申格公司企業(yè)內(nèi)部控制制度-總辦行政管理部分

1、申格公司企業(yè)內(nèi)部控制制度總辦、行政管理部分 固定資產(chǎn)及低值易耗品管理規(guī)定 一、總 則 （一）為加強企業(yè)固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理，提高固定資產(chǎn)及低值易耗品的使用效益，保證資產(chǎn)的完整性。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合我司實際，特此擬定此辦法（固定資產(chǎn)及低值易耗品以下簡稱物品） （二）固定資產(chǎn)及低值易耗品的劃分： 1、固定資產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)會計制度規(guī)定，使用期超過一年的房屋、建筑物、機器、運輸工具等，或非生產(chǎn)經(jīng)營用單位價值在 2000 元以上，并且使用年限在 2年以上的，稱作為固定資產(chǎn)。 2、低值易耗品是指不能作為固定資產(chǎn)的各種用具物品、單位價值較低（2000 元以下；50 元以上） ，在使用過程中基本保持其

2、原有實物形態(tài)不變的物品，主要分為三大類，一是辦公家具類，包括辦公桌椅、洽談桌椅、會議桌椅、電腦桌、商場休閑椅、長條桌椅、服務(wù)臺、沙發(fā)、文件柜、保險柜、更衣柜、書櫥、雙人高低床等；二是辦公設(shè)備及工具類：包含點鈔機、開水器、碎紙機、考勤機、收銀箱、飲水機、電風(fēng)扇、平板車、老虎車等；三是其它：包括貨架、隔斷、屏風(fēng)、窗簾、門簾等。 (三)固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理部門： 公司行政部、財務(wù)部由部門負責(zé)人牽頭組成聯(lián)合盤點小組，盤點結(jié)束后共同向公司總經(jīng)理呈報盤點報告，分析盤點差異、提出處理意見及解決方案。 （四）管理部門的管理職責(zé) 1、負責(zé)制定固定資產(chǎn)及低值易耗品的配置標(biāo)準(zhǔn)； 2、負責(zé)對使用部門保管及使用的

3、監(jiān)督； 3、負責(zé)組織定期與不定期的盤點； 4、管理部門的臺賬與使用部門臺賬數(shù)量相吻合。 (五)使用部門的職責(zé)： 使用部門負責(zé)本部門固定資產(chǎn)及低值易耗品的保管、 維護、保養(yǎng)、維修及申領(lǐng)、調(diào)撥、報廢手續(xù)的辦理。 (六)管理原則：誰使用、誰負責(zé)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工管理、層層負責(zé)、管用結(jié)合、物盡其用，責(zé)任到人。 （七）管理的主要任務(wù)是：完善管理體制；健全規(guī)章制度；摸清財產(chǎn)狀況，明晰產(chǎn)權(quán)關(guān)系；建立科學(xué)的運行機制；合理配置低值易耗品及固定資產(chǎn)；保證低值易耗品及固定資產(chǎn)安全、完整、完好。 二、固定資產(chǎn)及低值易耗品的購置 1、固定資產(chǎn)及低值易耗品采購規(guī)定 固定資產(chǎn)及低值易耗品的購置部門為公司行政部或公司指定部門。

4、 固定資產(chǎn)及低值易耗品的采購流程：購置部門向供貨商詢價取得各廠商 報價單進行比價確定報價較低且品質(zhì)佳之核準(zhǔn)廠商為采購對象。 單批次 1 萬元以下（含）尋找至少兩家以上的供應(yīng)商進行詢價比價；單批次1 萬元以上至 10 萬元應(yīng)尋找至少三家以上的供應(yīng)商進行招標(biāo)采購；單批次 10 萬以上尋找至少三家以上的供應(yīng)商進行招標(biāo)采購并組織招標(biāo)小組確定出最優(yōu)方案，并報董事長審批。 2、固定資產(chǎn)及低值易耗品申請報告審批流程 部門經(jīng)辦人部門負責(zé)人中心總監(jiān)人事行政中心總監(jiān)財務(wù)中心總監(jiān)總經(jīng)辦 申請報告的內(nèi)容應(yīng)該包括：物品名稱、用途說明、規(guī)格型號、申請數(shù)量、需要時間、建議廠商等。并在確定采購物品時，應(yīng)聽取相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員的

