、行政費用報銷要求及模版-6年7月更新

1、行政費用報銷要求及模板2016年7月、郵件題目要求：為方便搜索及查找費用審批郵件，請大家一定要在題目上標注出此次申報的費用總金額!XXX （區(qū)域/城市）XXX分公司/營業(yè)部XX費用報銷/付款/借款申請XXX元舉例如下：天津和平營業(yè)部*月份物業(yè)費付款申請 *元石家莊鹿泉分公司*月份日常行政費用報銷申請*元山東濟寧分公司2016年暖氣費用借款申請 *元、日常行政費用報銷：（一）模板：您好，*營業(yè)部申請報銷*月份日常行政費用共計 *元，費用明細如下：1、辦公用品費用*元（當月在職*人）;2、保潔費用*元；3、名片制作費用*元（*元/盒，*盒/人，*人）；制作名片人員名單：*、*、*、* （也可將名單

2、上傳于附件）4、工牌制作費用*元（*元/盒，*盒/人，*人）；制作工牌人員名單：*、*、*、* （也可將名單上傳于附件）5、打印紙費用*元（*包，平均*元/包）；6、快遞費用*元；7、鼠標/鍵盤采貝費用*元：鼠標/鍵盤*元：*個，平均*元/個；8、員工生日福利費用 *元（*人，80元/人）：9、其他行政費用共計 *元：（1）企業(yè)文化墻費用共計 *元（均為品宣部下發(fā)樣式模板）：KT板（長*寬）：*元/個，*個，*元；洗員工照片（用于照片墻）：*元/張，*張，*元；（2）維修費用共計*元：維修卷簾門*元；維修電腦（做系統(tǒng)/更換硬件）*元（二）注意事項：1、發(fā)票抬頭及稅號請見下文。無法開以微金總部名

3、稱為抬頭的合規(guī)發(fā)票的，需要在相應(yīng)費用后注 明無法開票原因及準備了何類型票據(jù)作為抵票，郵件正文無此說明將不予報銷。2、新成立營施寒揄去留福費建畫微金藏領(lǐng)險（或速到亮限費用額度時一起申報（額度請見下文第八項 新成立營業(yè)崛限郵斕應(yīng)填寫納稅識別號：3、辦公用品費用標準:10元/每人/月（每個營業(yè)部每月只可申報一次，不累計，建議于月底申報），需要在郵件正文中注明采購當月的在職員工人數(shù)，郵寄來時必須提供商家蓋章的辦公用品清單，也可在發(fā)票上直接打印出明細 。如在超市買的，開發(fā)票時超市收回小票，可以提前拍照，郵件上傳照 片，郵寄時打印；如在文具小店購物沒有發(fā)票的，請讓商家提供收據(jù)并且寫一個清單，然后附上抵 票

4、與報銷單據(jù)一同郵寄。4、打印紙 費用標準:95元/箱，5包/箱，即均價不可超過 19元/包，此費用不計在 10元/人的辦 公用品費用之內(nèi)。5、俁注費用標準：300元/月（每個營業(yè)部每月只可申報一次，建議于月底申報）。6、快遞費 報銷、郵件正文要寫清楚明細，寄來時在報銷單后邊要有發(fā)票及寫有金額的快遞單，兩者必須能對得上且 缺一不可。快遞費用自2016年1月起實行月報制度，每月只可申請報銷一次， 申請時上傳快遞費用明細表。每月快遞費用累計較多營業(yè)部可自行與快遞公司簽署協(xié)議，保留 好快遞底單，并于快遞費用明細表中作好記錄，累計至月底統(tǒng)一結(jié)帳并開發(fā)票，此費用可申請 報銷，亦可申請對公付款。7、名片_費

5、用標準：10元/盒（一線城市15元/盒），2盒/人/月，注明制作人員名單。8、工虬費用標準：10元/套，1套/人，注明制作人員名單。三、差旅費報銷申請:（一）郵件題目及正文內(nèi)容模板:題目：XXX分公司/營業(yè)部XXX （姓名）*月份出差* （地點）差旅費報銷申請XXXX元正文內(nèi)容格式:您好，XXX（區(qū)域及城市）XXX分公司/營業(yè)部* （職級）* （姓名）因* （事由）于2016.*至2016.*至ij* （地點）出差，現(xiàn)申請報銷差旅費共計*元，費用明細如下，請領(lǐng)導審批。（如：您好，天津?qū)氎鬆I業(yè)部經(jīng)理郭文杰、業(yè)務(wù)主管楊光然、肖全共 3人因參加華北大區(qū)工作會議于2016.4.8至2016.4.10到

