實例XX物流公司-人力資源部完全操作手冊23頁HR貓貓

1、XX物流公司人 力 資 源 部 完 全 操 作 手 冊 2009版參與崗位與行業(yè)人力資源部行業(yè)類別人力資源部完全操作手冊一、 總則1.1 為規(guī)范人力資源部員工的操作行為，指導各崗位員工有效開展工作，提高專業(yè)技能，穩(wěn)定提高工作業(yè)績，特制訂本手冊。 1.2 本本手冊規(guī)定了人力資源部員工的日常工作、工作要求、工作步驟是人力資源部每位員工必須遵循的行為準則。二、每日工作- - 班前安排 2. 1 上班前工作：每日安排人員進行檢查。 勞動紀律檢查：對公司上班前員工打卡情況進行監(jiān)督，并到各部門巡查各部門到崗情況，對異常情況進行記錄。 2. 1.2 辦公室巡查：對公司辦公區(qū)域（包括會議室、洗手間）的衛(wèi)生、辦

2、公桌面的整潔、固定資產完好情況、消防設施及安全通道進行堅持檢查。三、每日工作- - 每日早會 每天早上8：30召開每日早碰頭會。 參加人員：在鹽田人力資源部全體員工，包括前臺文員、司機、助理、主管。員工匯報上日工作存在的問題、公司各部門反映問題的處理結果及匯報、須與其他部門溝通和配合的地方，包括員工的入離職、新人的跟進、辦公室的日常管理，及后勤事宜。 員工上日本職工作的總結和本日工作安排。 周一早召開周會，總結上周工作四、每日工作- - 前臺工作 4.1接聽轉接電話 電話接聽必須保證電話鈴響三聲內接通電話. 接通電話注意說話語氣溫和、口齒清晰、熱情禮貌、用語規(guī)范:接通時必須說:“您好,XX,請

3、問您找個哪個部門,哪位”， 轉接時要用“請稍等”。當轉接電話正在通話時，要用“麻煩你過幾分鐘打過來或如果方便的話請留下您的姓名和電話號碼，我讓XXX小姐/先生復電給您”。當所接部門無人接聽,電話回轉到前臺時前臺文員必須給客人說:您好,請問是否方便讓我轉告?或者“我能幫助您嗎”？注意事項：轉接電話時不能使用免提功能。禁止其他人員用總機聯(lián)系工作。 4.2來訪客人接待 當來訪客人到前臺時,前臺文員必須起身站立接待，微笑示意、禮貌用語、語言規(guī)范：“您好，請問您有預約嗎？ .1對于預先有預約的客人，應及時轉告被訪人并引座、倒茶。.2對于預先沒有預約的客人，應問清情況，特別對于指名候見公司某領導的，必須了

4、解清楚其身份、電話等基本情況，并轉告該領導，征求該領導的同意，若領導不同意受訪，應婉言謝絕并起身送客。 .1對于一般客人，如：快遞公司來送快遞的客人應禮貌相迎，及時辦理。 .2 來訪者離開后，前臺文員必須立即整理接待室。 .3非業(yè)務來訪者，未經公司許可，不得接待（包括公司員工之親戚朋友）。4.3 員工出門的監(jiān)督和系統(tǒng)考勤的核查員工出門的監(jiān)督.1員工上班時間出門須有外出申請單、請假單出差單，經部門主管/經理簽名，方可有效。.2當員工未持符合手續(xù)的出門單出門時，須問清情況，進行記錄。考勤異常情況的核查.1每日下午3點前對員工的打卡情況進行查看，核對當日考勤，對異常情況進行核實。.2每日下班前將外出

5、單情況進行整理，并輸入電腦系統(tǒng)。.3每月5日前由前臺做出上月公司員工考勤月報表，并在宣傳欄里張貼，2天之后取下。如無異議上報，如有異議，在2個工作日內核實后上報。4.4報紙的收放及管理每日上午11點到樓下將當日報紙取來，放到規(guī)定的報架上按時間順序夾好，每周六更換一次，并將舊報紙收好，放在規(guī)定地方。員工查閱報紙上的信息只能在小接待室進行，前臺應隨時監(jiān)督到位。4.5快遞及其他單證的收、發(fā)、轉快遞和其他單的接收、發(fā)送與分發(fā)必須進行登記簽名?？爝f的發(fā)送：員工因業(yè)務需要發(fā)送快遞，前臺必須填寫快遞單發(fā)出記錄表，將“客戶聯(lián)”妥善保管，并對發(fā)生費用進行統(tǒng)計，每月十日前將上月快遞費用月報費用統(tǒng)計表交財務?？爝f接

