保密意識(shí)，公司任何事情都要保密，包括最要好的同事詢問，也不能隨便透2.秘書應(yīng)該具備的能力秘書的工作非常繁瑣，而且經(jīng)常有突發(fā)性的事件要處理，所以秘書的能力應(yīng)該是多元化 的，決不能只有單一專長。領(lǐng)悟能力 分析能力 應(yīng)變能力 緞織能力 審美能力 決策能力秘書應(yīng)有的能力:協(xié)調(diào)能力觀察分析能力寫作能力交際能力 口頭表達(dá)能力操作能力【自檢】以下是一些秘書在工作中的表現(xiàn)，你認(rèn)為他們當(dāng)中誰是合格的秘書，誰需要改良工作態(tài)度、提高工作 能力？1小王在處理其他的事務(wù)時(shí)都非常

35、能干，但是她討厭寫報(bào)告，認(rèn)為寫報(bào)告是一件無關(guān)緊要的小事， 所以沒有在寫作上下功夫。2小李是財(cái)務(wù)經(jīng)理的秘書，經(jīng)常有同事或者好友向她打探別人的薪水，小李總是巧妙地回避這些話 題。3小張做了多年的秘書工作，一直做得很好，只是最近兩年公司引進(jìn)電腦，實(shí)行電腦化管理，小張 沒有學(xué)過電腦，覺得適應(yīng)不了。也見參考答案1 1答案1一1返回 小李是一名合格的秘書，小王需要提高寫作能力，小張需要提高操作電腦的能力。人際關(guān)系與溝通技巧認(rèn)知人際關(guān)系1.增進(jìn)人際互動(dòng)人是一種群體動(dòng)物，沒有人可以離群獨(dú)居，我們每天都要進(jìn)行人與人之間的互動(dòng)。人際3 月艮裝上班時(shí)穿著的服裝要大方、端莊，街上流行的短裙、牛仔褲、高統(tǒng)靴等最好不要出

36、現(xiàn)在 辦公室，職業(yè)套裝是最保險(xiǎn)的選擇。如果覺得套裝過于單調(diào)，可以利用絲巾、首飾等配件來進(jìn)行裝飾，比方在黑色的西裝上 佩戴一枚銀色的胸花，形成強(qiáng)烈的比照，或者在穿著單色的套裝時(shí)，系上一條彩色的絲巾， 這樣會(huì)使整個(gè)人立即顯得神采煥發(fā)。4,配件女式服裝的配件比男士更多、更復(fù)雜，也更講究，下面主要介紹一些根本的配件。，襪子在上班的時(shí)候，應(yīng)盡量穿著接近皮膚顏色的絲襪，黑色的長絲襪或者網(wǎng)眼襪在辦公室里 太引人注目，而且在國外有一種曖昧的意思，容易引起誤會(huì)。此外,應(yīng)該在提包里或者辦公室里準(zhǔn)備一雙備用的絲襪，因?yàn)榻z襪一不小心就會(huì)被勾破, 一旦滑了絲，應(yīng)立即換下，在辦公室內(nèi)穿著脫絲的絲襪是非常不雅觀的。，鞋子現(xiàn)

37、在女鞋的款式多得讓人眼花繚亂,但是在上班的時(shí)候,還是應(yīng)該選擇比擬正式的鞋子。 首先，最好選擇中跟鞋，既能顯得身材高挑，又不會(huì)把地板踩得“啜嚼響，如果不習(xí)慣, 也可以選擇平跟鞋，盡量不要選擇很高的高跟鞋。其次，最好穿著包前包后的鞋，現(xiàn)在比擬 流行的露出腳趾頭和腳后跟的鞋是不適合在辦公室穿著的。，首飾首飾是用來點(diǎn)綴外表的，首飾的佩戴要強(qiáng)調(diào)少而精，如果把所有的首飾都戴在身上，只 會(huì)讓人覺得你像一棵圣誕樹，尤其對(duì)于比擬年輕的女士，一只小巧的戒指，或者一塊精致的 手表就是很好的點(diǎn)綴了。選擇首飾要根據(jù)自己的特點(diǎn)，比方臉型、身材來決定，使首飾為自己效勞，幫助自己揚(yáng) 長避短，而不是讓自己成為首飾的附屬物。表4