5、意見。 3、行政部在辦理固定資產(chǎn)及低值易耗品領(lǐng)用手續(xù)時，應(yīng)當(dāng)留存申請報告（復(fù)印件）及相應(yīng)采購單據(jù)（或合同）以予以存檔，同時公司以部門為單位進行存檔，并及時調(diào)整管理臺帳。 三、固定資產(chǎn)及低值易耗品的領(lǐng)用 1、固定資產(chǎn)及低值易耗品采購到位后行政部門應(yīng)當(dāng)及時辦理驗收、入庫手續(xù)，認真檢查附屬設(shè)備設(shè)施（附件）情況。 2、內(nèi)部調(diào)撥的行政固定資產(chǎn)及低值易耗品，申領(lǐng)部門憑批準(zhǔn)報告辦理領(lǐng)取的手續(xù)。 3、內(nèi)部調(diào)撥的固定資產(chǎn)在發(fā)放之前行政部應(yīng)當(dāng)對照內(nèi)部調(diào)撥單據(jù)確認附屬設(shè)備設(shè)施（或附件）情況，及時建立臺帳，填寫固定資產(chǎn)臺賬，并及時粘貼固定資產(chǎn)帖簽。 4、使用部門到行政部門填寫領(lǐng)料單，領(lǐng)料單一式三份，一份由使用部門保留

6、，一份交財務(wù)，一份由行政部門留存。 5、固定資產(chǎn)的日常保管工作由各使用部門負責(zé)，各使用部門不得隨意移動相關(guān)固定資產(chǎn)的使用地點。若因需要移動使用地點的，各使用部門應(yīng)當(dāng)及時通知行政部門進行臺帳調(diào)整。 四、日常管理 （一）歸口分級管理：公司行政部、財務(wù)部負責(zé)對各部門固定資產(chǎn)及低值易耗品進行統(tǒng)一管理，各部門負責(zé)對本部門的固定資產(chǎn)及低值易耗品進行具體管理。 （二）保管定人： 1、各部門負責(zé)人為本部門固定資產(chǎn)及低值易耗品管理的第一責(zé)任人，并進一步落實到個人，使用人為直接責(zé)任人，實行誰用誰管， 2、各部門內(nèi)勤或指定人員作為固定資產(chǎn)日常管理員為本部門固定資產(chǎn)及低值易耗品管理的第二責(zé)任人，負責(zé)本部門占有、使用的

7、行政固定資產(chǎn)及低值易耗品實施日常管理，負責(zé)建立本部門固定資產(chǎn)及低值易耗品管理臺帳。 （三）固定資產(chǎn)及低值易耗品進行編號： 1、各部門代碼編號采用雙位編制，分別為： 總經(jīng)辦-01，品牌中心-02，營運中心-03，財務(wù)部-04，行政部-05，人力資源部-06，信息部-07，開發(fā)部-08，工程部-09，審計部-10，物流部-11，招商部-12，企劃部-13，玖林-14 南崗店-15，東直-16，大世界-17，正大-18，哈特-19，學(xué)府-20，宣慶-21，會展-22，道里-23，錦繡-24，萬達-25，百聯(lián)-26，聯(lián)華-27，尚志-28，瑪?shù)鼱?29，通鄉(xiāng)-30，太平洋-31，阿城-32，和平-33