6、石家莊出差，現(xiàn)申請報銷差旅費共計385元，費用明細如下，請領(lǐng)導審批。）1、車票費用共計*元：（1）火車票費用共計*元：16.*.* 至*火車票動車/高鐵*等座*元/張*人共*元；16.*.* 至*火車票動車/高鐵*等座*元/張*人共*元。（2）長途汽車（大巴車）費用共計*元：元；元；16.*.*16.*.*至 *元/張*人共*2、打車費用共計* 元:16.*.*至 *元;16.*.*至 *元。3、住宿費用共計* 元:16.*.*（城市）*（酒店）住宿*天*間*元/天共*元。4、餐飲費用共計*元：（二）注意事項：1、出差費用應(yīng)先經(jīng)由誰審核：如出差申請單及費用報銷單上有出差人直屬上級領(lǐng)導簽字的，可

7、直接提交報銷郵件；如無法簽字只能走郵件審批的， 需要將出差行程及費用明細都發(fā)給出差人的直屬上級領(lǐng)導一同審批，如有需要分攤其他營業(yè)部的情況，也需要在郵件中注明，待其上級領(lǐng)導同意后再將郵件轉(zhuǎn)發(fā)給行政對接人進行審批，否 則無領(lǐng)導同意郵件不予報銷。如：營業(yè)部在職人員出差，則只要營業(yè)部經(jīng)理在報銷單上手簽字即可；營業(yè)部經(jīng)理出差，由于直屬 上級領(lǐng)導為城市經(jīng)理或區(qū)域經(jīng)理，不在身邊無法在報銷單上簽字，則必須先發(fā)郵件讓領(lǐng)導審核費用。2、費用歸屬：題目與報銷單右上角營業(yè)部名稱應(yīng)一致城市經(jīng)理以上領(lǐng)導出差，到哪個營業(yè)部出差，差旅費就應(yīng)歸屬到相應(yīng)營業(yè)部，則報銷單右上角亦應(yīng) 填寫此營業(yè)部，郵件題目上最前邊亦應(yīng)為此營業(yè)部，三

8、者必須一致；若是到自己管轄的上級區(qū)域或其他 區(qū)域出差，則費用為區(qū)域內(nèi)營業(yè)部分攤，報銷單右上角可寫“*區(qū)域分攤”，請上傳費用分攤表(出差領(lǐng)導本人簽字)，并在郵件正文寫明分攤費用詳細(或正文放置分攤表截圖)，一同交于其直屬上級 審批。3、達飛-費用報銷制度差旅費用標準審核對照程序：(1)先看第5頁最上邊的職級解釋的表，從右邊找到出差人員所屬職務(wù)，對照左邊的職級解釋進 行標準定位；(2)第5頁下邊的表為交通工具標準，按照剛對應(yīng)出的職級解釋定位，查找出差人可乘坐的交通 工具；(3)查看第6頁的城市列表，查詢出差城市為幾類城市；(4)再回到第4頁，根據(jù)對應(yīng)的職級解釋，查看在出差的幾類城市里出差的標準，費

9、用不可超出 此標準。4、開車自駕出差路費如何報銷：開車自駕，易出事故且費用不好衡量，因此不建議開車自駕出差，行政亦不報銷加油費。如因特殊情況只能開車出差，則須在郵件正文說明情況，費用采用“孰低原則”(即按火車票往返費用總合，與1.2元/公里費用相比較，以其較低費用為報銷標準)，同時需要寫明行車路線及每段公里 數(shù)，包括出差地市區(qū)內(nèi)行車路線及公里數(shù)。城市經(jīng)理以上領(lǐng)導區(qū)域內(nèi)開車巡店，費用則按1.2元/公里報燃油費。5、住宿費用：住宿標準是根據(jù)出差人的職級進行評定的，集團要求一同出差的同性別人員必須住同一標間， 此標間的價格標準以職級較高一方人員的標準為準，但不可以兩人標準相加后的金額作為其住宿標準。

10、如,營業(yè)部經(jīng)理在一類城市的出差住宿標準為350元/間，則表示此營業(yè)部經(jīng)理只能住宿單價標準在350元以內(nèi)的房間，即使兩位營業(yè)部經(jīng)理同住此房間，也只能按照350元/間的標準進行審核；若是一位營業(yè)部經(jīng)理與大區(qū)總監(jiān)在一類城市出差同住一標間，則審核時將以大區(qū)總監(jiān)500元/間作為二人住宿標準。請各位內(nèi)勤轉(zhuǎn)告營業(yè)部經(jīng)理，并于出差前提醒。酒店住宿需要發(fā)票及蓋章酒店水單（兩者缺一不可，且兩者印章上公司名稱應(yīng)相同 ）O住宿費水 單中若含有 其他附加小商品費用， 則不在差旅費用報銷范圍內(nèi)；食品或餐費，請單獨開具餐飲票及明細，不與住宿費混計，則可以差旅伙食標準報銷。6、差旅發(fā)票問題:差旅相關(guān)發(fā)票日期應(yīng)與出差區(qū)間對應(yīng)。