38、-1 首飾與臉型的搭配表橢圓形臉飾品臉型項(xiàng)鏈耳環(huán)眼鏡方形臉V字型的項(xiàng)鏈，圓形墜子 的項(xiàng)鏈圓形或小墜飾的款式橢圓框、復(fù)古框圓形臉長鏈或有長墜的項(xiàng)鏈長形、垂墜式、幾何形狀長方形、長橢圓形心形臉鎖鏈、圓珠頸鏈造型夸張、圓圈狀的耳環(huán)喇叭口造型、長方 框、大橢圓形長形臉頸鏈或短鎖鏈狀、串珠短 鏈圓弧形、彎月狀、水鉆耳 環(huán)圓形、長橢圓形臉蛋均勻，各種飾品皆能搭配，但個(gè)子小的人，不宜配戴太長的項(xiàng)鏈及耳環(huán), 臉蛋小的人也不適合太夸張的耳環(huán)5禮服在一些正式的場合，如參加晚宴或去聽音樂會(huì)，女士也要穿著禮服出席。禮服分為大禮 服和小禮服，其具體的使用方法見下面的表格。表4-2 大禮服和小禮服的使用方法一覽表大禮服小

39、禮服服裝及地長禮服，合身直立式剪裁或大蓬裙，不規(guī) 那么裙擺亦可裙長可到膝蓋或足踝，可釘 亮片或亮珠，可選擇華美的 質(zhì)料發(fā)型長發(fā)可挽起，不宜裝飾華美發(fā)夾或頭花可吹大波浪，短發(fā)可用摩絲 來增加服帖感化裝用粉條上底妝可增加臉上光榮，化裝可比白天 濃艷些盡量采用立體化裝，突出臉 上輪廓與五官皮包手包宜小，可釘亮片或選擇金、銀色，不能太 鼓或太大綢緞或珠包，金銀色小皮包 也可鞋襪綢緞或絲絨的鞋面很得體，絲襪可以比擬鳧麗同大禮服香水應(yīng)抹些許香水，但不要太濃，可將香水舉起， 在頭頂上噴灑在空氣中同大禮服【自檢】在學(xué)習(xí)了本講的形象塑造之后，請(qǐng)檢查自己以前的做法，看看存在哪些失誤 之處，您打算怎么改良？對(duì)今后的

40、著裝，您有什么樣的想法？運(yùn)【本講小結(jié)】本講介紹了專業(yè)形象的塑造。首先，講解了動(dòng)作儀態(tài)的訓(xùn)練，分別從優(yōu)雅得體的站姿、沉著不迫的走 姿、穩(wěn)重端莊的坐姿以及適當(dāng)?shù)闹w語言四個(gè)方面進(jìn)行了詳細(xì)的說明。然后，講解了男士的著裝藝術(shù)，包 括西裝、襯衫、領(lǐng)帶、各種配件的選擇，并介紹了三種禮服的選用。最后，講解了女性專業(yè)形象的塑造， 從發(fā)型、化裝、服裝、配件、禮服五個(gè)方面給出了具體的指導(dǎo)和考前須知。秘書的形象非常重要，因此在 塑造形象上應(yīng)多花一些心思，不斷學(xué)習(xí)、不斷改良、不斷積累經(jīng)驗(yàn)，把自己塑造成具有專業(yè)形象的優(yōu)秀秘 書?！拘牡皿w會(huì)】訪客接待禮儀如何接待訪客接待訪客是秘書幾乎每天都要做的，一位優(yōu)秀的秘書要能夠讓客

41、戶在受到接待的過程中 認(rèn)同公司，也認(rèn)同自己。怎樣才能到達(dá)這個(gè)境界？這就需要在實(shí)際生活中去學(xué)習(xí)、去實(shí)踐。.保持親切燦爛的笑容微笑是全世界的共同語言，正所謂“伸手不打笑臉人，一副親切燦爛的笑容能夠讓人不由自主的產(chǎn)生好感，愿意與你親近。有一句諺語說得好：“假設(shè)你需要快樂，必須學(xué)會(huì)先使別人快樂。笑容可以拉近彼此 的距離，甚至消除彼此的對(duì)立和敵意。秘書在接待過程中首先要學(xué)會(huì)微笑，以微笑來迎接客 人，用微笑給客人留下美好的第一印象。笑容是可以訓(xùn)練的，我們可以對(duì)著鏡子觀察自己的笑容，努力使自己的笑容熱情真誠, 而不能皮笑肉不笑或者自以為是的傻笑。只要努力訓(xùn)練，就一定能保持最美的笑容。.溫馨得體的招呼語打招呼

