內(nèi)部控制手冊(cè)-143設(shè)備采購(gòu)

1、3 設(shè)備采購(gòu)管理概述規(guī)定了XX股份有限公司集團(tuán)總部及其下屬公司（下屬公司是指XX股份有限公司投資（參股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有關(guān)設(shè)備采購(gòu)的管理要求，旨在規(guī)范設(shè)備采購(gòu)管理，提高設(shè)備采購(gòu)質(zhì)量，降低設(shè)備采購(gòu)成本，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展。適用范圍適用于XX股份有限公司集團(tuán)總部及其下屬公司。相關(guān)制度采購(gòu)控制程序采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)固定資產(chǎn)管理制度。職責(zé)分工設(shè)備使用部門(mén)；提交設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)等。 采購(gòu)部：進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，編制設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃，篩選合格供應(yīng)商，編制采購(gòu)合同等。物流部：收貨、驗(yàn)貨、入庫(kù)等。財(cái)務(wù)部：支付貨款、入賬等。流程圖控制目標(biāo)序號(hào)內(nèi)控手冊(cè)唯一具體控制目標(biāo)編號(hào)控制目標(biāo)目標(biāo)類(lèi)別114.3-CT

2、1確保劃定明確合理的采購(gòu)崗位職責(zé)經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo)214.3-CT2確保采購(gòu)成本效率最優(yōu)化經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo)314.3-CT3確保采購(gòu)價(jià)格合理經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo)414.3-CT4確保采購(gòu)得到適當(dāng)審批經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo)514.3-CT5確保設(shè)備采購(gòu)貨款支付安全可控資產(chǎn)保全目標(biāo)614.3-CT6確保及時(shí)取得發(fā)票經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo)714.3-CT7確保采購(gòu)合同嚴(yán)格履行合法合規(guī)目標(biāo)814.3-CT8確保及時(shí)收到采購(gòu)設(shè)備經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo)914.3-CT9確保采購(gòu)設(shè)備滿足公司實(shí)際要求經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo)1014.3-CT10確保采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行正確的賬務(wù)處理財(cái)務(wù)信息真實(shí)性目標(biāo)1114.3-CT11確保設(shè)備資料及時(shí)歸檔經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo)控制矩陣風(fēng)險(xiǎn)編號(hào)風(fēng)險(xiǎn)描

3、述對(duì)應(yīng)控制目標(biāo)編號(hào)關(guān)鍵控制措施編號(hào)關(guān)鍵控制措施不相容職務(wù)控制活動(dòng)類(lèi)型對(duì)應(yīng)制度控制痕跡會(huì)計(jì)報(bào)表認(rèn)定會(huì)計(jì)報(bào)表項(xiàng)目1存在和發(fā)生/真實(shí)性；2完整性；3權(quán)利與義務(wù)；4估價(jià)或分?jǐn)偅?表達(dá)和披露1234514.3-R1采購(gòu)流程職責(zé)劃分不明確，導(dǎo)致舞弊風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)人員收受回扣，造成設(shè)備質(zhì)次價(jià)高14.3-CT114.3-CA1設(shè)備管理制度中明確設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃的制定、審批、執(zhí)行及驗(yàn)收等重要環(huán)節(jié)人員職責(zé)分工、崗位責(zé)任人 預(yù)防型采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)設(shè)備管理制度 14.3-R2采購(gòu)人員長(zhǎng)期固定，導(dǎo)致采購(gòu)人員與供應(yīng)商暗中操縱采購(gòu)成本，形成舞弊風(fēng)險(xiǎn)，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失14.3-CT114.3-CA2明確設(shè)備采購(gòu)人員崗位職責(zé)，將設(shè)備采

4、購(gòu)崗位列為高風(fēng)險(xiǎn)崗位、納入高風(fēng)險(xiǎn)崗位管理 預(yù)防型采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)采購(gòu)崗位職責(zé) 14.3-CT114.3-CA3設(shè)備采購(gòu)人員參照高風(fēng)險(xiǎn)崗位管理制度，實(shí)行定期輪崗管理 預(yù)防型采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)采購(gòu)崗位職責(zé) 固定資產(chǎn)14.3-CT114.3-CA4采購(gòu)相關(guān)人員實(shí)行定期輪崗，并簽訂誠(chéng)信承諾書(shū)（或類(lèi)似的行為保證書(shū)），承諾在采購(gòu)過(guò)程中不接受供應(yīng)商回扣或好處，避免發(fā)生與企業(yè)利益相沖突的行為，并在存在利益沖突時(shí)向公司及時(shí)報(bào)告 預(yù)防型采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)誠(chéng)信承諾書(shū) 固定資產(chǎn)14.3-CT114.3-CA5要求金額超過(guò)10萬(wàn)或主要供應(yīng)商簽訂廉政協(xié)議（或類(lèi)似的承諾文件），在協(xié)議里明確禁止供應(yīng)商給予公司所有相關(guān)人員現(xiàn)金或?qū)嵨锘乜?/p>

