公文寫作講義(共38頁)

1、必備資料 考過無憂 到基層直通車 DPAGE PAGE 39到基層直通車 HYPERLINK http:/D http:/D第一章 寫作(xizu)基礎(chǔ)常識第一節(jié) 主題(zht)與材料文章應(yīng)在占有材料的基礎(chǔ)上提煉深刻、鮮明、正確的主題。機(jī)關(guān)實(shí)用文體(wn t)表現(xiàn)主題的方法要求是:直接闡述、單一集中、“以意役法”、片言居要、善用標(biāo)題。材料是寫作的基礎(chǔ),材料是說明觀點(diǎn)和主張、表現(xiàn)主題的支柱。積累與占有材料的途徑主要有:親自的觀察體驗(yàn),調(diào)查采訪,從既有文獻(xiàn)資料中采集。積累和占有材料的基本要求就是“多多益善”。選取材料的要求:圍繞主題選取材料,選取具有典型性的材料,選取全面真實(shí)、高度準(zhǔn)確的材料,選取

2、新穎、生動的材料。第二節(jié) 結(jié)構(gòu)、表達(dá)方式與語言一、結(jié)構(gòu)安排的方法1.結(jié)構(gòu)安排的主要環(huán)節(jié)結(jié)構(gòu)是文章表現(xiàn)形式要素之一,是指文章內(nèi)部的組織和構(gòu)造,也即安排和組織材料的方式。寫文章必須講究結(jié)構(gòu),只有按主題的需要,對材料加以精心組織、妥帖安排,文章才能條理清楚、層次明晰、主題鮮明,才能使文章發(fā)揮應(yīng)有的效用。結(jié)構(gòu)安排的主要環(huán)節(jié)包括:選擇角度、設(shè)置線索、安排層次、劃分段落、設(shè)計開頭與結(jié)尾、處理過渡和照應(yīng)等。2.結(jié)構(gòu)安排的注意事項結(jié)構(gòu)安排的注意事項包括:正確反映客觀事物發(fā)展的規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系;服從和服務(wù)于表現(xiàn)主題的需要;適應(yīng)不同文體的特點(diǎn);文章的結(jié)構(gòu)應(yīng)達(dá)到嚴(yán)謹(jǐn)、自然、完整、統(tǒng)一的要求。二、表達(dá)方式常用的基本表達(dá)

3、方式包括:敘述、描寫、議論、說明等。1.敘述敘述就是對人物、事件和環(huán)境所作的概括性的交代和表述,分為順敘、倒敘、插敘等數(shù)種。(1)順敘按照事件發(fā)生、發(fā)展的先后順序來進(jìn)行敘述。此外,按照提出問題、分析問題、解決問題和按照事物發(fā)展的因果關(guān)系等邏輯順序來敘述,也屬于順敘。機(jī)關(guān)實(shí)用文體大都采用這種方法敘事、交代人物、述說原委或列舉事實(shí)。(2)倒敘是指一種把事件的結(jié)局或問題的結(jié)論放在前面敘述,然后再按照順序或其他敘述方式進(jìn)行述說的方法。行政公文和通用公文的某些文種,如事故通報、調(diào)查報告等,有時會采用倒敘。(3)插敘是在順序過程中,根據(jù)寫作的需要暫時中斷原來的敘述脈絡(luò),插入與原敘述有關(guān)的另一些內(nèi)容,即追憶

4、過去或補(bǔ)充說明有關(guān)內(nèi)容,插入的敘述完結(jié)后,再按原來的脈絡(luò)繼續(xù)敘述。公文對插敘運(yùn)用得很少。2.描寫所謂描寫,就是對人物、事件、環(huán)境所做的具體刻畫和生動描繪。描寫的作用主要是描繪的事物顯得形象、生動、逼真。描寫常常同敘述結(jié)合使用。根據(jù)描寫對象的不同,描寫可以分為人物描寫、環(huán)境描寫;根據(jù)描寫角度的差異,則可以分為正面描寫、側(cè)面描寫;根據(jù)描寫手法的不同,又可以分作細(xì)描、白描。機(jī)關(guān)實(shí)用文體寫作中尤其應(yīng)對此保持警惕,正是由于要突出表現(xiàn)主題的需要,一些具體的實(shí)用文體,特別是公文(gngwn),甚至基本上不使用描寫這種表達(dá)方式。3.議論(yln)議論就是寫作者對客觀事物進(jìn)行分析和評論,以直接表明觀點(diǎn)和態(tài)度。議

5、論的要素構(gòu)成:論點(diǎn)、論據(jù)(lnj)和論證過程。議論要論點(diǎn)正確、鮮明,論據(jù)確鑿能有力地證明論點(diǎn),論證要做到周至、嚴(yán)密、無懈可擊。論證分為立論與駁論兩大類。其方法常用的有:例證法、喻證法、類比法、對比法、反駁法、歸謬法。(1)例證法就是用典型的事實(shí)作為論據(jù)來證明論點(diǎn)的方法,也就是常說的“擺事實(shí)”。人們說“事實(shí)勝于雄辯”,可見這種方法是最具說服力的論證方法。(2)喻證法就是運(yùn)用比喻說明道理、引出論點(diǎn)的方法。這種論證方法如果運(yùn)用得恰當(dāng),可以收到深入淺出、形象生動的效果。(3)類比法即根據(jù)已知事物的某種特點(diǎn),證明類似的另一種事物也會有某種特點(diǎn)。論證過程是相同特點(diǎn)的推論。運(yùn)用此法重在盡量抓住事物的相似點(diǎn),

6、相似點(diǎn)越多,推出的道理就會越有說服力。(4)對比法就是將兩種截然相反或有差異的事物進(jìn)行比較。可分兩種情況:一種是橫比,一種是縱比。(5)反駁法就是通過否定對方的觀點(diǎn)和看法,來闡明自己的理由和論點(diǎn)的駁論方法。駁斥的對象可以是對方論點(diǎn),也可以是對方的論據(jù)。(6)歸謬法即由反面論點(diǎn)引出錯誤結(jié)論來說明道理的方法,就是先假設(shè)對方的錯誤論斷是“正確”的,然后從對方的論斷中導(dǎo)出一個荒謬的結(jié)論來,從而證明對方的論斷不能成立,以駁倒對方論點(diǎn)的一種論證方法口4.說明說明就是寫作者對客觀事物的性質(zhì)、狀態(tài)、特征、成因、構(gòu)造、功能、用途所進(jìn)行的介紹解說和闡釋。說明是機(jī)關(guān)實(shí)用文體寫作常用的基本表達(dá)方式,具體形式有:概說、

7、界說、解說。(1)概說即對客觀事物所進(jìn)行的總體性的、概括性的介紹解說。其特點(diǎn)是只針對一般的總體的情況,文字簡約、概括性很強(qiáng);表達(dá)時大都需遵循穩(wěn)定的次序。(2)界說即給事物所下的定義,也就是針對事物最本質(zhì)的屬性和特征作出判斷性的說明。界說要注意抓住一事物區(qū)別于它事物的本質(zhì)屬性,掌握正確界定事物的邏輯原則與方法。(3)解說即對事物的解釋性的詳盡說明,大都用于對概說與界說的具體化和補(bǔ)充、注解、闡釋。解說時常需要對較復(fù)雜事物進(jìn)行分類說明。解說時,可以使用舉例、打比方、做比較、列數(shù)字、列表、制圖等多種具體手段。三、語言運(yùn)用的基本要求語言運(yùn)用的基本要求包括:語言是文章第一要素。撰寫文章要求語言合體、得體；