8、，遠大-34，新一百-35，國展-36，北方劇場-37，大慶新東風(fēng)-60，大慶大樓-61，七臺河新瑪特-62，牡丹江大樓-63，牡丹江新瑪特-64 2、固定資產(chǎn)及低值易耗品類別代碼 （1）固定資產(chǎn)類別代碼： 房屋建筑屋類：101 運輸設(shè)備類： 車輛 102，停車位 103 非生產(chǎn)經(jīng)營用電子設(shè)備類：電視 111，臺式電腦及附屬設(shè)備 112,服務(wù)器 113,數(shù)碼攝像機 114,數(shù)碼照相機 115,音響設(shè)備 116,投影儀 117,電話接收機 118,打印機119,傳真機 120,路由器 121，筆記本電腦 122，液晶電腦 123，DVD124，POS 機125，功放機 126，背投 127，背投

9、轉(zhuǎn)換器 128，支票打印機 129，遙控器 130，VCD131， 調(diào)音臺 132， 麥克風(fēng) 133， 麥克風(fēng)接收器 134， 液晶電視 135， 機柜 136，吸塵器 137， 掃描儀 138， 臺燈 139， 電暖氣 140， 電熱水壺 141， 數(shù)據(jù)采集儀 142，冰箱 143 生產(chǎn)用機器設(shè)備類： 熱風(fēng)幕 151， 防盜門 152， 供臺 153,空調(diào) 154,對講機 155，污水泵 156。 （2） 低值易耗類： 辦公桌 201， 辦公椅 202,計算器 203， 文件柜 204， 電風(fēng)扇 205，飲水機 206，碎紙機 207，沙發(fā) 208，保險柜 209，裝訂機 210，開水機 2

10、11，復(fù)印機 212，點鈔機 213，考勤機 214，電子秤 215，小靈通 216，微波爐 217，打孔器 218，切紙器 219，驗鈔器 220，手提箱 221，電話 222，掛衣架 223，講臺224，干手機 225，噴香機 226，組合工具 227，切卡機 228，壓卡機 229，服務(wù)臺 230，充電器 231，電飯鍋 232，電源線 233，腰麥 234，儲藏抽屜 235，咖啡機 236，鐘表 237，洗衣機 238，扎刀 239，窗簾及門簾 240，書櫥 241，收銀臺242，收銀箱 243，開票臺 244，收款機 245，滅火器 246，音箱 247，蒸氣熨斗248，鐵掛通 24

11、9，接貨車 250，老虎車 251，平板車 252，特價車 253，乒乓球桌 254，麻將桌案 255，梯子 256，暖瓶 257，加濕器 258，電棍 259，書立 260，筆筒 261、文件筐 262，白板 263，POP 展架 264，燈籠 265，圍擋 266，插鎖 267，手電 268，床 269，地毯 270，盆 271，架子 272，穿線機 273，試鞋鏡 274，蒸飯車 275 裝飾類：301（包括盆景、花瓶、像框、瓷缸、瓷缸座、瓷器、瓷盆、瓷錢罐、套杯、玻璃杯、花籃、足球、字畫、辦公室公約、魚缸、登記牌、鐵飾、大瓷碗、涼杯、鐵杯、咖啡杯、佛龕、飾品、裝飾板、茶爐、瓷人、煙灰缸

12、、木雕、圣誕樹、裝飾隊旗、垃圾桶、彩燈、花車等） 收藏品類：服裝 401 工程工具類：501 工程電料類：601（注：工程電料類以店面為一類進行編碼，例如道里店的55W 節(jié)能燈可編碼為 09-DL-601，依次往下排） 3 、固定資產(chǎn)編號 固定資產(chǎn)編號采用：部門代號+固定資產(chǎn)類別號 +三位數(shù)序列方法編制 （四）電子臺帳建立與使用： 1、固定資產(chǎn)及低值易耗品的臺賬由行政部負責(zé)登記和管理；固定資產(chǎn)及低值易耗品的明細賬和總賬由財務(wù)部負責(zé)登記和管理；臺賬和明細賬中的物品代碼、物品名稱和金額應(yīng)該一致。 2、行政部對固定資產(chǎn)及低值易耗品以部門為單位進行匯總。3、把匯總數(shù)據(jù)交一份至財務(wù)審核。 4、對于新開連

