字處理軟件資料(共18頁)

1、字處理軟件學(xué)習(xí)指南（操作(cozu)要點(diǎn)）（1）軟件(run jin)介紹人們?cè)谌粘Ｉ?、學(xué)習(xí)、工作中都需要講述、說明一些(yxi)信息，幫助我們進(jìn)行文字材料的書寫、編輯的字處理軟件可帶來極大的方便。根據(jù)我們整理文檔應(yīng)用方式的不同，我們應(yīng)選取相應(yīng)的文本加工工具。如果文檔用于在電子設(shè)備上查看，通常會(huì)采用網(wǎng)頁制作工具，如Dreamweaver；如果文檔需要打印，通常選用字處理軟件：WPS，Word等，如果以復(fù)雜的排版方式輸出文檔，如出版報(bào)，則應(yīng)選用Publisher等排版軟件。字處理軟件Microsoft Word、WPS、Open Office Writer使用方式類似，都能滿足一般工作、生活應(yīng)

2、用的需求，都具有強(qiáng)大的文字輸入、編輯、排版和打印等基本功能，下面以Microsoft Word的界面進(jìn)行介紹。（2）文字錄入文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、數(shù)字序號(hào)、特殊符號(hào)、造字程序使用字處理軟件編輯文檔時(shí)，當(dāng)一行中錄滿字符時(shí)，文檔會(huì)自動(dòng)折行顯示，如果需要分段，則在上一段落結(jié)束后按下回車鍵（Enter）即可。對(duì)于無法通過鍵盤上的按鍵直接錄入符號(hào)，可以使用Word中的符號(hào)集，如圖【】編輯文檔時(shí)，對(duì)于并列的內(nèi)容(nirng)，可以通過設(shè)置項(xiàng)目符號(hào)來顯示，Word對(duì)項(xiàng)目符號(hào)的類型、對(duì)齊方式、字體等會(huì)統(tǒng)一排版。對(duì)于有一定次序關(guān)系(gun x)的內(nèi)容，通常都會(huì)加以編號(hào)，讓文檔看起來更加清晰，這時(shí)就應(yīng)設(shè)置項(xiàng)目編號(hào)。如圖

3、【】是項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)(bin ho)的例子。我們?cè)谶M(jìn)行文字編輯的過程可能會(huì)遇到一些無法輸入的怪字，這可能是由于這個(gè)字很少用，所以在電腦的字庫中沒有這些字，遇到這種問題時(shí)，我們可以利用“造字程序”軟件的來創(chuàng)造這個(gè)字。在運(yùn)行窗口中輸入“eudcedit”并回車，將會(huì)打開“造字程序”窗口，在“選擇代碼”對(duì)話框，雙擊對(duì)話框中的方格選定所造漢字對(duì)應(yīng)的字符代碼，如選擇AAB1后進(jìn)入編輯窗口開始造字了，如圖【】所示。造字完成后，在輸入自己所造漢字時(shí)應(yīng)先添加一個(gè)新的輸入法“內(nèi)碼”輸入法，如圖【】所示。在需要輸入所造漢字時(shí)，先將輸入法切換到內(nèi)碼輸入法，然后(rnhu)在此輸入法下輸入先前選擇的字符代碼（如AAB

4、1）即可顯示(xinsh)所造漢字了。（3）圖片(tpin)和藝術(shù)字與表格一樣，圖片也是美化文檔的一種方式。文檔中的某些(mu xi)文字內(nèi)容，有時(shí)很難用文字(wnz)說明，用圖片的方式就可以將這類復(fù)雜或抽象的問題轉(zhuǎn)化為簡(jiǎn)單形象的問題。圖片的插入無疑會(huì)使文檔驟然生色。插入文檔中的圖片被字處理軟件視為一個(gè)整體，字處理軟件提供了一些簡(jiǎn)單的圖片操作工具，如調(diào)整圖片大小、裁剪圖片、調(diào)整圖片位置、圖片旋轉(zhuǎn)等，更為復(fù)雜的處理應(yīng)在插入圖片之前使用專門的圖片處理軟件完成。根據(jù)圖片的尺寸和用途不同，通常會(huì)設(shè)定不同圖片的環(huán)繞方式。圖【】顯示的就是幾種常用的圖片環(huán)繞方式效果。在編輯工作報(bào)告以及各種宣傳文稿時(shí)，經(jīng)常需