8、準(zhǔn)確、順達(dá)；簡潔、明快；清晰、和諧；生動、有力。1.合體(h t)、得體就是文章的語言要合乎特定(tdng)文體的要求,要合乎特定社會語言環(huán)境的需要,要合乎作者在特定社會關(guān)系中的地位。2.準(zhǔn)確(zhnqu)、順達(dá)即文章的語言表達(dá)要確切、符合實(shí)際,語意應(yīng)分明確定、界限清楚、褒貶得當(dāng)、輕重適度、不錯不漏,能真切地表達(dá)作者想要表達(dá)的內(nèi)容,準(zhǔn)確無誤地傳達(dá)作者的意圖;其中涉及的時間、地點(diǎn)、人員、范圍、性質(zhì)、程度等必須明確,解釋要具有唯一性;態(tài)度上,贊同、反對、肯定、否定,必須鮮明,不能含糊其辭。要文通理順,合乎語法規(guī)則和邏輯規(guī)則。具體要求是:用詞得當(dāng);語句要成分完整、搭配得當(dāng)、語序妥帖、結(jié)構(gòu)合理、含義明

9、確、合乎情理,句式合理并力爭達(dá)到最佳表達(dá)效果。3.簡潔、明快,即文章的語言要簡明扼要、精當(dāng)不繁,忌冗長空泛,同時又不茍簡,要服從寫作目的和表現(xiàn)主題的需要,當(dāng)詳則詳,當(dāng)略則略,做到簡與明高度協(xié)調(diào)統(tǒng)一。要真正做到使文章的語言既簡又明,首先要對事物有深刻透徹的認(rèn)識,同時也應(yīng)注意掌握一些技巧,力避煩冗現(xiàn)象,特別應(yīng)注意克服“多余”“重復(fù)”等語病。4.清晰、和諧所謂清晰,是指語言表達(dá)要條理清晰,應(yīng)能把握主次,辨明因果,從表達(dá)目的出發(fā),安排句序、段次;語句之間、段落之間都要體現(xiàn)出合理、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪壿嬯P(guān)系,力求將意義傳達(dá)到最佳。所謂和諧,是指文章的理、據(jù)相諧。理,是觀點(diǎn)、意見;據(jù),是材料、實(shí)際情況。后者是對前者的

10、支撐,二者要有必然的、內(nèi)在的聯(lián)系。“理”之正確與“據(jù)”之充實(shí),互為表里,相輔相成。5.生動、有力就是說文章的語言要有文采,要有聲有色,鮮明具體,有新鮮感,有感人的力量,能獲得最佳的表達(dá)效果,以使文章的內(nèi)容最大限度地影響讀者,實(shí)現(xiàn)文章的效用。語言生動,首先要求的是材料的新鮮,見解的獨(dú)到。生動的語言形式同新穎的思想內(nèi)容是一致的,語言的創(chuàng)新常常就是內(nèi)容的出新。缺乏這個基礎(chǔ),語言是生動不起來的。其次,還必須注意語言形式。第三節(jié) 常用文體的特點(diǎn)及寫作方法一、記敘文的特點(diǎn)與結(jié)構(gòu)模式1.記敘文的特點(diǎn)記敘文是以敘述、描寫為主要表達(dá)方式,以記人、敘事、寫景、狀物為基本職能,對社會生活中的人、事、景物的狀態(tài)及其變

11、化發(fā)展進(jìn)行敘述和描寫的文章樣式。常見的散文、報告文學(xué)、消息、海報、通訊、特寫、游記、人物傳記、回憶錄,以及一部分書信、日記、情況報告、調(diào)查報告、人物事跡材料等都可歸入記敘文之列。其特點(diǎn)有四個:(1)全面真實(shí),沒有虛構(gòu)。(2)要素全面,選材典型。(3)以敘述、描寫為主要表達(dá)方式。(4)語言生動活潑,富于表現(xiàn)力。2.記敘文的結(jié)構(gòu)模式記敘文一般都是由開頭、主體、結(jié)尾三部分組成。(1)開頭事件或行為、情感的發(fā)端。(2)主體事件或行為、情感的發(fā)展。(3)結(jié)尾事件或行為、情感的結(jié)果與啟迪。二、議論文的特點(diǎn)與結(jié)構(gòu)模式1.議論文的特點(diǎn)(tdin)議論文是以議論為主要表達(dá)方式,通過擺事實(shí)、講道理、辨是非確定某種

12、觀點(diǎn)的正確與謬誤(miw),樹立或否定某種主張的文章樣式。常見的科學(xué)論文、雜文、文藝評論、政論文(有關(guān)政治問題的講話、會議報告、發(fā)言、宣言、聲明、社論、演講詞等都屬于議論文體。其特點(diǎn)是:(1)直接表達(dá)作者的思想觀點(diǎn)。(2)以議論為主要表達(dá)方式,輔以說明、敘述等。(3)內(nèi)容重在說理,堅持?jǐn)[事實(shí),講道理,以理服人。(4)其構(gòu)成要素包括論點(diǎn)、論據(jù)和論證過程三個方面。(5)語言要講求準(zhǔn)確、簡練、邏輯性強(qiáng)。2.議論文的結(jié)構(gòu)(jigu)模式議論文以確定或反駁一種論點(diǎn)的方式實(shí)現(xiàn)其寫作目的,它所表現(xiàn)的是一個合乎邏輯的推理過程,其篇章結(jié)構(gòu)模式一般為:(1)開頭引論這部分內(nèi)容用于提出一個令人關(guān)注的問題或指明形成這

13、一問題的情境,具體內(nèi)容可以是其中的一項或幾項。直接提出問題或闡述觀點(diǎn)；指明討論問題的目的、意義、原因;從對有關(guān)背景材料的介紹說明中引出論題;概述全文輪廓,提出中心論點(diǎn)等。(2)主體本論這部分內(nèi)容是對問題作合乎邏輯的推論分析,對論點(diǎn)提供足夠的支持,其具體內(nèi)容可以是其中的一項或幾項。緊扣論題對材料和問題進(jìn)行分門別類的具體分析,以推理或引證的方式澄清論點(diǎn);以中心論點(diǎn)為核心,從不同角度提出問題形成的各個分論點(diǎn),每個分論點(diǎn)從一個方面說明總論點(diǎn);對問題或材料作縱向遞進(jìn)式剖析,推出各個分論點(diǎn)逐層向總論點(diǎn)靠攏等。(3)結(jié)尾結(jié)論這部分內(nèi)容是對論點(diǎn)進(jìn)行概括或適當(dāng)?shù)囊?具體內(nèi)容可為下面的一項或幾項。歸納并進(jìn)一步闡

14、明論點(diǎn)；從結(jié)論中引出可預(yù)見的新問題;指明結(jié)論的理論或?qū)嵺`方面的價值;指明確立正確認(rèn)識后解決問題的方法途徑(主要適用政論文)等。三、說明文的特點(diǎn)與結(jié)構(gòu)模式及寫作方法1.說明文的特點(diǎn)說明文的特點(diǎn):解說性強(qiáng);具有知識性、信息性;客觀性強(qiáng);語言更重通俗、簡明、平實(shí)。2.說明文的結(jié)構(gòu)模式說明文體的一般結(jié)構(gòu)模式:開頭概說;主體分說;結(jié)尾總說。3.說明文的寫作方法與記敘文相比較,說明文的寫作更需冷靜、科學(xué)、客觀,無需有個人的感情流露,而記敘文則滲透著作者個人的立場觀點(diǎn)和思想情趣。在表達(dá)方式的運(yùn)用上,說明文以說明為主并輔之以描寫和議論,它也與記敘文以敘述、描寫為主輔之以其他,追求文章的迂回曲折,富于文采有所不