42、也是需要技巧的，客人來訪時(shí)，如果對(duì)客人說：“歡送光臨！會(huì)顯得過于單調(diào), 日常生活中可以使用“您早、“您好、上午好、“下午好等等。.運(yùn)用視線功能所謂的視線功能是指要與客戶保持相等的高度，比方當(dāng)客戶進(jìn)來時(shí)，你是坐著的，這時(shí) 你應(yīng)該馬上站起來表示歡送，如果繼續(xù)坐著，會(huì)顯得很沒禮貌。有的時(shí)候，客人的身高比秘書矮，這種情況下秘書不要為了與客人保持相等高度，就低 下身子與客戶說話，因?yàn)檫@種做法不但不能表示尊敬，反而會(huì)傷害客人的自尊心，正確的做 法是后退兩步，與客人拉開一定距離，這樣視線自然會(huì)拉平?！咀詸z】小李是公司的秘書，下面是她在工作中遇到的問題，您認(rèn)為小李應(yīng)該 怎樣做？1一個(gè)穿著很簡樸的客人來訪，看起

43、來似乎比擬窮困，這時(shí)小李應(yīng) 該：a.熱情地說聲：您好！然后問他有什么事。b.懶得搭理他，等他自己說出來訪的目的。2一位客人的個(gè)子很矮，小李為了不使兩人之間高度相差太多，造 成客人為難，小李應(yīng)該：a.彎腰，低下身子，然后再與客人說話。b .后退兩步，使得兩人的視線齊平，然后再與客人說話。見參考答案5 1返叵答案51a如何引導(dǎo)訪客.用手勢引導(dǎo)客人當(dāng)秘書了解了客人來訪的目的和要見的人之后，如果需要，還應(yīng)把客人引導(dǎo)到目的地, 這時(shí)一般要用手勢示意客人跟隨自己。引導(dǎo)客人要用優(yōu)雅的手勢，首先手心要朝天，手心下壓是命令式的，手不要過于僵硬, 有的人五指并攏，讓人一看就覺得他的內(nèi)心很緊張，所以手要自然的往前伸

44、，最好不要往旁 邊伸，以防止不小心碰到別的人或物。.引導(dǎo)過程中的禮儀在引導(dǎo)客人前進(jìn)的過程中，要注意以下事項(xiàng)：，確定客戶的位置在行進(jìn)過程中應(yīng)該讓客戶走在中間，自己走在旁邊，一來為了表示尊重，二來防止別的 人碰到客人。秘書與客人之間大概保持一個(gè)手臂的距離，這樣雙方既可以彼此清楚地聽見對(duì) 方的講話，又可防止兩人因距離過近而帶來的緊張和為難。，適應(yīng)客人的步伐速度秘書要使自己的步伐速度與客人保持一致，在行進(jìn)的過程中，應(yīng)隨時(shí)注意客人的需要, 在每次拐彎時(shí)，都要提前告訴客人，如果秘書走在前面，每走一段距離，都要停下來確認(rèn)客 人是否跟上。，上下樓梯的考前須知上樓梯的時(shí)候，如果女秘書穿的是短裙，就不要先上樓，以

45、免出現(xiàn)為難，這時(shí)可以請(qǐng)客 人走在前面，自己走在后面，直到上完樓梯后再趕到前面，繼續(xù)引導(dǎo)工作。下樓梯的時(shí)候，要提醒客人小心滑倒，雖然可能性很小，依然要防患于未然，因?yàn)榭腿?一旦摔倒，將會(huì)給自己和公司帶來很大的麻煩。，穿越障礙物在前進(jìn)的過程中，如果有障礙物，秘書應(yīng)該及時(shí)或提前提醒客人，比方前面有一個(gè)門檻, 如果客人一時(shí)沒有注意，也許會(huì)絆一下，甚至?xí)ひ货?，就?huì)造成比擬為難的局面，所以進(jìn) 行沿途的提醒是必要的。到達(dá)目的地之后，秘書應(yīng)主動(dòng)幫客人開門，但是一定要注意，應(yīng)等客人完全進(jìn)去后，再 松手放開門，否那么門會(huì)彈回去打到客人。向外推的門更要注意，開門時(shí)動(dòng)作要輕，因?yàn)槲?們不知道門后是否有人站在那里。.