11、如有票據(jù)丟失等特殊情況，請于郵件中說明情況，并用同類 型發(fā)票作為抵票，否則不予報銷。四、團建費預(yù)算申請、報銷申請:詳見郵件審批流程圖:您好，*營業(yè)部于*月*日已開展團建活動，實際花銷金額為*元，附件已上傳團建活動費用報銷申請表、報銷申請單、相關(guān)票據(jù)及活動照片，請批準報銷，謝謝。（二）注意事項:1、團建活動不可為聚餐形式，且發(fā)票不可全為餐票，否則不予以報銷；2、如無法提供發(fā)票需要用抵票的情況，請在團建活動費用報銷申請表中寫明;五、辦公電器固定資產(chǎn)采購申請（一）模板：1、新營業(yè)部 采購電腦及其他辦公電器設(shè)備等固定資產(chǎn)申請格式: 您好:*分公司為新成立營業(yè)部，目前在職人員共計*名，人數(shù)已經(jīng)區(qū)域人事審

12、核通過：其中營業(yè)部經(jīng)理1名、職能端內(nèi)勤1名、業(yè)務(wù)端人員*名，目前部門業(yè)務(wù)人員扔在不斷擴充?，F(xiàn)按集團標準申請 在*公司采購營業(yè)部經(jīng)理用筆記本電腦1臺*元、臺式電腦*臺*元（均價*元/臺，職能端內(nèi)勤1人配置*臺、業(yè)務(wù)端*人配置*臺），其他辦公電器設(shè)備 *元，費用共計*元，均在集 團標準范圍內(nèi)，現(xiàn)申請于法務(wù)審核通過的合同上蓋章。我部準備先行墊付購買，待收到發(fā)票后郵寄進行 避良（或為：請向先商家支付采購款，待收到發(fā)票后郵寄進行沖抵），區(qū)域?qū)徍艘淹ㄟ^，請領(lǐng)導批準采 購/付款。2、老營業(yè)部 采購電腦申請格式：您好：因*公司已由原在職*人增加至*人，人數(shù)已經(jīng)區(qū)域人事審核通過：其中營業(yè)部經(jīng)理1名、內(nèi)勤1名、業(yè)

13、務(wù)人員*名，目前部門業(yè)務(wù)人員扔在不斷擴充，原有電腦*臺配備使用情況如下：（1）筆記本1臺一一營業(yè)部經(jīng)理1名，（2）臺式電腦1臺內(nèi)勤人員1名（3）臺式電腦*業(yè)務(wù)人員*名根據(jù)集團采購臺式電腦業(yè)務(wù)端3:1的比例，*位業(yè)務(wù)人員應(yīng)用*臺電腦，現(xiàn)共用*臺電腦，已無法滿足工作需要，故現(xiàn)準備于*公司增加采購*臺臺式電腦*元（含稅單價平均*元/臺），均在集團標準范圍內(nèi)，現(xiàn)申請于法務(wù)審核通過的合同上蓋章。我部準備先行墊付購買，待收到發(fā)票后郵 寄進行報銷（或為:請向先商家支付采購款，待收到發(fā)票后郵寄進行沖抵），區(qū)域?qū)徍艘淹ㄟ^，請領(lǐng)導 批準采購/付款。3、老營業(yè)部采購其他電器類固定資產(chǎn)申請格式：您好：*公司現(xiàn)因*原因

14、急需采購以下電器類固定資產(chǎn)，準備于*公司采購，費用共計*元，采購明細如下，均在集團標準范圍內(nèi)，現(xiàn)申請于法務(wù)審核通過的合同上蓋章。我部準備先行墊付購買，待收到發(fā)票后郵寄進行報銷（或為:請總部先向商家支付采購款，待收到發(fā)票后郵寄進行沖抵），區(qū)域?qū)徍艘淹ㄟ^，請領(lǐng)導批準采購/付款。（二）注意事項:1、固定資產(chǎn)采購，須先申請后執(zhí)行，如未經(jīng)同意擅自采購，則不予報銷2、采購空調(diào)請寫明營業(yè)部放置空調(diào)的空間面積、空調(diào)的適用面積，以作為采購空調(diào)數(shù)量的參考;3、電腦米購申請表 例子:4、財務(wù)電器類固定資產(chǎn)清單 必須填寫SN碼？，每臺電器SN碼均不同，故一臺電器對應(yīng)填寫一個SN碼；“使用人”填寫應(yīng)按“責任到人”、“誰

