公司公文發(fā)放管理制度(新增)

1、公司公文發(fā)放管理制度目的：為標準公司公文的發(fā)放管理，確保信息的傳遞暢通，制定本制度。二、適用范圍：適用于公司公文處理過程含：擬稿、會簽、核稿、簽 發(fā)、編號、打印、校對、用印、登記、分發(fā)、歸檔保存等環(huán)節(jié)的管理。三、公司公文的定義及分類：1、公文定義：是指公司在經(jīng)營管理的過程中，按嚴格的、特定效力的、標準的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。2、公司公文的分類：A、公司的規(guī)章制度及流程文件和表單類；B、質(zhì)量管理體系文件及資料；C、命令、決定、公告、通告、通知、通報；D、報告、請示、批復(fù)、意見、會議紀要、信函。四、職責：1、各部門：負責按固定格式起草相關(guān)公文并按要求遞交審批，“D類公文審批后

2、統(tǒng)一交到企管部文控處進行公布。2、各部門負責人：負責審核本部門起草的公文。3、公司上層領(lǐng)導(dǎo)：負責審核、批準公司相關(guān)公文。4、企管部文控：負責公司規(guī)章制度、流程及質(zhì)量管理體系文件和資料的發(fā)放和歸檔保存管理及“C類公文“的統(tǒng)一公布處理。5、行政辦：負責政府機關(guān)相關(guān)事宜的通知和公司行政事務(wù)的通知的下發(fā)及相關(guān)資料的歸檔保存工作。6、人力資源部：負責與工資相關(guān)事宜及人事任命、獎懲等事項的通知下發(fā)及相關(guān)資料的歸檔保存工作。7、各收文部門：負責簽收并分類保存好收到的公文。五、管理規(guī)定：1、公文格式規(guī)定：1.1、公司的規(guī)章制度及流程文件格式：頁眉設(shè)公司名加LOGO標簽，頁腳設(shè)頁碼，標題為二號字的楷體或宋體字，

3、正文一般為小四號字的楷體或宋體字，收尾局部為公司名和日期及審批人。格式后附1.2、質(zhì)量管理體系文件及資料的格式：頁腳設(shè)頁碼，抬頭局部設(shè)公司LOGO，文件名稱、文件編號、編制人、審批人、修訂人、版本/版次、編寫日期及生效日期、歸口部門等內(nèi)容，字號為小四號的楷體或宋體字，標題為二號字的楷體或宋體字，正文一般為小四號字的楷體或宋體字。格式后附1.3、命令、決定、公告、通告、通知、通報類公文的格式：頁眉設(shè)公司名加LOGO標簽，第二行設(shè)文件編號即X字加年份加順序號，標題為二號字的楷體或宋體字，正文一般為小四號字的楷體或宋體字，收尾局部為公司名和日期及審批。格式后附1.4、報告、請示、批復(fù)、意見、會議紀要

4、、信函類公文的格式：頁眉設(shè)公司名加LOGO標簽，頁腳設(shè)頁碼，標題為二號字的楷體或宋體字，正文一般為小四號字的楷體或宋體字，其它內(nèi)容根據(jù)要求而設(shè)。格式后附2、擬稿：就是草擬文件的初稿。A、擬稿是發(fā)文處理的第一道程序，是關(guān)系到文件質(zhì)量的根底工作，必須十分認真細致。B、擬稿是由各部門根據(jù)需要自行負責草擬相關(guān)公文，并按規(guī)定要求遞交審批。C、注意排版藝術(shù)，版面的安排要美觀大方、賞心悅目。3、會簽：各部門需要以公司名義發(fā)文時，部門負責人及相關(guān)部門負責人均需審核簽字。A、部門負責人在公文稿件的“審核欄簽字。B、凡涉及到其他相關(guān)部門事宜，均要事先與相關(guān)部門審核會簽。C、部門及相關(guān)部門負責人核稿或會簽完成后送企

5、管部文控處理、歸檔備案保存；與行政事務(wù)相關(guān)的事宜還需送行政辦處理、歸檔備案保存。4、核稿：即對文件草稿進行審核。A、“A、公司的規(guī)章制度及流程文件和表單類和“B、質(zhì)量管理體系文件及資料，各擬稿部門將稿件提交到企管部，由企管部的負責人在草稿未送主管審批之前，依據(jù)公文的根本要求，對草稿的體式、內(nèi)容等進行全面的審核。B、“命令、決定、公告、通告、通知、通報類公文，各擬稿部門將稿件提交到文控，由文控的負責人在草稿未送主管審批之前，依據(jù)公文的根本要求，對草稿的體式、內(nèi)容等進行全面的審核。C、報告、請示、意見、會議紀要、信函類公文，各擬稿部門將稿件交由部門負責人在草稿未送主管審批之前，依據(jù)公文的根本要求，