15、同。寫作目的方面,說明文在于給人以知識和信息,幫助人們準(zhǔn)確認(rèn)識客觀事物,記敘文則在于通過對客觀事物及其發(fā)展變化的敘述與描繪,再現(xiàn)人物和事件,以此來感染人,啟發(fā)人,給人以美的享受。與議論文相比較,說明文首先在寫作目的上與議論文不同,議論文在于宣傳一個觀點(diǎn),闡明一個道理,爭取人們接受這些道理并自覺體現(xiàn)在行動上,這與說明文給人以知識和信息,幫助人們認(rèn)識事物的目的和出發(fā)點(diǎn)是有區(qū)別的。在寫作態(tài)度方面,說明文著重對客觀事物、事理進(jìn)行準(zhǔn)確、客觀、冷靜地介紹解釋,甚至不需要確立論點(diǎn),也不需寫作者個人的思想傾向,議論文的思想傾向性則極為鮮明,帶有較強(qiáng)的主觀性。第二章 公文(gngwn)概述第一節(jié) 公文(gngw

16、n)特點(diǎn)與功能一、公文(gngwn)的特點(diǎn)公文是國家機(jī)構(gòu)及其他社會組織在公務(wù)活動中為行使職權(quán)、實(shí)施管理而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的文件。公文具備的以下特點(diǎn):1.由法定作者制作。公文的法定作者是指依法成立并能以自己名義行使職權(quán)和承擔(dān)義務(wù)的國家機(jī)構(gòu)與其他社會組織（以下統(tǒng)稱為機(jī)關(guān)）。2.具有法定的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用。公文的信息對受文單位有強(qiáng)制性的影響。如在規(guī)定的時間、范圍之內(nèi),強(qiáng)制執(zhí)行、強(qiáng)制閱讀、強(qiáng)制復(fù)文。3.具有規(guī)范的體式。國家有關(guān)機(jī)構(gòu)以法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等形式對公文的文體、結(jié)構(gòu)及格式都做了統(tǒng)一的規(guī)范,為了維護(hù)公文的權(quán)威性、準(zhǔn)確性,公文的制發(fā)者必須遵循這些規(guī)范。4.履行法定的程序。公文有執(zhí)行效用,為了保證有

17、效性,國家有關(guān)機(jī)構(gòu)規(guī)定了各種公文的生成程序,公文的制發(fā)者必須履行這些程序。二、公文的功能公文能夠穿越時間與空間的限制,有效地傳遞公務(wù)活動所需要的信息,是機(jī)關(guān)在公務(wù)活動中行使職權(quán)的重要工具。公文的這一功能,表現(xiàn)在以下6個方面:1.公文是黨和國家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)用于發(fā)布各項方針政策、指令的基本工具,在公務(wù)活動中發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)作用,是加強(qiáng)集中領(lǐng)導(dǎo)、維護(hù)政令統(tǒng)一、保證工作步伐整齊一致的有效形式。2.公文是下級機(jī)關(guān)請示、匯報工作,反映情況,使下情上達(dá),溝通縱向聯(lián)系的基本手段,有利于上級機(jī)關(guān)對發(fā)生的問題進(jìn)行及時處理,同時為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策提供依據(jù)。3.公文是發(fā)布行政法規(guī)的基本形式,對國家行政管理與維護(hù)社會主義精神文明

18、、物質(zhì)文明建設(shè)起著規(guī)范作用,使國家的管理活動有法可依,有章可循。4.公文是各機(jī)關(guān)之間交流信息、商洽事務(wù)、協(xié)調(diào)配合工作,進(jìn)行橫向聯(lián)系的紐帶。它比其他信息溝通形式具有更強(qiáng)的準(zhǔn)確性、權(quán)威性,因而比其他信息記錄更具有權(quán)威性。5.公文是宣傳教育干部、群眾的好教材。它有較強(qiáng)的理論性、政策性,在各項工作中起著闡述道理,提高覺悟及認(rèn)識水平的作用。6.公文是社會活動的真實(shí)記錄,記載了公務(wù)活動的狀態(tài)、過程,證明作者的合法身份,有重要的憑證作用。公文的特點(diǎn)與功能,是它區(qū)別于其他信息記錄形式的明顯特征。第二節(jié) 公文的種類一、公文的分類依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn),公文通常可分為:1.通用公文與專用公文。根據(jù)形成和作用的公務(wù)活動領(lǐng)域

19、(即通常所說的按公文形成和使用范圍)劃分,通用公文是各類各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位都使用的文件,如請示、報告、函等,專用公文是在一定專業(yè)機(jī)關(guān)、部門和業(yè)務(wù)范圍專門使用的文件,如外交文件、司法文件、會議文件、軍事文件等。2.對外公開文件、限國內(nèi)公開文件、內(nèi)部使用文件、秘密文件、機(jī)密文件、絕密文件。這是根據(jù)文件內(nèi)容所涉及的國家秘密程度劃分的。對外公開文件,內(nèi)容不涉及國家秘密,可以直接對國內(nèi)外公開發(fā)布。限國內(nèi)公開文件,內(nèi)容雖不涉及國家秘密,但其內(nèi)容不宜或不必向國外公布。內(nèi)部使用文件,內(nèi)容不涉及國家秘密,但不宜對社會公開,只有在本系統(tǒng)或本機(jī)關(guān)內(nèi)部使用。秘密文件,其內(nèi)容含有一般的國家秘密,泄露會使國家安全

20、、利益遭受損害。機(jī)密文件,是指含有重要的國家秘密,一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害。絕密文件,是指內(nèi)容含最重要的國家秘密,泄露會使國家的安全、利益遭受特別嚴(yán)重的損害。3.上行文、平行文、下行文;公文制發(fā)機(jī)關(guān)根據(jù)行文方向而劃分的。上行文,指向有隸屬關(guān)系的上級領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)關(guān)報送的公文;平行文,是指向同一(tngy)組織系統(tǒng)的同級機(jī)關(guān)或非同一組織系統(tǒng)的任何機(jī)關(guān)發(fā)送的公文;下行文,向所屬被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)發(fā)送的公文。4.規(guī)范性文件、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件、公布性文件、陳述呈請性文件、商洽性文件、證明性文件。是根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì)所劃分的。規(guī)范性文件指強(qiáng)制性推行的,用以規(guī)定行為規(guī)范的法規(guī)、規(guī)章等;領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)

21、性文件是指領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)的用于頒布方針政策、法規(guī)規(guī)章,指導(dǎo)、布置工作,闡明領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)原則的文件;公布性文件是指直接向國內(nèi)外公開發(fā)布的文件;陳述呈請性文件指用于匯報工作,陳述情況,提出建議,請求指示或請求批準(zhǔn)的文件;商洽性文件是指探討、協(xié)商一般事項(shxing)的文件:證明性文件是指對某組織或個人的使用、身份、經(jīng)歷或某事件提供證據(jù)和對有關(guān)各方面權(quán)力、義務(wù)、責(zé)任作出規(guī)定的文件。5.平件、急件、特急件。是依據(jù)對處理時限的要求劃分的。平件是指沒有特殊(tsh)時間要求,按常規(guī)處理的文件。急件是指因?yàn)閮?nèi)容重要、緊急而需要優(yōu)先傳遞處理的文件。特急件是指內(nèi)容非常重要并特別緊急,需立即優(yōu)先迅速傳遞處理的文件。6

22、.收文、發(fā)文。機(jī)關(guān)內(nèi)部根據(jù)文件來源劃分的。收文指本機(jī)關(guān)收到的來自外部的文件。發(fā)文是指本機(jī)關(guān)制作發(fā)往外部的文件,本機(jī)關(guān)制成只供內(nèi)部使用的也稱發(fā)文。二、通用公文的文種文種,也叫做公文名稱,是用來表明公文的性質(zhì)、適用范圍、作者職能權(quán)限及制發(fā)公文目的要求的。在公文中正確標(biāo)明文種,不但為公文撰寫、處理提供便利,而且有利于維護(hù)公文的權(quán)威性及有效性。(一)行政機(jī)關(guān)的公文行政機(jī)關(guān)的公文,是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。行政機(jī)關(guān)的公文種類主要有:1.命令適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施;嘉獎有關(guān)單位及人員。2.決