6、收及轉發(fā)：外來快遞前臺在接收時必須填寫快遞單接收分發(fā)記錄表在第一時間內進行分類登記，登記時應分清是月結還是到付，及時通知有關人員領取并簽名。備用金準備：前臺文員到財務借300元現(xiàn)金，作為現(xiàn)付快遞或其他之用。 對于月結的快遞必須做月結快遞費用表，并及時報賬。對于到付的快遞應及時確認，每兩周報銷一次費用。4.6會議室及其相關附屬物的管理 會議室的管理 .2會議室安排：會議室的使用實行登記備案制，前臺必須對會議室使用情況進行登記，當日會議較多且會議時間發(fā)生沖突時，應首先安排公司會議，再安排部門會議，并及時與其部門經理進行溝通；.3會議室衛(wèi)生管理：會前檢查衛(wèi)生，會后清理雜物； .4 會議室物品管理：每

7、日下班前必須對會議室的物品進行清點，對于存放在會議室的物品應的領用應及時登記入賬，領用手續(xù)齊全。 4.6文件資料的打印對于安排前臺打印的文件，前臺必須迅速及時的完成，確保打印文件的準確。前臺打印文件時對文件資料的內容必須保密，不得將涉密內容文稿任意放在臺面上 ，打印時因特殊情況要離開必須將文件收好。文件資料打印完成后必須將件親手交給起草人，并在征的起草人同意后對電子文進行響應處理。4.7保管物品盤點每月5日前協(xié)助總務后勤主管對辦公用品進行盤點，核實庫存；并出具上月后勤用品使用及庫存報表；做到帳、實相符。4.8通訊費用統(tǒng)計每月8日前到電信公司打單，10日前完成上月通訊費用月報4.8.其他事項4.

8、8.2金魚缸燈的開關金魚缸必須早上上班打開，晚上六點后關燈。4.8.3飲用水的安排：前臺根據用量情況進行訂送 大桶水訂送：通常情況下每兩天訂送一次，每次送四桶。 小瓶水的訂送：用完即訂，通常情況下一星期訂送一次，一次兩箱。4.9須填寫或上報的報表快遞單接收分發(fā)記錄表-備查表快遞單發(fā)出記錄表-備查表快遞費用月報-備查及報賬附件表員工考勤月報表-上傳報表 來客來訪登記表-備查表 礦泉水用量及費用表-備查及報賬附件表 紙巾用量表-備查及報賬附件表快遞費用分類登記表-備查及報賬附件表五、每日工作- - 人事工作5.1招聘計劃的編制每日根據公司組織架構圖，各部門、各崗位的定員定崗，崗位空缺、公司擬新增崗

9、位編制人力資源需求計劃，寫清基本任職條件，報公司領導審批。5.2 招聘5.2.1 網上招聘招聘計劃經領導審批后，在網上發(fā)布招聘廣告：“人才熱線網址：. 所發(fā)布的信息須每在三天刷新日期，保證招聘效果； 每日早上人事文員/助理打開電腦進行相關簡歷的收集，交經理進行初步篩選后打電話通知相關應聘者到公司面試，在簡歷上寫明通知情況，并做面試報表。重要崗位須公司總經理面試的須提前與總經理預約面試時間，再通知?，F(xiàn)場招聘根據各部門職位申報情況，公司不定期安排到人才大市場招聘或參與專場招聘。辦理上述招聘須經公司領導批準后，提前申報招聘展位，并報送招聘職位報表。 招聘前一日須對臨時增加的職位要求進行準備，并辦理招

10、聘借款和安排次日招聘用車，并通知次日參加招聘人員。招聘當日參加招聘人員根據職位要求認真進行初步簡歷篩選，開出面試單，在簡歷上寫明通知情況，并做面試報表。重要崗位須公司總經理面試的須提前與總經理預約面試時間，再通知。5.3其他形式的招聘媒體發(fā)布：在各報刊雜志上發(fā)布招聘信息，招聘職位為高級職位；張貼廣告：在鹽田社會信息欄張貼招聘信息，招聘職位為操作崗位； 學校招聘：通過校企合作方式，招聘職位為儲備人才和專業(yè)人才；5.4面試通知人員面試后，人事助理應及時做好面試準備工作，如面試表格、考試題目的準備等。面試當天人事文員應按照“先來后到”的原則安排同一崗位應聘人員面試順序，并通知面試主考官進行面試?？荚?/p>