13、鎖店，公司行政部應(yīng)當(dāng)在開業(yè)前至開業(yè)后 7 日內(nèi)建立并完善相應(yīng)固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理臺帳及供貨協(xié)議、 技術(shù)資料、 合格證明等管理檔案。 5、不屬于本部門，但由本部門使用的物品，如贊助單位、廠家的物品也要登記，并在備注欄作以說明。 6、行政部根據(jù)倉庫發(fā)放臺帳與各部門內(nèi)勤人員對臺帳進行核對、整理，適時更新，使臺帳成為動態(tài)的管理臺帳。 7、每季度末，行政部、財務(wù)部與各部門內(nèi)勤人員進行固定資產(chǎn)及低值易耗品盤點，確認各部門所屬物品現(xiàn)有情況，內(nèi)勤人員應(yīng)如實向行政部門反映情況。對各部門內(nèi)勤人員反映的問題，行政部門記錄備案。 8、對長期閑置、利用率低下的固定資產(chǎn)及時進行合理調(diào)配，提高利用率。 （五）建立管理

14、臺帳： 1、建立固定資產(chǎn)及低值易耗品明細帳，帳目記錄固定資產(chǎn)及低值易耗品購進、接管或領(lǐng)用日期，責(zé)任人、維修變更直至報廢處理期間的詳細情況。 2、固定資產(chǎn)及低值易耗品明細帳內(nèi)容由行政部門填寫，并進行保管、維護。 3、固定資產(chǎn)及低值易耗品明細帳記錄的固定資產(chǎn)及低值易耗品增減轉(zhuǎn)移變化情況應(yīng)與電子臺帳相吻合。 （六）固定資產(chǎn)及低值易耗品標(biāo)識管理： 1、固定資產(chǎn)及低值易耗品標(biāo)識指隨固定資產(chǎn)及低值易耗品終生使用的行政固定資產(chǎn)及低值易耗品帖簽及編碼。 2、固定資產(chǎn)及低值易耗品貼簽注明物品名稱、特性、責(zé)任人等 3、編碼全公司唯一，一物一編碼，一貼簽對應(yīng)一編碼，貼簽內(nèi)容與資產(chǎn)管理臺帳內(nèi)容相一致。 4、各使用部門

15、在日常使用過程中必須保持貼簽的完整性。 5、貼簽設(shè)計方案、變更由行政部門負責(zé)，隨資產(chǎn)的貼簽由相應(yīng)的責(zé)任人負責(zé)填寫完整、粘貼到位。若發(fā)生帖簽自然脫落或損壞的情形時，各使用部門應(yīng)當(dāng)及時按照貼簽設(shè)計方案重新打印張貼。 6、固定資產(chǎn)及低值易耗品內(nèi)部轉(zhuǎn)移時，轉(zhuǎn)出部門應(yīng)當(dāng)通知行政部門，對相關(guān)管理臺賬進行調(diào)整、對固定資產(chǎn)及低值易耗品標(biāo)識予以更換。 7、行政固定資產(chǎn)及低值易耗品責(zé)任人變更后，使用部門保管人應(yīng)當(dāng)及時通知行政部，管理臺賬進行調(diào)整、及時變更相應(yīng)的標(biāo)識。 8、固定資產(chǎn)及低值易耗品報廢標(biāo)準(zhǔn)由行政、財務(wù)共同確定，標(biāo)準(zhǔn)作為附件下發(fā)。 （七）移動管理 1、若固定資產(chǎn)及低值易耗品（主要是固定資產(chǎn)）因工作需要須移