23、定適用于對重要事項或重大行動做出安排,獎懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。3.公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。4.通告適用于公布有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。5.通知適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項,任免人員。6.通報適用于表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達(dá)重要精神或者情況。7.議案(y n)適用于各級人民政府按照(nzho)法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。8.報告(bogo)適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。9.請示適用于向上級機(jī)關(guān)請

24、求指示、批準(zhǔn)。10.批復(fù)適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項。11.意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。12.函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。13.會議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。(二)黨的機(jī)關(guān)公文黨的機(jī)關(guān)公文,是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書,是傳達(dá)黨的路線、方針、政策,指導(dǎo)、布置和商洽工作,請示和答復(fù)問題,報告和交流情況的工具。黨的機(jī)關(guān)公文種類主要有:1.決議用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。2.決定用于對重要事項做出決策和安排。3.指示用于對下級機(jī)關(guān)布置工作,提出開展工作的原則和要求。4.意見用于對重要問題提出

25、見解和處理辦法。5.通知用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達(dá)上級機(jī)關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文、發(fā)布要求下級機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項。6.通報用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神、溝通重要情況。7.公報用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。8.報告用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。9.請示用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。10.批復(fù);用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示。11.條例用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度。12.規(guī)定(gudng)用于對特定范圍(fnwi)內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。13.函

26、用于機(jī)關(guān)(jgun)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題,向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)。14.會議紀(jì)要用于記載會議主要精神和議定事項。第三節(jié) 公文文體與結(jié)構(gòu)一、公文的文體文體即文章的體裁。公文的文體是以敘述、說明、議論三種表達(dá)方式兼用的特殊應(yīng)用文體。因此,公文首先必須具有應(yīng)用文的屬性:直接應(yīng)用性、全面真實(shí)性、結(jié)構(gòu)格式的規(guī)范性。能對解決某一現(xiàn)實(shí)事務(wù)具有明顯的直接應(yīng)用價值，公文要求反映具體事務(wù)時必須全面真實(shí),不允許虛構(gòu)夸張。其次,公文要求使用現(xiàn)代書面語言,不得采用古文形式表達(dá)。由于行文目的的不同,敘述、說明、議論在不同的文種中使用各有側(cè)重。二、公文的結(jié)構(gòu)公文的結(jié)構(gòu)指公文的組織構(gòu)造,具有規(guī)范性。國家有

27、關(guān)機(jī)構(gòu)對公文的基本構(gòu)成作了規(guī)范性要求,基本組成部分為一切公文所必備,其他組成部分可視具體情況決定取舍。公文的基本組成部分有:標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。公文的其他組成部分有:文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、保密等級、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、附件及其標(biāo)記、抄送機(jī)關(guān)、注釋、印發(fā)說明等。標(biāo)題。一件公文用以與其他公文相區(qū)別的名稱,其主要作用是:概括揭示為受文者關(guān)注的幾方面內(nèi)容;為查找利用與管理公文提供一個檢索標(biāo)識。正文。公文的主體部分。用于系統(tǒng)表達(dá)使受文者對特定事物獲得明確認(rèn)識所需要的信息。作者。制發(fā)公文并對其負(fù)全責(zé)的機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范簡稱。其作用是表明公文的責(zé)任者和法定權(quán)威性,間接表明公文的空間效

28、力范圍(即對哪一家特定地區(qū)或單位有法定效用)。日期。公文形成的具體時間,通常以領(lǐng)導(dǎo)者簽發(fā)的時間為準(zhǔn),聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn),特殊情況下以會議通過的時間、印發(fā)時間、批準(zhǔn)時間作為公文形成的時間,除在正文中明確規(guī)定生效執(zhí)行日期的公文之外,公文的形成日期即公文時間效力范圍的起點(diǎn),因此,日期也具有表明公文有效性的作用。印章或簽署。印章實(shí)際上是指作為機(jī)關(guān)權(quán)力象征的印信在公文上留下的印記;簽署則是指簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人親筆在正式發(fā)出的公文上所簽署的姓名。印章或簽署均為證實(shí)公文作者合法性、真實(shí)性及公文效力的標(biāo)志。主題詞。用以揭示公文基本內(nèi)容并經(jīng)過規(guī)范化處理的名詞術(shù)語。其作用是與標(biāo)題等相配合進(jìn)一

29、步簡要而準(zhǔn)確地揭示公文內(nèi)容;為主題檢索法的運(yùn)用提供檢索標(biāo)識,為計算機(jī)等現(xiàn)代信息手段處理與管理公文和檔案奠定基礎(chǔ)。文頭。用于強(qiáng)調(diào)公文責(zé)任歸屬和權(quán)威性的標(biāo)記。一般由作者全稱或規(guī)范簡稱后加“文件”二字構(gòu)成。其作用是強(qiáng)調(diào)公文責(zé)任歸屬者,喚起受文者對公文權(quán)威性的警覺,表明此件是鄭重的正式公文,向受文者提示內(nèi)容的重要性;表明文件性質(zhì)或發(fā)送范圍,通常以不同字體字號、顏色、全稱或簡稱等形式表示這些方面的區(qū)別。發(fā)文字號。由作者對其所制發(fā)的公文依次編排的順序代碼。其作用在于為檢索和引用文件提供專指性較強(qiáng)的代號;為統(tǒng)計和管理公文提供依據(jù)。簽發(fā)人。代表機(jī)關(guān)核準(zhǔn)并簽發(fā)發(fā)文稿的領(lǐng)導(dǎo)人的姓名。在上行文中必須有此項目。其作用

30、是表明公文的具體責(zé)任者,督導(dǎo)各級領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)真嚴(yán)肅地履行職責(zé),強(qiáng)化公文質(zhì)量。保密等級。公文涉密程度標(biāo)志。其作用是表明公文涉及秘密的程度與保密要求,喚起受文者警覺,提示其注意分別采取不同措施,確保秘密公文的安全。緊急程度。表明公文送達(dá)和辦理時間要求的標(biāo)志(biozh)。其作用是維護(hù)公文時效,避免延誤。主送機(jī)關(guān)。對所收受公文負(fù)實(shí)際辦理、答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)的全稱(qun chn)、規(guī)范簡稱或統(tǒng)稱。其作用是概括表明公文效力所及的空間范圍和機(jī)構(gòu)、人員范圍。附件及其標(biāo)記。附件指附屬守公文正件的其他材料。如無專門說明,其效用與主件相同。在公文正件上要作出附件標(biāo)記,即注明附件標(biāo)題(biot)、件數(shù)、份數(shù)等。 抄送機(jī)關(guān)

31、。對所收受公文一般毋需承擔(dān)直接辦理、答復(fù)責(zé)任,而只需了解公文內(nèi)容的機(jī)關(guān)的全稱、規(guī)范簡稱或統(tǒng)稱。其作用是與有關(guān)方面溝通情況,以便于取得了解、理解、支持和配合。注釋。對正文中有關(guān)名詞術(shù)語及有關(guān)事項的注解、說明。印發(fā)說明。對公文印制發(fā)出情況的介紹。第四節(jié) 公文的格式與稿本 一、公文的格式1.公文格式規(guī)范化的含義及作用公文的格式,指公文的數(shù)據(jù)構(gòu)成與對各數(shù)據(jù)項目的編制。公文格式具有相對穩(wěn)定性和規(guī)范性的特點(diǎn)。公文格式規(guī)范化,就是將公文按照一定的目的、用途、要求以及規(guī)定的文字表述方法統(tǒng)一設(shè)計文件,使公文實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化,公文格式化的作用體現(xiàn)在以下兩個方面:一是有利于信息傳遞和文件管理;二是有利于提高機(jī)關(guān)工作效率和