11、：人事助理應安排應聘人員進行考試,根據不同的職位從題庫中選擇不同的題型?？荚嚂r間一般在30分鐘左右。書面考試占30%。.1題庫中考試題目由人力資源部和各部門經理共同制訂。面談：人事助理對于考試完成的應聘人員按考試交卷的先后順序安排面談，面談時間一般在10-45分鐘左右。面談占70%。人力資源部經理根據職位要求，就應聘者的“求職意愿、離職原因、工作經驗、基本技能、基本道德觀念”等進行了解，對應聘主管以上崗位的人員進行管理技能測試，做出基本評價。.2用人部門經理根據崗位專業(yè)特點對應聘者的專業(yè)技能進行系統(tǒng)、詳細的詢問和測試，并做出詳細評價。.4在部門面談的基礎上，對于重要的崗位，人力資源部提交公司領

12、導進行面試。面試完成后，人力資源部進行對簡歷進行重新整理，對于面試合格人員應與公司領導就薪資和其他相關事情進行確認。5.4錄用擬錄用人員工作背景調查：主管或同職崗位由人事助理進行，如實記錄調查情況。由經理對擬錄用人員進行確認：普通崗位與部門經理確認，主管以上崗位須與公司領導確認。擬錄用人員確認后，須打電話通知相關人員，經理以上的職位由經理通知，主管及以下崗位由人事文員/ 助理通知。報到當日辦理正試錄用手續(xù)（入職手續(xù)）。5.5 辦理入職手續(xù)基本資料的辦理新員工來公司報到時,須備齊下列資料到人力資源部人事助理處填寫入職登記表，辦理入職手續(xù)。 .1個人簡歷一份;.2一寸照片2張;.3身份證,學歷證,

13、職稱證、英語等級證、健康證、社?？ǖ认嚓P證件復印件各一份;.4 健康證或在深圳市區(qū)級醫(yī)院體檢證明原件；.5入職申請表上須標明最后一家工作單位電話、證明人。5.5. 2辦理基本材料后人事助理應組織簽訂員工試用期合同和保密協(xié)定的簽訂。 辦理好上述手續(xù)后，人事助理應在立即建立員工檔案，并在員工花名冊和員工入離職表進行登記錄入。5.6宿舍安排：新員工辦理入職后，根據其行政級別由行政助理/主管辦理具體安排，詳見每日工作 -宿舍管理。5.6試用期的培訓：新入職的員工試用期為3個月，特殊情況經公司批準的除外。在試用期內由人力資源部進行崗前培訓、考試，由各用人單位進行在崗培訓及考評，人力資源部進行日常跟蹤。新

14、員工辦理入職手續(xù)，員工即進入考核期。入職崗前培訓對辦好入職手續(xù)后的新進員工，人事文員/助理通知培訓主管，安排其進行崗前培訓。.1 崗前培訓內容公司基本概況、公司發(fā)展及企業(yè)文化、XX員工手冊員工所在部門部門崗位完全操作手冊、崗位工作職責。.2崗前培訓時間：一般崗前培訓為一天，業(yè)務員培訓期為七天。.3崗前培訓形式：人力資源部現(xiàn)場講解和自學相結合，以自學為主。.4 崗前培訓考試 培訓結束后，人力資源部組織考試，考試合格者由人力資源部開出報到通知單，到用人部門報到；不合格者進行淘汰。5.6.2試用期員工的在崗培訓及考評：由培訓專員進行跟蹤。.1新員工到用人部門報到后，用人部門必須派專人進行崗位工作職責

15、理論和實際操作技能的培訓。.2在崗培訓期間，用人部門每天對其學習、操作流程掌握情況進行必要的測試、記錄情況，并及時向人力資源部反映異常情況。.3主管及以下崗位從“考核、考試、總體評估、重新評估進行 考核： 用人部門須從學習能力、工作經驗、工作能力、工作業(yè)績、責任心、日常表現(xiàn)、員工關系等方面進行考核，按照人力資源部的要求報送周表、月報； 考試：一個月的在崗培訓后，用人部門必須組織對試用員工就崗位操作流程理論和實踐，進行書面考試，并將考試成績交人力資源部備案；總體評估：通過上述考核、考試，用人部門必須在一個月內做出結論：繼續(xù)試用或者停止試用。重新評估：對于繼續(xù)試用的，用人部門進行跟蹤考核直到試用期