5、要流程圖的配合以更清晰地表明操作過程、生產(chǎn)流程、公司的組織結(jié)構(gòu)等。Word中，采用繪圖來繪制此類圖形。使用文字處理軟件提供的矩形、直線、箭頭、橢圓等圖形對(duì)象，可以繪制出形狀各異的圖形，還可以給圖形著色或添加標(biāo)注等。而且，這些圖形對(duì)象彼此獨(dú)立，也可以嵌入到文檔中。由于圖形對(duì)象彼此獨(dú)立，所以你還可以對(duì)這些圖形對(duì)象進(jìn)行選定、復(fù)制、修改、刪除、移動(dòng)、旋轉(zhuǎn)、設(shè)置風(fēng)格、組合、分解、劃分層次以及拼接等圖形處理。圖【】是一個(gè)使用圖形對(duì)象繪制的圖例。如果(rgu)希望文檔中的標(biāo)題或者(huzh)其他需要突出顯示的文字生動(dòng)活潑，增添文字的藝術(shù)(ysh)魅力，你可以使用藝術(shù)字來顯示它們，使其更加醒目、美觀。一旦插入

6、藝術(shù)字之后，可將其作為一種特殊的圖片參與文檔排版。文字處理軟件提供了大量的尺寸隨意、配有陰影、旋轉(zhuǎn)或彎曲效果的藝術(shù)字樣式，可以對(duì)藝術(shù)字進(jìn)行修改、格式編輯等操作，使其更加完美。如圖【】所示。（4）表格我們經(jīng)常會(huì)通過表格的方式清晰地表現(xiàn)各類數(shù)據(jù)。字處理軟件都可以輕松插入指定行列數(shù)的表格。圖【】是Word的插入表格命令。對(duì)于一些特殊的表格，如圖【】所示表格，可以在制作出基本表后，用合并單元格或拆分單元格命令生成特殊的單元格，甚至可用繪制表格的方式繪制特殊表格。在編輯表格時(shí)，可以根據(jù)需要選取行、列甚至整個(gè)表格，然后對(duì)單元格進(jìn)行設(shè)置。Word中的表格可以使用公式和函數(shù)進(jìn)行簡(jiǎn)單計(jì)算，其使用方式與在Exce

7、l中類似，請(qǐng)參見Excel中的公式和函數(shù)部分。通常情況下，如果表格涉及較多的數(shù)據(jù)運(yùn)算，往往借助Excel來進(jìn)行運(yùn)算、分析數(shù)據(jù)，然后通過直接插入Excel表格的方式嵌入到當(dāng)前文檔中。例如圖【】就是嵌入的一個(gè)Excel表格。雙擊這個(gè)表格，就會(huì)自動(dòng)進(jìn)入Excel的工作界面，在Excel中編輯完成后可以立即在Word文檔中看到編輯效果。（5）公式在編輯科技論文文檔時(shí)，經(jīng)常會(huì)涉及到數(shù)學(xué)公式與化學(xué)公式、數(shù)學(xué)符號(hào)與化學(xué)符號(hào)的處理問題。例如，建立包含分?jǐn)?shù)、矩陣、求和、積分等復(fù)雜運(yùn)算符的數(shù)學(xué)公式，在公式中通常會(huì)使用希臘字母或羅馬字母等特殊字符，這些特殊字符都無法直接從鍵盤輸入。文字(wnz)處理軟件提供了專門用

8、來編輯數(shù)學(xué)與化學(xué)公式的公式編輯器，包含了公式中經(jīng)常用到的符號(hào)及模板。符號(hào)包括邏輯符號(hào)、集合符號(hào)、運(yùn)算符號(hào)及特殊字母等。模板包括特定格式的運(yùn)算符，如分?jǐn)?shù)、矩陣、根式(gnsh)、求和、積分等。利用公式編輯器建立的數(shù)學(xué)公式與化學(xué)公式是作為嵌入對(duì)象插入到文檔中的。因此，同其它嵌入對(duì)象一樣，可以對(duì)它進(jìn)行復(fù)制、刪除(shnch)、移動(dòng)和縮放等操作。圖【】表示了利用文字處理軟件編輯數(shù)學(xué)公式的例子。圖【】 編輯數(shù)學(xué)公式的例子 （6）字體、段落在編輯文檔時(shí)，可能需要輸入上標(biāo)或下標(biāo)文字，可以通過字體選項(xiàng)設(shè)定。在使用中文寫作時(shí)，段落的首行大都會(huì)縮進(jìn)兩個(gè)(lin )字的距離，這可以用段落對(duì)話框的首行縮進(jìn)選項(xiàng)設(shè)置。W