32、質(zhì)量,要提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量,就要搞辦公自動化,采用現(xiàn)代化計算機(jī)技術(shù)和自動化辦公設(shè)備,摘辦公自動化,首要解決的問題是要有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn),只有標(biāo)準(zhǔn)化,才能加速信息交流,實(shí)現(xiàn)信息資源共享,提高工作效率,從而提高經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。所有公文必須具備指定的基本數(shù)據(jù)項目:發(fā)文機(jī)關(guān)、標(biāo)題、正文、印章或簽署、成文日期。除此,還具有可供選擇使用的數(shù)據(jù)項目,選擇項目可根據(jù)需要決定取舍;第二,對公文各數(shù)據(jù)項目的編排必須遵循國家的有關(guān)規(guī)定;第三,在確保公文結(jié)構(gòu)完整的同時,相同文種的公文,其數(shù)據(jù)構(gòu)成應(yīng)保持大體一致。(1)文頭。在印刷本上,文頭位于公文首頁上端,約占圖文區(qū)面積的1/3,以大號黑體字、黑變體字或標(biāo)準(zhǔn)體、

33、宋體字套色(一般為紅色,但也可根據(jù)需要用其他顏色)印制,居中排一行。聯(lián)合行文的公文,一個作者占一行,主辦單位排列在前。(2)發(fā)文機(jī)關(guān)。用于表明公文的責(zé)任者,展示公文的法定權(quán)威性。標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)有兩種形式:一是由發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱規(guī)范化簡稱加“文件”二字構(gòu)成。這種形式又稱版頭、文頭,采用大號黑變體字或初號宋體字在公文首頁上端套紅標(biāo)識。一是于公文落款處標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱,以領(lǐng)導(dǎo)人名義制發(fā)的公文,須標(biāo)明領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)。這種形式又稱署名。幾個機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時,應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前。(3)標(biāo)題。指標(biāo)明某一公文主要內(nèi)容的概括性名稱。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由與文種三部分構(gòu)成。標(biāo)題用于揭示公文主要內(nèi)容與行文目

34、的,便于對公文的閱讀與處理。因此,要求準(zhǔn)確、簡明。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章的名稱加注書名號外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。引用被轉(zhuǎn)發(fā)公文的標(biāo)題時,如果該公文不是法規(guī)、規(guī)章,也不應(yīng)加書名號。公文標(biāo)題的位置在紅色反線下空2行,用2號小標(biāo)宋體字,可分一行或多行屆中排布，要做到詞義完整,排列對稱,間距恰當(dāng)。(4)正文，用于闡述公文內(nèi)容,表達(dá)發(fā)文意圖,使受文者對公文所表達(dá)的信息獲得具體、明確認(rèn)識。正文,是公文的主體部分,一般要求“一文一事”,一般在主送機(jī)關(guān)以下,成文日期之上。正文常用3號仿宋體印制。(5)印章或簽署。印章,指作為機(jī)關(guān)權(quán)力象征的圖章。簽署,指簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人在公文正本的落款處簽注姓名(或代以簽名章)。在公

35、文上蓋印或簽署,用以證實(shí)公文,除會議紀(jì)要外,均需加蓋印章。聯(lián)合上報的非法規(guī)性公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文,聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)均應(yīng)加蓋印章。蓋印,應(yīng)端正、清晰,做到上不壓正文,下要騎年蓋月。簽署位于正本的末頁,先排出機(jī)關(guān)名稱、簽署者職務(wù),后空兩格后請領(lǐng)導(dǎo)者簽注姓名。(6)成文(chngwn)日期。指形成公文的確切日期。用于表明公文開始發(fā)揮效用的時間。確定成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn);聯(lián)合(linh)行文,以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。標(biāo)注成文日期要求用漢字(Hnz)寫全具體的年、月、日。2.公文制發(fā)者根據(jù)文種、行文目的、閱讀對象以及版面編排的需要而特別填制的項目(1)發(fā)文字號。由機(jī)

36、關(guān)代字、發(fā)文年號、發(fā)文順序號組成。成文年號位于中間,以六角括號括入。發(fā)文字號,又稱發(fā)文編號,用于為檢索和引用公文提供指性代號。如國務(wù)院2005年第一件發(fā)文即標(biāo)作:“國發(fā)20051號”。聯(lián)合行文時,只標(biāo)注主辦單位的發(fā)文字號。在印制本上,發(fā)文字號位于公文首頁文頭以下,居中;如有簽發(fā)人時,應(yīng)居左,兩者排一行 。常采用3號或4號仿宋體印刷。發(fā)文字號下應(yīng)居中印一條細(xì)實(shí)線。(2)簽發(fā)人。指示發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人姓名,用于上行文。其作用在于表明機(jī)關(guān)發(fā)文的具體責(zé)任者,督導(dǎo)各級領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)真履行職責(zé),提高公文質(zhì)量,并為直接聯(lián)系與查詢有關(guān)事宜提供方便。常用與發(fā)文字號相同的字體字號印制。(3)主送機(jī)關(guān)。即收

37、受公文并對公文負(fù)主辦或答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或統(tǒng)稱。于標(biāo)題之下靠左頂格標(biāo)注,結(jié)尾用冒號。其作用在于表明公文的空間效力范圍,明確對公文負(fù)法定辦理或答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)。如主送機(jī)關(guān)不是一個時,應(yīng)按其性質(zhì)、級別的輕重高低以及有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列,同性質(zhì)或同級的機(jī)關(guān)名稱之間用頓號,不同性質(zhì)或不同級別的機(jī)關(guān)之間用逗號。常用3號或4號仿宋體字印刷。(4)附件。指在正文左下方作出的附件標(biāo)注,用以注明附件的序號、標(biāo)題,適用于具有附件的公文。在正文下空1行左空2個字的位置標(biāo)出“附：”字樣,再分別標(biāo)出附件序號(只有一件時不標(biāo))、標(biāo)題、份數(shù),每件一行,字體字號與正文相同。(5)附注。指對公文中某些內(nèi)容或有關(guān)事項

38、的注解與說明,其作用在于簡化公文正義,便于閱讀與理解。標(biāo)注于主題詞上方。(6)主題詞。是用于揭示公文主要內(nèi)容并經(jīng)規(guī)范化處理的詞與詞組,用于為按主題檢索公文提供檢索標(biāo)識,為以現(xiàn)代信息處理手段處理和管理公文奠定基礎(chǔ)。上報的公文,應(yīng)當(dāng)按照上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。主題詞的個數(shù)一般不受限制,但不宜多(最多不超過五個),其前后排列順序也不受限制。位于公文末頁附注之下,排一行,頂格標(biāo)注“主題詞”字樣,空一格填主題詞,詞間空一格,不加標(biāo)點(diǎn)。常與正文字號相同,但用黑體字印刷。(7)抄送機(jī)關(guān)。指收受公文需了解公文內(nèi)容而不需承擔(dān)主辦或答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或統(tǒng)稱,標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)的目的在于明確公文的發(fā)送范圍,