5、、變相好處等 預(yù)防型序采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)廉政協(xié)議 固定資產(chǎn)14.3-R3各直屬單位進(jìn)行設(shè)備采購(gòu)未上報(bào)集團(tuán)公司備案、審批，導(dǎo)致分散采購(gòu)，增加采購(gòu)成本14.3-CT214.3-CA6各直屬單位生產(chǎn)部門(mén)采購(gòu)設(shè)備時(shí)須經(jīng)過(guò)部門(mén)負(fù)責(zé)人及本單位設(shè)備管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批確認(rèn)后提交集團(tuán)固定資產(chǎn)管理委員會(huì)申請(qǐng)/審批預(yù)防型固定資產(chǎn)管理制度 固定資產(chǎn)管理制度及審批單 固定資產(chǎn)、應(yīng)付賬款14.3-CT214.3-CA7各直屬單位設(shè)備采購(gòu)經(jīng)單位設(shè)備管理部門(mén)及總經(jīng)理審批確認(rèn)后，在設(shè)備管理部門(mén)備案登記并由公司負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購(gòu)申請(qǐng)/審批預(yù)防型采購(gòu)控制程序；采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)采購(gòu)申請(qǐng)單 固定資產(chǎn)、應(yīng)付賬款14.3-R4設(shè)備

6、采購(gòu)前未進(jìn)行相關(guān)市場(chǎng)調(diào)查，了解設(shè)備基本情況信息，影響設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃的制定14.3-CT214.3-CA8設(shè)備采購(gòu)前須進(jìn)行相關(guān)市場(chǎng)調(diào)查，了解設(shè)備基本情況信息，包括設(shè)備技術(shù)參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備型號(hào)、價(jià)格區(qū)間、使用年限、設(shè)備損耗情況、主要生產(chǎn)廠家等作為后期設(shè)備采購(gòu)招投標(biāo)過(guò)程的參考依據(jù) 預(yù)防型采購(gòu)控制程序；采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告 14.3-R5未對(duì)市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)進(jìn)行分析，預(yù)測(cè)市場(chǎng)價(jià)格趨勢(shì)，導(dǎo)致采購(gòu)預(yù)算及價(jià)格制定不合理，增加采購(gòu)成本14.3-CT314.3-CA9在進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查后，需對(duì)設(shè)備價(jià)格信息進(jìn)行整理和分析，了解設(shè)備市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況并預(yù)測(cè)市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)作為設(shè)備采購(gòu)成本預(yù)算及價(jià)格制定的依據(jù) 預(yù)防型采購(gòu)控制

7、程序；采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)設(shè)備價(jià)格分析表 14.3-R6設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃制定不合理，導(dǎo)致設(shè)備采購(gòu)執(zhí)行困難，增加采購(gòu)成本14.3-CT214.3-CA10設(shè)備采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際生產(chǎn)需要和生產(chǎn)計(jì)劃制定采購(gòu)計(jì)劃 預(yù)防型采購(gòu)控制程序；采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)采購(gòu)計(jì)劃 固定資產(chǎn)、應(yīng)付賬款14.3-R7設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，導(dǎo)致未經(jīng)過(guò)授權(quán)的設(shè)備采購(gòu)，造成公司資金浪費(fèi)14.3-CT214.3-CA11根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃需要編制采購(gòu)計(jì)劃后，根據(jù)采購(gòu)金額報(bào)集團(tuán)固定資產(chǎn)委員會(huì)審批編制/審批預(yù)防型采購(gòu)控制程序；采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)采購(gòu)計(jì)劃審批單 固定資產(chǎn)、應(yīng)付賬款14.3-R8設(shè)備采購(gòu)之前未執(zhí)行詢價(jià)比價(jià)或詢價(jià)比價(jià)不充分，導(dǎo)致設(shè)備采購(gòu)價(jià)格過(guò)

8、高，增加采購(gòu)成本14.3-CT314.3-CA12各下屬子公司設(shè)備采購(gòu)人員從合格供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)比價(jià) 預(yù)防型采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)采購(gòu)詢比價(jià)表 14.3-CT314.3-CA13設(shè)備管理部門(mén)采購(gòu)人員從提供詢價(jià)信息接近市場(chǎng)信息價(jià)的供應(yīng)商中按照價(jià)格從低到高的順序進(jìn)行排列，選擇2/3以上家供應(yīng)商編制/審核預(yù)防型采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)招投標(biāo)文件 14.3-CT314.3-CA14從待選供應(yīng)商中選擇合適供應(yīng)商，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批 預(yù)防型采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)招投標(biāo)文件 固定資產(chǎn)、應(yīng)付賬款14.3-R9設(shè)備采購(gòu)未考慮到配品配件的供應(yīng)商，導(dǎo)致維修成本增加，增加運(yùn)營(yíng)成本14.3-CT214.3-CA15設(shè)備采購(gòu)時(shí)