16、至本部門所屬區(qū)域外時間超過 1 天（含 1 天） ，具體辦理移動的人員需報本部門內(nèi)勤人員備案， 2、若固定資產(chǎn)及低值易耗品因工作需要移出本部門所屬區(qū)域時間超過 7 天（含7 天）的，該部門內(nèi)勤報行政部門進行登記備案。 3、固定資產(chǎn)及低值易耗品因工作需要移出本部門所屬區(qū)域的應(yīng)記錄移動物品的編號、物品及附件現(xiàn)狀和移動時間。待物品歸還后，物品移動辦理人員到本部門內(nèi)勤人員處注銷物品移動登記， 部門內(nèi)勤人員檢查歸還物品是否完好及物品附件是否完整并報行政部門。 4、固定資產(chǎn)的調(diào)撥 具體調(diào)撥辦理流程為： 申請調(diào)入部門憑已批復(fù)的報告填寫固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單行政部負責(zé)人簽批行政部派人到現(xiàn)場辦理監(jiān)督交接手續(xù)行政監(jiān)交人變

17、更標(biāo)識及臺帳將變更情況通報財務(wù)部門以變更臺帳。 行政部及時在管理臺帳上作記錄，并相應(yīng)變更調(diào)入調(diào)出部門的保管明細表，調(diào)整相關(guān)部門固定資產(chǎn)資料。 行政部留存一份申請報告并將固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單歸入相應(yīng)部門的固定資產(chǎn)管理檔案中。 （八）人員變更后對行政固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理 1、固定資產(chǎn)及低值易耗品使用部門保管人或責(zé)任人離職或調(diào)任，在辦理離職或調(diào)人手續(xù)前，應(yīng)做好相關(guān)保管工作的交接，辦理離職或調(diào)職手續(xù)時到行政部門變更相應(yīng)登記，行政部在人事工作交接表上簽署意見，從而成為辦理離職或調(diào)職手續(xù)人員工作交接的一部分。 2、因日常工作固定資產(chǎn)及低值易耗品使用部門需要變更保管人的，各使用部門負責(zé)人應(yīng)當(dāng)及時通知行政部門

18、變更相應(yīng)登記。 3、行政部門在日常抽檢或維保過程中若發(fā)現(xiàn)使用部門相關(guān)保管人員或責(zé)任人已經(jīng)變更的但尚未辦理變更手續(xù)的， 行政人員應(yīng)當(dāng)督促使用部門明確相關(guān)保管人員或責(zé)任人，并及時變更管理臺帳中相應(yīng)記錄。 4、固定資產(chǎn)及低值易耗品管理部門相關(guān)人員變更時應(yīng)當(dāng)做好固定資產(chǎn)管理的交接工作。 5、使用部門相關(guān)人員變更后，固定資產(chǎn)及低值易耗品管理部門應(yīng)當(dāng)及時變更管理臺帳。 6、人員變動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，固定資產(chǎn)及低值易耗品不隨人員變化而變動。 （九） 、固定資產(chǎn)及低值易耗品的維修 1、固定資產(chǎn)及低值易耗品發(fā)生故障或損壞后使用部門通知行政部門進行維修，各部門不得自行對資產(chǎn)作報廢處理。 維修人員在收到維修通知后

19、應(yīng)當(dāng)及時予以維修，對于因故無法及時維修的情況，維修人員應(yīng)當(dāng)及時與相關(guān)申報部門溝通并說明原因，并告知行政部。 2、若固定資產(chǎn)及低值易耗品損壞需維修的，維修后維修人員應(yīng)當(dāng)填寫維修單，記錄使用維修材料，做好維修臺帳，每月底對本月內(nèi)發(fā)生的維修及使用維修材料情況予以匯總。行政部門登記維修物品的編號、物品損壞的原因及損壞的具體情況，行政部門記錄備案。 3、維保期內(nèi)的行政固定資產(chǎn)及低值易耗品發(fā)生故障或損壞需維修的，維修人員匯總報于行政部門，行政部門與廠家聯(lián)系商談具體維修事宜。 4、維保后行政部門應(yīng)當(dāng)督促使用部門保管人及時填寫行政固定資產(chǎn)及低值易耗品管理臺帳中相關(guān)內(nèi)容，行政部門應(yīng)當(dāng)及時完善相應(yīng)管理臺帳中內(nèi)容。

