公司文書制發(fā)制度

1、公司文書制發(fā)制度第一條凡公司內(nèi)的公務(wù)文件、發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)定外，一律依照本制度辦理。第二條公務(wù)文件的往來以各部門經(jīng)理的名義簽署，有些簡單事項(xiàng)的文件，也可以部門的名義簽署。第三條凡需呈遞公司經(jīng)理的文件，需逐級(jí)上報(bào)。各級(jí)主管需在調(diào)查核實(shí)的基礎(chǔ)上，寫出意見，注明需呈報(bào)經(jīng)理的姓名，然后上報(bào)。若不需要呈報(bào)，則在該文書右上方空白處注明辦文部門的名稱、文號(hào)、日期。第四條公務(wù)文件要求公務(wù)文件應(yīng)盡可能簡單明了，使用楷書。文體使用口語即可。陳述理由和經(jīng)過時(shí)，若正文繁雜，則將此部分內(nèi)容作為附件記于另外的紙上。第五條文件上應(yīng)有制發(fā)部門規(guī)定的號(hào)碼，還應(yīng)標(biāo)明與此份文件有關(guān)的主題詞及復(fù)文文件的號(hào)碼、日期，以便處

2、理。第六條文件格式文件通常在第一行寫上文號(hào)，第二行寫上能揭示文件內(nèi)容的標(biāo)題，另起一行寫制發(fā)日期、制發(fā)者姓名，再起一行寫明收件人姓名，然后在下一行寫文件內(nèi)容。在屬于復(fù)審呈報(bào)的情況下，通常采取在文件末尾用后記的形式證明，在文件末尾隔一行處寫下復(fù)審件的號(hào)碼、必要事項(xiàng)、日期及復(fù)審者姓名。由經(jīng)理發(fā)出的指令性文件上應(yīng)有各收文部門的名稱，必要時(shí)要寫上號(hào)碼和日期。第七條文件制發(fā)者及收件者應(yīng)注明職務(wù)，也可根據(jù)情況只署姓名。在文件制發(fā)者（個(gè)人或部門）的下方蓋上制發(fā)者個(gè)人或制發(fā)部門的印章，文件處理人將以此作為依據(jù)。但同時(shí)發(fā)往多個(gè)部門的文件如通知等，為了簡便，多采用印制好了的印刷品，此時(shí)簽名及蓋印即可省略。第八條文件

3、信封記錄要求普通文件的信封上，要寫明送達(dá)部門的名稱，同時(shí)在左上寫是否加急、掛號(hào)等，信封右下寫發(fā)文部門。秘密文件的信封上，要在正面的左側(cè)寫上“秘”的字樣。必須由收文者自行開啟的文件，信封上要寫清姓名，同時(shí)在左側(cè)寫上“親啟”字樣。機(jī)密文件要用兩層信封，內(nèi)封上寫文件標(biāo)題，外封上的標(biāo)識(shí)參照以上各條，并在左側(cè)寫明“秘”的字樣。文件內(nèi)容特別需要保密的或有其他重要內(nèi)容的可參照前項(xiàng)。第九條文件所用紙張另行規(guī)定。第十條文件原則上應(yīng)用黑色墨水書寫或印刷。在使用墨水時(shí)，要特別注意紙張的性能，文字應(yīng)清晰可辨。第十一條部門經(jīng)理發(fā)文應(yīng)根據(jù)文件的不同作用，依以下原則區(qū)別使用不同文種：提案，不僅是發(fā)出指令，而且希望將其意見廣為討論。承認(rèn)，就有關(guān)事務(wù)進(jìn)行認(rèn)定。請(qǐng)示，所報(bào)內(nèi)容等候裁定。報(bào)告，關(guān)于指示的答復(fù)性匯報(bào)。申請(qǐng)，請(qǐng)示對(duì)自己或有關(guān)事項(xiàng)處理的許可和承認(rèn)，也可用于單方面提出申請(qǐng)。第十二條公司經(jīng)理及各部門領(lǐng)導(dǎo)向下屬發(fā)布的文件依以下要求區(qū)別使用，雖不是其下屬但同屬命令所及范圍的也應(yīng)參照?qǐng)?zhí)行。指示，對(duì)申請(qǐng)、請(qǐng)示及要求的答復(fù)。傳達(dá)，有關(guān)事務(wù)上的指令。訓(xùn)令，命令或注意事項(xiàng)。第十三條不在前兩條之列的文件有以下類別；通牒，有關(guān)業(yè)務(wù)的通報(bào)。照會(huì)，意見或需要回復(fù)的事項(xiàng)。問答，對(duì)照會(huì)的答復(fù)。第十四條文件的記錄方式另行規(guī)定。第十五條依靠電信傳達(dá)的文件，要求內(nèi)容簡明扼要，避免使用容易誤解的文字，并省略敬語以使電文簡