16、滿，試用期滿前一周對試用員工須進行重新評估，評估結果報人力資源部，確定是否轉正。.4主管崗位增設“管理能力”的考核?？荚u從“員工考評、部門經理考評、關聯(lián)部門”三方面進行，考評內容由各部門經理和人力資源部共同指訂。.5 經理以上崗位由人力資源部考核，考核結果直報公司領導。 經理以上職位的考核：除上述.3所列事項外，側重對其管理能力考核，管理能力主要從計劃能力、組織能力、協(xié)調能力、控制能力等方面考核。5.7試用期員工轉正：由人事助理進行辦理。每日人事助理在電腦中查詢員工試用期到期情況，在到期前一星期向用人部門催交試用期員工評估表和轉正表。 普通崗位試用期員工轉正由用人部門和人力資源部確認，主管以上

17、職位由用人部門提出建議，人力資源部審核，報總經理批準。員工試用期轉正后，人事助理應在當月辦理社保辦理申報、報批。并第一時間告知該員工。具體詳見每日工作-社保購買。員工試用期轉正后，人事文員/助理應在一星期內通知員工到人力資源部簽訂正式合同，合同期為一年。六、每日工作-員工離職手續(xù)辦理人事文員/助理負責員工離職手續(xù)的日常辦理工作。6.1 員工離職的確認：辭職確認：員工因個人原因離職，由本人提出申請，經部門經理同意，人力資源部審核備案。試用期員工離職須提前3天申請，正式員工須提前一個月，以人力資源部收到辭職申請為準。辭退確認：因試用不合格，或因員工嚴重違反公司紀律，或因工作出現(xiàn)嚴重失誤，造成公司重

18、大損失，依照公司相關規(guī)定予以辭退。辭退由部門經理提出，人力資源部審核，報公司領導審批。辭退員工手續(xù)在一天內辦完。6.2員工離職手續(xù)的辦理交接.1人事助理接到辭職、辭退單以后，按下列要求辦理交接手續(xù)按離職交接清單的內容進行交接：部門交接內容：崗位文件、電腦文件/磁盤、專用公章、密鑰、內部郵箱、短信平臺；財務交接內容：清還個人欠款；人力資源部交接內容：辦公用品（U盤），手機、移動電話卡、宿舍鑰匙、辦公鑰匙、工作牌回收及物品的回收、入庫處理。.2上述交接單，須經接受人簽名，部門主管/經理簽名，人力資源部經理簽名審核，方能辦理手續(xù)工資結算.1人事助理接到辭職、辭退單以后，按下列要求辦理工資結算 制作考

19、勤表和工資單：根據當月考勤和上月未結工資考勤計算相應的工資.2上述表單做好后，填寫付款審批單，連同交接清單及其他附件，一并粘貼，附在付款審批單之后，由經理簽名審核，一并交財務審核、發(fā)放。.3工資結算表單交財務后，人事助理應與財務溝通付款情況，對于當日不能及時付款的，應確認付款日期，應及時告知離職人員本人。6.3員工離職手續(xù)的辦理完成后，人事助理應在當日更新花名冊、停止社保、檔案資料的注銷。6.4員工在辦理離職手續(xù)期間，人事助理應告知離職人員不能擅自進入辦公區(qū)域，并請總務后勤人員協(xié)助處理。七、日常工作- -薪資核算7.1 正常月薪資核算考勤收集、核對與匯總：各分公司按照公司要求的考勤報表格式，于

20、每月5日前交至人力資源部人事助理處，人事助理于10日前完成考勤的核對與匯總。薪資核算：人事助理于15日前完成薪資核算。具體核算項目如下：.1應付薪資核算：“正常出勤工資和周六工資”的核算：人事助理根據員工工資總額和出勤情況，按公司規(guī)定的核算方法進行“正常出勤工資和周六工資”的核算。獎金核算：按公司獎金考核辦法進行獎金核算，員工獎金由各部門經理考核并計算，于10日前報人力資源部審核。.2應扣部分核算： 個人所得稅核算：按國家相關規(guī)定進行核算扣減 應交社保：按每月社保清單/報表進行扣減 房 租、水電汽費：每月由清潔公司每月月底抄報報表，由行政助理/主管核對通訊費：按移動公司清單，每月8日由前臺在系

