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1、便條:為了讓公司新聘的幾位盡快勝任工作,公司決定下對他們進行培訓。在培訓中,請你重點講解做好會議應進行的準備,并介紹會議應包括的內容,請事先將講稿提綱送我過目。行政經理年月日參考:會議的格式和內容1、標題會議的標題有以下兩種:性標題。其格式為會議名稱+(1),如:XX 公司行政辦公會議記錄。如果標題中需體現會議的屆次,可將屆次空出,時用手工填寫,如:XX學會第(長會議、分組)次理事會會議。大中型會議往往有團會議、代表團團用紙,標題格式為:XX(單?;驅徸h會等,可使用格式的位)第X 屆XX第 X 次全體(或團)會議(2)通用性標題。通用性標題適用于一般的會議,標題只寫會議4(單個字即可。如果在本
2、內部通用,可采用寫明本名稱,如位)會議,會議名稱則寫在首部的表格中。2、首部會議的首部要求用表格的形式,詳細記載會議概況,具體包括:(1)會議的名稱。會議中的會議名稱一定要寫全稱,以便于后人查考。(2)會議時間,包括開始時間、結束時間和中間休會時間。時間要具體到時、分。(3)會議地點。地點應具體到會場名稱或房間號碼。(4)會議,即會議的召集人或,要寫明和職務。會議、多邊會議還應當寫明所在的名稱。(5)參加,并寫明,包括出席人、列席人、旁聽人,不同性質的與會者要分別、職務。(6)缺席。記載缺席情況既可以了解缺席情況,也可以清楚地反映會議應該出席的范圍,這對日后查考和會議十分重要。3、主體主體部分
3、記載會議的進程,具體包括:會議的議程和議題。發(fā)言情況。發(fā)言情況是會議兩部分。的重點,包括發(fā)言人和發(fā)言內容會議結果。會議結果包括對議題的通過、緩議、撤銷、否決情況。會場情況,即指會議期間會場內所發(fā)生的與會議進程有關并且具有記錄價值的情況。4、尾部尾部用于各項署名。署名是對的真實性鄭重負責的體現。以下四種人需要署名:(1)人。審核人。發(fā)言人。法定的簽字。署名置于尾部,用以表示的完整性,同時避免有人在正文部分私加文字。一般性會議也可以將人、審核人置于首部,但必須在結尾處寫明“會議結束”的字樣。發(fā)言人簽署應當置于尾部。會議的方法和要求1、會議的方法(1)詳細。重要會議的要求做到有言必錄,全面反映會議的
4、全過程。詳細要求掌握熟練的速記技能。必要時可以個同時,會后共同核對整理。整理稿必須經每個簽宇。如者同意,也可使用的辦法,然后根據整理。(2)摘要。摘要適用于一般性的會議。做摘要時,會議概況部分必須詳細全面,但會議進程部分只需議題、發(fā)言人、發(fā)言的要點和會議結果。除特別重要的情況外,一般的會場情況可不做。摘要可直接用規(guī)范的文字進行,便會議,經審核和發(fā)言者確認后直接歸卷,省去了會后整理的工作程序。此外,還要做到取其精華,保持發(fā)言者的發(fā)言風格。(3)簡易。簡易除了會議概況外,只要求會議的議題、議程和會議的結果,不必記發(fā)言的內容和經過。簡易由于不能較全面反映會議的過程,查究利用的價值較低,故僅限于對較為
5、簡單的事務性會議的。2、會議(1)可以有幾位的要求。會議一般都由來做。重要會議為保證全面,同時,會后共同整理匯錄應當熟練掌握速記技能,具有較強的聽知能力和意識。(2)準備充分。其具體包括:事先了解會議的目的、議題、程序、方式和,對一些專業(yè)性較強的會議,還應當事先閱讀會議文件,掌握有關的專業(yè)知識,熟悉主要的專業(yè)術語,確保時的得心應手。會前熟悉與會的、職務、相貌特征、口音特點、說話,以提高的準確性。備好必需物品。一是備好紙和筆。會議用紙應盡可能印制,格式規(guī)范。所用的筆墨應當符合歸檔的要求。分組會議,事先將紙和筆分發(fā)到組。二是備好必要的器材。如果會議允許作,要事先安裝并調試好設備,確保質量。采用機的,要事先選好機位和角度,配好燈光。用計算機的,要準備好電腦及電腦桌椅,接好電源。(3)客觀真實,全面準確??陀^真實、全面準確是會議具體要做到:最基本的要求,時注意力高度集中,全身貫注,用心聽取每人的發(fā)言,仔細觀察發(fā)言者的表情、手勢和口型,做到反應迅速,判斷準確,以提高的全面性和準確性。會議結束后要及時核對,有的會議還應當請發(fā)言者本人進行核對和確認。(4)
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