9、，應(yīng)充分考慮到與該設(shè)備配套的配品配件的情況。如果配品配件供應(yīng)商稀少，價(jià)格高，或者一些外國(guó)進(jìn)口管制材料的采購(gòu)，則要考慮是否更換其他設(shè)備供應(yīng)商 預(yù)防型采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)配品配件供應(yīng)商評(píng)價(jià)表 14.3-R10未經(jīng)授權(quán)簽訂采購(gòu)合同，導(dǎo)致舞弊風(fēng)險(xiǎn)，造成公司經(jīng)濟(jì)損失14.3-CT414.3-CA16設(shè)備采購(gòu)合同應(yīng)由總經(jīng)理簽訂，總經(jīng)理無(wú)法簽訂時(shí)，應(yīng)書(shū)面授權(quán)分管領(lǐng)導(dǎo)或設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽訂采購(gòu)合同經(jīng)辦/審批預(yù)防型采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)采購(gòu)合同 14.6-CT614.3-CA17對(duì)經(jīng)過(guò)審批的采購(gòu)申請(qǐng)，應(yīng)按照規(guī)定授權(quán)層級(jí)，由相應(yīng)負(fù)責(zé)人簽訂采購(gòu)合同編制審批預(yù)防型采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)采購(gòu)合同 固定資產(chǎn)、應(yīng)付賬款14.3-R11采購(gòu)合同

10、未簽訂維修或保修條款，導(dǎo)致所購(gòu)設(shè)備在使用中出現(xiàn)大量維修費(fèi)用，增加設(shè)備運(yùn)營(yíng)成本14.3-CT414.3-CA18采購(gòu)合同中須有維修或保修條款 預(yù)防型采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)采購(gòu)合同 14.3-R12采購(gòu)合同的付款條約未考慮驗(yàn)收、測(cè)試，增加公司的資金風(fēng)險(xiǎn)14.3-CT414.3-CA19設(shè)備到貨后，須經(jīng)驗(yàn)收設(shè)備入場(chǎng)調(diào)試使用后，才能支付貨款，部分設(shè)備應(yīng)在合同里規(guī)定質(zhì)保金 預(yù)防型采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)采購(gòu)合同 固定資產(chǎn)、應(yīng)付賬款14.3-R13貨款支付審批手續(xù)不規(guī)范，導(dǎo)致資金管理混亂，造成公司資金損失14.3-CT514.3-CA20每月末采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同約定，提出付款申請(qǐng)報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批經(jīng)辦/審批預(yù)防型采購(gòu)控制程

11、序采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)付款申請(qǐng)單 應(yīng)付賬款、銀行存款14.3-CT514.3-CA21采購(gòu)部門(mén)將審批后的付款申請(qǐng)交財(cái)務(wù)部審核，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核簽字后辦理付款手續(xù)，并根據(jù)付款的實(shí)際情況進(jìn)行賬務(wù)處理經(jīng)辦審核預(yù)防型采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)付款申請(qǐng)單 應(yīng)付賬款、銀行存款14.6-CT914.3-CA22明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力，完善付款審批程序，按規(guī)定程序?qū)Σ少?gòu)人員提交的付款申請(qǐng)單進(jìn)行審批申請(qǐng)審批預(yù)防型采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)支付申請(qǐng)單 銀行存款、應(yīng)付賬款14.3-R14未及時(shí)取得供應(yīng)商開(kāi)具的增值稅發(fā)票，不能及時(shí)抵扣稅款，造成公司稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)14.3-CT614.3-CA23在收到供應(yīng)商開(kāi)具的增值稅發(fā)票之后，財(cái)務(wù)部才能辦理貨款支付

12、及財(cái)務(wù)入賬手續(xù) 預(yù)防型采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)增值稅專用發(fā)票 應(yīng)交稅費(fèi)14.3-CT614.3-CA24應(yīng)妥善保管好增值稅發(fā)票留存聯(lián)，月末申報(bào)增值稅時(shí)應(yīng)與增值稅存根聯(lián)進(jìn)一步核對(duì)確認(rèn)后填寫(xiě)增值稅申報(bào)表 預(yù)防型采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)增值稅申報(bào)表 應(yīng)交稅費(fèi)14.3-CT614.3-CA25對(duì)正常履行的采購(gòu)合同，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商催收相應(yīng)增值稅發(fā)票，并提交財(cái)務(wù)部門(mén)保管作相應(yīng)財(cái)務(wù)部理 預(yù)防型采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)增值稅發(fā)票 應(yīng)交稅費(fèi)14.3-R15未按合同規(guī)定及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行貨款結(jié)算，導(dǎo)致供應(yīng)商扣留設(shè)備或引起法律糾紛，造成公司法律風(fēng)險(xiǎn)14.3-CT714.3-CA26采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按合同規(guī)定在付款期限一個(gè)月前與供應(yīng)商核對(duì)貨款結(jié)算