21、統(tǒng)打印，分發(fā)每個部門核對私人電話，計算私人話費。罰 款：根據當月公司罰款通報，登記罰款金額7.2離職人員薪資核算按辦理。八、日常工作- - 社保的辦理（按社保操作指引辦理，詳細流程附后）8.1 社保的購買 員工試用期轉正后，按公司要求購買社保，人事助理應告知本人。對于在深圳新購社保的員工，人事助理應告知本人時與其核對身份證。.2對于在深圳已購社保的員工，人事助理應告知本人時，要求員工將其社?？◤陀〖皶r交人力資源部。8.2社保的停交處理員工因離職或其他特殊原因須停交社保，人事助理應在第一時間內停交處理，以免產生額外費用。8.3社?？ǖ霓k理員工須辦理社保卡時，由員工本人向人力資源部人事助理提出申

22、請。人事助理告知申請的員工到社保局定點照相館照社保照，并及時督促交上。每月10、26日人事助理到社保局集中辦理：打印社保清單/制證清單、交納制卡費用。人事助理按社保局的取卡約定準時取卡，同時通知辦卡人員到人力資源部取卡，并將制卡費用在下月工資中扣除。8.4社保的核對與報表：每日人事文員應打開電腦瀏覽公司員工社保購買情況，核對人員名單，每月25日打印社保清單，統(tǒng)計員工購買情況，并將報表交財務。九、日常工作- - 證照的辦理（按相關操作指引辦理，詳細流程附后） 行政助理/主管負責證照日常辦理工作。9.1港澳通行證： 9.1.1辦證地點：深圳市公安局鹽田分局 深圳市鹽田區(qū)田心東路1號 0755-84

23、465490 9.1.2辦證時間： 周一至周五9：00-12：00 14：00-18：009.1.3辦證流程：（詳細流程附后）.1確定時間后，首先要向深圳市公安局分局申領中國公民出境入境申請審批表（一式四聯(lián)）。沒有護照的要提前40天辦理手續(xù);.2填表申請護照，深圳市居民往來港澳地區(qū)申請表并準備8張本人2寸免冠正面護照照片。.3政審蓋章;.3填好表格后由檔案所在單位加蓋公章，蓋章同時由領導簽名。如果檔案存放于人才交流中心（限于各區(qū)、全國、國際人才交流中心），需要到人才交流中心辦理手續(xù)。如果已有5年因私護照的公民，可提前25天左右直接到旅行社報名.9.2居住證：（按相關操作指引辦理，詳細流程附后）

24、9.2.1辦證地點：派出所 0755- 9.2.2辦證時間: 周一至周五9：00-12：00 14：00-18：009.2.3辦證流程: 新辦、續(xù)辦居住證：.1提供由公安部門指定照像點照的居住證照片2張(白底彩色照片，照片上有污跡、變色、鋼印、破損一律拒收)。.2上外企部網站下載深圳市暫住人口登記表，輸入相關資料，打印一式兩份(不需蓋公章)。原則上要求一人一張表，如多人填寫同一張表必須是同時新辦或同時續(xù)辦且續(xù)辦時間相同；新辦人員須在表背面復印身份證，續(xù)辦人員復印上年度居住證和身份證；并在表上貼好照片；代表處名稱不可超過12個字，一律寫成“XXXXX深圳代表處”，否則視為無效證件；續(xù)辦居住證需提

25、前一個月，跨年度時須另行通知。.3辦證費用在當月個人工資中扣除，交納工本費每人人民幣15元(不收支票)，只辦一年有效居住證。遺失居住證或居住證錯誤辦理：一律重新辦理，工本費人民幣15元，辦證時間：20個工作日。辦理居住證所需時間：20個工作日：外企5個工作日，派出所(公安局)15個工作日，但有時因派出所(公安局)的原因而拖延時間，出證時間另行通知。9. 3公司證照年審：行政助理根據各級行政機關的要求提前準備證照原件及相關資料，并與辦證人員取得聯(lián)系。證照原件在公司總經理助理處。 附表：證照年檢辦理明細表證照年檢辦理明細表項目名稱公司辦理時間辦理機構證照年審營業(yè)執(zhí)照每年月工商局辦理組織機構代碼證市