46、搭乘電梯的禮儀搭乘電梯的時(shí).候，一般要讓客人先上或先下，如果電梯里沒有人，秘書那么應(yīng)先進(jìn)去控 制開關(guān)，然后做一個(gè)請(qǐng)的動(dòng)作。在電梯里，秘書最好與門保持45度角，這樣就不會(huì)與客人 面對(duì)面，從而引起不自在，也不會(huì)背部朝著客人，顯得不禮貌。電梯里如果沒有其他人，秘書可以主動(dòng)與客人聊聊天，這樣既可以增加彼此的了解，又 可以防止電梯里太過于安靜，讓人覺得不舒服。會(huì)見過程中的禮儀 長幼有序的介紹在作介紹的時(shí)候，工般要遵守年齡長幼、職位上下的規(guī)那么，具體地說，就是要以客為 尊，先將自己的同仁介紹給客戶認(rèn)識(shí)；先將同輩份的男士介紹給女士認(rèn)識(shí)；先將晚輩女性介 紹給長輩男士；先將晚輩介紹給長輩；先將職位低的介紹給職位

47、高的；先將個(gè)人介紹給團(tuán)體?！九e例】某公司王經(jīng)理到一個(gè)公司進(jìn)行拜訪，公司的秘書小周首先要把公司的人員介紹給王經(jīng)理，所以她應(yīng)該 先說：“王經(jīng)理，給您介紹一下，這位是我們公司的陳某某。然后再說：“陳某某，這位是某某公司的王 經(jīng)理。.合體的握手介紹完之后雙方一般要握手，通過握手可以架起友誼的橋梁。握手也要講究禮儀，比方 主動(dòng)握手的次序、握手的力度和時(shí)間等等。握手的禮儀:A女士先伸出手,男士才可伸手A長輩先伸出手，晚輩才可伸手A男士與男士握手，虎口交叉互提 女士與女士握手，不宜太柔弱無力 手容易出汗的人,應(yīng)先擦拭再伸出手 與客人握手時(shí) 不宜與他人交談 一般以右手與訪客握手3,恰到好處的收遞名片握手之后大

48、局部的人都會(huì)進(jìn)行名片的收遞。收遞名片的禮儀有：，用正確的姿勢拿名片拿名片的時(shí)候，一般應(yīng)該用大拇指壓在名片的上沿，左右各一根手指，頂住名片的邊緣, 然后用剩下的左右各三根手指捧著名片，雙手遞給對(duì)方，而且要將名片向著對(duì)方，呈15度 角的傾斜角度，這樣便于對(duì)方看清楚名片的內(nèi)容。，接穩(wěn)別人的名片在交換名片的過程中，非常忌諱把對(duì)方的名片掉落在地，因?yàn)槊且粋€(gè)人的身份象征, 一定要穩(wěn)妥地接過名片，拿到名片后不要在手心把玩，而是慎重地收藏好。，熟悉名片內(nèi)容接過名片之后，要認(rèn)真地看名片上的內(nèi)容，熟悉對(duì)方的姓名、工作單位、職務(wù)、聯(lián)系方 法等，而且立即用對(duì)方的頭銜來稱呼他。如果拿過名片，只是隨便瞟一眼，甚至看都

49、不看就 扔進(jìn)抽屜里，不僅是對(duì)別人的不尊重，而且也浪費(fèi)了人力資源。提醒您：對(duì)于名片上自己不認(rèn)識(shí)的字一定 要立即向?qū)Ψ皆捊蹋绻欢b懂，胡 亂猜測，馴尉（友的名字，合引起對(duì)方 的不滿，而且會(huì)顯得自己知識(shí)淺薄、自 以為是。V，把名片放在固定的地方秘書應(yīng)隨身準(zhǔn)備一個(gè)名片夾，每次接到名片之后，都應(yīng)把名片保存在名片夾里，以便于 隨時(shí)找到所需名片。有的人習(xí)慣順手把名片放在口袋里，結(jié)果需要的時(shí)候，卻翻出來一張皺 巴巴的名片。作為秘書，應(yīng)該比別人更注意細(xì)節(jié)。.奉茶的禮儀在交換過名片之后，開始交談之前，奉上一杯茶水是必要的禮節(jié)，怎樣奉茶才符合禮儀 要求呢？奉茶的禮儀:依季節(jié)選擇適合的茶飲A使用托盤端茶松縫勿以手

