學(xué)校聲像檔案管理實施方案(共11頁)

1、 福建幼兒(yu r)師范高等專科學(xué)校聲像檔案(dng n)管理(gunl)實施方案（試行）為建立、健全、規(guī)范我校聲像檔案，更好地開發(fā)利用聲像檔案信息資源，發(fā)揮聲像檔案在我校各項活動中的重要作用，根據(jù)中華人民共和國檔案法、電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）、照片檔案管理規(guī)范（GB/T 11821-2002）、檔案著錄規(guī)則（DA/T18-1999）等標(biāo)準(zhǔn)和福建幼兒師范高等專科學(xué)校聲像檔案管理辦法，制定本實施方案。一、聲像檔案管理的目的和意義學(xué)校聲像檔案是指學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項活動中直接形成的具有保存利用價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等以不同材料

2、為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。學(xué)校聲像檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，對學(xué)校有重大的保存價值，是一筆寶貴的財富，必須集中保管、妥善保管。二、聲像檔案管理的職責(zé)為了保證聲像檔案的完整與安全，豐富我校圖書館館藏，凡有形成和產(chǎn)生聲像檔案的系（部門），均應(yīng)指定專人擔(dān)任兼職聲像檔案工作人員，按要求做好聲像檔案的形成、收集、整理、歸檔工作。形成的聲像檔案經(jīng)整理立卷后，應(yīng)上載至圖書館的“艾思邁非書資源管理系統(tǒng)”，并按歸檔要求刻錄成光盤材料向校圖書館移交，由圖書館實行集中統(tǒng)一管理。三、聲像檔案管理人員的要求1、聲像檔案(dng n)管理(gunl)人員要學(xué)習(xí)了解(lioji)聲像檔案的收集

3、、整理、保管、利用方面的知識，做到標(biāo)準(zhǔn)掌握一致。2、聲像檔案管理人員要熟悉聲像檔案載體特性方面的知識，并根據(jù)其特征采取有效的防護(hù)措施。3、聲像檔案管理人員應(yīng)掌握一定的翻拍、復(fù)制、修復(fù)等技能，以便一旦發(fā)現(xiàn)聲像檔案有破損的情況便可以進(jìn)行補救。4、聲像檔案管理人員，應(yīng)將自己形成的以及各單位歸檔的聲像檔案，分門別類，進(jìn)行加工整理、登記、編目，實行統(tǒng)一管理。 四、聲像檔案管理的內(nèi)容歸檔的聲像材料必須是原版、原件，要求內(nèi)容完整、圖像清晰、聲音清楚，并加以必要的事由、時間、地點、人物、拍攝者等文字說明，應(yīng)能較好地反映客觀事實、突出重點。凡需要歸檔的聲像檔案材料，都應(yīng)該做到載體質(zhì)量優(yōu)良。歸檔的聲像要求像素清晰

4、，能反映事件主要內(nèi)容和真實面貌；文字說明應(yīng)做到字跡工整、表述準(zhǔn)確、簡練。1、聲像檔案歸檔范圍聲像檔案的歸檔范圍見附表1“聲像檔案基本歸檔范圍及保管期限表”。2、聲像檔案數(shù)字化要求（1）圖片檔案數(shù)字化采用高清晰圖片掃描儀、專用膠片掃描儀，將靜止圖像、歷史照片或底片的模擬影像轉(zhuǎn)換成數(shù)字影像存儲到計算機或光盤中，也可用數(shù)碼相機直接拍攝照片。數(shù)碼照相機拍攝形成的數(shù)碼照片像素應(yīng)在500萬像素以上，應(yīng)保證未經(jīng)編輯，主題鮮明、影像清晰、畫面完整。（2）音頻、視頻檔案數(shù)字化視頻文件需轉(zhuǎn)換成AVI和WMV格式(g shi)，清晰度不低于VGA標(biāo)準(zhǔn)，最好是高清720P標(biāo)準(zhǔn)格式；音頻文件一般為WAV或MP3格式。存

5、儲(cn ch)在感光和磁性材料上的聲像材料，要經(jīng)過數(shù)字化處理，刻錄光盤后再歸檔(gudng)。3、聲像檔案的編目規(guī)則聲像檔案一級類目代號采用英文大寫字母“S”標(biāo)識，按媒體形式設(shè)置視頻（01）、音頻（02）、圖像類（03）三個二級類目。聲像檔案檔號的基本結(jié)構(gòu)由全宗號、類別號、載體代號、保管號組成。示例如下：檔案管理人員在歸檔整理時應(yīng)根據(jù)需要編制檔案目錄?！皺n案目錄”的填寫統(tǒng)一使用附表2“檔案目錄”。光盤盤內(nèi)目錄的填寫統(tǒng)一使用附表3“照片檔案冊（盤）內(nèi)目錄”，光盤按“盤”為單位進(jìn)行整理，同一事由的檔案要放在一起，按年代形成時間順序排列。4、聲像檔案的歸檔要求（1）數(shù)碼相片、錄音錄像等聲像檔案，必