20、 5、對于與相關(guān)單位簽定維保協(xié)議的或因不能自行維修而聘請外部單位對行政固定資產(chǎn)及低值易耗品進行維修的，各行政部門應(yīng)當(dāng)填寫維修、保修聯(lián)系卡，并對相關(guān)單位的維保質(zhì)量予以跟進。 6、日常使用過程中，固定資產(chǎn)及低值易耗品出現(xiàn)異常狀況的非維修人員不得擅自拆卸，應(yīng)當(dāng)及時通知維修人員。 7、由于人為原因損壞物品的，行政、各使用部門應(yīng)當(dāng)追究相關(guān)人員責(zé)任，在確定責(zé)任人后，通知財務(wù)進行扣款；無法提供相關(guān)責(zé)任人的，維修費用由本部門人員分攤，填寫確認單后，由財務(wù)從相關(guān)人員工資中扣除；無法維修的，除由損壞人員承擔(dān)更換費用或賠償全額損失外，視情節(jié)輕重、物品價值大小，由行政部作出處罰。 五、固定資產(chǎn)及低值易耗品的盤點與清查

21、 1、固定資產(chǎn)及低值易耗品使用情況檢查 行政部門定期或不定期對各部門固定資產(chǎn)及低值易耗品保管情況進行核查，確保資產(chǎn)帳帳、帳實相符。檢查內(nèi)容包括：固定資產(chǎn)及低值易耗品帖簽是否完整、帖簽及管理臺賬中責(zé)任人及保管人是否與實際情況一致，固定資產(chǎn)及低值易耗品實際情況是否與管理臺帳一致。固定資產(chǎn)及低值易耗品是否完好并能正常使用。 2、固定資產(chǎn)及低值易耗品的盤點 每年 11-12 月份行政物業(yè)部門、 財務(wù)對行政固定資產(chǎn)及低值易耗品賬、 卡、物進行一次核實。在盤點后，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)在行政固定資產(chǎn)及低值易耗品盤點表上簽字確認。 資產(chǎn)盤盈、盤虧時，應(yīng)當(dāng)及時查明原因，行政部門督促使用部門辦理領(lǐng)用或減損手續(xù)，更新相關(guān)管

22、理臺帳，并及時將盤盈或盤虧原因報上級領(lǐng)導(dǎo)，同時將領(lǐng)導(dǎo)批示的處理方案報財務(wù)備案。 行政部每季度末一次、 每年四次對管轄范圍內(nèi)的固定資產(chǎn)及低值易耗品數(shù)量進行逐一登記、造冊，查清現(xiàn)有固定資產(chǎn)及低值易耗品的實有量。 行政部每年應(yīng)當(dāng)聯(lián)系維保單位根據(jù)國家規(guī)定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)對各類固定資產(chǎn)及低值易耗品的質(zhì)量、性能等進行逐一檢測、鑒定，并根據(jù)維保質(zhì)量對現(xiàn)有維保單位進行梳理。 六、報廢管理： 1、行政部在盤點時發(fā)現(xiàn)需要報廢的固定資產(chǎn)及低值易耗品時應(yīng)當(dāng)及時督促使用部門提交情況說明，申請報廢，對于涉及人身、財產(chǎn)安全的的固定資產(chǎn)應(yīng)當(dāng)停止使用。 2、由于使用年限到期，申請報廢的固定資產(chǎn)及低值易耗品，凡是能夠修復(fù)的要修復(fù)，能夠