50、指拿捏右手在上 左手至下掛著茶杯 TrTrTrTrr TrA將茶杯放在客人方便拿取之處咖啡杯應(yīng)先將湯匙、鸚、奶油球放置 在杯碟上再端給客人【舉例】小林是一位細(xì)心的秘書，每當(dāng)有客人來訪的時(shí)候，冬天她會(huì)給客人奉上一杯熱騰騰的杳茶，讓客人喝 在嘴里，暖在心里；而在夏天，她會(huì)給客人端上一杯冰茶，幫助客人消除酷暑的炎熱，所以來訪的客人對(duì) 小林的印象都很好。.謙恭有禮的送客當(dāng)訪談結(jié)束，客人要離開的時(shí)候，秘書要有禮貌的送客。因?yàn)榭腿耸敲貢龑?dǎo)進(jìn)來的, 所以有責(zé)任把他們再送出去，這時(shí)候，如果上司也站起來，表示要送客，秘書應(yīng)該走在上司 的前方一點(diǎn)，不要搶上司的光榮，如果上司覺得這個(gè)客人可以由秘書代勞送，那么秘書

51、就要 負(fù)責(zé)送好客人。秘書送客的時(shí)候，根據(jù)具體情況有三種程度：，把客人送到電梯口，等電梯即將關(guān)上時(shí)，行禮道再見；，把客人送到大門口，目送客人離開后才返回工作崗位；，把客人送上汽車或其他的交通工具，對(duì)他們的光臨表示感謝，歡送他們以后再來。【自檢】秘書小周在會(huì)談的過程中，有下面的一些動(dòng)作，請(qǐng)判斷她的行為是否正確。 TOC o 1-5 h z .小周在與客人握手的時(shí)候，同時(shí)和其他的同事交談。.小周首先把上司介紹給客人，再把客人介紹給上司。.客人把名片遞給小周，小周一不小心沒接住，掉在地上了。.小周在把咖啡端給客人的同時(shí)，也把湯匙、糖包放置在杯碟上。.客人訪談結(jié)束后，小周把客人送到大門口，目送客人離開后

52、才返回工作崗位。見參考答案52答案521, 3錯(cuò)誤；2, 4, 5正確返回返回拜訪的禮儀.拜訪的根本禮儀正所謂禮尚往來，要去拜訪客戶時(shí)，在受到對(duì)方禮遇的同時(shí)，自己也應(yīng)該遵守根本的禮 儀。，事先約定拜訪時(shí)間貿(mào)然的前去拜訪有時(shí)是一件非常失禮的事，所以作為秘書，不管是自己前去拜訪，還是 上司親自去拜訪，都要提前與對(duì)方約好時(shí)間。，事先準(zhǔn)備好資料為了提高拜訪而效率，秘書一定要做好事前準(zhǔn)備，其中重要的一條就是準(zhǔn)備好材料，這 樣在拜訪的過程中就可以及時(shí)拿出需要的材料，在談判的時(shí)候，準(zhǔn)備充分的材料甚至是一道 厲害的殺手銅。，注意儀容形象的修飾秘書平時(shí)就代表著公司的形象，在出訪的時(shí)候更是如此，根本要求是整潔、大