6、對草稿的格式、內(nèi)容等進行全面的審核。5、簽發(fā)：簽發(fā)是部門負責人或公司中心總經(jīng)理或公司總經(jīng)理對文稿的最后審批，文件草稿經(jīng)中心總經(jīng)理或總經(jīng)理簽發(fā)后，即成為最后定稿，文件據(jù)此生效。6、校對：校對是公文處理過程中的一個重要環(huán)節(jié)，也是一項重要工作職責，即一校由起草者進行；二校由核稿人員進行；三校最好由部門負責人進行。校對時要以文件定稿為基準，進行認真仔細地校對，連標點符號也不能放過。7、打?。杭磳?jīng)簽發(fā)后的文稿進行打印、復(fù)印的過程，在打印過程中，必須做到：A、以經(jīng)簽發(fā)后的定稿為依據(jù)，忠于原稿，不得隨意改動，確需改動的要報經(jīng)簽發(fā)人批準。B、注意保密，文印人員不得讓別人隨便翻閱文稿，防止泄密。8、用?。杭丛?/p>

7、制成的公文上加蓋公司印章如受控文件章、總經(jīng)理用章、公司章等，這是公文生效取信的憑證。用印要做到端正、清晰、位置恰當，即所謂“上不壓正文，下要騎年蓋月。9、編號：文稿經(jīng)中心總經(jīng)理或總經(jīng)理簽發(fā)后，發(fā)文部門相關(guān)負責人要對簽發(fā)的公文進行編號登記，防止發(fā)文混亂。編號應(yīng)按公文格式規(guī)定的方法編排，一般包括發(fā)文代字、發(fā)文年號和該年度發(fā)文序號三局部組成，如，文件編號：總字【2021】第013號。10、分發(fā)：發(fā)放文件時，必須建立發(fā)文登記簿，嚴格履行收文人簽字手續(xù)，保證文件發(fā)放不出過失。A、公司所有的公文在發(fā)放前必須按要求經(jīng)過審批簽字生效前方可執(zhí)行下一步工作。B、公司質(zhì)量管理體系類文件、制度流程類文件及決定、公告、

8、通告、通知、通報統(tǒng)一由文控作分發(fā)處理。C、政府機關(guān)相關(guān)事宜的通知和公司行政事務(wù)的通知等統(tǒng)一由公司行政辦作分發(fā)處理。D、工資相關(guān)事宜及人事任命、獎懲等事項的通知統(tǒng)一由公司人力資源部作分發(fā)處理。E、其它如：報告、請示、批復(fù)、意見、會議紀要、信函等由各部門根據(jù)需要作好分發(fā)處理工作。F、文件分發(fā)方式有：電子郵件、通知欄布告、紙質(zhì)檔簽收、 等多種形式，但分發(fā)文件時，必須做好文件簽收工作，分發(fā)文件時發(fā)文部門責任人要提前準備好文件分發(fā)表，讓簽收人親自簽字確認，確保文件發(fā)放到指定人員手上。G、假設(shè)不能親自簽收的，可由所在部門其他人員代簽，也可以電子郵件或 的形式通知到個人，并致電確認，確認收到前方可完成分發(fā)工

9、作。11、歸擋、保存：這是發(fā)文處理工作最后一道工序，即將制成的文件連同文稿一起，按正文在上、草稿在下的順序收集起來，整理、立卷、歸檔和保存文件。六、相關(guān)公文格式附表1、質(zhì)量管理體系類文件格式見后面附表格式；2、規(guī)章制度、流程類文件格式見后面附表格式；3、命令、決定、公告、通告、通知、通報類文件格式見后面附表格式；4、報告類文件格式見后面附表格式；5、會議紀要類文件格式見后面附表格式；6、信函類文件格式見后面附表格式；7、其它如：請示、批復(fù)、意見文件格式見后面附表格式。廣東新勁剛超硬材料 2021-05-26 審批/日期：1、質(zhì)量管理體系類程序及支持類文件格式：廣東新勁剛超硬材料版本0/A修訂審核文件名稱審批編號XJG/ZC部門代碼+流水號-年份歸口部門條款號頁數(shù)第 頁共 頁實施日期2、規(guī)章制度、流程類文件格式：3、命令、決定、公告、通告