9、ord提供左對(duì)齊(du q)、右對(duì)齊、居中、兩端(lin dun)對(duì)齊等幾種段落對(duì)齊方式，前幾種對(duì)齊方式見名知意，兩端對(duì)齊指的是段落中所有行的文本兩端都對(duì)齊，但不對(duì)段落的最后一行進(jìn)行調(diào)整，也就是說除了段落的最后一行外，其他行的左端和右端同時(shí)對(duì)齊，必要時(shí)會(huì)自動(dòng)調(diào)整字符間距，使得段落更為整齊。有時(shí)如果覺得文字之間的距離過于密集，可以通過調(diào)整行距和段落間距來增大行與行之間、段與段之間的距離。（7）格式(g shi)刷、樣式如果想要快速將某個(gè)段落的格式復(fù)制到其他段落，可先選中這個(gè)(zh ge)段落，然后單擊格式刷按鈕，此時(shí)鼠標(biāo)變?yōu)樾螤?，在要?yīng)用格式的段落上單擊即可。如果有多個(gè)段落都需要格式化成此格式，

10、可以雙擊格式刷按鈕，這樣就能將選定的格式復(fù)制到多個(gè)位置，再次單擊格式刷按鈕才能(cinng)關(guān)閉格式刷。在編輯長文檔時(shí)，即便使用格式刷能很快格式化段落，但由于段落非常多，難以保證所有段落格式都進(jìn)行了調(diào)整。而一旦遺漏了某些段落的格式化，勢(shì)必對(duì)整個(gè)文檔造成損害，另外如果臨時(shí)調(diào)整文檔格式時(shí)也很麻煩，這時(shí)可使用樣式來解決上述問題。樣式是一組已經(jīng)命名的段落格式，例如正文、標(biāo)題、副標(biāo)題、強(qiáng)調(diào)、要點(diǎn)等，每一種樣式都對(duì)應(yīng)一種已經(jīng)設(shè)定好的文本字體、段落格式等信息。一旦指定某個(gè)段落應(yīng)用某個(gè)樣式，如標(biāo)題2，這個(gè)段落會(huì)被自動(dòng)格式化，文檔中的所有應(yīng)用標(biāo)題2的段落的格式都是一致的。我們可以根據(jù)需要修改樣式中規(guī)定的格式，一

11、旦修改被確認(rèn)，文檔中所有應(yīng)用此樣式的段落將會(huì)按新的格式要求重新自動(dòng)被格式化。盡管Word中提供了許多默認(rèn)樣式，但實(shí)際應(yīng)用時(shí)有時(shí)仍然會(huì)覺得不夠用，這時(shí)可以自行創(chuàng)建新的樣式以滿足需求。為了方便使用，文字處理軟件提供了一些(yxi)標(biāo)準(zhǔn)樣式，如圖【】所示。利用(lyng)這些樣式不僅可以給文檔一個(gè)貫穿始終的外觀，輕松地格式化文檔和快速建立層次化的文檔，而且能夠更方便地修訂文檔，使其隨著樣式格式的改變，自動(dòng)更新被該樣式格式化的段落。（8）頁眉和頁腳頁眉和頁腳是打印在文檔每一頁上的說明性信息，通常是文字、頁碼，也可以是圖片信息。頁眉打印在每頁頂部的頁邊距中，頁腳打印在每頁底部的頁邊距中。當(dāng)需要設(shè)置(sh

12、zh)不同的頁眉和頁腳時(shí)，例如在圖書的排版中，在偶數(shù)頁的頁眉上輸出頁碼和章名，在奇數(shù)頁的頁眉上輸出節(jié)名和頁碼，這時(shí)就應(yīng)該設(shè)置頁眉頁腳的奇偶頁不同。圖【】顯示的是一篇文檔的頁眉和頁腳，在頁腳上有自動(dòng)生成的頁碼。頁腳頁眉（9）目錄當(dāng)你編輯一個(gè)書稿的時(shí)候，往往需要制作一個(gè)目錄和索引。而絕大多數(shù)的文字處理軟件都提供了自動(dòng)生成索引和目錄的功能。當(dāng)你修改了文檔內(nèi)容后，還能夠自動(dòng)更新目錄和索引。圖【】是一個(gè)自動(dòng)生成的目錄。圖【】 一個(gè)(y )自動(dòng)生成的目錄 （10）腳注(jiozh)和尾注如果你要撰寫一篇學(xué)術(shù)文章，通常在文檔中要引用一些觀點(diǎn)或概念，為了保持文檔的統(tǒng)一風(fēng)格(fngg)，這些觀點(diǎn)或概念的具體內(nèi)容