53、方、專業(yè) 化，并且精神抖擻。，遵守時(shí)間觀念首先，要在約定的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)到訪，秘書有責(zé)任提醒上司已經(jīng)安排的拜訪時(shí)間，以免上司 因事務(wù)繁忙忘記或者拖延時(shí)間，而讓對(duì)方久候。其次，在拜訪的過程中，秘書也要把握好時(shí) 間，最好不要把時(shí)間拖得太長，以免耽誤他人和自己的時(shí)間。，運(yùn)用談話技巧在與拜訪對(duì)象見面的時(shí)候，秘書應(yīng)主動(dòng)地遞上自己的名片，如果上司一同去了，那么首 先要為上司和拜訪對(duì)象進(jìn)行介紹。在拜訪的整個(gè)過程中，秘書都要注意運(yùn)用談話的技巧，因 為很多時(shí)候同樣的意思用不同的方式表達(dá)會(huì)取得截然相反的效果。.商務(wù)車次安排在日常工作與生活中，我們經(jīng)常要乘坐汽車，車上的座次如何安排也是有講究的。，司機(jī)開車的坐次安排如果有

54、司機(jī)開車，主管應(yīng)坐在駕駛座的右前方，其次是左前方，年齡輩分最低的應(yīng)該坐 在駕駛座的旁邊，這樣便于下來幫助開車門、關(guān)車門。，老板開車的坐次安排如果老板親自開車，那么秘書必須坐在老板的旁邊，而不能大咧咧地坐在后面，把老板 當(dāng)司機(jī)。，小巴的主賓安排一般小巴是三排九人座，中間那排靠近門的座位最方便上下起落，這個(gè)位置是主賓的位 置，然后依次是中間排的其他座位和后面的一排，前面一排因?yàn)楸葦M高，不適合讓主管、年 齡大的、行動(dòng)不便的人來坐，而應(yīng)該讓年齡輩分比擬低的人來坐。，其他車的座位安排吉普車的駕駛座的旁邊是主位，應(yīng)該由主管乘坐，后面那么由年齡輩分比擬低的坐。而 游覽車的安排又不同，我國以右為尊，一般右邊的

55、景象風(fēng)光最漂亮，所以要讓上級(jí)和前輩們 坐在右邊，中間的走道最好不要給德高望重或年齡較大的長輩坐。，夫妻同坐的位置安排如果是夫妻一同坐車，不同的國家有不同的講究，歐美人講求社交，所以夫妻分開坐, 男主人開車，主賓坐在男主人的旁邊，而中國人講求邊際關(guān)系，一般是先生開車，太太就坐 在旁邊，所以秘書要根據(jù)接待對(duì)象來安排位置?！颈局v小結(jié)】本講介紹了訪客接待與拜訪禮儀。首先，講解了怎樣接待訪客，包括保持親切燦爛的笑容、溫馨合宜 的招呼語、運(yùn)用視線功能；其次，介紹了如何引導(dǎo)訪客，包括用手勢引導(dǎo)客人、行進(jìn)過程中的禮儀、搭乘 電梯的禮儀三個(gè)局部；接下來，從介紹、握手、收遞名片、奉茶、送客等會(huì)見過程中的五個(gè)步驟展

56、開，一 一闡述了相應(yīng)的禮儀；最后，介紹了拜訪的根本禮儀，并列舉了各種商務(wù)用車的座位安排?？傊?，良好的 禮儀能夠幫助我們獲得良好的第一印象，作為秘書，必須了解并掌握各種禮儀，從細(xì)節(jié)處入手，將工作做 好?！拘牡皿w會(huì)】中國的飲食文化源遠(yuǎn)流長，中餐因種類豐富、色香味俱全而聞名世界，很多外國朋友一 聽到中餐就樹起大拇指表示贊同。但是同時(shí)必須認(rèn)識(shí)到，很多國人在餐桌上的禮儀卻是讓人 不堪入目的。有的人吃了幾十年的中餐，依舊拿不穩(wěn)筷子，夾菜時(shí)滑掉食物；有的人吃東西 的時(shí)候發(fā)出巨大的聲音，卻一副旁假設(shè)無人的樣子。古話說得好“席不正不做，因?yàn)閺澭?駝背會(huì)壓迫腸胃，導(dǎo)致消化不良，而且儀態(tài)也不雅觀。在用餐的時(shí)候要考慮