6、須圖像清晰、聲音清楚，并刻錄光盤歸檔，由攝錄人員加以必要的文字說明。光盤文字說明統(tǒng)一使用附表5“光盤文件文字說明表”。（2）紙質(zhì)文字說明附在外包裝盒內(nèi)，同一盤內(nèi)涉及幾個事由的，原則上按事由時間(shjin)順序排列，要填寫每張盤的文字說明表一起(yq)附在盒內(nèi)。文字說明的尺寸與盒大小一致。（3）光盤(un pn)在刻錄時，每一事件、每組照片的文件夾內(nèi)要附有Word或excel文檔格式的文字說明（新聞?wù)掌捎眯侣劯寮妫?，每張照片必須附有題名，題名應(yīng)簡明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時間、地點、事由等要素盡可能齊全。5、聲像檔案的保護(hù)（1）聲像檔案產(chǎn)生后要及時對其內(nèi)容以及質(zhì)量進(jìn)行審查、核

7、實、整理。（2）在聲像檔案儲存時，要將聲像檔案與聲像檔案設(shè)備集中統(tǒng)一存放，統(tǒng)一管理，便于檢查和察看。儲存條件要標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格控制溫濕度，避開電磁干擾，以免發(fā)生霉變及磁性記錄消失，做到防塵、防磁、防光、防火、防蛀等。（3）聲像檔案工作人員要定期檢查聲像檔案，對破損的應(yīng)及時修復(fù)和復(fù)制，保證聲像檔案完好無損。五、聲像檔案的移交1、聲像檔案的移交時間立檔部門應(yīng)隨時收集具有保存價值的聲像資料并及時進(jìn)行歸檔整理。（1）重大活動（事件）形成的聲像檔案在活動結(jié)束后的30日內(nèi)歸檔移交；其他可在每年5月1日前，將上年度聲像檔案移交至圖書館。（2）關(guān)于歷史遺留聲像檔案的移交：自2005年5月1日起產(chǎn)生的歷史聲像檔案，要

8、在2016年12月1日前整理歸檔并移交完畢。2、聲像檔案的移交要求（1）把好擬歸檔聲像文件所記載內(nèi)容的挑選關(guān)并非所有音頻視頻資料都有長期保存(bocn)的價值，管理人員應(yīng)對聲像文件在管理、財務(wù)、法律、證據(jù)或信息等方面(fngmin)的持久價值與檔案價值進(jìn)行鑒定，對聲像文件內(nèi)容重要性進(jìn)行評估，并在此基礎(chǔ)上對擬歸檔文件進(jìn)行挑選。只有(zhyu)從音頻視頻資料中挑選出來的聲像檔案才有必要長期、持久的保存。（2）把好擬歸檔聲像文件格式的校驗關(guān)聲像檔案應(yīng)在符合國家規(guī)定的存儲格式及存儲載體相關(guān)技術(shù)參數(shù)要求的前提下，既要保證視聽質(zhì)量，又要盡可能地實現(xiàn)存儲空間的最小化。立檔部門（單位）在聲像檔案材料歸檔前，應(yīng)

9、對歸檔的聲像材料進(jìn)行檢驗，保證載體清潔、耐久和內(nèi)容真實、可讀，必須對聲像材料進(jìn)行編輯整理，做到內(nèi)容完整，符合歸檔要求。3、聲像檔案的移交內(nèi)容（1）立檔部門（單位）在規(guī)定的時間內(nèi)將圖片、音頻、視頻等擬歸檔的聲像材料，分別按圖片類、音頻類、視頻類上載至“艾思邁非書資源管理系統(tǒng)”，上載時應(yīng)規(guī)范填寫上傳聲像材料的關(guān)鍵詞和摘要。（2）立檔部門（單位）上傳后將歸檔刻錄成光盤的實體材料遞交圖書館技術(shù)部。圖書館將按照規(guī)定嚴(yán)格審查已上傳電子文件和實體檔案，各項核查無誤后方可辦理交接手續(xù)。（3）歸檔交接時，由聲像檔案形成部門編制、打印附表4“檔案交接單”，一式兩份。交接雙方在檔案交接文據(jù)上分別簽字、蓋章，各自保留