13、往往不在正文中出現(xiàn)，而以腳注的形式加以說明，即讓腳注包含正文中提到的引用出處。腳注和尾注是由兩部分關(guān)聯(lián)而成，一部分是正文中標(biāo)記注釋或引用的詞句，另一部分則是標(biāo)記對(duì)應(yīng)得注釋文字。腳注的注釋文字通常放置于頁面正文下方，用于補(bǔ)充解釋標(biāo)記的詞組；尾注的注釋文字則一般放置在整篇文檔的末尾，通常用于說明標(biāo)記詞句的引文出處。圖【】是科技論文中的腳注，科技論文中的參考文獻(xiàn)部分通常使用尾注，如圖【】。圖【】腳注(jiozh) 圖【】尾注（11）節(jié)在編輯論文、公告時(shí)，經(jīng)常需要對(duì)文檔進(jìn)行分欄排版，使得版面更加生動(dòng)，更具可讀性。進(jìn)行分欄設(shè)置時(shí)，文字處理軟件將自動(dòng)在分欄的文本內(nèi)容上下各插入一個(gè)分節(jié)符，以區(qū)別于其他框。分

14、欄的實(shí)際效果只能在頁面(y min)視圖方式或打印預(yù)覽中才能看到。如圖【】所示。在實(shí)際應(yīng)用中，特別是針對(duì)長文檔，經(jīng)常(jngchng)會(huì)遇到同一文檔具有不同的頁眉和頁腳，甚至是不同的版式。例如，教材的不同章節(jié)的頁眉頁腳往往不同，在多欄的文檔中偶然出現(xiàn)通欄的大圖等。這時(shí)也會(huì)采用分節(jié)符，對(duì)各個(gè)不同的節(jié)分別設(shè)置其格式來完成。圖【】分欄 （12）審閱在學(xué)習(xí)或工作中，有時(shí)需要請(qǐng)求多人進(jìn)行(jnxng)審閱。例如，如果你的論文需要得到三個(gè)專家的批改意見，那么，首先你要將論文傳送給每一個(gè)專家，專家進(jìn)行添加(tin ji)批注或修訂(xidng)的處理，然后你可以對(duì)每一處的修改意見進(jìn)行拒絕或者接受的選擇，完成

15、文檔的最后定稿。審閱是指對(duì)文檔添加批注或進(jìn)行修訂。批注是對(duì)文檔的某些內(nèi)容進(jìn)行說明、注釋或建議。添加批注是為了使審閱者在不修改原文檔的基礎(chǔ)上提出修改文檔的建議，以及在多個(gè)審閱者之間交流信息。如圖【】所示。圖【】添加批注 修訂是對(duì)文檔的某些內(nèi)容進(jìn)行修改。在修訂狀態(tài)下，審閱者的每一次插入、刪除或是格式更改都會(huì)被標(biāo)記出來。如圖【】所示。圖5.11 修訂(xidng)文檔 全部修訂完成后，定稿者審閱修訂內(nèi)容(nirng)。即對(duì)每一修訂處決定接受或拒絕，進(jìn)行定稿(dnggo)。對(duì)每一處的修訂，如果接受修訂者的建議，修訂的內(nèi)容將生效成為永久性的，新添加的內(nèi)容會(huì)變成文檔的一部分，刪除的文字會(huì)被真正刪除；如果拒