26、質量技術監(jiān)督局國稅、地稅登記證每年1-4月年審稅務局辦理貿工局批準證書；外商投資企業(yè)財政登記證；每年1-4月年審工貿局、外匯局辦理外匯登記證每年1-4月年審外匯管理局貸款卡每年4-5月年審廣東省出口企業(yè)退稅登記證每年4月年審自理報關登記證書每年1-4月年審代理報關企業(yè)注冊登記證書每年1-4月年審深圳海關用工指標本每年4月年審勞動局增值稅一般納稅人資格證書每3月?lián)Q發(fā)一次公司所有非深戶職員海港大廈1402-1409；金融中心704-705天利明園東1303東部陽光10套房社保每月15日前為職員購買社保9.4房產土地費的交納 9.4.1交納地點：鹽田國土資源局9.4.2交納時間：每年6月9.4.3交

27、納流程：9.5員工招調手續(xù)的辦理（按相關操作指引辦理，詳細流程附后） 公司每年招調立戶每年6月完成。公司員工招調由個人提出申請，人力資源部按公司規(guī)定的條件進行審核報總經理批準后辦理9.6其他證件及相關事情的辦理十、每日工作-小車管理 行政助理/主管負責小車管理日常辦理工作。10.1派車管理.3用車申請：由用車人提前一天提出申請，說明用車理由，部門經理簽字，方能有效。10.11 每日下班前行政助理必須與各用車部門就次日用車進行溝通，收集次日各部門用車情況，進行次日車輛的初步安排，做到計劃用車。 每日早上上班，司機參加早會，行政助理進行車輛安排，強調紀律、開車安全，聽取司機反饋的建議和意見。.1業(yè)

28、務用車按業(yè)務地點、業(yè)務性質、業(yè)務的重要程度的不同進行派車，對于同一地點，同一路線的業(yè)務，原則上只派一車。.2除業(yè)務用車外，一般情況下須留一臺車到公司以備其他部門使用。.3行政助理安排車輛時做到均衡安排，避免忙閑不均。10.2 車輛使用跟蹤 行政助理必須對車輛的使用過程進行跟蹤，掌握小車的運行狀況。督促司機填寫車輛管理記錄周報表，嚴格執(zhí)行公司車輛管理規(guī)定。 行政助理應與司機進行密切溝通，對于小車運行中出現(xiàn)的處理異常情況進行處理。.1 司機在運行過程中，不得隨意改變線路，因用車人原因，需要改變原有線路，司機應及時向主管報告，并有隨車人的簽字證明。 對于裝有GPS的小車，行政助理應在電腦系統(tǒng)內查詢小

29、車動態(tài)。行政助理必須對司機的回公司的時間、停車地方進行記錄，督促司機按時回公司。非公司原因，不得推遲回公司（停車地點見車輛停放一纜表）。對于部門安排臨時性單證的取送，行政助理應就近安排司機取送，司機應不折不扣完成，資料交接注意仔細核對準確。10.4小車的維護與保養(yǎng)行政助理必須了解公司小車的維護與保養(yǎng)情況,掌握一手資料,有計劃的安排小車的維護與保養(yǎng).行政助理應嚴格執(zhí)行小車實行定點、定期維護與保養(yǎng)，實行5000公里保養(yǎng)一次。 在4S店維護與保養(yǎng)小車有： 各區(qū)域車輛需要維護、保養(yǎng)，由車輛責任人填寫車輛維護、保養(yǎng)申請，經區(qū)域經理審批，傳真至人力資源部行政助理處備案，由行政助理安排具體的時間、地點。時間

30、安排在周六、周日，地點在行政助理應對車輛的維護保養(yǎng)進行跟蹤,督促責任人進行檢查、試車，確認所換部件是否屬實，所修機件是否正常。10.5小車的日常檢測行政助理應執(zhí)行小車每周檢測制度，安排每周周一7：308：30對各車輛進行檢測，出具檢測報告，報告注明責任人、檢測人。內容如下： 證件是否齊全、車輛表面情況、車輛內部衛(wèi)生情況、設備情況。各區(qū)域的檢測按上述要求辦理，經區(qū)域經理簽名后，傳真至人力資源部行政助理處。10.6費用管理對于小車發(fā)生的固定費用：如保險費、養(yǎng)路費、車船使用費、綠檢費等，行政助理應按國家交通部門有關規(guī)定及時辦理。對于日常非固定費用.1油費管理：司實行定點加油卡，非特別情況司機不得到定