23、拆改的要拆改，盡量延長使用年限，只有不能使用時才進行報廢。 3、由于保管、使用、維護不當(dāng)造成的報廢。行政部門查明原因，責(zé)任落實到人，報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷賬。 4、報廢處理方案由相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批，報廢物品的編號不作廢，編號繼續(xù)沿用到新的同類固定資產(chǎn)及低值易耗品。 行政固定資產(chǎn)及低值易耗品申請報廢報批流程： 使用部門行政管理中心財務(wù)管理中心總經(jīng)辦財務(wù)部門帳務(wù)處理行政部撤消該項臺帳登記及其他相應(yīng)記錄 5、固定資產(chǎn)及低值易耗品報廢后殘料價值由審計、財務(wù)、行政部門人員評估確定。殘料處理后將現(xiàn)金交財務(wù)，由財務(wù)開具收據(jù)，與報廢報告一并入賬。行政部將報廢報告的復(fù)印件及現(xiàn)金收據(jù)留存以部門為單位存檔 低值易耗以辦公備品

24、舊換新管理辦法 為加強辦公用品管理，提高利用效率，降低辦公費用，特制定本管理辦法。 根據(jù)辦公用品的性質(zhì)，將辦公用品分為消耗品和管理品。 1、消耗類辦公用品分為：鉛筆、信封、打印紙、復(fù)印紙、復(fù)寫紙、印刷品、刀片、墨水、膠水、膠帶、釘書釘、大頭針、曲別針、夾子、圖釘、修正液、橡皮、名片、賬冊、檔案袋、標(biāo)簽、紙杯、電池等。 2. 管控類辦公用品：文件夾、文具盒、剪刀、釘書機、打孔機、打碼機、圓珠筆、鋼筆、日期章戳、印泥、直尺、計算器、算盤、電話機，電腦鍵盤等。 公司對管控類辦公用品的發(fā)放，實行以舊換新辦法，請各部門根據(jù)管控類辦公用品的損壞情況申請重新領(lǐng)用，需填寫申請單按流程審批，領(lǐng)用新物品時需將已損

25、壞的原有物品返回行政部。 辦公用品以舊換新的標(biāo)準(zhǔn)： 1、辦公用品使用時間過久，自然損耗，經(jīng)相關(guān)部門確認無法維修的予以更換。 2、產(chǎn)品自身出現(xiàn)質(zhì)量問題，在短時間內(nèi)使用時出現(xiàn)故障或不能正常使用的可予以更換。 辦公用品以舊換新領(lǐng)用流程 使用人確認該用品不能正常使用并上報辦公用品以舊換新請部門負責(zé)人審核簽字確認上報行政部 行政部負責(zé)人接到申請并確認后給予更換 行政部將報廢備品統(tǒng)一管理并上報總經(jīng)理審批做廢品處理 將廢品所得上報財務(wù)沖賬。 辦公用品以舊換新是間為每月 1-5 日到公司行政部辦理，其它時間不予辦理（特殊情況外） 。 備品管理員須防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能。備

26、品如發(fā)生遺失或人為損壞，應(yīng)由領(lǐng)用人或領(lǐng)用部門照價賠償。備品管理員須定期或不定期盤點，查對臺賬與實物，保證賬實相符。 本辦法未盡事宜，按公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 行政采購過程管理制度 總 則 規(guī)范采購流程，明確采購責(zé)任，對采購過程進行控制，確保本公司所采購的產(chǎn)品/服務(wù)滿足規(guī)定的要求。 第一條、適用范圍 適用于本公司各部門在日常需要的備品與所需要的， 且影響公司正常運營的采購。 第二條、 規(guī)定內(nèi)容 1、批準(zhǔn)采購的產(chǎn)品應(yīng)從合格供方采購。行政部負責(zé)按照公司要求對供方進行評定，只有經(jīng)過評定合格的供方才能成為我們的合格供方。 2、常用產(chǎn)品采購應(yīng)按照比質(zhì)比價原則，評定兩家以上合格供方。 3、將評定結(jié)果及時反饋給供