57、一下自己會(huì)不會(huì) 影響到別人？會(huì)不會(huì)讓人家側(cè)目以對(duì)？在吃飯的時(shí)候時(shí)刻保持警醒，保持應(yīng)有的禮儀。宴會(huì)前的準(zhǔn)備工作.邀請(qǐng)函的制作宴會(huì)前的準(zhǔn)備工作包括很多方面，尤其是重大宴會(huì)的準(zhǔn)備更是需要細(xì)心、耐心和恒心, 其中，邀請(qǐng)函的制作就是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。一般來說，正式的邀請(qǐng)函中應(yīng)該注明以下內(nèi) 容：，宴會(huì)的目的首先要讓賓客通過閱讀邀請(qǐng)函明確宴會(huì)是為了什么而舉辦的，比方為了慶祝元旦、迎接 新年的到來，或者為了給某人祝壽，或者為了紀(jì)念公司成立等等，這樣來客才會(huì)心中有數(shù), 知道應(yīng)該做什么準(zhǔn)備。，宴會(huì)的種類因?yàn)楝F(xiàn)在宴會(huì)的種類很多，有自助餐、西餐、中餐、雞尾酒會(huì)等等，所以需要事先讓賓 客知道宴會(huì)的種類。，時(shí)間選擇宴會(huì)

58、時(shí)間，一般要盡量避開法定假日，如國慶、春節(jié)等，因?yàn)樵诜ǘ偃沼械娜思?人團(tuán)聚，有的人出門旅游，很難把人湊齊?！九e例】一對(duì)年輕的戀人準(zhǔn)備舉行婚禮，她們把婚禮的時(shí)間定在十月二號(hào)，結(jié)果當(dāng)天有的朋友因?yàn)槌鲩T旅行沒 能出席婚禮，有的人卻拖家?guī)Э诘娜叶紒砹耍沟谜麄€(gè)婚宴很混亂。，地點(diǎn)在確定宴會(huì)地點(diǎn)的時(shí)候，必須考慮到交通是否方便？有沒有停車場？不能為了吃一頓 飯，使得大家舟車勞頓。，服裝要求對(duì)于一般的休閑聚餐性質(zhì)的宴會(huì)，客人們可以著便服，但是對(duì)于比擬正式的或者重大的 宴會(huì)，那么需要出席者穿著禮服，所以要在邀請(qǐng)函上注明：“男士請(qǐng)著西裝打領(lǐng)帶，女士請(qǐng) 著套裝或小禮服，否那么客人很可能會(huì)依照自己的想法穿著，到時(shí)

59、舉辦方就會(huì)陷入進(jìn)退兩 難的境地。，回帖要求回帖的一個(gè)重要功能就是幫助舉辦方確認(rèn)能夠出席宴會(huì)的人數(shù)，統(tǒng)計(jì)人數(shù)之后，舉辦方 才能根據(jù)人數(shù)確定宴會(huì)的規(guī)模、食物的數(shù)量等。.座次的安排我國在正式場合一般都用圓桌，最少一桌，多那么兒十桌，每種情況都有具體的禮節(jié)要求。，一桌如果只有一桌，這一桌一般設(shè)在房間的中央，正對(duì)著門口，這時(shí)主人應(yīng)該坐在離門口比 擬近的位置，主賓坐在面向門口、離門口比擬遠(yuǎn)的位置，這樣既可以便于主人招呼遲到的客 人，又不會(huì)讓主賓受上菜動(dòng)作的影響。，多桌品字形的三桌，突出上面的尊桌鼎足形的三桌，上面左邊是主桌入口梅花形的四桌，以上邊為尊入口梅花形的四桌，以上邊為尊一字形的四桌，以左邊中間為尊

60、入口 I軸心形的五桌，以中為尊，眾星捧月入口梅花形的五桌，最上面是主桌圖61 多張餐桌的擺放形式如果是一字形排開的三桌，那么以中為主，以左為次，最后是右邊的一桌；如果是品字 形的三桌，那么以上面的一桌為主桌，然后是下面左邊的一桌，最后是右手這一桌；如果是 鼎足形的三桌，上面左邊的是主桌，上面右邊的是次桌，下面靠近門口的一桌是最低的位置, 由年紀(jì)比擬小、職位比擬低的人坐。如果是梅花形排列的四桌，中間的遠(yuǎn)離門口的一桌是主桌，其次是中間的離門近的一桌, 再次是左邊，最后是右邊；如果是一字形排開的四桌，還可能是七八桌，都是以中間的一桌 為主桌，然后按照離主桌的距離從近到遠(yuǎn)先左后右依次排序。如果是軸心形