39、使有關(guān)機(jī)關(guān)了解公文的內(nèi)容,以便在必要時給予配合。位于主題詞以下,所占區(qū)域用兩條與圖文區(qū)寬度相等長度的平行細(xì)線作為界線,形成“抄送欄”。左空1個字的位置,標(biāo)出“抄送:”字樣,如有抄報,則先標(biāo)出“抄報:”,在下一行的同等位置再標(biāo)“抄送:”。然后,按機(jī)關(guān)性質(zhì)、級別和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列抄報或抄送機(jī)關(guān)名稱,中間用頓號或逗號隔開。如果抄送機(jī)關(guān)一行寫不下,另起一行時應(yīng)與第一行的抄送機(jī)關(guān)平行，抄送機(jī)關(guān)用與正文相同的字體字號的文字印刷。(8)印發(fā)說明。又稱版記,用于標(biāo)識公文印發(fā)部門名稱,印發(fā)日期與印發(fā)數(shù)量等。其目的在于明確公文印制質(zhì)量、時間的責(zé)任歸屬并便于受文者與公文印發(fā)部門直接聯(lián)系。位于抄送欄以下公文末頁

40、最下端,在圖文區(qū)與下自邊(地腳)交界處劃一條與抄送欄細(xì)實(shí)線等長并平行的細(xì)實(shí)線,形成“印發(fā)說明欄”。在欄中左邊標(biāo)注承印這份公文的部門,一般是“(印發(fā)機(jī)關(guān)名稱)辦公廳(室)”,右邊標(biāo)注“某年某月某日印發(fā)”,用與正文相同的字體字號的文字印刷,印發(fā)日期一般寫送往印刷廠(文印室)的日期。在印發(fā)說明欄底線下的右側(cè),用小于正文字號的5號或小5號仿宋體印上“共印XX份”。(9)份號。指對依據(jù)同一文稿印制(yn zh)的若干份分文順次編制的順序代碼。適用于機(jī)密、絕密公文。(10)保密等級。即表明公文保密等級的標(biāo)號。于公文上方分別用漢字標(biāo)明“絕密(jum)”、“機(jī)密(jm)”、“秘密”,必要時還應(yīng)注明保密期限(如

41、“機(jī)密食5年”)。公文如需標(biāo)識密級,頂格標(biāo)識在版心(文頭)左上角(公文格式規(guī)定標(biāo)識在右上角,而右上角要用于蓋收文章和立卷時寫頁碼號,因此下行文、平行文此處不宜再標(biāo)識密級等)份號之下一行位置,兩字之間空1字。用于表明公文內(nèi)容涉及國家秘密的程度與區(qū)別于平件的處理要求,以確保秘密公文的安全。(11)緊急程度。即表明對公文送達(dá)和辦理時限要求的標(biāo)識符號。適用于“特急”、“急”公文。在印制本上,緊急程度位于保密等級的下一行,字體字號與保密等級相同。(12)注釋。指對標(biāo)題的注解或說明,用于注明法規(guī)、規(guī)章或其他經(jīng)會議討論通過公文產(chǎn)生的法定程序與時間。一般用圓括號標(biāo)注于標(biāo)題上方。常用小于正文的4號或小4號仿宋體

42、字印刷。3.數(shù)據(jù)項目的編制公文用紙幅面尺寸與區(qū)域劃分。公文用紙幅面尺寸一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長297毫米、寬210毫米),左側(cè)裝訂,張貼的公文用紙大小,根據(jù)實(shí)際需要確定。公文用紙劃分為圖文區(qū)與白邊區(qū)。文字符號的書寫與排版。公文的文字符號從左至右橫寫橫排。少數(shù)民族文字按其習(xí)慣、排版。在民族自治地方,可并用漢字和通用的少數(shù)民族文字。主要數(shù)據(jù)編排的次序?yàn)?發(fā)文機(jī)關(guān)、份號、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明(標(biāo)記)、署名、印章(簽署)、成文日期、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和時間。二、公文的稿本在公文形成過程中,將有各種文稿、文本產(chǎn)生,它們在內(nèi)容、外觀形式以及效

43、用方面均有很大區(qū)別。1.草稿。公文的原始文稿,包括有討論稿、送審稿、征求意見稿、草稿、修改稿等多種形式、是草擬成文的未定稿均供討論、征求意見和修改審核使用,不具備正式公文的效用。草稿的外觀特點(diǎn)是沒有生效標(biāo)志(如簽發(fā)、用印等);文面上常見“討論稿”、“征求意見稿”、“送審稿”、“草案”、“初稿”、“二稿”、“三稿”等稿本標(biāo)記。標(biāo)記大都位于標(biāo)題下方或右側(cè)加括號。2.定稿。又稱原稿,是已經(jīng)履行法定生效程序的最后完成稿,即業(yè)經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審核并簽發(fā),正式會議討論通過或經(jīng)上級機(jī)關(guān)審核批準(zhǔn)的文稿。具備正式公文的法定效用,是制作公文正本的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。3.正本。根據(jù)定稿印制是供受文者使用的具有法定效用的正式文本,

44、格式規(guī)范并具備各種生效標(biāo)志。4.副本。再現(xiàn)正本內(nèi)容及全部或部分外形特征的公文復(fù)制本或正本的復(fù)份。備存查,知照使用。與正本在內(nèi)容上并無區(qū)別,只是作用不同。5.試行本。法規(guī)文件正本的一種特殊形式,在試驗(yàn)推行期間具有法定效用。試行本主要適用于發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為公文內(nèi)容待一段時間的實(shí)踐檢驗(yàn)后可能將予修訂的情況下。試行本的外形特征主要是在公文標(biāo)題中加注稿本標(biāo)記,一般是在文種后用括號注明“試行”字樣。6.暫行本。法規(guī)文件正本的一種特殊形式,在暫行實(shí)行期間具有法定效用。這類公文在標(biāo)題的文種前有“暫行”兩字,如市鼓勵外商在工業(yè)開發(fā)區(qū)投資若干政策暫行規(guī)定。7.修訂本。對已經(jīng)發(fā)布生效的文件,在實(shí)行一定時期(shq)以后

45、進(jìn)行修改訂正再行發(fā)布時使用的文本。修訂本具有法定效用。修訂本的外形特征除與其他正本相同之外,需要作出稿本標(biāo)記,可在標(biāo)題結(jié)尾處標(biāo)作“(修訂本)”,也可在標(biāo)題下做題注(t zh),在圓括號內(nèi)注明“某年某月修訂(xidng)”。8.不同文字稿本。同一公文在形成過程中,需要兩種或兩種以上文字撰制時,不同文字所形成的內(nèi)容相同的文稿或文本在效用上相同。第三章 公文寫作要則第一節(jié) 公文寫作基本要求公文是一種特殊的文章,寫作過程中除要遵循文章寫作通則外,還必須遵循一些特殊要求。一、符合黨和國家的路線、方針政策和法律、法規(guī)以及有關(guān)規(guī)定,具有合法性(1)公文的內(nèi)容必須符合黨的基本路線和國家的憲法與法律,因?yàn)?它們

46、是我們制定的一切宏觀與微觀決策的總依據(jù)和指導(dǎo)綱領(lǐng)。(2)要符合本系統(tǒng)、本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)方面的方針政策和有關(guān)法規(guī)、規(guī)章。因?yàn)樗鼈兪侵贫ū緳C(jī)關(guān)一切決策的直接依據(jù),如果在公文中提出新的政策,應(yīng)當(dāng)加以說明。由于公文內(nèi)容還要受其他多方面方針政策、法規(guī)、規(guī)章的指導(dǎo)與制約,所以還要加強(qiáng)橫向聯(lián)系,了解同層次有關(guān)系統(tǒng)、機(jī)關(guān)的重要決策并與之保持一致,以便在工作中相互協(xié)調(diào)與配合,避免相抵觸。二、實(shí)事求是、講究實(shí)效公文的制發(fā)必須符合客觀實(shí)際,遵循客觀規(guī)律,切合實(shí)際需要,講求實(shí)效。(1)公文寫作有明確的目的性與針對性,從實(shí)際出發(fā),反對形式主義與文牘主義。(2)公文的內(nèi)容務(wù)求符合實(shí)際,反映客觀事物的本來面貌,提出切實(shí)可行的