10、一份以備查考。六、聲像檔案的監(jiān)督檢查1、學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校檔案部門應(yīng)定期或不定期地對各系（部門）的檔案工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)，對存在問題及時糾正，促使聲像檔案管理的各項規(guī)章制度得到落實。2、由于聲像檔案工作(gngzu)總體水體較低，應(yīng)加大獎罰力度，把各部門的聲像檔案管理工作列入年度考核；對于兼職檔案人員的工作也應(yīng)適時予以通報，獎優(yōu)罰劣，獎勤罰懶。運用(ynyng)領(lǐng)導(dǎo)(ln do)監(jiān)督檢查、獎懲結(jié)合的辦法，促進(jìn)學(xué)校聲像檔案規(guī)章制度得到有效落實，從而不斷提高聲像檔案管理水平，更好地服務(wù)于學(xué)校的中心工作。附表1聲像檔案基本歸檔(gudng)范圍及保管期限表基 本 歸 檔 范 圍保管期限1、名人類：包括

11、學(xué)校歷屆校長、書記、著名教授以及國內(nèi)外具有一定影響的知名人士的照片、音/視頻等；2、中央、省、市領(lǐng)導(dǎo)同志來我校視察、檢查和指導(dǎo)工作的照片、音/視頻等；3、學(xué)校召開的各類代表大會及重要會議，如：黨代會、教代會、職代會、先進(jìn)集體和個人表彰大會、運動會、文藝演出會、各種紀(jì)念日慶?；顒右约皞鬟_(dá)全國性重要會議的照片、音/視頻等；4、由學(xué)校主辦、承辦的各種重要的教學(xué)、科研、管理類會議以及各項活動，由本校主持召開的重要的各種學(xué)術(shù)會議照片、音/視頻等；5、外事活動的視頻。包括各種國外代表團(tuán)來訪、外籍人員來?；顒?，授予外國專家、學(xué)者名譽教授、客座教授、名譽顧問稱號以及參觀、座談、交流、講學(xué)、演出、聯(lián)歡等各種活動

12、的照片、音/視頻等；6、具有一定影響的大學(xué)生論文答辯會，學(xué)生的社會實踐活動，先進(jìn)事跡，獎學(xué)金發(fā)放儀式，新生開學(xué)典禮、畢業(yè)生畢業(yè)典禮、畢業(yè)匯報演出等照片、音/視頻；7、民主黨派和校友會重要活動的照片、音/視頻；8、學(xué)校各種展覽中陳列的照片、音/視頻；9、反映學(xué)校不同歷史時期變化、發(fā)展的校景和基建照片、音/視頻（每一個主樓、校園內(nèi)主要景色應(yīng)列入攝制范圍）；10、反映學(xué)校不同歷史時期的教學(xué)、科研、外事情況的照片、音/視頻。主要指收集過去的照片、音/視頻；11、其它有重要意義活動形成的聲像材料。永久附表2檔案(dng n)目錄序號題 名檔號頁數(shù)責(zé)任者日期電子文件數(shù)備注序號：目錄(ml)生成時的順序號。

13、題名：填寫介紹聲像檔案內(nèi)容的文字，應(yīng)簡明概括、準(zhǔn)確反映音像(yn xin)基本內(nèi)容，事由、時間、地點、人物、背景等要素齊全。檔號: 檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案實體的一組代碼。頁數(shù)：填寫特殊載體的盤、張、套數(shù)等。責(zé)任者：聲像檔案應(yīng)填寫拍攝人、攝錄者的姓名或所在單位名稱。有多個責(zé)任者時，選擇兩個主要責(zé)任者，其余用“等”代替。日期：在聲像檔案中填寫拍攝或錄制日期。電子文件數(shù)：在艾思邁非書資源管理系統(tǒng)中所上載每個光盤內(nèi)的的電子文件數(shù)量。備注：填寫檔案的收集、整理和保管過程中，需要解釋和補充的事項。附表3照片檔案(dng n)冊（盤）內(nèi)目錄編碼：序號題 名張數(shù)拍攝日期制作人拍攝地點備注保存(bocn)部門：檔案管理部門 保存期：永久(yngji)序號：每一事由在冊（盤）內(nèi)的順序號。題名：照片所反映的事件內(nèi)容（事件名稱）。張數(shù)：每一事件照片檔案的張數(shù)。拍攝時間：照片拍攝的時間。拍 攝 者：照片拍攝的作者。拍攝地點：照片拍攝的地點。備注：對載體所做的必要說明。附表4檔案(dng n)交接單序號題名檔號歸檔部門歸檔人簽收人交接時間備注注：本表一式兩份，歸檔人和簽收(qinshu)人各留一份。附表5光盤(un pn)文件(wnjin)文字說明表檔 號盤 號形成日期形成單位制 作 人密 級題 名簡 介應(yīng)綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、制作者等要素，概括揭示聲像檔