15、使用就寫誰、“誰保管就寫誰”等原則填寫，如公 用則請寫營業(yè)部經(jīng)理姓名（注意一定要寫姓名）；5、行政固定資產(chǎn)申請單 需要在名稱處粘貼實物圖片。6、采購電腦必須寫明在職總?cè)藬?shù)、內(nèi)勤及業(yè)務(wù)人員詳細人數(shù)，根據(jù)集團職能端1:1比例、業(yè)務(wù)端3:1比例寫明申請明細，營業(yè)部經(jīng)理審核通過后，交由區(qū)域人事對所寫人數(shù)進行審核，再經(jīng)區(qū)域經(jīng)理、 大區(qū)總監(jiān)層級審核后再向行政部報審。7、如有合同約定分批次付款的情況 ，則需要在最初就寫明付款總額及每批次付款比例及金額，經(jīng) 層級審核后再到行政，否則在申請第二付款時還需要重新進行層級審核。六、房租及稅費：房租原則上要求必須開具發(fā)票 （具體比例等情況可與財務(wù)溝通后確定），如需后期

16、到稅務(wù)局代開, 則需要在房租申請郵件中說明如開票金額、發(fā)票抬頭等情況，還需說明是否拆分合同，其產(chǎn)生的稅費可 單獨走費用付款或報銷流程。七、水電、物業(yè)費：如果是物業(yè)代繳的，不能開具總公司抬頭的發(fā)票的，需要提供蓋有物業(yè)公章或財務(wù)章的收據(jù)、繳費通知書和物業(yè)繳費總發(fā)票的復(fù)印件；如可由物業(yè)開具發(fā)票的，發(fā)票抬頭實在開不了公司的名字，就開房東的名字或者門牌號（需要證明與營業(yè)部店面相對應(yīng)），但需要郵件正文說明情況；如果房東不是物業(yè) 而是個人，無法蓋章，則需要房東出具按手印的收據(jù)/收條，及其身份證復(fù)印件，并在郵件正文說明情況。八、新成立營業(yè)部開業(yè)費用要求：【開業(yè)經(jīng)費標準】：費用 包括前期開業(yè)采購辦公用品、保潔用

17、品、禮儀費用等，合作加盟營業(yè)部開業(yè)經(jīng)費額度：10000元公司直營營業(yè)部開業(yè)經(jīng)費額度：3000元【開業(yè)招待費用標準】：開業(yè)招待費用標準為20桌以內(nèi)（含20桌），直接發(fā)給行政對接人審核;如超出標準桌數(shù)則按照營銷費用管理辦法，報銷時需同時發(fā)給行政對接人與營銷費對接人，營業(yè)部按照 計劃外費用報銷流程進行上報逐級審批，每月業(yè)務(wù)管理部根據(jù)相應(yīng)費用金額沖抵超出部分，由營業(yè)部營 銷費用先行扣減。報銷開業(yè)招待費時， 需提供開業(yè)活動照片，邀請客戶數(shù)量、桌數(shù)及用餐照片。一、二線城市：1800元/桌（含酒水）三、四線城市：1300元/桌（含酒水）（一）模板：您好：*區(qū)域/城市*營業(yè)部為新成立直營 /加盟營業(yè)部，職場位

18、于 *市（為*類城市），現(xiàn)申請 報銷于*年*月*日開業(yè)經(jīng)費*元、招待費用*元（平均*元/桌，共*桌），共計*元, 費用明細如下，采購明細、相關(guān)單據(jù)及開業(yè)照片均已上傳至附件，請領(lǐng)導批準報銷。一、開業(yè)經(jīng)費共計 *元：1、開業(yè)當天布置及禮儀費用 *元；2、開業(yè)前期辦公用品費用 *元；3、開業(yè)前期保潔用品費用 *元；二、開業(yè)當天招待費用 *元：共計*桌，平均*元/桌（含酒水）。邀請人員共計 * 人，名單：？*、*、*、*、*、*、*、*、*。（二）注意事項：1、申報開業(yè)費用前，不可單獨申請報銷辦公用品及保潔用品費用，開業(yè)費用只可申報一次；2、因費用額度標準不同，請說明是直營還是加盟營業(yè)部；3、請說明營業(yè)部 所在城市，以便于審核招待費用標準。4、注意所有采購物品，若發(fā)票上無明細的，則需要商家蓋章明細；九、備用金借款的申請及沖抵：（一）模板：1、申請格式：您好，*區(qū)域/城市*營業(yè)部上月備用金結(jié)余 *元，現(xiàn)申請*月備用金借款*元，則 可用額度共計2000元，本月備用金預(yù)算費用明細如下，請領(lǐng)導批準支付：（請插入備用金預(yù)算表截圖）2、沖抵格式：（請參照日常行政費用報銷內(nèi)容模板）（二）注意事項：1、新營業(yè)部 未申報開業(yè)費用的，不予申請備用金借款；2、備用金僅限于支付可開出以“達飛微金商務(wù)咨詢（北京）有限公司”為抬頭合規(guī)發(fā)票的日常行 政費用，特殊費用、無合