47、工作原則、方法,使公文具有真實(shí)性與可行性。(3)公文寫作必須及時迅速,以盡快地實(shí)現(xiàn)公文的效用。三、主題明確、結(jié)構(gòu)完整、格式規(guī)范主題是作者通過公文表達(dá)的意圖與主張,公文要求集中、鮮明、直接地表述主題。要一文一事,中心明確,令人一目了然。應(yīng)圍繞主題,合理安排正文結(jié)構(gòu),做到層次清晰,條理分明,緊湊有序,過渡自然。應(yīng)當(dāng)具備的組成部分一定要準(zhǔn)確齊備,格式務(wù)必莊重規(guī)范,符合國家統(tǒng)一規(guī)定。四、用語莊重嚴(yán)謹(jǐn)、簡明通順、平實(shí)得體公文的語言表述,必須符合公文的性質(zhì)、適用范圍與行文目的以及作者的職權(quán)地位。要求:(1)莊重嚴(yán)謹(jǐn)。莊重,指用語端莊持重,格調(diào)嚴(yán)肅,用以維護(hù)公文的權(quán)威性與有效性。嚴(yán)謹(jǐn),指用語周密確切,無虛假

48、錯漏,語意明確,不出歧義,是非界限清楚,褒貶得當(dāng),符合實(shí)際,用以維護(hù)公文的準(zhǔn)確性。(2)簡明通順。簡明,指用詞精煉不繁,以簡潔、明確的文字表述出豐富的內(nèi)容,做到“言簡意賅”。簡潔明了地表述發(fā)文意圖,以獲得準(zhǔn)確、快捷的辦事效果。盡量選用概括性詞語。利用附件壓縮公文正文的篇幅,用圖表簡化文字表述。要字斟句酌,反復(fù)修改,使文字簡潔凝練。通順,即文字流利暢達(dá),沒有語病。(3)平實(shí)得體。平實(shí)指語言平和,樸實(shí)自然,通俗易懂,直接、鮮明地表達(dá)作者意圖。得體,指公文語言必須符合作者的職權(quán)范圍、行文目的與特定的文種表達(dá)需要,恰當(dāng)選擇用語。上行文用語要尊重,使用敬語;平行文,使用謙詞,創(chuàng)造良好的協(xié)商、合作氛圍;下

49、行文要用語鄭重、準(zhǔn)確,可適當(dāng)?shù)厥褂靡恍┟睢⒏嬲]性詞語:面向人民大眾的公布性文章,強(qiáng)調(diào)通俗明白。第二節(jié) 行文(xngwn)規(guī)則行文規(guī)則是控制公文行文對象、方向和方式等方面的有關(guān)規(guī)定。正如城市的交通管理規(guī)則一樣,有效地規(guī)范著各種社會組織之間公文的有序運(yùn)行(ynxng),確保公文現(xiàn)行執(zhí)行效用的順利實(shí)現(xiàn)。一、遵守行文規(guī)則(guz)的客觀必要性為確保公文迅速、準(zhǔn)確地傳遞,避免行文紊亂,防止公文“旅行”,國家有關(guān)部門制定了控制行文數(shù)量及行文方向、行文方式的有關(guān)規(guī)定,這就是行文規(guī)則。遵守行文規(guī)則的客觀必要性:第一,加強(qiáng)對文件傳遞過程的控制,使文件的行文方向正確,傳遞速度合理,保證文件準(zhǔn)確、快捷地到達(dá)目的地

50、;第二,使機(jī)關(guān)之間相互行文有法可依、有規(guī)可循,以維護(hù)正常的行文秩序,防止行文紊亂;第三,加強(qiáng)對文件數(shù)量的控制,精簡公文,簡化手續(xù),以提高機(jī)關(guān)行政管理的效率。二、行文規(guī)則的基本內(nèi)容(1)根據(jù)機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系行文。各機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)、歸屬、職權(quán)范圍,決定機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系,主要有4種類型,即同一組織系統(tǒng)中的上、下級機(jī)關(guān)間的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的隸屬關(guān)系;同一專業(yè)系統(tǒng)中上級主管業(yè)務(wù)部門與下級主管業(yè)務(wù)部門之間的指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系;同一組織系統(tǒng)中同級機(jī)關(guān)之間的平行關(guān)系;非同一系統(tǒng)任何機(jī)關(guān)間的不相隸屬關(guān)系。機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系決定公文傳遞方向,處于領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)地位的上級機(jī)關(guān)向被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)主送下行文;被領(lǐng)導(dǎo)、指

51、導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)應(yīng)向上級領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)關(guān)主送上行文;具有平行關(guān)系或不相隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間相互主送平行文。(2)選擇適宜的行文方式,一般不得越級行文。行文方式是指機(jī)關(guān)之間公文傳遞的形式,分逐級行文、多級行文、越級行文和直接行文等多種。機(jī)關(guān)對外發(fā)文,應(yīng)考慮需要和可能的條件,選擇適宜的行文方式。逐級行文。為了維護(hù)正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系,有隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間應(yīng)基本采取逐級行文的方式,按逐級上報或下發(fā)文件,即只對直屬上一級機(jī)關(guān)或下一級機(jī)關(guān)制發(fā)公文,如果需要,再由上一級或下一級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)。多級行文。為加快公文傳遞,在必要時可采取同時向若干層級的上級機(jī)關(guān)或下級機(jī)關(guān)制發(fā)公文,包括直達(dá)基層組織和向人民群眾公布。越

52、級行文。為了維護(hù)組織或?qū)I(yè)系統(tǒng)中的合理分工和正常的工作秩序,防止工作上的脫節(jié)、被動或抵觸,一般情況下避免越級行文。只有在下列情況下才能采用越級行文的方式:一是由于情況特殊緊急,如逐級上報下達(dá)會延誤時機(jī)造成重大損失;二是經(jīng)多次請示直接上級機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān),問題長期沒有得到解決;三是上級機(jī)關(guān)交辦,并指定直接越級上報的具體事項;四是出現(xiàn)需要直接詢問、答復(fù)或聯(lián)系的具體事項;五是控告、檢舉直接上級等。因特殊情況越級行文時,一般應(yīng)抄送越過的機(jī)關(guān)。直接行文。同級或其他不相隸屬的機(jī)關(guān)之間相互行文時采用。行文不受系統(tǒng)歸屬與級別層次的制約。三、正確選擇主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)(1)正確選擇主送機(jī)關(guān)。除普發(fā)性公文外,一件公

53、文通常只選擇一個主送機(jī)關(guān),防止由于多頭主送而貽誤處理。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外,一般不應(yīng)將公文直接報送領(lǐng)導(dǎo)個人。(2)正確選擇抄送機(jī)關(guān)。屬下列情況的,在向主送機(jī)關(guān)發(fā)文時,應(yīng)同時抄送:一是對下級機(jī)關(guān)的重要發(fā)文應(yīng)同時抄報直接上級機(jī)關(guān);二是受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請示,應(yīng)明確主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān),由主送機(jī)關(guān)答復(fù);三是上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文,必要時應(yīng)抄送另一個上級機(jī)關(guān);四是公文內(nèi)容涉及有關(guān)機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍,需要取得配合時應(yīng)向其抄送。如屬下列情況,則不得抄送:一是請示在上報同時,不得向下級機(jī)關(guān)抄送;二是接受抄送的機(jī)關(guān)不得再向其他機(jī)關(guān)抄送;三是與公文辦理無關(guān)的機(jī)關(guān)不得抄送。四、堅持(jinch)“