31、點以外的油站加油。出車前司機必須加滿油，特殊情況應及時報告情況，說明原因，在取得同意后，方能加油，否則費用不予報銷。 油耗標準：捷達10L/100KM 本田10L/100KM.2過橋過路費：實行粵通卡繳費,行政助理在派車前，根據路線，確立基本過橋過路費用，備查。對于不能采用粵通卡繳費的站點和司機報銷時若有超過正常費用，應查明原因。同時要有隨車人的簽字證明。 .3臨時性修理費：司機在運行途中發(fā)生異常情況時所產生的零星費用，如補胎費等必須第一間報告，說明情況，報銷時要有隨車人的簽名。行政助理對于發(fā)生的費用實行每日分類登記，月底報表。10.7車輛的檔案管理行政助理應建立車輛檔案，詳細記錄每臺車的狀況

32、，包括如下內容： 小車的基本資料、費用購買情況、修理情況、運行情況、目前司機狀況。 十一、每日工作-宿舍管理 行政助理/主管負責宿舍管理日常工作。11.1范圍：宿舍7套 11.2新員工宿舍的安排及調整： 每天行政助理/主管必須了解宿舍床位的使用、空缺情況。做到心中有數。對于被公司錄用辦理了入職的員工，在本人提出申請后，一律按公司有關規(guī)定提供住宿；主管2人一小間，經理1人一小間，其余員工4人一間。 行政助理/主管進行宿舍安排時應盡量安排在下班時間處理。11.2.4宿舍安排好后，告知員工注意事項。員工離職時，行政助理/主管在收回宿舍鑰匙和相關物品的同時，必須現(xiàn)場監(jiān)督離職員工搬離宿舍，以確保員工和公

33、司財產不損失。當公司人員變化很大時，為節(jié)約資源，行政助理/主管應進行宿舍調整。11.3宿舍的衛(wèi)生檢查、評比每周進行衛(wèi)生檢查2次，記錄檢查情況，對于宿舍存在的問題，應及時與清潔公司和員工溝通，提出整改措施，限期整改并進行跟蹤。建立宿舍衛(wèi)生檢查評比制度，每月開展一次評比活動，并將評比情況進行通報，督促員工注意個人衛(wèi)生和宿舍公共衛(wèi)生。11.4清潔公司清潔工作檢查：11.4.1每日通過電話詢問和現(xiàn)場抽查的方式檢查清潔公司是否按合同要求每日進行宿舍清潔工作；檢查的內容如下：客廳（門、窗）、臥室（門、窗）、陽臺、家具，地面的清潔衛(wèi)生間的門、窗、墻面、地面、洗手盆、便池的清潔廚房的門、窗、墻面、地面、臺面、

34、爐灶、抽油煙機、廚柜的清潔各室內垃圾的清理每半月衛(wèi)生間排氣扇要清洗一次每半月宿舍須消毒一次每周廚房抽油煙機清洗一次每周舍內除蟑螂一次對于檢查中發(fā)現(xiàn)問題及時處理。11.4 宿舍固定資產管理（見12.2）11.5宿舍安全消防管理（見）十二、每日工作-辦公室管理 行政助理/主管負責辦公室管理日常工作。12.1勞動紀律管理每日上班提前到崗，監(jiān)督員工打卡，查處違歸規(guī)打卡行為。每日上班時間到各部門檢查員工在崗上班情況，對于上班時間做與工作內容無關的行為進行查處處理，如上班打游戲、QQ聊天等。12.2固定資產日常管理管理范圍包括：辦公桌椅、電腦、復印機、打印機、傳真機等每日對辦公室巡檢時，要留意檢查辦公固定

35、資產的情況，發(fā)現(xiàn)異常及時落實處理。每季度對固定資產盤店一次，對新增、減少固定資產及時登記、入帳。設立固定資產臺帳，確保帳帳相符、帳實相符。建立固定資產檔案，妥善保管固定資產技術資料， 確立固定資產管理責任人。固定資產日常維護保養(yǎng)，當固定資產需要維修時，由部門提出申請，行政助理在當天安排，專業(yè)公司進行維修，公用的固定資產由行政主管直接掌握維修，確保辦公正常進行。12.3辦公室辦公環(huán)境管理人員作裝管理： 每日巡檢時，檢查工作牌佩戴情況。要求在辦公室內著裝要整齊，進入辦公區(qū)須換穿拖鞋，儀容要整潔。辦公辦桌面整潔：每日巡檢時，檢查各辦公桌上的資料、文件、辦公用品的堆放是否整潔，打印機、復印機旁紙張的放