16、絕修訂者的建議，原來的文檔將被恢復(fù)，修訂的文字也不見了，并將自動(dòng)刪除修訂標(biāo)記和關(guān)于該修訂情況的記錄。因此，要慎重地進(jìn)行審閱修訂。為保險(xiǎn)起見，你可以將文檔在不同編輯時(shí)期的內(nèi)容分別保存。例如，編寫一份重要的合同文檔時(shí)，在做重大修改之前應(yīng)首先保存現(xiàn)在的版本，以備將來修改或?qū)φ諘r(shí)使用。 （13）文檔視圖頁面視圖是Word最常用的視圖模式，它可以顯示出頁面的布局、大小，方便用戶編輯頁眉、頁腳、頁邊距等對(duì)象，在此視圖下文檔的打印輸出效果一目了然。在編輯和閱讀內(nèi)容較多、頁面包含多個(gè)標(biāo)題項(xiàng)的長文檔時(shí)，可以采用文檔結(jié)構(gòu)圖的顯示方式，在頁面左側(cè)以大綱形式顯示文檔的標(biāo)題信息，右側(cè)以頁面視圖的形式顯示文檔內(nèi)容，方便用

17、戶快速跳轉(zhuǎn)到需要的章節(jié)。如圖【】所示。如果你希望縱覽整篇文檔的全局，可以采用大綱模式。大綱視圖是一種顯示文檔框架結(jié)構(gòu)的視圖模式。在大綱視圖下，由多級(jí)標(biāo)題和正文文字組成層次，你可以根據(jù)需要顯示相應(yīng)的層次，隱藏或者展開文檔，逐級(jí)顯示文檔的內(nèi)容。在編輯長篇文章時(shí)，按照寫作的習(xí)慣，首先書寫文章的綱目，然后在各級(jí)綱目中添加相應(yīng)的內(nèi)容。文章的綱目一般以標(biāo)題形式出現(xiàn)，需要設(shè)置一些相同或不同級(jí)別的標(biāo)題，大綱視圖的具體效果可以通過各級(jí)標(biāo)題來顯示。建立了滿意的文檔組織結(jié)構(gòu)之后，再添加詳細(xì)的正文或圖形進(jìn)行編輯。如果你對(duì)文檔組織結(jié)構(gòu)不滿意，可以移動(dòng)標(biāo)題和文本來重構(gòu)文檔的結(jié)構(gòu)。（14）打印輸出將文檔轉(zhuǎn)換(zhunhun

18、)為PDF格式文件。PDF是非常(fichng)好流行的文檔閱讀格式文件，將Word文檔轉(zhuǎn)換(zhunhun)為PDF文件，字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)：在編輯文檔的過程中，可以隨時(shí)對(duì)整篇文檔或者文檔中選定的文本進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，查看包含的頁數(shù)、字?jǐn)?shù)、字符數(shù)、行數(shù)等信息。你可以利用這個(gè)功能統(tǒng)計(jì)文檔的字?jǐn)?shù)，決定文檔內(nèi)容的取舍。如圖【】所示。圖【】 字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)實(shí)踐指導(dǎo)（實(shí)踐任務(wù)）實(shí)踐一、基本操作任務(wù)目標(biāo)（1）熟悉字處理軟件的基本操作（2）熟練格式化字體和段落（3）熟練掌握插入和格式化圖片、藝術(shù)字（4）熟練掌握表格制作技術(shù)（5）掌握公式的編輯技術(shù)（6）掌握頁眉、頁腳、目錄的生成技術(shù)知識(shí)清單（1）文字、符號(hào)的錄入（2）文字的格式化

19、（3）段落的格式化（4）項(xiàng)目(xingm)列表（5）樣式(yngsh)（6）圖片(tpin)格式化（7）藝術(shù)字（8）公式（9）表格（10）頁眉、頁腳（11）目錄生成任務(wù)要求資源：學(xué)習(xí)平臺(tái)中“字處理軟件-實(shí)踐一”，利用文件中的文字完成如圖【】所示排版，掌握字處理軟件的基本操作。要求如下：（1）最上部是頁眉，右側(cè)是頁碼。（2）目錄是自動(dòng)生成的，因此顯示的頁碼可與圖片略有不同。（3）圖片任意，只要格式與要求一致即可。實(shí)踐二、運(yùn)用(ynyng)提高任務(wù)(rn wu)目標(biāo)（1）熟悉(shx)科技文章的結(jié)構(gòu)（2）掌握(zhngw)寫作科技文章的必要排版技術(shù)(jsh)（3）進(jìn)一步掌握?qǐng)D片(tpin)、表格、公式的制作與排版技術(shù)知識(shí)清單（1）繪圖（2）公式（3）文檔格式化（4）表格（5）頁