13、金額，確定已結(jié)算與未結(jié)算款項(xiàng) 預(yù)防型采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)結(jié)算金額核對(duì)記錄 應(yīng)付賬款14.3-R16公司支付貨款后，供應(yīng)商未按合同及時(shí)交付設(shè)備，導(dǎo)致公司無(wú)法進(jìn)行正常生產(chǎn)，造成公司經(jīng)濟(jì)損失14.3-CT814.3-CA27采購(gòu)人員督促供應(yīng)商按合同規(guī)定日期及時(shí)交付設(shè)備，經(jīng)驗(yàn)收設(shè)備入場(chǎng)調(diào)試使用后，才能支付后續(xù)貨款 預(yù)防型采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)設(shè)備驗(yàn)收單 14.3-R17設(shè)備采購(gòu)的部件不完整或缺失，造成設(shè)備無(wú)法安裝、正常使用14.3-CT914.3-CA28采購(gòu)人員在驗(yàn)收前應(yīng)將所到貨物與采購(gòu)訂單進(jìn)行核對(duì)，并填寫(xiě)收貨確認(rèn)單 發(fā)現(xiàn)型采購(gòu)控制程序；采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)收貨確認(rèn)單 固定資產(chǎn)14.3-R18設(shè)備驗(yàn)收的人員未包括設(shè)備的

14、實(shí)際使用人員，導(dǎo)致設(shè)備不符合實(shí)際使用不到位，增加設(shè)備運(yùn)營(yíng)成本14.3-CT914.3-CA29驗(yàn)收人員必須包括設(shè)備使用人員，以確保設(shè)備滿足實(shí)際需求采購(gòu)/驗(yàn)收預(yù)防型采購(gòu)控制程序；采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)設(shè)備驗(yàn)收單 14.3-R19設(shè)備入庫(kù)時(shí)未記入設(shè)備臺(tái)賬并開(kāi)具入庫(kù)單，導(dǎo)致財(cái)務(wù)無(wú)法及時(shí)入賬，造成賬實(shí)不符14.3-CT1014.3-CA30驗(yàn)收合格后，設(shè)備管理人員及時(shí)登記設(shè)備管理臺(tái)賬，詳細(xì)登記經(jīng)驗(yàn)收合格入庫(kù)的設(shè)備的類(lèi)別、編號(hào)、名稱、規(guī)格、型號(hào)、計(jì)量單位、數(shù)量、單價(jià)等內(nèi)容 預(yù)防型固定資產(chǎn)管理制度 固定資產(chǎn)明臺(tái)賬 固定資產(chǎn)14.3-R21設(shè)備安裝測(cè)試完畢后未出具相關(guān)的測(cè)試報(bào)告，導(dǎo)致設(shè)備檢測(cè)結(jié)果失真，影響設(shè)備正常使

15、用14.3-CT914.3-CA32設(shè)備檢測(cè)完畢后應(yīng)根據(jù)測(cè)試記錄及結(jié)果編制設(shè)備檢測(cè)報(bào)告，檢測(cè)報(bào)告由設(shè)備操作人員、技術(shù)檢測(cè)人員及供應(yīng)商安排的設(shè)備安裝人員共同簽字確認(rèn)，檢測(cè)報(bào)告提交設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核并在設(shè)備管理部門(mén)備案采購(gòu)/測(cè)試發(fā)現(xiàn)型固定資產(chǎn)管理制度設(shè)備測(cè)試報(bào)告 固定資產(chǎn)14.3-R22設(shè)備交付使用后財(cái)務(wù)未及時(shí)入賬，導(dǎo)致財(cái)務(wù)賬記錄不完整，賬實(shí)不符14.3-CT1014.3-CA33設(shè)備驗(yàn)收人員將設(shè)備驗(yàn)收記錄、設(shè)備檢測(cè)報(bào)告、設(shè)備入庫(kù)單等相關(guān)入庫(kù)單據(jù)提交財(cái)務(wù)部入賬，財(cái)務(wù)部核對(duì)送交資料后進(jìn)行賬務(wù)處理 預(yù)防型采購(gòu)控制程序；采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)固定資產(chǎn)明細(xì)賬 固定資產(chǎn)14.3-R23設(shè)備采購(gòu)相關(guān)資料歸檔不及時(shí)，導(dǎo)致設(shè)備采購(gòu)后續(xù)管理混亂，發(fā)生問(wèn)責(zé)事故無(wú)法查找相關(guān)資料14.3-CT1114.3-CA34設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)保管