36、置十分整理。發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。辦公語言管理：.1 每日巡檢時，檢查上班期間工作上的談話、業(yè)務電話要輕聲細語，避免聲音過大打擾其他同事工作。不得講粗話、臟話對與大聲喧嘩、甚至影響他人工作的應時制止。安全消防管理.1 每日巡檢時，檢查消防設施師傅符合要求，消防通道（后門）是否打開，檢查電源是否有暴露和不安全狀態(tài)。.2員工下班后，檢查電腦和其他用電器的電源是否關閉 。十三、每日工作-辦公用品管理 13.1申請每月1日公司各部門將部門每月所需的辦公用品統(tǒng)計好并填寫辦公用品請購單，報人力資源部行政助理處；每月3日行政助理收集各部門辦公用品請購單后對申請的辦公用品的品種、數量、價格審核和匯總。13.2盤查

37、庫存 每月5日前行政助理和前臺要進行實地盤點，記錄實際庫存狀況。做到帳帳，帳實相符。13.3平均月耗量的確認 根據最近三個月每種辦公用品的算術平均數取整。13.3采購量的確定前行政助理根據各部門申請匯總表、平均月耗量、實際庫存狀況，確定采購量。并經經理審核后，報財務總監(jiān)審批。13.2詢價、報價、供應商的確定 詢價、報價：行政助理在采購前必須作好詢價工作，列出具體的采購品種和規(guī)格，選擇3家以上的供應商進行報價。比價、比質：在多家供應商報價的基礎上，進行一一對比，在付款、質量、服務等相同的條件下選擇質優(yōu)、價廉的供應商。供應商的確認行政助理對供應商情況進行說明，并將各供應商報價資料附上，報經理審核，

38、財務總監(jiān)批準后確定供應商。13.3審批在確定供應商后，行政助理根據各部門請購的辦公用品匯總，制定出辦公用品采購申清審批單，并附上比價資料，一并報公司領導審批。采購：10日前完成辦公用品采購。13.4入庫與檢驗每月10日辦公用品采購回來后，按實際采購量填寫辦公用品入庫單。入庫時進行質量檢驗，對檢驗時出現(xiàn)的異常情況，及時進行處理。領用.1按審核確認請購單劃分各部門所需辦公用品，并統(tǒng)一分送到各部門； 對于耐用品如：釘書機、計算器等，必須登記確認到領用人，同時進入個人領用物品檔案； 對于日常消耗品發(fā)放時應辦理簽字確認手續(xù)。13.5更換辦公用品（耐用品）使用一段時間后，超過規(guī)定使用期限，實行以舊換新：辦

39、公費用管理.1行政助理對各部門所報辦公用品進行統(tǒng)計的基礎上，對照前幾個月的數據，進行分析找出差異存在的原因。出具分析報告，在此基礎上核定各部門的辦公用品合理需求量.1對于超過合理部分，行政助理在查明情況后，與部門負責人溝通，并采取降費措施。十四、每日工作-培訓工作培訓計劃的編制實施 培訓需求的調查：培訓專員每月5日前與各部門經理/主管溝通、并對部分員工進行調查，了解員工的培訓需求。 在需求調查的基礎上，根據公司發(fā)展、各崗位知識需求特點編制培訓計劃，內容包括：專題培訓和在崗培訓。 年度計劃于12月15前完成 月度計劃于每月25前完成 周作業(yè)計劃周五完成計劃的審批與實施 計劃編制好后，培訓專員將計劃提交給經理審批后實施。 14.2 入職前培訓新員工辦理入職手續(xù)后的當日,培訓主管對其進行入職培訓。培訓地點：公司會議室培訓內容：公司的基本概況、公司遠景、組織結構、企業(yè)文化、基本制度（薪資、績效、考勤、獎懲）、安全保密等。 培訓記錄：在培訓完成后，對培訓的情況進行記錄，受培訓者簽名。4.2專題培訓時間地點的安排按培訓計劃的安排，在進行培訓的前七天，培訓專員將確定的培訓地點、時間告知各部門經理并就參加人員與各部門經理進行溝通。培訓老師的確認 內聘培訓老師：須在培訓前七天與其確認，確定其講課內容；并督促其安排課程準備。 外聘培訓老師：提前確定講課主題，并提前十天確認； 培訓教材的準備、