54、黨政(dn zhn)分開”的原則(yunz)行政機(jī)關(guān)不得向黨的組織發(fā)布指令性公文,也不得以行政機(jī)關(guān)名義向黨的組織報告工作、請示事項。黨政機(jī)關(guān)應(yīng)在各自的系統(tǒng)內(nèi)制發(fā)文件,應(yīng)盡量減少聯(lián)合發(fā)文。五、聯(lián)合發(fā)文時,作者應(yīng)是“同級機(jī)關(guān)”同級政府之間、政府各部門之間,上級政府部門與下一級政府之間,政府及其部門與同級黨委、軍隊機(jī)關(guān)及其部門;政府部門與同級人民團(tuán)體和行使行政職能的事業(yè)單位可以聯(lián)合發(fā)文。聯(lián)合發(fā)文是以兩個或兩個以上的名義行文,聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)級別層次必須相同或相近。六、行文前必須對有關(guān)問題協(xié)商一致為維護(hù)政令一致,凡下行公文的內(nèi)容涉及其他機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍時,必須就有關(guān)問題協(xié)商一致,否則不得以自己的意見各自向

55、下行文。七、嚴(yán)格控制公文數(shù)量,簡化行文手續(xù)機(jī)關(guān)行文必須注重實(shí)效,堅持少而精的原則,可發(fā)可不發(fā)的堅決不發(fā);必須印發(fā)的要控制數(shù)量與范圍。簡化行文手續(xù),上下級各業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)盡量對口行文。經(jīng)批準(zhǔn)在報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)與規(guī)章可不再行文。發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)印制少量文本,供存檔備查。第三節(jié) 公文寫作的語言運(yùn)用一、公文的語言特點(diǎn)公文語言的主要特點(diǎn)是:莊重、準(zhǔn)確、樸實(shí)、精練、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。莊重指語言端莊,格調(diào)鄭重嚴(yán)肅。準(zhǔn)確指語言真實(shí)確切,無虛假錯漏,褒貶得當(dāng),語意明確,符合實(shí)際。樸實(shí)指語言平直自然,是非清楚,明白流暢,通俗易懂。精練指語言簡明扼要,精當(dāng)不繁,服從行文目的及表現(xiàn)主題的需要,當(dāng)詳則詳,當(dāng)略則略。嚴(yán)謹(jǐn)指語

56、言含義確切,文句嚴(yán)謹(jǐn),細(xì)致周密,分寸得當(dāng),忌模糊含混、語意多歧。規(guī)范指語句不僅合乎語法及邏輯原則,而且要合乎公務(wù)活動的特殊規(guī)范性要求。在語詞方面,用規(guī)范的現(xiàn)代書面語言,不用口語詞、方言詞、土俗語及生造語詞等。公文除了以雙音節(jié)詞為主外,還常用一些單音節(jié)詞、多音節(jié)的公文專用詞和介賓詞組、“的”字結(jié)構(gòu)等。在語句方面,句子含義完整確切,具有較強(qiáng)的獨(dú)立性,關(guān)鍵句脫離上下文不生歧義;過渡句少;一般都有表達(dá)公文主題的主題句;句子帶有較多的限定性修飾詞:泛指性無主句較多;“是的”形式的判斷句較多,用以表達(dá)作者的見解、態(tài)度和解釋。公文的表達(dá)特點(diǎn)是議論、說明、敘述三種形式兼用,不同文種有不同的側(cè)重。有較強(qiáng)的規(guī)范性

57、,對同類對象使用的表達(dá)方式、式樣、語句都相對固定;用現(xiàn)代漢語的書面形式作符號系統(tǒng)。在修辭方面,追求準(zhǔn)確鮮明,質(zhì)樸平勻、精練順達(dá),反對含糊曖昧,繁冗堆砌,重內(nèi)在美;修辭以消極修辭為主,重在選詞煉句,慎用修辭格。二、公文詞語的選擇把握公文詞語特點(diǎn),根據(jù)行文目的及語言環(huán)境的需要,選取最貼切的詞語。1.認(rèn)真辨析詞語的確切含義,使詞語的意義符合客觀實(shí)際。漢語詞匯量大,近義詞多,語意既有差別,又有聯(lián)系。因此,要使公文用語精當(dāng),必須認(rèn)真辨析詞語,避免造成表意失當(dāng)或失誤。2.注意分辨詞語的感情色彩,以正確表達(dá)(biod)作者的觀點(diǎn)立場。公文對事實(shí)的敘述(xsh)要求客觀準(zhǔn)確,表明立場主張，要旗幟鮮明,因此要注

58、意分辨詞語的感情色彩,避免貶褒詞義的誤用。3.注意詞語聲音與語調(diào)對詞義的影響,以提高表達(dá)(biod)效果。公文中使用音節(jié)勻稱的詞語往往可以加強(qiáng)氣勢,增強(qiáng)莊重嚴(yán)肅的色彩,容易上口,便于記憶。漢語中同音字多,通過聽線接受信息(如聽報告、聽電話通知等）,往往會給準(zhǔn)確接受信息帶來一定障礙。一些語句的讀法不同,也會給聽者帶來理解方面的差異。遇到這種情況,應(yīng)更換或補(bǔ)充詞語。4.注意詞語間的正確搭配,遵循語言法則。詞語的搭配表達(dá)應(yīng)合乎事理,合乎邏輯,符合語言習(xí)慣。5.注意公文具體使用場合對詞語風(fēng)格的要求,維護(hù)公文的嚴(yán)肅性及強(qiáng)制執(zhí)行性。公文使用于正式、莊重嚴(yán)肅的場合,一般不用口語、諺語、歇后語、方言土語,以及

59、帶有調(diào)侃、詼諧意味及不夠嚴(yán)肅鄭重的詞語。6.注意針對公文具體收受對象的特點(diǎn)選用,以“有的放矢”,便于理解和執(zhí)行。公文收受對象的理解力以及與作者的關(guān)系不同,公文中的詞語也有所不同。7.注意根據(jù)公文中所涉及的人和事物的特殊性質(zhì)選詞,以獲得鮮明直接的表達(dá)效果。8.注意根據(jù)上下文的需要選詞,以維護(hù)公文的完整有效性。9.注意詞語的規(guī)范性,以提高公文溝通的效果,擴(kuò)大溝通的范圍。運(yùn)用漢語書面詞匯中的規(guī)范詞語及公文的專用詞、常用詞,不使用不規(guī)范詞語及簡稱。三、公文語句的組織1.對公文語句的基本要求第一,含義明確、清晰、完整,便于準(zhǔn)確理解,無歧義。第二,句子搭配得當(dāng)。第三,句子成分完整。第四,語序安排妥當(dāng)。第五

60、,合乎事理。第六,句式合理并力爭有最佳表達(dá)效果。2.語序的安排要尊重語序的習(xí)慣性,注意事理的邏輯次序,以及語序的強(qiáng)制性及選擇性。在公文中安排語序,常做如下處理:第一,當(dāng)要表達(dá)一組并列概念之間輕重、主次、強(qiáng)弱、大小、高低、多少之分時,應(yīng)依次順排或倒排;無這種分別時則按一定標(biāo)準(zhǔn)(如空間分布)分門別類排列。第二,當(dāng)一組概念表現(xiàn)由若干連續(xù)的動作、行為構(gòu)成活動過程時,一般應(yīng)按時間順序排列。第三,當(dāng)以一組概念表現(xiàn)一個認(rèn)識過程時,一般按由淺入深、由此及彼、由表及里的次序排列。第四,當(dāng)以一個語句反映因果關(guān)系時,一般按先因后果次序排列,只有特別申明或突出表現(xiàn)原因時,才先講結(jié)果再講原因。第五,當(dāng)將語句中的一些成分