27、方，以便更好地培養(yǎng)和確定供方，與其建立良好、穩(wěn)固的關(guān)系。 第三條、采購活動的觸發(fā) 1、總部采購 1） 內(nèi)部自用品的采購：采購員根據(jù)備品、設(shè)備管理部門提交的并經(jīng)總經(jīng)理，主管負責(zé)人審批的“申請單” ，進行內(nèi)部自用備品及設(shè)備的采購； 2） 合同采購：根據(jù)行政部與用戶簽定的合同中有關(guān)采購產(chǎn)品/服務(wù)的規(guī)定，由申請部門負責(zé)填寫“設(shè)備采購?fù)ㄖ獑巍?，經(jīng)總經(jīng)理，其部門負責(zé)人批準(zhǔn)，直接向采購員申請采購。 第四條、采購執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn) 1、采購員根據(jù)已批準(zhǔn)的 “申請單”進行采購。 2、 采購產(chǎn)品到貨，應(yīng)先通知申請部門驗收。 3、 驗收通過后，采購員辦理產(chǎn)品入庫手續(xù)。 4、 驗收不合格的采購產(chǎn)品，應(yīng)有采購員負責(zé)及時將該產(chǎn)品

28、進行調(diào)換或退貨，不給予退換的應(yīng)進行合理處理。 5、產(chǎn)品返修需經(jīng)公司檢驗員/采購員故障確認，由采購員負責(zé)按購貨合同中的約定處理，同時保證產(chǎn)品的及時返回并給予回復(fù)。 第五條、 對采購人員的規(guī)范： 首先規(guī)范采購人員自身素質(zhì)，要有企業(yè)是我家的精神，不浪費企業(yè)一分錢。其次采購員應(yīng)在采購前進行充分的市場調(diào)查，保證價格的可靠性。最后進行多家比較后選擇最優(yōu)的供應(yīng)商進行采購。 第六條、 在招標(biāo)采購中的注意事項： 在招標(biāo)采購中，采購員要對供應(yīng)商的報價進行全面的市場調(diào)查及核實，并與多家供應(yīng)商的企業(yè)實力及產(chǎn)品報價進行比較，以確定投標(biāo)價格的合理性，在招標(biāo)工作中要注意跳出供應(yīng)商的招標(biāo)圈套，真正的使招標(biāo)工作起到應(yīng)有的作用。

29、 第七條、 采購中預(yù)算的管理與注意事項： 制定采購預(yù)算包括：對具體采購目標(biāo)的預(yù)算；定期的采購預(yù)算。 （1） 對具體采購目標(biāo)的預(yù)算：公司下達采購任務(wù)時，采購人員要對所采購的物品進行市場調(diào)查，通過多種方式取得采購目標(biāo)的詳細信息后做出對采購目標(biāo)的預(yù)算。 （2） 定期的采購預(yù)算：根據(jù)公司要求制定定期采購任務(wù)的預(yù)算，根據(jù)以往的工作經(jīng)驗及最新的市場調(diào)查，做出定期的采購預(yù)算額，上報公司用以保證財務(wù)部門的合理安排。 注意事項：注意跟隨市場變化，預(yù)算要做到盡量精確以保證預(yù)算的可靠性。 第十二節(jié) 庫存物資管理制度 一、目的 為進一步對各部門辦公用品使用進行管理，特制訂本制度。 二、適用范圍 本制度適用于公司所有辦公用品的管理。 三、職責(zé) 行政部負責(zé)辦公用品的采購、保管與發(fā)放，物料表格的印刷、保管與發(fā)放。杜絕浪費、損壞辦公用品的行為發(fā)生。 四、辦公用品配發(fā)程序及要求 1 公司按照配發(fā)標(biāo)準(zhǔn)為各部門及店面配發(fā)辦公用品。 2 各部門及店面申請辦公用品的程序是：流程圖后附 3